ANEXA 2 – REGULI SPECIFICE

ANEXA 2 – REGULI SPECIFICE

ACȚIUNEA-CHEIE 2 – PARTENERIATE LA SCARĂ MICĂ (DE MICĂ

ANVERGURĂ) – KA210

1. SUBCONTRACTAREA (ARTICOLUL 9.3)

Subcontractarea serviciilor este permisă atât timp cât nu acoperă activitățile de bază de care

depinde în mod direct realizarea obiectivelor proiectului.

2. PROTECȚIA DATELOR (ARTICOLUL 15)

2.1 Raportarea cu privire la respectarea obligațiilor în materie de protecție a datelor

Beneficiarii vor prezenta în raportul final măsurile instituite pentru a asigura conformitatea operațiunilor lor de prelucrare a datelor cu Regulamentul (UE) 2018/1725, în conformitate cu obligațiile stabilite la Articolul 15, cel puțin cu privire la următoarele subiecte: securitatea prelucrării, confidențialitatea prelucrării, asistența acordată operatorului de date, păstrarea datelor, contribuția la audituri, inclusiv la inspecții, stabilirea unor evidențe ale datelor cu caracter personal pentru toate categoriile de activități de prelucrare desfășurate în numele operatorului.

3. DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ (DPI), INFORMAȚII PREEXISTENTE ȘI REZULTATE, DREPTURI DE ACCES ȘI DREPTURI DE UTILIZARE (ARTICOLUL 16)

3.1 Lista informațiilor preexistente

În cazul în care drepturile de proprietate industrială și intelectuală (inclusiv drepturi ale terților) există anterior încheierii contractului, beneficiarul trebuie să întocmească o listă cu aceste drepturi de proprietate industrială și intelectuală preexistente, specificând deținătorii drepturilor.

Beneficiarul trebuie – înainte de începerea activității – să transmită această listă către AN.

3.2 Materiale educaționale

În cazul în care beneficiarii produc materiale educaționale în cadrul proiectului, aceste materiale trebuie să fie disponibile prin intermediul internetului, în mod gratuit și cu licențe deschise1. Beneficiarii trebuie să se asigure că adresa site-ului web utilizat este valabilă și actualizată. În cazul în care găzduirea site-ului web este întreruptă, beneficiarii trebuie să elimine site-ul din sistemul de înregistrare a organizațiilor, pentru a evita riscul ca domeniul să fie preluat de o altă parte și redirecționat către alte site-uri web.

4. COMUNICARE, DISEMINARE ȘI VIZIBILITATE (ARTICOLUL 17.4)

Beneficiarii se obligă să recunoască sprijinul primit în cadrul programului Erasmus+ în toate materialele de comunicare și promovare, inclusiv pe site-uri web și pe platformele de comunicare socială.

1 Licența deschisă reprezintă un mod prin care proprietarul unei lucrări permite accesul celorlalți la utilizarea resursei. Fiecărei resurse îi este asociată o licență. Există diferite licențe deschise în funcție de nivelul permisiunilor acordate sau de limitele impuse, beneficiarul fiind liber să aleagă licența specifică aplicabilă lucrării sale. Fiecărei resurse produse trebuie să îi fie asociată o licență deschisă. Licența deschisă nu reprezintă un transfer de drepturi de autor sau de drepturi de proprietate intelectuală (DPI).

Ghidurile privind identitatea vizuală pentru beneficiari și pentru alți terți sunt disponibile la adresa:

xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx- and-raising-eu-visibility_ro

4.1 Platforma de prezentare a rezultatelor proiectelor Erasmus+

Beneficiarul trebuie să facă publice rezultatele proiectului utilizând Platforma de prezentare a rezultatelor proiectelor Erasmus+ (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx- plus/projects).

5. REGULI SPECIFICE PRIVIND DESFĂȘURAREA PROIECTULUI (ARTICOLUL 18)

5.1 Măsuri restrictive impuse de UE

Beneficiarii trebuie să se asigure că grantul UE nu aduce beneficii niciunor entități afiliate, partenerilor asociați, subcontractanților sau beneficiarilor de sprijin financiar acordat terților care fac obiectul unor măsuri restrictive (sancțiuni) adoptate în temeiul Articolului 29 din Tratatul privind Uniunea Europeană sau al Articolului 215 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene (TFUE).

