Notă de Informare privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal ale partenerilor contractuali
Notă de Informare privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal ale partenerilor contractuali
Societatea, Auchan Romania S.A., având sediul social în Bucuresti, xxxxxx Xxxxxx, Xx. 00, Xxxxxx 0, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/2731/2005, având Codul Unic de Înregistrare 17233051, în calitate de operator („Auchan Romania”), dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul anumitor operațiuni referitoare la încheierea și executarea contractelor încheiate de către Auchan Romania și partenerii săi contractuali, în scopurile specificate mai jos.
1. Scopul, categoriile de date și temeiurile prelucrării
Prezenta notă de informare se referă la calitatea dumneavoastră de reprezentant/persoană de contact/angajat al partenerului contractual al Auchan Romania, acționând în calitate de reprezentant/persoană de contact/ angajat în contractul încheiat de către Auchan Romania și partenerul său contractual.
Auchan Romania prelucrează datele cu caracter personal enumerate mai jos pentru următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:
Scop/ Categorii de date | Temei legal | |
1. | Scop: Încheierea și executarea contractului, inclusiv realizarea plăților datorate de către Auchan Romania în raport cu furnizorii de servicii și/sau bunuri, gestionarea facturilor clienților și a furnizorilor, păstrarea documentelor justificative (e.g. contracte, documente de livrare, facturi) încheiate de Auchan Romania cu părțile contractante în vederea justificării plăților (scopuri financiar- contabile), gestionarea livrărilor de produse și a retururilor de produse către clienți și gestionarea livrărilor de mărfuri în magazine de către furnizorii Auchan Romania și a accesului în magazine în acest scop Categorii de date: Nume, prenume, semnătura, adresa de e-mail, numărul de telefon, poziția/funcția deținută, certificatul care atestă dreptul de a semna în numele furnizorului, pentru accesul furnizorilor în magazine adeverința medicală dupa caz, pentru angajati externi care presteaza servicii in zone alimentare de productie si desfacere și/sau orice alte date de identificare puse la dispoziția | Interesul legitim reprezentat de interesul comun al Auchan Romania și al partenerului său contractual de a desfășura o relație comercială. |
Auchan Romania pe durata executării contractului. | ||
2. | Scop: Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal către instituțiile sau autoritățile publice (în cadrul raportărilor prevăzute de lege), în măsura în care este obligatoriu prin lege Categorii de date: Nume, prenume, semnătura, adresa de e-mail, numărul de telefon și/sau orice alte date de identificare puse la dispoziția Auchan Romania pe durata executării contractului, în măsura în care divulgarea acestor date de identificare este obligatorie prin lege. | Obligație legală. |
3. | Scop: Organizarea recuperării debitelor și soluționarea oricăror situații judiciare aflate în legătură cu executarea contractului Categorii de date: Nume, prenume, semnătura, adresa de e-mail, numărul de telefon și/sau orice alte date de identificare puse la dispoziția Auchan Romania pe durata executării contractului, în măsura în care divulgarea acestor date de identificare este necesară în baza interesului legitim al Auchan Romania sau, după caz, obligatorie prin lege. | Interesul legitim al Auchan Romania de a-și proteja situația sa financiară și bunurile sale. Obligația legală de a furniza datele în scopul desfășurării procedurilor juridice, judiciare sau formalități extrajudiciare în legătură cu executarea contractului. |
2. Colectarea datelor cu caracter personal
Societatea a colectat datele cu caracter personal fie direct de la dumneavoastră, fie de la partenerul său contractual, pentru încheierea și executarea contractului.
3. Destinatarii datelor cu caracter personal
Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Auchan Romania utilizează serviciile mai multor parteneri contractuali, cum ar fi furnizorii de servicii IT care asigura mentenanța sistemelor și aplicațiilor IT pe care Auchan Romania le utilizează în procesul de gestionare a relațiilor cu partenerii săi contractuali care și își desfășoară activitatea comercială în, iar acestora le pot fi furnizate datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a fi utilizate în limitele obligațiilor pe care și le asumă față de Societate. Eventualele transferuri ale acestor date către terți au la bază interesele noastre de a ne conforma obligațiilor legale care ne revin și/sau, după caz, apărarea intereselor noastre legitime. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii și le solicităm acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop.
Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile cu care lucrăm stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.
Unii dintre aceștia sunt terțe părți care nu au rolul de a prelucra datele, însă au acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu Auchan Romania, cum ar fi societăți care asigură întreținere tehnică, auditori financiari sau juridici.
Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise către terți și în următoarele situații: (i) autorități publice, auditori sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Auchan Romania, care ne solicită să furnizăm informații, în virtutea obligațiilor legale aplicabile, (ii) pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor noastre sau ale altor entități sau persoane, când datele vor fi transmise către entități precum instanțe de judecată, avocati și alți consultanți pe care-i putem contracta pentru reprezentarea intereselor noastre legitime, exclusiv in baza cadrului legal aplicabil; (iii) terți achizitori, în măsura în care activitatea Auchan Romania ar fi transferată (în totalitate sau parțial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții.
De asemenea, în scopurile prelucrării de mai sus, putem distribui datele dumneavoastră cu caracter personal către societăți din grupul Auchan, respectiv către Auchan Retail Franța care își desfășoară activitatea în Franța, societăți care vor respecta instrucțiunile Auchan Romania în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informații referitoare la grupul Auchan, vă rugăm să vizitați site-ul xxxxx://xxx.xxxxxx-xxxxxx.xxx/xx/.
4. Transferul datelor cu caracter personal în străinătate
În contextul îndeplinirii operațiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în străinătate către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”).
Vă informăm prin prezenta că orice transfer realizat de Auchan Romania într-un stat membru UE sau SEE va respecta cerințele legale prevăzute în Regulamentul (UE) General privind Protecția Datelor nr. 2016/679.
Unele dintre datele cu caracter personal enumerate în această notă de informare sunt transferate către state din afara UE/SEE, respectiv în Statele Unite ale Americii. Deoarece acestea nu asigură același nivel de protecție a datelor cu caracter personal ca și țara în care ați furnizat inițial datele dumneavoastră cu caracter personal, Auchan Romania este foarte atentă să se asigure că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt protejate în conformitate cu cele mai stricte reguli aplicabile. În acest sens, Auchan Romania se angajează să se asigure fie că destinatarii sunt societăți care sunt certificate conform sistemului "Privacy Shield" din Statele Unite ale Americii și sunt considerate de către Comisia Europeana ca asigurând un nivel adecvat de protecție, fie că folosește clauze contractuale standard (astfel cum acestea sunt emise de Comisia Europeană sau de o autoritate de supraveghere competentă) sau orice alte garanții adecvate, de la caz la caz. Atunci când datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de un destinatar din afara UE/SEE, într-o țară care nu este considerată a asigura un nivel adecvat de protecție potrivit Comisiei Europene, respectivele clauze oferă garanții adecvate în ceea ce privește protejarea vieții private și a drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor precum și în ceea ce privește
exercitarea drepturilor adiacente. Lista societăților care adera la "Privacy Shield" este disponibilă pe acest site web: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx.
În vederea obținerii unei copii a respectivelor clauze standard, ne puteți trimite o solicitare la adresa indicată în secțiunea Responsabilul cu Protecția Datelor de mai jos.
5. Durata prelucrării
Vă vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioadă de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care Auchan Romania va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.
Estimăm că activitățile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:
Scop | Durată | |
1. | Încheierea și executarea contractului, | |
inclusiv realizarea plăților datorate de către | ||
Auchan Romania în raport cu furnizorii de | ||
servicii și/sau bunuri, gestionarea | ||
facturilor clienților și a furnizorilor, | ||
păstrarea documentelor justificative (e.g. | ||
contracte, documente de livrare, facturi) | ||
încheiate de Auchan Romania cu părțile contractante în vederea justificării plăților | Pe durata contractului și pe perioada | |
(scopuri financiar-contabile), gestionarea | necesară pentru protejarea drepturilor | |
livrărilor de produse și a retururilor de | Auchan Romania având în vedere legea | |
produse către clienți și gestionarea | aplicabilă contractului, inclusiv | |
livrărilor de mărfuri în magazine de către | perioada de prescripție și termenele | |
furnizorii Auchan Romania și a accesului în | prevăzute de legislația fiscală și | |
magazine în acest scop | contabilă. | |
2. | Transmiterea/divulgarea datelor cu | |
caracter personal către instituțiile sau | ||
autoritățile publice (în cadrul raportărilor | ||
prevăzute de lege), în măsura în care este | ||
obligatoriu prin lege. | ||
3. | Organizarea recuperării debitelor și | |
soluționarea oricăror situații judiciare aflate | ||
în legătură cu executarea contractului |
6. Ce se întâmplă cu datele dumneavoastră cu caracter personal după încetarea prelucrării
Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Auchan Romania nu mai are motive legale sau legitime de a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi șterge în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica anonimizarea, distrugerea sau stergereaacestora.
7. Securitatea prelucrării datelor
Auchan Romania vă informează prin prezenta că evaluează și actualizează constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.
8. Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor
În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:
a) Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date;
b) Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, mai exact atunci când acestea nu mai sunt de actualitate, precum și completarea datelor incomplete, sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;
c) Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
d) Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
e) Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
f) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;
g) Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
h) Dreptul de a depune plângere catre Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente.