CONTRACT PRIVIND CERTIFICAREA ŞI SUPRAVEGHEREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT ŞI ACORDAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A MĂRCII
CONTRACT PRIVIND CERTIFICAREA ŞI SUPRAVEGHEREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT ŞI ACORDAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A MĂRCII
Nr. [ ] din [ ]
Încheiat între Părţile:
S.C. ALPHA CERT S.R.L., cu sediul în [Adresa sediu social], tel/fax: [ ], e-mail: [ ], înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. [ ], având cod fiscal [ ] şi cont nr. [ _] deschis la [ ], în calitate de PRESTATOR, reprezentată prin [ _]
şi
[Denumirea completă a organizaţiei auditate], cu sediul în [Adresa sediu social organizaţie auditată], tel/fax: [ ], e-mail: [ _], înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. [ ], având cod fiscal [ ] şi cont nr. [ ] deschis la [ ], în calitate de BENEFICIAR, reprezentată prin [ ]
Art. 01- OBIECTUL CONTRACTULUI
01. Obiectul contractului îl constituie prestarea de servicii de evaluare şi auditare în vederea certificării, precum şi desfăşurarea auditurilor de supraveghere a sistemului de management [ ], conform standardului [ ], implementat în cadrul organizaţiei Beneficiarului.
02. Descrierea detaliată a activităţilor se regăseşte în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE.
03. Pentru certificarea sistemului de management, Beneficiarul declară:
– că are implementat un sistem de management în conformitate cu cerinţele standardului de referinţă, pentru următoarele domenii de activitate:
[ _]
[ _]
– că doreşte ca organizaţia să fie auditată în cadrul [_ ] (nr.) sedii/ puncte de lucru situat(e) în [ _]
04. Pentru certificarea sistemului de management, ALPHA CERT declară:
– că poate acorda/menţine certificatul de conformitate a sistemului de management cu standardul de referinţă doar dacă în urma auditului de certificare/supraveghere, există rezultate corespunzătoare în acest sens (fără neconformităţi majore). În cazul în care, în urma auditului, se constată neconformităţi majore, certificatul de conformitate se poate acorda/ menţine doar după rezolvarea acestora, cu confirmare prin repetarea auditului efectuat în zonele deficitare.
Art. 02- VALOAREA CONTRACTULUI
01. Pentru serviciile prestate în conformitate cu prezentul contract şi documentele sale, se percepe un tarif total de [ _] EURO, la care Prestatorul va adăuga TVA conform prevederilor legale în vigoare la data facturării.
02. Suplimentar tarifului exprimat la punctul precedent, Beneficiarul se obligă ca, pentru fiecare audit derulat, să achite şi cheltuielile generate de deplasarea, cazarea şi masa membrilor echipei de audit (în cazul deplasărilor în localităţi situate la distanţe mai mari de 5 km faţă de Bucureşti), decontarea făcându-se după cum urmează:
– cheltuielile de transport dus-întors:
cu avionul, pe orice distanţă, clasa economică, sau superior;
cu tren InterRegio, conform tarifului clasei I sau superior, pe distanţe de până la 300 km, şi conform tarifului pentru vagon de dormit clasa I, pe distanţe mai mari de 300 km;
cu navele de călători, conform tarifului clasei I;
cu mijloace de transport auto ale Prestatorului;
cu autoturismul proprietate personală a auditorului.
1 / 8
– cheltuielile de cazare: în limita tarifelor practicate în structurile de primire turistice de 3 stele sau de confort superior, pentru o cameră cu pat individual sau, în cazul în care unitatea nu dispune de o astfel de cameră, pentru o cameră cu două paturi.
– cheltuielile privind asigurarea mesei: cel puţin o masă pe zi (prânzul).
03. În măsura în care Beneficiarul are capacitatea demonstrată de a asigura din resurse proprii transportul, cazarea şi masa membrilor echipei de audit, cel puţin la standardele menţionate anterior, prevederile Art.02.02 nu se aplică.
Art. 03- FACTURAREA SERVICIILOR. SCADENŢĂ. EXPEDIEREA ŞI ACCEPTAREA FACTURILOR
01. Factura reprezintă documentul de plată emis de Prestator în conformitate cu legislaţia în vigoare. Respectând prevederile prezentului contract şi ale documentelor sale, facturarea se va putea face integral sau ALPHA CERT va emite câte o factură pentru contravaloarea serviciilor prestate, aferente fiecărui stagiu al certificării (prin cumularea sumelor aferente fiecărui an contractual în parte). În ambele situaţii, în cadrul fiecărei facturi emise, ALPHA CERT va menţiona denumirea serviciilor, tarifele aferente, precum şi data scadentă.
