CERERE DE OFERTĂ pentru atribuirea contractului-cadru având ca obiect servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala)

Nr. 5056/19.04.2022

CERERE DE OFERTĂ

pentru atribuirea contractului-cadru

având ca obiect servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala)

Având în vedere necesitățile din cadrul proiectului EGALIS: Egalitate de gen prin schimbare sociala si educatie, Fundatia Centrul Parteneriat pentru Egalitate organizează o selecție de oferte în vederea atribuirii contractului-cadru având ca obiect servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala), necesare organizarii sesiunii de consultare profesori, care se va derula la Cluj in perioada 13 – 14 mai 2022.

1.	Date privind achizitorul	Fundatia Centrul Parteneriat pentru Egalitate Sediul secundar in str. Drumetului, nr. 2A, sector 3, Bucuresti Persoana de contact: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, telefon: 0000000000, email: xxxxxxxxxxx@xxx.xx
2.	Obiectul achiziției	Prestare servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala), necesare organizarii atelierului de planificare strategica
3.	Valoarea estimata (lei)	Valoarea totala minima estimata: 5,315.00 Lei (valoare fara TVA) Valoarea totala maxima estimata: 9,880.00 Lei (valoare fara TVA)
4.	Date privind modalitatea de atribuire	Selecție de oferte potrivit Procedurii realizarea achizițiilor în cadrul Active Citizens Fund România. Participarea la această procedură este deschisă tuturor operatorilor economici interesaţi, persoane fizice sau juridice. În depunerea ofertelor pentru acest contract-cadru, ofertanţii sunt obligaţi să respecte toate instrucţiunile, formularele, specificaţiile tehnice şi prevederile contractuale prevăzute în prezenta cerere de oferta. Prin depunerea unei oferte, ofertantul acceptă în totalitate şi fără rezerve condiţiile contractuale şi termenii care guvernează acest contract-cadru.
5.	Specificatiile tehnice ale serviciilor ce urmează a fi achiziționate	Eveniment: Sesiune consultare profesori Perioada de desfăşurare: 13 – 14 mai 2022 1. CAZARE CU MIC DEJUN INCLUS Locaţia solicitată pentru eveniment trebuie sa fie in Cluj, la maxim 5 km de centrul orasului si cu acces facil din punct de vedere al transportului în comun. Locatia sa fie clasificata cu minim 3 stele. Cazare: 1 noapte (intrare pe 13 mai si iesire pe 14 mai) pentru un număr de participanţi estimat: minim – 6 persoane, maxim – 12 persoane. 1 noapte (intrare pe 14 mai si iesire pe 15 mai) pentru un număr de participanţi estimat: minim – 1 persoana, maxim – 2 persoane. Se solicită camere single. 2. MASA 1 prânz (pe 14 mai) x 10 (minim) – 20 (maxim) persoane 1 cina (pe 13 mai) x 6 (minim) – 12 (maxim) persoane 1 cina (pe 14 mai) x 1 (minim) – 2 (maxim) persoane Micul dejun, pranzul si cina trebuie sa fie in regim bufet. Pranzul trebuie sa contina o ciorba/supa, un fel principal, o salata, un desert si apa plata/minerala. Cina trebuie sa contina un fel principal, un desert si apa plata/minerala. Optiunile de masa trebuie sa contina si meniu vegetarian. 3. PAUZE DE CAFEA 1 welcome coffee x 10 (minim) – 20 (maxim) persoane 3 pauze de cafea x 10 (minim) – 20 (maxim) persoane În zilele de eveniment vor fi necesare 4 pauze de cafea, dupa cum urmeaza: prima zi (13 mai): welcome coffee + o pauza de cafea pentru 10 (minim) - 20 (maxim) persoane a 2-a zi (14 mai): - 2 pauze de cafea pentru 10 (minim) - 20 (maxim) persoane. Conţinut welcome coffee: cafea, ceai, apă plată/apă minerală, dulce, sărăt, mini sandwichuri. Conţinut pentru celelalte 3 pauze de cafea: cafea, ceai, apă plată/apă minerală, dulce, sărăt Spaţiul de servire a cafelei sa fie în apropierea sălii de eveniment. 