Manualul Expozantului

Nr.359/11.12.2023

Manualul Expozantului

Anexa nr.1 la Contractul de Participare Targ RoEnergy Timisoara, 25-27 Septembrie 2024

Conditii de Participare

A. Definitii si Prevederi generale.

1.Targul RoEnergy South-East Europe, Romania, Timişoara – Targ International de Energii Regenerabile şi Eficienta Energetica ( denumit pe scurt si Targ RoEnergy Timişoara) este organizat de catre SC R.E.S. GROUP SRL, Str. Predeal, nr.9, Bl.0,Xx.X, Xxxx, Xxxxxxx, telefon/fax + 00 000000000, website xxx.xxxxxxxx.xx, e-mail: xxxx@xxxxxxxx.xx, inregistrata la Registrul Comertului J02/16/05.01.2007 Arad, C.U.I RO 20437841, IBAN XX00 XXXX 0000 0000 X000 00XX (EUR) ; SWIFT XXXXXX00XXX, IBAN RO79 BTRL

0020 1202 N941 95XX (RON), societate denumita in continuare „Organizator”, iar targul poate fi denumit : expozitie, targ, eveniment, manifestare, conferinte, care cuprinde atat expunerea produselor cat si celelalte programe: conferinte, mese rotunde, workshop-uri, concursuri sau alte activitati similare corespunzatoare.

2. Organizatiile, societatile comerciale, pfa ori celelalte forme juridice care expun produse, servicii ori care prezinta alocutiuni verbale ori lucrari scrise in cadrul targului sunt denumiti generic participaţi : expozanti, co-expozanti, vizitatori, speakeri, conferentiari, precum si alte entităţi similare. Un expozant poate reprezenta o singura organizatie ori mai multe organizatii, caz in care avem de-a face cu co-expozanţi.

3. Locul de desfasurare al targului RoEnergy Timişoara 2024 este: Pavilion Expovest (Hotel Senator), Calea Lugojului, nr.7, Cod Poştal: 307200, Ghiroda, jud. Timiş, Romania. Orice modificari ulterioare a locaţiei, datorate unor cauze de forta majora ori altor cauze economice ori de alta natura, trebuie anunţate in scris participanţilor in cel mai scurt timp posibil de la producerea acestora. Prezentul document se aplica intocmai şi noii locaţii de desfasurare a targului, in cazul schimbarii locatiei, fara a mai fi necesare alte formalitati suplimentare.

4. Data deschiderii si inchiderii evenimentului, orarul de functionare sunt prevazute pe website. Detalii privind inscrierea participantilor si conditiile de participare la targ sunt prevazute si reglementate in Contractul de Participare Targ RoEnergy Timisoara 25-26-76 Septembrie 2024. Reglementarile din prezentul document, intitulat Anexa nr 1 la Contractul de Participare Targ RoEnergy Timişoara - Conditii de Participare si Anexa nr 2 la Contractul de Participare Targ RoEnergy Timişoara- Reglementari Tehnice, sunt completate cu reglementarile din Contractul de Participare la Targul RoEnergy Timişoara 2024.

5. Precizare: manifestarea cu public ( vizitarea expozitiei, respectiv participarea la celelalte manifestari ale targului, conferinte, worshop, mese rotunde etc) a Targului RoEnergy Timisoara are loc in zilele de 25, 26, 27 Septembrie 2024, potrivit programului postat pe website, in timp ce pregatirea expozitiei ( montarea si amenajarea standurilor expozantilor etc) se desfasoara, inainte de deschiderea oficiala a expozitiei, in zilele de 23 si 24 septembrie 2024, motiv pentru care Contractul de participare la Targul RoEnergy Timisoara 2024 are cuprinse in titulatură zilele de 25,26,27 Septembrie 2024, Manualul Expozantului ( Anexa nr. 1, Anexa nr.2) acoperind toata perioada 23 - 27 Septembrie 2024, toate datele calendaristice antementionate fiind interpretate in sensul corespunzator aratat.

6. Relatiile contractuale dintre Organizator si participanti sunt reglementate prin Contractul de participare, Anexa nr 1 ( Conditii de participare ) si Anexa nr 2 ( Reglementari tehnice ) formularele existente pe website: www. xxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx, politica de confidentialitate, cookies.Toate aceste documente sunt aduse la cunostiinta participantilor prin una ori mai multe din urmatoarele cai de comunicare: e mail, posta, telefon, dupa caz.

B. Inscrierea participantilor si acceptarea conditiilor de participare

1. Inscrierea la targ se face in urma completarii si semnarii formularelor si documentelor de inscriere la targ de persoanele imputernicite sa faca acest lucru. Pentru ca inscrierea sa poata fi valabila este necesar ca formularele si documentele de inscriere sa ajunga la organizator in termenul limita mentionat de acesta, iar organizatorul sa accepte inscrierea participantilor respectivi, in afara de cazul in care exista alte conventii intre cele doua parti.

2. Din momentul acceptarii inscrierii participantilor intra in vigoare toate documentele contractuale incheiate intre cele doua parti. Partile care se fac vinovate de nerespectarea acestora datoreaza plata unor daune incepand cu aceasta data.

3. Organizatorul isi rezerva dreptul sa anuleze inscrierea oricarui expozant sau participant in cazul in care plata nu a fost efectuata integral in termenul stabilit pe factura.