02. Facturile vor fi emise şi expediate Beneficiarului înainte de data scadenţei, prin servicii poştale sau curier, fax sau email. În cazul în care factura fiscală nu este primită în original, din diverse motive, Beneficiarul nu este exonerat de obligaţia de plată la termenul scadent, acesta obligându-se să solicite informaţii despre sumele facturate sau să solicite copii ale facturilor emise. Odată cu semnarea prezentului contract (inclusiv Stagii derulare), sumele facturate sau notificate în orice fel Beneficiarului se vor considera asumate şi acceptate de către acesta, la data emiterii facturii.
03. Tarifele aferente activităţilor desfășurate de ALPHA CERT vor fi plătite de către Beneficiar chiar dacă certificatul nu este emis din cauza nerespectării de către acesta din urmă, a cerinţelor de conformitate, precum și în cazul în care contractul este anulat.
04. ALPHA CERT va putea emite facturi proforme, înainte de data emiterii facturii fiscale, pentru oricare din activităţile prestate, factura fiscală aferentă urmând a fi transmisă după confirmarea plăţii efectuată de către Beneficiar. Scadenţa facturilor proforme va fi cea specificată în cuprinsul acestora.
Art. 04- DREPTURILE ȘI OBLIGAŢIILE PĂRŢILOR
01. DREPTURILE ȘI OBLIGAŢIILE PRESTATORULUI
i. Să presteze activităţile, aşa cum sunt ele stipulate în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE.
ii. Să aplice corect regulile ALPHA CERT pentru certificarea sistemelor de management.
iii. Să aplice corect condiţiile stabilite de ALPHA CERT privind acordarea dreptului de utilizare a mărcii.
iv. Să transmită Beneficiarului activităţile planificate, ce urmează să se desfăşoare, cu cel puţin 2 zile lucrătoare înainte, în vederea pregătirii şi stabilirii măsurilor organizatorice corespunzătoare.
v. Să respecte programul de lucru al Beneficiarului, atunci când întocmește Informarea privind derularea auditului etapa 1/ Planul de audit.
vi. Să pună la dispoziţia Beneficiarului toate informaţiile necesare pentru certificarea şi supravegherea sistemului de management la care face referire prezentul contract.
vii. Să informeze Beneficiarul, atunci când este cazul, cu privire la modificările aparute în desfăşurarea procesului de certificare şi supraveghere care pot să-i influenţeze activitatea.
viii. La cererea Beneficiarului, să transmită regulile privind certificarea şi supravegherea sistemului de management şi reviziile acestora.
ix. Să stopeze auditul, în cazul în care Beneficiarul nu permite accesul la zonele auditate şi nu întreprinde toate celelalte demersuri necesare derulării auditului în condiţii optime (astfel cum au fost stipulate în formularul Consimțământ derulare audit, anexat prezentului contract).
x. Să asigure condiţiile interne necesare îndeplinirii obiectului contractului, colaborând permanent, în mod deschis şi constructiv, cu Beneficiarul, în desfăşurarea procesului de certificare.
xi. Să analizeze, atunci când este cazul, împreună cu reprezentantul Beneficiarului, stadiul derulării contractului şi să stabilească măsuri comune pentru finalizarea acestuia.
xii. Să nu se angajeze în vreun mod faţă de clienţii săi în legătură ori referitor la ofertele Beneficiarului.
xiii. Să sisteze activităţile de evaluare, să suspende sau să retragă certificatul în condiţiile nerespectării clauzelor contractuale şi regulilor ALPHA CERT privind certificarea.
xiv. Să întreprindă măsuri de protecţie a mărcii ALPHA CERT împotriva utilizării abuzive. În circumstanţe de natură penală, ALPHA CERT îşi rezervă dreptul de suspendare/ retragere a certificatului pană la clarificarea situaţiei respective.
2 / 8
xv. Să modifice, atunci când este cazul, regulile pentru certificarea sistemului de management la care face referire prezentul contract, pentru a le pune în concordanţă cu modificările survenite în standardul care reglementează funcţionarea ALPHA CERT ca organism de certificare/ în documentele sistemelor de acreditare aplicabile și/ sau survenite în procedurile proprii de lucru.
xvi. Să informeze Beneficiarul, în cazul în care decide să anuleze/ să suspende/ să retragă acreditarea în sectorul acestuia, ALPHA CERT neputând fi trasă la răspundere pentru orice prejudiciu adus Beneficiarului și cauzat de anularea/ suspendarea/ retragerea acreditării; în cazurile menţionate anterior, Beneficiarul poate anula certificarea fără notificare prealabilă și fără a fi obligată la plata unor tarife suplimentare.
xvii. Să încaseze plata pentru serviciile furnizate în baza prezentului contract și să condiţioneze furnizarea serviciilor de efectuarea plăţilor de către Beneficiar.
xviii. Să modifice tarifele exprimate, dacă în timpul auditurilor se constată că informaţiile pe baza cărora a fost efectuată analiza și formulată oferta de certificare nu corespund realităţii, existând diferenţe între datele iniţiale comunicate de solicitant și cele evaluate la faţa locului.
