ROMÂNIA
ROMÂNIA
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE UNIVERSITATEA “1 DECEMBRIE 1918” din ALBA IULIA
RO - 000000, Xxxx Xxxxx, xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx nr. 5 Tel: 00-0000-000000 Fax: 00-0000-000000
PROCEDURĂ PRIVIND ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR DE ANGAJARE PENTRU PERSONALUL CARE OCUPĂ PRIN CONCURS/EXAMEN POSTURI VACANTE IN CADRUL UNIVERSITĂŢII “1 DECEMBRIE 1918” DIN ALBA IULIA
ELABORAT | VERIFICAT | AVIZAT | APROBAT | EDIŢIA | REVIZIA |
Administrator financiar | Xxx Xxxxx Personal Salarizare | Rector | SENAT | 1 | 0 |
INDICATORUL APROBĂRILOR ŞI AL REVIZIILOR
Nr. | Revizia/ | Numărul | Nume, prenume şi semnătură | ||||
crt. | Data | capitolului | Conţinutul | ||||
aplicării | şi al | modificării | Elaborat | Verificat | Avizat | Aprobat | |
paginilor | |||||||
revizuite | |||||||
1 | |||||||
2 | |||||||
3 | |||||||
4 |
CUPRINS
4 | 4 | ||
4 | |||
5 | |||
5 | |||
5 | |||
7 |
VI. MATRICEA RESPONSABILITĂŢILOR: 10
VIII. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI: 12 LISTA DE DIFUZARE 12
I. SCOPUL PROCEDURII:Prezenta procedură stabileşte activităţile ce trebuie efectuate şi regulile ce trebuie respectate la întocmirea dosarelor de angajare, atât pentru personalul didactic şi de cercetare, cât şi pentru personalul didactic şi de cercetare auxiliar, precum şi nedidactic, astfel încât etapele concrete de ocupare a funcţiilor vacante sau temporar vacante din cadrul Universităţii
„1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, să fie definite din punct de vedere al atribuţiilor şi a riscurilor, potrivit legislaţiei aplicabile în domeniul angajării.
Procedura se aplică în cazul ocupării tuturor funcţiilor didactice şi de cercetare, didactic auxiliare şi nedidactice, vacante sau temporar vacante, din cadrul Universităţii „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia şi se respectă de toate Facultăţile, Departamentele/Centrele, Serviciile, Birourile şi Compartimentele din cadrul Universităţii.
3.1 Legea Educaţiei Naţionale nr. 1/ 2011, cu modificările şi completările ulterioare;
3.2. Carta Universităţii “1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, 2011;
3.3. Legea nr. 53/2003 - Codul Muncii republicat;
3.4 Hotărârea Guvernului nr. 286 din 23 martie 2011 pentru aprobarea Regulamentului cadru privind stabilirea principiilor generale de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant corespunzător funcţiilor contractuale şi a criteriilor de promovare în grade sau trepte profesionale imediat superioare a personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice;
3.5 Hotărârea nr. 457 din 4 mai 2011 privind aprobarea Metodologiei-cadru de concurs pentru ocuparea posturilor didactice şi de cercetare vacante din învăţământul superior;
3.6 Ordinul MECTS nr. 6419/2011 privind aprobarea Nomenclatorului general de funcţii didactice şi de cercetare auxiliare din învăţământul superior;
