CAIET DE SARCINI
CONSILIUL JUDETEAN IALOMITA CENTRUL CULTURAL “XXXXX XXXXXX”- IALOMIŢA
Slobozia - Ialomiţa, b-dul Xxxxx Xxxxxxx, Nr. 26 Tel/fax 0000 000 000000
Nr. 316/23.06.2023
Aprobat MANAGER,
Xxxxxxxxxx Xxxxx
XXXXX DE SARCINI
privind achiziția de servicii culturale pentru anul 2023
Capitolul I - DISPOZIȚII GENERALE
Secțiunea 1 – Introducere
Prezentul caiet de sarcini include cerințele ce descriu în mod obiectiv serviciile ce se intenționează a fi achiziționate în baza documentației de atribuire din care face parte și acesta. La elaborarea propunerii tehnice, operatorii economici trebuie să țină seama de specificățiile elaborate de către autoritatea contractantă, sub sancțiunea respingerii ofertei că fiind neconformă.
Prezentul Caiet de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire a contractului de prestare a serviciilor culturale și are că scop stabilirea elementelor/condițiilor esențiale care vor guverna contractul de servicii și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea financiară și tehnică.
Orice ofertă de bază prezentată, care excede prevederile caietului de sarcini, va fi luată în considerare numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale din caietul de sarcini.
Secțiunea 2 - Legislație generală
• Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice; art. 1, art.2, alin. 7, alin.5, art. 18
• Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice; art. 43, alin. 1,2,3 și 4
• LEGE nr. 208 din 11 iulie 2022 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, Legii nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale, Legii nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, precum şi a Legii nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor
Secțiunea 3 - Autoritatea contractantă Centrul Cultural „Xxxxx Xxxxxx” - Ialomița Secțiunea 3 - Cod CPV
- 79952100-3 [Servicii de organizare de evenimente culturale],
( conform Anexă nr.2 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice)
Capitolul II – SCOPUL ȘI OBIECTUL CONTRACTULUI
Scopul contractului
Servicii culturale organizare de evenimente culturale :
1. Concurs international de dirijat Xxxxx Xxxxxx 27 - 29 iulie 2023
2. Masterclass internațional de dirijat opera, 21 – 26 iulie 2023
Capitolul III - DURATA CONTRACTULUI
Contractul începe de la dată semnării acestuia de ambele părţi (Autoritatea Contractantă și Prestator) şi se finalizează la dată de 31 august 2023.
După semnarea contractului, Autoritatea Contractantă va emite ordinul de începere al serviciilor și îl va comunica Prestatorului.
Orice modificare a duratelor de desfășurare a activităților, în cadrul perioadei de execuție stabilite prin contract, se va agrea de comun acord.
Capitolul IV - OBIECTIVELE PRINCIPALE ALE ACHIZIȚIEI
Descrierea serviciilor solicitate:
Specificații tehnice:
Cerințele și specificățiile tehnice ale autorității contractante fac parte integrantă din documentația pentru atribuire a contractului și constituie ansamblul de cerințe de baza căruia se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conține cerințele minime impuse pentru atribuirea contractului.
Oferta ce va cuprinde caracteristici tehnice sub aceste cerințe va fi respinsă că oferta neconformă.
Date generale Perioada:
21 iulie – 29 iulie 2023
Locul desfășurării:
Bucuresti – Universitatea Nationala de Muzică , Slobozia – Sala Europa
Contractantul va numi un reprezentant care va comunica în scris cu autoritatea contractantă la nivel de contract că și responsabil cu monitorizarea și implementarea contractului. Coordonatorul de contract organizează și supraveghează derularea efectivă a contractului și are următoarele atribuții:
- Să fie singură interfață cu autoritatea contractantă în ceea ce privește implementarea contractului și desfășurarea activităților din cadrul acestuia
- Gestionează, coordonează și programează toate activitățile contractantului la nivel de contract, în vederea asigurării îndeplinirii contractului, în termenul și la standardele de calitate solicitate
- Gestionează și raportează dacă activitățile care fac obiectul contractului se realizează cu respectarea clauzelor contractual, a conținutului caietului de sarcini și a ofertei depuse.
Experiență specifică:
minim un proiect/contract având că obiect organizarea de evenimente cultural/artistice sau similar din punct de vedere al calității și/sau complexității în cadrul căruia a îndeplinit aceleași activități cu cele pe care urmează se le îndeplinească în contract.
Specificații minime – Organizare de evenimente culturale
I.Organizare Masterclass de dirijat în perioada 21 – 26 iulie 2023
În perioada 21 – 25 iulie 2023 se vor desfasura cursurile propriu-zise in Bucuresti, la Universitatea Nationala de Muzica.
Se solicită următoarele:
- Dirijor ce va susține cursurile, propunem Xxxxxxxx Xxxxxxxx sau un dirijor cu acelasi renume.
- Orchestră de 42 persoane si 2 pianisti
- Foto-video – înregistrarea prestatiei fiecarui cursant
- Închiriere și mentenanță Sala unde se va desfasura masterclasul, Bucuresti
- Asigurarea înscrierilor cursanților
În data de 26 iulie 2023 se va desfasura la Slobozia, în Sala Europa Concertul de Operă Se solicită următoarele:
- Orchestră de 42 persoane, după caz si un pianist
- Transport orchestra si instrumente mari
- Regie tehnica si maestru xxxxxx pentru spectacol
- Punerea în scenă a unui spectacol de operă cu lucrări din Mozart, Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx și Xxxxxx susținut de participanții la Masterclassul de dirijat
Marketing, PR, Grafică pentru Masterclass
- Campanie promovare social media, privind promovarea judetului Ialomita si a celor două evenimente în mediul virtual la nivel național și internațional printr-o grafică distinctă și specifică (Facebook, Instagram, etc.)
- Conceptie machete imagine a celor 2 evenimente, adaptate pentru promovare social media, pentru afise si pentru panouri outdoor
- Conceptie materiale promotionale: pliante, caiete program, spider, rool-up
II. Organizare Concurs International de dirijat Xxxxx Xxxxxx în perioada 27 – 29 iulie
2023
În perioada 27 si 28 iulie 2023 se va desfașura la Bucuresti Concursul International de dirijat Xxxxx Xxxxxx.
Se solicită următoarele:
- Orchestră de 42 persoane, 2 pianisti
- Foto-video – înregistrarea prestatiei fiecarui concurent
- Închiriere și mentenanță Sala unde se va desfasura Concursul, Bucuresti, Universitatea de Muzică
- Xeroxuri (partituri, stime pentru orchestra)
- Asigurarea înscrierilor concurenților
- Selecția online a concurenților înscriși de către o comisie formată din trei membrii de specialitate
- servicii catering pentru orchestra, concurenti, echipa foto video, maestru xxxxxx
29 iulie 2023 - Spectacol de opera, Sala Europa , Slobozia Se solicită următoarele:
- Orchestră de 42 persoane si pianist
- Transport orchestra si instrumente mari
- Regie tehnica si maestru xxxxxx
- Punerea în scenă a Galei de operă susținută de câștigătorii Concursului Internațional de dirijat Xxxxx Xxxxxx 2023
Marketing, PR, Grafică pentru Concursul de dirijat
- Campanie promovare social media, privind promovarea judetului Ialomita si a celor două evenimente în mediul virtual la nivel național și internațional printr-o grafică distinctă și specifică (Facebook, Instagram, etc.)
- Conceptie machete imagine a celor 2 evenimente, adaptate pentru promovare social media, pentru afise si pentru panouri outdoor
- Conceptie materiale promotionale: pliante, caiete program, spider, rool-up
Prețurile vor fi precizate pentru fiecare tip de serviciu I si II
Criteriul de atribuire este prețul cel mai scăzut.
Oferta financară va cuprinde pretul total pentru prestarea serviciilor solicitate prin Caietul de sarcini și pretul pe tipuri de servicii
Cerințele prevăzute în caietul de sarcini sunt minimale și obligatorii, oferta care nu respectă cerințele caietului de sarcini va fi declarată neconformă și va fi respinsă. La elaborarea ofertei financiare, ofertantul va ține seama de cerințele prevăzute în Caietul de sarcini și de costurile aferente realizarii serviciilor pentru perioada evenimenului.
La finalizarea prestării serviciilor, Prestatorul va prezența un raport de activitate ce va conține detaliile referitoare la desfășurarea evenimentului și serviciile prestate și care va stă la baza Procesului Verbal de recepție cantitativă/calitativă, semnat de ambele părți. Raportul de activitate va fi însoțit de toate dovezile foto, video, audio etc. privind efectuarea serviciilor prestate, conform caietului de sarcini. Plata se va efectua în termen de 30 zile de la înregistrarea facturii în original de către Prestator la sediul Beneficiarului, pe baza Raportului de activitate, a dovezilor foto, video, audio etc. privind serviciile prestate și a Procesului Verbal de receptive cantitativă/calitativă, semnat de ambele părți.
Descrierea situației actuale la nivelul Autorității Contractante
Autoritatea contractantă, Centrul Cultural “Xxxxx Xxxxxx” – Ialomiţa este o instituţie de interes public, cu personalitate juridică, înfiinţată prin Decizia nr. 22/28.02.1994 a Consiliului Judeţean Ialomiţa, având că obiect de activitate organizarea activităţilor de promovare a cunoaşterii valorilor culturii şi artei naţionale şi universale, de dezvoltare şi afirmare a disponibilităţilor creatoare ale populaţiei în toate domeniile de creaţie şi interpretare artistică, recreativ-distractive, de realizare a unor prestații culturale în beneficiul tuturor cetățenilor, fără deosebire de naționalitate, categorie socială, convingeri religioase sau opţiuni politice.
Obiectivul general la care contribuie realizarea serviciilor
Obiectivul general constă în îmbunătățirea imaginii județului Ialomița.
Obiectivul specific la care contribuie realizarea serviciilor
- asigurarea unui eveniment de anvergură pentru toți cetățenii municipiului Slobozia și din împrejurimi;
- creşterea numărului de vizitatori în județul Ialomița;
- catalizator pentru dezvoltarea socio-economică locală și regională;
- promovarea județului si a marelui dirijor Xxxxx Xxxxxx
Serviciile solicitate:
servicii organizare evenimente culturale
Rezultatele care trebuie obținute în urmă prestării serviciilor
Principalul rezultat al prestării serviciilor este organizarea unui eveniment cultural cu respectarea tuturor specificățiilor din prezentul Caiet de sarcini.
Atribuțiile și responsabilitățile Părților Contractantul este pe deplin responsabil pentru:
a. asigurarea planificării resurselor în raport cu graficul estimat pentru derularea contractului și prezentat în cadrul acestui document;
b. îndeplinirea obligațiilor sale, cu respectarea celor mai bune practici din domeniu, a prevederilor legale și contractuale relevante precum și cu deplină înțelegere a complexității legate de derularea cu succes a Contractului, astfel încât să se asigure îndeplinirea obiectivelor stabilite, inclusiv că activitățile și rezultatele sunt realizate la parametrii calitativi solicitați;
c. prestarea serviciilor în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini;
Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru:
a. punerea la dispoziția Contractantului a tuturor informațiilor disponibile pentru obținerea rezultatelor așteptate;
b. desemnarea echipei implicate și responsabile cu interacțiunea și suportul oferit Contractantului;
c. asigurarea tuturor resurselor care sunt în sarcina să pentru bună derulare a Contractantului.
Abordare și metodologie în cadrul Contractului
Metodologia utilizată pentru prestarea serviciilor va fi stabilită de către Ofertant.
Plan de lucru pentru activitățile/serviciile solicitate
Nu este cazul.
Locul și durata desfășurării activităților Locul desfășurării activităților Bucuresti si Slobozia, Sala Europa
Dată de început și dată de încheiere a prestării serviciilor sau durata prestării serviciilor
21 – 29 iulie 2023
Resursele necesare/expertiză necesară pentru realizarea activităților în Contract și obținerea rezultatelor
Nu este cazul.
Numărul de experți pe categorie de expertiză necesară
Nu este cazul.
Numărul de zile/expert pe categorie
Nu este cazul.
Profilul experților principali
Nu este cazul.
Experți secundari (experți non-cheie)
Nu este cazul.
Personalul administrativ și personalul support/backstopping pentru activitatea experților principali în cadrul Contractului
Nu este cazul.
Alte cerințe legate de personalul direct implicat în prestarea serviciilor
Nu este cazul.
Infrastructură Contractantului necesară pentru desfășurarea activităților Contractului
Autoritatea Contractantă va pune la dispoziție zona de desfășurare a evenimentului infrastructură și resursele disponibile la nivel de Autoritate Contractantă pentru îndeplinirea Contractului
Managementul/Gestionarea Contractului și activități de raportare în cadrul Contractului Gestionarea relației dintre Contractant și Autoritatea Contractantă
Prestatorul de servicii va exprimă prețul total în lei, fară TVA și detaliat.
Prețul ofertat va cuprinde toate cheltuielile generate de prestarea serviciilor conform cerințelor din caietul de sarcini, inclusiv onorariile, taxele aferente etc.
Din partea Autorității contractante va fi desemnată o persoană care va ține legătura cu reprezentanții Prestatorului. La finalizarea prestării serviciilor, Prestatorul va prezența un Raport de Activitate ce va conține detaliile referitoare la desfășurarea evenimentului și serviciile prestate și care va stă la baza încheierii Procesului Verbal de recepție cantitativă/calitativă,semnat de ambele părți.
Raportul de activitate va fi însoțit de toate dovezile foto, video, audio etc. privind efectuarea serviciilor prestate, conform caietului de sarcini. Plata se va efectua în termen de 30 de zile de la înregistrarea facturii în original de către Prestator la sediul Beneficiarului, pe baza Raportului de activitate, a dovezilor foto, video, audio etc. privind serviciile prestate și a Procesului Verbal de recepție cantitativă/calitativă, semnat de ambele părți.
Rapoartele/documentele solicitate de la Contractant
Prestatorul va înainta un Raport de activitate ce va conține detaliile referitoare la desfășurarea evenimentului și care va stă la baza încheierii Procesului Verbal de recepție cantitativä/calitativă, semnat de ambele părți, precum și toate dovezile foto, video, audio etc. privind efectuarea serviciilor prestate, conform caietului de sarcini.
Acceptarea rezultatelor parțiale și finale în cadrul Contractului
Raportul de activitate ce va conține detaliile referitoare la desfășurarea evenimentului.
Finalizarea serviciilor în cadrul Contractului
Serviciile vor fi considerate finalizate după încheierea Procesului verbal de recepție semnat de ambele părți.
Monitorizarea realizării activităților și a rezultatelor pe perioada derulării Contractului
Un reprezentant al Autorității contractante va monitoriza realizarea serviciilor efectuate de către Prestator.
Evaluarea performanței Contractantului
Evaluarea realizării serviciilor se va regăsi în Procesul Verbal de recepție.
Metodologia de evaluare a Ofertelor prezentate
Criteriul de evaluare a ofertelor primite este prețul cel mai mic.
Informații suplimentare/administrative
Nu este cazul.
Interviuri în cadrul procesului de evaluare dacă este necesar indicând pentru care expert/poziție
Nu este cazul.
Realizare DEMO că parte a procesului de evaluare
Nu este cazul.
Alte cerințe
Nu este cazul.