02. DREPTURILE ȘI OBLIGAŢIILE BENEFICIARULUI
i. Să respecte cerinţele din standardul aplicabil pentru sistemul de management la care face referire prezentul contract, precum şi regulile/ regulamentele ALPHA CERT privind certificarea sistemelor de management şi privind dreptul de utilizare a certificatului și mărcii de certificare ALPHA CERT.
ii. Să transmită documentaţia sistemului de management (manual, proceduri, instrucţiuni) pe suport informatic, la sediul ALPHA CERT, în vederea demarării procesului de certificare.
iii. Să furnizeze Prestatorului informaţii exacte şi datele solicitate, privitoare la obiectul contractului, răspunzând de corectitudinea şi promptitudinea lor.
iv. Să asigure condiţiile interne necesare îndeplinirii obiectului contractului, colaborând permanent, în mod deschis şi constructiv, cu Prestatorul, în desfăşurarea procesului de certificare.
v. Să permită ALPHA CERT accesul deplin, pe toată durata normală a timpului de muncă şi pe întreaga perioadă de derulare a contractului, la toate procesele, zonele de lucru, personal, înregistrări şi documente relevante, necesare pentru desfăşurarea auditurilor (ex: la înregistrările auditurilor anterioare, acţiunilor corective, reclamaţiilor, la toate procesele şi zonele, structurile organizatorice, în locurile unde se desfăşoară activităţile, inclusiv pe fluxurile de fabricaţie, la instalaţii, procese etc), în scopul examinării, indiferent că este vorba despre audit în vederea certificării iniţiale, supravegherii, recertificării sau se urmăreşte rezolvarea reclamaţiilor.
vi. Să accepte prezenţa observatorilor (evaluatori de acreditare, auditori în formare etc), atunci cand se solicită, cu excepţia cazurilor în care există conflict de interese. Beneficiarul este conștient de faptul că un potenţial conflict de interese poate pune ALPHA CERT în imposibilitatea de a furniza serviciile, motiv pentru care își asumă responsabilitatea inclusiv pentru numele consultantului/ furnizorului indicat în Chestionarul de solicitare a certificării sistemelor de management/ Cererea pentru extinderea domeniului de certificare, angajându-se totodată să informeze ALPHA CERT privind orice modificări apărute în acest sens.
vii. Să actualizeze permanent, în funcţie de diferitele motive care apar, documentele sistemului de management la care face referire prezentul contract (modificări ale domeniului de activitate, modificări în structura organizatorică, modificări ale Regulilor de certificare ale sistemelor de management, care impun modificarea documentelor respectivului sistem de management la Beneficiari) şi să păstreze evidenţa modificărilor efectuate.
viii. Să menţină condiţiile de certificare și conformitatea sistemului de management cu standardul de referinţă şi să informeze ALPHA CERT, în scris, în maximum 5 (cinci) zile de la momentul ivirii acestora, asupra oricăror modificări ale sistemului de management adoptat, (inclusiv documentaţia), care afectează/ pot afecta capabilitatea sistemului de management de a continua să îndeplinească cerinţele standardului în baza căruia s-a acordat certificarea. Informările privind modificările intervenite în perioada de valabilitate a certificatului de conformitate se vor face cel puţin în cazul schimbărilor survenite asupra: statutului legal, comercial, organizaţional sau proprietatea; organizării şi managementului- personal cheie managerial, de decizie sau personal tehnic; adresei de contact şi locaţii; domeniului de aplicare a operaţiunilor din cadrul sistemului de management certificat şi modificărilor majore aduse sistemului de management şi proceselor, etc. ALPHA CERT poate accepta modificările sau poate solicita efectuarea unor evaluări extraordinare/ suplimentare. Netransmiterea la timp şi în mod clar, complet şi coerent a tuturor modificărilor de tipul celor descrise anterior constituie caz de utilizare abuzivă a certificatului/ mărcii de certificare, care se tratează conform prevederilor din prezentul document şi prevederilor Regulamentului de utilizare certificat şi marca de certificare ALPHA CERT.
