Contract
Servicii: de comunicare strategicǎ çi marketing pentru promovarea Produsului de Finanțare „FACEM Investiții BGK” în cadrul Proiectului de Asistențǎ Tehnicǎ
Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova Tipul contractului: Contract de prestǎri servicii Durata contractului: 22 – 24 luni
Termenul limitǎ de depunere a dosarelor: 10/09/2024, ora 17:00
Context: Solidarity Fund PL în Moldova este Sucursala din Chiçinǎu a Fundacja Solidarności Międzynarodowej, Varçovia, fundație de stat, gestionatǎ çi co-finanțatǎ de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creatǎ pentru a contribui la dezvoltarea țǎrilor din vecinǎtate. În 2023, Solidarity Fund PL a finalizat cu succes procesul de obținere a certificǎrii UE „Pillar Assessment”, alǎturându-se grupului de entitǎți cu capacitǎți mai mari de accesare a fondurilor europene.
Despre activitatea Solidarity Fund PL în Moldova puteți afla mai multe aici.
În baza negocierilor purtate între Republica Moldova çi Republica Polonǎ, la 28.12.2023 Parlamentul Republicii Moldova a ratificat Acordul de împrumut dintre Guvernul Republicii Moldova çi Bank Gospodarstwa Krajowego din Polonia (BGK) pentru susținerea dezvoltǎrii întreprinderilor mici çi mijlocii, prin intermediul instituției publice „Organizația pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului” (ODA), semnat la Chiçinǎu la 19 decembrie 2023.
În perioada urmǎtoare, ODA va anunța lansarea çi implementarea Produsului de Finanțare „FACEM Investiții BGK”, instrument de susținere a accesului la finanțare. Obiectivul principal al produsului de finanțare este stimularea creçterii economiei naționale prin oferirea ÎMM-urilor a resurselor financiare, în condiții avantajoase, pentru finanțarea proiectelor investiționale ce țin de eficiența energeticǎ, tranziția energeticǎ çi mǎsuri de adaptare la schimbǎrile climatice.
Începând cu luna septembrie, Solidarity Fund PL în Moldova în parteneriat cu ODA va implementa Proiectul „Sprijin pentru sectorul ÎMM-urilor din Republica Moldova - Asistențǎ Tehnicǎ pentru accesul la credite”, finanțat de cǎtre Comisia Europeanǎ çi gestionat de cǎtre BGK.
Asistența tehnicǎ oferitǎ solicitanților çi beneficiarilor produsului de finanțare include consultanțǎ pentru dezvoltarea competențelor în domeniul antreprenorial çi alfabetizarea financiarǎ prin training- uri tematice, consultanțǎ individualǎ pentru pregǎtirea documentației necesare obținerii creditului (business vouchere pentru servicii de elaborare a planurilor de afaceri si asistenta in pregǎtirea dosarului), precum çi organizarea de vizite de studiu internaționale pentru ÎMM-uri, cu accent pe cei care au atins rezultate remarcabile în implementarea proiectelor investiționale.
Procedura de acordare a grantului sub formǎ de consultanțǎ çi a business voucherelor va fi adusǎ la cunoçtințǎ publicului larg prin plasarea acesteia pe pagina web oficialǎ xxx.xxx.xx çi xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, precum çi prin informarea directǎ de ODA a Instituțiilor Financiare Partenere (IFP).
Complementar suportului consultativ, proiectul de asistențǎ tehnicǎ prevede informarea sectorului antreprenorial çi a publicului larg despre oportunitatea produsului de finanțare „FACEM Investiții BGK”, precum çi promovarea acestuia în cadrul unei campanii de informare.
Obiectivele campaniei de informare pentru promovarea produsului de finanțare sunt: i) motivarea bǎncilor comerciale de a participa la produs; ii) convingerea antreprenorilor de a investi în economia naționalǎ prin proiecte de eficiențǎ energeticǎ; iii) sporirea încrederii în economia naționalǎ, respectiv de încurajare în dezvoltarea afacerilor prin tranziția energeticǎ çi adaptarea la schimbǎrile climatice.
Solidarity Fund PL în Moldova vǎ invitǎ sǎ faceți o ofertǎ pentru executarea comenzii în prestarea serviciilor de comunicare strategicǎ çi marketing pentru Proiectul de Asistențǎ Tehnicǎ a produsului de finanțare „FACEM Investiții BGK”.
Descrierea achiziției
Pentru realizarea acestei sarcini, Solidarity Fund PL în Moldova are drept scop identificarea unei companii specializate în comunicare strategicǎ çi marketing pentru prestarea unui spectru larg de servicii de promovare çi informare. Aceasta trebuie sǎ asigure colaborarea cu toți partenerii implicați în proiect (BGK, Solidarity Fund PL în Moldova, Ministerul Dezvoltǎrii Economice çi Digitalizǎrii, ODA, bǎncile comerciale, alte instituții sectoriale) în vederea acoperirii evenimentelor, promovǎrii încruciçate çi valorificǎrii resurselor de comunicare.
Serviciile solicitate pe toatǎ durata contractului includ:
i. elaborarea campaniei de informare, promovare și comunicare: evaluarea situației actuale, identificarea publicului țintǎ, stabilirea obiectivelor, dezvoltarea strategiei çi a unui plan detaliat pe 24 luni, crearea de conținut çi evaluarea impactului campaniei;
ii. servicii de traducere: asigurarea traducerii textelor din limba românǎ în limbile englezǎ çi rusǎ;
iii. designul produselor de comunicare: dezvoltarea unui brandbook çi crearea de materiale de promovare, inclusiv billboard-uri, bannere online, materiale printate, diplome de participare la traininguri;
iv. instruiri pentru echipa de proiect: conceperea çi livrarea instruirilor pe produsele de comunicare
pentru echipa Solidarity Fund PL în Moldova çi ODA;
v. asistență în comunicarea strategică: suport continuu în derularea campaniei de comunicare;
vi. crearea de conținut captivant: realizarea de studii de caz, istorii de succes, infografice, broçuri informaționale çi comunicate de presǎ;
vii. organizarea evenimentelor: planificarea çi organizarea evenimentelor, inclusiv lansarea çi
închiderea campaniei, 10 traininguri tematice, 2 vizite de studiu çi alte evenimente necesare;
viii. elaborarea discursurilor pentru evenimente, la necesitate;
ix. menținerea relațiilor cu mass media: gestionarea relațiilor cu mass media înainte, în timpul çi dupǎ evenimente, çi redactarea comunicatelor de presǎ;
x. documentarea campaniei: realizarea de materiale video çi foto cu participanți ai produsului çi
integrarea acestora într-un raport final;
xi. monitorizare și evaluare: întocmirea unui raport de monitorizare care sǎ includǎ date despre acoperirea, implicarea çi impactul campaniei, alǎturi de recomandǎri pentru campaniile viitoare;
xii. realizarea unui spot video: crearea unui spot video în limba românǎ, cu subtitrǎri în limba rusǎ, pentru promovarea produsului de finanțare. Spotul va avea 2 versiuni: una de 60 de secunde pentru rețele de socializare çi alta de 30 de secunde, care va fi adaptatǎ çi pentru radio în limba românǎ çi rusǎ.
xiii. asigurarea colaborării dintre Solidarity Fund PL în Moldova și canalele de radio și televiziune
pentru plasarea spoturilor menționate în punctul anterior.
Cerințe fațǎ de ofertanți:
În cadrul achiziției pot aplica persoane juridice, înregistrate în Republica Moldova (companii, studiouri,
agenții de publicitate etc), care îndeplinesc urmǎtoarele cerințe:
i. experiențǎ doveditǎ în dezvoltarea çi implementarea campaniilor promoționale în sectorul public/privat (minim 3 campanii documentate în ultimii 3 ani çi experiențǎ pe piațǎ de minim 3 ani );
ii. experiențǎ în comunicarea strategicǎ çi integratǎ, care include utilizarea eficientǎ a diferitelor canale çi instrumente de comunicare (PR, CSR, publicitate, social media, evenimente, etc.) cu furnizarea exemplelor detaliate pentru minim 3 campanii relevante;
iii. experiența doveditǎ în scrierea planurilor de comunicare (prezentarea a minim 3 planuri de comunicare realizate în ultimii 3 ani);
iv. experiența doveditǎ în dezvoltarea çi implementarea campaniilor de comunicare la nivel național (prezentarea a minim 2 rapoarte de monitorizare media, care includ materialele de presǎ realizate çi indicatorii de eficiențǎ obținuți);
v. experiențǎ de colaborare cu proiecte de finanțare internaționale (documentarea colaborǎrilor
anterioare);
vi. personal calificat cu experiențǎ relevantǎ pentru realizarea sarcinilor (descrierea echipei propuse, incluzând CV-uri ale membrilor echipei);
vii. responsabilitate, punctualitate çi capacitatea de a respecta termenele limitǎ stabilite.
Ofertanți neeligibili:
i. nu çi-au îndeplinit obligațiile în raporturile contractuale anterioare cu Solidarity Fund PL în
Moldova;
ii. au relații de colaborare activǎ cu Solidarity Fund PL în Moldova çi/sau contract în derulare pentru acelaçi tip de serviciu sau serviciu similar;
iii. subiecții, care figureazǎ în listele guvernamentale de sancțiuni ale UE çi Poloniei.
Termenul estimativ de executare a comenzii:
Termenul estimativ de execuție a comenzii pentru serviciile de comunicare strategicǎ çi marketing
solicitate este de 24 de luni de la data semnǎrii contractului.
Execuția comenzii serviciilor este structuratǎ în patru etape distincte pentru a asigura o gestionare
eficientǎ çi eficace a activitǎților planificate:
Elaborarea și planificarea | (Luna 1-2) | se vor elabora çi finaliza planurile detaliate de comunicare çi campanie, stabilind o strategie integratǎ pentru atingerea obiectivelor proiectului. |
Implementarea și producția | (Luna 3-12) | campaniile vor continua sǎ fie implementate, ajustând strategiile în funcție de feedback-ul primit çi de rezultatele obținute. |
Optimizarea și ajustarea | (Luna 13-18) | campaniile vor continua sǎ fie implementate, ajustând strategiile în funcție de feedback-ul primit çi de rezultatele obținute. |
Finalizarea și raportare | (Luna 19-20) | în ultimele luni ale proiectului, se va finaliza implementarea campaniilor çi se vor realiza evaluǎrile finale ale rezultatelor. Vor fi pregǎtite rapoarte detaliate care vor include rezultatele campaniilor, indicatorii de performanțǎ çi recomandǎri pentru inițiativele viitoare. Serviciile de promovare çi informare vor continua sǎ fie oferite pentru a asigura actualizarea regulatǎ çi raportarea progresului çi performanței pe parcursul întregii perioade de implementare. |
Condiții speciale de executare a contractului:
⮚ Toate materialele promoționale çi de vizibilitate dezvoltate çi utilizate pe parcursul
contractului, care vor include logo-urile finanțatorilor çi implementatorilor, trebuie sǎ fie
concepute în conformitate cu regulile acestora.
⮚ Materialele de vizibilitate çi comunicare vor fi coordonate înainte de publicare, diseminare sau utilizare cu echipa de PR çi Comunicare a SFPL în Moldova. Numai dupǎ obținerea aprobǎrii, executantul va publica, difuza sau utiliza aceste materiale.
⮚ Orice publicare fǎrǎ aprobarea prealabilǎ poate cauza penalizǎri pentru executant sau rezilierea unilateralǎ a contractului.
⮚ Toate materialele elaborate în cadrul contractului de prestǎri servicii, inclusiv brandbookul, bannerele online, materialele print çi alte produse media, vor fi livrate în format electronic, în principal în format PDF pentru documente çi PNG/JPEG pentru imagini, asigurându-se çi fiçiere editabile acolo unde este necesar, într-un format convenit de comun acord cu beneficiarul.
Dosarul va conține urmǎtoarele documente (pentru persoana juridicǎ):
1. CV-urile expertului/ților 1 ce urmeazǎ a fi antrenați în activitatea vizatǎ, unde va fi descrisǎ experiența acestuia/acestora çi calificǎrile relevante;
2. portofoliu cu descrierea detaliatǎ a experienței persoanei juridice în care au fost implicați expertul/ții propuçi (exemple de proiecte anterioare similare realizate, inclusiv detalii despre campaniile promoționale, strategii de comunicare, materiale elaborate etc.);
3. oferta de preț per orǎ, în MDL, personalizatǎ çi care va include:
- prețul fix, cu indicarea sumei fără TVA și mențiunea dacă este sau nu plătitor de TVA,
4. datele de contact (companie, adresa de e-mail, datele persoanelor de contact, numărul de telefon); declarația de conformitate (conform modelului) cu urmǎtoarele anexe:
- extras din registrul de stat cu termenul de cel mult 2 an(i) de la data eliberării acestuia,
- certificat privind lipsa datoriilor față de bugetul național la data depunerii dosarului;
5. Planul de efectuare a activitǎților, resurse necesare çi termenii estimativi de realizare;
6. Un plan de comunicare preliminar, care descrie abordarea strategicǎ pentru campania de informare çi promovare;
7. Referințe (minim 3 scrisori de recomandare de la clienți anteriori, care atestǎ calitatea
serviciilor prestate în proiecte similare);
Criteriile de evaluare:
Dosarele sunt evaluate în conformitate cu criteriile de evaluare reflectate în Formularul de evaluare care poate fi accesat aici.
Procedura de evaluare:
Dosarele sunt evaluate prin metoda individualǎ de cǎtre membrii comisiei de evaluare dupǎ care, rezultatele individuale sunt comasate çi este determinat punctajul mediu obținut per dosar.
Dupǎ evaluarea dosarelor, comisia de evaluare poate decide desfǎçurarea etapei de interviu cu ofertantul/ții pre-selectați la etapa anterioarǎ pentru a identifica cel mai potrivit ofertant pentru prestarea serviciului. La etapa de interviu, comisia de evaluare poate solicita negocierea ofertelor çi/sau documente adiționale relevante, dacǎ considerǎ necesar.
Dupǎ finalizarea etapele de selectare, toți ofertanții vor fi informați despre rezultatele achiziției. Excluderea ofertanților din procesul de achiziție:
1 Echipa de lucru nu poate fi schimbatǎ de cǎtre ofertant dupǎ etapa de depunere a dosarului çi/sau etapa de
prezentare a rezultatelor procesului de achiziție. În caz contrar, Solidarity Fund PL în Moldova, îçi rezervǎ dreptul de a înceta orice relație de colaborare cu ofertantul, fǎrǎ careva obligații.
1. Ofertanții sunt excluçi din procedura de achiziție dacǎ a fost pronunțatǎ o hotǎrâre judecǎtoreascǎ definitivǎ sau un act administrativ împotriva persoanei fizice, entitǎții sau persoanei care o reprezintǎ, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricǎrui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere din oricare dintre urmǎtoarele motive:
a. proceduri de faliment, insolvențǎ sau lichidare;
b. încǎlcarea obligațiilor privind plata impozitelor sau a contribuțiilor la asigurǎrile sociale;
c. comiterea unor abateri profesionale grave, inclusiv declarații false;
d. fraudǎ;
e. corupție;
f. o acțiune asociatǎ cu o organizație criminalǎ;
g. spǎlarea banilor çi finanțarea terorismului;
h. infracțiune de terorism sau infracțiuni legate de activitǎți teroriste;
i. exploatarea prin muncǎ a copiilor sau orice altǎ infracțiune legatǎ de traficul de persoane;
j. înființarea çi îndeplinirea funcției de firmǎ-paravan;
k. înființarea unei companii de acoperire;
l. utilizarea sau participarea la discriminare sau hǎrțuire, inclusiv hǎrțuire sexualǎ. Excluderea poate apǎrea çi în cazul în care nu existǎ o hotǎrâre judecǎtoreascǎ definitivǎ sau un act administrativ în cauzǎ çi a fost doveditǎ prin mijloace disponibile Solidarity Fund PL în Moldova sau a partenerilor de dezvoltare.
2. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacǎ conform legislației Republicii Moldova, Republicii Poloneze, Uniunii Europene, internaționale, sau țǎrii donatorului se aplicǎ restricții în privința entitǎții sau persoanei care o reprezintǎ, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricǎrui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere.
3. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacǎ dosarul este incomplet sau expediat dupǎ termenul limitǎ.
4. Solidarity Fund PL în Moldova îçi rezervǎ dreptul de a nu se limita la criteriile de excludere din procedura de achiziție, menționate mai sus.
Dosarul trebuie trimis pe adresa de email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, cu o notǎ/titlu „Oferta- servicii de comunicare çi promovare”.
NB! Întrebările referitoare la achiziție pot fi expediate pe adresa de email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, nu mai târziu decât cu 5 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.
Răspunsurile vor fi publicate la categoria Q&A, cu 3 zile înainte de expirarea termenului de depunere a
dosarului.
* Ofertantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.
** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de a obține informații cu privire la scopul, domeniul de aplicare și modul de prelucrare a datelor cu caracter personal, dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise donatorilor, auditorilor, organelor de stat, inclusiv celor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al ofertantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul
selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor achiziției, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale.
**** Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul să anuleze procesul de achiziție în orice moment fără careva obligații față de ofertanți.