CAIET DE SARCINI
SECTIUNEA II CAIETUL DE SARCINI
L _
~~yi~~1:~ii!;i~~~:~;~;~:I~:~~gi.trul
,.It.<.;+.$ft'.MD{.+,. "''\," CONPET S•A.
" "'+, str. Anul 1848 nr. 1-3, Ploieşti, 100559, Prahova, România
l:,sg,:, ComerIului Prahova sub numărul J29/6/22.0L1991
OH$AS '5001 Capital social subscris şi vărsat 28 569 842AO lei
DirecIia GuvernanIă Corporativă, Resurse Umane şi Comunicare
CONPET
CAIET DE SARCINI
achiziIie "servicii de consultan9ă pentru proiectarea unor sisteme de evaluare a rezultatelor fiecărui angajat În rela9ie cu postul ocupat, de motivare/ recompensare şi de management al carierei".
1. Obiectiv: ÎmbunătăIirea activităIii resurselor umane prin proiectarea unor sisteme de evaluare, motivare/ recompensare şi management al carierei În cadrul CONPETS.A.
II. Scopul achiziIiei:
../ reducerea vulnerabilitătii organizaIiei În condiIii de monopol În faIa unor potenIiale schimbări venite din mediul exterior - a se vedea cerinIa Uniunii Europene privind dezvoltarea sustenabilă a pieIei energetice, inclusiv rolul şi importanIa resurselor regenerabile .
../ creşterea stabilităIii organizaIiei faIă de modificările pieIei energetice, dar mai ales a pieIei
petrolului.
../ ÎmbunătăIirea calităIii resursei umane din cadrul companiei.
../ creşterea gradului de satisfacIie În muncă pentru angajaIi În raport cu rezultatele obIinute .
../ creşterea gradului de responsabilizare În muncă a angajaIilor .
../ fidelizarea angajaIilor.
../ scăderea riscului de apariIie a conflictelor/crizelor În interiorul organizaIiei.
e Codul CPV: 79414000-9 Servicii de consultanIă În gestionarea resurselor umane
III. Prezentare generală
CONPET S.A. este o societate pe acIiuni, conform Legii nr. 31/1990, privind societăIile comerciale cu modificările şi completările ulterioare. Societatea este deIinută public, conform terminologiei prevăzute În Legea nr. 297/ 2004, privind piaIa de capital, fiind Înregistrată la Comisia NaIională a Valorilor Mobiliare (CNVM) - Oficiul pentru EvidenIa Valorilor Mobiliare (certificat de Înregistrare nr.
7227/ 1997).
CONPETS.A. are sediul În Ploieşti, str. Anul 1848 nr.1-3, cod poştal 100559, jud. Prahova, Înregistrată la Oficiul Registrului ComerIului de pe lângă Tribunalul Prahova sub nr. J29/6/1991, cod fiscal R01350020.
1
CONPETS.A. prestează servicii specializate de transport produse petroliere prin conducte şi cu vagoane cisternă pe calea ferată (CF), asigurând aprovizionarea rafinăriiior cu 5i5ei şi derivate ale acestuia din produc5ia internă şi din import.
Structura organizatorică a societă5ii cuprinde o diversitate de posturi, xxxxxxxx0ă a dimensiunii şi specificită5ii activită5ii de operare a Sistemului Na5ional de Transport al petrolului prin conducte, pe de o parte şi a activită5ii de transport a petrolului pe calea ferată, pe de altă parte.
În prezent, CONPET SA are un număr de 250 de tipuri de func5ii (specifice activită5ii), particularizate pentru 1715 posturi.
În CONPET S.A. este implementat un Sistem de management integrat (calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupa5ională şi sistem de management al siguran5ei feroviare). În cadrul sistemului de management al calită5ii s-au definit, Începand cu anul 2007, procesele de business şi procesele suport.
Unul din procesele suport este "Managementul şi dezvoltarea resurselor umane" care, Împreună cu procedurile opera5ionale şi diverse regulamente, stabilesc metodele şi responsabilitătile interne pentru activităti de recrutare, perfec5ionare/autorizare şi evaluare a personalului, În conformitate cu standardele de referin5ă şi cu cerin5ele legale aplicabile, În vigoare.
De asemenea, din anul 2011 s-a Început implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial În conformitate cu OMFP nr.946/2005, republicat În 2011, Înlocuit cu OSGG nr.400/2015, modificat cu OSGG nr.200/2016. În cadrul acestuia s-a elaborat şi se aplică procedura de sistem "Stabilirea obiectivelor CONPETS.A.", prin care s-au stabilit obiectivele specifice şi indicatorii de performan5ă ai structurilor din organigrama În vigoare, denumite entită5i organizatorice: direc5ii, departamente, divizii, servicii, birouri, sectoare din cadrul organiza5iei.
IV. Xxxxxx: maxim 8 luni de la semnarea contractului pentru proiectare şi minim 24 de luni pentru acordarea de asisten5a tehnică În implementarea proiectului de către Beneficiar, inclusiv propuneri de Îmbunătă5ire acolo unde este cazul.
V. Descrierea cerin5elor pentru serviciile de consultan5ă.
Etapele şi termenele de proiectare a sistemelor de evaluare a rezultatelor fiecărui angajat În rela=ie cu postul ocupat, de motivare/ recompensare şi de management al carierei".
Etapa 1: Analiza diagnostic a procesului de muncă aferent func5iilor identificate În cadrul CONPET S.A. şi a distribu5iei/dimensionării resursei umane În acord cu modul actual de organizare, prin parcurgerea următoarelor activită5i:
1.1. analiza modului actual de organizare prin documentare, vizite la fa5a locului şi interviuri cu factorii
responsabili etc;
2
a) aplicarea unor instrumente specifice (cronometrare / fotografiere / autofotografiere /
observare, interviuri, chestiona re, alte instrumente), relevante functiei evaluate, În vederea stabilirii gradului de Încărcare al functiei.
1.3 evaluarea atribu8iilor func8iilor identificate În cadrul CONPET S.A. şi propuneri de Îmbunătă8ire a
acestora.
1.4 proiectare fişe cadru aferente func8iilor identificate În cadrul CONPETS.A.
1.5 proiectare normative de muncă pentru fiecare func8ie din societate.
1.6 evaluare a unui eşantion de posturi, din cadrul fiecărei func8ii identificate În CONPET S.A., prin metoda feedback-ului multi-sursă (circular sau evaluarea la 360 grade) sau echivalent, În vederea stabilirii competen8elor şi a nivelului de dezvoltare cerut pe fiecare competen8ă În parte, pentru fiecare func8ie identificată la nivelul CONPETS.A., prin:
a) aplicarea unor instrumente (chestionare/interviuri/teste/alte instrumente), care sunt
relevante postului evaluat şi identificarea de factori şi subfactori specifici CONPET SA (set integrat de aptitudini, cunostinte, abilitati, atitudini şi atribute personale).
1.7 proiectare hartă de competen8e aferentă fiecărei func8ii şi matrice de competen8e la nivelul
companiei, pe baza confirmării din partea Beneficiarului a competen8elor asociate fiecărei func8ii.
1.8 propuneri de obiective (SMART) şi indicatori de performan8ă (IP), cantitativi şi calitativi, cuantificabili, relevan8i, pentru 250 de func8ii, raportate la obiectivele specifice fiecărei entită8i din structura organiza8ională, prin:
a) interviuri fa8ă-În-fa8ă cu angaja8ii din cadrul eşantioanelor precum şi exploatarea altor surse de
date/informa8ii, În vederea stabilirii obiectivelor şi indicatorilor de performan8ă pentru fiecare func8ie din organiza8ie, În acord cu obiectivele specifice locurilor de muncă.
b) elaborarea metodologiei de evaluare a rezultatelor;
1.9 stabilirea criteriilor necesare În vederea identificării de către Beneficiar a posturilor cheie din
cadrul societă8ii.
1.10 elaborarea metodologiei de identificare a angaja8ilor care pot ocupa posturi cheie.
1.11 training şi transfer de know-how către responsabilii din cadrul CONPET S.A. privind activită8ile men8ionate mai sus, precum şi acordarea de asisten8a tehnică de către Prestator la aplicarea instrumentelor/ metodelor de lucru etc.
Livrabile:
1. Normative de muncă pentru 250 de func8ii;
2. Fişe cadru pentru 250 de func8ii;
3. Hăr8i de competen8ă pentru 250 de func8ii;
4. Matricea competen8elor func8iilor la nivelul societă8ii;
5. Manual cu obiective şi indicatori de performan8ă specifici CONPETS.A., pentru 250 de func8ii.
6. Metodologia de evaluare a rezultatelor şi propuneri de modele de fişe de evaluare pentru 250 de
func8ii ( conducere şi execu8ie).
7. Raport cantitativ şi calitativ cu rezultatele etapei 1 care să cuprindă toate propunerile, solu8iile şi termenele posibile de aplicare, indentificate În cadrul activită8ilor men8ionate mai sus.
8. Raport cantitativ şi calitativ care să cuprindă minim 3 (trei) propuneri privind modele optime de organizare a CONPETS.A., pentru atingerea obiectivelor generale ale companiei.
3
Etapa 2: Proiectarea unui sistem de management al carierei, În vederea stabilirii modului gradual de
promovare a angaja2ilor, cu particularizări pentru cei care au profilul corespunzător pentru a ocupa posturi cheie/critice precum şi a unui sistem de motivare/recompensare monetară şi non monetară pentru personalul societă2ii.
Activită2i:
2.1 proiectarea sistemului de management al carierei În cadrul CONPETS.A.
2.2 elaborarea instrumentelor, mijloacelor şi metodologiei necesare implementării sistemului de management al carierei;
2.3 proiectarea traseelor posibile de carieră pe verticală şi orizontală;
2.4 analiza diagnostic a actualului sistem motiva2ional;
2.5 proiectarea sistemului motiva2ional de recompensare a performan2ei (monetară şi non monetară) În cadrul CONPETS.A.
2.6 elaborarea instrumentelor, mijloacelor şi metodologiei necesare implementarii sistemului
motiva2ional;
2.7 training şi transfer de know-how către responsabilii din cadrul CONPET S.A. privind activită2ile men2ionate mai sus, precum şi acordarea asisten2ei tehnice de către Xxxxxxxxx În aplicarea instrumentelor/ metodelor de lucru etc.
Livrabile:
1. Metodologia pentru identificarea talentelor;
2. Ghid de carieră;
3. Trasee În carieră;
4. Profesiograme cadru;
5. Fişa individuală privind evolu2ia În timp a dezvoltării profesionale;
6. Chestionare pentru orientarea În carieră a salaria2ilor şi algoritmul de interpretarea a rezultatelor.
7. Metodologia şi instrumentele necesare pentru implementarea de noi sisteme interne de remunerare şi recompensa re a performan2ei (monetară şi nonmonetară).
8. Raport cantitativ şi calitativ cu analiza rezultatelor etapei 2 care să cuprindă propuneri pe termen
scurt, mediu şi lung, privind implementarea sistemului de management al carierei raportat la specificul
CONPETSA
9. Raport cantitativ şi calitativ cu analiza rezultatelor etapei 2 care să cuprindă propuneri pe termen scurt, mediu şi lung, privind implementarea sistemului intern de recompensare a performan2ei (monetară şi non monetară), În conformitate cu cele mai bune practici şi standarde.
Etapa se consideră finalizată odată cu acceptarea fără obiec2iuni de către Beneficiar a Iivrabilelor. Termen: maxim 90 de zile de la finalizarea etapei 1.
VI. Aspecte ce 2in de desfăşurarea activită2ilor
a) În desfăşurarea activită2ilor, se va men2ine permanent legătura cu reprezentan2ii Beneficiarului
4
b) La demararea contractului, va avea loc o reuniune Între echipa propusă de Prestator şi reprezentan;ii Beneficiarului pentru a se stabili:
- principiile de comunicare reciprocă;
- programul de timp detaliat;
- detaliile privind colaborarea;
- alte detalii logistice şi organiza;ionale.
VII. Transmiterea si aprobarea rapoartelor:
a) Livrabilele vor fi predate Beneficiarului de către Prestator În format fizic, digital - editabil (word, excel, power point, pdf).
b) Prestatorul va livra beneficiarului toate procedurile, regulile, fluxurile necesare acestuia pentru fiecare etapa a proiectului in parte, astfel Încat in baza materialelor predate să poată fi realizat un caiet de sarcini În vederea upgradarii sistemului informatic integrat, pe componenta resurse umane.
c) Prestatorul va da dovadă de flexibilitate şi disponibilitate În a furniza şi alte rezultate, ca urmare a analizelor realizate În cadrul CONPETS.A.
d) La finalizarea fiecărei etape a proiectului, Prestatorul va prezenta Iivrabilele spre analiză şi validare Comisiei desemnate de Beneficiar, având obliga;ia să sus;ină rezultatele ob;inute În procesul de proiectare, În fa;a Comitetului Director şi Consiliului de Administra;ie al CONPETS.A.
VIII. Echipa de consultan;ă:
a) este formată din cel pu;in 10 consultan;i, din care un număr relevant să aibă experien;ă individuală de cel pu;in 5 ani de activitate În domeniul resurse umane, capabili să ducă la bun sfârşit, cu succes, sarcinile definite prin prezentul caiet de sarcini.
b) lista cu membrii echipei se va comunica În anexa la ofertă şi va cuprinde un minim de informa;ii
ca:
- nume şi prenume, profesie, experien;ă;
- documente care să dovedească experien;a practica similară precum: Curriculum vitae, semnat de titular, relevant in format EUROPASS, suficient de detaliat (cu eviden;ierea calificărilor şi experien;ei profesionale pentru fiecare specialist, documentelor suport care trebuie să con;ină În mod obligatoriu titlul şi obiectul proiectului la care specialistul a participat, descrierea sarcinilor Îndeplinite şi pozi;ia acestuia În cadrul proiectului), copii ale diplomelor de studii şi ale certificatelor profesionale ob;inute şi men;ionate În CV, copii ale referin;elor emise de angajatori sau beneficiari În concordan;ă cu activită;ile similare cerute În caietul de sarcini din etapele J şi II, care să probeze experien;a indicată În CV sau minim 3 (trei) persoane de contact pentru referinte (telefon, fax, adresa e-mail).
c) va fi asigurată pe Întreaga perioadă de derulare a contractului, În conformitate cu cerin;ele formulate În fişa de date a achizi;iei.
d) orice modificare a componen;ei echipei de consultan;ă, va fi comunicată Beneficiarului şi se va ob;ine acordul În scris al Beneficiarului, În baza CV-ului anexat şi semnat de titular.
e) organizarea echipei de consultan;i cade În sarcina ofertantului, care va asigura logistica necesară specialiştilor săi pentru Îndeplinirea sarcinilor prevăzute.
5
-. prestări servicii /extrase din contractele de prestări servicii, derulate cu cel pu*in 3 (trei) clien*i relevan*i, din care să rezulte că au desfaşurat activită*i similare prezentate În caietul de sarcini, pentru
persoane juridice, cu minim 500 de salaria*i.
X. Con*inutul propunerii tehnice:
a) procedeele de lucru propuse pentru realizarea obiectului contractului, pe fiecare etapă.
b) eşalonarea pe zile, săptămâni, luni a activită*ilor derulate (grafic GANT).
Propunerea tehnică va fi prezentată astfel Încât să răspundă la toate cerin*ele prevazute pentru fiecare etapă a proiectului.
În propunerea tehnică prezentată, participan*ii la procedură vor detalia serviciile, activită*ile, rezultatele preconizate, rapoartele care se vor livra În urma desfăşurării activită*ilor descrise În
documenta*ie.
Oferta tehnică va con*ine ipotezele de lucru/etapă, identificarea, descrierea şi argumentarea riscurilor care pot afecta execu*ia contractului, precum şi recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate fără a afecta cerin*ele caietului de sarcini.
XI.Oferta financiară.
Ofertantul va trebui să prezinte În mod obligatoriu pre*uri unitare pentru fiecare etapă, În lei fără TVA. In pre*ul contractului vor fi incluse toate costurile legate de Îndeplinirea obiectului contractului ( ex. cheltuielile cu transportul şi cazarea etc)
XII. Garan*ie de bună execu*ie.
Pentru garantarea serviciilor ce fac obiectul contractului, Prestatorul se obligă să asigure potrivit Normelor procedurale interne de achizi*ii ale CONPET S.A. o garan*ie de bună execu*ie În cuantum de 10% din valoarea contractului (5% În cazuIIMM-urilor), prin scrisoare de garan*ie emisă de Bancă.
XIII. Criteriul de atribuire.
Criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere tehnico-economic, cu respectarea următoarelor ponderi:
a) punctaj economic - 30%;
b) punctaj tehnic - 70%.
Departajarea ofertan*ilor se va face În baza unui algoritm de calcul comunicat prin documenta*ia de atribuire.
Director Direc*ia Guvernan*ă Corporativă, Resurse Umane şi Comunicare,
cor. univ. dr. ing. dr. ec. Xxxxxx Xxxxx XXXX
vf Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Ee.Xxxxx Xxxxxxxx Xxx;x XXXXXXXX~
Şef Birou Managementul p:~ei R.U., Psih. Rodica SOA ~
Xxx Xxxxx Organizare Autorizare Personal, Xxxxxxx XXXXXX.
6