3 / 8
ix. Să înregistreze şi să pună la dispoziţia Prestatorului datele referitoare la orice situaţie/ abatere/ încălcare a reglementărilor care necesită implicarea autorităţii de control/ de reglementare, date privind suspendarea sau retragerea autorizaţiilor, concesiunile etc. ce au legătură cu aspectele privind obiectul certificatului, date referitoare la reclamaţiile/ plângerile primite sau situaţiile identificate privind, după caz, sistemul de management certificat, calitatea produselor/ serviciilor livrate/ prestate, producerea/ investigarea incidentelor de mediu, accidentelor de muncă/ incidentelor privitoare la siguranţa în muncă, etc., inclusiv retragerea oricărui produs sau grupe de produse de pe piaţă, astfel încât organismul de certificare să fie informat cu privire la motivele obiective ce au cauzat aceste probleme.
x. Să respecte termenele impuse pentru desfăşurarea acţiunilor de certificare/ supraveghere/ recertificare, urmărind în acest scop datele-limită enunţate în prezentul contract şi documentele sale, şi să propună ALPHA CERT perioadele de desfăşurare a respectivelor acţiuni, în aşa fel încat să fie respectate atât prevederile Art 05.02 din prezentul contract, cât şi obligativitatea impusă de standardul SR EN ISO/CEI 17021, ce presupune ca procesul de recertificare să fie finalizat înainte de data expirării certificatului.
xi. Să autorizeze toate auditurile de certificare şi supraveghere, programate sau neprogramate, cooperând cu echipa de audit şi asigurând membrilor acesteia măsurile de securitate necesare referitoare la condiţiile de muncă (atât instructajul specific de protecţie a muncii cât şi, acolo unde este cazul, echipament complet de protecţie individuală).
xii. Să respecte prevederile obligaţiilor ce-i revin din regulile de certificare atunci când face referire la statutul certificării prin utilizarea oricăror mijloace de comunicare, atât pentru emiterea și utilizarea de materiale scrise (cărţi de vizită, mape, documente cu antet, broșuri, pliante, rapoarte, panouri publicitare, s.a), cât și pentru emiterea și utilizarea de mijloace vizuale de comunicare (slide-show-uri, filme, reclame, pagini web, etc).
xiii. Să achite prestatorului contravaloarea serviciilor realizate, conform prevederilor prezentului contract.
xiv. Să nu facă referire la statutul de organizaţie certificată anterior obţinerii certificării, sub nicio formă şi prin niciun mijloc, indiferent că este vorba despre acţiuni de marketing şi publicitate (broşuri, materiale publicitare, documente, pagini web), corespondenţă, contracte sau orice alt tip de comunicări scrise sau verbale.
xv. Să nu utilizeze certificatul/ marca de certificare cu valabilitate expirată, sau un certificat de conformitate falsificat/ o marcă de certificare falsă, prin modificări de orice natură, săvârşite prin orice mijloace tehnice, orice reproducere, utilizare sau modificare parţială sau integrală pedepsindu-se conform legii.
xvi. Să nu sugereze că certificarea se aplică şi altor activităţi din afara domeniului de certificare şi să modifice orice material publicitar, în cazul restrângerii domeniului de certificare.
xvii. Atunci când este necesară suspendarea/retragerea certificatului sistemului de management, Beneficiarul se obligă să respecte interdicţia de a mai promova statutul de organizaţie certificată.
xviii. Atunci când este necesară retragerea certificatului sistemului de management, Beneficiarul se obligă să transmită certificatul si anexele sale, în original, precum şi o declaraţie prin care se confirmă faptul că organizaţia nu va mai face referire la statutul de organizaţie certificată, în maximum 7 zile de la primirea înştiinţării de retragere a certificării.
xix. Să nu utilizeze certificarea, prin măsurile întreprinse în scop publicitar sau prin orice alte mijloace, într-un mod care ar putea aduce prejudicii ALPHA CERT şi/sau sistemului de certificare şi care ar genera pierderea încrederii publice.
xx. Să conteste rezultatele auditurilor și deciziile ALPHA CERT referitoare la acordarea acordarea sau refuzul certificării, extinderea sau reducerea domeniului certificării, suspendarea sau ridicarea suspendării, retragerea sau reînnoirea certificării.
