ACTIONARILOR SI ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARE A ACTIONARILOR CONVOCATE PENTRU DATA DE 26/29 APRILIE 2024 Nr. 484/2024
ACTIONARILOR SI ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARE A ACTIONARILOR CONVOCATE PENTRU DATA DE 26/29 APRILIE 2024
Nr. 484/2024
I. INFORMATII PRIVIND ACTIUNILE CU DREPT DE VOT, PROCEDURILE DE VOTARE SI ALTE DREPTURI ALE ACTIONARILOR
A. NUMAR ACTIUNI SI DREPTURI DE VOT
Numar total actiuni: 31.495.034
Numar actiuni cu drept de vot: 31.495.034
B. INFORMATII PRIVIND PROCEDURILE DE VOTARE:
B.1. VOTUL EXERCITAT IN CADRUL ADUNARII
Potrivit Legii nr. 31/1990 privind societatile si a Actului Constitutiv al Societatii, hotararile Adunarii Generale a Actionarilor se iau prin vot deschis, prin ridicare de maini, cu exceptia cazului in care se voteaza alegerea membrilor consiliului de administratie si a auditorului financiar si/sau a auditorului intern, revocarea lor si pentru hotararile referitoare la raspunderea organelor de administrare, de conducere si de control ale Societatii, caz in care hotararile se iau prin vot secret.
In plus, voturile actionarilor prezenti vor fi consemnate pe buletine de vot care vor fi inmanate in cadrul Adunarii Generale a Actionarilor. Daca pe ordinea de zi a sedintei Adunarii Generale a Actionarilor figureaza puncte pentru care hotararile se iau prin vot secret, actionarii vor primi un buletin de vot distinct.
Hotararile Adunarii Generale sunt obligatorii si pentru actionarii care nu au luat parte la Adunarea Generala a Actionarilor sau au votat impotriva.
B.2. VOTUL PRIN CORESPONDENTA
Conform art. 208 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, actionarii indreptatiti sa participe la sedinta Adunarii au posibilitatea sa isi exercite votul prin corespondenta, fara a mai fi necesara prezenta fizica a acestora.
Formularul de vot prin corespondenta se obtine de la PRODVINALCO SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, sau de pe site-ul Societatii xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj cu mentiunea pe plic “formular de vot prin corespondenta pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor”, impreuna cu numele si prenumele actionarului.
Formularele de vot trebuie sa fie insotite de documentele care atesta calitatea de actionar, astfel cum sunt mentionate mai jos.
De asemenea, formularul de vot prin corespondenta poate fi transmis ca document electronic cu semnatura electronica incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, prin e- mail la adresa xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, continand la Subiect numele si prenumele actionarului, precum si mentiunile “buletin de vot prin corespondenta si documente care atesta calitatea de actionar”.
Votul prin corespondenţă poate fi exprimat de către un reprezentant numai în situaţia în care acesta a primit din partea acţionarului pe care îl reprezintă o împuternicire specială / generală, care se depune la sediul Prodvinalco SA cu 48 de ore înainte de adunarea generală în copie, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului.
Formularul de vot prin corespondenta trebuie sa ajunga la Prodvinalco SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, pana cel tarziu la data indicata in convocator.
B.3. REPREZENTAREA ACTIONARILOR IN ADUNAREA GENERALA A ACTIONARILOR SI IN ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR
Reprezentarea actionarilor in cadrul A.G.A se poate face si prin alte persoane decat actionarii, pe baza de imputernicire speciala sau generala.
Împuternicire generală este împuternicirea acordată pentru reprezentarea în una sau mai multe adunări generale ale acţionarilor a uneia sau mai multor societăţi identificate în împuternicire, care nu conţine instrucţiuni specifice de vot din partea acţionarului. Imputernicirea generala trebuie sa contina informatiile de la art. 202 din Reg. ASF nr. 5/2018.
Acţionarii nu pot fi reprezentaţi în A.G.O.A si A.G.E.A. pe baza unei împuterniciri generale de către o persoană care se află într-o situaţie de conflict de interese, astfel cum au fost mentionate la art. 105, alin. 15 lit. a-d din Legea nr. 24/2017.
Inainte de prima lor utilizare, imputernicirile generale se depun la sediul Prodvinalco SA cu 48 de ore înainte de adunarea generală în copie, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului. Imputernicirea generală dată de un acţionar în calitate de client unui intermediar, sau unui avocat, va fi acceptata de Prodvinalco SA fără a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul acţionar, cu conditia respectarii prevederilor art. 205 din Reg. ASF nr. 5/2018.
Împuternicirea specială poate fi acordată oricărei persoane pentru reprezentare în A.G.A. şi conţine instrucţiuni specifice de vot din partea acţionarului emitent.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
dovada calitatii in A.G.A, un exemplar ramane la actionar, iar un exemplar va fi transmis in original catre PRODVINALCO SA. Un acţionar poate desemna prin împuternicire unul sau mai mulţi reprezentanţi supleanţi care să îi asigure reprezentarea în A.G.O.A. si/sau A.G.E.A. în cazul în care reprezentantul desemnat este în imposibilitate de a-şi îndeplini mandatul. În cazul în care prin împuternicire sunt desemnaţi mai mulţi reprezentanţi supleanţi, se va stabili şi ordinea în care aceştia îşi vor exercita mandatul.
Imputernicirea speciala se poate obtine de la PRODVINALCO SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2- 4, jud. Cluj sau de pe site-ul Societatii xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
Imputernicirea speciala va fi transmisa in original catre PRODVINALCO SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, cu mentiunea pe plic “imputernicire speciala pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor si/sau Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor”, impreuna cu numele si prenumele actionarului, insotita de documentele care atesta calitatea de actionar, astfel cum sunt prezentate mai jos.
De asemenea, imputernicirea speciala poate fi transmisa sau va fi transmisa ca document electronic cu semnatura electronica incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, prin e- mail la adresa xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, care va contine la Subiect numele si prenumele actionarului, precum si mentiunile “imputernicire speciala pentru Adunarea Generala a Actionarilor si/sau Adunarea Generala Extraordinara” si “documente care atesta calitatea de actionar” si va contine: imputernicirea speciala completata si semnata si documentele care atesta calitatea de actionar, astfel cum sunt prezentate mai jos.
Imputernicirea speciala trebuie sa ajunga la PRODVINALCO SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, pana cel tarziu la data indicata in convocator.
B.4. DOCUMENTELE CARE ATESTA CALITATEA DE ACTIONAR
In cazul actionarilor persoane fizice, dovada calitatii de actionar se face prin act de identitate sau copie conforma cu originalul a actului de identitate.
În cazul acţionarilor persoane juridice sau a entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal se constată în baza listei acţionarilor de la data de referinţă, primită de la depozitarul central. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite intr-o limba străină, alta decât limba engleză, vor fi însoţite de o traducere realizată de un traducător autorizat în limba română sau în limba engleză. Legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului nu este obligatorie.
B.5. CENTRALIZAREA VOTURILOR PRIN CORESPONDENTA SI A IMPUTERNICIRILOR
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
desemnat o Comisie. Comisia isi intra in atributii de la data convocarii AGA si pana la data desfasurarii AGA.
Comisia are obligatia sa pastreze in siguranta imputernicirile si formularele de vot prin corespondenta si sa asigure confidentialitatea acestora pana la momentul supunerii la vot in cadrul sedintei adunarii a fiecarei hotarari de pe ordinea de zi a respectivei adunari.
Dupa expirarea termenului de inregistrare a voturilor prin corespondenta si a imputernicirilor, stabilita prin convocator, Comisia desemnata conform prevederilor de mai sus va deschide plicurile cuprinzand imputernicirile, voturile exercitate prin corespondenta sau depuse la sediul societatii, va verifica continutul acestora, dupa care va centraliza toate voturile valabil exprimate prin corespondenta, urmand ca, pana la momentul adunarii, sa incheie un proces-verbal in care va cuprinde informatii privind: situatia buletinelor de vot primite prin corespondenta si a voturilor exprimate si situatia imputernicirilor. Procesul-verbal se va semna de membrii comisiei.
Pe parcursul derularii sedintei adunarii generale, Comisia va transmite informatiile necesare pentru stabilirea cvorumului. Rezultatele votului prin corespondenta pentru fiecare punct pe ordinea de zi va fi dezvaluit dupa exprimarea voturilor in sala.
Comisia va transmite voturile actionarilor care au votat prin corespondenta secretariatului numit pentru numararea voturilor ales in cadrul sedintei AGA, dupa supunerea la vot a fiecarui punct al ordinii de zi, in baza procesului-verbal privind situatia voturilor prin corespondenta.
C. DREPTURI ALE ACTIONARILOR
Unul sau mai mulți acționari, reprezentând individual sau împreună, cel puțin 5% din capitalul social are/au dreptul de a introduce puncte pe ordinea de zi a adunării generale, cu condiția ca fiecare punct să fie însoțit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre adoptare de adunarea generală, precum și dreptul de a prezenta proiecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunării generale. Aceste drepturi pot fi exercitate în termen de cel mult 15 zile de la data publicării convocării.
Propunerile pot fi transmise in original catre PRODVINALCO SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, impreuna cu documentele care atesta calitatea de actionar, astfel cum au fost mentionate mai sus, cu mentiunea pe plic “pentru adunarea generala si/sau extraordinara a actionarilor” sau trimise prin e-mail cu semnatura electronica incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi. Solicitarile pot fi transmise in original catre PRODVINALCO SA, la adresa Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, impreuna cu documentele care atesta calitatea de actionar, astfel cum au fost mentionate mai sus, cu mentiunea pe plic “pentru adunarea generala a actionarilor” sau trimise prin e-mail cu semnatura
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
II. INFORMATII PRIVIND PROBLEMELE INSCRISE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR
A. PREZENTAREA, DISCUTAREA SI APROBAREA SITUATIILOR FINANCIARE AFERENTE EXERCITIULUI FINANCIAR 2023.
Situatiile financiare aferente exercitiului financiar 2023 au fost intocmite conform dispozitiilor legale in vigoare. Pentru vizualizarea situatiilor financiare in forma completa, actionarii pot accesa pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx materialul denumit „Situatii financiare 2023”.
De asemenea, situatiile financiare pot fi obtinute de la sediul Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, in fiecare zi lucratoare, intre orele 08:30 – 15:00.
B. PREZENTAREA, DISCUTAREA SI APROBAREA RAPORTULUI ADMINISTRATORILOR PRIVIND REZULTATELE ECONOMICO-FINANCIARE AFERENTE EXERCITIULUI FINANCIAR 2023.
Consiliul de administratie elaboreaza pentru fiecare exercitiu financiar un raport, denumit raportul administratorilor, care cuprinde o prezentare fidela a dezvoltarii si performantei activitatilor entitatii si a pozitiei sale financiare, impreuna cu o descriere a principalelor riscuri si incertitudini cu care se confrunta.
„Raportul administratorilor 2023”.
Pentru vizualizarea raportului administratorilor cu privire la rezultatele financiare ale Prodvinalco SA aferente exercitiului financiar 2023, actionarii pot accesa pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx, materialul denumit
De asemenea raportul administratorilor poate fi obtinut
de la sediul Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, in fiecare zi lucratoare, intre orele 08:30 – 15:00.
