ACTIVITATEA A2. ETAPA A II-A - IMPLEMENTAREA PLANURILOR DE AFACERI SELECTATE PRIN PROIECT

PARTEA I ‌

PARTEA II ‌‌‌

ACTIVITATEA A2. ETAPA A II-A - IMPLEMENTAREA PLANURILOR DE AFACERI SELECTATE PRIN PROIECT

ACTIVITATEA A2. ETAPA A II-A - IMPLEMENTAREA PLANURILOR DE AFACERI SELECTATE PRIN PROIECT

DECONTAREA SUMELOR PRIMITE CU TITLU DE SUBVENȚIE ‌

CONTABILITATEA ÎNTREPRINDERII SOCIALE

2. Etapele contabilizarii fondurilor europene/subventiilor ‌

PARTEA III - ANEXE ‌

Cerere privind acordarea ajutorului de minimis Tranșa I

PROCES VERBAL DE ANALIZĂ A DOSARULUI – Tranșa I

Cerere pentru acordarea ajutorului de minimis Xxxxxx XX

PROCES VERBAL DE ANALIZĂ A DOSARULUI – Xxxxxx XX

Cerere decontare sume înaintate din surse proprii

CUPRINS

Document Metadata

Table of Contents

Document Metadata

Subactivitatea 2.3. Implementarea planurilor de afaceri selectate și decontarea sumelor aferente implementării (L18-L36, februarie 2021 – august 2022)

PROCEDURĂ DE DECONTARE A PLĂȚILOR AFERENTE PLANURILOR DE AFACERI FINANȚATE DIN AJUTOR DE MINIMIS (SUBVENȚIE)

1. Informații generale ‌

2. Reguli privind decontarea cheltuielilor ‌

3. Tranșele de finanțare ‌

4. Cereri de rambursare ‌

ATENTIE!

5. Realizarea plăților ‌

Din subvenția primită (Tranșa I și Xxxxxx XX) pot fi plătite cheltuieli angajate între data de intrare în vigoare a contractului de subvenție și data la care se împlinesc 18 luni de la semnarea

acestuia. Nu sunt eligibile cheltuieli angajate ÎNAINTE de semnarea contractului de subvenție sau după finalizarea celor 18 luni de implementare.

6.2. Certificarea cheltuielilor ‌

6.3 Categorii de cheltuieli și documente justificative necesare aprobării plăților ‌

1. Cheltuieli cu personalul:

2. Cheltuieli cu deplasarea personalului întreprinderilor nou-înfiinţate:

3. Cheltuieli aferente diverselor achiziţii de servicii specializate, pentru care beneficiarul ajutorului de minimis nu are expertiza necesară:

4. Cheltuieli cu achiziția de active fixe corporale (altele decât terenuri și imobile), obiecte de inventar, materii prime și materiale, inclusiv materiale consumabile, alte cheltuieli pentru investiţii necesare funcţionării întreprinderilor

5. Cheltuieli cu închirierea de sedii (inclusiv depozite), spații pentru desfășurarea diverselor activițăți ale întreprinderii, echipamente, vehicule, diverse bunuri

6. Cheltuieli de leasing fără achiziție (leasing operațional) aferente funcţionării întreprinderilor (rate de leasing operațional plătite de întreprindere pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri mobile și imobile)

7. Utilităţi aferente funcţionării întreprinderilor

8. Servicii de administrare a clădirilor aferente funcţionării întreprinderilor

9. Servicii de întreţinere şi reparare de echipamente şi mijloace de transport aferente funcţionării întreprinderilor

10. Arhivare de documente aferente funcţionării întreprinderilor

11. Amortizare de active aferente funcţionării întreprinderilor

12. Cheltuieli financiare şi juridice (notariale) aferente funcţionării întreprinderilor

13. Conectare la reţele informatice aferente funcţionării întreprinderilor

14. Cheltuieli de informare şi publicitate aferente funcţionării întreprinderilor

15. Alte cheltuieli aferente funcţionării întreprinderilor Acestă categorie de chltuieli include urmatoarele subcategorii:

15.1. Prelucrare de date

15.2. Întreţinere, actualizare şi dezvoltare de aplicaţii informatice

15.3. Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic

15.4. Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare

4. Rambursarea sumelor înaintate din fonduri proprii ‌

5. Raportarea lunară catre responsabilul de decontare subvenții ‌

6. Obligațiile beneficiarilor ‌

7. TVA ‌

În cazul în care, pe parcursul derulării implementării, beneficiarul de ajutor de minimis devine plătitor de TVA, acesta va informa în cel mai scurt timp administratorul de schema de antreprenoriat.

8. Alte aspecte relevante ‌

fac : taxa ONRC de 122 lei, Taxa de timbru de 100 lei, taxe de denumire de 36 lei.

act adițional.

adițional.

9. Vizitele de monitorizare ‌

10. Arhivarea documentelor ‌

1. Reguli generale ‌

3. Monografie contabilă ajutor nerambursabil – conturi analitice ‌

Prezenta monografie este prezentată cu titlul de EXEMPLU

Presupunem analiticul 01 – ANALITIC PROIECT

Presupunem analiticul 02 – ANALITIC APORT PROPRIU DIN BUGET

Total 262.380 lei

Total 200.000 lei

Înregistrarea bugetului proiectului

Când se primește avansul de 50.000 euro = 231.190 lei se înregistreaza astfel:

În luna 1 avem următoarele cheltuieli din ajutorul nerambursabil:

Înregistrările contabile sunt:

Înregistrare consumul ajutorului nerambursabil:

Înregistrari cheltuieli din surse proprie pe cele două forme:

Prezenta monografie este prezentată cu titlul de EXEMPLU Presupunem analiticul 01 – ANALITIC PROIECT

Presupunem analiticul 02 – ANALITIC APORT PROPRIU DIN BUGET

Total 262.380 lei

Restul de 200.000 lei reprezintă:

Total 200.000 lei

Înregistrarea bugetului proiectului

Când se primește avansul de 50.000 euro = 231.190 lei se înregistreaza astfel:

În luna 1 avem următoarele cheltuieli din ajutorul nerambursabil:

Înregistrările contabile sunt:

Înregistrare consumul ajutorului nerambursabil:

Înregistrări cheltuieli din surse proprie pe cele două forme:

Nr. ........./ .......................

Nr. ........./ .......................

Cerere rambursare nr. aferentă perioadei

………….-…………

FEBRUARIE 2021

În vederea decontării plăților aferente planurilor de afaceri a întreprinderilor sociale finanțate din ajutor de minimis (subvenție) din cadrul proiectului Phoenix – responsabilitate prin economie socială în regiunile Nort-Est, Sud-Est, Sud-Muntenia și Sud-Vest Oltenia, cod SMIS POCU/449/4/16/128024, s-a întocmit prezenta procedură de decontare care va fi implementată și aplicată atât de echipa proiectului SNCRR, cât și de beneficiarii subvențiilor.

De asemenea, procedura de decontare are drept scop stabilirea activităților și instrumentelor de lucru necesare organizării și implementării serviciilor de obținere si decontare a sumelor angajate în acordarea schemei de minimis, pornind de la obiectivul general și obiectivele specifice stabilite în proiect, așa cum sunt prevăzute în Cererea de finanțare.

Responsabilii cu elaborarea și aprobarea procedurii de decontare sunt prevăzuți în prezentul articol.

Responsabilii cu elaborarea și aprobarea procedurii de decontare sunt:

NR. CR T	ELEMENTE PRIVIND RESPONSAB ILII	NUMELE SI PRENUMEL E	FUNCTIA	DATA	SEMNATURA
1.1	ELABORAT	XXXXX XXXXX	RESPONSABIL DECONTARE SUBVENTII
1.2	APROBAT	XXXXX XXXXXX	MANAGER PROIECT
1.2	APROBAT	XXXXXX XXXX XXXXXX	COORDONATOR TEHNIC

Modificarea procedurii de decontare se va face cu acordul Managerului de proiect și a Coordonatorului tehnic, modificându-se data din tabelul de la alin. (1) și se va resemna de către toate părțile.

Procedura de decontare face trimitere și la alte proceduri implementate în cadrul proiectului, acestea fiind în concordanță cu Ghidul solicitantului, Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014-2020 în România, versiunea revizuită, ianuarie 2018.

Procedurile la care se face referire în prezenta sunt următoarele:

- Procedură de resurse umane;

- Procedură de monitorizare;

- Procedură de achiziții.

Pot fi consultate și alte documente interne/ documente legislative în vederea respectării cerințelor proiectului. Documentele interne recomandate sunt reprezentate de procedurile menționate la alin. (1), iar câteva dintre documentele legislative sunt următoarele:

- Ordinul nr 772/03.08.2018 privind aprobarea schemei de minimis Sprijin pentru înființarea de întreprinderi sociale, aferentă Programului Operațional Capital Uman 2014-2020, AP 4/PI;

- Legea 219 din 2015 privind economia socială;

- Legea nr. 246/2005 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii și fundaţii;

- Legea nr. 122/1996 privind regimul juridic al caselor de ajutor reciproc ale salariaţilor și al uniunilor acestora;

- Hotărârea nr. 585 din 10 august 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 219/2015 privind economia socială;

- Legea asistenței sociale nr. 292/2011.

În vederea acordării ajutorului de minimis se va încheia un contract de subvenție între beneficiarul de ajutor de minimis și administratorul schemei de antreprenoriat, partener în proiect, unde vor fi menționate drepturile și obligațiile părților contractuale și condițiile de derulare ale contractului.

Beneficiarii au obligația să deschidă un cont bancar cu semnătură conjunctă dedicat pentru derularea subvenției şi vor transmite Liderului/Partenerului un document emis de către bancă (extrasul de cont) cu identificarea contului.

Relația dintre experții de decontare și cei de monitorizare este una interdependentă. La nivel intern, există o notă de conformitate a dosarului de achiziții care se transmite de către expertul de monitorizare către cel de decontare ulterior primirii documentelor justificative aferente plății.

(1) Nota de conformitate a plății se aprobă de către expertul de decontare.

(2) Nota de conformitate se avizează de către Coordonatorul tehnic.

(3) Aprobarea plății în sistem în baza contului cu semnatură conjunctă se realizează de către expertul de decontare.

În vederea efectuării de cheltuieli aferente proiectului, fiecare intreprindere de economie sociala va deschide un cont special/cu dubla semnatura, dedicat exclusiv cheltuielilor conform bugetului aprobat la o bancă prezentă pe teritoriul României, care îndeplinește, cumulativ, următoarele condiții:

- ordinele de plată efectuate din respectivul cont au nevoie de dublă semnătură (o primă semnătură din partea administratorului societății sau a unei persoane împuternicite de acesta și o a doua semnătură din partea unei persoane împuternicite de către administratorul schemei de minimis)

- banca parteneră are facilități de internet banking

- nu are atașat un card bancar

Nu vor fi luate în considerare plăți efectuate din alte conturi ale firmei. Prin excepție, cu acordul administratorului schemei de minimis, se pot face plăți dintr-un cont în valută sau se pot face deconturi pentru plăți ce nu pot fi făcute decât cu numerar sau card.

Toate plățile efectuate în cadrul proiectului se vor face doar prin ordine de plată, nu sunt acceptate plățile în numerar.

Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiții:

- să fie angajată de către beneficiar în condiţiile legii

- să fie însoţită de facturi emise în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale sau a statului în care acestea au fost emise, ori de alte documente contabile pe baza cărora se înregistrează obligaţia de plată şi de documente justificative privind efectuarea plăţii şi realitatea cheltuielii efectuate, pe baza cărora cheltuielile să poată fi verificate/controlate/auditate;

- să fie în conformitate cu prevederile planului de afaceri și cu bugetul aprobat al acestuia;

- să fie în conformitate cu contractul de subventie, încheiat între administratorul schemei de minimis și beneficiar;

- să fie rezonabilă şi necesară realizării operaţiunii (implementării planului de afaceri);

- să respecte prevederile legislaţiei Uniunii Europene şi naţionale aplicabile;

- să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului, cu respectarea prevederilor art. 67 din Regulamentul UE nr. 1303/2013.

Prin angajarea unei cheltuieli se întelege faptul că serviciile / bunurile au fost prestate / achiziționate în perioada de implementare a proiectului.

Acest lucru include și documentele premergătoare efectuării respectivelor cheltuieli. Astfel, orice contract încheiat, orice factură ce se dorește a fi decontată în cadrul proiectului trebuie să fie corespunda planului de afaceri si bugetului.

Excepție de la această regulă o reprezintă chitanțele de la ONRC pentru inființarea firmei precum și contractul de închiriere a sediului (dacă este cazul) care, prin natura sa, este întocmit înainte de începerea implementării proiectului, dar care poate fi decontat în cadrul proiectului, pentru perioada ce face referire la implementarea proiectului.

TRANȘA 1

În vederea obținerii primei tranșe de finantare (50% din suma solicitata in planul de afaceri), beneficiarul ajutorului de minimis va transmite dosarul cererii de plată aferent tranșei 1 de finanțare pe e-mail, in termen de 10 zile de la semnarea contractului de subventie, către Responsabilul de decontare desemnat.

Dosarul cererii de plată aferent transei 1 va conține:

• Formular tip al cererii de plată (Anexa 1), completat, semnat (cu semnatură electronică sau olografă-după caz) de Reprezentantul legal al Beneficiarului şi datat;

• Cont bancar (extras de cont);

• CIM pentru noii angajați;

TRANȘA 2

După aprobarea Cererii de rambursare nr. 1 beneficiarul poate înainta Cererea de plată nr. 2.

Dosarul cererii de plată aferent transei 2 va conține:

• Formular tip al cererii de plată (Anexa 3), completat, semnat (cu semnatură electronică sau olografă-după caz) de Reprezentantul legal al Beneficiarului şi datat;

Dosarele fizice se vor preda Responsabilului de decontare subvenții în cadrul vizitelor de monitorizare ulterioare.

Beneficiarii au obligatia sa depuna cerere de rambursare către administratorul de grant la atingerea pragului de minim 70% (suma cheltuită) din prima tranșă de finanțare. Cererea de rambursare este cererea prin care se justifică utilizarea ajutorului de minimis primit.

În vederea depunerii unei cereri de rambursare către Administrator pentru verificare şi validare, dosarul cererii de rambursare va conţine:

• Formular tip al cererii de rambursare (Anexa 5), completat, semnat (cu semnatură electronică sau olografă-după caz) de Reprezentantul legal al Beneficiarului şi datat;

• Evidenta cheltuielilor – Anexa 8

• Certificatul ANAF şi/sau declaraţie pe proprie răspundere, certificată de organul fiscal privind nedeductibilitatea TVA eligibilă solicitată la rambursare

• Documente justificative financiare şi tehnice, pentru fiecare categorie de cheltuială efectuată care pot fi (după caz):

✓ Contracte de achizitie pentru bunuri si servicii

✓ contract de chirie

✓ contract individual de muncă pentru noii angajați

✓ ștat de plată pentru noii angajați

✓ factura fiscală / factura fiscală proformă detaliată, pe componente și prețuri

✓ instrumente de plată (ordine de plată/dispoziţii de plată externe în cazul importurilor, traduse în limba româna și legalizate)

✓ extrasul de cont semnat și ștampilat de bancă (original și copie certificată)

✓ proces verbal de livrare bunuri / servicii (original și copie certificată); sau aviz de expediție

✓ certificatul de garanţie (original și copie certificată) – unde este cazul

Lista completă a jocumentelor justificative necesare pentru fiecare tip de cheltuială se regasește în cadrul Anexei 6.

Beneficiarii vor fi înștiințați de către responsabilul de decontare subvenții în momentul în care a fost cheltuită suma aferentă a 65% din prima tranșă.

Atentie!

Pe toate documentele justificative (facturi fiscale, facturi proforme, state de plata) se va scrie : “Decontat din proiectul cu codul POCU/449/4/16/128025.” Si se va semna de catre reprezentantul legal.

Beneficiarul poate depune Cereri de rambursare intermediare până în ultima luna de proiect, luând în calcul faptul că Cererea de rambursare finală trebuie depusă către administratorul de grant în maxim 10 zile calendaristice de la finalizarea proiectului.