3. SALA Sala va fi închiriată pentru 1 zi si jumatate. Sala solicitată pentru eveniment trebuie să corespundă următoarelor cerinţe: Să fie în aceeaşi locaţie cu cea în care se asigură cazarea participanţilor la eveniment; Să fie suficient de spaţioasă pentru a găzdui numărul estimat de participanţi la eveniment – în condiţii bune, fără a fi aglomerat, cu respectarea regulilor de distantare sociala; Să aibă suficiente scaune pentru numărul de participanţi estimat asezate in format oval/cerc; Să aibă lumină naturală; Să fie izolată fonic astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în imediata apropiere; Sala să fie prevăzută cu instalaţie de aer conditionat; Sala sa fie dotata cu videoproiector si flipchart (cu hartie si markere); Sala sa aiba conexiune la internet. Locatia trebuie să ofere posibilitatea de acces la internet în camere si spaţiile aferente desfăşurării evenimentului. Prestatorul va comunica achizitorului numele persoanei cu care să ia legătura pentru organizarea evenimentului.
6.	Cerințe de participare	Va rugam sa completati si transmiteti, odata cu propunerea tehnica si financiara, formularele din anexele la prezenta cerere: Anexa nr. 1: Declaraţie privind eligibilitatea, Anexa nr. 2: Declaraţie privind situaţia de excludere a ofertantului, Anexa nr. 3: Declarație privind conflictul de interese.
7.	Obținerea documentației pentru ofertanți (daca este cazul)	Nu este cazul
8.	Termenul-limită de depunere a ofertelor	04.05.2022, ora 15.00
9.	Adresa la care se trimit ofertele si modul de prezentare al acestora	Propunerea tehnică, propunerea financiară şi declarațiile însoţitoare ale ofertei, scanate, stampilate si semnate de reprezentantul (legal/imputernicit), vor fi transmise pe email la adresa xxxxxxxxxxx@xxx.xx, cu subiectul „Achiziție servicii pentru evenimente – sesiune consultare profesori, Cluj, proiect EGALIS”. Vă rugăm să aveți grijă ca pe documente să se regăsească următoarele informaţii: denumirea, adresa, telefonul si e-mailul operatorului economic care depune ofertă. Cerinţă obligatorie: toate serviciile solicitate să fie acoperite, în caz contrar oferta va fi respinsă ca neconformă. În propunerea financiară va fi prezentat pretul unitar pentru fiecare serviciu solicitat (valoarea fără TVA), precum şi preţul per total ofertă (valoarea fara TVA), TVA-ul fiind exprimat separat. Acest contract de servicii este un contract de tip pret per total ofertă.
10.	Limba in care trebuie redactate ofertele	Română
11.	Perioada de valabilitate a ofertei	45 de zile
12.	Data, ora și locul deschiderii ofertelor	04.05.2022, ora 15.05, la sediul achizitorului din str. Drumețului, nr. 2A, sector 3, Bucuresti.
13.	Data limită pentru solicitarea de clarificări	28.04.2022, ora 17.00. Data până la care se va răspunde la solicitările de clarificări 02.04.2022, ora 17.00.
14.	Finanțarea achiziției	Prin intermediul Contractului de Finanțare al proiectului EGALIS: Egalitate de gen prin schimbare socială si educație
15.	Criteriul de atribuire a contractului	Prețul cel mai scăzut

Data publicării anunţului publicitar: 19.04.2022

Anexa nr. 1: Declarație privind eligibilitatea

OFERTANTUL

…………………………….. (denumirea/numele, sediul/adresa, telefon, email)