Art. 05- DURATA CONTRACTULUI
01. Derularea contractului începe cu data semnării lui de către ambele Părţi.
02. Părţile au obligaţia de a întreprinde toate demersurile necesare, în aşa fel încât:
în maximum 3 luni de la data intrării în vigoare a contractului, să se desfăşoare toate activităţile prevăzute în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE, până la luarea deciziei de acordare/neacordare a certificării, inclusiv;
în maximum 12 luni de la luarea deciziei de acordare a certificarii, să se desfăşoare auditul de supraveghere 1, astfel cum este stipulat în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE;
în maximum 24 luni de la luarea deciziei de acordare a certificarii, să se desfăşoare auditul de supraveghere 2, astfel cum este stipulat în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE
4 / 8
în eventualitatea în care se doreşte recertificarea sistemului, să se iniţieze procesul, prin semnarea unui nou contract, cu minimum 3 luni înainte de data expirării certificatului în vigoare, astfel încât procesul de recertificare sa fie finalizat înainte de data expirarii certificatului la care face referire prezentul contract.
03. Durata prezentului contract este de 3 ani.
04. Certificatul îşi menţine valabilitatea 3 ani doar în condiţiile obţinerii vizelor emise în urma supravegherilor periodice. Neîndeplinirea acestei clauze conduce la rezilierea contractului, la eradicarea dreptului Beneficiarului de a mai face referire la organizaţia sa ca fiind organizaţie certificată, precum şi la încetarea dreptului de utilizare a mărcii ALPHA CERT, caz în care ALPHA CERT va avea dreptul de a informa toate părţile interesate despre suspendarea sau rezilierea contractului, precum şi despre cauzele care au determinat acest lucru.
Art. 06- UTILIZAREA CERTIFICATULUI ȘI A MĂRCII DE CERTIFICARE
01. Beneficiarul va primi dreptul de utilizare a certificatului și a mărcii de certificare ALPHA CERT numai după obţinerea certificării. Indiferent de sistemul de management certificat, prin semnarea prezentului contract, beneficiarul declară că a luat la cunoştinţă şi că este de acord cu Regulamentul de utilizare certificat şi marca de certificare ALPHA CERT şi că se angajează să aplice respectivul Regulament în orice împrejurare care presupune referiri la respectiva certificare, orice abatere dând dreptul Prestatorului de a aplica sancţiuni.
Art. 07-CONFIDENŢIALITATE ȘI INFORMAŢII PUBLICE. PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
01. Părţile se obligă să nu dezvăluie, să nu furnizeze sau să utilizeze în mod necorespunzător, informaţiile de care au luat cunoştinţă în timpul şi pe parcursul derulării prezentului contract, indiferent de suportul informaţiilor: Prestatorul, despre activităţile desfăşurate, rezultatele obţinute şi informaţiile primite; Beneficiarul, despre informaţiile furnizate de către Xxxxxxxxx, şi să nu se implice în activităţi care ar putea genera conflicte de interese.
02. Obligaţia de confidenţialitate va subzista şi după încetarea contractului, pe întreaga perioadă de stocare a informaţiilor documentate.
03. Obligaţia de confidenţialitate nu va subzista în cazul în care datele/ informaţiile/ negocierile rezultate din şi în legătură cu prezentul contract vor fi solicitate şi comunicate unei autorităţi publice şi/sau terţilor potrivit prevederilor legale, dacă informaţia era de circulaţie publică la data dezvăluirii ei sau în cazul în care una dintre părţi obţine permisiunea în scris a celeilalte Părţi, în acest sens. ALPHA CERT își informează beneficiarii, în avans, referitor la informaţiile pe care intenţionează să le facă publice. Toate informaţiile despre beneficiar sunt considerarate confidenţiale, inclusiv cele obţinute din alte surse decât Beneficiarul însuși (ex.: reclamanţi, autorităţi de reglementare), cu excepţia celor făcute publice de către Beneficiar.
04. ALPHA CERT menţine și face accesibile publicului informaţii din oficiu, prin publicarea pe website-ul său a unor documente, conform Lista informațiilor de interes public. Beneficiarul are obligaţia de a se informa pe toată durata de valabilitate a contractului despre documentele conexe, prin accesarea website-ului xxx.xxxxxxxxx.xx.
05. De asemenea, ALPHA CERT asigură accesul tuturor părţilor interesate la informaţiile referitoare la statusul certificării (acordată, valabilă, suspendată sau retrasă) și numele, documentul normativ de referinţă, domeniul şi locaţia geografică (oraş şi ţară) pentru fiecare Beneficiar. Accesul la Registrul certificatelor emise este permis la cererea părţilor interesate.
06. Nu fac obiectul clauzei de confidenţialitate informaţii referitoare la concluziile unor audituri specifice (ex: audituri ca urmare a reclamaţiilor).
