SE APROBĂ, DIRECTOR EXECUTIV

DE ACORD,

ŞEF SERVICIU FINANCIAR, CONTABILITATE, ADMINISTRATIV

Xxxxxx XXXXX

SE APROBĂ, DIRECTOR EXECUTIV

Xxxxxxx XXXXXXXXX

Secțiunea A3: CAIET DE SARCINI

Prezentul Caiet de sarcini detaliază cerințele minime şi obligatorii pentru pentru atribuirea contractului privind asigurarea de „Servicii de dezvoltare software pentru realizarea componentei MIS de administrare a proiectelor finanţate prin Programul RO10 - Copii şi tineri în situaţii de risc şi iniţiative locale şi regionale pentru reducerea inegalităţilor naţionale şi promovarea incluziunii sociale” finanțat prin Mecanismul Financiar al Spațiului Economic European 2009-2014.

1. INFORMAłII GENERALE

Autoritatea contractantă, este FONDUL ROMÂN DE DEZVOLTARE SOCIALĂ (FRDS), organism de interes public, fără scop lucrativ, cu personalitate juridică înființat prin Legea nr. 129/1998, cu modificările şi completările ulterioare.

Pentru atingerea obiectivelor sale, în cei 14 ani de funcționare, FRDS a finanțat peste 1400 proiecte de mică infrastructură, servicii sociale şi activități generatoare de venit, pentru comunități rurale şi urbane sărace şi grupuri dezavantajate, în valoare totală de cca. 82 000 000 euro.

FRDS a fost desemnat operator de program pentru implementarea Programului RO 10 – „Copii şi tineri aflaţi în situaţii de risc şi iniţiative locale şi regionale pentru reducerea inegalităţilor naţionale şi pentru promovarea incluziunii sociale”, în baza art. 19 al O.U.G. nr. 88 din 12 decembrie 2012 privind cadrul instituțional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea asistenței financiare acordate României prin Mecanismul financiar al Spațiului Economic European norvegian pe perioada de programare 2009-2014.

2. INSTRUCłIUNI PRIVIND ÎNTOCMIREA OFERTEI

2.1. Documente de calificare

Ofertantul va prezenta toate documentele, în corelație cu Secțiunea A1 – Fişa de date a achiziției, furnizând toate documentele solicitate la acest capitol.

2.2. Propunerea tehnică

Ofertantul va prezenta propunerea tehnică, în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini, furnizând toate datele solicitate, conform Formularului 8.

2.3. Propunerea financiară

Ofertantul va prezenta oferta financiară, în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini, furnizând toate datele solicitate, conform Formularului 9.

3. METODOLOGIE

Prestatorul va realiza pentru autoritatea contractantă, dezvoltarea şi adaptarea funcționalităților componentei Sistemului Informatic de Management (MIS – Management Information System) pentru a răspunde cerințelor specifice implementării Programului RO10, în concordanță cu regulile generale de implementare a programelor SEE 2009-2014.

Analiza şi proiectarea componentelor informatice care se dezvoltă/actualizează se va face împreună cu personalul FRDS desemnat pentru această activitate.

Specialiştii furnizorului de servicii întocmesc specificațiile detaliate necesare dezvoltării/actualizării componetelor MIS, care se aprobă de către beneficiar.

Specialiştii furnizorului de servicii dezvoltă şi testează componentele MIS pe o bază de date de test furnizată de către beneficiar.

Pentru testarea integrată a componentelor dezvoltate, specialistii furnizorului pot utiliza facilitățile de lucru la distanță puse la dispoziție de către beneficiar.

Dezvoltarea noilor componente se va face etapizat astfel încât să se asigure intrarea în funcțiune a unor funcționalități pe masură ce Programul RO10 înaintează şi funcțiunile respective sunt necesare derulării acestuia.

Graficul termenelor de implementare este prezentat în anexă.

Sistemul Informatic de Management este realizat în tehnologie client-server, pe o bază de date MS SQL Server, interfața fiind programată în special în Visual Basic, cu unele modul C+ iar rapoartele sunt realizate cu Crystal Reports.

4. CERINłE PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE

4.1. OBIECTIVE

Obiectivele generale și specifice care trebuiesc realizate în cadrul contractului sunt următoarele.

4.1.1. Dezvoltarea unei noi componente de gestiune proiecte SEE şi acțiuni bilaterale care să respecte regulile de implementare a programelor SEE 2009-2014, prin:

a) Adaptarea structurii bazei de date pentru cerințele specifice SEE 2009-2014;

b) Dezvoltarea formei principale de acces la proiecte/acțiuni bilaterale şi funcții de administrarea a acestora; cuprinde un tabel (grid) cu proiecte/acțiuni bilaterale, cu facilități de filtrare şi ordonare şi meniu/butoane de acces la funcțiile asociate unui proiect: Date proiect, Indicatori, Evaluare, Selecţie, Acord de Grant, Supervizare/Monitorizare, Plăţi;

c) Dezvoltarea unor noi forme:

• „Date Proiect”,

• “Indicatori Proiect”

• “Evaluare”,

• “Contract proiect”, pornind de la cele existente pentru programul de finantare PIP, adaptate la cerintele specifice implementarii EEA-RO10; formatul formelor existente pentru PIP este prezentat in Anexa A1;

d) Dezvoltarea unor noi forme „Selecţie”, „Supervizare/Monitorizare”, „Audit/Control de Teren” pentru proiecte;

e) Dezvoltarea unei funcțonalități de preluare de la promotori a datelor din setul „Project Level Information”, stocarea lor în baza de date şi transferul către DORIS; structura datelor din setul „Project Level Information” în format XSD este prezentată în anexă;

f) Dezvoltarea unor noi forme „Cerere de Finanţare”, „Selecţie”, „Contract Finanţare”

pentru acțiuni bilaterale;

g) Dezvoltarea unui mecanism de tip „RED FLAG” prin care se gestionează riscurile asociate unui proiect şi se atenționează printr-un simbol grafic special paginile principale ale dosarului proiectului;

h) Elaborarea unor rapoarte asociate noii componente dezvoltate de furnizor. Pentru aceste formate noi se proiectează şi structura BD aferentă.

4.1.2. Dezvoltarea unei componente de administrare a solicitărilor de plată, prin:

a) Analiza funcțională a administrării solicitărilor de plată pentru proiecte şi acțiuni bilaterale;

b) Dezvoltarea unei componente dedicate verificării solicitărilor de plată, pe baza analizei efectuate; se vor gestiona şi fişierele cuprinzând documentele justificative scanate;

c) Elaborarea unor rapoarte asociate acestei componente:

(1) rapoarte individuale, de tip FIŞA asociate unui proiect/acțiune bilaterală;

(2) rapoarte centralizatoare care să furnizeze date în baza unor criterii de filtrare (categorii de plăți, stare solicitare, perioada etc).

Pentru aceste formate noi se proiectează şi structura BD aferentă.

Aceasta componentă va avea o subcomponentă web care va permite beneficiarilor de grant să încarce la distanță şi interactiv datele incluse în solicitarea de plata şi să transmită on-line scan după documentele justificative.

4.1.3. Dezvoltarea unei componente de ordonanțare şi administrare a plăților, prin:

a. Analiza funcțională a operațiunilor de ordonantare şi de plată din FRDS;

b. Dezvoltarea unei componente dedicate ordonanțării şi efectuării plăților (generarea/încărcarea datelor privind ordonanțarea şi efectuarea plăților, generarea automată de ordine de plată pentru trezorerie/bancă, generare de note contabile în format acceptat de Ciel şi transferul acestora în baza de date Ciel – SQL Server Expres 2012);

c) Elaborarea unor rapoarte asociate acestei componente:

(3) rapoarte individuale, de tip FIŞA asociate unui proiect/plăți;

(4) rapoarte centralizatoare care să furnizeze date în baza unor criterii de filtrare (categorii de plăți, perioada etc).

Pentru aceste formate noi se proiectează şi structura BD aferentă.

4.1.4. Dezvoltarea unei componente de elaborare automată a Rapoartelor Financiare şi de furnizare a datelor din Raportul anual; aceasta va include şi o secțiune de planificare/estimare, prin:

a) Planificarea/estimarea ce se va face pe toată durata proiectului şi anual, datele fiind introduse în BD MIS printr-o interfață specifică;

a. Elaborarea Rapoartelor Financiare se va face automat, cu furnizarea de către utilizator a unor date minime precum soldurile bancare;

b. Datele pentru Raportul annual se vor furniza sub forma unui fişier Excel din care acestea să se poată transfera cu usurință în DORIS.

4.1.5. Adaptarea unor componente existente la cerințele/specificul SEE-RO10 şi pregatirea unui kit de instalare a produsului software realizat;

a) Administrare sistem: definire funcții şi operații şi alocare drepturi către utilizatori;

b) Actualizare funcție de transfer note contabile şi înregistrări contabile din CIEL;

c) Actualizare/adaptare componente Personal, Facilitare;

d) Adaptare programe Rapoarte Navigare şi Hărţi;

e) Pregătirea kit-ului de instalare a produsului software realizat.

4.2. CERINłE SPECIALE:

4.2.1. Componentele nou realizate vor funcționa pe baza de date existentă a programului MIS FRDS (administrată în MS SQL Server 2012 Express Edition), baza de date care va fi actualizată şi îmbogățită cu structurile de date necesare noii componente. Se vor păstra structurile de date existente pentru entitățile principale precum: PROIECT, LOCALITATI, EVALUARE, CRITERII EVALUARE, CRITERII ELIGIBILITATE, DECIZII, ACORD DE GRANT, INDICATORI, BENEFICIARI, ACHIZITII, CONTRACTE, PERSONAL, UTILIZATORI, FUNCTII, DREPTURI etc, pentru a se asigura continuitatea analizelor pe proiectele finantate de FRDS în cei 15 ani de activitate si evitarii suprapunerilor în finanțare.

4.2.2. Componentele 1, 2, 3 si 4 se vor implementa ca un DLL (Dynamic Link Library) care va fi integrat în MIS existent sau ca program independent (MIS SEE) care să implementeze functionalitățile componentelor 1, 2, 3 si 4 şi care să lucreze pe aceeaşi bază de date şi să permită comutarea de la un program la altul (MIS FRDS <-> MIS SEE). Este de preferat ca interfața pentru noul produs sa fie dezvoltată în aceeaşi tehnologie ca şi MIS FRDS existent (VB6 / Visual Studio + Crystal Reports) pentru care FRDS detine licență validă. În cazul utilizării unei alte tehnologii sau mediu de dezvoltare, furnizorul serviciilor de dezvoltare va furniza şi va instala pe calculatoarele beneficiarului mediul de dezvoltare respectiv, în conditii legale, fără costuri suplimentare, pentru a permite ca beneficiarul să poată face modificari în program cu forțe proprii.

4.2. TERMENE DE REALIZARE ŞI IMPLEMENTARE COMPONENTE ŞI FUNCłIONALITĂłI MIS RO10

▪ 2 luni de la încheierea contractului ptr:

- 1. a Adaptarea structurii bazei de date pentru cerintele specifice SEE RO10;

- 1. b Forma principala de acces la proiecte / acțiuni bilaterale şi funcții de administrarea a acestora,

- 1. c Formele „Date Proiect”, “Indicatori Proiect”, “Evaluare”, “Contract proiect” şi rapoartele aferente,

- 1. d Forma “Selectie” şi rapoartele aferente,

- 3. Componenta de ordonanțare şi administrare a plăților – toate subcomponentele;

▪ 3 luni de la încheierea contractului ptr:

- 1. d Formele “Supervizare/Monitorizare” si rapoartele eferente

- 1. f Formele “Cerere de Finanţare”, “Selecţie”, “Contract Finanţare” pentru acțiuni bilaterale şi rapoartele aferente,

- 1.g Mecanismul RED FLAG;

▪ 4 luni de la incheierea contractului pt:

- 1. d Formele “Audit / Control de teren”, şi rapoartele aferente,

- 1. e Funcționalitatea de administrare a datelor din setul “Poject Level Information”,

- 2. Componenta de administrare a solicitarilor de plata – toate subcomponentele;

- 4. Componenta de elaborare automată a Rapoartelor Financiare, care include şi o secțiune de planificare/estimare – toate subcomponentele;

- 5. Adaptarea unor componente existente la cerințele/specificul SEE-RO10 – toate subcomponentele, mai puțin pregătirea kit-ului de instalare;

▪ 5 luni de la încheierea contractului:

- testare integrată,

- pregatirea kit-ului de instalare,

- documentație de utilizare.

5. REZULTATE AŞTEPTATE

Sistemul Informatic de Management actualizat conform cerințelor din prezentul caiet de sarcini, impreuna cu codul sursa al programelor. Modificările/actualizările/dezvoltările, se vor reflecta corespunzător de către prestator în Manualul de utilizare al MIS.

Prestatorul întocmeşte şi predă beneficiarului rapoarte lunare de activitate.

Întreaga activitate desfaşurată de către consultanți va fi consemnată într-un raport final, întocmit de către furnizor.

Raportul final împreună cu serviciile de dezvoltare software furnizate se aprobă de către comisia de recepție a beneficiarului în termen de 15 zile de la terminarea lucrărilor şi predarea rapoartelor.

6. CRITERII DE CALIFICARE

În conformitate cu prevederile legale şi ținând cont de specificul serviciilor necesare se solicită ca cerințele minime de calificare, să fie următoarele:

a. prezentarea listei principalelor prestări de servicii efectuate în ultimii 3 ani de la data limita de depunere a ofertelor, prin care ofertantul trebuie să demonstreze ca a derulat contracte care au implicat dezvoltarea şi implementarea de aplicații software complexe şi particularizate.

b. prezentarea cel puțin a unui proiect finalizat/finalizate în ultimii 3 ani împliniți la termenul limită pentru depunerea ofertei, care să confirme prestarea de servicii similare cu cele supuse acestei proceduri, în valoare (cumulată) de 100 000 lei, fără TVA, pentru care se vor ataşa documente suport, copii după contracte/recomandări datate, semnate şi parafate de emitent/documente constatatoare sau echivalent care să ateste finalizarea contractului,

c. prezentarea unui curriculum vitae european pentru specialiştii responsabili de îndeplinirea contractului de servicii, din care să reiasă că au o experiență în realizarea de aplicații software în limbaje de programare sau medii de dezvoltare de tip MS SQL Server, ACCESS, C+, Visual Basic, Visual Studio, Crystal Reports, de minim 5 ani pentru responsabilul de proiect şi minim 3 ani pentru membrii echipei, dovedite prin prezentarea de certificate sau documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori clientul beneficiar sau declarate de către operatorul economic prestator (angajator al specialiştilor),

d. prezentarea de declarații de disponibilitate pentru specialiştii propuşi pentru realizarea contractului care nu sunt angajații ofertantului.

Pentru a se demonstra autorității contractante înțelegerea specificului cerințelor stabilite prin Caietul de sarcini şi a capacității sale de a derula astfel de activități se solicită prezentarea metodologiei propuse de dezvoltare a MIS şi planul de activități (graficul Gantt).

Cerințele se consideră îndeplinită prin prezentarea unor documente sau certificate emise sau contrasemnate de o autoritate contractantă sau de clientul privat beneficiar care să confirme serviciile.

Se vor ataşa documente suport (certificate, documente, copii după elementele relevante din contracte, recomandări datate, semnate şi parafate de emitent, documente constatatoare sau echivalent, etc.) emise sau contrasemnate de beneficiari care vor conține obligatoriu date referitoare la:

- beneficiarul contractului;

- tipul serviciilor prestate;

- perioada în care s-a realizat contractul.

Documentele solicitate vor fi prezentate în copie cu mențiunea „conform cu originalul”, ştampilate şi semnate de reprezentantul legal.

În cadrul procedurii, s-a stabilit ca atribuirea contractului să se facă prin aplicarea criteriului prețului cel mai scăzut aşa cum este prezentat în Fişa de date a achiziției.

Criteriul de atribuire a fost stabilit în legătură directă cu natura şi obiectul contractului de achiziție publică care urmează a fi atribuit, avându-se în vedere următoarele:

- specificul contractului care urmează a fi atribuit şi a serviciilor care urmează a fi prestate;

- eficientizarea utilizării fondurilor asigurate de statele donatoare asimilabile fondurilor publice şi a contribuției Guvernului României,

- posibilitatea de a obține cele mai bune servicii,

- perioada strict limitată în timp în care trebuie realizată dezvoltarea aplicației MIS.

În cazul în care în urma aplicării criteriului de atribuire, se constată că ofertele clasate pe primul loc au prețuri egale, se va solicita respectivilor operatori economici reofertarea succesivă în plic închis a prețului până departajarea acestora.

7. DURATA CONTRACTULUI

Serviciile de dezvoltare software se vor acorda pe o perioadă de maxim 5 luni.

8. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI

8.1 Propunerea tehnică

Ofertantul va transmite propunerea tehnică prin completarea Formularului 8.

Propunerea tehnică trebuie prezentată conform cerințelor caietului de sarcini astfel încât să se asigure posibilitatea verificării corespondenței întocmirii propunerii tehnice cu specificațiile tehnice prevăzute în caietul de sarcini.

Propunerea tehnică va conține un comentariu, articol cu articol, al tuturor specificațiilor conținute în caietul de sarcini, prin care ofertantul va demonstra corespondența propunerii tehnice cu specificațiile respective.

Ofertanții care participă la procedura de atribuire înteleg să ofere numai servicii care să îndeplinească cel puțin condițiile tehnice minime specificate în caietul de sarcini.

Astfel, ofertanții au obligația de a prezenta:

a. Toate documentele, declarațiile, formularele, anexele, etc. prevăzute în prezenta Fişa de date a achiziției.

b. O descriere detaliată a serviciilor oferite în conformitate cu specificațiile tehnice, precum şi literatura tehnică de specialitate, dacă este cazul.

Neprezentarea propunerii tehnice în cadrul ofertei depuse conduce la respingerea ofertei.

În cazurile pentru care va considera necesar acest lucru, Comisia de Evaluare va aplica prevederile legale conform art. 202 al OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu toate modificările şi completările ulterioare, astfel: „în cazul unei oferte care are un preţ aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita ofertantului, în scris şi înainte de a lua o decizie de respingere a acelei oferte, detalii şi precizări pe care să le considere semnificative cu privire la oferta, precum şi de a verifica răspunsurile care justifică preţul respectiv”.

8.2. Propunerea financiară

Oferta financiară se transmite prin completarea Formularului nr. 9.

Nu se acceptă oferte alternative. Prezentarea unei oferte alternative atrage după sine descalificarea ofertantului.

În cazul în care în urma aplicării criteriului de atribuire, se constată că ofertele clasate pe primul loc au prețuri egale, se va solicita respectivilor operatori economici reofertarea succesivă în plic închis a prețului până departajarea acestora.

8.3. Alte solicitări

Dacă formularele sunt completate de o persoană împuternicită se va completa şi Formularul nr.

11 şi va fi însoțit de o copie a cărții de identitate a persoanei împuternicite.

Ofertanții au obligația de a numerota documentele ofertei şi de a anexa un opis al documentelor prezentate

Adresa la care se depune oferta, într-un exemplar Original, este str. Xxxxxxx Xxxxxx, nr. 1, etj. 3, Sector 3, Bucureşti, înainte de de termenul limită de depunere prevăzute în anunțul publicitar publicat în SEAP sau în documentația de atribuire publicată integral pe site-ul FRDS.

În cazul în care, în scopul verificării conformității propunerii tehnice cu cerințele caietului de sarcini sau în scopul verificării propunerii financiare ori pentru a demonstra îndeplinirea anumitor criterii de selecție, autoritatea contractantă solicită prezentarea anumitor documente, acestea trebuie transmise la aceeaşi adresă.

Oferta nu va conține rânduri inserate, sublinieri, ştersături sau cuvinte scrise peste scrisul inițial. În cazul documentelor emise de instituții/organisme oficiale abilitate în acest sens, documentele respective trebuie să fie valabile, semnate şi parafate conform prevederilor legale.

Ofertantul va elabora oferta în conformitate cu prevederile din documentația de atribuire.

Oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al conținutului, pe toată perioada de valabilitate stabilită de către autoritatea contractantă.

Semnăturile de pe fiecare formular vor avea menționat în clar numele şi funcția celui care semnează.

Ofertantul poate modifica conținutul ofertei, până la data şi ora stabilită pentru depunerea ofertelor, adresând pentru aceasta autorității contractante o cerere de retragere a ofertei în vederea modificării.

Autoritatea contractantă nu este răspunzătoare în legatură cu posibilitatea ofertantului de a depune noua ofertă, modificată, pâna la data şi ora limită, stabilită în anunț.

Xxxxxx în care este transmisă oferta va avea înscrise următoarele informații obligatorii:

- numele/denumirea şi adresa completă a ofertantului;

- titlul serviciilor pentru care se depune oferta „Servicii de dezvoltare software pentru realizarea componentei MIS de administrare a proiectelor finanțate prin Programul RO10 – Copii şi tineri în situații de risc şi inițiative locale şi regionale pentru reducerea inegalităților naționale şi promovarea incluziunii sociale finanțat prin Mecanismul Financiar al Spațiului Economic European 2009 – 2014”

- adresa autorității contractante indicată mai sus, la care este depusă oferta;

- mențiunea „A nu se deschide înainte de sedința de deschidere a ofertelor din data de 25.04.2014, ora 15.00”.

Dacă plicul exterior nu este marcat conform prevederilor de mai sus, autoritatea contractantă nu îşi asumă nicio responsabilitate pentru neprimirea ofertei în timp util.

Oferta depusă la o alta adresă decât cea stabilită sau după expirarea datei limită pentru depunere este considerată întârziată şi va fi respinsă conform prevederilor art. 33 alin. 3 din H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

Neprezentarea propunerii tehnice sau financiare are ca efect descalificarea ofertantului. Riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forța majoră, cad în sarcina ofertantului.

Anexe:

Anexa A : Componentele MIS existent Anexa A1: Formele existente pentru PIP

Anexa A2: Structura datelor din setul “Project Level Information” in format XSD

ÎNTOCMIT

Specialist SMI Coordonator ACHIZIłII, Xxxxxxxxx XXXXX Xxxxxxx XXXXX

Anexa A

Componentele MIS existent

A. Program principal MIS FRDS

OPERATIONAL

Inregistrare PIP:

Date Proiect Evaluare Decizii

Contractare (Acord de Grant) Supervizare

Incheiere

FINANCIAR CONTAB

Financiar Schimb Valutar Retur Transe Curs BNR

Contabilitate Rapoarte Plati Transfer CIEL Verificare Plati Prj

Corectii Inreg. Contab.

Management Financiar

Plan Buget Gestiune Trageri FMR

ACHIZITII

Achizitii Contracte Furnizori Furnizori Prj

FACILITARE / RETELE

Actiuni Facilitare Rapoarte Facilitare Retele

RESURSE UMANE

Personal Instruire

Pontaj Supervizare Pontaj Evaluare

ADMINISTRARE SISTEM INFORMATIC

Administrare Tabele

Administrare Sistem (Relatii)

RAPOARTE (forme de acces la rapoarte) Rapoarte Plati

FILTRU Proiecte

B. Componenta RAPOARTE – DLL integrat in MIS

C. Componenta RAPOARTE NAVIGARE – program independent

D. Componenta HARTI – program independent

ÎNTOCMIT,

Xxxxxxxxx XXXXX