Fisa de Date
Fisa de Date
pentru atribuirea contractului
Servicii de organizare evenimente Regio la Bruxelles si Conferinta Regionala 2017 CPV 79952000-2
1. INFORMAŢII GENERALE
1.1. Beneficiar/Autoritate contractantă: Agentia pentru Dezvoltare Regionala Bucuresti-Ilfov (ADRBI), România in calitate de Organism Intermediar pentru implementarea Programul Operational Regional 2014 – 2020 la nivelul Regiunii Bucuresti-Ilfov, cu sediul în Municipiul Bucureşti, str. Xxxxx Xxxxxxxx, nr. 163, sector 2, CUI 00000000, Cont IBAN XX00XXXX0000000000000000, deschis la BCR LIPSCANI reprezentată legal de către xxxxxx Xxx XXXXXX - Director General si doamna Xxxxxx XXXXXXX – Director Economic.
1.2. Date despre beneficiar:
Agentia pentru Dezvoltare Regionala Bucuresti-Ilfov beneficiaza de sprijin financiar prin Programul Operational Regional 2014 – 2020 pentru realizarea activitatilor specifice indeplinirii obligatiilor de Organism Intermediar, asumate prin Acordul Cadru de delegare a atributiilor privind implementarea POR 2014-2020 incheiat cu Ministerul Dezvoltarii Regionale, Administratiei Publice si Fondurilor Europene in calitate de Autoritate de Management.
1.3 Sursa de finantare a achizitiei:
Sursa de finantare este din Contractul cod SMIS 101102 derulat de ADR Bucuresti-Ilfov, finantat in cadrul Axei prioritare 12: Asistență Tehnică din Programului Operational Regional 2014 – 2020.
1.4. Calendarul de aplicare a procedurii de lucru interne:
• Data publicare anunt: 25.08.2017
• Data limita primire solicitare clarificari : 08.09.2017
• Data limita raspuns clarificari : 12.09.2017 ora 17.00
• Data limita depunere oferte: 15.09.2017 ora 14.00
1.5 Criterii de calificare privind capacitatea tehnică și capacitatea economico- financiara:
• Ofertantul trebuie sa prezinte certificat de inregistrare, în copie conform cu originalul.
• Ofertantul trebuie sa aiba inregistrat in statut codul/codurile CAEN necesare desfasurarii activitatii care urmeaza a fi prestata.
• Certificat constatator din partea ONRC.
• Ofertantul trebuie sa prezinte Formular nr.1 completat.
• Operatorul economic nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art.164, 165, 167 din Legea nr.98/2016, demonstrat prin completarea Formularului nr. 2 (cerința este valabilă și pentru eventualii subcontractanți/terți, în temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016).
• Operatorul economic trebuie sa declare eventualii subcontractanți/terți –
Formularul nr.3
• Ofertantul trebuie sa prezinte Declaratia privind calitatea de participant la procedura – completarea Formularului nr.4 (cerința este valabilă și pentru eventualii subcontractanți/terți).
• Operatorul economic ofertant trebuie sa aiba experienta in organizarea de evenimente similare, demonstrata prin maxim 3 contracte similare prestate in ultimii 3 ani, insotite de scrisori de recomandare (care sa contina date de contact) si care sa confirme prestarea de servicii in valoare de minim valoarea estimata a lotului/loturilor pentru care se depune oferta.
• Ofertantul trebuie sa prezinte Declaratia privind lista principalelor prestari de servicii in ultimii 3 ani - Formularul nr.5 si Anexa la acest formular
• Operatorul/operatorii economic/economici castigator/castigatori se obligă să constituie garanţia de bună execuţie a contractului în cel mult 5 zile de la încheierea contractului, în cuantum de 10% din valoarea contractului, fără TVA.
• Ofertantul trebuie sa prezinte o echipa de experti formata din:
1) Coordonator de proiect - activitati de coordonare a echipei, organizare de evenimente etc, cu minim 5 ani experienta in domeniul organizarii evenimentelor.
2) Fotograf, cu minim 3 ani experienta ca fotograf.
3) Responsabil promovare on-line, cu minim 5 ani experienta de coordonare activitate jurnalistica in mediul on-line.
4) Interpreti, cu minim 5 ani experienta.
2. MODUL DE ELABORARE ȘI DE PREZENTARE A PROPUNERII TEHNICE ȘI FINANCIARE
2.1 Obiectul contractului
Activitati/servicii ce vor fi desfasurate in functie de specificul fiecarei actiuni/fiecarui eveniment.
Activitati necesare:
• Sevicii inchiriere sala si pregatire eveniment – se vor respecta conditiile stipulate in caietul de sarcini punctul 5.1.1.
• Servicii de catering - se vor asigura servicii de catering (“cafea de bun venit”/pauze de cafea si pauza de pranz) conform caietului de sarcini, punctele 4.1.1 si 5.1.2.
• Servicii de interpretariat - se vor asigura servicii conform caietului de sarcini, punctele 4.1.2 si 5.1.3.
• Servicii de fotografiere - se vor asigura servicii conform caietului de sarcini, punctele 4.1.3 si 5.1.4.
• Serviciilor de promovare on line - se vor asigura servicii conform caietului de sarcini, punctele 4.1.4 si 5.1.5 pentru evenimentele unde vor fi solicitate.
2.2 Modul de prezentare a ofertei tehnico-financiare:
Ofertantul trebuie sa prezinte Scrisoare de inaintare - Formularul nr.6, in dublu exemplar (un exemplar ramane la ADRBI, iar al doilea exemplar revine ofertantului).
Oferta tehnica trebuie sa cuprinda:
1. O scurta prezentare a istoricului operatorului economic si a portofoliului acestuia.
2. O prezentare/descriere a modului cum personalul ofertantului va desfasura activitatea in vederea asigurarii serviciilor solicitate prin Caietul de Sarcini (lot 1 si/sau lot 2) la nivelul de calitate solicitat.
Prezentarea va cuprinde: numele persoanei care va desfasura activitatea/descrierea activitatii/resursele sau mijloacele materiale utilizate pentru indeplinirea activitatii.
3. Tabel centralizator cu persoanele propuse pentru fiecare post. Operatorul economic va completa in sprijinul cerintelor de mai sus datele din tabelul - Formularul nr. 7.
4. CV-urile personalului trecut in Formularul nr. 7: a persoanei reponsabile si a persoanelor propuse in echipa tehnica (cuprinzand concret informatiile relevante cu privire la experienta specifica a persoanei).
5. Modelul de contract semnat pentru acceptare.
Nota: 1. In cazul in care Comisia de Evaluare va avea neclaritati se pot solicita clarificari fara ca acestea sa aduca modificari la oferta tehnica si cea financiara depuse.
Nota: 2. In cazul in care, la momentul prestarii activitatii una din persoanele propuse va fi indisponibila, acesata va putea fi inlocuita de o alta persoana cu experienta similara.
Oferta financiara:
Ofertantul va completa Formular nr.8. si Formular nr.9
Perioada de valabilitate a ofertelor
Oferta tehnica si cea financiara va avea valabilitate 30 de zile calendaristice de la data depunerii lor.
3. Criteriul de atribuire Pretul cel mai scazut.
4. Facturare si Plata
După fiecare eveniment prestatorul va prezenta raportul de activitate asupra evenimentului desfăşurat si după aprobarea acestuia de către Autoritatea Contractantă, urmează a se efectua plata, in termen de maximum 20 zile lucratoare de la primirea facturii.
Autoritatea contractantă va achita doar contravaloarea, pe categorii de servicii efectiv prestate si conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini, respectiv pentru numărul efectiv de participanți/eveniment, cu cheltuielile aferente.
5. Valoarea estimata a contractului
Valoarea estimata pentru fiecare lot este de:
Lot 1: 113.700 lei fara TVA
Lot 2: 65.000 lei fara TVA
Moneda contractului: lei, fara TVA.
Atentie: in Belgia TVA-ul este 21% pentru orice tip de serviciu
Datele furnizate în caietul de sarcini legate de perioada de derulare a evenimentelor, localizare geografica, numărul de participanţi sunt estimative. Data si locatia vor fi comunicate prestatorului cu minim 1 saptamana inainte de inceperea fiecarui eveniment, iar numarul de participanti inregistrati cu 1 zi inainte.
Operatorul economic va fi răspunzător de derularea în condiții corespunzătoare a tuturor evenimentelor ce fac obiectul contractului.
Contractul intra in vigoare la data semnarii si este valabil pana la 31 decembrie 2017.
Solicitarile de clarificari cu privire la documentatia de atribuire, vor fi transmise pe adresa de e-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx sau fax. 0000000000/ 59.
Raspunsurile la solicitarile de clarificari cu privire la documentatia de atribuire vor fi postate pe site-ul xxx.xxxxx.xx si vor fi comunicate operatorului economic solicitant.
Oferta se va transmite prin posta sau va fi adusa la sediul ADRBI, in plic inchis, cu adresa de inaintare, care sa contina persoana de contact si toate datele de contact aferente ofertantului. Oferta trebuie sa contina un opis si paginile acesteia sa fie numerotate, semnate si stampilate.
Ofertele se vor deschide in Sedinta de deschidere a ofertelor. Data limita de depunere: 15.09.2017, ora 14.00.