Toate cheltuielile angajate se realizează până în ultima zi de proiect.

Dosarul cererii de rambursare va fi transmis in format pdf (documentele vor fi scanate) pe email către responsabilul de decontare alocat, iar în momentul efectuării vizitei de monitorizare vor fi prezentate dosarele in format fizic.

Plățile se vor realiza din contul curent deschis pentru proiect si mentionat in contractul de subvenție. Plățile se vor face NUMAI cu aprobarea responsabilului alocat de către administratorul schemei de minimis cu drept semnatura conjuncta.

Plățile se aprobă de catre Responsabilul de decontare subvenții desemnat, pe baza documentelor justificative din Anexa 6.

Statele de plată aferente salariilor se transmit în vederea plății cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data plății salariilor. Salariile se pot plăti într-o singură tranșa în conturile bancare curente ale angajaților. În cazul în care salariile nete sunt plătite din bugetul proiectului, la data plății salariilor se vor face și plățile contribuțiilor aferente. Prin urmare vor fi făcute simultan ordine de plată pentru salarii și contribuții.

În cazul în care, din diverse motive, o parte din salariul angajatului este recuperat din bugetul de stat prin C.N.A.S., A.J.O.F.M., etc., salariul nu va fi eligibil din proiect deoarece nu se permite dubla finanțare a cheltuielilor.

Beneficiarul va încarcă în aplicația online pusă la dispoziție de banca ordinul de plată urmând ca persoana desemnată de către administratorul de schema de minimis să valideze plata după verificarea documentelor justificative transmise și verificarea încadrării acestora în bugetul planului de afaceri aprobat.

Beneficiarul va primi o notă de aprobare a plății de la responsabilul de decontare subvenții desemnat, dupa aprobarea platii in sistem.

ATENȚIE!

Nu se pot realiza plăți în numerar din contul proiectului. Daca este imperios necesară utilizarea numerarului, se va plăti din casa întreprinderii, iar apoi se vor deconta sumele din contul proiectului, în baza Anexei 7 – Cerere de deconatare sume înaintate din fonduri proprii.

6. Etapele procesului de decontare‌

6.1. Realizarea cheltuielilor și transmiterea raportărilor‌

Presupune transmiterea de către beneficiarii schemei de minimis a documentelor justificative către experții de decontare și monitorizare afaceri din proiect desemnați, înaintea realizării unei plăți, pentru verificare.

Această acțiune se realizează la fiecare plata, pe durata celor 18 luni de implementare a planului de afaceri, dar si in perioada de sustenabilitate a planului de afaceri, respectiv cele 6 luni de la finalizarea celor 18 luni de implementare.

Pentru efectuarea unei plăți, beneficiarul schemei de minimis este obligat să trimită spre verificare responsabilului de decontare desemnat, prin e-mail, cu 5 zile înainte de efectuarea plății, documentele justificative care stau la baza plății expertilor de decontare desemnati,

Documentele vor fi verificate de către experții de decontare și monitorizare afaceri din proiect. În cazul în care există neclarități, erori sau neconcordanțe, beneficiarul schemei de minimis va primi o solicitarea de clarificări prin e-mail și i se va acorda un termen de 3 zile pentru remedierea erorilor sau explicarea neclarităților. Clarificările vor fi trimise până la remedierea tuturor erorilor și conformitatea documentelor.

După finalizarea verificării documentelor, beneficiarul întocmește ordinele de plată pentru care s-au aprobat documente. Ordinele de plată vor fi contrasemnate în decurs de 24 de ore de către un reprezentant al administratorului schemei de minimis.

După verificarea de către experții de decontare si monitorizare afaceri a documentelor transmise, aceștia vor trimite (dacă este cazul) o solicitare de clarificări, prin e-mail, pentru remedierea eventualelor neconcordanțe sau clarificarea anumitor aspecte. Beneficiarul va avea la dispoziție 3 zile lucrătoare pentru a răspunde cererii.

Răspunsul se va transmite tot prin email si se vor transmite documente suplimentare sau corectate care să răspundă cerințelor formulate. Această etapă se poate repeta până la corectarea tuturor erorilor.

1.1. Cheltuieli salariale

1.2. Onorarii / venituri asimilate salariilor pentru experți proprii / cooptați

1.3. Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale şi cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori)

Aceste cheltuieli vor fi decontate pe baza următoarelor documente:

⮚ nota de conformitate resurse umane (primita de la responsabilul de monitorizare desemnat);

⮚ foi colective de prezență;

⮚ stat de plata salarii;

2.1. Cheltuieli pentru cazare

2.2. Cheltuieli cu diurna personalului propriu

2.3. Cheltuieli pentru transportul persoanelor (inclusiv transportul efectuat cu mijloacele de transport în comun sau taxi, gară, autogară sau port şi locul delegării ori locul de cazare, precum şi transportul efectuat pe distanța dintre locul de cazare şi locul delegării)

2.4. Taxe şi asigurări de călătorie și asigurări medicale aferente deplasării

Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

⮚ ordinul de deplasare completat corespunzător și având toate semnăturile și ștampilele care dovedesc efectuarea deplasării;

⮚ factură fiscală pentru serviciile de cazare, emisă pe numele firmei și având la delegat persoana care a beneficiat de respectivele servicii;

⮚ bon fiscal de combustibil (cu CUI-ul firmei pe el) sau bilet de tren/mijloc de transport în comun;

⮚ foaia de parcurs completată corespunzator și semnată de titular, însoțită de hartă cu traseul urmat (la deplasarea cu autovehiculul);

⮚ centralizator privind cheltuielile cu deplasarea care va reflecta: bonurile fiscale de combustibil, ordinele de deplasare, numarul de Km parcursi, ruta, litrii de combustibil consumati. Combustibilul va fi decontat in limita a 7.5 litri la suta de Km, conform legislatiei in vigoare,

3.1. Cheltuieli cu consultanța specializată

3.2. Cheltuieli de promovare (online, tv, radio, presa scrisă, materiale publicitare, site, etc.)

3.3. Cheltuieli cu aplicatiile software

3.4. Cheltuieli cu organizarea de evenimente

3.5. Alte cheltuieli cu serviciile

Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

⮚ Nota de conformitate achizitii (primita de la responsabilul de monitorizare desemnat)

⮚ Documentele justificative ale achiziției (comandă/contract, factură sau altele, după caz);

⮚ Documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor (procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate sau altele, după caz).

⮚ Livrabile aferente serviciului prestat, după caz:

- documente ce atestă prestarea serviciilor;

- materiale promoționale efectuate (mostre, print-uri, conținut digital);

- specificațiile tehnice finale ale software-ului personalizat;

- agendă, listă de prezență a invitaților, poze pentru organizarea de evenimente;

- alte documente justificative ce probează prestarea serviciilor descrise prin contractele încheiate cu furnizorii.

Contractele de servicii cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.

Actele adiționale la contractele de servicii se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.

Serviciile de consultanța pentru implementarea planului de afaceri nu este eligibilă în cadrul acestor tipuri de proiecte.

4.1. Cheltuieli cu active fixe aferente obiectului de activitate

4.2. Echipamente de calcul și echipamente periferice de calcul

4.3. Achiziționare și instalare de sisteme și echipamente pentru persoane cu dizabilitați

4.4. Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale

4.5. Materiale consumabile

4.6. Alte cheltuieli pentru investiţii

Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

⮚ Nota de conformitate achizitii (primita de la responsabilul de monitorizare desemnat);

⮚ Documentele justificative ale achiziției (comandă/contract, factură sau altele, după caz);

⮚ Certificat de garanție;

⮚ Asigurare aferentă echipamentelor / utilajelor (dacă beneficiarul a optat pentru asigurarea acestora).

În cazul achiziţiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant.

Autocolantele vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe şi/ sau consumabilele (mobilă, utilaje, echipamente, rechizite etc.) obţinute în cadrul proiectului.

Materialul se va alege în aşa fel încât să se asigure durabilitatea în timp. Un model de autocolant va fi transmis, la cerere, către beneficiarii ajutorului de minimis.

