INSTRUCTIUNI catre OFERTANTI
INSTRUCTIUNI catre OFERTANTI
Capitol 1 – INFORMATII GENERALE
1.1. Informatii privind Autoritatea Contractanta
Autoritatea contractanta este AGENŢIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALA BUCURESTI –
ILFOV (ADRBI)
Cod de identitate fiscala: 11869530
Adresa: str. Xxxxx Xxxxxxxx xx. 000,xxxxxx 0, Xxxxxxxxx
Cod NUTS R0081 Bucuresti, Cod Postal: 020076, Tara: Romania, E-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx
Telefon/ Fax: +4021.315. 96. 59
Persoana de contact: Xxxxxxx Xxxxxxxx – expert achizitii publice;
1.2. Sursa de finanțare a proiectului
Proiect finanțat în cadrul Programul Regional Bucuresti – Ilfov 2021 - 2027
1.3. Locul de procurare al documentației
1.4 Solicitările de clarificare
Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 6
Numar zile in care autoritatea contractanta va raspunde la solicitarile de clarificari: 3 Capitolul 2 - OBIECTUL CONTRACTULUI
2.1. Descrierea contractului : contract servicii organizare evenimente constand in inchiriere sali, catering, sonorizare, asigurare servicii tehnice pentru sedinta hibrid (streaming), inregistrare si interpretariat simultan
2.2. Tipul contractului şi locația: contract de prestari servicii organizate in Bucuresti
2.3. Procedura se finalizează prin:
Încheierea unui contract ce se va desfasura incepand cu data semnarii pana la indeplinirea tuturor obligatiilor asumate de catre partile semnatare.
2.4. Durata contractului de servicii:
De la data semnarii pana la indeplinirea tuturor obligatiilor asumate de catre partile semnatare ale contractului.
2.5. Oferte alternative
Nu se acceptă oferte alternative.
2.6. Ajustarea preţului contractului
Nu se acceptă actualizarea prețului contractului. Prețul ramane ferm pe toata durata de
desfasurare a contractului
2.7. Descrierea succintă a obiectului contractului
Ținând seama de contextul actual si de continutul si prevederile PR BI 2021-2027, de aspectele tehnice, de conditiile specifice, de durata de timp și de resursele umane aferente acestui demers, obiectivele specifice ale acestei proceduri de atribuire de contract sunt organizarea de evenimente – reuniuni de lucru ale PR BI constand in inchiriere sali, catering, sonorizare, asigurare servicii tehnice pentru sedinta hibrid (streaming), inregistrare si interpretariat simultan.Scopul acestor servicii consta in asigurarea cadrului adecvat pentru desfasurarea activitatilor Comitetului de Monitorizare al PR BI si a intalnirilor tehnice/de lucru pentru coordonarea si corelarea activitatilor in cadrul PR BI si clarificarea unor aspecte particulare privind depunerea de proiecte in cadrul programului.
Cod ( Coduri) CPV:
79952000-2 Servicii pentru organizare de evenimente 55520000-1 Servicii de catering
79540000-1 Servicii de interpretariat
2.8. Valoarea estimată a achizitiei
Valoarea estimata totala exprimata in LEI fara TVA : 67.000 lei, din care:
- Organizare si desfasurare CM PR BI 2021-2027 in data de 29.02.2024, constand in servicii de inchiriere sala, sonorizare, ecran, streaming, inregistrare si traducere simultana online si servicii de catering pentru maxim 80 de persoane, cu o valoare estimata de 40.000 lei fara TVA
- Organizare si desfasurare reuniune tehnica/grup de lucru in data de 01.03.2024, ce va fi organizat in format hibrid - pe o platforma de streaming si va necesita servicii de inchiriere sala, sonorizare, ecran, streaming, inregistrare si traducere simultana online servicii de catering pentru maxim 50 de persoane, cu o valoare estimata de
27.000 lei fara TVA
Capitolul 3. DEPOZITE VALORICE ŞI GARANŢII
3.1. Garantie de participare: Nu este cazul
3.2. Garantie de buna executie: Nu este cazul Capitolul 4 - LEGISLAȚIA APLICATĂ
a) Legea privind achizitiile nr. 98/2016 actualizata
b) Hotararea de Guvern nr. 395/2016 d pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice actualizata prin HG nr.419/2018 din 8 iunie 2018
Capitolul 5 - CERINȚE MINIME DE CALIFICARE
Cerinte referitoare la motivele de excludere
Cerinţa 1 – Motive de excludere
Ofertantii/asociatii, tertii susţinători si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in
situaţiile prevăzute la art 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016.
