CAIET DE SARCINI
DIRECȚIA ACCESARE FONDURI EXTERNE
Nr. înreg. /MP/ .
APROB,
Director
Direcția Accesare Fonduri Externe Xxxxxxxxx XXXXXXXX
CAIET DE SARCINI
1. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE
Servicii de Audit independent pentru Proiectul LIFE Capacity Building (LIFE 14 CAP/RO/000007 – LIFE Closer to you) de la nivelul Ministerului Mediului.
Grantul este finanțat de Comisia Europeană – Direcția Generală Mediu - prin Agenția Executivă pentru Întreprinderi Mici si Mijlocii – EASME
Activitatea de audit independent este asimilată auditului financiar.
2. RESPONSABILITĂŢILE PĂRŢILOR
Ministerul Mediului, numit şi “Autoritatea Contractantă”, este organizația care a primit finanțarea nerambursabilă şi care a semnat contractul de finanțare.
- Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru furnizarea tuturor documentelor realizate/elaborate/rezultate ca urmare a implementării Contractului de Grant, pentru acțiunea finanțată prin contractul de finanțare şi pentru asigurarea faptului că aceste documente pot fi reconciliate adecvat cu sistemul de contabilitate şi înregistrare propriu, cu înregistrările de bază şi conturile contabile.
- Autoritatea Contractantă asigură Prestatorului accesul liber la toate documentele elaborate în implementarea proiectului, informațiile şi înregistrările pe care Prestatorul le consideră necesare în vederea emiterii rapoartelor sale de audit.
„Prestatorul” este persoana fizică sau firma de audit autorizată potrivit legislației în vigoare de către autoritatea competentă, respectiv Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) sau echivalent, să desfășoare audit în conformitate cu reglementările adoptate de aceasta.
- Prestatorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate, necesare și specifice pentru transmiterea către Autoritatea Contractantă a rapoartelor de audit solicitate.
- Prestatorul este membru al Camerei Auditorilor Financiari din România și respectă reglementările impuse de Protocolul încheiat de Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) cu Ministerul Fondurilor Europene privind auditarea fondurilor europene.
3. ASPECTE GENERALE
Descrierea generală a activității:
Prestatorul trebuie să execute proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de finanțare nerambursabilă finanțat din fonduri europene. Prestatorul verifică faptul că sumele solicitate spre validare/verificare/auditare de către Autoritatea Contractantă pentru acțiunea finanțată în cadrul contractului de finanțare, s-au efectuat („realitatea desfășurării”), sunt legale („legalitatea”), exacte („exactitate”) şi eligibile.
Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanțării nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condițiile contractului de finanțare.
Serviciul de audit se va realiza în conformitate cu standardele de audit, armonizate cu standardele internaționale de audit şi adoptate de Camera Auditorilor Financiari din România, cu prevederile Contractului de finanțare şi cu cerințele prezentului caiet de sarcini.
Auditarea acestui Proiect se va desfășura în concordanță cu Standardele Internaționale de Audit (ISA) publicate de IFAC. Angajamentul intră sub incidența Standardului International privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informațiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR, cât şi a Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR.
De asemenea, activitatea de audit se va realiza ținând cont de prevederile legislației în vigoare, de standardele internaționale de audit menționate mai sus şi de Condițiile generale aplicabile contractelor de finanțare nerambursabilă din partea Comunității Europene, încheiate pentru acțiuni externe şi ale Contractului de Finanțare.
Activitatea de audit presupune evaluarea activității de implementare a proiectului şi stabilirea de concluzii cu privire la următoarele aspecte:
▪ dacă activitățile şi cheltuielile efectuate în cadrul proiectului sunt conforme cu legislația şi regulile aplicabile;
▪ dacă resursele proiectului au fost utilizate în mod eficient şi economic, în concordanță cu principiile unui management financiar corespunzător;
▪ dacă resursele financiare ale proiectului au fost folosite în mod eficace pentru scopurile menționate în proiect.
4. ETAPELE PRINCIPALE ALE ACTIVITAŢII DE AUDIT
1. Cunoașterea Programului LIFE şi a Contractului de Grant nr. LIFE 14 CAP/RO/000007 – LIFE Closer to you și a anexelor acestuia precum şi a actelor adiționale;
2. Verificarea conformității cu procedurile şi cerințele Finanțatorului;
3. Verificarea în detaliu a sumelor din documentele supuse validării/verificării/auditării, astfel:
a) verificarea exactității şi realității sumelor incluse în documentele grantului supuse validării/verificării/auditării;
b) existența documentelor suport ce însoțesc documentele supuse validării/verificării/auditării;
c) în timpul revizuirii documentelor suport, o atenție specială va fi acordată următoarelor:
- utilizarea fondurilor primite în conformitate cu clauzele Contractului de finanțare;
- bunurile/lucrările/serviciile au fost achiziționate în concordanță cu procedurile legale de achiziție şi cu Contractul de finanțare;
- există o legătură clară între documentele suport ale operațiunilor, a sumelor cheltuite şi Cererile de rambursare;
- dacă există documente justificative asupra încasărilor şi plăților în concordanță cu clauzele Contractului de finanțare.
5. SPECIFICAŢII TEHNICE PENTRU VERIFICAREA CHELTUIELILOR UNUI CONTRACT DE FINANŢARE DIN FONDURI EUROPENE NERAMBURSABILE
Auditorul are obligația să dobândească o înțelegere suficientă a termenilor şi condițiilor Contractului de Finanțare prin analiza acestuia şi a anexelor sale, precum şi a celorlalte informații relevante şi prin verificări la Beneficiar.
Auditorul se va asigura că va obține o copie completă a Contractului de Finanțare, a anexelor sale şi a actelor adiționale (semnate de către Beneficiar).
Auditorul va obține şi va verifica copii ale Rapoartelor de Progres, întocmite conform cerințelor de la nivelul Comisiei Europene – EASME.
De asemenea, dacă este cazul, auditorul va acorda o atenție deosebită regulilor privind contractarea activităților externe.
Dacă Auditorul consideră că termenii şi condițiile verificate nu sunt suficient de clare, acesta este obligat să solicite clarificări din partea Beneficiarului.
5.1. Proceduri pentru verificarea eligibilității cheltuielilor solicitate de Autoritatea Contractantă
În această etapă Auditorul va verifica dacă:
- solicitarea de rambursare este conformă cu condițiile contractului de finanțare;
- beneficiarul ține o evidență contabilă folosind conturi analitice distincte pentru Proiect, iar sistemul contabil utilizat este în conformitate cu legislația naţională în vigoare;
- este posibilă evaluarea eficientă şi eficace a cheltuielilor cuprinse în Cererea de auditare finală;
- informațiile cuprinse în Raportul financiar intermediar revizuit se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului (ex. Balanța de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice).
5.2. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuire analitică
Auditorul efectuează o verificare analitică a categoriilor de cheltuieli şi va analiza dacă:
- categoriile de cheltuieli corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului;
- cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul proiectului;
- cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu prevederile Contractului de finanțare;
- cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislația naţională şi comunitară;
- suma totală solicitată la plată de către Beneficiar nu depășește finanțarea nerambursabilă prevăzută în Contractul de finanțare;
- au fost efectuate modificări în Bugetul proiectului prin transferuri între liniile din cadrul aceluiași capitol bugetar de cheltuieli eligibile, şi dacă acestea au efectuat scopul principal al proiectului/au modificat valoarea totală eligibilă a Proiectului;
- realocările de fonduri s-au efectuat în limita procentului prevăzut în contractul de finanțare din suma înscrisă inițial (sau aprobată ca urmare a unui act adițional) în cadrul liniei bugetare din care s-a făcut realocarea(20%);
- beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de
prevederile regulamentelor comunitare sau naționale sau de reguli de eligibilitate stabilite în cadrul grantului de finanțare.
5.3. Selectarea cheltuielilor pentru verificare
Categoriile cheltuielilor solicitate de Autoritatea Contractantă în Cererea de auditare a cheltuielilor vor prelua denumirea capitolelor şi liniilor bugetare din bugetul aprobat al proiectului.
Forma şi natura documentului suport (de exemplu: o plată, un contract, o factură, etc) şi modul în care o cheltuială este înregistrată (adică registrul de intrări) variază în funcție de tipul şi natura cheltuielilor, a activităților sau tranzacțiilor de bază. În toate cazurile, tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a activităților sau tranzacțiilor de bază, indiferent de tipul şi natura activității sau tranzacției în cauză.
Prestatorul va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate în Cererea de auditare a cheltuielilor.
5.4. Verificarea cheltuielilor
Prestatorul verifică cheltuielile şi prezintă în Raportul de audit toate excepțiile care rezultă din această verificare. Excepțiile verificării sunt toate abaterile de la reglementările din contractul de finanțare şi conforme legislației în vigoare, descoperite pe parcursul realizării acțiunii de audit. În toate cazurile Prestatorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepțiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă Prestatorul descoperă o excepție cu privire la regulile achizițiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepție a condus la cheltuieli neeligibile. Prestatorul prezintă toate excepțiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Prestatorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacții care generează cheltuielile declarate în Cererea de auditare a cheltuielilor.
Prestatorul verifică eligibilitatea cheltuielilor cu termenele şi condițiile contractului de finanțare. Acesta verifică dacă aceste cheltuieli:
- sunt necesare pentru desfășurarea proiectului. În acest sens, Prestatorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacție sau activitatea au fost asumate pentru scopul propus al activității şi dacă au fost necesare pentru activitățile şi obiectivele grantului. Prestatorul verifică mai departe dacă cheltuielile sunt cuprinse în bugetul contractului de finanțare şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost - eficiență şi cea mai bună utilizare a banilor.
- au fost asumate de Autoritatea Contractantă pe perioada de implementare a proiectului.
- sunt înregistrate în conturile Autorității Contractante şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidențelor suport.
6. MODALITĂŢI DE RAPORTARE
Utilizarea formatului de raport pentru verificarea implementării Proiectului LIFE 14 CAP/RO/000007 – LIFE Closer to you de Creștere a Capacității Instituționale a Ministerului Mediului, conform contractului de finanțare este obligatorie.
Cerințele de raportare sunt:
▪ Un raport de verificare la terminarea implementării proiectului, denumit Raport final de audit;
La terminarea implementării proiectului, în baza examinării sale, auditorul trebuie să furnizeze un Raport final de audit în 3 (trei) exemplare originale.
Raportul de audit trebuie redactat în limba română şi engleză și va fi furnizat de Prestator pe suport de hârtie (3 exemplare originale) și în format digital.
7. CONDIȚII DE PLATĂ
Plata serviciilor de audit se face în baza facturii/facturilor emise în original de Prestator şi este condiționată de acceptarea de către Beneficiar a raportului de audit depus de Prestator şi de efectuarea recepției calitative și cantitative de către comisia de recepție a beneficiarului.
8. DURATA CONTRACTULUI
Durata contractului este de maxim 6 luni, de la semnarea contractului.
9. INSTRUCȚIUNI PRIVIND PARTICIPAREA LA PROCEDURĂ
Se solicită îndeplinirea următoarelor cerințe minime de calificare:
1. Operatorii economici participanți la procedură trebuie să fie atestați ca auditori financiari de Camera Auditorilor Financiari din Romania (CAFR) sau echivalent. Se va atașa o copie legalizată sau copie lizibilă cu mențiunea “conform cu originalul” a Certificatului de atestare a calităţii de auditor financiar eliberat de Camera Auditorilor Financiari din Romania (CAFR) sau echivalent în conformitate cu art. 3,5 din OUG 90/2008 cu modificările și completările ulterioare și Legea nr. 133/2002.
2. Prezentarea a minim 3 prestări de servicii similare în ultimii 3 ani și prezentarea documentelor suport;
3. Ofertantul trebuie să se asigure de personal calificat care să implementeze cu succes activitățile asumate prin proiect.
Menționăm ca se vor pune la dispoziția câștigătorului toate documentele proiectului, astfel încât să se dețină informația necesara realizării cu succes a contractului.
10. PERSONALUL IMPLICAT ÎN REALIZAREA CONTRACTULUI
Pentru îndeplinirea la cele mai înalte standarde a activităților contractului, Prestatorul va mobiliza cel puțin 1 expert cheie - auditor, astfel:
– Expert cheie - 1 persoană care sa îndeplinească următoarele cerințe:
- Studii superioare;
- Certificat de atestare a calității de auditor financiar eliberat de CAFR (Camera Auditorilor Financiari din România) sau echivalent;
- Carnet de membru al CAFR vizat cu mențiunea „activ” pentru anul 2018 sau echivalent;
- Certificat de absolvire a cursurilor pentru auditarea operațiunilor finanțate din fonduri europene;
- Calificativul A în urma inspecțiilor efectuate de către Departamentul de Monitorizare și Competență Profesională;
- Experientă profesională generală de minim 5 ani;
- Experiență specifică dovedită prin participarea în cel puțin un proiect / contract cu obiect similar actualului contract, în calitate de auditor.
11. VALOAREA ESTIMATĂ A ACHIZIȚIEI: 19.546,22 lei fără TVA respectiv 23.260,00 lei cu TVA.
12. CRITERIUL DE ATRIBUIRE Prețul cel mai scăzut.
Xxxxxxxx XXXXX-PROJECT MANAGER – UIP 14 CAP-LIFE
Xxxxxxxxxx XXXXXXX – EXPERT COMUNICARE I
Xxxxxxx XXXXXX - – EXPERT COMUNICARE II
Xxxxxx XXXXX – Expert Financiar