PROCEDURA DE RAPORTARE INTERNA PRIVIND INCALCARI ALE LEGII LA NIVELUL PERLA HARGHITEI S.A.
PROCEDURA DE RAPORTARE INTERNA PRIVIND INCALCARI ALE LEGII LA NIVELUL PERLA HARGHITEI S.A.
Art. 1 Scop
1.1. Prezenta procedura defineste si descrie modul in care PERLA HARGHITEI S.A. (“Societatea”) se asigura ca sunt indeplinite conditiile necesare semnalarii oricaror neregularitati care pot reprezenta incalcari ale legii, identificate in desfasurarea activitatii acesteia.
1.2. Procedura se adreseaza urmatoarelor persoane, denumite in continuare “avertizori”:
(i). salariatii si fostii salariati ai Societatii;
(ii). orice persoana care isi desfasoara activitatea sub supravegherea si conducerea Societatii ori a subcontractantilor si a furnizorilor Societatii;
(iii). persoanele ale caror raporturi de munca nu au inceput inca si care efectueaza raportari privind incalcari ale legii obtinute in timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale;
1.3. Este interzisa orice forma de represalii ori amenintari cu represalii impotriva avertizorilor, care beneficiaza de protectie in conditiile stabilite prin Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public.
1.4. Procedura asigura crearea si mentinerea unui mediu in care avertizorii sa fie in masura sa raporteze cu buna-credinta orice fapte ce presupun incalcari ale legii, cu certitudinea ca raportarile vor fi tratate cu seriozitate de Societate.
1.5. Prezenta procedura nu se va utiliza pentru a inainta plangeri/petitii in legatura cu relatiile individuale de munca. Pentru astfel de solicitari se va utiliza “Procedura de solutionare a cererilor sau reclamatiilor individuale ale salariatilor” reglementata prin Regulamentul Intern al Societatii.
Art. 2 Definitii
1. incalcari ale legii - fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie
nerespectari ale dispozitiilor legale de orice fel, inclusiv ale normelor Uniunii Europene, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul Companiei. Exemple de incalcari ale legii (enumerarea nu este limitativa):
(i) acte de frauda, acte de mita sau coruptie;
(ii) incalcari ale legislatiei aplicabile privind prevenirea spalarii banilor si a finantarii terorismului, sanctiunile si controlul exporturilor;
(iii) incalcari ale legislatiei privind concurenta, emisa la nivel local;
(iv) incalcari ale normelor de protectie a mediului, sanatate si siguranta;
(v) incalcari ale drepturilor omului;
(vi) nerespectarea altor dispozitii legale care privesc domeniile: achizitii publice; serviciile, produse si piete financiare; siguranta si conformitatea produselor; siguranta transportului; protectia radiologica si siguranta nucleara; siguranta alimentelor si a hranei pentru animale, sanatatea si bunastarea animalelor; protectia consumatorilor; protectia vietii private si a datelor cu caracter personal si a securitatii retelelor si sistemelor informatice;
(vii) incalcari care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt mentionate la art. 325 din Tratatul privind Functionarea Uniunii Europene si cum sunt detaliate in masurile relevante ale Uniunii Europene, incalcari referitoare la piata interna, mentionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind Functionarea Uniunii Europene, inclusiv incalcari ale normelor Uniunii Europene in materie de concurenta si de ajutoare de stat, precum si incalcari referitoare la piata interna in ceea ce priveste actele care incalca normele privind impozitarea societatilor sau mecanismele al caror scop este obtinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil in materie de impozitare a societatilor;
2. informatii referitoare la incalcari ale legii - informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la incalcari efective sau potentiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in societati in care lucreaza sau a lucrat avertizorul in interes public sau cu care acesta este sau a fost in contact prin intermediul activitatii sale, precum si informatiile cu privire la incercari de a ascunde astfel de incalcari;
3. raportare interna - comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la incalcari ale legii din cadrul Societatii. Raportarea interna se realizeaza prin canalele interne de raportare de la art. 4;
4. avertizor - persoana fizica care efectueaza o raportare interna, in temeiul prezentei Proceduri, cu privire la informatii referitoare la incalcari ale legii, obtinute in context profesional. In aceasta categorie intra persoanele indicate la art. 1.2 supra.
5. context profesional - activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul Societatii, in baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la incalcari ale legii si pot suferi represalii in caz de raportare a acestora; Contextul profesional poate include procesul de recrutare, negocierea pre- contractuala, executarea contractului de munca sau a altui tip de contract;
6. salariat - persoana fizica ce se afla intr-un raport de munca sau raport de serviciu, in temeiul dispozitiilor de drept comun sau speciale in materie, si presteaza munca in schimbul unei remuneratii;
7. persoana vizata prin raportare - persoana fizica sau juridica mentionata in raportare drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;
8. represalii - orice actiune sau omisiune, directa sau indirecta, aparuta intr-un context profesional, care este determinata de raportarea efectuata in temeiul Legii nr. 361/2022, si care provoaca sau poate provoca prejudicii avertizorului in interes public;
9. actiuni subsecvente - orice actiune intreprinsa de catre destinatarul unei raportari interne in vederea solutionarii raportarii si, acolo unde este cazul, a remedierii incalcarii raportate;
10. informarea - transmiterea catre avertizorul in interes public a unor informatii referitoare la actiunile subsecvente si la motivele unor astfel de actiuni;
11. persoana desemnata - salariatul responsabil cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor, care actioneaza cu impartialitate si este independent in exercitarea acestor atributi. Persoana desemnata la nivelul Societatii este xxx Xxxx Xxxxxx;
12. persoana vizata prin raportare - persoana mentionata in raportare drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;
13. secrete comerciale - informatiile care indeplinesc cumulativ urmatoarele cerinte:
nu sunt cunoscute la nivel general sau usor accesibile persoanelor neautorizate;
au valoare comerciala prin faptul ca sunt secrete;
Socieatea a luat masuri, pentru a fi pastrate secrete;
Art. 3 Continutul Raportarii
3.1. Raportarea se face in limba romana, poate fi anonima sau cu mentionarea datelor de identificare ale avertizorului. Va fi necesar ca avertizorul sa furnizeze informatii cat mai detaliate si indicii referitoare la incalcari ale legii, pentru a permite persoanei desemnate sa examineze in mod corespunzator raportarea. Raportarea cuprinde, cel putin, urmatoarele elemente:
numele si prenumele, datele de contact ale avertizorului in interes public;
contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
persoana vizata (care se presupune ca a incalcat/va incalca legea), daca este cunoscuta sau informatii utile pentru identificarea acesteia (de ex. functia/departamentul/divizia);
descrierea faptei ce poate fi o incalcare a legii;
probele in sustinerea raportarii;
data;
semnatura.
3.2. Prin exceptie de la prevederile art. 3.1., raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii.
Art. 4 Canalele de raportare
X. Xxxxxx de raportare interna
La nivelul Societatii sunt instituite urmatoarele canale de raportare prin care avertizorii pot transmite raportari catre persoana desemnata – xxx Xxxx Xxxxxx:
a. pe e-mail, la adresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx;
b. pe suport de xxxxxx, urmand a transmite raportarea in atentia dnei Xxxx Xxxxxx la adresa: comuna Sancraieni, sat Sancraieni, xxxxxx Xxxxx xx. 000, xxx. Harghita,
537265;
c. prin intalnire fata in fata cu persoana desemnata, la solicitarea avertizorului adresata prin intermediul unuia dintre canalele de la literele a si/sau b de mai sus. Daca avertizorul solicita ca raportarea sa aiba loc in prezenta unei persoanei desemnate, aceasta va intocmi un proces-verbal de consemnare. Daca avertizorul nu isi exprima consimtamantul prin semnarea procesului-verbal, persoana desemnata il va indruma sa transmita raportarea in scris, pe e-mail, prin posta sau curier rapid, in conditiile prezentei proceduri.
B. Canale de raportare externa
Avertizorii pot inainta raportari si prin canalele externe de raportare prevazute de Legea nr. 361/2022, respectiv prin adresarea raportarii catre:
a. autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta;
b. Agentia Nationala de Integritate (“ANI”);
c. alte autoritati si institutii publice carora ANI le transmite raportarile spre competenta solutionare.
Art. 5 Evidenta raportarilor interne si termenele de pastrare
5.1. Raportarile primite prin canale de raportare se inscriu de persoana desemnata intr-un registru tinut in format electronic, care cuprinde data primirii raportarii, numele si prenumele avertizorului (daca sunt disponibile), datele de contact ale avertizorului (daca sunt disponibile), obiectul raportarii si modalitatea de solutionare.
5.2. Persoana desemnata pastreaza evidenta tuturor raportarilor primite cu respectarea cerintelor privind confidentialitatea. Aceasta va lua toate masurile care se impun pentru a se asigura ca nicio alta persoana nu are acces la registrul de la art. 5.1.
5.3. Raportarile se pastreaza 5 ani. Dupa expirarea perioadei de pastrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt pastrate.
Art. 6 Procedura de raportare si solutionare
6.1. Persoana desemnata primeste raportarea prin intermediul unuia dintre canalele de
raportare prevazute la art. 4 litera A si o inregistreaza in conformitate cu prevederile de la art. 5 si cu respectarea obligatiei de pastrare a confidentialitatii de la art. 7.
6.2. In termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea raportarii, persoana desemnata va transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii.
6.3. Persoana desemnata va intreprinde cu diligenta toate actiunile subsecvente necesare, in mod independent si impartial. In vederea solutionarii raportarii, persoana desemnata va putea numi, in functie de necesitati, o persoana/o echipa pentru intreprinderea unor investigatii punctuale care necesita anumite cunostinte/informatii specifice. Procedura de investigatie poate include, interviuri, analiza documentelor si dispozitivelor, precum si orice alte metode legale, considerate potrivite de catre persoana/echipa de investigatie, cu aprobarea persoanei desemnate. Persoana desemnata va oferi persoanei/echipei de investigatie doar informatiile de care aceasta are nevoie in vederea efectuarii investigatiilor punctuale care i-au fost solicitate.
6.4. In solutionarea raportarii si efectuarea de actiuni subsecvente, persoana desemnata va mentine contactul cu avertizorul si ii va putea solicita acestuia informatii suplimentare. Avertizorul va pune la dispozitia persoanei desemnate informatiile solicitate in termen de 15 zile de la data la solicitarii.
6.5. In termen de 3 luni de la data prevazuta la art. 6.2 persoana desemnata va informa avertizorul cu privire la stadiul actiunilor subsecvente. De asemenea, persoana desemnata va informa avertizorul si, ulterior, ori de cate ori intervin evolutii in desfasurarea actiunilor subsecvente, cu exceptia cazului in care informarea ar putea periclita desfasurarea acestora.
6.6. Dupa finalizarea investigatiei, persoana desemnata intocmeste un raport care cuprinde urmatoarele elemente: (a) prezentarea situatiei care a facut obiectul raportarii, inclusiv descrierea informatiilor aduse la cunostinta Societatii prin raportarea inregistrata, (b) actiunile subsecvente intreprinse de persoana desemnata, precum si, dupa caz, (c) concluzii si recomandari.
6.7. Persoana desemnata va informa atat conducerea Societatii, cat si avertizorul, cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii.
Art. 7 Obligatia de a pastra confidentialitatea
7.1. Persoana desemnata sa solutioneze raportarea are obligatia de a lua toate masurile care se impun pentru a proteja confidentialitatea identitatii avertizorului si a oricarui tert mentionat in raportare. Persoana desemnata nu va dezvalui identitatea avertizorului si nici informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, cu exceptia situatiei in care are consimtamantul expres al acestuia.
7.2. In masura in care raportarea contine date cu caracter personal care sunt in mod vadit irelevante in sustinerea existentei unei incalcari a legii, persoana desemnata nu va procesa mai departe aceste date.
Exemplu: Un salariat raporteaza ca un coleg de-al sau a savarsit o frauda. In raportarea sa, salariatul precizeaza informatii cu privire la starea de sanatate a colegului respectiv. Este evident ca aceste informatii sunt complet irelevante cu privire la incalcarea raportata, prin urmare aceste informatii nu vor fi procesate mai departe de persoana desemnata sau chiar vor fi restituite avertizorului (in masura in care este posibil).
7.3. De asemenea, persoana desemnata va lua toate masurile care se impun pentru a se asigura ca nicio alta persoana nu are acces la raportarile primite.
7.4. Prin exceptie de la prevederile art. 7.1, identitatea avertizorului in interes public si orice alta informatie prevazuta la art. 7.1 pot fi divulgate numai in cazul in care acest lucru este o obligatie impusa de lege, in conditiile si limitele legii. In acest caz, persoana desemnata va informa in scris, in prealabil, avertizorul cu privire la divulgarea identitatii si a motivelor divulgarii datelor confidentiale in cauza. Obligatia nu exista in cazul in care informarea ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare.
7.5. Informatiile din cuprinsul raportarilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate in alte scopuri decat cele necesare solutionarii raportarii.
7.6. In cazul in care o persoana raporteaza sau divulga public informatii referitoare la incalcari ale legii si aceste informatii includ secrete comerciale, urmatoarele fapte ar putea sa atraga raspunderea avertizorului in interes public pentru dobandirea, utilizarea sau divulgarea fara drept a secretelor comerciale ale Societatii:
(a) dobandirea, utilizarea sau divulgarea secretelor comerciale pentru alte scopuri decat raportarea/divulgarea publica potrivit Legii nr. 361/2022 si a prezentei
proceduri;
(b) dobandirea, utilizarea sau divulgarea secretelor comerciale daca nu sunt necesare pentru ori nu au legatura cu raportarea/divulgarea publica potrivit Legii nr. 361/2022 si a prezentei proceduri.
7.7. Obligatia de a pastra confidentialitatea nu exista in cazul in care avertizorul a dezvaluit in mod intentionat identitatea sa in contextul unei divulgari publice.
7.8. Obligatia de a pastra confidentialitatea se mentine si in cazul in care raportarea ajunge din eroare la o alta persoana, alta decat persoana desemnata. In acest caz, raportarea este inaintata, de indata, persoanei desemnate.
Art. 8 Conexarea si clasarea raportarii interne
8.1. In cazul in care o persoana face mai multe raportari cu acelasi obiect, acestea se conexeaza, avertizorul urmand sa primeasca o singura informare din partea persoanei desemnate. Daca dupa trimiterea acesteia se primeste o noua raportare cu acelasi obiect, fara a prezenta informatii suplimentare care sa justifice o actiune subsecventa diferita, aceasta se claseaza. Solutia de clasare se comunica avertizorului, cu indicarea temeiului legal (a se vedea cazurile de la art. 11 din Legea nr. 361/2022).
8.2. De asemenea, raportarea se claseaza atunci cand:
a) nu contine elementele prevazute la art. 3, altele decat datele de identificare a avertizorului, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita; in acesta situatie solutia de clasare se comunica avertizorului in interes public, cu indicarea temeiului legal;
b) raportarea este transmisa anonim si nu contine suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permita analizarea si solutionarea raportarii, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita de avertizor.
8.3. Persoana desemnata poate decide incheierea procedurii daca dupa examinarea raportarii constata ca este vorba despre o incalcare in mod clar minora si nu necesita actiuni subsecvente suplimentare, altele decat inchiderea procedurii. Aceasta prevedere
nu aduce atingere obligatiei de a pastra confidentialitatea, de a informa avertizorul in interes public si nici altor obligatii sau altor proceduri aplicabile de remediere a incalcarii raportate. Solutia de clasare se comunica avertizorului in interes public, cu indicarea temeiului legal.
Art. 9 Raportarea nereala
9.1. Pentru a face o raportare, avertizorul trebuie sa aiba motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii.
9.2. Raportarea de informatii privind incalcari ale legii, cunoscand ca acestea sunt nereale, constituie contraventie si se sanctioneaza de ANI cu amenda de la 2.500 lei la 30.000 lei, daca fapta nu a fost savarsita in astfel de conditii incat sa fie considerata, potrivit legii, infractiune.
Art. 10 Prelucrarea datelor cu caracter personal
Prelucrarile si stocarile de date cu caracter personal care au loc ca urmare a aplicarii prezentei proceduri se vor realiza cu respectarea regulilor interne si a legislatiei specifice aplicabile.
Art. 11 Dispozitii finale
Prevederile prezentei proceduri se completeaza cu si se vor aplica in conformitate cu cadrul legal - Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public, cu modificarile si completarile ulterioare.
Data: 16.08.2023
PERLA HARGHITEI S.A.
Director general Xxxxx Xxxxxx