Modalitate de indeplinirea a cerinţei: se vor completa de către operatorii economici ofertantii la procedura de atribuire informaţiile aferente situaţiei lor, urmatoarele Formulare:
- Formularul 4 - Declaratie privind neincadrarea in art. 164 din Lg98/2016
- Formularul 5 - Declaratie privind neincadrarea in art. 165 din Lg98.2016
- Formularul 6 - Declaratie privind neincadrarea in art. 167 din Lg98.2016
Nota:
Incadrarea in situaţiile prevăzute la art.164, art. 165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achiziţie publica.
Cerinţa 2 – Informatii referitoare la conflictul de interese
Ofertanţii, membrii asocierii, tertii susţinători si subcontractantii nu se incadreaza in situaţiile posibile generatoare de conflicte de interese, conform prevederilor art. 60 din Legea nr 98/2016 privind achiziţiile publice.
Modalitate de îndeplinirea a cerinţei:
• se va completa Formularul 2 - Declaratie privind neincadrarea in art. 60 din Legea 98/2016 Operatorii economici isi vor asuma inexistenta conflictului de interese cu persoanele care deţin funcţii de decizie în cadrul autoritatii contractante. Persoanele cu funcţie de decizie
din cadrul autoritatii contractante in ceea ce priveşte organizarea, derularea si finalizarea
procedurii de atribuire sunt:
1. Xxx Xxxxxxx Xxxxxx - Director General
2. Xxxxxx Xxxxxxx – Director General Adjunct , Sef OI POR, PNRR si PS
3. Xxxx Xxxx – Director General Adjunct – Sef AM PR
4. Xxxxxxx Xxxxxxx – Director Economic
5. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Xxx Xxxxxxxx Administrativ Arhiva Achizitii
6. Xxxxxx Xxxxxx – Xxx Xxxxxxxx Promovare Regionala
7. Xxxxxxx Xxxx – Sef Birou AT
8. Xxxxx Xxxxxxxxx – expert Serviciu Promovare Regionala
9. Xxxxxxx Xxxxxxxx – expert achizitii publice - SAAA
Incadrarea in situaţiile prevăzute la art.60 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achiziţie publica.
Daca exista incertitudini referitoare la situaţia personala a unui operator economic,
autoritatea contractanta poate solicita informaţii direct de la autoritatile competente.
Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale
Documente solicitate: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului
Justificare:
Documentul se solicita pentru a se putea verifica daca obiectul contractului are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului depus de ofertant in sensul in care acesta este autorizat conform legii sa desfasoare activitati economice de acest fel.
Ofertantii/asociatii, tertii susţinători si subcontractantii, vor prezenta certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. In cazul asocierii/subcontractarii, fiecare operator va îndeplini cerinţa pentru produsele pe care le furnizeaza. Informaţiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie conforme cu realitatea la data depunerii documentului.
In cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat sa prezinte aceste documente, pentru partea din contract pe care o are de realizat.
Pentru persoanele juridice straine documente de confirmare: - prezentarea de documente care dovedesc o forma de inregistrare ori apartenenta din punct de vedere profesional, conforme legii tarii de rezidenta a operatorului economic (se va verifica prin accesarea xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx.xx). - prezentarea Certificatului de rezidenta fiscala (evitarea dublei impuneri) sau o declaratie valabila pentru anul calendaristic in curs.
CAPACITATEA TEHNICA SI/SAU PROFESIONALA CERINTA 1 - EXPERIENTA SIMILARA
In conformitate cu art. 179 lit. b) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, coroborat cu art. 178, alin. (2) din același act normativ, se solicită ca ofertanții să prezinte o listă a serviciilor furnizate în ultimii 3 ani (calculați de la data limită pentru primirea ofertelor; modul de calcul al perioadei nu va fi afectat de eventualele decalări ale termenului limită prevăzut în anunțul de participare publicat inițial) din care să rezulte că ofertantul a furnizat servicii de natură similară, celor care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, în valoare cumulată de minim 67.000 lei fără TVA, aceasta reprezentând valoarea cumulata estimata a contractelor, la nivelul unui singur contract sau maxim doua contracte. Prin servicii de natura similara celor care fac obiectul contractului se intelege organizarea de congrese, conferinte/ videoconferinte, simpozioane, targuri si expozitii, alte evenimente.