DECLARAȚIE PRIVIND ELIGIBILITATEA

Subsemnatul(a), ...................................................................... reprezentant (legal/ împuternicit) al .................................................................................................................................................. ................................................................................, (denumirea/ numele si sediul/ adresa ofertantului) declar pe propria răspundere, sub sancțiunile aplicate faptei de fals în acte, că societatea nu a fost condamnată prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti, că aceasta nu are ca membru al organului de administrare/de conducere/ de supraveghere și că nu are în cadrul acesteia persoane cu putere de reprezentare/de decizie/de control condamnate printr-o hotărâre definitivă pentru comiterea uneia dintre următoarele infracțiuni: constituirea unui grup infracţional organizat, infracţiuni de corupţie, infracţiuni împotriva intereselor financiare ale Uniunii Europene, acte de terorism, spălarea banilor, traficul şi exploatarea persoanelor vulnerabile, fraudă.

Subsemnatul(a) declar că informațiile furnizate sunt complete și corecte în fiecare detaliu și înțeleg că achizitorul are dreptul de a solicita, în scopul verificării și confirmării declarațiilor, situațiilor și documentelor care însoțesc oferta, orice informații suplimentare privind eligibilitatea noastră, precum și experiența, competența și resursele de care dispunem.

Subsemnatul(a) autorizez prin prezenta orice instituție, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informații reprezentanților autorizați ai Fundatiei Centrul Parteneriat pentru Egalitate cu privire la orice aspect tehnic și financiar în legătură cu activitatea noastră.

Prezenta declarație este valabilă 45 de zile.

Data completării: .................................

Ofertant,

…………………………

Anexa nr. 2: Declaraţie privind situaţia de excludere a ofertantului

OFERTANTUL

…………………………….. (denumirea/numele, sediul/adresa, telefon, email)

DECLARAŢIE

privind situațiile de excludere din procedură

Subsemnatul(a), ...................................................................., reprezentant (legal/împuternicit) al .................................................................................................................. (denumirea, numele operatorului economic), în calitate de ofertant la procedura organizată în vederea atribuirii contractului cadru avand ca obiect prestarea de servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala pentru evenimente), declar pe propria răspundere că societatea noastră nu se află în niciuna dintre situațiile de mai jos:

- şi-a încălcat obligaţiile privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuţiilor la bugetul general consolidat, iar acest lucru a fost stabilit printr-o hotărâre judecătorească sau decizie administrativă având caracter definitiv şi obligatoriu în conformitate cu legea statului în care respectivul operator economic este înfiinţat;

- a încălcat obligaţiile relevante din domeniile mediului, social şi al relaţiilor de muncă;

- se află în procedura insolvenţei sau în lichidare, în supraveghere judiciară sau în încetarea activităţii;

- a comis o abatere profesională gravă care îi pune în discuţie integritatea;

- a încheiat cu alţi operatori economici acorduri care vizează denaturarea concurenţei în cadrul sau în legătură cu prezenta procedură;

- se află într-o situaţie de conflict de interese în cadrul sau în legătură cu prezenta procedură;

- participarea anterioară a operatorului economic la pregătirea procedurii a condus la o distorsionare a concurenţei;

- operatorul economic şi-a încălcat în mod grav sau repetat obligaţiile principale ce-i reveneau în cadrul unui contract de achiziţii, iar aceste încălcări au dus la încetarea anticipată a respectivului contract, plata de daune-interese sau alte sancţiuni comparabile;

- operatorul economic s-a făcut vinovat de declaraţii false în conţinutul informaţiilor transmise la solicitarea achizitorului, nu a prezentat aceste informaţii sau nu este în măsură să prezinte documentele justificative solicitate;

- operatorul economic a încercat să influenţeze în mod nelegal procesul decizional al achizitorului, să obţină informaţii confidenţiale care i-ar putea conferi avantaje nejustificate în cadrul procedurii sau a furnizat din neglijenţă informaţii eronate care pot avea o influenţă semnificativă asupra deciziilor achizitorului privind excluderea din procedură a respectivului operator economic, selectarea acestuia sau atribuirea acordului-cadru către respectivul operator economic.

