ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE
ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE
Acțiunea cheie 1 – DiscoverEU
Cuprins
I. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE PE BAZA
COSTURILOR BAZATE PE UNITĂȚI 2
II. REGULI APLICABILE PENTRU CATEGORIILE DE BUGET BAZATE
PE RAMBURSAREA COSTURILOR REALE SUPORTATE 6
III. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂȚILOR DIN CADRUL
V. REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE
NECORESPUNZATOARE, PARȚIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE 10
VI. MODIFICĂRI ALE GRANTULUI 11
VII. CONTROALE ASUPRA BENEFICIARULUI DE XXXXX ȘI
FURNIZAREA DE DOCUMENTE JUSTIFICATIVE 11
I. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE PE BAZA
COSTURILOR BAZATE PE UNITĂȚI
I.1 Condiții de eligibilitate a costurilor bazate unități
În cazul în care finanțarea se prezintă sub forma unor costuri bazate pe unități, numărul unităților trebuie să respecte următoarele condiții:
(a) unitățile trebuie sa fie utilizate în fapt sau produse în perioada stabilită în Articolul I.2.2 din Condițiile Speciale;
(b) unitățile trebuie sa fie necesare pentru implementarea proiectului sau să fie
produse în cadrul acestuia;
(c) numărul unităților trebuie să fie identificabil și verificabil, în special prin înregistrările și documentele prevăzute în această Anexă.
I.2 Calcul çi documente justificative pentru costurile bazate pe unități
A. Sprijin pentru transport
În mod implicit, locul de origine reprezintă locul în care se află organizația de trimitere, iar locul de destinație reprezintă locul în care se află organizația gazdă. Dacă se specifică un alt loc de origine sau un alt loc de destinație, beneficiarul trebuie să justifice acest lucru
În cazul în care nu au avut loc deplasări sau în cazul în care acestea au fost finanțate din alte surse de fonduri UE decât Programul Erasmus+ (de ex. un participant la mobilitate se află deja la locul de desfășurare pentru o altă activitate decât cea finanțată prin contract), beneficiarul trebuie să raporteze situația respectivă în instrumentul de raportare și gestionare al Erasmus+ pentru fiecare mobilitate în cauză. În acest caz, nu se va acorda sprijin financiar pentru deplasare
(a) Calcularea cuantumului grantului pentru costuri de transport: cuantumul grantului se calculează prin înmulțirea numărului de participanți, și persoane însoțitoare, inclusiv lideri de grup, per banda de distanță, cu costul bazat pe unitate aplicabil benzii de distanță în cauză și tipului de transport (standard sau din categoria ecologic „green travel”), după cum se specifică în Anexa IV la Contract. Contribuția unitară per bandă de distanță reprezintă cuantumul grantului alocat pentru o călătorie dus-întors între locul plecării și locul
sosirii. Dacă mijlocul de transport ales se încadrează în categoria „green travel” (tren, autobuz, mașină utilizată în comun de mai mulți participanți) atunci se aplică costurile bazate pe unități pentru sprijin de transport aferent acestei categorii; în caz contrar, se aplică costul bazat pe unitate pentru transport standard.
În scopul stabilirii benzii de distanță aplicabile, beneficiarul trebuie să indice distanța pentru o călătorie dus, folosind calculatorul de distanțe online disponibil pe site-ul Comisiei, la adresa: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- calculator_ro.
Beneficiarul calculează în instrumentul de raportare și gestionare al Erasmus+ suma din grant alocată deplasării, pe baza ratelor aplicabile pentru contribuțiile unitare.
Costurile pentru permisul de călătorie se bazează pe costuri reale. Permisul de călătorie conține posibilitatea de a călători timp de 7 zile în curs de o lună utilizând modul de transport cu cele mai scăzute emisii totale de gaze cu efect de seră. Acesta include, de asemenea, noul card de reduceri DiscoverEU. Un permis per participant și per însoțitor, dacă este cazul, care utilizează același mijloc de transport ca participantul.
În cazul în care țara de origine nu este direct legată la sistemul feroviar din Europa continentală și sunt necesare călătorii suplimentare, cu alte mijloace de transport, pentru a ajunge în țara în care începe mobilitatea, deplasarea suplimentară poate fi completată printr-o contribuție la costurile xxxxxxx.Xx aplică banda de distanță, precum și călătoriile ecologice ”green travel”, acolo unde este cazul.
(b) Eveniment declanșator: evenimentul care condiționează dreptul de a primi grantul este faptul ca participantul a efectuat în mod real călătoria raportată.
(c) Documente justificative
- dovada de participare la activitate, sub forma unei declarații semnată de către participant și de însoțitor, dacă este cazul , în care se specifică numele participantului/însoțitorului, scopul activității, precum și data de început și de sfârșit a acesteia;
- Din momentul în care Youthpass devine disponibil pentru DiscoverEU: dovada participării la activitate sub forma unui certificat Youthpass sau a unui alt tip de document care să specifice numele participantului și rezultatele
învățării, precum și data de începere și de încheiere a activității. În cazul în care însoțitorii au sprijinit participanții pe parcursul activității, se includ, de asemenea, numele și durata șederii acestora. Documentele justificative trebuie să fie semnate de organizația de trimitere și de participant.
În plus, în cazul utilizării mijloacelor de transport sustenabile din categoria
„green travel”:
-o declarație pe propria răspundere care este semnată de către persoana ce solicită grantul pentru transport și de către organizația de trimitere va servi drept document justificativ. Participanții trebuie informați au obligația de a păstra dovada deplasării (bilete de transport) și de a o prezenta beneficiarului, la cerere.
B. Sprijin individual
(a) Calculul cuantumului grantului: cuantumul grantului se calculează prin înmulțirea numărului de zile per participant și însoțitori, până la maxim 21 de zile.
În cazul în care deplasarea participantului (participanților) depășește 21 zile, dar are loc în termenul de valabilitate de 30 zile al permisului de călătorie, zilele suplimentare nu sunt acoperite de grantul DiscoverEU.
În cazul unei întreruperi pe parcursul șederii, perioada de întrerupere nu va fi luată în considerare la calculul grantului pentru sprijin individual. În cazul unei întreruperi datorate „forței majore”, participantului trebuie să i se permită să continue activitățile după întrerupere (dacă este posibil, în condițiile stabilite în prezentul Contract).
În cazul în care participantul reziliază contractul de finanțare încheiat cu Beneficiarul din motive de „forță majoră”, participantul are dreptul să primească suma din grant corespunzătoare cel puțin duratei efective a mobilității. Eventualele fonduri rămase trebuie să fie restituite beneficiarului, cu excepția cazului în care se stabilește altfel de comun acord, între cele două părți.
(b) Eveniment declanșator: evenimentul care condiționează dreptul de a primi grantul este faptul că participantul a desfășurat în mod real activitatea în perioada menționată
(c) Documente justificative:
- dovada participării la activitate, sub forma unei declarații semnate de către participant și de către reprezentantul legal al organizației participantă, în care se specifică numele participantului, locul în care s-a desfășurat activitatea, scopul activității, precum și data de început și de sfârșit a acesteia
(d) Raportare:
Participanții la activitățile de mobilitate trebuie să furnizeze feedback constând în informații concrete și aprecieri personale referitoare la activitatea de mobilitate, precum și la activitățile de pregătire și continuare (follow-up). Participanții trebuie să utilizeze chestionarul standard online furnizat de Comisia Europeană (raportul participantului) pentru transmiterea propriului feedback.
C. Sprijin organizațional
(a) Calcularea cuantumului grantului: cuantumul grantului se calculează prin înmulțirea numărului total de participări la activități de mobilitate cu costurile bazate pe unități aplicabile, astfel cum se menționează în Anexa IV la Contract. Însoțitorii,nu sunt considerate a fi participanți la activitățile de mobilitate și, în consecință, nu sunt luați în considerare la calculul grantului pentru sprijin organizațional.
(b) Eveniment declanșator: evenimentul care condiționează dreptul de a primi grantul este faptul că participantul a efectuat în mod real activitatea raportată.
(c) Documente justificative:
- dovada participării la activitate, sub forma unei declarații semnate de participant și de organizația participantă, în care se menționează numele participantului, scopul activității, precum și data de începere și data de încheiere.
(d) Raportare:
Participanții la activități ar trebui să relateze cu privire la călătoria DiscoverEU prin intermediul unui chestionar online în care să furnizeze
punctul lor de vedere cu privire la elementele faptice și calitative ale perioadei de activitate, desfășurate precum și la activitățile de pregătire și continuare (follow-up).
D. Sprijin pentru incluziune pentru organizații
(a) Calculul cuantumului grantului: cuantumul grantului se calculează prin înmulțirea numărului total de participanți cu mai puține oportunități la activitățile de mobilitate cu costul bazat pe unitate aplicabil, astfel cum se specifică în Anexa IV la Contract. Liderii de grup, persoanele însoțitoare, facilitatorii nu sunt considerați a fi participanți la activitățile de mobilitate și, în consecință, nu sunt luați în considerare la calculul grantului pentru sprijin pentru incluziune.
(b) Eveniment declanșator: evenimentul care condiționează dreptul de a primi grantul este faptul că participantul a efectuat în mod real activitatea, organizația participantă a organizat mobilitatea participantului
(c) Documente justificative: dovada participării la activitate, sub forma unei forma unei declarații semnate de către reprezentantul legal al organizației participantă, în care se specifică numele participantului, locul în care s-a desfășurat activitatea, scopul activității, precum și data de început și de sfârșit a acesteia.
II. REGULI APLICABILE PENTRU CATEGORIILE DE BUGET BAZATE PE RAMBURSAREA COSTURILOR REALE SUPORTATE
II.1. Condiții pentru rambursarea costurilor reale
În cazul în care grantul ia forma unei rambursări a costurilor reale, se aplică următoarele condiții referitoare la costuri:
(a) costurile sunt suportate de către beneficiar;
(b) costurile sunt suportate în perioada prevăzută la Articolul I.2.2 din
Condițiile Speciale;
(c) costurile sunt indicate în bugetul estimat descris în Anexa II sau sunt eligibile ca urmare a transferurilor bugetare realizate în conformitate cu Articolul I.15 din Condițiile Speciale;
(d) costurile sunt suportate în legătură cu Proiectul, așa cum este descris în
Anexa II și sunt necesare pentru punerea în aplicare a acestuia;
(e) costurile sunt identificabile și verificabile, în special prin înregistrarea în evidențele contabile ale beneficiarului și sunt determinate în conformitate cu normele contabile aplicabile în țara în care își are sediul beneficiarul și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor aplicate de beneficiar;
(f) costurile respectă dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile;
(g) costurile sunt rezonabile, justificate și respectă principiile unui management financiar corect, în special în ceea ce privește principiile de economie și eficiență;
(h) costurile nu sunt acoperite de o contribuție unitară, așa cum se specifică în secțiunea I din prezenta anexă.
II.2. Calcularea costurilor reale
A. Sprijin pentru incluziune pentru participanți
(a) Calcularea cuantumului grantului: grantul reprezintă rambursarea în proporție de 100% a costurilor eligibile suportate efectiv
(b) Costuri eligibile:
Costuri legate în mod direct de participanții cu oportunități reduse și însoțitorii acestora și care sunt suplimentare față de costurile suportate printr-o contribuție unitară, așa cum se specifică în Secțiunea I din prezenta anexă. Costurile legate de deplasare și ședere pot fi solicitate în cadrul acestei categorii bugetare dacă nu s-a solicitat un grant pentru aceiași participanți prin intermediul categoriilor bugetare „Transport” și „Sprijin individual”.
(c) Documente justificative:
Facturi şi dovezi ale plăţii pentru costurile reale suportate, specificând numele și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii și, dacă este relevant, un document semnat de organizația participantă în care să se specifice data de sosire și data de plecare a persoanei însoțitoare
(d) Raportare:
Beneficiarul, pentru fiecare element de cost din această categorie bugetară, trebuie să raporteze tipul de costuri și valoarea reală a costurilor suportate.
B. Costuri exceptionale
(a) Calcularea nivelului grantului: Grantul reprezintă rambursarea în proporție de 80 % a următoarelor costuri eligibile suportate efectiv, cu excepția costurilor legate de viză, permise de şedere, vaccinări și certificări medicale, care se rambursează în proporție de 100%
(b) Costuri eligibile:
– costurile aferente unei garanții financiare depusă de beneficiar în cazul în care o astfel de garanție este cerută de către AN, aşa cum este menţionat la Articolul I.4.2 din Contract;
– costurile de călătorie ale participanților utilizând modul cel mai economic dar și cel mai eficace, pentru care regula standard de finanțare nu acoperă cel puțin 70% din costurile eligibile. Costurile excepționale pentru costurile de călătorie costisitoare înlocuiesc sprijinul standard din grant acordat pentru transport.