Anexa cu locatia echipamentelor se depune prima data în cadrul primului decont ce conține echipamente, utilaje și/sau mobilier și se actualizează la fiecare depunere de decont ce conține noi echipamente, utilaje și/sau mobilier achiziționat și neinclus în anexa precedentă. Anexa se actualizează și în cazul în care se modifică locația acestor bunuri.

Este recomandat ca beneficiarul schemei de minimis să facă asigurare echipamentelor achiziționate cel puțin pentru perioada de implementare și sustenabilitate a proiectului.

Pentru decontarea acestor cheltuieli beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

⮚ Nota de conformitate achizitii (primita de la responsabilul de monitorizare desemnat);

⮚ Contractul de prestări servicii/achiziție/comanda (dacă este cazul);

⮚ Factura fiscală;

⮚ Documente ce atestă prestarea serviciilor, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate s.a.

⮚ Alte documente justificative, după caz;

Contractele cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.

Actele adiționale se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.

Mecanismul decontarii cheltuielilor realizate din fonduri proprii se va realiza prin intermediul Anexei 7 - Cerere de deconatare sume înaintate din fonduri proprii, la care se vor anexa documentele justificative necesare.

În cazul plăților în numerar, se va anexa registrul de casă și chitanța .

În cazul plăților din contul curent al societății, se va anexa ordinul de plată și extrasul bancar.

Metodologia de validare a achizițiilor și plăților rămâne aceeași chiar și în cazul în care cheltuielile sunt făcute din fonduri proprii care ulterior vor fi solicitate din proiect.

Beneficiarul de ajutor de minimis are obligația de a transmite lunar următoarele documente:

Nume document	Momentul depunerii
1. Balanță (analitica pe proiect)	Lunar
2. Registrul jurnal (analitic pe proiect)	Lunar
3. Fise de cont (analitice pe proiect)	Lunar
4. Declarații depuse	Lunar sau trimestrial

Documentele vor fi transmise în primele 5 zile lucratoare ale lunii, prin e-mail, in format PDF.

În vederea creării condițiilor de implementare a Contractului de Finanţare, Beneficiarii subvenției, din cadrul proiectului: ARGUS – sprijinirea înființării și dezvoltării de întreprinderi sociale în regiunile Nord-Vest, Vest și Centru “(POCU/449/4/16/128025)!”, COD SMIS 128025 au urmatoarele obligații:

a) Achizițiile realizate din ajutorul de minimis se vor efectua în conformitate cu procedura de achiziție. În urma verificărilor efectuate, administratorul schemei de minimis va emite Nota de conformitate achizitii (Anexa 1 la procedura de monitorizare), document în care se menţionează rezultatul tuturor verificărilor efectuate de acesta, în cazul în care procedura a fost derulată în conformitate cu procedura de achizitie si cu prevederile legale.

b) Beneficiarii au obligația să deschidă un cont bancar dedicat (cont cu semnatura conjuncta) pentru derularea Subvenției şi vor transmite Liderului/Partenerului un document emis de către bancă (extrasul de cont) cu identificarea contului.

c) Beneficiarul este obligat să respecte regulile de identitate vizuală aferente POCU 2014 – 2020 prevăzute în Manualul de identitate vizuală POCU 2014 – 2020, Autocolantele ce vor include semnătura POCU (Anexa la procedura de monitorizare). vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe (autovehicule, mobilă, utilaje, echipamente, rechizite etc.) achiziționate în cadrul proiectului. Ele vor fi de asemenea plasate lângă intrarea sau pe ușile imobilului unde se implementează proiectul. La intrarea în imobilul unde se desfășoară activitatea întreprinderii sociale, va fi amplasat un afiș/banner cu elementele de identitate vizuală.

d) Papetăria personalizată este cel mai folosit mijloc de comunicare a identității vizuale, astfel pentru toate documentele elaborate de către beneficiari și înaintate administratorului - se va utiliza foaia cu antet (Anexa la procedura de monitorizare).

e) Obligațiile cu caracter general aplicabile beneficiarului schemei de minimis:

•utilizarea subvenției exclusiv pentru atingerea scopului și obiectivelor pentru care a fost acordată, conform planului de afaceri aprobat în cadrul proiectului ID 128025 și contractului de subvenție;

• deschiderea unui cont bancar cu semnătura conjunctă pentru derularea operațiunilor financiare decontate din micrograntul primit;

• informarea în scris a administratorului schemei de antreprenoriat cu privire la orice modificare care poate afecta bugetul ajutorului de minimis și/sau activitatea desfășurată conform planului de afaceri aprobat în termen de maxim 5 de zile lucrătoare;

• asigurarea accesului la sediul beneficiarului schemei de ajutor de minimis a reprezentanților administratorului schemei și a persoanelor împuternicite de furnizorul schemei de ajutor de minimis sau de Consiliul Concurenței să efectueze controale privind modul de utilizare a subvenției, precum și punerea la dispoziția acestora a documentelor solicitate;

• depunerea la administratorul schemei de antreprenoriat a raportului final privind desfășurarea activității economice pentru care a fost alocată subvenția și a documentelor justificative corespunzătoare, pâna cel mai târziu la data de 10.09.2022.

• transmiterea tuturor datelor, informațiilor și documentelor solicitate de către administratorul schemei de antreprenoriat, furnizorul schemei de minimis sau Consiliul Concurenței, în termenele stabilite de aceștia;

• păstrarea unei evidențe detaliate a subvenției primite cu titlu de ajutor de minimis în baza contractului de subvenție, pe o durată de cel puțin 10 ani de la data primirii ultimei tranșe, care va include informațiile necesare pentru a demonstra respectarea condițiilor impuse de legislația comunitară în domeniul ajutorului de minimis;

• raportarea către administratorul schemei a tuturor datelor și informațiilor necesare pentru monitorizarea ajutorului de minimis, în formatul pus la dispoziție de către acesta;

• depunerea la organele competente a documentelor privind evidențierea ajutorului de minimis, potrivit legislației aplicabile în vigoare;

• menținerea destinației bunurilor achiziționate prin ajutor de minimis pe o durată de minimum 3 ani de la data de finalizare a proiectului aferent contractului de finanțare cu ID 128025;

Taxa pe valoarea adăugată este eligibilă în măsura în care aceasta este nedeductibila și nerecuperabilă. În acest sens, beneficiarul va completa formularul Declarație privind eligibilitatea TVA conform Anexa 3 – Declarație privind eligibilitatea TVA. Acesta se va depune la fiecare factura purtătoare de TVA pentru care se solicita din proiect plata TVA.

Beneficiarul ajutorului de minimis va depune la ANAF Declarația privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate FEDR, FSE și FC 2014 – 2020 (Anexa 2 conform Ordinului nr. 698/1425/2015 din 11.05.2016) și va transmite adminisitratorului schemei de minimis dovada depuneri acesteia precum și Certificatul privind nedeductibilitatea TVA aferenta cheltuielilor cuprinse în cererea de rambursare.

În urma analizei bugetelor planurilor de afaceri dorim să vă aducem la cunoștință câteva aspecte conform Ghidului solicitantului 4.16 SOLIDAR Sprijin pentru consolidarea economiei sociale, respectiv Ordinuuil nr. 772/2018 privind aprobarea schemei de ajutor de minimis "Sprijin pentru înființarea de întreprinderi sociale", aferentă Programului operațional Capital uman 2014-2020, axa prioritară 4 "Incluziunea socială și combaterea sărăciei", obiectivul specific 4.16 "Consolidarea capacității întreprinderilor de economie socială de a funcționa într-o manieră autosustenabilă" :

o Sunt neeligibile pe proiect cheltuielile cu înmatricularea societății/asociației. Excepție

o Sunt neeligibile cheltuielile cu consultanță notari și/sau avocații pentru înmatricularea societății / asociației.

o Sunt neeligibile alte taxe și autorizații necesare desfașurării activității.

o Sunt neeligibile pe proiect cheltuielile cu comisioanele bancare.

o Sunt neeligibile pe proiect cheltuielile cu asigurările de orice fel: RCA, CASCO, asigurările de management, asigurare de bunuri etc.

o Sunt neeligibile pe proiect cheltuielile cu achiziție bunuri imobile.

o Sunt neeligibile pe proiect cheltuielile de construcții ce necesită autorizație de construcție.

o Orice modificare pe buget se face prin notificare și act adițional

o Denumirile de bunuri cu specificațiile trecute în liniile bugetare se pot modifica doar cu

o Valorile bunurilor trecute în buget, fie diminuări, fie majorări se modifică prin act

Responsabilii de decontare subventii vor efectua, individual sau împreună cu experții de monitorizare/managerul de proiect/coordonatorul tehnic vizite la locul de implementare al planului de afaceri. Aceste vizite vor avea loc după fiecare depunere a unei cereri de rambursare, ori de câte ori se consideră necesar de către echipa de implementare.

Cu ocazia vizitelor de monitorizare, beneficiarul ajutorului de minimis are obligația de a le pune la dispoziție acestora informații și documente originale necesare pentru a constata care este stadiul implementării planului de afaceri.

În cazul în care se constată că membrii grupului țintă nu respectă planul de afaceri aprobat, administratorul schemei de minimis poate lua decizia rezilierii contractului de subvenție și recuperării sumelor virate deja, dacă este cazul.

Beneficiarul schemei de minimis are obligaţia îndosarierii și păstrării tuturor documentelor aferenta implementării planului de afaceri în original, inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile, în conformitate cu legislația comunitară şi naţională si conform procedurii de arhivare elaborate in cadrul proiectului.

După finalizarea perioadei de implementare a planului de afaceri, se menține obligația beneficiarului schemei de minimis de a:

- păstra toate documentele în legătură cu utilizarea finanțării pe o perioadă de 10 ani de la data finalizalizării implementării planului de afaceri;

- pune documentele la dispoziția Administratorilor schemei de minimis AM/OIR/OI POCU responsabil, Autorității de Certificare, Autorității de Audit, Comisiei Europene, Oficiului European de Luptă Antifraudă, Curții Europene de Conturi, precum și oricărui organism abilitat să efectueze verificări asupra modului de utilizare a finanțării nerambursabile.

11. Tabel cheltuieli eligibile‌

Cheltuielile eligibile care intră sub incidența ajutorului de minimis, pentru întreprinderile nou create sunt:

Categorie MySMIS

Subcategorie MySMIS

Subcategoria (descrierea

cheltuielii) conține:

Cheltuieli eligibile directe care intră sub incidența ajutorului de minimis

11 - Cheltuieli cu taxe/abonamente/ cotizații/acorduri/ autorizații necesare pentru implementarea proiectului

32 - Cheltuieli cu taxe/abonamente/ cotizații/acorduri/ autorizații necesare pentru implementarea proiectului

- Taxe pentru înființarea de întreprinderi sociale5

26 - Cheltuieli cu subvenții/burse/ premii/ajutoare

159 - Subvenții pentru înființarea unei afaceri (antreprenoriat)6

1. Cheltuieli cu salariile personalului nou-angajat

1.1. Cheltuieli salariale

1.2. Onorarii/Venituri asimilate salariilor pentru experți proprii/cooptați

1.3. Contribuții sociale aferente cheltuielilor salariale și cheltuielilor asimilate acestora (contribuții angajați și angajatori)

2. Cheltuieli cu deplasarea personalului întreprinderilor sprijinite:

2.1. Cheltuieli pentru cazare

2.2. Cheltuieli cu diurna personalului propriu

2.3. Cheltuieli pentru transportul persoanelor (inclusiv transportul efectuat cu mijloacele de transport în comun sau taxi, gară, autogară sau port și locul delegării ori locul de cazare, precum și transportul efectuat pe distanța dintre locul de cazare și locul delegării)

2.4. Taxe și asigurări de călătorie și asigurări medicale aferente deplasării

3. Cheltuieli aferente diverselor achiziții de servicii specializate, pentru care beneficiarul ajutorului de minimis nu are expertiza necesară

4. Cheltuieli cu achiziția de active fixe corporale (altele decât terenuri și imobile), obiecte de inventar, materii prime și materiale, inclusiv materiale consumabile, alte

cheltuieli pentru investiții necesare funcționării întreprinderilor

5. Cheltuieli cu închirierea de sedii (inclusiv depozite), spații pentru desfășurarea diverselor activități ale întreprinderii, echipamente, vehicule, diverse bunuri

6. Cheltuieli de leasing fără achiziție (leasing operațional) aferente funcționării întreprinderilor (rate de leasing operațional plătite de întreprindere pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri mobile și imobile)

7. Utilități aferente funcționării întreprinderilor

8. Servicii de administrare a clădirilor aferente funcționării întreprinderilor

9. Servicii de întreținere și reparare de echipamente și mijloace de transport aferente funcționării întreprinderilor

10. Arhivare de documente aferente funcționării întreprinderilor

11. Amortizare de active aferente funcționării întreprinderilor

12. Cheltuieli financiare și juridice (notariale) aferente funcționării întreprinderilor

13. Conectare la rețele informatice aferente funcționării întreprinderilor

14. Cheltuieli de informare și publicitate aferente funcționării întreprinderilor

15. Alte cheltuieli aferente funcționării întreprinderilor

15.1. Prelucrare de date

15.2. Întreținere, actualizare și

dezvoltare de aplicații informatice

15.3. Achiziționare de publicații, cărți, reviste de specialitate relevante pentru operațiune, în format tipărit și/sau electronic

15.4. Concesiuni, brevete, licențe, mărci comerciale, drepturi și active similare

Contabilitatea întreprinderii trebuie să fie organizată separat (pe bază de conturi analitice), în contabilitatea generală a beneficiarului, iar operațiunile contabile trebuie sa demonstreze o transparență totală in ceea ce privește tranzacțiile, furnizând toate informațiile necesare.

Fondurile europene nerambursabile primite și subvențiile primite se evidențiază în contabilitate potrivit prevederilor și reglementărilor contabile aplicabile de către fiecare societate ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014. Fondurile și subvențiile se împart în două mari categorii:

• subvenţiile aferente activelor reprezintă subvenţii pentru acordarea cărora principala condiţie este ca entitatea beneficiară să cumpere, să construiască sau să achiziţioneze active imobilizate.

• subvenţiile aferente veniturilor cuprind toate subvenţiile, altele decât cele pentru active. Fondurile nerambursabile și subvențiile nu se înregistreaza direct în conturile de capital şi rezerve. La contabilizarea subvențiilor/fondurilor se asigură corelarea cheltuielilor finanţate din subvenţii cu veniturile aferente.

De reținut că se realizează corelarea cheltuielilor cu veniturile, nu a plăților sau cheltuielilor cu încasarea subvenției.

Pentru aceasta corelare :

Din punctul de vedere al contului de profit şi pierdere:

• în cursul fiecărei luni se evidenţiază cheltuielile după natura lor;

• la sfârşitul lunii se evidenţiază la venituri subvenţiile corespunzătoare cheltuielilor efectuate; Din punctul de vedere al bilanţului:

• creanţa din subvenţii se recunoaşte în corespondenţă cu veniturile din subvenţii, dacă au fost efectuate cheltuielile suportate din aceste subvenţii, sau pe seama veniturilor amânate, dacă aceste cheltuieli nu au fost efectuate încă;

• periodic, odată cu cererea de rambursare a contravalorii cheltuielilor suportate sau pe baza altor documente prin care se stabilesc şi se aprobă sumele cuvenite, se procedează la regularizarea sumelor înregistrate drept creanţă din subvenţii.

Subvenţiile si fondurile se recunosc, pe o bază sistematică, drept venituri ale perioadelor corespunzătoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenţii urmează să le compenseze.

Dreptul de a primii subvenția/ fondurile – se înregistrează ca şi creanţă si venit amânat la momentul aprobării finanţării

445	=	475	( pentru mijloace fixe peste 2500 fără cofinanțare)
		472	( pt. celelate cheltuieli fara cofinantare)

Subventii Venituri inregistrate in avans

1. Achiziţia imobilizărilor pentru care se primesc fondurile/subventiile se înregistrează ca o operaţiune distinctă de achiziţie active si constituirea datoriei aferentă acestora.

21x = 404

Imobilizări corporale Furnizori de imobilizări

Si ulterior amortizarea acestora :

68xx = 28xx

Și concomitent:

475 = 758 ( total amortizări mijloace fixe achiziționate din subvenții în luna în proporție de 100% )

2. Înregistrarea cheltuielilor aferente subvențiilor/fondurilor aferente veniturilor (materii prime, combustibil, cheltuieli de personal, servicii, etc).

6xx = 401

Cheltuieli Furnizori

Corelarea cheltuielilor efectuate cu veniturile aferente subvențiilor/fondurilor europene – recunoașterea venitului aferent fondurilor europene corespunzător cheltuielilor suportate în aceeași perioadă.

Pe măsura înregistrării cheltuielilor în conturile din clasa 6, are loc reluarea la venituri a sumelor din contul 472 “Venituri înregistrate în avans”, astfel:

472 = 741 ( total clasa 6 aferenta cheltuielilor din subvenții – altele decât mijloace fixe- în luna în proporție de 100% )

3.1 Monografie contabilă SRL ‌

Considerăm valoarea ajutorului nerambursabil 462.380 Lei împărțiți conform bugetului proiectului astfel:

262.380 lei - reprezintă imobilizări (corporale și necorporale):

162.380 lei – autoturism

70.000 lei – utilaje și echipamente

30.000 lei – licențe

Restul de 200.000 lei reprezintă:

150.000 lei – salarii

28.000 lei – materiale consumabile și alte cheltuieli

22.000 lei – chirie

4451 – 472 – 262.380 lei

4451 – 4751 – 200.000 lei

5121.01 – 4451 – 231.190 lei (5121.01 reprezintă contul de fonduri. Analiticul poate fi notat

cum vă este mai ușor).

14.000 lei - salarii

1.000 lei - materiale consumabile

10.000 lei – utilaje

1.000 lei – chirie

122 lei – taxe ONRC – sursă proprie, dar pe proiect (cheltuială eligibilă pe proiect și trecută în buget)

100 lei – comisioane bancare – sursă proprie, dar în afara proiectului (cheltuială neeligibilă pe proiect - nu este din buget)

641.01 – 421.01 – 14.000 lei (salarii brute 5*2.800 lei)

646.01 – 436.01 – 315 lei (CAM societate)

421.01 – %

444.01 – 785 lei (impozit 16%)

4316.01 – 3.500 lei (CAS 25%)

4315.01 – 1.400 lei (CASS 10%)

421.01 – 5121.01– 8.315 lei plata salariilor nete prin bancă

612.01 – 401 – 1.000 lei chirie

3028.01 – 401 – 1.000 lei materiale consumabile

6028.01 – 3028.01 – 1.000 lei dat în consum material consumabile Considerăm ca utilajele sunt din grupa 3.1.5 cu amortizare liniară pe 5 ani

10.000 lei : 60 luni = 166.66 lei/lună Intrare utilaje

2131.01 – 401/404 – 10.000 lei achiziția Plată furnizor

401/404 – 5121.01 – 10.000 lei

Înregistrare amortizare lunară 2813.01 – 2131.01 – 166.66

6811.01 – 2813.01 – 166.66

472 – 7411 – 16.315 lei (adică 14.315 lei salarii + 1.000 lei chirie + 1.000 lei materiale consumabile)

4751 – 7584 – 166.66 lei (cu amortizarea utilajelor) – se va face lunar pe parcursul celor 60 de luni de amortizare.

201.02 – 401 – 122 lei taxe înființare ONRC 401 – 5311 – 122 lei plată taxe ONRC

5311 – 4551 – aport numerar înființare firmă

627 – 5121.01 – comisioane bancare neeligibile pe proiect

5121.01 – 4551 – 100 lei – cheltuieli neeligibile – creditare firmă (așa se vor credita sumele din sursă proprie în contul curent subliniate în buget)

5121.01 – 581 – 100 lei (virament intern – transfer din contul curent).

3.2. Monografie contabila ONG ‌

Considerăm valoarea ajutorului nerambursabil 462.380 lei împărțiți conform bugetului proiectului astfel:

• 262.380 lei - reprezintă imobilizări (corporale și necorporale):

• 162.380 lei – autoturism

• 70.000 lei – utilaje și echipamente

• 30.000 lei – licențe

• 150.000 lei – salarii

• 28.000 lei – material consumabile și alte cheltuieli

• 22.000 lei – chirie

• 4451 – 472 – 262.380 lei

• 4451 – 4751 – 200.000 lei

• 5121.01 – 4451 – 231.190 lei (5121.01 reprezintă contul de fonduri. Analiticul poate fi notat cum vă este mai ușor).

• 14.000 lei - salarii

• 1.000 lei - materiale consumabile

• 10.000 lei – utilaje

• 1.000 lei – chirie

• 136 lei – taxă timbru și taxă denumire – sursă proprie, dar pe proiect (cheltuială eligibilă pe proiect și trecută în buget).

• 100 lei – comisioane bancare – sursă proprie, dar în afara proiectului (cheltuială neeligibilă pe proiect - nu este din buget)

• 641.01 – 421.01 – 14.000 lei (salarii brute 5*2.800 lei)

• 646.01 – 436.01 – 315 lei (CAM societate)

• 421.01 – %

• 444.01 – 785 lei (impozit 16%)

• 4316.01 – 3.500 lei (CAS 25%)

• 4315.01 – 1.400 lei (CASS 10%)

• 421.01 – 5121.01– 8.315 lei plata salariilor nete prin bancă

• 612.01 – 401 – 1.000 lei chirie

• 3028.01 – 401 – 1.000 lei materiale consumabile

• 6028.01 – 3028.01 – 1.000 lei dat în consum material consumabile

• Considerăm că utilajele sunt din grupa 3.1.5 cu amortizare liniară pe 5 ani

o 10.000 lei : 60 luni = 166.66 lei/luna

• Intrare utilaje

o 2131.01 – 401/404 – 10.000 lei achiziția

• Plată furnizor

o 401/404 – 5121.01 – 10.000 lei

Înregistrare amortizare lunară

• 2813.01 – 2131.01 – 166.66

• 6811.01 – 2813.01 – 166.66

• 472 – 7411 – 16.315 lei (adică 14.315 lei salarii + 1.000 lei chirie + 1.000 lei materiale consumabile)

• 4751 – 7584 – 166.66 lei (cu amortizarea utilajelor) – se va face lunar pe parcursul celor 60 de luni de amortizare.

• 2011.02 – 401 – 122 lei taxe înființare

• 401 – 5311 – 122 lei plată taxe ONRC

• 5311 – 4551 – aport numerar înființare firmă

• 627 – 5121.01 – comisioane bancare neeligibile pe proiect

• 5121.01 – 4551 – 100 lei – cheltuieli neeligibile – creditare firmă (așa se vor credita sumele din sursă proprie în contul curent subliniate în buget)

• 5121.01 – 581 – 100 lei – (virament intern – transfer din contul curent).

Anexa 1 – Cerere de plată tranșa I ‌

Denumirea entității ,

Beneficiar schemă de minimis

Denumirea entității ,

Administrator schemă de minimis

Nr. Data:

SC SRL, având datele de identificare menţionate mai jos, reprezentată legal

prin domnul/doamna ........................, identificat/ă cu C.I. seria ....., nr , eliberat la data de

..................., cu domiciliul în localitatea , solicit acordarea ajutorului de

minimis, transa I, in conformitate cu contractul de subvenție nr. …....... din data de ,

încheiat cu (denumirea administratorului schemei de minimis), in cadrul

proiectului „PHOENIX – RESPONSABILITATE PRIN ECONOMIE SOCIAL ÎN REGIUNILE NORD-EST, SUD-EST, SUD-MUNTENIA ȘI SUD-VEST OLTENIA” COD SMIS POCU/449/4/16/1280244

Denumire beneficiar schemă de minims: ................................

Codul unic de înregistrare: ................................

Număr Registrul Comerțului: ..........................

Sediul/Adresa: ................................

Telefon ................................, E-mail ................................

Cont bancar dedicat proiectului ................................, deschis la ................................

Valoare contract de subvenție: ..............................

Procent tranșa I: ……………………………………………………

Valoarea solicitată din ajutorul de minimis, tranșa I: .............................. lei (în cifre)/

.................................... lei (în litere).

Reprezentantul legal al SC SRL

Numele: ................................

Funcţia: ................................

Semnătura: ................................

Data semnării: ................................

Anexa 2 - PV de analiza dosar tranșa I ‌

Denumire document	Completat (se bifează cu “X” dacă documentul există la dosar și are toate semnăturile aferente
Contract de subvenție
Decizie de acordare a finantarii
Certificat de înregistrare în Registrul Comerțului - CUI; Certificat de inscriere in Registrul asociatiilor si fundatiilor
Act Constitutiv/ Statut al firmei/ ONG
Certificat constatator emis în temeiul art. 17 ind.1 din Legea nr. 359/ 2004 privind simplificarea formalităţilor la înregistrarea în registrul comerţului a persoanelor fizice, asociaţiilor familiale şi persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum şi la autorizarea funcţionării persoanelor juridice de către Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul competent;
Certificat constatator extins care prezintă informații privind identificarea și starea la zi a firmei emis de către Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul competent;
Cerere de acordarea a subvenției Transa I;
Copie deschidere cont bancar al titularului subvenției;
Extras de cont pentru contul de management al grantului;
Formular de identificare financiara pentru contul de management al grantului
Xxxxx Xxxxx de identitate reprezentant legal;

Certificat de informare - eliberat de ONRC din care sa rezulte ca aplicantul nu are calitatea de asociat majoritar in alte intreprinderi;

Certificat de grefa- eliberat de Judecatoria de pe raza orasului unde s-a constituit ONG-ul din care sa rezulte componenta Consiliului director

Dl/Dna ………………………………. În calitate de reprezentant legal al a depus

la dosarul de acordare a subvenției toate documentele solicitate conform procedurii de acordare a subvenției.

Prezentul proces-verbal de constater, conține 2 (două) file și a fost încheiat azi, ……………….. .

Intocmit de,

Anexa 3 – Cerere de plată tranșa II ‌

Denumirea entității ,

Beneficiar schemă de minimis

Denumirea entității ,

Administrator schemă de minimis

Nr. Data:

....................................... , având datele de identificare menţionate mai jos, reprezentată legal prin

domnul/doamna ........................, identificat/ă cu C.I. seria ....., nr. .........., eliberat la data de

..................., cu domiciliul în localitatea ...................................., solicit acordarea ajutorului de minimis, xxxxxx XX, în conformitate cu contractul de subvenție nr. …....... din data de ,

încheiat cu (denumirea administratorului schemei de

minimis), în cadrul proiectului „PHOENIX – RESPONSABILITATE PRIN ECONOMIE SOCIAL ÎN REGIUNILE NORD-EST, SUD-EST, SUD-MUNTENIA ȘI SUD-VEST OLTENIA” COD SMIS POCU/449/4/16/1280244

Denumire beneficiar schemă de minims: ................................

Codul unic de înregistrare: ................................

Sediul/ Adresa: ................................

Telefon ................................, E-mail ................................

Cont bancar dedicat proiectului ................................, deschis la ................................

Valoare contract de subvenție: ..............................

Procent tranșa II: ……………………………………………………

Valoarea solicitată din ajutorul de minimis, tranța II: .............................. lei (în cifre)/

.................................... lei (în litere).

Reprezentantul legal al .......................................

Numele: ................................

Funcţia: ................................

Semnătura: ................................

Data semnării: ................................

Anexa 4 - PV de analiza dosar xxxxxx XX x

Denumire document	Completat (se bifează cu “X” dacă documentul există la dosar și are toate semnăturile aferente
Contract de subvenție
Certificat de înregistrare în Registrul Comerțului - CUI; Certificat de inscriere in Registrul asociatiilor si fundatiilor
Certificat constatator extins care prezintă informații privind identificarea și starea la zi a firmei emis de către Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul competent;
Cerere de acordarea a subvenției Xxxxxx XX;
Extras de cont pentru contul de subventie;
Anexa 8 – Evidenta cheltuielilor din care rezultă îndeplinirea condiției pentru acordarea Xxxxxxx XX – semnat de beneficiarul ajutorului de minimis;

Dl/Dna ………………………………. În calitate de reprezentant legal al S.C. ……………………

S.R.L. a depus la dosarul de acordare a subvenției toate documentele solicitate conform procedurii de acordare a subvenției.

Prezentul proces-verbal de constater, conține 1 (o) filă și a fost încheiat azi, ……………….. .

Întocmit de,

Anexa 5 – Cerere rambursare ‌

Denumirea entitatii ,

Beneficiar schema de minimis

Denumirea entitatii ,

Administrator schema de minimis

Nr. Data:

SC SRL, având datele de identificare menţionate mai jos, reprezentată legal

prin domnul/doamna ........................, identificat/ă cu C.I. seria ....., nr , eliberat la data de

..................., cu domiciliul în localitatea , declar că în perioada mai sus

menționată am realizat plați in valoare de lei, în conformitate cu Evidența cheltuielilor

atașată,

Denumire beneficiar schema de minims: ................................

Codul unic de înregistrare: ................................

Număr Registrul Comerțului: ..........................

Sediul/Adresa: ................................

Telefon ................................, E-mail ................................

Reprezentantul legal al SC SRL

Numele: ................................

Funcţia: ................................

Semnătura: ................................

Data semnării: ................................

Anexa 6 – Lista orientativă a documentelor justificative ‌

Lista orientativă a documentelor justificative

Categoria de

cheltuială

Documente justificative – în vederea

aprobarii platii

Pentru cererea de rambursare

Cheltuieli cu achiziția de active fixe corporale şi necorporale, dotări, materii prime, materiale consumabile, obiective de inventar

-Documentele justificative ale achiziției (comandă/contract, factură sau altele, după caz);

- documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor (procese- verbale de predare-primire, procese- verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate sau altele, după caz).

-nota de conformitate achizitie

- certificat de garanție;

- asigurare aferentă echipamentelor / utilajelor (dacă beneficiarul a optat pentru asigurarea acestora).

În cazul achiziţiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant.

-Documentele justificative ale achiziției (comandă/contract, factură sau altele, după caz);

- documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor (procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate sau altele, după caz).

-nota de conformitate achizitie

- certificat de garanție;

- asigurare aferentă echipamentelor / utilajelor (dacă beneficiarul a optat pentru asigurarea acestora)

-Ordinul de plată

-Extrasul de cont

-Documente contabile, după cum urmează:

--Fişa mijlocului fix, pentru achiziţia de mijloace fixe –se va consulta persoana responsabilă de gestiunea contabilă a societăţii

--Registrul obiectelor de inventar, pentru achiziţia de obiecte de inventar – se va consulta persoana responsabilă de gestiunea contabilă a societăţii

--Bon de consum pentru materialele consumabile şi materii prime

-Alte documente, atunci când Experţii decontare schemă de minimis tehnic/financiar consideră necesar.

Cheltuieli salariale

-nota de conformitate resurse umane (primita de la expertul de monitorizare desemnat)

-foi colective de prezență;

-stat de plata / salarii;

-nota de conformitate resurse umane (primita de la expertul de monitorizare desemnat)

-foi colective de prezență;

-stat de plata / salarii;

-Ordinul de plată a salariului net către angajat, pentru fiecare persoană angajată şi pentru care se decontează sume din schema de minimis

-Ordinul/ordinele de plată a contribuţiilor sociale şi asiguratorii de stat pentru fiecare persoană angajată şi pentru care se decontează sume din schema de minimis

- Ordinul de plată CUMULAT a contribuţiilor sociale şi asiguratorii de stat pentru toate contractele de muncă, însoţit de Declaraţia 112

-Extrasul de cont aferent plăţilor salariului/salariilor nete şi a contribuţiilor sociale şi asiguratorii de stat

-Alte documente, atunci când experţii monitorizare schema de minimis consideră necesar

Cheltuieli cu chiria

-contractul de prestări servicii/achiziție/comanda (dacă este cazul);

- factura fiscală;

-contractul de prestări servicii/achiziție/comanda (dacă este cazul);

- factura fiscală;

	- nota de conformitate achizitie (primita de la responsabilul de monitorizare)	- nota de conformitate achizitie (primita de la responsabilul de monitorizare) - documente ce atestă prestarea serviciilor, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese- verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate s.a. - alte documente justificative, după caz; -Ordinul de plată -Extrasul de cont -Alte documente, atunci când expertul decontare schemă de minimis tehnic / financiar consideră necesar Notă: nu este permisă plata în numerar a chiriei. Plata se face exclusiv prin transfer bancar.
	- documente ce atestă prestarea serviciilor, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor: procese- verbale de predare-primire, procese- verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate s.a.
	- alte documente justificative, după caz;
	Contractele cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.
	Actele adiționale se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.
	-contractul de prestări	-contractul de prestări
	servicii/achiziție/comanda (dacă este	servicii/achiziție/comanda (dacă este
	cazul);	cazul);
	- nota de conformitate achizitie (primita	- nota de conformitate achizitie
	de la responsabilul de monitorizare)	(primita de la responsabilul de
Cheltuieli cu utilităţi		monitorizare)
	- factura fiscală;
	- documente ce atestă prestarea	- factura fiscală;
	serviciilor, respectiv furnizarea	- documente ce atestă prestarea
	produselor/prestarea serviciilor: procese-	serviciilor, respectiv furnizarea
	verbale de predare-primire, procese-	produselor/prestarea serviciilor:

	verbale de recepție, procese-verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate s.a. - alte documente justificative, după caz; Contractele cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată. Actele adiționale se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.	procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepție, procese- verbale de punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate s.a. - alte documente justificative, după caz; -Ordinul de plată -Extrasul de cont -Alte documente, atunci când expertul decontare schemă de minimis tehnic / financiar consideră necesar Notă: nu este permisă plata în numerar a chiriei. Plata se face exclusiv prin transfer bancar.
	Documentele justificative ale achiziției	Documentele justificative ale
	(comandă/contract, factură sau altele,	achiziției (comandă/contract, factură
	după caz);	sau altele, după caz);
	- nota de conformitate achizitie (primita	- nota de conformitate achizitie
	de la responsabilul de monitorizare)	(primita de la responsabilul de
Cheltuieli cu servicii (contabilitate, marketing, juridic, alte servicii specializate)	- documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor (procese- verbale de predare-primire, procese- verbale de recepție, procese-verbale de	monitorizare) - documentele care dovedesc realizarea achiziției, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor (procese-verbale de
Cheltuieli cu leasing-ul	punere în funcțiune/acceptanță, NIR, bon de consum, rapoarte de activitate sau	predare-primire, procese-verbale de recepție, procese-verbale de punere în
	altele, după caz).	funcțiune/acceptanță, NIR, bon de
		consum, rapoarte de activitate sau
	2. Livrabile aferente serviciului prestat,	altele, după caz).
	după caz:

- documente ce atestă prestarea

serviciilor;

- materiale promoționale efectuate (mostre, print-uri, conținut digital) ;

- specificațiile tehnice finale ale software-ului personalizat;

- agendă, listă de prezență a invitaților, poze pentru organizarea de evenimente;

- alte documente justificative ce probează prestarea serviciilor descrise prin contractele încheiate cu furnizorii.

Contractele de servicii cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.

Actele adiționale la contractele de servicii se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.

Serviciile de consultanța pentru implementarea planului de afaceri nu este eligibilă în cadrul acestor tipuri de proiecte.

2. Livrabile aferente serviciului

prestat, după caz:

- documente ce atestă prestarea serviciilor;

- materiale promoționale efectuate (mostre, print-uri, conținut digital) ;

- specificațiile tehnice finale ale software-ului personalizat;

- agendă, listă de prezență a invitaților, poze pentru organizarea de evenimente;

- alte documente justificative ce probează prestarea serviciilor descrise prin contractele încheiate cu furnizorii.

Contractele de servicii cu executare succesivă se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată.

Actele adiționale la contractele de servicii se prezintă o singură dată, respectiv la prima plată efectuată de la intrarea aceastora în vigoare.

Serviciile de consultanța pentru implementarea planului de afaceri nu este eligibilă în cadrul acestor tipuri de proiecte.-Ordinul de plată

-Extrasul de cont

-Alte documente, atunci când expertul monitorizare schemă de minimis tehnic / financiar consideră necesar

	1. Factura fiscală sau alt document de	1. Factura fiscală sau alt document
	plată emis de instituţia abilitată prin care	de plată emis de instituţia abilitată
	se adevereşte plata taxei	prin care se adevereşte plata taxei
Cheltuieli cu taxele: de înfiinţare şi/sau de funcţionare (avize, autorizaţii ş.a.)	2. Xxxxxx, autorizaţia, acreditarea, certificarea în cauză 3. Alte documente, atunci când expertul monitorizare schemă de minimis tehnic / financiar consideră necesar	2. Xxxxxx, autorizaţia, acreditarea, certificarea în cauză 3. Ordinul de plată sau chitanţa 4. Extrasul de cont, după caz 5. Înregistrarea în contabilitatea firmei a cheltuielilor de constituire 6. Alte documente, atunci când
		expertul decontare schemă de
		minimis tehnic / financiar consideră
		necesar
	-ordinul de deplasare completat corespunzător și având toate semnăturile și ștampilele care dovedesc efectuarea deplasării;	-ordinul de deplasare completat corespunzător și având toate semnăturile și ștampilele care dovedesc efectuarea deplasării;
	-factură fiscală pentru serviciile de cazare, emisă pe numele firmei și având la delegat persoana care a beneficiat de respectivele servicii;	-factură fiscală pentru serviciile de cazare, emisă pe numele firmei și având la delegat persoana care a beneficiat de respectivele servicii;
Cheltuieli cu deplasarea, transportul, cazarea şi hrana	-bon fiscal de combustibil (cu CUI-ul firmei pe el) sau bilet de tren/mijloc de transport în comun; -foaia de parcurs completata corespunzator si semnata de titular, insotita de hartă cu traseul urmat (la deplasarea cu autovehiculul);	-bon fiscal de combustibil (cu CUI-ul firmei pe el) sau bilet de tren/mijloc de transport în comun; -foaia de parcurs completata corespunzator si semnata de titular, insotita de hartă cu traseul urmat (la deplasarea cu autovehiculul);
	- centralizator privind cheltuielile cu deplasarea care va reflecta: bonurile fiscale de combustibil, ordinele de deplasare, numarul de Km parcursi, ruta, litrii de combustibil consumati. Combustibilul va fi decontat in limita a 7.5 litri la suta de Km, conform legislatiei in vigoare	- centralizator privind cheltuielile cu deplasarea care va reflecta: bonurile fiscale de combustibil, ordinele de deplasare, numarul de Km parcursi, ruta, litrii de combustibil consumati. Combustibilul va fi decontat in limita a 7.5 litri la suta de Km, conform legislatiei in vigoare - Ordinul de plată sau chitanţa -Extrasul de cont

-Alte documente

Anexa 7 – Cerere decontare sume înaintate din fonduri proprii ‌

SC ....................................... SRL, având CUI……………….., reprezentată legal prin domnul/doamna

........................, identificat/ă cu C.I. seria ....., nr. .........., eliberat la data de ..................., cu domiciliul în localitatea ...................................., solicit decontarea sumei de……....lei din cadrul proiectului “Phoenix – responsabilitate prin economie sociala in regiunile Nord-Est, Sud-Est, Sud-Muntenia si Sud-Vest Oltenia”, COD SMIS 128024, după cum urmează:

Solicit rambursarea cheltuielilor din contul de proiect: IBAN:……………………………………………..

Deschis la:…………………………………………

in contul bancar al întreprinderii sociale: IBAN:……………………………………………..

Deschis la:…………………………………………

Reprezentantul legal al SC SRL

Numele: ................................

Funcţia: ................................

Semnătura: ................................

Data semnării: ................................

Anexa 8 – Evidența cheltuielilor conform bugetului ‌

Evidența cheltuielilor conform bugetului va fi pusă la dispoziția beneficiarilor, împreună cu celelalte anexe, în format editabil.

PARTEA I 2

DECONTAREA SUMELOR PRIMITE CU TITLU DE SUBVENȚIE 2

1. Informații generale

Denumire cheltuiala

Nr. document
justificativ

Data document
justificativ

Valoare fara TVA

Valoare totala