Subsemnatul(a) declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că achizitorul are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Înţeleg că în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.

Data completării: ............................

Ofertant,

………………………………….

Anexa nr. 3 – Declarație privind conflictul de interese

OFERTANTUL

…………………………….. (denumirea/numele, sediul/adresa, telefon, email)

DECLARAŢIE

privind conflictul de interese

Cod proiect: ACF_3_GS_649

Denumirea achiziției: Prestarea de servicii pentru evenimente (cazare, masa si sala) necesare organizarii sesiunii de consultare a profesorilor în cadrul proiectului EGALIS: Egalitate de gen prin schimbare sociala si educatie

Subsemnatul(a) [nume și prenume], reprezentant legal/împuternicit [se alege una dintre variante] al [denumirea/numele ofertantului], CUI [se introduce CUI] referitor la procedura Selecție de oferte potrivit Procedurii realizarea achizițiilor în cadrul Active Citizens Fund România, declar pe propria răspunde, sub sancțiunea falsului în declarații, așa cum este acesta prevăzut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările şi completările ulterioare, că nu există legături între:

• structurile acționariatului/de conducere ale beneficiarului şi ale organizației noastre;

• între membrii comisiei de evaluare/experți cooptați/persoana care realizează achiziția și organizația noastră;

• organizația noastră/acționariatul nostru nu deține pachetul majoritar de acțiuni în două firme participante pentru prezenta achiziție.

Subsemnatul(a) [nume și prenume], declar că voi informa imediat Fundatia Centrul Parteneriat pentru Egalitate dacă vor interveni modificări în prezenta declarație.

De asemenea, declar că informațiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că reprezentanții Fundatiei Centrul Parteneriat pentru Egalitate au dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiei, orice informaţii suplimentare.

Înţeleg că în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.

Data: [introduceți data semnării]

___________________

(semnătura autorizată)

Formular - Contract–cadru de servicii

Contract–cadru de servicii

nr. ______________ data _______________

1. Părţile contract-cadru

Fundaţia Centrul Parteneriat pentru Egalitate, cu sediul social în Str. Salviei nr. 7, Măgurele, jud. Ilfov şi sediu secundar în Str. Drumeţului, nr. 2A, sector 3, Bucureşti, telefon 0000-000000, număr de înmatriculare în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (RAF) 4/14.03.2002, cod fiscal 14534084, cont IBAN XX00XXXX0000000000000000, deschis la: Banca Comercială Romană, reprezentată prin Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, funcţia Preşedintă executivă, în calitate de promitent-achizitor, pe de o parte,

şi

............................................................................................ denumirea operatorului economic, adresă ................................................................., telefon/fax ............................................., număr de înmatriculare .................................................., cod fiscal .................................., cont (trezorerie, bancă) .............................................................................., reprezentată prin .................................................................. , funcţia ..........................................., în calitate de promitent-prestator, pe de altă parte.

2. Scopul contractului- cadru

2.1 – Scopul contractului-cadru îl reprezintă stabilirea elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna comanda ce urmează a fi atribuita pe durata derulării prezentului contract-cadru.

2.2 – Comanda ce urmează a fi atribuită are ca obiect prestarea categoriilor de servicii, aşa cum au fost acestea definite în cererea de ofertă, anexă la prezentul contract-cadru.

3. Durata contractului - cadru

3.1 - Durata prezentului contract-cadru este de 1 lună, de la data semnării.

4. Preţul unitar al serviciilor

4 .1 – Preţul unitar al serviciilor este cel inclus de promitentul-prestator în propunerea financiară, anexă la prezentul contract-cadru.

5. Ajustarea preţului

5.1 - Preţul nu se ajustează.