– costurile legate de viză, permise de xxxxxx, vaccinări și certificări medicale la care se adaugă costurile pentru rezervare în cazul în care nu este posibilă călătoria fără rezervarea obligatorie a locului, într-o țară în care acest lucru este aplicabil. În acest caz, aceste costuri pot fi acoperite în plus față de permisul de călătorie; se adaugă costurile deplasărilor scumpe pentru participanți, pentru liderii de grup, însoțitori și
facilitatori, inclusiv utilizarea unor mijloace de transport mai ecologice
și cu emisii mai scăzute de dioxid de carbon
(c) Documente justificative:
– În cazul unei garanții financiare: dovada costului garanției financiare emise de organismul care oferă garanția beneficiarului, specificând numele și adresa organismului care emite garanția financiară, suma și moneda costului garanției și care să conțină data și semnătura reprezentantului legal al organismului care emite garanția;
– În cazul costurilor de călătorie costisitoare: dovada plății costurilor aferente sub forma facturilor aferente costurilor reale suportate, specificând numele și adresa organismului care emite factura, suma și moneda, data facturii si itinerariul, precum și dovada plăților;
– În cazul costurilor legate de viză, permise de ședere, vaccinări și certificate medicale: dovada plății pe baza facturilor, specificând numele și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii
III. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂȚILOR DIN
CADRUL PROIECTULUI
a) Beneficiarul trebuie să se asigure că activitățile din cadrul proiectului pentru care a fost acordat sprijin financiar sunt eligibile în conformitate cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+.
b) Durata deplasării nu va fi luată în considerare atunci când se stabilește conformitatea cu durata minimă eligibilă a activităților de mobilitate specificată în Ghidul Programului Erasmus+.
IV. RAPORT FINAL
Pentru beneficiarii neacreditati
Raportul final va fi evaluat împreună cu rapoartele participanților și cu alte documente ale proiectului prevăzute de prezentul acord de grant și de standardele de calitate Xxxxxxx. Rezultatul evaluării va fi un punctaj de maximum 100 de puncte. Un set comun de criterii de evaluare va fi utilizat pentru a cuantifica măsura în care proiectul a fost pus în aplicare în conformitate cu cererea de grant aprobată și cu standardele de calitate Erasmus.
Beneficiarul trebuie să depună raportul final după data de încheiere a proiectului sau la data când au fost finalizate activitățile prevăzute.
Pentru beneficiarii acreditati
Raportul final va fi evaluat în coroborare cu rapoartele participanților și cu altă documentație relevantă cu privire la proiect solicitată de prevederile contractului de finanțare și de standardele de calitate Erasmus. Rezultatul evaluării va consta într-un punctaj dintr-un total de 100 de puncte. Un set comun de criterii de evaluare va fi utilizat pentru a cuantifica măsura în care proiectul a fost implementat în conformitate cu țintele definite în anexa II la prezentul contract, cu planul Xxxxxxx aprobat și cu standardele de calitate Erasmus.
Beneficiarul trebuie să depună raportul final după data de încheiere a proiectului. Dacă raportul final este transmis anterior acestei date, ar putea fi considerat drept cerere de reziliere prematură a Contractului și i se poate acorda un punctaj de evaluare mai mic.
NB: La momentul transmiterii raportului final, Beneficiarul va anexa o declarație prin care își asumă că va efectua toate plățile angajate în timpul perioadei de eligibilitate, dar rămase restante la momentul încheierii proiectului, în cel mult 90 de zile calendaristice de la primirea notificării privind rezultatul evaluării raportului de către AN
V. REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE
NECORESPUNZATOARE, PARȚIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE
Punerea în aplicare necorespunzătoare, parțială sau cu întârziere a proiectului poate fi stabilită de agenția națională pe baza raportului final prezentat de beneficiar (incluzând rapoarte din partea participanților individuali care au luat parte la activitățile de mobilitate).
AN poate lua în considerare, de asemenea, informații primite din alte surse relevante, care dovedesc că proiectul nu a fost implementat în conformitate cu prevederile contractuale. Alte surse de informații pot include vizite de monitorizare, rapoarte de acreditare intermediare, verificarea documentelor la sediul AN sau controale la fața locului efectuate de către AN.
În cazul în care raportul final obține un punctaj mai mic de 60 de puncte în total, AN poate reduce valoarea finala a grantului aferent sprijinului organizațional din cauza implementării necorespunzătoare, parțiale sau cu întârziere a proiectului, chiar dacă toate activitățile raportate au fost eligibile și au fost realizate efectiv. În acest caz, o reducerea a grantului poate corespunde unui procentaj de :
o 10% în cazul în care raportul final obține un punctaj de cel puțin 50 de puncte și mai mic de 60 de puncte;
o 25% în cazul în care raportul final obține un punctaj de cel puțin 40 de puncte și mai mic de 50 de puncte;
o 50% în cazul în care raportul final obține un punctaj de cel puțin 25 de puncte și mai mic de 40 de puncte;
o 75% în cazul în care raportul final obține un punctaj mai mic de 25
de puncte.
VI. MODIFICĂRI ALE GRANTULUI
Nu se aplica
VII. CONTROALE ASUPRA BENEFICIARULUI DE XXXXX ȘI
FURNIZAREA DE DOCUMENTE JUSTIFICATIVE
În conformitate cu Articolul II.27 din Anexa I - Condițiile Generale, beneficiarul poate face obiectul unor controale și audituri vizând Contractul. Controalele și auditurile urmăresc să verifice dacă Beneficiarul a folosit finanțarea conform regulilor stabilite în Contract, cu scopul de a determina valoarea finală a grantului la care are dreptul beneficiarul.
Verificarea raportului final va fi efectuată pentru toate proiectele. În plus, proiectul poate face obiectul unor verificări aprofundate suplimentare sau unor controale la fața locului în cazul în care Contractul este inclus în eșantionul AN solicitat de
Comisia Europeană sau în cazul în care AN a inclus Contractul în mod special în eșantionul de verificări specifice, bazat pe o analiză de risc.
Toate documentele aferente plăților efectuate din grantul alocat în baza prezentului Contract trebuie să poarte mențiunea : „plătit din Contractul nr. ”.
Pentru verificarea raportului final și verificarea aprofundata, beneficiarul trebuie să furnizeze AN fotocopii ale documentelor justificative menționate în secțiunea I.2, in format fizic sau electronic (inclusiv documente justificative din partea celorlalți beneficiari), cu excepția cazului în care AN solicită transmiterea documentelor justificative în original. AN va returna documentele justificative originale beneficiarului după analiza acestora. Dacă beneficiarul nu este autorizat din punct de vedere legal să transmită AN documentele originale pentru raportul final sau pentru verificările aprofundate, beneficiarul în cauză poate să transmită fotocopii ale acestora.
AN poate solicita pentru orice tip de verificare/control, documente justificative sau dovezi suplimentare, care sunt solicitate de regulă pentru alt tip de verificare/control, astfel cum se menționează la Articolul II.27 din Anexa I - Condițiile Generale.
Diferitele verificări/controale includ următoarele:
a) Verificarea raportului final
Verificarea raportului final este derulată în etapa finală de raportare, la sediul AN, cu scopul de a stabili valoarea finală a grantului la care are dreptul beneficiarul.
Raportul final transmis de Beneficiar către AN trebuie să includă următoarele informații (dacă se aplică formatului acțiunii și proiectului în cauză):
• Contribuții bazate pe număr de unități utilizate pentru urmatoarele
categorii de buget:
- Transport
- Sprijin individual;
- Sprijin organizational
- bandă de distanță pentru zone îndepărtate, în plus față de permisul de călătorie
- Sprijin pentru incluziune pentru organizații;
• Costurile reale realizate pentru categoriile de buget:
- Sprijin pentru incluziune pentru participanți;
- Costuri excepționale;
b) Verificarea aprofundată
Verificarea aprofundată constă în verificarea documentelor justificative efectuată la sediul AN, de obicei pe parcursul etapei de verificare a raportului final sau ulterior acesteia.
La cererea AN, beneficiarul trebuie să transmită documentele justificative pentru
toate categoriile bugetare.
c) Verificări la fața locului
Verificările la fața locului sunt controalele desfășurate de către AN la sediul beneficiarului sau în orice alt loc relevant pentru executarea proiectului. În timpul verificărilor la fața locului, beneficiarul va pune la dispoziția AN spre analiză documentele justificative în original pentru toate categoriile bugetare și trebuie să- i permită AN accesul la înregistrarea cheltuielilor aferente proiectului în conturile beneficiarului.
Sunt posibile următoarele două tipuri de verificări la fața locului:
- Verificare la fața locului pe parcursul implementării proiectului: verificare desfășurată pe parcursul implementării proiectului pentru ca AN să poată verifica în mod direct caracterul real și eligibilitatea tuturor activităților proiectului și participanților;
Verificare la fața locului ulterioară finalizării proiectului: verificare desfășurată ulterior încheierii proiectului și, de regulă, după verificarea raportului final;
- Auditul de sistem – numai pentru beneficiarii acreditati
Auditul de sistem este realizat pentru a stabili sistemul beneficiarului de depunere a cererilor periodice de grant în contextul programului, precum și conformitatea acestuia cu angajamentele asumate ca urmare a acreditării. Auditul de sistem este realizat pentru a stabili respectarea de către Beneficiar a normelor de punere în aplicare în privința cărora s-a angajat în cadrul Programului Erasmus+.
Beneficiarul trebuie să permită Agenției Naționale să verifice caracterul real și eligibilitatea tuturor activităților şi a participanţilor în cadrul proiectului prin toate mijloacele documentare, inclusiv prin înregistrări video și fotografice ale activităților întreprinse, pentru a exclude dubla finanțare sau alte nereguli.