ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Prezentul acord („Acordul”) a fost încheiat astăzi, de către şi între:
1. _, (în continuare „CURSANTUL”), domiciliat în _ str. , nr. , bl. sc. _et. ap. _, judetul _, posesor al C.I. seria _nr. _, eliberata de
, la data de ; și
2. SC D&M AUTODRIVE SRL (în continuare „PRESTATORUL” ), cu sediul social în STR MALURENI ,NR 2, sector 3, înmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J40/8924/2022, Cod Unic de Inregistrare 46108109, reprezentată prin XX.
XXXXXXX XXXXXX , avand functia de PERSOANA DESEMNATA (împreună “Părţile”)
AVÂND ÎN VEDERE:
(A) Contractul încheiat între Client și Furnizor la data de , având ca obiect efectuarea de cursuri de pregatire teoretica si practica in vederea sustinerii examenului pentru obtinerea permisului de conducere auto categoria/-le („Contractul-Cadru”);
(B) În contextul executării Contractului-Cadru, PRESTATORUL va acționa ca persoană împuternicită a CURSANTULUI, (procesator), prelucrând o serie de date cu caracter personal în numele și pe seama acestuia (acționând în calitate de operator);
PRIN URMARE, Părţile agreează următoarele:
1. Definiții și terminologie
1.1. Termenii „operator", „persoana împuternicită”, „persoană vizată", „date cu caracter personal", „prelucrare" și
„Autoritate de Supraveghere" vor avea înțelesul atribuit acestora în Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) (accesibil
online la xxxxx://xxxx- xxxx.xx/).
2 . Obiectul Acordului
2.1. Obiectul acestui Acord constă în prelucrarea de către Xxxxxxxx, în numele și pe seama Clientului si pentru scopul executării Contractului-Cadru, a datelor cu caracter personal ale Persoanelor Vizate ( „Datele cu Caracter Personal”
) [după cum acestea sunt indicate în Anexa 1 la prezentul Acord].
2.2. În executarea prezentului Acord, Părtile se obligă să respecte legislația aplicabilă, i.e. legislația Uniunii Europene și/sau legislația română aplicabilă Părților si, în particular, legislația privind protecția datelor cu caracter personal (inclusiv prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) (denumită în continuare „Legislația Aplicabilă”).
3. Obligațiile Furnizorului
3.1. Furnizorul va prelucra Datele cu Caracter Personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, cu excepția cazului în care prelucrarea Datelor cu Caracter Personal este impusă (prin Legislația Aplicabilă). În acest din urmă caz, dacă Legislația Aplicabilă permite, înainte de a iniția prelucrarea Datelor cu Caracter Personal, Furnizorul va informa Clientul, prin orice mijloace (inclusiv e-mail), cu privire la cerința legală care impune respectiva prelucrare.
3.2. Furnizorul va informa (inclusiv verbal, de exemplu telefonic) Clientul, de îndată ce este posibil în mod rezonabil, dacă în opinia sa o instrucțiune a Clientului încalcă prevederile Legislației Aplicabile si, prin urmare, Furnizorul se găsește în imposibilitate de a da curs instrucțiunii Clientului.
3.3. Furnizorul va implementa măsuri tehnice și organizatorice pentru a asigura un nivel de securitate adecvat
riscului antrenat de prelucrarea Datelor cu Caracter Personal în baza prezentului Acord, prin raportare la caracteristicile
prelucrării (e.g. natura Datelor cu Caracter Personal, scopurile și contextul prelucrării etc.), stadiul actual al tehnologiei și costurile implementării.
3.4. Furnizorul se va asigura că persoanele care acționează sub autoritatea sa și care au acces la Datele cu Caracter Personal sunt ținute să respecte confidențialitatea acestor informații, fie (i) în baza unui acord de confidențialitate sau a unui alt aranjament similar încheiat cu Furnizorul, fie (ii) în baza unei obligații legale de confidențialitate.
3.5. În măsura în care este posibil potrivit cu circumstanțele (inclusiv ținând seama de specificul prelucrării și a informațiilor aflate la dispoziția sa), Furnizorul:
3.5.1 va transmite Clientului o copie a cererilor Persoanelor Vizate privind exercitarea drepturilor acestora în legătură cu prelucrarea Datelor cu Caracter Personal în baza prezentului Acord.
3.5.2 va asista Clientul în implementarea măsurilor tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru a răspunde cererilor de exercitare a drepturilor de către Persoanele Vizate.
3.5.3. va notifica Clientul prin orice mijloace (inclusiv e-mail), cât de repede posibil în mod rezonabil, cu privire la orice incident de securitate privind Datele cu Caracter Personal de care Furnizorul are
cunoștință. Notificarea va include informații relevante pentru a permite Clientului să-si îndeplinească obligațiile de raportare sau, după caz, de notificare prevăzute de art. 33 din GDPR, fiind înțeles că: (a) obligația de notificare din cadrul prezentei clauze se referă la acele incidente legate în mod direct de activitatea Furnizorului derulată în baza prezentului Acord, (b) în funcție de circumstanțe, furnizarea informațiilor relevante către Client se va putea realiza si etapizat, pe măsură ce acestea devin disponibile Furnizorului, (c) orice divulgare a incidentului de securitate se va putea realiza de către Client numai după (i) avizarea conținutului informării de către Xxxxxxxx – pentru divulgările realizate în baza unei obligații legale a Clientului, respectiv (ii) aprobarea conținutului informării de către Xxxxxxxx – pentru alte divulgări decât cele indicate la pct. (i) de mai sus.
3.5.4 va oferi asistență Clientului, la cererea acestuia, în legătură cu evaluări ale impactului asupra protecției datelor și, după caz, consultări prealabile ale Autorităților de Supraveghere, pe care Clientul le consideră în mod rezonabil necesare conform Art. 35 sau 36 din GDPR, în fiecare situație exclusiv în legătură cu prelucrarea Datelor cu Caracter Personal în baza prezentului Acord. (v. document).
4. Subcontractare
4.1. Toate subcontractările realizate de către Xxxxxxxx în legătură cu obiectul prezentului Acord în vigoare la data semnării prezentului Acord vor continua să producă efecte, sub rezerva asigurării de către Furnizor a respectării obligațiilor prevăzute de Clauza 4.2 de mai jos întrun termen rezonabil de la data semnării Acordului, care în niciun caz nu va putea fi mai lung de 45 zile.
4.2. Furnizorul va putea desemna o terță persoană („Subcontractant”) care să îndeplinească, total sau parțial, obiectul prezentului Acord, prelucrând Datele cu Caracter Personal în numele si pe seama Clientului, cu condiția ca Subcontractantul să fie ținut față de Furnizor de obligații substanțial similare cu cele prevăzute de prezentul Acord.
4.3. Furnizorul va notifica Clientului numirea Subcontractantului, prin orice mijloace (inclusiv email) indicând (a) datele de identificare ale Subcontractantului, respectiv (b) operațiunile de prelucrare a Datelor cu Caracter Personal care vor fi realizate de Subcontractant. Clientul se va putea opune numirii Subcontractantului în termen de 3 (trei) zile de la primirea notificării, pentru motive justificate temeinic și, în orice caz, strâns legate de aspecte ce țin de protecția datelor cu caracter personal (care vor fi comunicate în scris Furnizorului).
5. Audit
5.1. Furnizorul va pune la dispoziția Clientului, la solicitarea acestuia, toate informațiile rezonabil necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor asumate prin prezentul Acord.
5.2. Furnizorul va permite Clientului să auditeze respectarea de către Xxxxxxxx a obligațiile prevăzute în acest Acord, fiind înțeles că un asemenea audit va putea fi realizat cel mult [odată pe an].
5.3. Clientul va notifica Furnizorului intenția de efectuare a auditului cu cel puțin 45 zile anterior datei propuse. În funcție de împrejurări, Furnizorul va putea solicita o amânare a auditului, care în niciun caz nu va putea depăși 60 de zile de la data propusă.
5.4. Părțile vor stabili de comun acord durata și programul sesiunilor de audit, fiind înțeles că programul va fi astfel stabilit încât să nu afecteze în niciun fel derularea normală a activității Furnizorului. În orice caz, auditul (i) va putea fi derulat doar în zilele lucrătoare si în cadrul orelor de program al Furnizorului, (ii) va putea viza exclusiv aspectele direct legate si relevante pentru a stabili modul de respectare a obligațiilor asumate conform prezentului Acord, (iii) va fi condiționat de semnarea unui angajament de confidențialitate specific de către consultanții/ reprezentanții Clientului.
6. Costuri
6.1. Clientul va suporta toate costurile / cheltuielile derivând din / în legătură cu:
- asistența acordată Clientului sau alte acțiuni întreprinse conform Clauzei 3.5. de mai sus;
- auditul derulat conform xxxxxxx 5 de mai sus.
6.2. Plata sumelor aferente se va realiza de către Client în termen de 15 zile de la data primirii de la Client a documentelor justificative relevante (v. document).
7. Încetare. Efecte
7.1. Prezentul Acord va înceta:
- În mod automat, la data încetării Contractului-Cadru, din orice motive și în conformitate cu prevederile acestuia;
- Prin denunțare unilaterală de către Xxxxxxxx, dacă obiectul acestuia nu mai poate fi adus la îndeplinire sau, după caz, aducerea la îndeplinire ar deveni oneroasă pentru Furnizor.
- Pe durata Contractului-Cadru, prin acordul scris al Părților.
7.2. În termen de maxim 30 zile de la data încetării Acordului, Furnizorul:
- În funcție de instrucțiunea Clientului (i) va returna Clientului copiile Datelor cu Caracter Personal pe care le prelucrează exclusiv în baza Acordului; sau (ii) va șterge Datele cu Caracter Personal din evidentele si sistemele sale.
- va șterge din evidentele si sistemele sale copiile Datelor cu Caracter Personal pe care le prelucrează exclusiv în baza Acordului, în cazul în care Furnizorul optează pentru restituirea Datelor cu Caracter Personal conform pct.(i) de mai sus.
7.3. Prin excepție de la obligația de ștergere a Datelor cu Caracter Personal prevăzută de clauza 7.2. de mai sus, Furnizorul va putea păstra si, după caz, prelucra Datele cu Caracter Personal dacă:
- Păstrarea si/ sau altă prelucrare este impusă prin Legislația Aplicabilă și doar în măsura și pentru perioada impusă de Legislația Aplicabilă.
- Furnizorul prelucrează respectivele Date cu Caracter Personal pentru alt scop, în conformitate cu Legislația Aplicabilă.
8. Prevederi finale
8.1. Acest Acord face parte integrantă din Contractul-Cadru [și se constituie ca Anexa nr. 2 la acesta. În cazul unor discrepante între prevederile acestui Acord și orice alte acorduri între Părți, inclusiv Contractul-Cadru, prevederile prezentului Acord vor prevala.
8.2. Oricare dintre Părți poate solicita modificarea prevederilor acestui Acord în cazul în care modificarea solicitată este necesară pentru conformarea de către Părți cu Legislația Aplicabilă. În acest caz, Părțile vor negocia cu bună-credință modificările necesare pentru conformarea adecvată la cerințele impuse de Legislația Aplicabilă, păstrând pe cât posibil spiritul comercial și efectul economic avut în vedere de Părți la încheierea Contractului- Cadru si a prezentului Acord.
Prezentul Acord a fost încheiat în 2 (două) exemplare, câte unul pentru fiecare parte, în limba română, la data menționată mai sus.
Pentru și în numele Pentru și în numele
SC D&M AUTODRIVE SRL Cursant/Client:
Prestatorul, ……………………………………………………………..
Persoana desemnata, Semnatura
XXXXXXX XXXXXX
ANEXA 1
DETALII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
1. Categorii de Date cu Caracter Personal
1.1. Numele, prenumele, data nasterii si locul, domiciliul sau resedinta, prenumele parintilor, seria si nr. actului de identitate si a permisului de conducere auto, cursant predefinit în contract;
1.2. Adresa de email cursant predefinit în contract;
1.3. Număr de telefon cursant predefinit în contract;
1.4. Datele privind cazierul judiciar al cursantului, rezultatele obtinute la examenele teoretice si practice, rezultatele obtinute
la examenele medicale si psihologice aferete cursului, prezenta la orele de curs privind pe cursant;
1.5. Date cu caracter personal conținute de orice documente prezentate de cursant ( copie CI, copie permis conducere auto, hotarare judecatoreasca, etc.);
1.6. Comunicarea ON-LINE, la Ministerul Transporturilor, (la punctele de lucru ale Prestatorului daca situatia o impune), a
datelor personale, efectuarea orelor de pregatire teoretica si practica, precum si a rezultatelor obtinute la examenele sustinute pe perioada cursurilor.
2. Persoane Vizate
2.1. Cursantii.
3. Descrierea operațiunilor de prelucrare
3.1. ServiciiIe furnizate de SC UTIL TOUR TEHNOLOGY. SRL presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:
3.1.1 Inscrierea in vederea efectuarii de cursuri de legislatie rutiera, specifica, mecanica, conducere preventiva, prim ajutor, pregatire practica si teme specifice in functie de categoria profesionala de pregatire care se efectueaza, operatiune care va cuprinde:
- cererea de inscriere, contractul de prestari servicii (contractul de scolarizare);
- xerocopii ale actului de identitate si a permisul de conducere (daca este cazul);
- cazierul judiciar sau daca este cazul, declaratie pe proprie raspundere ca nu este inscris cu fapte in acesta; - fisa medicala tip auto;
- cazierul ruter;
3.1.2 Inscrierea in Registrul de Evidenta al Cursantilor al Prestatorului, inscriere in sistemul on-line al A.R.R. a cursantului, utilizand datele personale ale acestuia.
3.1.3. Pe timpul perioadei de scolarizare se vor desfasura urmatoarele operatiuni:
- intocmirea caietului cursantului;
- completarea catalogului grupei de pregatire;
- intocmirea fisei de scolarizare a cursantului;
- efectuarea periodica de examene la legislatia rutiera si pregatirea practica, insotite de comunicarea si consemnarea rezultatelor catre cursanti si on-line la A.R.R.;
- comunicarea in siguranta intre punctele de lucru ale prestatorului a datelor personale ale cursantului, atunci cand situatia o impune, atat pentru buna desfasurare a activitatii, cat si pentru achitarea angajamentului contractual fata de client/cursant;
- completarea si semnarea caietului cursantului dupa fiecare ora de pregatire practica;
- introducerea in aplicatia A.R.R., a datelor personale ale cursantului, precum si a prezentei la orele curs;
- eliberarea de adeverinte privind orele suplimentare efectuate;
- completarea on-line si pe suport de xxxxxx a finalizarii pregatirii.
Datele de stare civila si celelalte date folosite in procesul inscrierii la curs, al pregatirii si la finalizarea cursului, ofera posibilitatea identificarii cursantului, prezentei la cursurile teoretice si de pregatire practica in cadrul scolii. Toate aceste date se folosesc in beneficiul cursantului si pentru buna desfasurare a orelor de pregatire.
Pentru și în numele Pentru și în numele
SC D&M AUTODRIVE SRL Cursant/Client:
Prestatorul ……………………………………………………………………..
Persoana desemnata, Semnatura