MINIGHID PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR ERASMUS+

KA101/KA104

afectate de FORȚA MAJORĂ (în contextul pademiei COVID 19)

Agenția Națională pentru Programme Comunitare în Domeniul Educației çi Formării Profesionale

2021

I. Context

Forța majoră se definește ca o situație imprevizibilă la data încheierii contractului, care este externă, neașteptată, independentă de voința părților și care a împiedicat una din părți să își îndeplinească obligațiile contractuale, deși a depus toate diligențele necesare în vederea îndeplinirii obligațiilor respective.

Exemple de cazuri de forța majoră: cutremur, erupția unui vulcan, furtună, tsunami, inundație, incendiu, taifun, epidemie, orice catastrofă, război, atentat terorist, lovitură de stat etc.

Situația răspândirii noului Coronavirus (COVID-19) a fost declarată pandemie de către Organizația Mondială a Sănătății, iar aceasta reprezintă o situație de forță majoră. In contextul acesta, toate reglementările legislative din țara noastră/țara gazdă sprijină invocarea forței majore.

Pentru a sprijini beneficiarii și participanții implicați în proiectele Erasmus+ afectate de măsurile naționale/ internaționale dispuse în timpul pandemiei, Comisia Europeană a autorizat Agențiile Naționale să trateze cu maximă flexibilitate fiecare caz în parte, atât din punct de vedere financiar, cât și administrativ. Acest lucru le permite sa evalueze posibilitatea acceptarii costurilor suplimentare justificate de masurile impuse de izolarea si restrictiile cauzate de pandemia COVID-19. Grantul rezultat în urma acestor costuri suplimentare nu trebuie sa depaseasca bugetul total acordat proiectului. Astfel, sunt posibile soluții ca de exemplu: prelungirea perioadelor contractuale sau acoperirea cheltuielilor efectuate în avans pentru mobilități care au fost întrerupte, au fost amânate sau anulate. Aveți mai jos explicații concrete despre cum trebuie să procedați.

Menționăm că este esențial să țineți permanent legătura cu expertul care răspunde de proiectul dvs. din partea Agenției Naționale, care vă va răspunde la întrebări specifice proiectului çi situației întâmpinate în fiecare caz în parte.

II. Prelungirea perioadei de implementare a proiectelor

În cazul proiectelor afectate de forță majoră, se poate lua decizia prelungirii perioadei de implementare pentru a permite reprogramarea mobilităților la o dată ulterioară, când se consideră că participanții pot călători și efectua mobilitatea în condiții de maximă siguranță din punct de vedere al sănătății.

În acest scop, în cazul proiectelor finanțate în anul 2019, după o analiză atentă a perioadei optime în care s-ar putea desfășura mobilitățile și doar după consultarea partenerilor din proiect, beneficiarii pot solicita în scris AN prelungiri succesive (cu până la 12 luni) ale duratei proiectului, cu condiția ca durata finală a acestuia să nu depăçească 36 de luni.

În cazul proiectelor finanțate în anul 2018, acestea se pot termina cel mai târziu la 31.12.2021 iar cele finanțate în anul 2019, cel mai târziu la 31.12.2022.

În urma solicitării de prelungire, AN va emite un act adițional la contract care va fi semnat de către părțile implicate.

III. Proiecte afectate - abordare la nivel financiar

Forța majoră nu se invocă automat, AN își rezervă dreptul de a analiza fiecare caz în parte și de a stabili măsurile aplicabile. În principiu, cheltuielile efectuate în avans pentru mobilități care s-au anulat sau care s-au întrerupt din cauza pandemiei sunt eligibile din grantul proiectului, cu condiția ca beneficiarul să dețină o serie de documente/ dovezi care pot fi solicitate la raportul final:

1. Întreruperea/ anularea mobilităților – este necesar să aveți documente privind toate cheltuielile ocazionate de întreruperea/ anularea mobilităților, precum și dovezi cu privire la eforturile depuse pentru recuperarea parțială/ totală a cheltuielilor efectuate în avans (servicii plătite, dar care nu au fost/ nu vor mai fi prestate, legate de transportul, taxa de curs și subzistența participanților).