07. În cazuri excepţionale, accesul la anumite informaţii despre Beneficiarul certificat este limitat (de ex. din motive de securitate).
08. Părţile se obligă să respecte normele și obligaţiile impuse de dispoziţiile în vigoare, privind protecţia datelor cu caracter personal.
09. Părţile sunt conștiente de faptul că normele europene din Regulamentul 679/2016 se aplică oricărui operator de date sau împuternicit situat în Uniunea Europeană și oricărei persoane care prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor vizate situate în Uniunea Europeană sau care le furnizează servicii. Prin urmare, Părţile confirmă respectarea deplină a următoarelor prevederi, inclusiv dar fără a se limita la:
capacitatea de a respecta drepturile persoanelor vizate privind ștergerea, corectarea sau transferul informaţiilor personale,
informarea în caz de breșă de date, a tuturor destinatarilor relevanţi, într-un interval de maximum 72 ore de la momentul în care o astfel de încălcare a securităţii datelor a ajuns în atenţia Părţilor,
îndeplinirea tuturor îndatoririlor obligatorii privind documentarea conformării cu legislaţia în vigoare.
5 / 8
10. Părţile pot utiliza datele personale ale semnatarilor în limita contractului pe care îl au încheiat, acesta fiind baza legală a prelucrării. Orice prelucrare suplimentară sau în alt scop face obiectul unui acord separat de prelucrare a datelor, încheiat între Părţi. De asemenea, perioada de stocare a datelor personale prelucrate prin contract este limitată la perioada corespondentă realizării obiectului contractului. După încetarea raporturilor contractuale cu ALPHA CERT, datele personale utilizate vor fi stocate pentru perioada prevăzută de legislaţia în vigoare. Aceasta este rezultatul obligaţiilor de asigurare a dovezilor și a obligaţiilor de arhivare, care sunt reglementate în legislaţia relevantă și menţionate în Nomenclatorul arhivistic al ALPHA CERT.
11. Datele cu caracter personal schimbate între Părţi nu pot deveni accesibile sau comunicate unor terţe părţi neautorizate sau puse la dispoziţie spre utilizare într-un alt mod. Prin urmare, Părţile vor lua toate măsurile tehnice și în special organizatorice necesare, în ceea ce priveşte obligaţiile asumate prin această clauză:
vor împiedica persoanele neautorizate să obţină acces la sistemele de prelucrarea datelor cu care sunt prelucrate sau utilizate datele cu caracter personal;
vor preveni utilizarea fără autorizaţie a sistemelor de prelucrare a datelor;
se vor asigura că persoanele care au dreptul să utilizeze un sistem de prelucrare a datelor au acces numai la datele la care au drept de acces și că datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate fără autorizaţie în cursul prelucrării sau utilizării și după stocare;
se vor asigura că datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate fără autorizaţie în timpul transmiterii electronice sau transportului și că este posibil să verifice și să stabilească către care organisme se doreşte să se efectueze transferul datelor cu caracter personal prin mijloace de transmitere a datelor;
se vor asigura că pot verifica și stabili dacă și de către cine au fost introduse, modificate sau eliminate datele cu caracter personal în/ din sistemele de prelucrare a datelor;
se vor asigura că, în cazul unei acţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, datele sunt prelucrate strict în conformitate cu prezentul contractul încheiat între Părţi;
se vor asigura că datele cu caracter personal sunt protejate de distrugere sau pierdere accidentală;
se vor asigura că datele colectate în scopuri diferite pot fi prelucrate separat.
12. Detalii privind modalitatea de ţinere sub control a datelor cu caracter personal de către ALPHA CERT se regăsesc în formularul Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal, anexat prezentului contract. Prin semnarea acestui formular, Beneficiarul își dă acordul ca ALPHA CERT S.R.L. să fie autorizată prin structurile sale, să proceseze (colectare, prelucrare și transfer) datele sale personale în cadrul relaţiei contractuale derulate, prin canalele și în limitele specificate, în scopurile descrise în respectivul formular.
Art. 08- APELURI ȘI RECLAMAŢII
01. Orice reclamaţie în legătură cu executarea defectuoasă a contractului este rezolvată în cadrul ALPHA CERT în conformitate cu prevederile procedurii Tratarea apelurilor și reclamațiilor.
02. Formularea şi înregistrarea reclamaţiei nu suspendă obligaţia Beneficiarului de a plăti eventualele sume datorate către Prestator.
Art. 09- RĂSPUNDEREA CONTRACTUALĂ
01. În cazul plăţii cu întârziere a sumelor datorate, cu mai mult de 15 zile de la scadenţa stabilită conform prezentului contract, ALPHA CERT va solicita Beneficiarului să plătească, drept penalităţi, o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,1% pentru fiecare zi de întârziere din plata neefectuată. Penalităţile pot depăşi valoarea debitelor.
02. Auditarea ALPHA CERT se efectuează prin eșantionare și are la bază doar dovezile de audit pe care Beneficiarul, în calitate de organizaţie auditată, le-a prezentat la momentul desfăşurării auditului. Orice omisiune voită sau nu, orice tăinuire de informaţii sau dezinformare în măsură să afecteze concluziile și decizia ALPHA CERT de acordare/ menţinere a certificatului, i se impută exclusiv Beneficiarului. Evaluarea efectuată de ALPHA CERT are la bază cerinţele referenţialelor aplicable, ea neconstituind garantarea/ atestarea conformării cu obligaţiile legale și normativele tehnice aplicabile, acestea fiind responsabilitatea exclusivă a Beneficiarului.
03. Beneficiarul poartă întreaga răspundere pentru acţiunile şi activităţile proprii, precum şi pentru documentele emise/ puse la dispoziţia Prestatorului, astfel că nu se va putea prevala de certificatul emis de către ALPHA CERT pentru a fi exonerat de răspundere faţă de obligaţiile sale legale şi contractuale în relaţia cu terţii, legate de produsele şi/sau serviciile furnizate. Prestatorului nu i se va atribui nicio responsabilitate și nu va fi făcut răspunzător pentru eventualele daune cauzate Beneficiarului sau oricărui terţ, ca urmare a activităţilor
6 / 8
desfășurate/ folosirii informaţiilor curpinse în rapoartele întocmite de Prestator, în baza prevederilor prezentului contract.
04. ALPHA CERT nu poate fi considerat responsabil pentru prejudiciile care rezultă din utilizarea abuzivă a unui certificat ce depășește limitele stabilite pentru utilizarea sa, pentru eventualele pagube suferite de organizaţiile certificate generate de rezilierea, expirarea, limitarea domeniului sau suspendarea certificatului, şi nici pentru consecinţele păgubitoare ale greşelilor comise de beneficiari cu privire la utilizarea unui document de certificare, a unei părţi a acestuia sau a mărcii de certificare într-un mod care poate induce în eroare.
Art. 10- ÎNCETAREA CONTRACTULUI
01. Prezentul contract încetează în următoarele cazuri:
– cu acordul părţilor;
– la împlinirea termenului contractului;
– prin denunţare unilaterală: oricare parte poate denunţa unilateral contractul imediat prin notificare scrisă, fără intervenţia instanţei sau alte formalităţi în acest sens, dacă cealaltă parte:
i. încetează să desfăşoare activităţi sau o parte semnificativă din activitatea sa, sau intră în incapacitate de plată a datoriilor restante; sau
ii. devine insolventă sau intră în faliment, intră în lichidare, sau un lichidator, administrator, lichidator administrativ, custode sau funcţionar similar este numit în legatură cu aceasta sau pentru oricare dintre activele sale sau înaintează sau ameninţă cu orice acţiune similară împotriva celor de mai sus în orice jurisdicţie; sau
iii. cesionează sau novează, parţial sau total, drepturile şi obligaţiile rezultând din prezentul contract, fără acordul scris prealabil al celeilalte Părţi.
– prin reziliere: dacă o parte nu-şi îndeplineşte obligaţiile contractuale, cealaltă parte este îndreptăţită să rezilieze de plin drept contractul, fără intervenţia instanţei. Rezilierea nu are nici un efect asupra obligaţiilor deja scadente între Părţi şi va opera pe baza unei notificări prealabile scrise de 30 de zile,
– în cazul în care Beneficiarul solicită acest lucru voluntar, dorind să renunţe la statutul de organizaţie certificată, fapt ce nu-l exonerează de a achita Prestatorului obligaţiile scadente la momentul respectiv,
– în cazul în care Beneficiarul nu respectă regulile ALPHA CERT privind certificarea şi menţinerea certificării.
02. ALPHA CERT nu poate fi făcut răspunzător de neexecutarea parţială sau totală a contractului în cazul în care aceasta se datorează nerealizării de către Beneficiar a obligaţiilor prevăzute la Art.04.02 şi în partea a II-a a prezentului contract- STAGII DERULARE.
03. În cazul suspendării sau rezilierii contractului cu acordul ambelor Părţi, Beneficiarul nu are niciun drept asupra sumelor plătite.