3.7 Contractul Colectiv de Muncă încheiat la nivelul universităţii, înregistrat la ITM Alba sub. Nr. 2326/10.04.2014;
3.8 Legea 319/2006 – a securităţii şi sănătăţii în muncă;
3.9 H.G. nr.1425/2006 - Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.319/2006.
IV. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI:
IV.1. Definiţii ale termenilor
Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul |
1. | Procedura operaţională | Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual |
2. | Ediţie a unei proceduri operaţionale | Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată |
3. | Revizia în cadrul unei ediţii | Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor |
componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate | ||
4 | Personal didactic şi de cercetare | Personalul care deţine, în mod legal, unul dintre titlurile universitare sau de cercetare prevăzute de Legea nr. 1/2011, aparţine unei instituţii de învăţământ superior şi desfăşoară activităţi didactice şi/sau de cercetare. În raport cu relaţiile de muncă stabilite cu instituţia de învăţământ superior, personalul didactic poate fi: titular sau asociat. În raport cu participarea la procesul didactic şi cu gradul de pregătire profesională, personalul didactic poate fi: personal didactic de predare sau personal didactic auxiliar |
5 | Personal didactic auxiliar | Personalul care efectuează activităţile suport pentru buna desfăşurare a activităţilor didactice – funcţii cuprinse în Anexa 3a din Legea nr. 63/ 2011 privind încadrarea şi salarizarea în anul 2011 a personalului didactic şi didactic auxiliar din învăţământ, precum şi în Ordinul MECTS nr. 6419/2011 privind aprobarea Nomenclatorului general de funcţii didactice şi de cercetare auxiliare din învăţământul superior |
6 | Personal nedidactic | Personalul administrativ îşi desfăşoară activitatea în cadrul universităţii în baza Legii nr. 53/2003 - Codul muncii republicat |
7 | Contract individual de munca | Convenţia în temeiul căreia o persoană fizică, din cadrul Universităţii “1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, denumită salariat, se obligă să presteze munca sub autoritatea instituţiei, în schimbul unei remuneraţii denumite salariu |
8 | Fişa de post | Document prin care se stabilesc condiţiile de îndeplinit pentru încadrarea pe post precum şi sarcinile şi lucrările pe care trebuie să le execute salariatul |
9 | Cerere de angajare | Document în baza căruia se solicită Rectorului universităţii aprobarea angajării pe o funcţie didactică şi de cercetare, didactică auxiliară sau nedidactică în urma validării concursului de către Senatul universitar, după caz, respectiv în urma declarării candidatului câştigător de către comisia de concurs. Prin completarea cererii de angajare se confirmă totodată acceptarea ocupării postului şi se stabileşte momentul prezentării la post în limitele impuse de lege |
10 | Dosar de angajare | Dosar ce cuprinde documentele necesare din punct de vedere legal în vederea încheierii CIM şi emiterii deciziei de angajare pe post |
IV.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
1 | UAB | Universitatea “ 1 Decembrie 1918 ” din Alba Iulia |
2 | S | Senatul Universităţii |
3 | CA | Consiliul de Administraţie |
5 | BPS | Biroul Personal Salarizare |
6 | CNATDCU | Consiliul Naţional de Atestare a Titlurilor, Diplomelor şi Certificatelor Universitare |
7 | MEN | Ministerul Educaţiei Naţionale |
8 | CCM | Contract Colectiv de Muncă încheiat la nivelul universităţii |
9 | CIM | Contract individual de muncă |
10 | CM | Codul Muncii |
11 | ITM | Inspectoratul Teritorial de Muncă |
12 | REVISAL | Registrul General de Evidenţă a Salariaţilor |
13 | EMSYS | Aplicaţie informatică destinată gestiunii şi administrării personalului |
14 | SSM | Sănătate şi securitate în muncă |
15 | SU | Situaţii de urgenţă |
16 | E | Elaborare |
17 | C | Contribuie |
18 | V | Verificare |
19 | A | Aprobare |
20 | Ap. | Aplicare |
21 | Ah. | Arhivare |
V. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE LUCRU
În Universitatea „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, posturile vacante sau temporar vacante prevăzute în statele de funcţii se ocupă prin concurs sau examen, conform legislaţiei în vigoare.
Ocuparea posturilor didactice şi de cercetare este de competenţa universităţii, în baza Hotărârii nr. 457 din 4 mai 2011 privind aprobarea Metodologiei-cadru de concurs pentru ocuparea posturilor didactice şi de cercetare vacante din învăţământul superior, a Cartei universitare şi a Metodologiei proprii de concurs pentru ocuparea posturilor didactice şi de cercetare vacante din UAB.
Ocuparea posturilor didactice şi de cercetare auxiliare, precum şi nedidactice se realizează în baza Hotărârii Guvernului nr. 286 din 23 martie 2011 pentru aprobarea Regulamentului cadru privind stabilirea principiilor generale de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant corespunzător funcţiilor contractuale şi a criteriilor de promovare în grade sau trepte profesionale imediat superioare a personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice.
Angajarea candidaţilor declaraţi câştigători se face pe perioadă nedeterminată sau pe perioadă determinată, în conformitate cu dispoziţiile Codului Muncii în vigoare şi Legii nr.1/2011 a educaţiei naţionale.
Potrivit Legii nr. 1/2011, angajarea pe perioadă nedeterminată pe orice funcţie didactică sau de cercetare din cadrul UAB este posibilă numai prin concurs public, organizat de universitate, după obţinerea titlului de doctor.
Cadrele didactice şi de cercetare asociate se angajează pe perioada determinată, în funcţie de nevoile de angajare, de resursele financiare ale universităţii şi numai în situaţia în care posturile vacante nu pot fi ocupate cu titulari.
Prin excepţie de la prevederile legislaţiei muncii, studenţii-doctoranzi pot fi angajaţi pe o perioadă determinată de maximum 5 ani.
Angajarea în cadrul Universităţii „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia presupune parcurgerea următoarelor etape :
5.1. Anunţarea persoanei care a fost declarată admisă pe postul vacant
În ceea ce priveşte personalul didactic şi de cercetare, în urma validării rezultatului concursului de către senatul universitar, secretarul preşedintelui senatului anunţă candidatul
declarat câştigător, în vederea prezentării acestuia la Biroul Personal Salarizare al universităţii pentru completarea cererii de angajare şi depunerea documentelor necesare întocmirii dosarului de angajare / dosarului personal.
Pentru posturile didactice auxiliare, precum şi nedidactice, anunţarea candidatului declarat câştigător de către comisia de concurs se realizează prin afişarea rezultatului final la avizierul Biroului Personal Salarizare, de către secretarul comisiei de concurs, care este, de regulă, o persoană din cadrul acestui birou.
5.2.Completarea şi depunerea cererii de angajare
Ulterior anunţării candidatului declarat câştigător, acesta se prezintă la Biroul Personal Salarizare în vederea completării cererii de angajare, conform anexelor nr.1 sau nr. 2, parte integrantă din prezenta procedură operaţională.
Conform legislaţiei în vigoare şi normelor metodologice aplicabile în materie, candidaţii pe posturile didactice şi de cercetare validaţi prin hotărârea senatului universitar urmează să înceapă activitatea începând cu prima zi a semestrului următor desfăşurării concursului.
Candidaţii declaraţi admişi la concursul de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant corespunzător unei funcţii didactice şi de cercetare auxiliare, precum şi nedidactice sunt obligaţi să se prezinte la post în termen de maximum 15 zile calendaristice de la data afişării rezultatului, iar în cazuri excepţionale în maxim 30 de zile lucrătoare de la data afişării rezultatului, în urma formulării unei cereri scrise şi temeinic motivate în termen de 3 zile lucrătoare de la afişare. Dacă cererea nu se completează şi depune în condiţiile stabilite mai sus, postul se declară vacant.
În momentul depunerii cererii de angajare de către candidatul declarat câştigător, acesta este informat de administratorul financiar din cadrul Biroului Personal Salarizare de faptul că anterior începerii activităţii trebuie să se prezinte la Cabinetul de medicina muncii pentru întocmirea dosarului medical. Totodată i se comunică şi denumirea centrului medical cu care universitatea are încheiat contractul de prestări servicii medicale.
Persoana declarată câştigătoare se prezintă la Cabinetul de medicina muncii pentru întocmirea dosarului medical şi, ulterior, pentru eliberarea fişei medicale de aptitudine care trebuie prezentată Biroului Personal Salarizare şi şefului ierarhic la începerea activităţii.
5.3. Întocmirea şi completarea dosarului de angajare/ dosarului personal
Administratorul financiar din cadrul Biroului Personal Salarizare are obligaţia de a constitui dosarul de angajare / dosarul personal. Acest dosar conţine documentele din dosarul de concurs precum şi următoarele documente care vor fi solicitate suplimentar în situaţia în care nu se regăsesc în dosarul de concurs:
- cererea de angajare;
- copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, precum şi copie de pe certificatul de căsătorie şi certificatul de naştere, conforme cu originalul;
- fişa medicală de aptitudine eliberată de medicul de medicina muncii;
- copia carnetului de muncă, conformă cu originalul, sau, după caz, o adeverinţa care să ateste vechimea în muncă şi /sau în specialitatea studiilor, precum şi vechimea în învăţământ, dacă este cazul;
- cazierul judiciar, în original;
- declaraţia pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreţinere în vederea acordării deducerii la calculul impozitului pe venitul din salarii, dacă este cazul;
- declaraţia pe propria răspundere a noului angajat privind alegerea funcţiei de bază la Universitatea “1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, dacă este cazul (calitatea de titular există numai în raport cu o singură instituţie de învăţământ superior sau cu o singură instituţie de cercetare-dezvoltare);
- 2 fotografii recente ¾ pentru întocmirea legitimaţiei de serviciu;
- contul bancar şi codul IBAN al acestuia;
- declaraţie de avere şi interese pentru cei care ocupă funcţii de conducere ( se completează după modelul postat pe site-ul universităţii şi se depune sub semnătură la secretarul şef al universităţii);
- Decizia de numire şi / sau decizia de angajare, după caz, emise de rector. Drepturile salariale prevăzute în decizia de angajare se stabilesc potrivit PO.05.003 (cadre didactice şi de cercetare) sau PO.05.004 (cadre didactice auxiliare sau personal nedidactic);
- Contractul individual de muncă. Încheierea CIM în forma scrisă este o condiţie “ad validitatem”. În conformitate cu prevederile art. 17 din Codul Muncii, angajatorul are obligaţia să informeze salariatul, anterior încheierii CIM, cu privire la atribuţiile postului. Această informare se consideră îndeplinită prin semnarea de către salariat a CIM. Completarea CIM se realizează de către administratorul financiar din cadrul Biroului Personal Salarizare, în două exemplare originale, avizarea CIM se realizează de către consilierul juridic al UAB iar semnarea de către Rector şi viitorul angajat. CIM se semnează cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii. După semnare, un exemplar se înmânează viitorului angajat şi administratorul financiar din cadrul BPS îndrumă persoana în cauză către Compartimentul SSM-SU cu scopul instruirilor introductiv generale;
- Fişa postului, anexă la contractul individual de muncă.
5.4. Emiterea legitimaţiei de serviciu
Administratorul financiar din cadrul Biroului Personal Salarizare transmite Compartimentului de Imagine şi Marketing al UAB datele noului angajat (nume şi prenume, funcţia, locul de muncă) şi o poză. Angajaţii acestui compartiment întocmesc legitimaţia de serviciu a noului angajat, care, ulterior este semnată de către xxxxx Xxxxxxxx Personal Salarizare, ştampilată şi înmânată angajatului.
5.5. Înregistrarea CIM în EMSYS şi REVISAL
Administratorul financiar din cadrul Biroului Personal Salarizare înregistrează CIM în EMSYS şi REVISAL, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Universitatea, prin intermediul Biroului Personal Salarizare este obligată să înregistreze în REVISAL şi să transmită registrul în forma electronică la ITM cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariaţii în cauză.
5.6. Instruirea angajatului în domeniul SSM-SU
Potrivit prevederilor Codului Muncii, conducerea UAB ia măsurile necesare pentru protejarea securităţii şi sănătăţii lucrătorilor, inclusiv pentru activităţile de prevenire a riscurilor profesionale, de informare şi pregătire, precum şi pentru asigurarea resurselor materiale şi umane alocate pentru efectuarea activităţilor de prevenire şi protecţie în instituţie.
Anterior începerii efective a activităţii, angajatul trebuie să fie instruit din punct de vedere al SSM şi SU.
NOTĂ Este interzisă începerea activităţii efective fără ca cele două tipuri de instruiri să nu fie realizate. Răspunderea pentru neîmplinirea acestei obligaţii o are şeful ierarhic al noului angajat.
Instruirea introductiv generală se realizează în cadrul Compartimentului SSM-SU al UAB, având ca scop informarea despre activităţile specifice, riscurile ce pot apărea pe parcursul desfăşurării activităţii dar şi măsurile şi acţiunile de prevenire şi protecţie. Durata instruirii nu trebuie să fie mai mică de 8 ore, iar materialul predat trebuie sa fie în conformitate cu tematica aprobată de conducerea UAB. Următoarea etapă după efectuarea instruirii este verificarea cunoştinţelor printr-un test scris, al cărui rezultat se va consemna în Fişa Individuală de Instruire şi fără de care persoana nu va putea fi acceptată la muncă.
Instruirea la locul de muncă se efectuează după instruirea introductiv generală, având ca scop prezentarea riscurilor, masurilor şi activităţilor de prevenire şi protecţie. Aceasta se realizează de către conducătorul locului de muncă, pe baza tematicii întocmite de către Compartimentul SSM, iar durata nu va fi mai mică de 8 ore.
NOTĂ Începerea activităţii propriu zise în cadrul UAB se va face doar după ce lucrătorul instruit e supus verificării cunoştinţelor de către conducătorul ierarhic superior al celui care a efectuat instruirea şi se consemnează în fişa individuală de instruire.
VI. MATRICEA RESPONSABILITĂŢILOR:
1. Senatul Universităţii
− aprobă metodologia;
− aprobă reviziile metodologiei,
2. Consiliul de Administraţie
− avizează metodologia şi reviziile acesteia,
3. Rectorul Universităţii
− Impune aplicarea metodologiei;
− Asigură resursele necesare desfăşurării procesului;
- Semnează CIM; Emite decizia de numire/angajare.
4. Compartimentul Juridic
Verifică CIM şi acordă avizul de legalitate; Verifică decizia de numire/angajare din punct de vedere al îndeplinirii condiţiilor legale şi o certifică prin avizul de legalitate.
5. Compartimentul SSM-SU
Realizează un instructaj general în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă, conform normelor legale în vigoare, şi întocmeşte pentru acesta Fişa de instruire individuală privind securitatea şi sănătatea în muncă, precum şi Fişa individuală de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă.
6. Biroul Personal Salarizare
− Întocmeşte şi aplică metodologia.
- Întocmeşte dosarul de angajare/personal în baza documentelor depuse de candidatul declarat câştigător; - Calculează şi stabileşte drepturile salariale specifice postului ocupat prin concurs/examen; - Completează CIM; - Întocmeşte decizia de numire/angajare; - Înregistrează CIM în EMSYS şi REVISAL.
7. Seful ierarhic al postului scos la concurs
- Întocmeşte fişa postului, în vederea descrierii misiunilor şi lucrărilor pe care trebuie să le execute salariatul ce urmează a fi încadrat pe postul respectiv şi o transmite către Biroul Personal Salarizare odată cu propunerea scoaterii la concurs a postului vacant; - Realizează instructajele la locul de muncă; - Coordonează activitatea noului angajat.
8. Candidatul declarat câştigător
Completează cererea de angajare şi o depune la Biroul Personal Salarizare în vederea întocmirii şi completării dosarului de angajare/personal; - Semnează CIM; - Desfăşoară activităţi conform fişei postului.
VII. FORMULARE:
CIM; Fişa de post; Cerere de angajare; Dosar de angajare; Dosar medical; Fişa de instruire individuală privind securitatea şi sănătatea în muncă, Fişa individuală de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă.
VIII. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI:
Nr. anexă | Denumirea anexei | Elaborator | Aprobă | Nr. de ex. | Difuzare | Arhivare | Alte eleme nte | |
Loc | Perioadă | |||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Formular cerere de angajare personal didactic si de cercetare | |||||||
2 | Formular cerere de angajare personal didactic şi de cercetare auxiliar precum si nedidactic |
LISTA DE DIFUZARE
Nr. Crt. | Compartiment/ Departament | Responsabil | Semnătura |
1 | Rectorat | ||
2 | Prorectorat | ||
3 | Facultatea de Ştiinţe | ||
4 | Facultatea de Istorie şi Filologie | ||
5 | Facultatea de Drept şi Ştiinţe Sociale | ||
6 | Facultatea de Teologie Ortodoxă | ||
7 | Biroul BPS | ||
8 | Compartiment SSM - SU | ||
9 | |||
10 | Serviciul Social | ||
11 | Serviciul Financiar Contabilitate | ||
12 | Serviciul Social | ||
13 | Serviciul Tehnic şi de Investiţii | ||
14 | Serviciul de Pază | ||
15 | Serviciul Administraţie Patrimoniu şi de Aprovizionare | ||
16 | Biblioteca Universitară | ||
17 | Centrul ID | ||
18 | Centrul ptr. Managementul Calităţii | ||
19 | Centrul ptr. Managementul Cercetării | ||
20 | CICOC | ||
21 | Centrul de Relaţii Internaţionale | ||
22 | Compartiment Imagine şi Marketing | ||
23 | Compartiment Audit Intern | ||
24 | Editura AETERNITAS | ||
25 | Biroul IT | ||
26 | Secretariat General |
Aprobată în şedinţa Senatului din data de .06.2014.
ANEXA 1: Formular cerere de angajare pentru cadre didactice
SE APROBĂ RECTOR
Domnule Rector,
Subsemnatul (a) ,
domiciliat (a), ,
buletin de identitate (seria si nr.) , solicit angajarea în funcţia
de , în cadrul
Facultăţii……............................................….......................……………………………………….
, Departamentul…………………….......................……....................................................................
.………, din cadrul Universităţii “1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, începând cu semestrul următor derulării concursului de ocupare a postului, respectiv începând cu data de
………………………………………., urmare a validării concursului prin hotarârea Senatului universitar din data de……………………………. .
Data şi Semnătura ........................................ .............................................. Aviz de legalitate,
...................
ANEXA 2: Formular cerere de angajare pentru personalul didactic şi de cercetare auxiliar,
precum şi nedidactic
SE APROBĂ RECTOR
Domnule Rector,
Subsemnatul (a) ,
domiciliat (a), ,
buletin de identitate (seria si nr.) ,
solicit angajarea în funcţia de …………………………………………….......................……, în cadrul Universităţii “1 Decembrie 1918” din Alba Iulia, începând cu data de……………………………….(maxim 15 zile calendaristice de la data afişării rezultatului, prin excepţie maxim 30 zile lucrătoare de la data afişării, pentru motive temeinice), urmare a câştigării concursului desfăşurat în data de…………………….......................…..
Data şi Semnătura ...........................................................
Confirmare validare concurs Secretar comisie concurs ...............................................
Aviz de legalitate, ...............................