Justificare:
Apreciem ca fiind justificată impunerea acestei cerințe deoarece numai în aceste condiții se poate face o evaluare a capacității ofertantului de a executa în bune condiții furnizarea serviciilor ce fac obiectul prezentei achiziții. Prin prezentarea experientei similara ofertanții își vor putea demonstra potențialul organizatoric și capacitatea concretă de îndeplinire a contractului de achiziții.
Modalitatea de indeplinire
Operatorul economic are obligatia de a arata gradul de indeplinire al contractelor. Documentele prin care operatorii economici pot indeplini cerinta privind experienta similara sunt urmatoarele, fara a se limita la, enumerarea nefiind cumulativa:
- copii ale unor părţi relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit;
- certificate de predare-primire;
- recomandări;
- procese-verbale de recepţie;
- certificări de bună execuţie;
- certificate constatatoare
- si / sau orice alte documente emise sau contrasemnate de catre o autoritate sau de catre clientul beneficiar, din care sa rezulte beneficiarul, serviciile prestate, perioada (inclusiv data incheierii contractului).
Documentele vor fi prezentate in copie lizibila cu mentiunea „conform cu originalul”, insotite
xxxx xxx, de traducerea autorizata a acestora in limba romana.
In cazul in care documentele prezentate nu sunt relevante, autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a solicita informatii si documente suplimentare, inclusiv de la beneficiarul/beneficiarii final(i) al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experienta similara, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant.
Precizari:
Pentru contractele a caror valoare este exprimata in alta valuta decat in lei, pentru calculul echivalentei se va avea in vedere cursul mediu anual in lei/valuta comunicat de BNR pentru fiecare an in parte.
Documentele prezentate pentru îndeplinirea cerinţei privind experienţa similara trebuie sa ateste faptul ca serviciile au fost prestate de către un ofertant, solicitându-se dovedirea faptului că au fost recepţionate de beneficiar în cadrul perioadei de 3 ani calculată conform art. 13 alin (1), lit.b) din Instructiune ANAP nr. 2/2017.
Nota: In cazul in care mai multi operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, indeplinirea cerintelor privind capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, iar autoritatea contractanta solicita ca acestia sa raspunda in mod solidar pentru executarea contractului de achizitie publica.
In conformitate cu art 14 alin. 3 lit. b) din Instructiune ANAP nr. 2/2017, în situaţia în care operatorul economic, ce prezintă respectiva experienţă, a realizat servicii în calitate de subcontractant în contractul prezentat drept experienţă similară pentru un antreprenor general, cu condiţia ca respectivele servicii să fie confirmate de antreprenorul general, iar beneficiarul final a atestat faptul că respectivul operator economic a avut calitatea de subcontractor.
Capacitatea tehnica si/sau profesionala poate fi dovedita prin sustinere, în conformitate
cu prevederile art. 182, alin. (1) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice. Modalitatea de indeplinire:
Ofertantul va prezenta informații cu privire la existența unei susțineri de terță parte, inclusiv măsurile avute în vedere de acesta pentru a accesa în orice moment resursele necesare, la care se atașează angajamentul ferm al terțului susținător din care trebuie să rezulte modul efectiv în care terțul/terții susținători vor asigura îndeplinirea angajamentului. In cazul in care ofertantul isi demonstreaza capacitatea tehnică și profesionala invocand si sustinerea acordata de catre o alta persoana, atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective. Angajamentul trebuie sa fie explicit, scris si neconditionat, precizand fara echivoc cerinta pentru care tertul intelege sa acorde sustinerea, precum si modalitatea concreta de acordare a sustinerii, in conditiile legii. Odata cu angajamentul de sustinere, ofertantul are obligatia sa prezinte documente transmise acestuia de catre tertul/tertii sustinator/sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii sustinator/sustinatori va/vor asigura indeplinirea propriului angajament de sustinere, documente care se vor constitui ca anexe la respectivul angajament. Angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie sa prevada care sunt resursele
care sunt aduse in sustinere si sa evidentieze faptul ca disponibilizarea acestora se va realiza neconditionat in functie de necesitatile care apar pe parcursul indeplinirii contractului in cauza, in conditiile si in termenele acestuia. Atunci cand ofertantul demonstreaza indeplinirea cerintei de calificare legata de capacitatea tehnica si /sau profesionala prin invocarea sustinerii acordate de unul sau mai multi terti, capacitatea acestuia/acestora se va cumula cu cea a ofertantului in ceea ce priveste respectiva/ respectivele cerinte. Persoana ce asigura sustinerea tehnica si profesionala nu trebuie sa se afle in situatia care determina excluderea din procedura de atribuire conform prevederilor art. 164, art. 165 si 167 din Legea 98/2016. Daca tertul/tertii nu indeplineste/indeplinesc criteriile relevante privind capacitatea sau se încadreaza în unul dintre motivele de excludere prevazute la art. 164, 165 si 167, autoritatea contractanta va solicita, o singura data, ca operatorul economic sa înlocuiasca tertul/tertii sustinator/sustinatori fara ca acest aspect sa aduca atingere principiului tratamentului egal prevazut la art. 2 alin. (2) lit. b) din Legea 98/2016.
Conform prevederilor art.184 din Legea nr.98/2016, prin angajamentul ferm, terţul/terţii se va/vor angaja că va/vor răspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achiziţie publică. Răspunderea solidară a terţului/terţilor susţinător/susţinători se va angaja sub condiţia neîndeplinirii de către acesta/aceştia a obligaţiilor de susţinere asumate prin angajament.
Partea/partile din contract pe care ofertantul intentioneaza sa o/le subcontracteze
Informatii privind partea/partile din contract pe care operatorul economic are, eventual, intentia sa le subcontracteze. In acest caz, operatorul economic va preciza in clar partea/partile din contract pe care urmeaza sa le subcontracteze, tipul produselor, valoarea si procentul la care se ridica partea/partile respective si datele de identificare ale subcontractantilor propusi (denumire, date de contact:adresa sediu social, telefon/fax, cod fiscal, reprezentant legal, nr. inregistrare la ONRC, dupa caz).
La momentul semnarii contractului, ofertantul castigator va prezenta toate contractele de subcontractare incheiate cu subcontractantii, in conformitate cu oferta depusa.
Modalitatea de indeplinire
Odata cu depunerea ofertei, ofertantul va prezenta acordul/acordurile de subcontractare- din sectiunea Formulare.
La solicitarea autoritatii contractante (conform art. 196 din Legea nr. 98/2016, coroborat cu art. 66 din HG 395/2016) ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va prezenta Declaratia privind partea-partile din contract care se subcontracteaza, documente referitoare la fiecare subcontractant. In conformitate cu prev. art. 150 alin. 2 din HG 395/2016, documentele prezentate vor cuprinde cel xxxxx urmatoarele informatii: denumirea subcontractantilor si datele de contact ale acestora, partea/partile din contract care urmeaza a fi îndeplinite de catre acestia, valoarea la care se ridica partea/partile respective, cota procentuala.
Informaţii privind asocierea
Orice operator economic are dreptul de a participa la procedura de atribuire in calitate de ofertant, individual ori in comun cu alţi operatori economici, inclusiv in forme de asociere temporara constituite in scopul participării la procedura de atribuire, in condiţiile prevăzute de Legea nr. 98/2016.
Modalitatea de indeplinire
Odata cu depunerea ofertei, ofertanţii vor prezenta acordul de asociere (cu desemnarea liderului) din secţiunea Formulare.
Capitolul 8 - MODUL DE ELABORARE, PREZENTARE ȘI DEPUNERE A OFERTELOR
8.1. Modul de prezentare a propunerii tehnice
Propunerea tehnica va respecta intocmai cerintele din caietul de sarcini si va avea un caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata durata prestarii serviciilor, aceasta reprezentand anexa la contract.
Oferta tehnica presupune cel puțin o asumare a cerințelor listate în caietul de sarcini.
Propunerea tehnica va contine:
1. Prezentarea detaliată a modalității de lucru conform specificațiilor tehnice din caietul de sarcini
2. Declaratia pe propria raspundere (Formularul 12), conform art. 51, alin. 1 din Legea 98/2016. Dupa caz, declaratia se va prezenta si de catre subcontractant/ subcontractanti si/sau tert/terti sustinator/sustinatori.
Institutiile competente de la care operatorii economici pot obtine informatii detaliate privind reglementarile specifice in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca sunt:
3. Declaratie privind acceptarea clauzelor contractuale, (Formularul 3) prin care operatorul economic isi da acordul cu privire la clauzele contractuale din modelele de contract si se obligă să respecte toate obligaţiile menţionate în conţinutul acestora.
4. Alte documente si informatii pe care ofertantul le considera semnificative pentru evaluarea corespunzatoare a propunerii tehnice.