Art. 11- FORŢA MAJORĂ
01. Niciuna dintre Părţile contractante nu răspunde de neexecutarea la termen sau/şi de executarea în mod necorespunzător– total sau parţial– a oricărei obligaţii care îi revine în baza prezentului contract, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligaţiei respective a fost cauzată de forţa majoră, aşa cum este definită de lege.
Art. 12- CORESPONDENŢA ŞI NOTIFICĂRILE
01. Orice solicitare/ notificare/ comunicare făcută de o parte contractantă celeilalte Părţi va fi considerată valabil îndeplinită dacă va fi transmisă la adresele/datele de corespondenţă enunţate în preambul și/ sau în anexele la contract, după caz, fiecare Parte a Contractului având obligaţia de a informa cealaltă Parte asupra oricărei schimbări a sediului/ adresei/ datelor pentru corespondenţă (adresa, e_mail, nr fax). În caz de lipsă a acestor informaţii, înștiinţările/ solicitările/ comunicările transmise către una dintre Părţi la ultima adresă/ ultimele date pentru corespondenţă puse la dispoziţie de către cealaltă parte, vor fi considerate ca fiind valabil transmise.
02. Notificarea/comunicarea se consideră efectivă astfel:
i. prin semnarea documentului de primire, dacă notificările/ comunicările au fost înmânate personal;
ii. în cazul în care se trimite prin poștă, ea va fi transmisă cu confirmare de primire și se consideră primită de destinatar la data menţionată de oficiul poștal primitor pe această confirmare;
iii. dacă notificarea/ comunicarea se transmite prin fax sau e-mail, ea se consideră primită cel târziu în prima zi lucrătoare după cea în care a fost expediată, dacă primirea a avut loc după ora 16,00 a zilei de primire.
7 / 8
03. Părţile consimt ca solicitările/ notificările/ comunicările în legătură cu contractul, prin alte mijloace decât prin poştă/ personal (ex: e_mail, fax, etc.), să fie luate în considerare, doar dacă sunt utilizate datele de contact puse la dispoziţie în mod explicit de către Părţi, în preambul sau anexele la contract.
04. Notificările verbale nu se iau în considerare de nici una dintre Părţi dacă nu sunt confirmate conform celor de mai sus.
Art. 13- LITIGII
01. Orice litigiu referitor la interpretarea şi executarea prezentului contract va fi soluţionat pe cale amiabilă. În cazul în care nu s-a ajuns la un acord, competenţa de soluţionare va aparţine instanţelor judecătoreşti competente.
Art. 14- ALTE CLAUZE
01. Proprietate intelectuală
Părţile înţeleg și acceptă că toate drepturile pre-existente de proprietate, drepturi de autor sau orice alte forme de proprietate intelectuală rămân neschimbate și nimic din contract nu va opera ca transfer sau licenţiere ale acestora.
02. Non-exclusivitate
Părţile convin asupra faptului că nici o prevedere a contractului nu este intenţionată sau menită să creeze orice formă de exclusivitate. Prezentul contract nu va restricţiona nici Beneficiarul să achiziţioneze servicii similare din alte surse sau de la alte entităţi, nici Prestatorul să presteze servicii similare către alţi clienţi.
Art. 15- DISPOZIŢII FINALE
01. Orice modificare a clauzelor contractuale care se referă la condiţiile economice (modificare tarife, termene de plată, referinţe la cheltuieli adiţionale) se face numai cu acordul ambelor Părţi, prin act adiţional la prezentul contract, în caz contrar fiind lovite de nulitate.
02. În cazul modificării oricăror elemente contractuale, altele decât cele de la alineatul precedent (ex. modificări de natură administrativă- schimbare denumire Prestator/ Beneficiar, adresa, puncte de lucru, date de contact, înlocuire reprezentant legal, etc), nu este necesară încheierea unui act adiţional, ci transmiterea unei notificări/ înștiinţări scrise, de către Partea care comunică modificarea, conform Art. 12- Corespondența și notificările.
03. Pentru a putea menţine valabilitatea certificărilor, Beneficiarul are obligaţia de a respecta politica de tranziţie la noi referenţiale.
04. Nici una dintre Părţi nu are dreptul de a transfera drepturile şi obligaţiile sale unui terţ, fără acordul scris al celeilalte Părţi.
05. Contractul va fi interpretat conform legilor din România.
Prezentul contract a fost redactat şi încheiat în două exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte contractantă, şi va intra în vigoare la data semnării/ ştampilării sale de către Părţi.
PRESTATOR BENEFICIAR
S.C. ALPHA CERT S.R.L. [Denumire organizaţie] [Reprezentant legal/ semnătura]
8 / 8