2. Amânarea/ reprogramarea mobilităților – este necesar să aveți documente privind toate cheltuielile suplimentare ocazionate de amânarea mobilităților (de exemplu, taxe pentru schimbarea biletelor de avion etc.).

Cheltuieli eligibile pentru fiecare situație descrisă anterior:

a. Mobilități întrerupte:

- sprijin organizațional – grantul aprobat;

- transport – grantul aprobat, la care se adaugă eventuale costuri suplimentare, în condițiile menționate la pct. 1, și care pot fi suportate din grantul aferent sprijinului organizațional;

- sprijin individual – grantul aprobat pentru perioada de activitate efectiv petrecută în străinătate și cele două zile de călătorie, la care se adaugă eventuale costuri care nu mai pot fi recuperate, în condițiile menționate la pct. 1;

- taxa de curs, în condițiile menționate la pct. 1;

- costuri excepționale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar;

- costuri pentru nevoi speciale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar.

b. Mobilități anulate:

- sprijin organizațional – grantul aprobat, în măsura în care beneficiarul a realizat activități de pregătire a acestor mobilități;

- transport – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar, în limita grantului aprobat și în condițiile menționate la pct. 1 (eventualele depășiri ale grantului aprobat vor fi suportate din grantul aferent sprijinului organizațional);

- sprijin individual – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar și care nu mai pot fi recuperate, în condițiile menționate la pct. 1;

- taxa de curs, în condițiile menționate la pct. 1; costuri excepționale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar;

- costuri pentru nevoi speciale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar.

c. Mobilități amânate çi reprogramate la o dată ulterioară:

- sprijin organizațional – grantul aprobat;

- transport – grantul aprobat, la care se adaugă eventuale costuri suplimentare, în condițiile menționate la pct. 2, și care pot fi suportate din grantul aferent sprijinului organizațional;

- sprijin individual – grantul aprobat, la care se adaugă eventuale costuri suplimentare, în condițiile menționate la pct. 2, și care pot fi suportate din grantul aferent sprijinului organizațional;

- taxa de curs, în condițiile menționate la pct. 1 si 2;

- costuri excepționale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar;

- costuri pentru nevoi speciale – costuri reale, efectiv suportate de beneficiar.

În mod excepțional, pentru toate situațiile menționate mai sus (a, b și c), în cazul în care nu mai există sume disponibile din grantul aferent sprijinului organizațional, pentru acoperirea costurilor suplimentare de transport se pot utiliza bani din grantul pentru sprijin individual, dacă există sume disponibile și aveți acordul participanților.

Mențiuni speciale: La momentul transmiterii raportului final, beneficiarul trebuie să se asigure ca a clarificat/ finalizat toate demersurile de recuperare a sumelor avansate pentru servicii plătite, dar care nu au fost/ nu vor mai fi prestate, legate de transportul și subzistența participanților. Acest lucru este esențial pentru a evita dubla decontare a cheltuielilor.

IV. Proiecte afectate - abordare la nivelul MT+

În momentul în care doriți să înregistrați în MT+ mobilitățile afectate de COVID-19, trebuie să identificați mai întâi în care dintre situațiile descrise mai sus se află proiectul dvs.

Dacă este cazul, vă rugăm să vă consultați cu expertul AN responsabil de proiectul dvs.

Element de noutate în privința raportării finale:

În funcție de situația prezentată de beneficiar, AN va solicita documente justificative pentru cele declarate în raport. Beneficiarul are obligația de a păstra la dosarul proiectului toate documentele doveditoare care sprijină situația de forță majoră çi cheltuielile cauzate ca urmare a acesteia.

ATENȚIE!!! Nu se vor trimite prin poștă sau în format electronic documente financiare justificative fără solicitarea expresă a AN. Excepție fac NUMAI proiectele care au avut aprobate costuri excepționale.

Indiferent de situația în care vă aflați, secțiunile vizate la nivelul participanților sunt cele de mai jos:

1. Se accesează mobilitatea pentru participantul vizat, dând click pe simbolul creion.

2. Se bifează căsuța pentru “Force majeure”.

3. Se generează o căsuță cu explicații pentru situația de forță majoră - în aceasta se introduce textul cu toate explicațiile necesare.

4. După bifarea căsuței pentru forță majoră, toate secțiunile needitabile referitoare la sume, devin EDITABILE. Acest lucru vă permite să raportați cheltuielile realizate în cadrul proiectului în funcție de situația în care vă aflați, dintre cele descrise la pct. III – a, b, c.

5. Intrați apoi în secțiunea destinată înregistrării certificării Europass și o actualizați conform perioadei reale de activitate și inițiați secțiunea de editare/introducere a informațiilor necesare.

6. Astfel se introduc actualizările/ certificările pentru a prezenta situația reală din timpul mobilității – dacă este cazul.

7. Nu uitați să păstrați dovezi la dosarul proiectului ale tuturor celor întâmpinate în perioada de forță majoră pentru a susține, dacă va fi cazul, argumentația pentru această situație excepțională.

8. Rapoartele individuale vor fi completate de participanți făcând referire la întreaga perioadă de mobilitate realizată, nu doar la cea de activitate realizată. Aceasta înseamnă că se vor referi și la perioada de izolare din țara gazdă – dacă este cazul.

Dacă aveți nelămuriri privind oricare din situațille de mai sus, vă rugăm să luați legătura cu expertul AN responsabil de proiectul dvs.

V. Mobilitati mixte

In situatia mentinerii conditiilor de pandemie Covid 19, beneficiarii sunt incurajati sa foloseasca posibilitatea efectuarii de mobilitati “mixte” si anume ca participantul sa inceapa cu o perioada de “mobilitate virtuala” (activitati derulate la distanta, prin intermediul tehnologiei informatiei, activitati care sunt oferite de institutiile partenere din strainatate; acestea pot fi activitati de pregatire a mobilitatii efective sau diferite activitati de invatare) si apoi sa continue cu o perioada de mobilitate fizica care sa aiba cel putin durata minima stabilita in Ghidul Programului. Chiar si la finalul mobilitatii fizice se poate adauga inca o perioada de „mobilitate virtuala”, de exemplu cu activitati de follow-up, evaluare, etc.

VI. Mobilități virtuale în situatii de forță majoră

In contextul pandemiei de Covid 19, numai în situatii de fortă majoră este posibilă realizarea unor “mobilități” doar virtuale.

Activitățile realizate într-o mobilitate virtuală trebuie să permită părților implicate (participanții romani și tutorii din străinătate, din cadrul organizației de primire/furnizorului de formare) să interacționeze adecvat pentru ca participanții să dobandească rezultatele învatarii care au fost planificate initial în Training Agreement pentru a fi obținute prin mobilitatea fizică.

Este important să aveți în vedere că participanții trebuie să aibă acces la mijloace tehnice adecvate derulării acestui tip de activitate; partenerii trebuie, la rândul lor, să fie pregătiți din acest punct de vedere pentru a asigura stagiarilor oportunități de formare corespunzatoare cu ceea ce s-a convenit in Training Agreement.

Mobilitatea virtuală este permisă doar în urmatorul caz: mobilitatea fizică a fost planificată (cu toate documentele necesare întocmite în acest sens), dar imediat înainte de plecarea în mobilitate apare situația de forță majoră care face imposibilă deplasarea. Mai intâi beneficiarul trebuie să încerce replanificarea (amânarea) mobilității pentru o perioada ulterioară, când condițiile sanitare o vor permite. Dacă acest lucru nu este posibil, se poate opta pentru mobilitatea virtuală. In același sens, dacă ați avut planificată o mobilitate mixtă și din motive de fortă majoră mobilitatea fizică nu se poate derula în niciun fel (nici nu poate fi amânată), mobilitatea poate fi finalizată în mod virtual. Astfel, în aceste cazuri la limită, intreaga mobilitate este virtuală si sunt eligibile costurile după cum urmeaza:

* costurile pentru sprijin organizațional;

* costurile pentru nevoi speciale;

* costurile excepționale.

Pentru activitățile de “mobilitate” virtuală NU sunt eligibile:

* costurile pentru transport;

* costurile pentru sprijin individual;

*costurile pentru taxa de curs.

Sprijinul organizațional se calculează prin înmulțirea numărului total de participanți cu contribuția/ participant aplicabilă.

Documente justificative: dovada de participare la activitate, sub forma unei declarații semnate de către participant și de către organizația de primire/furnizorul de formare în care se specifică numele participantului, scopul activității, precum și data de început și de final a activității virtuale.

Sprijin pentru nevoi speciale: costuri legate în mod direct de participarea în proiect a participanților cu nevoi speciale și necesare pentru implementarea “mobilităților” virtuale.

Beneficiarii pot transfera fonduri alocate oricărei categorii bugetare către categoria bugetară “sprijin pentru nevoi speciale”, chiar dacă inițial nu au fost alocate fonduri pentru aceasta.

Documente justificative: facturi pentru costurile reale suportate, specificând numele și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii, precum și dovada plăților.

Costuri excepționale: costuri legate de achiziționarea și/ sau închirierea de echipament și/ sau servicii necesare pentru implementarea activităților de “mobilitate” virtuale.

Beneficiarii pot transfera până la 10% din fondurile alocate oricărei categorii bugetare de costuri bazate pe unități către categoria bugetară “costuri excepționale” pentru a acoperi costuri legate de achiziționarea și/ sau închirierea de echipament și/ sau servicii necesare pentru implementarea activităților de “mobilitate” virtuale cauzate de pandemia COVID-19, chiar dacă inițial nu au fost alocate fonduri pentru categoria “costuri excepționale”.

Transferul către categoria “costuri excepționale” va putea fi efectuat numai cu aprobarea prealabilă din partea Agenției Naționale în baza unei justificări pertinente a necesității realizării acestui tip de cheltuială.

Documente justificative: dovada plății costurilor realizate pe baza facturilor aferente, specificând numele și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii, precum și dovada plăților. Xxxxxx cont de faptul ca in cazul achizitionarii de echipamente rambursarea costurilor va tine cont de legislatia nationala cu privire la amortizari.

Rezultatele învățării acumulate atât prin “mobilitatea” virtuală, cât și prin mobilitatea mixta, vor fi recunoscute.

ATENȚIE!!!

În cazul în care sunteti nevoiti sa realizati intreaga mobilitate virtual (după ce v-ați consultat deja cu organizațiile de primire/furnizorii de formare si aveti dovezi suficiente pentru a justifica cazul de forta majora), va trebui să anunțați AN obligatoriu în prealabil pentru a întocmi și a vă transmite un act adițional la contractul de finanțare.

Dacă aveți întrebări/ nelămuriri, responsabilii AN vă stau la dispoziție pentru clarificări.

De asemenea, vă reamintim că recomandarea noastră (conform îndrumarilor oferite de Comisia Europeană) este ca durata proiectelor să fie prelungită printr-un act adițional la contract (semnat cel târziu cu o lună înainte de data de finalizare a proiectului), astfel încat să se poată realiza activitățile de mobilitate in format fizic.

VIII. Informații utile puse la dispoziție de Comisia Europeană çi AN Centrul European pentru Controlul Bolilor: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xx Comisia Europeană, website dedicat Coronavirus: xxxxx://xxxxxx.xx/!xX00XX World Health Organisation: xxxxx://xxx.xxx.xxx/

Știre suspendare: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx/XXxxxxx/000

Știre implicații Coronavirus: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx/XXxxxxx/000

Știre program restricționat de lucru (AN): xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx/XXxxxxx/000

Știre întreruperea mobilităților: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx/XXxxxxx/000