C. PREZENTAREA, DISCUTAREA SI APROBAREA RAPORTULUI AUDITORULUI FINANCIAR INDEPENDENT CU PRIVIRE LA SITUATIILE FINANCIARE AFERENTE EXERCITIULUI FINANCIAR 2023.
Situatiile financiare anuale fac obiectul unei obligatii legale de auditare. Situatiile financiare aferente exercitiului financiar 2023 au fost auditate de catre LIONLINK AUDIT SRL. Pentru vizualizarea raportului auditorului cu privire la rezultatele financiare ale Prodvinalco SA aferente exercitiului
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
financiar 2023, actionarii pot accesa pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx, materialul denumit „Raportul
auditorului financiar 2023”.
De asemenea, raportul auditorului financiar poate fi obtinut de la sediul Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, in fiecare zi lucratoare, intre orele 08:30 – 15:00 sau de pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx
D. REPARTIZAREA PROFITULUI SI DISTRIBUIREA DE DIVIDENDE
Potrivit situatiilor financiare, profitul net aferent exercitiului financiar 2023 inregistreaza valoarea de
17.506.409 lei.
Consiliul de Administratie propune repartizarea profitului net al anului 2023 astfel:
- 134.415 lei – alte rezerve, reprezentand profit reinvestit
- 13.001.054 lei – dividende, reprezentand 0.4128 lei brut/actiune
- 4.370.940 lei – Rezultat reportat – profit nerepartizat
Dividendele se vor plati actionarilor incepand cu data platii si pana la implinirea termenului legal de prescriptie.
Platile reprezentand dividende cuvenite actionarilor se vor realiza prin intermediul Depozitarului Central S.A si al Participantilor la sistemul compensare-decontare si registru.
In cazul actionarilor care nu au deschis un cont de valori mobiliare la un Participant la sistemul Depozitarului Central, plata dividendelor se realizeaza de catre Depozitarul Central S.A. prin intermediul unui agent de plata care are contract incheiat cu Depozitarul Central.
In cazul actionarilor care au deschis un cont de valori mobiliare la un Participant la sistemul Depozitarului Central, plata dividendelor se realizeaza de catre Depozitarul Central.
Procedura de plata si documentele necesare se vor afisa pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx si pe site-ul xxx.xxxxxxx.xx.
E. APROBAREA BUGETULUI DE VENITURI SI CHELTUIELI AFERENT EXERCITIULUI FINANCIAR 2024.
Pentru vizualizarea bugetului de venituri si cheltuieli propus pentru exercitiul financiar 2024, actionarii pot accesa pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx, materialul denumit „Buget venituri si cheltuieli 2024”.
De asemenea, bugetul de venituri si cheltuieli poate fi obtinut de la sediul Prodvinalco SA, Cluj- Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, in fiecare zi lucratoare, intre orele 08:30 – 15:00 sau de pe site- ul xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
F. APROBAREA REMUNERATIEI MEMBRILOR CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE
Consiliul de Administratie propune alocarea unui buget anual de 286.440 lei destinat remunerarii persoanelor care indeplinesc functia de administrator. Bugetul anual reprezinta valoarea bruta cumulata a remuneratiilor si va fi alocat urmatoarelor 12 luni calendaristice, respectiv mai 2024 - aprilie 2025. Stabilirea concreta a remuneratiei fiecarui membru este detaliata in limita bugetului anual alocat, in functie de structura si functiile efectiv exercitate de catre administratori, cu ocazia primei sedinte a Consiliului de Administratie.
G. APROBAREA NUMIRII CA ADMINISTRATOR A D-NEI XXXX XXXXXX-XXXXX, CU PUTERI XXXXXXX, PE PERIOADA 26.04.2024 - 01.08.2027
Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx – membru al Consiliului de Adminstratie a renuntat la mandatul de administrator incepand cu data de 01.08.2023.
Pentru perioada cuprinsa intre data de 01.08.2023 si pana la data intrunirii A.G.O.A., in temeiul art. 137 indice 2 alin. 1 din Legea nr. 31/1990 a societatilor, Consiliul de Administratie a numit un administrator provizoriu, in persoana doamnei Xxxx Xxxxxx-Xxxxx.
Consiliul de Administratie propune numirea ca administrator a d-nei Xxxx Xxxxxx-Xxxxx, cu puteri depline, pe perioada 26.04.2024 - 01.08.2027. In consecinta, la data numirii sale ca administrator, calitatea de membru provizoriu in CA a d-nei Xxxx Xxxxxx-Xxxxx va inceta.
Xxxxxx Xxxx Xxxxxx-Xxxxx detine Diploma de Master in domeniul Economie si Afaceri Internationale emisa in 2015 de catre Universitatea Babes - Bolyai din Cluj-Napoca, Facultatea de Stiinte Economice si Gestiunea Afacerilor.
Datele privind numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator pot fi consultate la sediul Prodvinalco SA in fiecare zi lucratoare, intre orele 08:30-15.00.
H. DESCARCAREA DE GESTIUNE A ADMINISTRATORILOR
Pe parcursul exercitiului financiar 2023 Consiliul de Administratie al Prodvinalco SA a fost compus din:
XXXXX XXXXXX – PRESEDINTE C.A.
XXXXX XXXXXX XXXXX – PRESEDINTE EXECUTIV X.X. XXXX XXXXXXXX – MEMBRU C.A. pana la data de 01.08.2023
XXXX XXXXXX XXXXX – MEMBRU C.A. incepand cu data de 01.08.2023 si pana la intrunirea
Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX – MEMBRU X.X. XXXXX XXXXXX XXXX – MEMBRU X.X. XXXXXX XXXX XXXXXXXXXX – MEMBRU C.A. XXXX XXXXXX XXXXXX – MEMBRU C.A.
Consiliul de Administratie si-a indeplinit atributiile care ii revin conform legii si statutului. Consiliul de Administratie propune adunarii ca dupa parcurgerea situatiilor financiare, a raportului administratorilor si a raportului auditorului financiar, sa aprobe descarcarea de gestiune a administratorilor.
I. APROBAREA PRELUNGIRII MANDATULUI AUDITORULUI FINANCIAR LIONLINK AUDIT SRL
Potrivit dispozitiilor legale in vigoare situatiile financiare anuale ale Societatii Prodvinalco SA sunt supuse auditului financiar.
Mandatul actualului auditor financiar al societatii inceteaza in acest an.
Potrivit dispozitiilor legale in vigoare si actului constitutiv, numirea auditorilor financiari si auditorilor interni, precum si fixarea duratelor contractelor de audit, cad in sarcina adunarii generale ordinare a actionarilor.
Consiliul de Administratie propune prelungirea pentru o durata de doi ani a mandatului auditorului financiar, incepand cu data de 25.08.2024 si pana la data de 25.08.2026, respectiv pentru exercitiile financiare 2024-2025.
Oferta de pret va fi prezentata si analizata in cadrul sedintei adunarii generale a actionarilor.
J. APROBAREA PRELUNGIRII MANDATULUI AUDITORULUI INTERN NOA AUDIT & ASSURANCE SRL
Societatile ale căror situaţii financiare anuale sunt supuse auditului financiar, trebuie sa organizeze
auditul intern potrivit normelor elaborate de Camera Auditorilor Financiari din România. Mandatul actualului auditor intern expira in acest an.
Potrivit dispozitiilor legale in vigoare si actului constitutiv, numirea auditorilor financiari si auditorilor interni, precum si fixarea duratelor contractelor de audit, cad in sarcina adunarii generale ordinare a actionarilor.
Consiliul de Administratie propune prelungirea pentru o durata de doi ani a mandatului auditorului intern, incepand cu data de 25.08.2024 si pana la data de 25.08.2026, respectiv pentru exercitiile financiare 2024-2025.
Oferta de pret va fi prezentata si analizata in cadrul sedintei adunarii generale a actionarilor.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
K. MANDATAREA CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE PENTRU DESEMNAREA AGENTULUI DE PLATA SI REPREZENTAREA SOCIETATII IN RELATIILE CU DEPOZITARUL CENTRAL SI AGENTUL DE PLATA PE CARE IL VA DESEMNA PRECUM SI PENTRU INFORMAREA CORESPUNZATOARE A ACTIONARILOR IN LEGATURA CU MODALITATILE SI INTERVALUL DE PLATA AL DIVIDENDELOR.
Pentru punerea in aplicare a prezentei hotarari societatea trebuie sa detina un contract valabil incheiat cu Depozitarul Central si cu un agent de plata. De asemenea, este necesara informarea corespunzatoare a actionarilor in legatura cu modalitatile si intervalul de plata al dividendelor. Se propune imputernicirea Consiliului de Administratie pentru efecuarea acestor demersuri si desemnarea agentului de plata.
L. APROBAREA ACTULUI CONSTITUTIV ACTUALIZAT CU DATELE DE IDENTIFICARE ALE NOULUI ADMINISTRATOR
Intrucat se modifica unul dintre administratori, Consiliul de Administratie propune actualizarea actului constitutiv pentru ca acesta din urma sa fie in acord cu noutatile faptice intervenite.
M. MANDATAREA PRESEDINTELUI / PRESEDINTELUI EXECUTIV AL CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE PENTRU A SEMNA HOTARARILE ADOPTATE, ACTUL CONSTITUTIV ACTUALIZAT, CONTRACTELE DE AUDIT SI EFECTUAREA TUTUROR DEMERSURILOR NECESARE IN RELATIILE CU OFICIUL REGISTRULUI COMERTULUI, MONITORUL OFICIAL, A.S.F. SI B.V.B.
In conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile, ale Legii nr. 265/2022 privind registrul comertului si pentru modificarea şi completarea altor acte normative cu incidenţă asupra înregistrării în registrul comerţului si ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, hotararea Adunarii Generale a Actionarilor va trebui inregistrata la Registrul Comertului si publicata in Monitorul Oficial al Romaniei. De asemenea, este necesara efectuarea de demersuri si formalitati fata de A.S.F. si B.V.B. In acest sens, este necesara desemnarea unei persoane care sa efectueze toate demersurile necesare.
N. APROBAREA DATEI DE INREGISTRARE, EX DATE SI DATEI PLATII
Conform art. 187 din Regulamentul nr. 5/2018, convocatorul trebuie sa contina – in vederea aprobarii de catre Adunarea Generala a Actionarilor – propunere privind data de inregistrare, ex date si data platii.
Potrivit art. 87 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de plata, data de inregistrare trebuie sa fie cu cel putin 10 zile lucratoare ulterioara datei adunarii. Data de
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
inregistrare va servi la identificarea actionarilor Societatii asupra carora se vor rasfrange efectele hotararii AGOA si AGEA. Consiliul de Administratie propune aprobarea datei de 17.05.2024 ca data de inregistrare.
Ex date reprezinta acea data anterioara datei de inregistrare calculata folosind un ciclu de decontare minus o zi lucratoare, de la care instrumentele financiare obiect al hotararilor organelor societare se tranzactioneaza fara drepturi care deriva din respectiva hotarare, in conformitate cu art. 2, al. 2, lit. l din Regulamentul nr. 5/2018 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor. Consiliul de administratie propune aprobarea datei de 16.05.2024 ca ex date.
Conform art. 178, al. 2 din Regulamentul nr. 5/2018, privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, data platii trebuie stabilita astfel incat aceasta data sa fie o zi lucratoare ulterioara cu cel mult 15 zile lucratoare datei de inregistrare. Consiliul de Administratie propune ca data a platii, data de 31.05.2024.
III. INFORMATII PRIVIND PROBLEMELE INSCRISE PE ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARE A ACTIONARILOR
A. Aprobarea constituirii in garantie a unor active din categoria activelor imobilizate ale Societatii, a caror valoare depaseste 20% din totalul activelor imobilizate ale societatii, mai putin creantele, in vederea garantarii unui credit bancar contractat de la Banca Transilvania.
In conformitate cu art. 91 alin. 1 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata actele de dobândire, înstrăinare, schimb sau de constituire în garanţie a unor active din categoria activelor imobilizate ale emitentului, a căror valoare depăşeşte, individual sau cumulat, pe durata unui exerciţiu financiar, 20% din totalul activelor imobilizate, mai puţin creanţele, sunt încheiate de către administratorii sau directorii emitentului numai după aprobarea prealabilă de către adunarea generală extraordinară a acţionarilor.
Consiliului de Administratie propune aprobarea constituirii in garantie a imobilelor mai jos mentionate, in vederea garantarii plafonului global de exploatare contractat de la Banca Transilvania:
• Ipoteca imobiliara asupra imobil situat in Cluj-Napoca, Calea Baciului nr. 2-4, inscris in CF nr. 352338 Cluj-Napoca;
• Ipoteca imobiliara asupra imobil situat in Cluj-Xxxxxx, xxx. Calea Baciului, nr. 2-4, inscris in CF nr. 331844 Cluj-Napoca;
• Ipoteca imobiliara asupra imobil situat in Cluj-Xxxxxx, xxx. Primaverii, nr. 11A, bl. B1b, inscris in CF 259021-C1-U8.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
B. Mandatarea Presedintelui / Presedintelui Executiv al Consiliului de Administratie pentru a semna hotararile adoptate si pentru efectuarea tuturor demersurilor necesare in relatiile cu Oficiul Registrului Comertului, Monitorul Oficial, A.S.F. si B.V.B.
In conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile, ale Legii nr. 265/2022 privind registrul comertului si pentru modificarea şi completarea altor acte normative cu incidenţă asupra înregistrării în registrul comerţului si ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, hotararea Adunarii Generale a Actionarilor va trebui inregistrata la Registrul Comertului si publicata in Monitorul Oficial al Romaniei. De asemenea, este necesara efectuarea de demersuri si formalitati fata de A.S.F. si B.V.B. In acest sens, este necesara desemnarea unei persoane care sa efectueze toate demersurile necesare.
PRESEDINTE X.X. XXXXX XXXXXX
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
INFORMATIVE MATERIAL REGARDING THE PROBLEMS SUBMITTED TO DEBATE IN THE ORDINARY GENERAL MEETING OF THE SHAREHOLDERS SUMMONED
FOR APRIL 26/29, 2024
IV. INFORMATION REGARDING THE VOTING SHARES, THE VOTING PROCEDURES AND OTHER RIGHTS OF THE SHAREHOLDERS
D. NUMBER OF SHARES AND VOTING RIGHTS
Total number of shares: 31.495.034 Number of voting shares: 31.495.034
E. INFORMATION REGARDING THE VOTING PROCEDURES:
B.1. Vote exercised within the Meeting
According to Law 31/1990 regarding the companies and the Articles of Association of the Company, the General Meeting’s of the Shareholders decisions are taken by show of hands, except the vote of members from the Administration Council and the financial auditor and/or the internal auditor, their reversal and the decisions regarding the management bodies’ responsibility, the direction and control bodies of the Company, case in which the decisions are taken by secret vote.
In addition, the shareholders’ votes shall be registered on the voting papers, which will be shared in the General Meeting of the Shareholders. If the General Meeting’s of the Shareholders Agenda includes items requiring decisions by secret vote, the shareholders shall receive a different voting paper.
The General Meeting’s decisions are also unavoidable for the shareholders who did not attend to the General Meeting of the Shareholders or for those who voted against.
B.2. Vote by mail
According to art. 208 of the Regulation no. 5/2018, the shareholders who have the right to participate in the Meeting have the possibility to exercise their vote by mail, without the need of their physical presence.
The voting form by mail is obtained from PRODVINALCO SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4,
jud. Cluj, or from the Company’s website xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
The voting form by mail must be transmitted in original to SC PRODVINALCO SA, direction: Cluj- Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, mentioning on the envelope “voting form by mail for the Ordinary General Meeting of the Shareholders”, together with the shareholder’s surname and name.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
The voting forms must be accompanied by the documents which certify the shareholder’s capacity, as mentioned below.
Moreover, the voting form by mail shall be transmitted as an electronic document with electronic signature, according to Law 455/2001 regarding the electronic signature, by e-mail on xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, including at Subject shareholder’s surname and name, as well as the mention “voting by mail and documents which certify the shareholder’s capacity.
Voting by mail shall be expressed by a representative only if he has received from the shareholder a special or general mandate, which must be transmitted in copy to Prodvinalco SA 48 hours before the general meeting, including conformity with the original statement signed by the representative.
The voting form by mail must arrive to PRODVINALCO SA, in Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, no later than the date mentioned in the convener notice.
B.3. Representation of the Shareholders in the The Ordinary General Meeting of Shareholders amd in The Extraordinary General Meeting of Shareholders
The representation of the shareholders in the Ordinary and Extraordinary General Meetings of Shareholders can also be realised by other people than the shareholders based on general or special mandate.
The general mandate is granted for representation in one or more general meetings of shareholders of one or more companies identified in the mandate, which does not contain specific voting instructions from the shareholder.
The general mandate must contain the informations mentioned on art. 202 of Regulation no. 5/2018. Shareholders can not be represented in the Ordinary and Extraordinary General Meetings of Shareholders with a general mandate from a person who is in a conflict of interest, as is mentioned in art. 105, paragraph 15, point a-d of Law 24/2017.
Before their first use, a copy of the general mandate must be submitted to Prodvinalco SA, 48 hours before the general meeting, including a statement of conformity to the original, under the representative signature. The general mandate which comes from a shareholder, as a customer, to an intermediary or to a lawyer, will be accepted by Prodvinalco SA without requesting additional documents regarding to the shareholder, according to art. 205 of Regulation no. 5/2018.
The special mandate can be offered to any person for representation in the Ordinary and Extraordinary General Meetings of Shareholders and contains specific voting instructions from the shareholder issuer.
The special proxy may be obtained from PRODVINALCO SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, or from the Company’s website xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
The special mandate must be transmitted in original to PRODVINALCO SA, direction: Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, mentioning on the envelope “special power of attorney for the Ordinary General Meeting of the Shareholders and/or for the Extraordinary General Meeting of the Shareholders”, with the shareholder’s surname and name, accompanied by documents certifying the shareholder’s capacity, as indicated below.
Moreover, the special mandate may shall be transmitted as an electronic document with electronic signature, according to Law 455/2001 regarding the electronic signature, by e-mail at the direction xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, having at Subject the shareholder’s surname and name, as well as the mentions “special power of attorney for the Ordinary General Meeting of the Shareholders and/or for the Extraordinary General Meeting of the Shareholders” and “documents certifying the shareholder’s capacity” and must include: special filled in and signed mandate and the documents certifying the shareholder’s capacity, as presented below.
The special proxy of must be received at the headquarters of PRODVINALCO SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, nr. 2-4, jud. Cluj, no later than the date mentioned in the convener notice.
B.4. Documents certifying the shareholder capacity
In case of the shareholders natural persons, they must prove their capacity by an identity card or a certified true copy of the identity card.
In case of shareholders who are legal persons or entities without legal personality, the capacity of a legal representative is based on the list of shareholders from the reference date, received from the Central Depository. The documents certifying the capacity of a legal representative written in a foreign language, other than English will be accompanied by a translation made by an authorized translator into Romanian or English language. The legalisation or the apostille on the documents certifying the legal representative’s capacity of the shareholder is not required.
B.5. Centralization of the votes by mail and of the mandates
In view of keeping the forms of votes by mail and the mandates which have to be transmitted to the company on the General Meetings of the Shareholders, the Administration Council appointed a Committee. The Committee’s atributions take effects from the date of summoning the General Meetings of the Shareholders and until its progress.
The Committee has the obligation to keep the mandates and the forms of vote by mail safely and to guarantee their confidentiality until the putting in the meeting within the monthly meeting of each decision of the agenda.
Once the registration term of the votes by mail and the mandates established by the meeting notice expires, the appointed Committee, according to the provisions above, shall open the envelopes containing the mandates, the votes exercised by mail or presented at the company’s headquarters, shall
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
check the content of the mandates, as well as the votes expressed by mail, and then shall centralize all the votes validly expressed by mail; until the celebration of the meeting, the Committee must conclude a report including information regarding: the situation of the ballots received by mail and of the expressed votes and the situation of the mandates. The report shall be signed by the members of the Committee.
During the general meeting, the Committee shall transmit the necessary information for the determination of quorum. The results of the vote by mail for each item on the agenda shall be revealed after expressing all the votes in the room.
The Committee shall transmit the votes of the shareholders who have voted by mail to the secretary for the counting of votes, appointed within the General Meetings of the Shareholders, after putting in the meeting each item of the agenda, based on the minutes relative to the situation of the votes by mail.
C. Shareholders’ rights
One or more shareholders, representing individually or together at least 5% of the share capital has / have the right to introduce items on the agenda of the general meeting, provided that each item will be accompanied by a justification or a draft resolution proposed for adoption by the general assembly and the right to present draft resolutions for the items included or proposed to be included on the agenda of the general meeting. These rights may be exercised within 15 days from the publication of convocation date
Each shareholder has the right to ask questions related to items on the agenda. Applications may be submitted in original to PRODVINALCO SA, at the address: Cluj-Napoca, no. 2-4 Calea Baciului, Cluj County, along with documents attesting the capacity of shareholder, as mentioned above, mentioning on the envelope "for the general meeting of shareholders” or sent by e-mail signed with electronic signature in compliance with Law 455 / 2001 on electronic signature at the following address: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
II. INFORMATION ON THE TOPICS ON THE AGENDA OF THE GENERAL ORDINARY MEETING OF SHAREHOLDERS
A. APPROVAL OF THE FINANCIAL STATEMENTS OF PRODVINALCO SA FOR THE FISCAL YEAR 2023.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
B. APPROVAL OF THE MANAGEMENT REPORT ON THE FINANCIAL RESULTS OF PRODVINALCO SA FOR THE FISCAL YEAR 2023.
The Administration Council draws up for each financial year a report called Management Report, which includes a fair review of the development and performance of the entity's activities and its financial position, with a description of the identified principal risks.
To view the Management Report on the financial results of PRODVINALCO SA for the financial year 2023, the shareholders can access to the website xxx.xxxxxxxxxxx.xx, the material called "Management Report 2023”.
Also, the Management Report can be obtained from the headquarters of Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, no. 2-4, Cluj County, every working day, between the hours of 8:30 to 3:00 p.m.
C. APPROVAL OF AN INDEPENDENT FINANCIAL AUDITOR'S REPORT ON THE FINANCIAL STATEMENTS OF THE FISCAL YEAR 2023.
Annual financial statements must be audited annually. The financial statements for the financial year 2023 were audited by LIONLINK AUDIT SRL. To view the Auditor's Report on the financial results of PRODVINALCO SA for the financial year 2023, the shareholders can access to the website xxx.xxxxxxxxxxx.xx, the material called "Auditor's Report 2023 “.
Also, the Auditor's Report can be obtained from the headquarters of Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, no. 2-4, Cluj County, every working day, between the hours of 8:30 to 3:00 p.m.
D. APPROVAL OF THE DISTRIBUTION OF ACCOUNTING PROFIT OF THE FISCAL YEAR 2023 AND DIVIDENDS DISTRIBUTION.
According to the Financial Statements for the year 2023, the net profit amounts 17.506.409 lei.
The Administration Council proposes to approve the distribution of the net profit of 2023, as follows:
- 134.415 lei – Other Reserves – representing reinvested profit
- 13.001.054 lei as dividends, representing 0.4128 lei gross dividend/share
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
- 4.370.940 lei – Retained Earnings
Dividends will be paid to shareholders starting with the payment date and until the fulfillment of the legal prescription term.
Payments representing dividends owed to shareholders will be made via the Central Depository and via the Participants in the clearing-settlement system.
For shareholders who do not have an open account with any of the Participants in the clearing- settlement system, payment of dividends will be done by the Central Depository, via its contracted Payment Agent.
For shareholders who have an open account with any of the Participants in the clearing-settlement system, payment of dividends will be done by the Central Depository, via the respective Participant.
E. APPROVAL OF INCOME AND EXPENDITURE BUDGET FOR THE FISCAL YEAR 2024.
To view the income and expenditure budget for the financial year 2024, the shareholders can access to the website xxx.xxxxxxxxxxx.xx, the material called ‘Income and Expenditure Budget 2024’.
Also, the Income and Expenditure Budget 2024 can be obtained from the headquarters of Prodvinalco SA, Cluj-Napoca, Calea Baciului, no. 2-4, Cluj County, every working day, between the hours of 8:30 to 3:00 p.m.
F. APPROVAL OF THE REMUNERATION FOR THE ADMINISTRATION COUNCIL FOR THE ONGOING YEAR.
The Administration Council proposes to allocate an annual budget of XXX 286.440 for the remuneration of administrators. The annual budget represents the gross cumulative value of the remuneration and will be allocated to the next 12 calendar months - May 2024 - April 2025. The remuneration of each member will be established within the annual budget allocated, at the first meeting of the Administration Council, according to its structure.
G. THE APPROVAL OF THE APPOINTMENT AS ADMINISTRATOR OF MRS. XXXX XXXXXX-XXXXX FOR A PERIOD 26.04.2024 - 01.08.2027
Mrs. Xxxx Xxxxxxxx - member of the Board of Administration resigned from the mandate of administrator starting on 01.08.2023.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
For the period between 01.08.2023 and the date of the A.G.O.A. meeting, pursuant to art. 137 index 2 para. 1 of Law no. 31/1990 of the companies, the Board of Directors appointed a provisional administrator, in the person of Mrs. Xxxx Xxxxxx-Xxxxx.
The Administration Council proposes the appointment as administrator of Mrs. Xxxx Xxxxxx-Xxxxx, with full powers, for the period 26.04.2024 - 01.08.2027. Consequently, on the date of her appointment as administrator, Mrs. Xxxx Xxxxxx-Xxxxx'x provisional membership in the CA will cease.
Mrs. Xxxx Xxxxxx-Xxxxx holds a Master's Degree in Economics and International Business issued in 2015 by Babes - Bolyai University from Cluj-Napoca, Faculty of Economic Sciences and Business Management.
The data regarding the name, place of residence and professional qualification of the persons proposed for the position of administrator can be consulted at the headquarters of Prodvinalco SA every working day, between 08:30-15:00.
H. THE APPROVAL OF THE ADMINISTRATION COUNCIL MEMBERS DISCHARGE FOR THE FISCAL YEAR 2023.
During fiscal year 2023, the Administration Council of PRODVINALCO SA was formed by:
XXXXX XXXXXX - PRESIDENT
XXXXXX XXXXX XXXXX - EXECUTIVE PRESIDENT XXXX XXXXXX XXXXXX - MEMBER
XXXX XXXXXXXX – MEMBER until 01.08.2023
XXXX XXXXXX XXXXX – MEMBER starting from 01.08.2023 and until the meeting of the Ordinary General Meeting of Shareholders
XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX - MEMBER XXXXX XXXXXX XXXX - MEMBER XXXXXX XXXX XXXXXXXXXX - MEMBER
The Administration Council has fulfilled its duties according to the law and statute.
The Administration Council proposes to shareholders to approve the discharge of administrators, after analyzing the financial statements, the management report and the financial auditor's report.
I. THE APPROVAL OF THE EXTENSION OF THE MANDATE OF CURRENT FINNANCIAL AUDITOR
According to the legal provisions in force, the annual financial statements of Prodvinalco SA are subject to financial audit.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
The mandate of the current financial auditor expires this year.
The appointment of the financial auditors and the internal auditors, as well as the fixation of the duration of the audit contracts, fall under the responsibility of the Ordinary General Meeting of the Shareholders.
The Administration Council proposes the extension for a period of two years of the mandate of the financial auditor, starting with the date of 25.08.2024 and ending with the date of 25.08.2026, respectively for the financial years 2024-2025.
The price offer will be presented and analysed during the Ordinary General Meeting of Shareholders.
J. THE APPROVAL OF THE EXTENSION OF THE MANDATE OF CURRENT INTERNAL AUDITOR
The companies whose annual financial statements are subject for financial audit, must organize the internal audit according to the norms developed by the Chamber of Financial Auditors of Romania.
The mandate of the internal auditor expires this year.
The appointment of the financial auditors and the internal auditors, as well as the fixation of the duration of the audit contracts, fall under the responsibility of the Ordinary General Meeting of the Shareholders.
The Administration Council proposes the extension for a period of two years of the mandate of the internal auditor, starting from 25.08.2024 and ending on 25.08.2026, respectively for the financial years 2024-2025.
The price offer will be presented and analysed during the Ordinary General Meeting of Shareholders.
K. AUTHORIZING OF THE ADMINISTRATION COUNCIL TO APPOINT THE PAYING AGENT AND TO REPRESENT THE COMPANY AND PERFORM ALL THE NECESSARY STEPS IN ORDER TO IMPLEMENT THIS DECISION, IN RELATIONS WITH THE CENTRAL DEPOSITORY AND THE PAYMENT AGENT, AS WELL AS FOR PROPERLY INFORMING THE SHAREHOLDERS ABOUT ALL THE DETAILS REGARDING THE PAYMENT OF THE DIVIDENDS.
In order to enforce the present decision, the Company must sign a valid contract with the Central Depository and a payment agent. It is also necessary to inform the shareholders regarding the method and timing of payments.
To perform these actions and to appoint the payment agent is proposed to authorize the Administration Council.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
L. THE APPROVAL OF THE UPDATED ARTICLES OF ASSOCIATION
Since one of the administrators is changed, the Adminstration Council proposes to update the articles of association so that the latter is in agreement with the legislative and factual innovations that have taken place.
M. AUTHORIZING THE PRESIDENT OF THE ADMINISTRATION COUNCIL / EXECUTIVE PRESIDENT OF THE ADMINISTRATION COUNCIL, TO ELABORATE AND SIGN ALL THE DECISIONS APPROVED IN THE ORDINARY GENERAL MEETING OF THE COMPANY, THE UPDATED ARTICLES OF ASSOCIATION, THE AUDIT CONTRACTS, AS WELL AS TO MAKE THE NECESSARY FORMALITIES AT THE TRADE REGISTRY, THE OFFICIAL JOURNAL, ASF AND BVB.
In accordance with Law no. 31/1990 on trading companies, Law no. 265/2022 regarding the trade register and for the modification and completion of other normative acts affecting registration in the trade register and Law 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations, the resolution of the General Meeting of Shareholders shall be registered at the Trade Registry and published in the Romanian Official Gazette. It is also necessary to perform the steps and formalities to ASF, BVB and the Central Depository.
N. THE APPROVAL OF THE REGISTRATION DATE, EX DATE AND PAYMENT DATE
According to art. 187 of Regulation no. 5/2018 regarding the exercise of certain rights of shareholders in general meetings of trading companies, meeting notice must contain - for approval by the General Meeting of Shareholders - proposal on the date of registration, ex date and payment date.
According to art. 87 of Law 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations, registration date must be at least 10 working days subsequently to the meeting date. Registration date will serve to identify the Company's shareholders who shall be affected by the resolution taken by Ordinary General Meeting of Shareholders. The Administration Council proposes the approval of date of May 17, 2024 as registration date.
In accordance with Regulation no. 5/2018 on the exercise of certain rights of shareholders in general meetings of trading companies, ex-date is that date prior to the registration date, calculated using a settlement cycle minus one working day, starting from which the financial instruments which are subject of the resolutions of company’s bodies are traded without the rights deriving from that respective resolution. The Administration Council proposes the approval of the date of May 16, 2024 as ex-date.
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx
In accordance with art. 178 of Regulation no. 5/2018, payment date must be no longer than 15 working days subsequently to registration date. The Administration Council proposes the approval of date of May 31, 2024 as payment date.
III. INFORMATION ON THE TOPICS ON THE AGENDA OF THE GENERAL EXTRAORDINARY MEETING OF SHAREHOLDERS
A. The mortgage approval of specific assets from the fixed assets category of the Company, which value exceed 20% of the total fixed assets of the company, without debts, in order to guarantee the bank loan contracted by Transilvania Bank
In accordance with art. 91 para. 1 of Law 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations documents of acquisition, alienation, exchange or guarantee of assets in the category of fixed assets of the issuer, whose value exceeds, individually or cumulatively, during a year financially, 20% of the total fixed assets, less receivables, are concluded by the directors or directors of the issuer only after the prior approval by the extraordinary general meeting of shareholders.
The Board of Directors proposes to approve the guarantee of the real estate mentioned below, in order to guarantee the global operating ceiling under contract from Banca Transilvania:
• • Real estate mortgage on real estate located in Cluj-Napoca, Calea Baciului no. 2-4, registered in CF no. 352338 Cluj-Napoca;
• • Real estate mortgage on real estate located in Cluj-Napoca, str. Calea Baciului, no. 2-4, registered in CF no. 331844 Cluj-Napoca;
• • Real estate mortgage on real estate located in Cluj-Napoca, str. Primaverii, no. 11A, pp. B1b, inscribed in CF 259021-C1-U8.
B. The authorization of the Administration Council President / Administration Council Executive President to elaborate and sign all the approved decisions in the Extraordinary General Meeting, as well as to make the necessary formalities in the relationship with Trade Registry, the Official Journal, ASF and BVB
In accordance with Law no. 31/1990 on trading companies, Law no. 265/2022 regarding the trade register and for the modification and completion of other normative acts affecting registration in the trade register and Law 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations, the resolution of the General Meeting of Shareholders shall be registered at the Trade Registry and published in the Romanian Official Gazette. It is also necessary to perform the steps and formalities to ASF, BVB and the Central Depository.
Chairman of the Administration Council, Xxxxx Xxxxxx
Calea Baciului, nr. 2-4, 400230, Cluj-Napoca, Romania; tel.: 0372-641.910 / fax: 0372-876.976; xxx.xxxxxxxxxxx.xx