6. RAPORTARE (ARTICOLUL 21)

6.1 Instrumentul de raportare și gestionare al Erasmus+

Beneficiarul trebuie să utilizeze instrumentul online de raportare și gestionare pus la dispoziție de Comisia Europeană pentru a înregistra toate informațiile referitoare la activitățile întreprinse în cadrul proiectului (inclusiv activitățile care nu au fost sprijinite în mod direct cu un grant din fonduri UE) și pentru a completa și transmite raportul (rapoartele) intermediar(e) (dacă sunt disponibile în instrumentul de raportare și gestionare al programului Erasmus+ și pentru cazurile menționate la Articolul 21.2) și raportul final.

6.2 Raportul intermediar

Raportul intermediar include o parte tehnică.

Partea tehnică include o prezentare generală a implementării activităților. Aceasta trebuie

elaborată utilizând modelul pus la dispoziție de AN (dacă există).

Prin semnarea raportului tehnic, beneficiarii confirmă că informațiile furnizate sunt complete,

corecte și adevărate.

Pentru raportul intermediar, pe lângă partea tehnică, trebuie furnizată o declarație financiară.

6.3 Raportul final

Raportul final include, de asemenea, o parte tehnică.

Partea tehnică include o prezentare generală a implementării acțiunii și a rezultatelor obținute. Aceasta trebuie elaborată utilizând modelul pus la dispoziție de AN.

Prin semnarea raportului final, beneficiarii confirmă că informațiile furnizate sunt complete, corecte și adevărate.

6.4 Evaluarea raportului final

Raportul final va fi evaluat pe baza unor criterii de calitate și va primi un punctaj dintr-un total de 100 de puncte. Raportul final și rezultatele proiectului sunt evaluate de AN, pe baza unui set comun de criterii de calitate, care se concentrează asupra următoarelor aspecte:

• măsura în care proiectul a fost implementat în conformitate cu cererea de finanțare aprobată;

• calitatea activităților realizate și relevanța acestora față de obiectivele proiectului;

• calitatea produselor și a rezultatelor obținute;

• rezultatele învățării și impactul asupra participanților;

• măsura în care proiectul s-a dovedit a fi inovator/complementar altor inițiative;

• măsura în care proiectul a dovedit o valoare adăugată la nivelul UE;

• măsura în care proiectul a pus în aplicare măsuri eficiente de asigurare a calității activităților, precum și măsuri de evaluare a rezultatelor obținute;

• impactul asupra organizațiilor participante;

• calitatea și anvergura activităților de diseminare desfășurate;

• impactul potențial mai larg al proiectului asupra persoanelor și organizațiilor în afara

beneficiarilor.

Nota bene: La momentul transmiterii raportului final, beneficiarul va anexa o declarație prin care își asumă că va efectua toate plățile angajate în timpul perioadei de eligibilitate, dar rămase restante la momentul încheierii proiectului (inclusiv cele datorate celorlalți beneficiari/parteneri), în cel mult 60 de zile calendaristice de la primirea notificării privind rezultatul evaluării raportului de către AN.

7. SUMĂ DATORATĂ (ARTICOLUL 22.3)

Beneficiarul trebuie să se asigure că activitățile din cadrul proiectului pentru care a fost acordat sprijinul financiar sunt eligibile în conformitate cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ și cu prezentul contract.

AN va considera ineligibilă orice activitate care nu este conformă cu regulile stabilite în Ghidul

Programului Erasmus+, completate de regulile stabilite în prezentul contract.

Cuantumurile granturilor corespunzătoare acestor activități vor fi recuperate integral. Recuperarea va viza toate categoriile bugetare pentru care s-a acordat un grant în legătură cu pachetul de lucru/activitatea declarat(ă) ineligibilă.

8. VERIFICĂRI, CONTROALE, AUDITURI ȘI INVESTIGAȚII (ARTICOLUL 25)

În sensul Articolului 25, coordonatorul sau beneficiarii în cauză trebuie să furnizeze AN copii ale documentelor justificative relevante care dovedesc că activitățile prevăzute în cadrul proiectului au avut loc într-adevăr (de exemplu, procese-verbale ale reuniunilor, materiale ale cursurilor, rezultate/livrabile ale proiectului etc.), în format tipărit sau în format electronic, cu excepția cazului în care AN solicită transmiterea documentelor justificative în original. AN trebuie să returneze beneficiarului documentele justificative originale după analizarea lor. În

cazul în care beneficiarul nu este autorizat din punct de vedere legal să trimită documente

originale, acesta poate transmite copii ale documentelor justificative.

Toate documentele aferente plăţilor efectuate din grantul alocat în baza prezentului contract

trebuie să poarte menţiunea: „Plătit din contractul nr. ”.

Proiectul poate face obiectul unor verificări suplimentare: verificare documentară aprofundată, verificare la fața locului și verificare de sistem, inclusiv organizarea și efectuarea de activități de constatare a neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare cu emiterea unui titlu de creanță, potrivit legislației românești aplicabile în cauză. În acest context, AN poate solicita beneficiarului să furnizeze documente justificative sau dovezi suplimentare, precum și orice alte documente care nu sunt necesare în mod obișnuit pentru tipul de verificare respectiv.

8.1 Verificarea documentară aprofundată (desk check)

Verificarea documentară („desk check”) este o verificare aprofundată a documentelor justificative efectuată la sediul AN, care poate avea loc în etapa verificării raportului final sau ulterior.

8.2 Verificări la fața locului

Verificările la fața locului sunt efectuate de AN la sediul beneficiarului sau în orice alt loc relevant pentru executarea proiectului. În timpul verificărilor la fața locului, beneficiarul trebuie să pună la dispoziția AN, pentru analiză, documentele justificative originale pentru toate categoriile bugetare și trebuie să permită AN accesul la înregistrarea cheltuielilor aferente proiectului în contabilitatea beneficiarului.

Verificările la fața locului pot lua următoarele forme:

a) Verificare la fața locului în timpul implementării proiectului: acest tip de verificare este realizat în timpul implementării proiectului pentru ca AN să poată verifica în mod direct caracterul real și eligibilitatea tuturor activităților și participanților din cadrul proiectului;

b) Verificare la fața locului după finalizarea proiectului: acest tip de verificare

este realizat după finalizarea proiectului și, de regulă, după verificarea raportului final.

8.3 Verificarea de sistem (Audit de sistem)

Verificare de sistem (audit de sistem) este realizată pentru a stabili sistemul intern de control al Beneficiarului pe baza căruia sunt depuse cererile de finanţare în contextul Programului, precum și, dacă este cazul, respectarea de către beneficiar a angajamentelor asumate în conformitate cu Acreditarea/Carta Universitară Erasmus obţinută. Verificarea de sistem este realizată pentru a stabili respectarea de către beneficiar a standardelor de implementare asumate în cadrul Programului Erasmus+. Beneficiarul trebuie să permită AN să verifice caracterul real și eligibilitatea tuturor activităților și participanților din cadrul proiectului prin toate mijloacele documentare, inclusiv prin înregistrări video și fotografice ale activităților întreprinse, pentru a exclude dubla finanțare sau alte nereguli.

9. REDUCEREA GRANTULUI (ARTICOLUL 28)

Implementarea necorespunzătoare, parțială sau cu întârziere a proiectului poate fi stabilită de AN pe baza raportului final prezentat de beneficiar și a informațiilor primite de la participanții din cadrul activităților, precum și pe baza rezultatelor proiectului.

AN poate lua în considerare informațiile primite din orice altă sursă relevantă care dovedesc că beneficiarul încalcă obligațiile care îi revin în temeiul contractului. Alte surse de informații

pot include vizitele de monitorizare, rapoartele intermediare, verificările documentare aprofundate sau controalele la fața locului efectuate de AN.

În conformitate cu procedura de notare a raportului final care se regăsește la Articolul 5.4 din

prezenta anexă, AN va reduce valoarea finală a grantului după cum urmează:

- 10%, în cazul în care raportul final obține un punctaj cuprins între 45 de puncte și 59 de puncte;

- 30%, în cazul în care raportul final obține un punctaj cuprins între 30 de puncte și 44 de puncte;

- 70%, în cazul în care raportul final obține un punctaj cuprins între 10 puncte și 29 de puncte;

- 100%, în cazul în care raportul final obține un punctaj cuprins între 0 puncte și 9

puncte.