Obs: operatorii economici pot face mentiuni in legatura cu clauzele contractuale in perioada de clarificari la documentatia de atribuire. Conform art. 137-(3) b. din HG 395/2016, va fi declarata neconforma oferta care conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire, care sunt în mod evident dezavantajoase pentru aceasta din urmă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective.
Nota:
Subcontractantii trebuie sa respecte aceleasi obligatii ca si ofertantii în domeniul mediului, social si al relatiilor de munca, stabilite prin legislatia adoptata la nivelul Uniunii Europene, legislatia nationala, prin acorduri colective sau prin tratatele si acordurile internationale în aceste domenii.
Documentele emise in alta limba vor fi insotite de traducerea autorizata in limba romana. Propunerile tehnice care nu vor contine cel putin informatiile/datele minime indicate in caietul de sarcini, vor fi declarate neconforme si vor atrage excluderea ofertantului din procedura (art.133, alin. (2) din HG 395/2016).
Pentru informatii neclare sau neconcludente, autoritatea contractanta poate solicita clarificari.
Propunerea tehnica va fi elaborata astfel incat sa rezulte ca sunt indeplinite in totalitate cerintele aferente Caietului de sarcini. Orice oferta prezentata va fi luata in considerare, dar numai in masura in care propunerea tehnica presupune asigurarea in principal a cerintelor minime sau al unui nivel calitativ superior cerintelor minimale solicitate in caietul de sarcini.
8.2. Modul de prezentare a propunerii financiare
1. Operatorii economici vor întocmi propunerea financiara in lei (fara TVA), avand la baza cantitatile mentionate in caietul de sarcini, folosindu-se formularul de oferta (Formularul 13). Operatorul economic va detalia modul de formare a pretului prin completarea unui Centralizator de preturi Anexa la formularul de oferta – Formularul 13.1, in care va completa pretul unitar (fara TVA) si pretul total (fara TVA) pentru fiecare produs, cat si totalul ofertei.
Nota: Preturile unitare prevazute în oferta au caracter ferm, nu se modifica.
Propunerea financiara va avea un caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata perioada de valabilitate stabilita de autoritatea contractanta si asumata de ofertant.
2. La elaborarea propunerii financiare, ofertantul va lua în calcul toate cheltuielile pe care le implică îndeplinirea obligațiilor contractuale, marja de profit, eventualele deduceri aflate sub efectul unui legi, precum si orice alte costuri necesare pentru furnizarea produselor conform prevederilor contractului si a dispozitiilor legale in vigoare. Astfel, la stabilirea pretului total al ofertei se va tine seama de pretul/costurile fiecarei activitati in parte.
Oferta financiara trebuie sa fie corelata cu propunerea tehnica.
3. In elaborarea ofertei financiare se va tine cont de prevederile art. 210 din Legea nr.98/19.05.2016 privind achizitiile publice si prevederile si art.136 din HG 935.2016, cu referire la pretul neobisnuit de scazut sau elemente ale unui pret neobisnuit de scazut. In situatia incadrarii ofertei la Art.210 din Legea 98/2016 (in ansamblul ei sau pe activitati), autoritatea contractanta va solicita clarificari pentru justificarea pretului/costului neobisnuit de scazut.
Modul de prezentare a ofertei
Perioada de valabilitate a ofertei va fi de cel putin 30 zile de la data deschiderii ofertelor.
Potrivit dispozitiilor Art. 123 din HG nr. 395/2066, ofertantul elaboreaza oferta în conformitate cu prevederile documentatiei de atribuire si indica, motivat în cuprinsul acesteia, care informatii din propunerea tehnica si/sau din propunerea financiara sunt confidentiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuala, în baza legislatiei aplicabile. Lipsa acestor informatii presupune ca documentele nu sunt confidentiale.
Capitolul 9 – INFORMATII SUPLIMENTARE
1. In cazul în care autoritatea contractanta solicita clarificari sau completari ale documentelor depuse, acestea se vor face prin e-mail iar raspunsurile la clarificari/ completari se vor face de asemenea, tot prin e-mail pentru documentele solicitate.
PRECIZARE: Orice exprimare din Documentatia de atribuire care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet, de inventie, un standard, o norma, o licenta de fabricatie, este însotita de mentiunea "sau echivalent".
NOTA:
Termenul ”zile” defineste “zile calendaristice”, în afara cazului în care se prevede expres că este zi lucrătoare.