6. Cantitatea previzionată

6.1 - Cantitatea previzionată de servicii ce urmează a fi prestate în baza comenzii este prevăzută în cererea de ofertă, anexă la prezentul contract-cadru.

7. Obligaţiile promitentului-prestator

7.1 - Promitentul-prestator se obligă ca serviciile prestate să respecte cel puţin calitatea prevăzută în propunerea tehnică, anexă la prezentul contract-cadru.

7.2 - Promitentul-prestator se obligă să presteze serviciile astfel cum au fost prevăzute în propunerea tehnică, atunci cand achizitorul solicită acest lucru.

7.3 – Promitentul-prestator se obligă să despăgubească promitentul-achizitor împotriva oricăror:

a) reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume, mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legătură cu serviciile prestate, şi

b) daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea specificațiilor tehnice întocmite de către achizitor.

7.4 - Promitentul-prestator se obligă să nu transfere total sau parţial obligaţiile asumate prin prezentul contract-cadru.

8. Obligaţiile promitentului–achizitor

8.1 - Promitentul-achizitor se obligă să plătească preţul serviciilor raportat la numărul real de participanţi la eveniment.

8.2 - Promitentul-achizitor se obligă să transmită promitentului-prestator comanda fermă cu numărul de participanţi la eveniment cu cel tarziu 5 zile înainte de începerea evenimentului.

8.3 - Promitentul-achizitor se obligă plătească preţul serviciilor către prestator în termenul convenit, respectiv 10 zile lucrătoare de la primirea facturii fiscale.

8.4 - Promitentul-achizitor se obligă să nu iniţieze, pe durata prezentului contract-cadru, o nouă modalitate de atribuire, atunci când intenţionează să achiziţioneze servicii care fac obiectul prezentului contract-cadru, cu excepţia cazului în care promitentul prestator declară că nu mai are capacitatea de a răspunde solicitărilor.

8.5 - Promitentul-achizitor este îndreptăţit să iniţieze o modalitate de atribuire, atunci când valoarea estimată a contractului subsecvent/comenzii pe care intenţionează să îl atribuie/ să o emită, cumulată cu suma contractelor subsecvente/comenzilor atribuite anterior, depăşeşte o valoare pentru care prevederile legale sau cele ale finanțatorului impun obligaţii în raport cu anumite praguri valorice.

9. Comunicări

9.1 - (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului contract-cadru, trebuie să fie transmisă în scris.

(2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii.

9.2 - Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, telegramă, telex, fax sau e-mail, cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării.

10. Documentele contractului-cadru:

a) propunerea tehnică

b) propunerea financiară

c) specificații tehnice asa cum au fost detaliate în cererea de ofertă

d) alte anexe, dacă va fi cazul.

11. Încetarea contractului- cadru

11.1 - (1) Prezentul contract-cadru încetează de drept:

- prin ajungerea la termen;

- prin atingerea unui prag pentru care prevederile legale sau ale finanțatorului impun obligaţii de aplicare a unor proceduri în raport cu anumite praguri valorice

(2) Contractul-cadru poate înceta şi:

- prin acordul de voinţă al părţilor.

12. Litigii

Litigiile ce pot apărea ca urmare a aplicării şi interpretării prevederilor prezentului contract-cadru se vor soluţiona pe cale amiabilă.

Părţile au convenit să încheie azi .................. prezentul contract-cadru, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Promitent-achizitor,	Promitent-prestator,
(semnături autorizate) ............................	(semnături autorizate) ..............................

EGALIS: Egalitate de gen prin schimbare socială și educație, proiect realizat cu sprijinul financiar Active Citizens Fund România, program finanțat de Islanda, Liechtenstein și Norvegia prin Granturile SEE 2014-2021. Conținutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziția oficială a Granturilor SEE și Norvegiene 2014-2021; pentru mai multe informații accesați xxx.xxxxxxxxx.xxx

Lucrăm împreună pentru o Europă incluzivă!

P roiect derulat de: