ANUNȚ
Nr. 7485/20.01.2023
CĂTRE TOȚI CEI INTERESAȚI
ANUNȚ
CONTRACTARE - Servicii de administrare, mentenanță, asistență tehnică IT și asigurarea serviciilor de mentenanță, întreţinere şi reparaţii rețea internă, echipamente informatice din dotarea U.A.T. COMUNA DOBROEȘTI pe parcursul anului 2023
SECȚIUNEA A – INFORMAȚII GENERALE
SECȚIUNEA B – SPECIFICAȚII TEHNICE – CAIETUL DE SARCINI
SECȚIUNEA A – INFORMAȚII GENERALE
1. AUTORITATEA CONTRACTANTĂ: U.A.T. COMUNA DOBROEȘTI;
2. SURSA DE FINANȚARE: BUGETUL LOCAL aferent anului 2023;
3. VALOAREA ESTIMATĂ -exclusiv TVA: 51.750 lei (aferentă contractului și a unui posibil act adițional în anul bugetar ulterior);
4. OBIECTUL CONTRACTULUI: Servicii de administrare, mentenanță, asistență tehnică IT și asigurarea serviciilor de mentenanță, întreţinere şi reparaţii rețea internă, echipamente informatice din dotarea U.A.T. COMUNA DOBROEȘTI pe parcursul anului 2023
5. COD CPV: 50311400-2-repararea și întreținerea calculatoarelor și mașinilor contabile;
6. PROCEDURA DE ACHIZIȚIE: - ACHIZIȚIE DIRECTĂ;
7. CRITERIUL DE ATRIBUIRE: „prețul cel mai scăzut” – cu condiția respectării cerințelor din caietul de sarcini.
8. TERMEN LIMITĂ PENTRU DEPUNEREA/TRANSMITEREA OFERTELOR: 02.02.2023
9. MENȚIUNI: achiziția se va realiza doar prin intermediul platformei SEAP, sub condiția aprobării în prealabil a bugetului de venituri și cheltuieli aferent anului 2023.
❖ Pentru întocmirea ofertei se vor avea în vedere următoarele:
• Prețul ofertat trebuie să fie exprimat în lei, fără TVA;
• Oferta va cuprinde costul serviciilor mai sus menționate, se va elabora şi prezenta astfel încât să furnizeze toate informaţiile necesare în conformitate cu cerințele caietului de sarcini.
Compartiment Achiziții și Investiții
SECȚIUNEA B – SPECIFICAȚII TEHNICE – CAIETUL DE SARCINI
Nr. înreg. 6870/13.01.2023
Aprob PRIMAR,
CONDU XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX XX XXXXXXX
Prezentul caiet de sarcini se realizează în aplicarea H.G. 395/2016 privind normele metodologice, conform art. 20, alin.10 care stipulează că: „Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu,
specificaţii tehnice care reprezintă cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante.”
❖ Conform prevederilor legale în vigoare caietul de sarcini include ansamblul cerințelor pe baza cărora fiecare Ofertant va elabora Oferta (Propunerea Tehnică și Propunerea Financiară) pentru furnizarea serviciilor necesare în vederea administrării, asigurării mentenanței și asistenței tehnice (IT), respectiv, pentru întreţinere şi reparaţii rețea internă, echipamente informatice aflate în sediile Primăriei Comunei Dobroești, școlilor și grădinițelor din localitate, sediul Poliției Locale Dobroești, Sala de Sport Unirea Dobroești din comuna Dobroești.
❖ Orice referire din cuprinsul prezentei documentații de atribuire (inclusiv a caietului de sarcini), prin care se indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție și/sau o licență de fabricație se va citi și interpreta ca fiind însoțită de mențiunea “sau echivalent”.
1. PREZENTAREA AUTORITĂȚII CONTRACTANTE:
U.A.T. COMUNA DOBROEȘTI cu sediul în comuna Dobroești, Xxxxxx Xxxx Xxxx xx.00, Xxx Xxxxxx 077085, județul Ilfov, 000.000.00.00, fax: 000.000.00.00, adresă e-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, cod fiscal: 4283503, cont RO542124510220XXXXX deschis la Trezoreria Ilfov, reprezentată legal prin CONDU XXXXXXXX XXXXXXXXX, în calitate de PRIMAR.
2. OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI:
Servicii de administrare, mentenanță, asistență tehnică IT și asigurarea serviciilor de mentenanță, întreţinere şi reparaţii rețea internă, echipamente informatice din dotarea U.A.T. COMUNA DOBROEȘTI, prestarea acestor servcii se va realiza pentru următoarele locații:
1. Primăria Comunei Dobroești
2. Poliția Locală Dobroești
3. Sediul Serviciului Evidenta Populatiei
4. Școlile Gimnaziale nr. 1 și 2
5. Grădinițele cu nr. 1, 2 și 3,
6. Sala de sport Unirea Dobroești
3. CADRUL LEGAL care guvernează relația dintre Autoritatea Contractantă și Prestator (inclusiv în domeniile mediului, social și al relațiilor de muncă):
✓ Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice cu modificarile si completarile ulterioare.
✓ H.G. nr.395/2016 Norme metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.
✓ Legea nr.101/2016 privind remediile si caile de atac in materie de atribuire a contractelor de achizitie publica,a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii, precum si pentru organizarea si functionarea Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor, cu modificarile si completarile ulterioare.
✓ Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei cu modificarile si comletariile ulterioare
✓ Legea 265/2006 privind aprobarea OUG 195/2005 privind protectia mediului
✓ Legea nr. 319 din 14 iulie 2006 securităţii si sănătăţii în muncă
✓ O.U.G. nr.58/2016 pentru modificarea și completarea unor acte normative cu impact asupra domeniului achizițiilor publice
✓ HOTĂRÂRE Nr. 866/2016 din 16 noiembrie 2016 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale, aprobate prin HG nr. 394/2016, precum şi pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului- cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, aprobate prin HG nr. 395/2016
Notă: Această listă nu este exhaustivă și nici limitativă. Ofertanăților le revine responsabilitatea de a cunoaște și respecta toate prevederile legale aplicabile pentru întocmirea ofertei, respectiv pentru execuția contractului.
4. DESCRIEREA GENERALĂ A OBIECTULUI ACHIZIȚIEI: Specificații tehnice
Serviciile de asistență software și mentenanță a sistemului informatic integrat/individual și asigurarea serviciilor de întreţinere şi reparaţii a rețelei interne și a echipamentelor informatice, se vor realiza astfel încât toate compartimentele, toți beneficiarii sistemului și toate nivelele de conducere să aibă într-un timp cât mai scurt informaţiile necesare activităţii curente sau procesului decizional, cu un grad sporit de acurateţe, după cum urmează:
- devirusări, instalări soft, instalări/mutări echipamente, conectare la rețeaua internă sau internet, recuperări/salvări date, înlocuire componente/subansamble defecte sau uzate, reparații și upgrade la echipamentele existente, instalări periferice;
- gestionare servere și conexiunile acestora cu computerele din cadrul birourilor;
Clasificarea serviciilor.
a) În ceea ce privește administrarea sistemului informatic și mentenanță, principalele activităţi care se prestează sunt:
- Instalare upgrade-uri și devirusări software;
- Întreţinere conturi client prin: introducere noi utilizatori, grupuri de utilizatori, scoatere utilizatori, modificări drepturi de acces, parole etc;
- Rezolvare neconformități în funcţionare, în limita cadrului contractual;
- Asigurare asistență tehnică în utilizarea aplicaţiilor software – Sisteme de operare Windows și pachete Office, Certsign, MAIL, BACKUP;
- Verificarea setărilor privind salvările automate de date, astfel încât să se asigure siguranţa datelor şi viteza de lucru a unităţilor;
- Asigurarea împreună cu persoana desemnată din partea beneficiarului pentru supravegherea reţelelor de calculatoare a operaţiilor de backup fişiere.
b) Cu privire la asigurarea asistenței tehnice în utilizarea aplicaţiilor pe baza documentaţiilor puse la dispoziţie de către U.A.T.C Dobroești, principalele servicii solicitate în cadrul prestației sunt:
▪ să asigure monitorizarea zilnică a functionalității aplicațiilor;
▪ să instaleze produsele software noi pe echipamente;
▪ să asigure condițiile necesare în vederea testării aplicațiilor noi;
▪ să instruiască utilizatorii pentru exploatarea corespunzătoare a produselor software;
▪ să asigure coordonarea utilizatorilor în vederea exploatării cu maximum de eficiență a resurselor informatice;
▪ să realizeze testarea unor aspecte cum ar fi: integritatea, performanţa, securitatea sistemului informatic;
▪ face recomandări pentru a îmbunătăţi performanţele aplicaţiilor şi stabileşte care sunt modificările de soft şi de hardware necesare, estimând costurile pe care le presupun aceste modificări;
▪ evitarea pierderii informațiilor vitale sau evitarea blocajelor sistemului informatic ce ar putea aduce pierderi de ordin financiar.etc;
▪ să asigure conectarea echipamentelor la rețeaua internă și internet.
c) Pentru asigurarea serviciilor de întreţinere şi reparaţie pentru rețeaua internă și echipamente informatice (inclusiv periferice).
Toate echipamentele se află în posesia U.A.T.C DOBROEȘTI.
Serviciile de întreţinere şi reparaţie a echipamentelor ce fac obiectul acestui contract vor fi achiziţionate în funcţie de natura şi specificul echipamentelor.
Efectuarea de revizii de întreţinere în scop preventiv, astfel încît toate echipamentele să fie supuse controlului cel puţin o dată pe durata desfăşurării contractului.
Printre lucrările cuprinse vor fi:
PENTRU CALCULATOARE
- aspirare componente din interiorul carcaselor, în mod special a ventilatoarelor de pe sursele de alimentare, procesoare şi plăci video;
- verificare poziţie module de memorie în socluri;
- curăţire cu ajutorul CD-urilor de curăţare a echipamentelor magneto-optice
PENTRU REŢEA DE CALCULATOARE
Revizii cablare structurată:
- verificare integritate cabluri de reţea atât pe cupru cât şi pe fibră optică precum şi a prizelor de reţea;
- verificare componente active (switch);
- verificare conexiuni în rack-uri, routere, acces point-uri;
- etichetarea sau refacerea etichetării elementelor fizice din reţea (unităţi, servere, switch-uri etc.) cu denumirile din reţea şi completarea unei schiţe funcţionale permanent actualizate
Intervenţii în caz de defecţiune, pentru toate echipamentele care fac obiectul procedurii retelei interne cu legatura VPN, echipament de calcul, periferice.
Problemele/solicitările de intervenţii vor fi raportate/realizate la sediul U.A.T C. Dobroești prin telefon, fax sau e-mail – cu furnizarea următoarelor informaţii: locaţia, persoana/persoanele şi date de contact, adresa, tipul echipamentului, seria, sistemul de operare (dacă este cazul), descrierea defectului.
Reparaţiile curente constau în:
- constatarea/diagnosticarea defecţiunii;
- evaluarea pieselor de schimb necesare;
- remedierea echipamentului defect, cu înlocuirea componentei defecte (dacă este cazul), costul componentei fiind asigurat de U.A.T C. Dobroești iar montarea va intra în costul abonamentului lunar;
- înlocuirea temporară a echipamentului defect cu unul echivalent dacă nu poate fi remediat în termenul solicitat/ofertat.
Remedierea defectelor se face cu păstrarea, eventual creşterea, în nici un caz diminuarea, caracteristicilor tehnice ale echipamentului original.
Remedierea echipamentelor aflate în contract de service se face, în locaţiile unde sunt instalate echipamentele. În cazul în care reparaţiile necesită operaţii tehnologice mai complicate, acestea pot fi executate şi la sediul prestatorului, caz în care se întocmeşte un proces verbal de custodie.
Verificarea post depanare se va face numai în locaţiile U.A.T C. Dobroești, prin rularea testelor de funcţionalitate specifice elementului defect şi prin verificarea funcţionării echipamentului reparat în mediul în care a fost utilizat anterior intervenţiei.
Ofertantul va suporta toate cheltuielile legate de deplasarea personalului de specialitate al acestuia la sediile U.A.T C. Dobroești, precum şi transportul, instalarea şi punerea în funcţiune a echipamentelor preluate pentru reparaţii la sediul propriu.
Componentele folosite pentru reparare vor fi funcţional identice cu cele înlocuite. Sunt posibile substituţii, dar numai cu păstrarea caracteristicilor tehnice. Pentru servere componentele folosite pentru reparare trebuie să se regăsească pe lista de piese de schimb (spareparts) a producătorului echipamentului.
În cazul înlocuirii temporare a întregului echipament este obligatorie returnarea echipamentul iniţial (după ce acesta a fost adus în stare de funcţionare) şi retragerea echipamentului folosit temporar pentru remedierea defectului.
Operațiuni mutări, reinstalari echipamemte de calcul în altă locație a U.A.T.C. Dobroești.
Pentru serverele care vor face obiectul unei intervenţii la sediul furnizorului, în cazul în care remedierea nu se poate face în locaţiile U.A.T C. Dobroești se va semna o declaraţie pe proprie răspundere privind păstrarea confidenţialităţii asupra datelor existente pe sistemul respectiv.
Executantul va realiza împreună cu achizitorul probele de funcţionare a echipamentelor reparate.
La recepţia serviciului, prestatorul va prezenta lista tuturor materialelor şi subansamblelor utilizate şi copii după certificatele de calitate ale acestora.
Fiecare intervenţie va fi consemnată într-un proces verbal de intervenţie semnat de ambele părţi, în care se vor specifica: locaţia, data şi ora sesizării, data şi ora intervenţiei, tipul echipamentului (denumire, producător, model, serial number), defecţiunea constatată, operaţiunile efectuate pentru remedierea defecţiunii, piesa/piesele care au fost înlocuite, timpul în care s-a remediat.
Ofertantul va centraliza toate procesele verbale de intervenţie şi le va transmite lunar U.A.T C. Dobroești
Cerinţe privind timpii de răspuns şi remediere
Timpul de diagnosticare a defecţiunii este timpul scurs de la sesizarea defectului de către achizitor până la oferirea unui diagnostic referitor la defect.
În cadrul acestui interval se va realiza, dacă este necesar, o vizită la locaţia achizitorului şi se va face o estimare referitoare la timpul necesar remedierii defectului.
Timpul de remediere/înlocuire este timpul scurs de la încheierea diagnosticării până la remedierea defecţiunii sau înlocuirea temporară a echipamentului cu unul echivalent până la remediere.
Timpul de răspuns de la solicitare, care reprezintă timpul de intervenţie în locaţia achizitorului, pentru toate echipamentele, va fi de maxim 3 ore lucrătoare.
Timpul de remediere pentru toate echipamentele va fi de maxim 3 ore lucrătoare de la solicitare, în condiţiile în care echipamentul poate fi reparat, fără a fi necesară înlocuirea acestuia cu unul echivalent.
Dacă defectul nu poate fi remediat în timpii precizaţi mai sus, Furnizorul va înlocui echipamentul defect cu unul echivalent, în termen de maxim 12 ore lucrătoare de la solicitare.
Orele lucrătoare se referă la programul de lucru al achizitorului: de luni până joi, între orele 8 -16.30, vineri- 8-14.
În cazul în care U.A.T C. Dobroești trebuie să ia o decizie tehnică şi/sau financiară referitoare la piesele de schimb necesare, timpul scurs între diagnosticare şi comanda fermă primită de la U.A.T C. Dobroești referitoare la piesele de schimb nu este considerată ca făcând parte din timpul total măsurat de remediere. În acest caz timpul de remediere/înlocuire curge de la comanda fermă a U.A.T C. Dobroești
Aprovizionare cu piese de schimb pentru reparaţii curente/revizii periodice.
Furnizorul va asigura, pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului, piese de schimb şi subansamble originale şi compatibile, contra cost, urmare a notelor de comanda emise de unitatea administrativ teritorială U.A.T C. Dobroești.
Piesele sau subansamblele achiziţionate şi care le vor înlocui pe cele defecte vor avea o perioadă de garanţie de minim 12 luni de la data înlocuirii.
Dacă achizitorul acceptă preţul propus, furnizorul va furniza piesa de schimb în termenul convenit de comun acord de către cele două părţi (maxim 4 săptămâni). La factura fiscală se va ataşa certificatul de garanţie.
Dacă beneficiarul nu acceptă preţul propus, atunci acesta va achiziţiona el însuşi piesa de schimb, urmând ca furnizorul să monteze piesa achiziţionată.
Servicii suport şi asistenţă tehnică specializată pentru echipamentele care fac obiectul contractului de servicii.
Serviciile se vor desfăşura în timpul programului normal de lucru al U.A.T C. Dobroești, de luni până joi, între orele 8 -16.30, vineri- 8-14. cu excepţia echipamentelor de tip server, la care reviziile şi intervenţiile în caz de defecţiune, la cererea personalului U.A.T C. Dobroești, se pot planifica de comun acord şi în afara programului normal de lucru.
Ofertantul va ţine evidenţa stării echipamentelor supuse activităţii de service şi va propune U.A.T.C. Dobroești decizii de mentenanţă şi întreţinere rezultate din analiza informaţiilor colectate.
Securitatea informaţiei:
Prestatorul va respecta politicile de protecţie a informaţiei achizitorului şi regulamentul de utilizare a sistemului informatic al acestuia.
Prestatorul nu va scoate din sediul achizitorului suporturi de date cu informaţii ale acestuia.
Dispozitivele folosite pentru transfer de date vor fi păstrate la sediul achizitorului.
În relaţia dintre achizitor şi prestatorul de servicii se stabileşte contractual faptul că toate informaţiile achizitorului la care prestatorul are acces sunt CONFIDENŢIALE.
Prestatorul va respecta prevederile privind datele cu caracter personal aşa cum rezultă din actele normarive de mai jos:
- Legea 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private
- Ordinul Avocatului Poporului nr. 52/2002 privind aprobarea cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal.
Informaţiile vor fi folosite numai în scopul îndeplinirii sarcinilor contractuale şi nu vor fi divulgate unor terţi. Nu fac obiectul prevederilor Caietului de sarcini echipamentele sau componentele (piesele) diagnosticate ca defecte.
5. CERINȚE SPECIFICE CU PRIVIRE LA PRESTAREA SERVICIILOR
5.1 MODALITATEA DE LUCRU
U.A.T.C. Dobroești solicită prezența în zilele lucrătoare, de luni până vineri, timp de 4 ore a unui specialist care să asigure serviciile mai sus menţionate pe perioada derulării contractului.
Documentarea executării serviciilor se va face printr-un Proces Verbal lunar întocmit în 2 exemplare care va însoţii factura şi care va avea un conţinut minimal ca cel de mai jos:
- Enumerarea serverele/serviciile de infrastructură software verificate în luna curentă. modificată pe întreaga perioadă de derulare a contractului;
- enumerarea unitaţilor de calcul curaţate în luna curentă astfel încât să avem minim o curăţare pe an la fiecare unitate de calcul;
- enumerate intervenţiilor pentru reparaţii, cu consemnarea datei executării;
- enumerarea lucrărilor de update efectuate în luna curentă (dacă au fost necesare);
- evaluarea necesarului de componente ce trebuie în locuite pentru a evita apariţia defecţiunilor (service proactiv);
- eventuale recomandări;
- alte activități desfășurate;
- prestatorul va garanta reparațiile și intervențțiile efectuate, precum și calitatea și performanța serviciilor/lucrărilor prestate.
5.2 RECEPŢIA SERVICIILOR
La începutul fiecărei lunii, prestatorul va justifica prestarea serviciilor din luna anterioara cu următoarele documente:
- raport de activitate/procese verbale de receptie a serviciilor;
- procesele verbale de constatare si executie lucrari in care vor fi enumerate interventiile;
- lista de control a echipamentelor periferice si calculatoarelor completată.
6. OFERTA
Oferta va conține în mod obligatoriu denumirea achiziției și datele ofertantului, se va transmite autorității contractante, prin următoarele mijloace:
- Depunerea documentelor la registratura instituției
Sau
- Prin e-mail la adresele:xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Documentele transmise vor avea un format clar, prin care se va descrie cât mai detaliat
posibil serviciile ce urmează a fi prestate și costurile aferente.
Prețul va fi exprimat în lei fără TVA.
Criteriul de evaluare utilizat va fi “prețul cel mai scazut”.
Precizăm faptul că cerințele impuse prin prezentul caiet de sarcini sunt considerate ca fiind minimale. In aces sens, ofertele vor fi luate în considerare în măsura în care propunerile presupun asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale obligatorii din caietul de sarcini.
*Nu se acceptă subcontractarea serviciilor.
7. MODUL DE FINALIZARE AL ACHIZIȚIEI
Achiziția directă, cu respectarea prevederilor art.7, alineatul (5) din Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare, se va realiza doar din catalogul electronic (SEAP) și va fi urmată de încheierea unui contract de prestări servicii.
8. MODALITATEA DE PLATĂ
Plata se va face prin ordin de plată, în baza facturii emise, în termen maxim de până la 60 zile de la înregistrarea acesteia, pe baza următoarelor documente: factură transmisă prin intermediul ro- e-factura și înregistrată la registratura Primăriei Comunei Dobroesti, însoțită (în funcție de situație) de procesul verbal de predare -primire documentație/proces verbal receptie servicii, raport de activitate.