4. Toate datele personale si de afaceri pentru inscrierea la targ ale participantilor sunt procesate in conformitate cu legile incidente in domeniu, participantii dandu-si consimtamantul in acest scop prin acceptarea înscrierii la targ. De asemenea, organizatorul poate insarcina, in functie de specificul activitatii, ca o terta parte, sa se ocupe, in conditiile legii, de procesarea acestor date.

C. Prevederi legate de spatiul de expunere

Spatiul de expunere este definit ca fiind spatiul situat in interiorul salii expozitionale / constructiei / cladirii ( spatiul construit, delimitat cu pereti , tavan, etc ) ori spatiul exterior clădirii expoziţionale. Spatiul de expunere este acel spatiu in care expozantii isi expun produsele, amenajate/asezate in standuri expozitionale.

1. Cu o zi sau maxim doua zile inainte de deschiderea targului, expozantii vor lua in administrare spatiul de expunere, cu toate dotarile aferente standului standard, conform

contractului de participare si celorlante documente de inscriere. Cei care nu se conformeaza privind preluarea spaţiului in termenul stabilit, sunt pasibili de a suporta rezilierea contractului. Dupa finalizarea programului targului, expozantii sunt obligati sa predea spatiul in perfecta stare de functionare, fara deteriorari, pe baza de semnatura, dupa o verificare prealabila, facuta de catre organizator. Pe timpul derularii targului, expozantii şi participanţii sunt obligati sa depuna toate diligentele necesare utilizarii spatiului conform scopului si tematicii expozitiei, pastrarii curateniei si securitatii atat a bunurilor din standul propriu cat si a persoanelor. Intreaga responsabilitate pentru orice fel de neplaceri ori daune produse pe timpul construirii standurilor expozitionale, amenajarii cu produse, afise, bannere etc standurilor standard cat si a standurilor personalizate pe timpul desfasurarii targului, atat in ceea ce priveste persoanele, cat si privind bunurile expozantilor, revine in exclusivitate expozantilor/participantilor.

2. Standurile si spatiile exterioare de expozitie se acorda participantilor in functie de prevederile din Contractul de participare, formularele si documentele aferente, daca nu exista dispozitii distincte.

3. In cazul neprezentarii unui expozant pana in ziua precedenta deschiderii targului, Organizatorul isi rezerva dreptul de a aloca spatiul unui alt expozant, fara plata vreunei despagubiri. In schimb, expozantul care nu s-a prezentat la targ nu mai poate solicita restituirea banilor.

4. Expozantii pot utiliza pentru a expune doar spatiul care le-a fost repartizat de catre organizator in scris si conform facturii emise.

5. Participarea la targ a co-expozantilor trebuie efectuata doar prin inregistrarea initiala a acestora, prin perceperea unei taxe de inscriere si taxa de co-expozant. Firma co-expozanta are exact aceleasi drepturi si obligatii ca si expozantul principal.

6. Pe timpul derularii targului nu este permisa mutarea / transbordarea produselor fara acordul expres al organizatorului si numai pentru motive intemeiate. Toti participantii sunt obligati sa se supuna regulilor generale privind utilizarea surselor de sunet, lumina, igiena, publicitate in asa fel incat sa nu cauzeze vreun disconfort celorlalti participanti al targ.

7. Pot fi expuse in spatiul propriu al targului doar produsele şi serviciile pentru care organizatorul si-a dat acceptul, conform contractului de participare.

8. Organizatorul isi rezerva dreptul de a schimba, în mod unilateral, locatia evenimentului, dimensiunea salii, forma, aspectul spatiului alocat, programul târgului, zilele de desfăşurare, daca interesele targului o cer sau in caz de forţa majora ori caz fortuit, fara plata vreunei despagubiri. Expozantul caruia i s-a schimbat standul va primi un stand echivalent, iar plata noului stand va fi calculata corespunzator doar daca situtia o cere.

9. Standurile se atribuie de catre organizator in functie de solicitarea inscrierii participantului, in ordine cronologica, daca nu exista rezervari initiale.

D. Reguli de protectie a muncii, securitate si sanatate in munca

1. Organizatorul este dedicat principiilor si standardelor interne si internationale, care pun intotdeauna securitatea şi sănătatea în muncă inainte de orice aspecte comerciale : „Prima dată, siguranţa !”

2. Toti expozantii au obligatia sa cunoasca si sa respecte intocmai regulile de protectie a muncii, securitate si sanatate in munca, normele de protectie a mediului, PSI, asa cum prevad reglementarile interne din domeniu, conform principiului juridic. „Nimeni nu poate invoca necunoasterea legii”. Pana la semnarea contractului de participare, Organizatorul sta la dispozitia expozantilor si raspunde la solicitari de informari privind legislatia de protectie, securitate si sanatate in munca şi PSI. Prin semnarea Contractului de participare, participantii accepta implicit, fără excepţie, toate conditiile Organizatorului. Toti participantii la Eveniment sunt obligati sa-si instruiasca angajatii si colaboratorii, inclusiv prepusii, in regim propriu, privind cunoasterea si respectarea normelor de protectie, securitate si sanatate in munca, normele de prevenire şi stingere a incendiilor, PSI, atat in ceea ce priveste persoanele, cat si bunurile.

3. Toti participantii sunt obligati sa respecte prevederile legii 307/2006 privind incendiile, toate iesirile de siguranta si intrarile trebuie lasate libere.