În cazul în care o activitate planificată în cadrul proiectului nu este realizată și nu este înlocuită în timp util cu o altă activitate echivalentă în ceea ce privește contribuția sa la atingerea obiectivelor și bugetul ei, AN va reduce grantul cu suma alocată respectivei activități.

10. COMUNICAREA ÎNTRE PĂRȚI (ARTICOLUL 36)

Notificările oficiale pe suport de hârtie adresate AN trebuie trimise la adresa AN, așa cum este specificată în preambul.

Notificările oficiale pe suport de hârtie adresate beneficiarilor trebuie trimise la sediul oficial al acestora, așa cum este specificat în preambul.

În caz de modificare a sediului, notificările oficiale se vor trimite la adresa actuală, dacă părțile

au fost în prealabil informate în scris.

11. SPRIJIN PENTRU INCLUDERE DESTINAT PARTICIPANȚILOR CU

OPORTUNITĂȚI REDUSE

Beneficiarul are responsabilitatea de a asigura acordarea unui sprijin adecvat participanților cu oportunități reduse implicați în proiect.

12. PROTECȚIA ȘI SIGURANȚA PARTICIPANȚILOR

Beneficiarul dispune de proceduri și măsuri eficace pentru a asigura protecția și siguranța participanților la proiectul său.

Beneficiarul trebuie să se asigure de faptul că participanții implicați în activități de mobilitate sunt acoperiți de o poliță de asigurare adecvată.

Înainte de participarea minorilor la proiect, beneficiarul trebuie să asigure respectarea deplină a reglementărilor aplicabile privind protecția și siguranța minorilor, astfel cum sunt definite de legislația în vigoare din țările de origine și din țările gazdă, inclusiv, dar fără a se limita la: consimțământul părinților sau al tutorilor, demersurile legate de asigurare și limitele de vârstă.

13. MONITORIZAREA ȘI EVALUAREA ACREDITĂRILOR

Aplicabil proiectelor care includ instituții de învățământ superior în calitate de beneficiari: AN și Comisia vor monitoriza implementarea corectă a Cartei Universitare Erasmus de către beneficiar și respectarea angajamentelor în materie de calitate definite în acordul (acordurile) interinstituțional(e) aplicabil(e) la care acesta a aderat.

În cazul în care monitorizarea evidențiază deficiențe, beneficiarul trebuie să stabilească și să pună în aplicare un plan de acțiune în termenul specificat de către AN sau de către Comisie. În absența unor acțiuni de remediere adecvate și prompte ale beneficiarului, AN poate recomanda Comisiei Europene suspendarea sau retragerea Cartei Universitare Erasmus, în conformitate cu prevederile stabilite în Cartă.

14. BENEFICIARI SITUAȚI ÎN ȚĂRILE TERȚE CARE NU SUNT ASOCIATE LA

PROGRAM

Aplicabil proiectelor care implică una sau mai multe organizații participante situate în țări terțe care nu sunt asociate la program: Organizațiile cu sediul în țări terțe care nu sunt asociate la program se angajează să respecte aceleași principii ca și beneficiarii cu sediul în țări asociate la program în ceea ce privește Carta Universitară Erasmus, după caz.

15. CERTIFICATUL YOUTHPASS

Aplicabil proiectelor din domeniul de tineret: Beneficiarul trebuie să informeze participanții implicați în proiect despre dreptul lor de a primi un certificat Youthpass.

Beneficiarul îi va sprijini pe participanții implicați în proiect prin evaluarea experiențelor de învățare non-formală dobândite de aceștia și are obligația de a furniza un certificat Youthpass fiecărui participant care îi solicită acest lucru la sfârșitul activității.

18. ORICE DISPOZIȚII SUPLIMENTARE IMPUSE DE LEGISLAȚIA NAȚIONALĂ

Activităţile de prevenire, de constatare a neregulilor, de stabilire şi de recuperare a creanţelor bugetare rezultate din neregulile apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene, precum şi de raportare a neregulilor către Comisia Europeană sunt reglementate național prin

O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora.