REGULAMENT DE PARTICIPARE DIPLOMA SHOW 2024

REGULAMENT DE PARTICIPARE DIPLOMA SHOW 2024

Prezentul regulament este elaborat de FUNDAȚIA “THE INSTITUTE/INSTITUTUL”, cu sediul în Strada Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, nr 50, parter, cod poștal 010193, sector 1, Înregistrată în Registrul național al persoanelor juridice fără scop patrimonial, sub nr. 3957/B/2010, CIF: 27725027, reprezentând The Institute, în calitate de "Organizator" al DIPLOMA SHOW, denumită în continuare Organizatorul sau The Institute.

Pentru orice întrebări sau precizări suplimentare va rugăm să ne contactați la adresa de e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Prin înscrierea la Diploma Show, fiecare participant declară că a citit, este de acord cu și înțelege să își asume obligațiile prevăzute în prezentul Regulament.

1. DESPRE DIPLOMA SHOW

DIPLOMA Show (denumit în continuare și Evenimentul) este creat și organizat de The Institute. Ediția din 2024 va avea loc în București în perioada 4 – 13 octombrie. DIPLOMA Show este un festival de 10 zile ce reunește cele mai bune proiecte finale ale absolvenților de facultăți creativ-vocaționale din România. Totodată, este o ocazie importantă pentru tinerii absolvenți de a cunoaște specialiști din industriile creative și de a dezvolta parteneriate pentru proiecte viitoare.

2. ÎNSCRIEREA PROIECTELOR

Participarea la DIPLOMA Show este deschisă absolvenților din promoția 2024 ai unei universități creativ-vocaționale din România (atât Licență, cât și Master în Arhitectură, Artă sau Design) care și-au susținut lucrarea de diplomă în anul curent - sesiunea de iarnă sau vară, dar și celor care și-au susținut lucrarea de diplomă în sesiunea de toamnă a anului anterior.

Pentru a participa la Expoziția DIPLOMA Show cu proiectul de diplomă, absolvenții trebuie să completeze formularul de înscriere până la data de 7 iulie 2024, ora 23:59.

Proiectele depuse după data de 4 iulie nu vor fi luate în considerare decât în cazul prelungirii oficiale a apelului de proiecte. Formularele incomplete nu vor fi luate în considerare.

Important!

- Pentru fiecare proiect/lucrare (instalație/ model/ sculptură/ obiect ce necesită asamblare), absolvenții trebuie să furnizeze organizatorilor instrucțiunile complete de asamblare. Instrucțiunile vor fi completate în câmpurile indicate din formularul de înscriere.

- Descrierile proiectelor atașate formularului de înscriere vor fi folosite în materialele de comunicare ale festivalului.

- Fotografiile atașate formularului de înscriere vor fi folosite în materialele de comunicare ale festivalului. Participanții au obligația de a furniza fotografii relevante ale proiectului și de a respecta specificațiile tehnice din formularul de înscriere.

- După înscrierea proiectului, participanții au obligația de a-și verifica e-mailul pentru a nu pierde notificări importante din partea organizatorilor. Organizatorii își rezervă dreptul de a cere informații sau fotografii suplimentare înainte de prezentarea proiectelor în fața boardului curatorial.

3. PROCESUL DE SELECȚIE

După finalizarea perioadei de înscrieri, toate proiectele participante vor fi prezentate boardului creativ DIPLOMA. Membrii boardului vor selecta proiectele ce vor face parte din programul festivalului din acest an (expoziție, prezență online etc.)

La finalul procesului de selecție, toți absolvenții care au înscris proiecte vor primi un e-mail privind decizia finală a participării. Decizia finală a participării reprezintă rezultatele procesului de jurizare desfășurat de boardul creativ DIPLOMA. Peste 60 de specialiști dedicați fiecărei discipline evaluează lucrările înscrise în sistemul online pregătit de Organizator în urma parcurgerii formularelor de înscriere, așa cum au fost acestea completate de aplicant.

4. INFORMAȚII PENTRU PARTICIPANȚI

4.1 Expunerea proiectului

Modalitatea de expunere a fiecărui proiect din cadrul Expoziției DIPLOMA va fi hotărâtă de designerul și arhitectul expoziției, pe baza informațiilor primite de la participanți. Participanții pot fi rugați să expună proiectul parțial sau în mod diferit față de prezentarea furnizată în formularul de înscriere. În orice eventualitate, conceptul proiectului nu va fi afectat.

4.2 Transport și date limită

După confirmarea selecției la expoziția DIPLOMA, participanții vor primi de la organizatori detalii cu privire la expediția proiectelor.

Participantul trebuie să trimită Lucrarea/Proiectul selectat pentru Expoziția DIPLOMA Show până la data stabilită de Organizator, conform detaliilor furnizate odată cu confirmarea de participare trimisă în scris viitorului expozant.

Important! Ambalarea corespunzătoare a lucrărilor intră în sarcina participanților. În cazul în care lucrările ajung în expoziție deteriorate sau incomplete, proiectul nu va fi expus.

Proiectele vor fi expuse în Expoziția DIPLOMA Show în perioada 4 – 13 octombrie 2024.

Organizatorii sunt obligați să returneze proiectele participanților nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la încheierea festivalului (23 octombrie 2024).

5. OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR

5.1 Organizatorul:

- Va expune parțial sau în totalitate proiectele selectate de boardul curatorial, într-o manieră creativă, cu sprijinul designerului de expoziție. Toate deciziile cu privire la expunerea proiectelor vor fi luate de către organizatori și designerul de expoziție, iar nu de către participanți, pentru a reprezenta în mod coerent conceptul Expoziției DIPLOMA Show.

- Va asigura paza și supravegherea permanentă a Lucrării/Proiectului pe toată perioada evenimentului.

- Va asigura infrastructura expoziției și va încheia parteneriate relevante cu edituri, agenții media, sponsori, instituții publice, institute culturale și alte organizații ce pot sprijini vizibilitatea DIPLOMA în cadrul publicului larg.

5.2 Participanții:

- Vor trimite lucrările selectate până la termenul detaliat mai sus.

- Își asumă în totalitate responsabilitatea cu privire la originalitatea și drepturilor de autor ale lucrărilor înscrise.

- Își asumă responsabilitatea pentru lucrările prezente în Expoziția DIPLOMA Show și absolvă organizatorii de orice culpă în cazul deteriorării acestora.

- Participantul se obligă să asigure predarea, respectiv expedierea Lucrărilor/Proiectelor pe cheltuiala si răspunderea proprie. Participantul trebuie să se asigure că lucrările selectate pentru expoziția Diploma Show sunt predate echipei de organizare cel târziu la data stabilită de acesta, la Locația comunicată de echipa de organizare.

- Lucrările vor fi predate personal de către Participant echipei de organizare. În cazul în care predarea personală nu este posibilă, Participantul se obligă să asigure expedierea/transportul Lucrărilor la Locație, pe propria răspundere. În măsura în care consideră necesar, Participantul va încheia polițe de asigurare care să acopere riscurile pierderii, distrugerii, deteriorării Lucrărilor până la ajungerea lor în Locație.

- În cazul în care Lucrările vor fi expediate la Locatie, Organizatorul va semnala Participantului, în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea coletului, orice deteriorare constatată.

- Organizatorul va returna toate Lucrările Participantului până cel târziu la data de 23 octombrie 2024. Lucrările vor putea fi preluate de Participant, după încheierea Expozitiei sau vor putea fi expediate de Organizator prin servicii de curierat, pe cheltuiala acestuia. În toate cazurile, Organizatorul nu își asumă răspunderea, iar Participantul declară că exonerează Organizatorul de orice răspundere privind distrugerea, deteriorarea/degradarea Lucrărilor intervenite cu ocazia transportului.

- Participantul își exprimă expres acordul ca Opera (respectiv Lucrarea/Proiectul selectat) să fie promovată si comunicată publicului de către Organizator în materialele de prezentare și/sau de informare și/sau de promovare a Evenimentului, în diferite media, cum ar fi, dar fără a se limita la: social media (incluzând conturile Facebook și Instagram ale Organizatorului și/sau ale Evenimentului), afișe în spații partenere din București, video de promovare, menționare în comunicate de presă;

- Vor fi admise în vederea expunerii doar Lucrările prevăzute selectate și cu privire la care exista acordul Organizatorului;

- Participantul garantează Organizatorul că:

(1) că Lucrarile sale reprezintă creații originale și că Participantul este autorul lor;

(2) că este deţinătorul exclusiv al drepturilor de autor asupra obiectelor/lucrărilor expuse de Participant în cadrul Expoziției;

(3) că are capacitate deplină de folosinţă şi de exerciţiu să încheie acest contract şi că nu va încheia un alt contract care să aducă atingere obligațiilor asumate prin prezentul;

(4) că lucrările sale nu conţin nimic ilicit, imoral sau/şi nu sunt contrare legilor în vigoare ;

(5) că lucrările sale nu încalcă drepturile unei/unor alte persoane fizice şi/sau juridice, inclusiv alte drepturi de autor asupra altor opere sau/şi drepturi asupra mărcilor/sau alte drepturi de proprietate industrială.

- Participantul se obligă să permită menţinerea Lucrărilor în cadrul Evenimentului pe întreaga durată de desfăsurare a acestuia și la locaţia în care acesta se desfășoară, în caz contrar urmând a despăgubi Organizatorul pentru orice prejudiciu adus, inclusiv de imagine.

- Organizatorul nu își asumă nicio răspundere în ceea ce privește deteriorarea Lucrărilor Participantului în timpul transportului, la sosire sau plecare. Se recomandă Participantului să se asigure împotriva acestor riscuri. Organizatorul este exonerat de orice răspundere în ceea ce privește orice deteriorare a Lucrărilor în timpul expunerii in cadrul Expoziției, cu excepția cazului în care deteriorarea este

produsă cu intenție sau din culpă gravă de Organizator, de prepușii acestuia sau de vizitatori.

- Nu vor fi expuse Lucrările/Proiectele a căror stare nu este potrivită pentru expunere, adică lucrările care prezintă semne evidente de fragilitate atunci când sunt atinse sau asamblate, prezintă defecte/deteriorări preexistente care indică starea fragilă a lucrării, sunt instabile și/sau nu pot fi ancorate corespunzător, precum și alte astfel de situații care fac Lucrările/Proiectele nepotrivite pentru expoziție.

- În considerare promovării autorului/autorilor, a proiectelor și a beneficiilor de imagine aduse acestuia, Participantul acceptă în mod expres și este de acord, fără plata vreunei remunerații, cu utilizarea de către Organizator, în scopuri publicitare si/sau promoționale, a imaginii Lucrărilor/Proiectelor prezentate la DIPLOMA Show, ca mijloc de promovare a Evenimentului, a Expoziției, a Lucrărilor/Proiectelor expuse, a autorilor, a Organizatorului/Partenerilor evenimentului. În acest sens, Organizatorul are dreptul de a utiliza, fără plata vreunei remunerații, imagini/fotografii/înregistrări audio-video ale Lucrărilor/Proiectelor Participantului, în scopul promovării Evenimentului, Expoziției și a Lucrărilor/Proiectelor, inclusiv, dar fără a se limita la, includerea acestor imagini în materiale publicitare, materiale promoționale ale Evenimentului, cataloage, broșuri, pliante, publicarea pe pagini de internet, interviuri, reportaje, difuzarea imaginilor prin orice alte mijloace de comunicare publică etc. Participantul este, de asemenea, de acord cu utilizarea imaginii (asemănării) și a numelui său în modul și în scopurile prevăzute în prezentul articol.

- Organizatorul și partenerii săi au dreptul să reproducă, înregistreze, publice, distribuie și difuzeze imaginile și conținutul multimedia create pentru și rezultate în urma evenimentului, incluzând Lucrările Participantului, în scopul promovării actualei ediții Diploma Show și a următoarelor ediții.

- Organizatorul va putea folosi toate imaginile și conținutul multimedia de la ediția 2024 a Diploma Show într-o expoziție itinerantă de prezentare a designerilor și artiștilor Diploma. În acest caz, organizatorii pot solicita designerilor - Participantului

- să trimită o parte sau toate lucrările prezentate în cadrul Diploma Show, pentru a promova expozanții Diploma Show și lucrările lor în cadrul diferitelor evenimente, din România și din străinătate. Detaliile participării vor fi stabilite printr-un acord distinct.

6. SANCȚIUNI

Organizatorul poate elimina Participantul din toate materialele de promovare și din expoziția DIPLOMA Show dacă informațiile și materialele solicitate nu sunt trimise în termenele specificate și dacă acest lucru afectează programul și calendarul Evenimentului principal.

Participanții sunt obligați să notifice organizatorii legat de orice întârziere în timp util.

7. DREPTURI DE AUTOR:

The Institute și partenerii săi își rezervă dreptul de a reproduce, înregistra, publica, distribui și difuza imaginile și conținutul multimedia create pentru și rezultate în urma evenimentului (inclusiv numele participanților), pentru a promova eficient atât ediția DIPLOMA Show de anul acesta, cât și orice ediție viitoare.

8. POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Următoarele informații despre Participant sunt colectate pentru mai multe servicii și funcții diferite ale site-ului web, așa cum sunt prezentate mai departe

a) Cerere de proiecte

Atunci când se înscriere o Lucrare/Proiect, Organizatorul trebuie să știe adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa poștală a Participantului. Acest lucru permite Organizatorului să proceseze și să îndeplinească cererea de înscriere și să notifice Participantul cu privire la procesul de selecție sau să solicite informații suplimentare cu privire la Lucrarea/Proiectul depus.

Aceste informații nu sunt împărtășite cu părți terțe și nici nu sunt folosite în scopuri comerciale.

b) Expoziția

După încheierea procesului de selecție, Organizatorul va contacta toți Participanții selectați prin e-mail sau telefonic pentru a-i informa cu privire la următorii pași pentru pregătirea expoziției. Numele Participantului va fi afișat în cadrul expoziției așa cum a fost scris în formularul de înscriere.

9. ÎNTRERUPEREA/ SUSPENDAREA EVENIMENTULUI

DIPLOMA Show, în oricare din etapele sale, poate înceta sau poate fi suspendat de Organizator, în cazul producerii unui eveniment ce constituie forță majoră ori în cazul intervenirii oricărei situații ce poate periclita desfășurarea EVENIMENTULUI, inclusiv în cazul apariției imposibilității, independent de voința Organizatorului, de a asigura continuarea acestuia în cele mai bune condiții;

Organizatorul are dreptul să anuleze, să amâne evenimentul sau să modifice durata acestuia și orele de deschidere, sau locul desfășurării fără ca Participantul să poată ridica pretenții sau să-i pretindă daune. Aceste situații nu pot genera în niciun fel dreptul Participantului de a cere daune interese de la Organizator pentru aceste motive. Dacă Evenimentul va trebui întrerupt după deschiderea sa, pentru motive care nu sunt imputabile Organizatorului, Participantul nu poate pretinde daune-interese.

10. PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prin completarea și transmiterea formularului de înscriere, fiecare dintre participanți declară că a citit și este de acord cu prevederile prezentului Regulament și cu Politica Organizatorului cu

privire la protecţia datelor cu caracter personal şi confidenţialitatea datelor ce poate fi consultată în întregime aici.

Participanții declară că îsi exprimă în mod expres acordul ca datele personale furnizate în cadrul Diploma Show 2024, prin completarea formularului de înscriere, să fie prelucrate de Organizator, în scopul desfășurării Diploma Show, în conformitate cu prevederile legii, și anume, în scopul:

- Înregistrării participanților și al desfășurării evenimentului;

- Selectării lucrărilor și participanților;

- contactării participanților selectați și realizării demersurilor necesare expunerii proiectelor;

- Informării publicului, prin diverse mijloace de comunicare, inclusiv în mediul online, cu privire la înscrieri și rezultatul selecției. Pentru comunicarea publică a proiectelor selectate, participanții își asumă că Organizatorul va putea utiliza imaginile cu proiectul/lucrarea înscrisă, numele și imaginea autorilor;

- Promovării evenimentului;

- Aducerii la cunoștința publicului, prin orice mijloace, evenimetului, lucrarilor înscrise, a participanților selecționați;

- Transmiterii de către Organizator de informații privind alte competiții sau proiecte, evenimente viitoare derulate de acesta.

Organizatorul se obligă să prelucreze datele furnizate în scopul prevăzut în prezentul Regulament Oficial și cu respectarea prevederilor GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679, denumit în continuare Regulament).

Participanților la concurs le sunt garantate drepturile prevăzute de lege privind protecția datelor cu caracter personal. În calitate de persoană vizată, participantul care a furnizat datele sale cu caracter personal poate contacta Organizatorul (denumit in continuare Operatorul), în orice moment și în mod gratuit, cu o notificare, folosind datele de contact menționate în prezentul regulament, în vederea exercitării drepturilor sale prevazute de lege.

În calitate de persoană vizată, în conformitate cu prevederile Regulamentului, drepturile pe care le aveți sunt următoarele:

(1) Dreptul de a fi informat – Aveți dreptul să accesați informațiile dvs. prin formularea unei cereri la adresa de e-mail a Operatorului dacă doriți să accesați informațiile personale pe care Operatorul le deține în legătură cu dvs;

(2) Dreptul la rectificare – Dacă informațiile pe care Operatorul le deține despre dvs. sunt inexacte sau nu sunt complete, aveți dreptul să cereți corectarea acestora. Dacă aceste date au fost transmise unei terțe părți cu consimțământul dvs. sau din motive legale, atunci Operatorul va trebui să le solicite și acestora rectificarea datelor;

(3) Dreptul la ştergere – Operatorul urmărește să prelucreze și să păstreze datele dvs. doar atât timp cât acest lucru este necesar. În conditiile legii, aveți dreptul de a solicita Operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal pe care le deține. În cazul în care considerați Operatorul păstrază datele mai mult decât este necesar, contactaţi Operatorul pentru a verifica dacă a încetat contractul dvs. Dacă acesta a încetat, este posibil ca în continuare să existe temeiuri legale pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.

(4) Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor – În anumite circumstanţe aveți dreptul să solicitați Operatorului să restricționeze modul în care sunt procesate datele dvs. Acest lucru înseamnă că Operatorului i se permite să stocheze datele, dar să nu le prelucreze în continuare;

(5) Dreptul la portabilitatea datelor – Potrivit Regulamentului aveţi dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care le-aţi furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveţi dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea operatorului căruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, în cazul în care:

- prelucrarea se bazează pe consimțământ în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (a) sau al articolului 9 alineatul (2) litera (a) sau pe un contract în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b);

- prelucrarea este efectuată prin mijloace automate (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 din Regulament).

(6) Dreptul la opoziţie – În orice moment, aveţi dreptul de a vă opune prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții. În acest caz Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care operatorul demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoa „stră.

(7) Dreptul de a retrage consimţământul – Dacă v-ați dat consimțământul pentru procesarea datelor dvs., dar vă răzgândiți mai târziu, aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment și Operatorul trebuie să oprească prelucrarea datelor (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 din Regulament).

(8) Dreptul de a adresa o plângere autorității de supraveghere – În situaţia în care apreciaţi că Operatorul nu a răspuns solicitării dvs. de a rezolva o problemă specifică, aveţi dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 din Regulament).

Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

În funcție de scopul prelucrării, vom păstra datele pe toată durata necesară desfășurării evenimentului, a îndeplinirii drepturilor și obligațiilor asumate prin prezentul Regulament sau până la data retragerii acordului sau atât timp cât legea prevede obligaţia păstrării acestor date (spre ex. în evidențele financiar – contabile și fiscale).

Dacă aveţi întrebări cu privire la datele personale sau dacă doriţi să vă exercitaţi drepturile ori aveţi nelămuriri sau reclamaţii, vă rugam să ne contactați prin trimiterea unei solicitări la adresa din București, Str. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx nr. 50, Ap. 1, Sector 1- Fundația “The Institute/Institutul” sau prin transmiterea unui e-mail la adresa xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.

ALTE MENȚIUNI

Prin înscrierea unei lucrări, fiecare Participant declară pe propria răspundere și garantează Organizatorului faptul că Lucrarile/Proiectele înscrise nu sunt copiate (sunt originale), că participantul deține toate drepturile de autor asupra lucrărilor înscrise și că acestea nu încalcă, în niciun fel, drepturi protejate de lege aparținând unor terțe persoane. În cazul în care prin lucrările

înscrise se aduce atingere unor drepturi recunoscute de lege aparținând unor terți, Participantul este singur răspunzător pentru orice prejudicii aduse terților sau Organizatorilor ca urmare a încălcării acestor drepturi.

Organizatorul poate refuza lucrări ȋnscrise ȋn competiție dacă acestea nu se ȋncadrează ȋn cerințele impuse de regulament.

Participanții ȋși asumă răspunderea pentru toate ideile prezentate, textele și imaginile folosite, ȋn concordanță cu legile privind drepturile de autor și de proprietate intelectuală.

Fără a aduce atingere drepturilor de utilizare acordate expres Organizatorului în conformitate cu și în scopurile prevăzute în prezentul Regulament, autorii își păstrează drepturile de proprietate intelectuală asupra proiectelor înscrise.

Organizatorul ȋși rezervă dreptul de a modifica sau schimba prezentul Regulament, urmând ca astfel de modificări să intre ȋn vigoare numai după anunțarea ȋn mod public a modificărilor respective prin intermediul acelorași canale de comunicare prin care Regulamentul a fost făcut public anterior.

Litigii

Litigiile ce ar putea interveni între părți se vor soluționa pe cale amiabilă.

Părţile convin să depună toate diligenţele pentru a soluţiona pe cale amiabilă orice neînţelegere sau litigiu privind prezentul contract în termen de 15 zile de la data la care s-a primit notificarea privind existenţa acesteia. După trecerea acestui termen fără a se remedia situaţia, toate neînţelegerile sau litigiile privind prezentul contract vor fi supuse spre soluţionare instanţelor judecătoreşti competente de la sediul Organizatorului.