4. Aprovizonarea cu utilitati ( apa, curent electric), manipularea aparatelor si tehnologiilor trebuie facute obligatoriu doar cu respectarea normelor specifice privind autorizarile si aprobarile aferente. Expozantii sunt singurii direct raspunzatori si responsabili pentru orice fel de incidente, explozii, ori alte pagube produse la targ, care pot afecta bunurile ori/şi persoanele.

5. Este interzisa cu desavarsire introducerea ori utilizarea in incinta expozitionala a oricaror substante interzise ori periculoase. Este interzisa expunerea in interiorul spatiului expozitional de produse, cum ar fi echipamente, echipamente ori aparate cu flacara deschisa, produse inflamabile, produse care pot produce explozii, baterii ori alte produse similare ori echipamente asemanatoare, care pot afecta siguranta si securitatea persoanelor si a bunurilor. In situatia in care expozantii doresc sa expuna astfel de produse, este posibil ca acest lucru sa poata fi solutionat, printr-o aprobare scrisa, in conditii legii, prin expunerea produselor respective pe o suprafata exterioara in afara Pavilionului, in aer liber ( spatiului construit ).

6. Expozantii sunt obligati sa se protejeze impotriva izbucnirii unor incendii, prin luarea tuturor masurilor de prevedere necesare. Expozantii sunt obligati sa-si obtina toate aprobarile si avizele necesare in ceea ce priveste protectia impotriva focului, incendiilor, fata de sursele de curent electric, caldura, aparate de incalzire pe baza de gaz, materiale inflamabile si alte surse similare.

7. Expozantii sunt datori sa cunoasca si sa aplice toate normele de prevenire a accidentelor, pentru protectia persoanelor si a bunurilor din expozitie.

D.1.1. Masuri generale in domeniul securitatii si sanatatii in munca si situatii de urgenta in incinta spatiului expozitional Pavilion Expovest (Hotel Senator), Calea Lugojului, nr.7, Ghiroda, jud. Timiş, Romania, spatii exterioare, pe perioada 23-27 Septembrie 2024, Targul RoEnergy Timişoara.

In domeniul securitătii si sanatatii in munca, participantii ( expozantii, personal propriu, colaboratorii si prepusii expozantilor, participantii la conferințe, workshopuri și alte

manifestări similare aferente târgului, inclusiv vizitatorii etc.) la manifestarile Targului au următoarele obligatii :

• sa asigure participarea personalului propriu la instruirea introductiv generala în domeniul securitatii si sanatatii in munca efectuata cu ocazia Targului RoEnergy, inainte de inceperea activitatii;

• sa se asigure că personalul implicat în transportul si amenajarea standului care face obiectul contractului este calificat si/sau instruit în domeniul securitaţii si sanataţii in munca, conform legislaţiei in vigoare;

• sa asigure la stand personal care cunoaşte caracteristicile tehnice, modul de punere în funcţiune si de exploatare in conditii de siguranta a echipamentelor de munca prezentate;

• sa asigure instruirea din punct de vedere al securităţii si sanatatii in munca a personalului propriu pentru activitatile pe care acesta le va desfasura in stand;

• sa impuna personalului propriu, colaboratorilor si prepusilor, respectarea tuturor masurilor generale si specifice de securitate si sanatate in munca aplicabile activitatilor desfasurate in standul propriu;

• sa asigure pentru personalul in cauza cerinţele minime de securitate si sanatate în munca prevazute de legislatia in vigoare pentru activitatile desfasurate in stand;

• sa nu efectueze modificări sau improvizatii la instalatiile electrice ale standului; orice eventuala schimbare va fi solicitata organizatorilor;

• sa nu efectueze interventii, reparatii, modificări, reglari la echipamentele de munca din stand, altele decât cele necesare eventualelor demonstratii practice acceptate de organizator;

• sa expuna in stand numai echipamente de munca care indeplinesc cerintele esentiale de securitate aplicabile potrivit legislaţiei in vigoare, dovedite prin dovezi de conformitate acceptate legal;

• sa respecte legislatia in vigoare si masurile de securitate si sanatate in munca cu privire la manipularea, transportul si depozitarea eventualelor produse chimice expuse sau utilizate în stand;

• sa informeze vizitatorii asupra eventualelor riscuri de accidentare la care sunt sau pot fi expusi in timp ce asista la prezentari sau demonstratii si asupra masurilor de prevenire pe care acestia trebuie sa le respecte;

• sa asigure atunci când este necesar potrivit legii, semnalizarea de securitate specifica activitatilor din stand;

• sa anunte imediat organizatorului orice eveniment produs la standul său;

• sa inregistreze eventualele accidente de munca produse in incinta standului sau conform procesului verbal de cercetare intocmit si avizat legal;

• sa inregistreze eventualele accidente de munca, suferite de personalul propriu în incinta spatiului expozitional, conform procesului verbal de cercetare intocmit si avizat legal, daca accidentul nu s-a datorat si unor cauze imputabile organizatorilor;

• orice dauna intră in sarcina exclusivă a celui care a provocat-o

D.2.Masuri in domeniul PSI. În domeniul PSI participanții ( expozantii, personal propriu, colaboratorii si prepusii expozantilor, participantii la conferinte, workshopuri si alte manifestari similare aferente targului) la manifestările Targului in incinta spatiului expozitional Pavilion Expovest (Hotel Senator), Calea Lugojului, nr.7,

Ghiroda, jud. Timiş, Romania pe perioada 23-27 Septembrie 2024, Targul RoEnergy Timişoara.

Participantii ( expozantii, colaboratorii, prepusii acestora etc. ) au urmatoarele obligatii :

• sa asigure participarea personalului la instruirea introductiv generala în domeniul situatiilor de urgenta efectuata la locaţia evenimentului, inainte de predarea standului;

• sa asigure insusirea si respectarea de catre personalul sau a regulilor de comportament in caz de incendiu şi a planului de evacuare în caz de incendiu prezentate la instruirea introductiv generala;

• sa impuna personalului respectarea masurilor de organizare a prevenirii si stingerii incendiilor inclusiv cele cu privire la alarmarea, anuntarea, orientarea persoanelor din standuri spre iesiri precum si cu privire la modul de folosire a mijloacelor tehnice de prima interventie: stingatoare, hidranti, panouri de incendiu;

• sa reduca la minim pericolul de incendiu rezultat din activitatea la stand;

• sa interzica personalului sau fumatul si utilizarea focului deschis în standuri, săli de conferinta, cai de circulatie si birouri; fumatul este permis numai în locurile special amenajate si marcate, dacă acestea există;

• sa nu depoziteze in stand lichide combustibile;

• sa nu efectueze modificari sau improvizatii la instalatiile electrice ale standului; orice eventuala schimbare va fi solicitata organizatorilor;

• sa introduca in prizele standului numai aparate electrice cu fise si conductori izolaţi în buna stare;

• sa supravegheze permanent aparatele electrice, iar la terminarea programului

expozantii să si le scoata din prize;

• sa anunţe imediat organizatorilor, prin orice mijloace, orice început de incendiu;

• sa nu utilizeze pentru incalzire sau alte scopuri, echipamente de incalzit sau spirtiere, fara acordul organizatorilor,

• sa nu depoziteze materiale pe căile de circulaţie din pavilion, ci doar în interiorul standului atribuit prin contract;

• sa fixeze bine materialele din stand astfel incat să nu impiedice evacuarea persoanelor in caz de incendiu;

• orice dauna intra în sarcina exclusiva a celui care a provocat-o

• este interzisă agățarea diferitelor obiecte sau materiale decorative pe/de tavanul sălii de expoziție.

• toate standurile personalizate si construite in regim propriu de catre expozanți trebuie să folosească materiale ignifuge, neinflamabile si autorizate/certificate, pentru a respecta regulile de siguranță. La montaj, expozanții trebuie să prezinte certificate ignifuge pentru materialele

în cauză.

• se interzice utilizarea clemelor pentru cabluri la ancorarea pieselor care suporta tensiunea structurii.

• in ceea ce priveste expunerea de baterii, acestea trebuie sa fie autorizate, certificate CE, pentru a respecta toate reglementarile de siguranta si prevenirea incendiilor. Bateriile trebuie să respecte legislația UE privind siguranța, depozitarea produselor și substanțe cu risc de incendiu/explozie.

• bateriile vor fi expuse doar pentru a fi arătate vizitatorilor, este interzis cu desăvârşire ca acestea să fie puse în funcţiune în interiorul salii expozitionale, este strict interzisă utilizarea oricarui tip de baterii in interiorul salii expozitionale, cât şi în exterior.

E. Taxa de participare

1.Taxa de participare trebuie platita in lei ori in euro daca este o firma internationala, la cursul valutar al zilei, anuntat de BNR in ziua in care se emite factura.

2.Taxa de participare este calculata pe baza costurilor nete pe metru patrat, ca in exemplul urmator: pentru un stand cu o suprafata de 10 metri patrati, la un pret de exemplu de 9 euro metrul patrat ( fara mobilier si pereti), se va percepe o suma de 90 de euro. ( 10 mp X 9 euro/mp = 90 euro). La aceasta se adauga taxele suplimentare in functie de cerintele expozantilor. La toate preturile se adauga TVA ( taxa pe valoare adaugata).

3. Taxa trebuie achitata in contul indicat de organizator pe factura si in termenul mentionat pe factura, cu specificarea exacta a ceea ce reprezinta banii platiti.

4. Organizatorul poate oferi reduceri ori scutiri de taxe unor organizatii, firme etc, fara nici un fel de explicatii, si fara a putea fi tras la raspundere pentru aceasta.

5. Cheltuieli suplimentare. La taxa initiala, perceputa pentru inscrierea expozantilor la targ, organizatorul mai percepe expozantilor diverse taxe suplimentare, in functie de optiunea acestora pentru unele servicii suplimentare ( aici poate fi vorba, dupa caz, de plata pentru publicitate, mobilier, plata pentru serviciul de paza, curatenie ori plata pentru alt gen de servicii similare, caracteristice manifestarilor de acest gen).

F. Modul de efectuare a platii

1.Suma totala de plata datorata organizatorului de catre expozanti trebuie platita in functie de cum este indicat pe factura. Orice reclamatii privitoare la calculul sumei de plata ori alte mentini de pe factura trebuie obligatoriu trimise in termen de 14 zile lucratoare, in caz contrar acestea nu mai sunt valabile. Pentru ca plata sa fie considerata efectuata, suma totala de plata mentionata pe factura trebuie transferata integral in termenul indicat, in ron sau euro depinde de caz, in contul indicat pe factura.

2.Daca expozantul, dupa ce a achitat initial o plata, solicita recalcularea sumei facturate, acest lucru se face cu plata unei taxe suplimentare de 100 RON net fara TVA sau echivalentul in euro.

3.Daca dupa inscriere si efectuarea platii, expozantul nu isi indeplineste una din celelalte conditii asumate prin contractul de participare ori prezentul document, organizatorul isi rezerva dreptul de a anula participarea acestuia fara plata vreunei daune.

4.Co-expozantii trebuie sa indeplineasca exact aceleasi conditii de participare ca si un expozant independent, fiecare co-expozant avand calitatea de debitor total. Co-expozantii sunt obligati sa desemneze un reprezentant comun, care ii reprezinta si raspunde pentru toti co- expozantii.

5. In cazul in care expozantul, dupa ce s-a inscris la expozitie, completand Contractul de participare, se razgandeste, acesta nu poate fi scutit integral de plata taxei aferenta dimensiunii standului alocat. Aceasta regula are in anumite conditii si exceptii: daca expozantul nu se poate prezenta la expozitie din diverse cauze obiective si care pot fi probate, din suma totala platita de acesta i se va retine 65 % daca anunta Organizatorul cu cel putin 90 de zile calendaristice inainte de inceperea Targului. Aceste plati reprezinta costuri facute deja de

catre organizator pana la acel moment, iar cel putin pentru o parte din aceste servicii, cum sunt, de exemplu, blocarea standului, serviciile de publicitate, expozantul retras poate castiga o parte din beneficii. Expozantilor care se retrag cu 30 de zile calendaristice inante de deschiderea evenimentului li se va retine o taxa de 85% din suma totala platita / contractata, datorita faptului ca aceasta decizie afecteaza organizatorul din punct de vedere economic ( standul este blocat pentru expozantul in cauza si nu mai poate fi ofertat ), cat si datorita faptului ca retragerea expozantului afecteaza grav imaginea organizatorului.

6. In conditii normale, un expozant nu mai poate revoca inscrierea la expozitie.

7. Banii reprezentand taxele suplimentare trebuie platite dupa cum este indicat pe factura, in contul organizatorului. Daca expozantul/expozantii nu achita plata taxei totale datorate organizatorului ( taxa initiala plus taxele suplimentare), organizatorul isi poate exercita dreptul de sechestru asupra bunurilor expozantilor in cauza, pe care le poate insusi iar ulterior valorifica dupa bunul sau plac pana la stingerea totala a obligatiilor financiare.

G. Obligatii specifice ale organizatorului

1. Sa depuna toate diligentele necesare pentru organizarea unei manifestari de inalta tinuta profesionala, etica si morala, asa cum este prevazut in contractul de participare si in documentele aferente.

2. Sa asigure bunul mers al manifestarii, prin asigurarea ordinii interioare si exterioare.

3. De asemenea, organizatorul poate oferi, la cerere, în anumite condiţii, în special pentru expozanţi / vizitatori din străinătate, anumite informaţii/recomandări in diversele probleme care pot apare, cum sunt, de exemplu sa recomande cazare, informaţii turistice legate de specificul local etc.

4. Organizatorul nu are nici o obligatie, in nici o privinta, in ceea ce priveste introducerea in tara (in Romania) a produselor destinate expozitiei. Aceasta se refera inclusiv la faptul ca Organizatorul ori proprietarul spatiului salii expozitionale nu au nici o obligatie referitoare la vama produselor, transportul produselor ( din tara de origine la expozitie, respectiv de la expozitie spre tara de origine sau la orice alta destinatie ) si depozitarea produselor din ziua intrarii in Romania si pana la data inceperii expozitiei. Expozantul este obligat sa efectueze pe cheltuiala proprie si in conformitate cu legile din Romania toate diligentele necesare privind aspectele mentionate anterior.

Expozantul este obligat sa se prezinte cu produsele la sala expozitionala doar in 23 si 24 septembrie 2024 in zilele de montare a standurilor, si nu mai devreme de datele antementionate. Dupa finalizarea expozitiei in 27 septembrie 2024, vineri ora 14.00, in aceeasi zi, expozantul este obligat sa-si transporte produsele pe cont propriu de la sala expozitionala la o alta destinatie, in caz contrar se va percepe o taxa de depozitare calculata pe ore.

De asemenea, expozantul trebuie sa se ingrijeasca, pe cheltuiala proprie, de descarcarea

/manipularea produselor, din mijlocul de transport sosit la sala expozitionala, si introducerea produselor in interiorul salii expozitionale.

5. Sa comunice in permanenta cu expozantii pentru bunul mers al targului.

6. Organizatorul nu are nici o obligatie ori implicare in ceea ce priveşte obţinerea vizei de intrare în România. Obţinerea acestei vize este responsabilitatea exclusivă a expozantului, Organizatorul nu poate fi implicat sub nici o formă.

De asemenea, expozantul care s-a înscris la expoziţie, dar nu a obţinut viza de intrare în România, nu mai este în drept să solicite restituirea sumei de participare la târg.

7. Organizatorul targului nu oferă servicii de transport marfa / încărcare/descărcare produse pe baza prezentului Contract de participare.

8.Organizatorul targului nu asigură realizarea/tiparirea de logo, bannere ori alte tipuri de elemente grafice personalizate pentru standurile expozanţilor/participantilor la targ şi nici nu le montează pe standuri, aceştia fiind direct responsabili pentru aceste lucruri.

H. Obligatiile expozantilor

1. Sa respecte intocmai termenele mentionate de organizator privind instalarea si demontarea standurilor. Organizatorul nu este raspunzator cu depozitarea bunurilor expozantului. Expozantii sunt direct raspunzatori cu gasirea unui loc de depozitare pentru bunurile sale. Pentru demontarea standurilor inainte de data oficiala de terminare a targului si a orarului de desfasurare, expozantul va trebui sa plateasca o sanctiune in valoare de 800 EURO net fara TVA, pentru prejudicierea imaginii organizatorului, lasand astfel spatiul gol.

0.Xx pastreze in stare perfecta de functionare intreg echipamentul de mobilier luat in primire la inceperea targului. Sunt interzise cu desavarsire executarea oricaror lucrari de improvizatii la echipamente ori la mobilierul din dotare. Este interzis perforarea, zgarierea, taierea, lipirea, vopsirea peretilor standurilor, ruperea scaunelor, deteriorarea acestora se va imputa automat expozantului.

3. Sa anunte de indata organizatorului orice problema ivita pe parcusul derularii targului.

4. Sa obtina, in prealabil, aprobarea organizatorului, pentru produsele scoase la vanzare pe perioada targului.

5. Expozantii sunt obligati sa suporte plata de daune ca urmare a deteriorarii mobilierului, standurilor , treptelor, peretilor, podeaua, plafonul ori altor constructii similare, fara nici o notificare prealabila ori vreun drept de opunere. Cuantumul daunelor va fi stabilit de catre organizator, printr-un proces verbal incheiat la fata locului imediat dupa constatarea evenimentului. Acest proces verbal are putere juridica de titlu executoriu, fara nici o notificare ori plingere prealabila.

I. Dotarea / dezafectarea standurilor

1. Regula este faptul ca expozantul isi doteaza standul in functie de scopul activitatii sale, dar in concordanta cu reglementarile legale si cu planul salii de expozitie. In acest caz, expozantul este obligat sa finalizeze dotarea/constructia standului pana la data prevazuta in contractul de participare. Expozantul ramane singurul raspunzator de intreaga dotare personalizata si constructie a standului alocat lui, dupa luarea acestuia in primire.

2. Daca expozantul doreste ajutorul organizatorului, acest lucru trebuie convenit o data cu incheierea Contractului de participare, cu plata unei taxe suplimentare, negociate separat.

3. De la luarea in primire a standului ori de la inceperea construirii standului pe cont propriu de catre expozant ( ori prepus, reprezentant al acestuia ), deci chiar inainte de inceperea efectiva a programului targului, expozantii sunt obligati respecte toate reglementarile de protectie a muncii, securitate si sanatate in munca, PSI, protectia mediului etc, pana la finalizarea expozitiei si demontarea echipamentelor. Expozantii sunt singurii raspunzatori pentru producerea unor evenimente nedorite urmand sa raspunda conform legilor romane in vigoare.

4. Solicitarile privind inchirierea unor piese suplimentare de mobilier, echipamente tehnice ori alte bunuri trebuie facute cu aproximativ 8 (opt) saptamini inainte de amenajarea si inceperea targului.

5. Reglementări referitoare la dezafectarea standurilor.

• Demontarea/ dezafectarea standurilor expozitionale se va efectua in data de 27 Septembrie 2024 vineri, imediat dupa inchiderea programului, dupa orele 14.00.

• Expozantii au obligatia sa ia toate masurile necesare astfel incat sa nu lase pe stand exponate ( bunuri, echipamente ori alte produse similare, cartoane ori lazi depozitare etc).

• In situația in care expozantii isi lasă ( isi uita ) bunuri pe stand, după expirarea termenului de eliberare a spatiului, acestea vor fi ridicate si depozitate numai pe cheltuiala expozanților, percepandu-se o taxa de depozitare si manipulare de 10 EURO/ mp/ ora , calculata pentru intreaga suprafata, pana la data eliberarii spatiului, cu precizarea ca nici Organizatorii Targului RoEnergy Timişoara si nici reprezentantii locaţiei Pavilion Expovest (Hotel Senator), Calea Lugojului, nr.7, Ghiroda, jud. Timiş, Romania, nu vor raspunde pentru paza si integritatea bunurilor in cauza, bunuri care nu vor putea fi returnate expozantilor / participantilor la Targ fara plata unei taxei de depozitare si a taxei de manipulare aferente.

• Referitor la montare, expozantii cu standurile personalizate au 2 zile la dispozitie pentru constructie in regim propriu, incepand cu data de 23 si 24 Septembrie 2024, de la ora 10.00 pana la 18.00. Spaţiul expoziţional trebuie eliberat dupa inchiderea targului, in data de 27 Septembrie 2024, cel mai târziu pana la orele 18.00.

J. Reglementari privind asigurarea bunurilor si persoanelor

1. Producerea oricaror evenimente nedorite ( accidente de munca, incendii, etc) trebuie anuntate de urgenta potrivit legii, pompierilor, politiei ori serviciului public de urgenta din Romania.

2. Organizatorul este obligat sa depuna toate eforturile pentru buna desfasurare a targului. Organizatorul raspunde doar pentru prevederile contractuale si cele pre-contractuale, cat si pentru faptele angajatilor sai, in caz de neglijenta premeditata ori grava.

3. Organizatorul nu poate fi tras la raspundere pentru nici un alt motiv. Organizatorul nu poate fi tras la raspundere pentru echipamentele expuse de catre expozanti ori pentru faptele expozantilor.

4. Organizatorul recomanda ca expozantii sa detina asigurari atat pentru produse cat si pentru propriul personal.

K. Reglementari privind worshopurile, prezentarile de produse, filmari, publicitate

1. Organizatorul trebuie sa aprobe in prealabil, in scris, orice material fizic ori parte artistica din programul expozantului. Pot fi prezentate doar firmele cuprinse in formularul de inregistrare.

2. Organizatorul interzice orice manifestare politica, daca acestea n-au fost aprobate in prealabil.

3. Organizatorul anunta ca reproducerea muzicii produsa pe cale mecanica trebuie sa respecte legea nr. 8 / 1996, de copyright, privind drepturile de autor.

4. Organizatorul trebuie sa aprobe in prealabil orice manifestare de reclama si publicitate, in caz contrar actiunea putand fi anulata.

L. Sustinerea evenimentului

1. Pot aparea situatii independente de vointa organizatorului- neatingerea numarului minim de expozanti, cauze fortuite ori cauze de forta majora etc- care sa conduca la imposibilitatea sustinerii targului sau a conferintelor, drept pentru care organizatorul are dreptul sa anuleze, sa amane ori sa reprogrameze targul, în mod unilateral, dar numai in baza unor situaţii intemeiate. De asemenea, organizatorul are dreptul de a restrange targul ori de a schimba locul de desfasurare al acestuia, cu anuntarea tuturor expozantilor in timp util.

2. In situatiile in care targul se amana, din motivele invocate punctul anterior ( punctul 1, litera L), organizatorul are dreptul de a retine 30 % din suma totala incasata de la fiecare expozant, in scopul acoperirii costurilor efectuate cu organizarea evenimentului pana in acel moment, platire de tva pe baza facturilor emise.

3. In situatia in care organizatorul este nevoit sa scurteze ori sa anuleze o parte a programului (conferinta, workshop, prezentare ori alta parte anuntata initial), expozantii ori alti participanti nu pot solicita plata nici unei daune.

M. Reglementari privind paza bunurilor, curatenia si ordinea

1. Expozantii sunt datori sa-si asigure pe cont propriu paza bunurilor pe perioada expozitiei, organizatorul neimplicandu-se in aceasta activitate.

2. Organizatorul asigura respectarea ordinei in spatiul expozitional, dar numai pentru spatiile comune, neocupate de catre expozanti. La solicitarea expresa a expozantilor, organizatorul poate mijloci, contra cost, furnizarea unui servicii de paza pentru nevoile expozantilor.

3. Expozantii sunt obligati sa pastreze curatenia in intreg perimetrul expozitiei si a standului alocat, in caz contrar riscand aplicarea unei taxe suplimentare de 15 % din taxa standului.

De asemenea, expozantii sunt raspunzatori in mod direct de curatenia propriilor standuri si depozitarea propriilor ambalaje de dimensiuni mari. La cerere, organizatorul poate mijloci expozantului apelarea contra-cost la serviciile unei firme de curatenie specializate.

4. Expozantii sunt obligati sa pastreze o atmosfera decenta pe perioada evenimentului si sa nu-i polueze fonic, vizual ori olfactiv ori in alt mod pe ceilalti expozanti. In cazul in care organizatorul constata ca una din aceste prevederi au fost incalcate, acesta are dreptul de a interveni si de a restabili ordinea si disciplina la targ.

N. Reglementari privind dreptul de proprietate intelectuala şi drepturi de brevetare

1. Expozanţii sunt singurii raspunzatori de respectarea drepturilor de autor şi a drepturilor de brevetare.

0.Xx situaţia in care organizatorul constata o incalcare a acestor drepturi, acesta trebuie sa depuna toate diligenţele necesare pentru a se intra in legalitate.

O. Inscrierea in catalog, legitimaţiile de expozanţi, filmari şi fotografieri

1. Inscrierea expozantilor in catalog se face in ordine alfabetica, contra cost. Sigla pentru a fi inserata in catalog este platita suplimentar de catre expozanti.

2. Expozantii sunt obligati sa furnizeze informatii corecte si legale, pe propria lor raspundere. Dupa inregistrarea initiala a comenzii pentru catalog, organizatorul nu mai poate face nici un fel de corecturi.

3. Toţi expozanţii vor primi din partea organizatorului legitimaţii de expozanţi, care vor fi purtate obligatoriu pe timpul desfaşurarii evenimentului.

4. Filmarile şi fotografierile sunt posibile doar dupa aprobarea prealabila a organizatorului.

5. Expozanţii au dreptul sa filmeze/fotografieze standurile proprii fara nici un fel de aprobare in afara orarului de funcţionare cu publicul al targului.

6. Filmarile şi fotografierile la standul propriu sunt posibile fara aprobarea prealabila a organizatorului

P. Jurisdictie

1. Orice probleme aparute pe timpul derularii targului se vor rezolva pe cat posibil pe cale amiabila.

2. Orice neclaritati, conflicte aparute intre organizator si expozanti/participanti se vor solutiona pe cat posibil pe cale amiabila. In caz contrar, disputele se vor solutiona la instantele competente din municipiul Arad, aplicandu-se, fara exceptie, legislatia din Romania.

3. Toate documentele incheiate si semnate intre organizator si expozanti/participanti au valoare de contracte.

4. Toti participantii le expozitie sunt obligati sa cunoasca si sa respecte reglementarile privind securitatea bunurilor si a persoanelor, chiar daca in documentele organizatorului nu au fost mentionate reglementari specifice ori generale din legislatia romana incidenta.

5. Diferite solicitari ale expozanţilor, ramase nereglementate prin documentele organizatorului, se pot rezolva in momentul aducerii lor in scris la cunoştinţa organizatorului, in masura in care acest lucru este posibil.

Anexa nr.2 la Contractul de Participare Targ RoEnergy Timişoara 25-27 Septembrie 2024

Reglementari Tehnice

A. Constructia standurilor

1. Ca regula generala, expozantii aleg standul standard oferit de catre organizator. Daca exista anumite preferinte din partea expozantilor pentru un stand personalizat, aceasta solicitare trebuie mentionata din timp in comanda pentru putea fi rezolvata.

Indiferent de situaţie, expozanţii sunt obligaţi sa utilizeze spaţiul cu responsabilitate, fiind

interzisa modificarea standurilor, gaurirea, inşurubarea, baterea cuielor ori orice alt mod de operaţii similare, efectuate asupra standurilor ori asupra peretilor, podelii, plafonului ori asupra oricaror altor parti din mobilierul ori structura incaperii ( salii expozitionale, a podelei etc).

2.Construirea standurilor trebuie sa se faca cu respectarea OUG 195/2005 privind protecţia mediului şi a legii PSI numarul 307/2006 privind prevenirea şi stingerea incendiilor, cat şi cu respectarea legilor care reglementeaza construcţiile standurilor din Romania.

3. In situaţia in care expozantul opteaza pentru construirea unui stand personalizat, acesta trebuie sa trimita in timp util organizatorului toate documentele aferente necesare. ( contractul de participare completat si schita aferenta standului personalizat construit de terta parte ).

4. Este interzisa expunerea de produse, cum ar fi echipamente, utilaje cu flacara deschisa, produse inflamabile, produse care pot produce explozii, baterii ori alte produse, echipamente similare, care pot afecta siguranta si securitatea persoanelor si a bunurilor, protecţia mediului, in interiorul spatiului expozitional. In situatia in care expozantii doresc sa expuna astfel de produse este posibil ca acest lucru sa poata fi solutionat, in conditii legii, printr-o aprobare scrisa a Organizatorului, prin expunerea produselor respective pe o suprafata exterioara.

B. Reguli privind protecţia muncii, sanatatea şi securitatea in munca, protecţia personalului

1.Lucrarile de montare şi demontare a standurilor trebuie executate conform prevederilor legilor romane de protecţie a muncii.

2. Expozanţii, colaboratorii lor şi publicul vizitator trebuie sa respecte toate regulile de protecţie impotriva incendiilor, inundaţiilor, accidentelor de munca si a sanatatii in munca ori de alta natura, care pot pune integritatea corporala ori viaţa in pericol.

3.Expozanţii sunt singurii raspunzatori pentru instalarea, depozitarea, supravegherea şi manipularea echipamentelor, masinilor, instalaţiilor, lichidelor inflamabile, gazelor lichefiate, a altor gaze ori substanţe inflamabile ori neinflamabile.

4. Introducerea in expoziţie, in spatiul exterior, a produselor ( lichidelor, etc ) inflamabile trebuie facuta cu respectarea legii 307/2006 şi numai dupa aprobarea prealabila, in scris, a organizatorului. De asemenea, expozantul este obligat sa respecte legea 1340/2001 privind

controlul cazanelor, recipientelor sub presiune şi a instalaţiilor de ridicat. In cazul introducerii in expoziţie in spatiul exterior a gazelor lichefiate, expozanţii sunt obligaţi sa respecte legea 319/2006 legea securitaţii şi sanataţii in munca şi legea 307/2006 legea privind prevenirea şi stingerea incendiilor, sa manipuleze doar cu personal calificat, autorizat in acest sens in conditiile legii. Organizatorul Targului RoEnergy nu isi asuma absolut nici o responsabilitate in acest sens.

C. Electricitate

1. Serviciile de electricitate trebuie folosite cu respectarea normelor legale de protecţie a muncii.

2. Organizatorul nu raspunde pentru eventualele daune provocate de intreruperile ori

fluctuaţiile de curent electric. Expozanţii trebuie sa-şi ia toate masurile de siguranţa şi pentru asigurarea iluminatului de urgenţa, conform reglementarilor legale in vigoare.

3. Fiecare expozant va fi dotat, dupa caz, cu cel puţin o priza electrica, contra cost. Organizatorul ori un reprezentant calificat al acestuia se va ocupa de instalarea şi oprirea funcţionarii prizei, conform normelor de securitate. Zilnic, dupa terminarea programului expoziţional, dupa 15 de minute, de la inchiderea manifestarii, se va proceda la intreruperea energiei electrice din raţiuni de securitate şi siguranţa, conform legii.

D. Masuri de asigurare a expoziţiei

1. Expozanţii pot opta pentru incheierea unor contracte de asigurare, cu firme specializate, a bunurilor expuse şi a persoanelor, impotriva producerii unor evenimente nedorite (incendii, explozii, furturi, distrugeri, accidente). Organizatorul nu isi asuma nici o raspundere in acest sens.

2. Organizatorul nu raspunde pentru producerea a nici unui eveniment nedorit, cauzat cu victime, ori fara victime, expozanţii, colaboratorii, prepusii fiind singurii raspunzatori in aceste situaţii.

3. Expozanţii sunt obligaţi sa se asigure, inca de la primul contact cu spaţiul expoziţional, interior ori exterior, ca au luat cunoştinţa de existenţa procedurilor de evacuare in caz de urgenţa, existenţa extinctoarelor, traseele de urgenţa si evacuare, furtunurile de apa,

detectoarele de fum, precum şi alte sisteme de avertizare similare.