INFORMARE
INFORMARE
privind prelucrarea datelor cu caracter personal Eveniment ”Stejarii and Range Rover Celebration”
Noi, Masterange Romania S.R.L, cu sediul în Bucuresti, Şos. Nordului, 24-26, sector 1, Bucureşti, înregistrată la Registrul Comerțului J40/3330/2003, având codul unic de înregistrare RO15262492, denumită în continuare „Societatea”, „Operatorul” sau ”Masterange”, prin prezenta vă punem la dispoziţie informaţiile relevante despre modul în care vă prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul participării la Evenimentul ”Stejarii and Range Rover Celebration” organizat în data de 25 Noiembrie 2023 (“Evenimentul”), conform dispozițiilor art. 13, respectiv art. 14, din Regulamentul General privind Protecția Datelor („RGPD”).
În vederea organizării acestui Eveniment, Masterange acționează în calitate de Operator Asociat împreună cu Premium Auto S.R.L. cu sediul în Bucuresti, Şos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Corp B1, sector 1, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/12451/2003, având CUI RO 00000000, în calitate de importator al produselor auto Jaguar Land Rover.
În acest sens, fotografiile/filmările captate pe parcursul Evenimentului, conform punctului I.3. de mai jos vor fi folosite și de către Premium Auto, pentru documentarea organizării Evenimentului în relația cu producătorul Jaguar Land Rover, în temeiul interesului său legitim. Menționăm faptul că scopul principal al fotografiilor/filmărilor este de a surprinde cadrul ambiental, și nu acela de a identifica persoanele participante. Pentru mai multe detalii vă rugăm să parcurgeți punctul I.3. de mai xxx.
Operatorii Asociați au încheiat un Acord prin intermediul căruia s-au definit scopul și mijloacele activităților de prelucrare desfășurate în comun în legătură cu acest Eveniment, s-au alocat responsabilitățile în ceea ce privește asigurarea transparenței, legalității și echității activităților de prelucrare, limitarea scopurilor prelucrării și reducerea la minimum a datelor, asigurarea exactității datelor și limitarea perioadei de stocare a acestora, dar și a responsabilităților pe care operatorii le au în vederea asigurării securității datelor cu caracter personal.
Operatorii Asociați au decis desemnarea unui punct unic de contact, astfel încât, pentru orice informații sau solicitări privind prelucrarea datelor cu caracter personal ce face obiectul prezentei Note de Informare sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră în calitate de Persoană Vizată cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, conform celor detaliate în cele ce urmează, puteți contacta Responsabilul nostru cu Protecția Datelor, utilizând următoarele coordonate:
ITH MANAGEMENT OFFICE S.R.L
Adresă: Şoseaua Nordului nr. 24-26, Sector 1, Bucureşti Adresă de e-mail: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx Tel. 0000-00-0000000
În conformitate cu art. 26 alin. (3) din GDPR, menționăm faptul că aveți posibilitatea de a vă exercita drepturile față de oricare dintre operatorii asociați.
Vă rugăm să citiți cu atenție această informare, întrucât conține informații importante pentru dumneavoastră!
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt obținute de noi direct de la dumneavoastră, în calitate de Rezident (locatar sau ocupant), de la Locatar sau de la entitatea al cărei reprezentant legal, convențional sau desemnat sunteți.
I. DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE, SCOPURILE, TEMEIURILE LEGALE ȘI PERIOADELE DE RETENȚIE
Decizia dvs de a participa la Eveniment implică acceptarea condițiilor de organizare atât pentru dvs, cât și pentru persoanele care vă însoțesc, inclusiv copii, iar autorizarea parentală este în acest caz prezumată.
Datele personale sunt prelucrate după cum urmează:
1. În vederea transmiterii invitației la Eveniment în format electronic, Masterange prelucrează datele dvs. de identificare (nume, prenume), și datele dvs de contact (adresă de e-mail), în temeiul art. 6 alin. (1) litera a) din RGPD în cazul în care v-ați exprimat acordul pentru a primi astfel de mesaje.
2. În vederea înscrierii la Eveniment, pentru purtarea corespondenței cu privire la detaliile participării la Eveniment, dar și pentru a păstra evidenţa participanților în vederea unei bune organizări a Evenimentului, Masterange prelucrează date de identificare (nume, prenume, numărul apartamentului, etaj, scară, complex, vârsta copiilor), date de contact (adresa de email, numărul de telefon), date privind înscrierea (numărul alocat pe lista de înscrieri), precum și informațiile comunicate și care, prin asociere, pot reprezenta date cu caracter personal. Temeiul legal al prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal constă în interesul legitim de a organiza Evenimentul în cele mai bune condiții, conform art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.
3. Pentru a promova Evenimentul vom realiza fotografii/filmări ambientale care vor surprinde și locația (materiale foto/video de cadru larg, ce au ca obiectiv surprinderea atmosferei generale a Evenimentului, fără scopul de a identifica persoanele) în următoarele scopuri:
a. Pentru a promova imaginea de brand a Masterange (din fotografiile/fotografiile care vor fi realizate cu ocazia Evenimentului vom selecta o parte care vor fi promovate în mediul on-line şi pe rețelele sociale, iar pentru celelalte vom organiza o arhivă), dar și
b. pentru a fi utilizate de către Premium Auto, în calitate de partener în cadrul acestui Eveniment, pentru ca acesta să documenteze organizarea Evenimentului conform cerințelor producătorului Jaguar Land Rover.
Ca regulă, nu vom urmări să realizăm fotografii/filmări care să conducă la identificarea participanților.
Este posibil însă ca unele fotografii/filmări să surprindă totuşi imaginea participanților. Drept urmare, prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului dumneavoastră manifestat prin participarea la Eveniment, atât pentru dvs., cât și pentru copilul/copii dvs.
În cazul imaginilor de prim plan (materiale foto/video tip portret, sau care au în prim plan persoanele), vă puteți manifesta opțiunea de a fi fotografiat/filmat sau nu, direct față de fotografii Evenimentului (chiar şi verbal sau prin chiar conduita dumneavoastră în faţa aparatului de fotografiat/filmat). În cazul în care nu doriți să apăreți în aceste cadre de prim plan/portrete vă rugăm să vă manifestați refuzul față de fotografi.
Nu vor fi realizate filmări sau fotografii în zona dedicată copiilor.
Perioada de păstrare a materialelor foto este de 5 ani de la data Evenimentului.
4. În plus şi în completarea scopurilor indicate anterior, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate şi în următoarele scopuri ulterioare şi/sau subsecvente, dacă şi după cum va fi cazul:
a) pentru respectarea normelor legale ce reglementează diferite segmente ale activităţii noastre, cum sunt: obligaţiile de informare cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, obligațiile de raportare către autorităţile și instituțiile publice, obligaţiile în materie financiar contabilă, precum și orice alte obligații care pot deriva din actele normative aflate în vigoare la un moment dat și care ne sunt aplicabile.
b) pentru exercitarea şi apărarea drepturilor noastre, inclusiv în faţa autorităţilor publice şi a instanţelor de judecată sau arbitraj, conform art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD. În funcție de situația concretă, datele cu caracter personal vor fi stocate conform termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatoarele interne, ținând cont de legile aplicabile.
c) pentru gestionarea sistemelor IT (tehnologia informaţiei), cum ar fi asigurarea mentenanței și realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor și sistemelor noastre IT, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD, în vederea atingerii interesului nostru legitim de a ne asigura securitatea şi buna funcționare a sistemelor IT şi a întregii infrastructuri. Datele cu caracter personal existente în sistemele noastre IT vor fi păstrate conform termenelor legale sau stabilite în funcţie de scopul principal al prelucrării descris mai sus.
d) în vederea arhivării electronice a fotografiilor/filmărilor realizate, conform art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD sau conform obligaţiilor legale de păstrare;
II. DESTINATARII DATELOR
Datele cu caracter personal vor putea fi dezvăluite, strict în măsura în care este necesar pentru scopurile detaliate anterior sau în cazurile în care acest lucru este cerut de lege, către următoarele categorii de destinatari care pot avea calitatea de operatori independenți/operatori asociaţi sau persoane împuternicite de operator, după cum urmează:
a) Producătorul Jaguar Land Rover, în relația cu Premium Auto S.R.L., conform pct I.3 de mai sus;
b) Prestatorii de servicii:
- servicii de organizare a Evenimentului,
- servicii de marketing,
- servicii de cloud,
- servicii de comunicare,
- servicii de audit,
- servicii de arhivare,
- servicii de mentenanță,
- sisteme informatice,
- servicii de anonimizare a imaginilor foto/video,
- servicii privind responsabilul cu protecția datelor,
- servicii foto/video,
- platforme social media, după caz, cum ar fi Facebook, Instagram, YouTube (in aceste cazuri, vă rugăm să consultați politicile lor de prelucrare a datelor disponibile după cum urmează xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx, xxxxx://xxxx.xxxxxxxxx.xxx/000000000000000, xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxx?xxxxx).
c) instanţe judecătoreşti sau arbitrale şi/sau alte autorităţi publice, legat de activitatea acestor autorități în măsura în care transmiterea datelor către acestea este impusă de lege și/sau este necesară în caz de litigiu sau de soluţionare a unei dispute, precum şi în cazul unor controale sau cereri legale în care avem obligaţia de a le pune la dispoziţie (spre exemplu ANSPDCP, poliţie, parchet, altele);
d) avocaţi, specialişti din domeniile audit, juridic, consultanţă fiscală etc.;
e) terţe părţi indicate expres de dumneavoastră;
f) terți achizitori, în măsura în care activitatea Masterange ar fi transferată (în totalitate sau parțial) către o altă entitate, iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții, în temeiul unui interes legitim de dezvoltare și adaptare a activităților noastre de business.
Divulgarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către furnizorii noștri de servicii care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator, sunt limitate la informațiile strict necesare pentru prestarea respectivelor servicii, acești furnizori având obligația stabilită contractual de a nu utiliza datele cu caracter personal prelucrate în numele nostru în niciun alt scop.
III. TRANSFERURI CĂTRE ȚĂRI TERȚE ȘI ORGANIZAȚII INTERNAȚIONALE
Ca regulă, nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spaţiului Economic European, respectiv în tări care nu sunt agreate ca asigurând un nivel adecvat de protecţie a datelor. În situaţii de excepţie şi doar dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara zonei descrise anterior se va face doar cu aplicarea unor garanții și măsuri de protecţie adecvate (i.e. decizii de adecvare ale Comisiei Europene) conform prevederilor legale specifice în materia protecţiei datelor cu caracter personal şi cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.
IV. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ CU PRIVIRE LA DATELE CU CARACTER PERSONAL
Cu excepţia situaţiilor în care legea română sau RGPD prevede contrariul, aveţi următoarele drepturi:
a) Dreptul de a fi informat: Operatorul facilitează acest drept prin punerea la dispoziție a acestei Note de informare, precum și a altor informări punctuale atunci când vă solicită datele personale.
b) Dreptul de acces la datele cu caracter personal care vă privesc: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de Operator și, în caz afirmativ, de a avea acces la acestea și de a obține informații cu privire la prelucrare, în condițiile art. 15 din GDPR.
c) Dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal, în cazul în care acestea sunt incorecte sau incomplete, în condițiile art. 16 din GDPR.
d) Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita Operatorului ștergerea datelor dvs. cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul dvs., iar dvs. vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal pentru a continua prelucrarea, (iii) vă exercitați dreptul de a vă opune (acolo unde este aplicabil), iar Operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română.
Vă rugăm să aveți în vedere că dreptul la ștergere nu este unul absolut și vom putea continua prelucrarea datelor dvs. personale atunci când condițiile de mai sus nu sunt aplicabile sau când prelucrarea este necesară pentru (i) exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare, (ii) respectarea unei obligații legale, (iii) arhivarea în interes public sau (iv) constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
e) Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dvs. cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dvs. aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
f) Dreptul de a vă retrage consimțământul
Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment prin transmiterea unei solicitări utilizând datele de contact disponibile pe prima pagină a acestei informări.
g) Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în
care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim al Operatorului.
Vă rugăm să aveți în vedere că, inclusiv în cazul exercitării dreptului de opoziție, vom putea prelucra în continuare datele dvs. personale dacă demonstrăm că drepturile și libertățile dvs. nu prevalează asupra interesului nostru legitim.
h) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dvs. sau care vă afectează în mod similar într-o manieră semnificativă.
i) Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat Operatorului într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în
care prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate.
j) Dreptul de a depune plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau a altei autorități de supraveghere competente. Datele de contact ale Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:
• adresa: București, Bdul Gen. Xxxxxxxx Xxxxxxx xx. 00-00, xxxxxx 0, XX 000000
• telefon: x00.000.00.00.00
• fax: x00.000.00.00.00
• email: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
• website: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
k) Dreptul la o cale de atac în instanţă
Vă rugăm să aveți în vedere că, dacă avem dubii cu privire la identitatea solicitantului cererii de acces, putem cere informaţii suplimentare pentru confirmarea identităţii.
Dacă v-ați adresat Societăţii sau ne-aţi transmis o cerere pentru exercitarea drepturilor ce vă sunt recunoscute de RGPD veți primi răspuns în cel mult o lună de la primirea cererii. Perioada poate fi prelungită cu două luni, pentru situaţii justificate și cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.
V. STOCAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal prelucrate în scopurile menționate în această informare vor fi păstrate așa cum este descris mai sus, respectiv până la retragerea consimțământului dvs. în cazul prelucrării bazate pe acest temei legal sau vor fi păstrate pe durata termenului de prescripție pentru a ne putea apăra drepturile, iar în cazul în care există date cu relevanță fiscală, acestea vor fi păstrate timp de 5/10 ani, calculați de la data de încheiere a ultimului an financiar din perioadă, conform prevederilor legale aplicabile. Ulterior, vom elimina/șterge datele cu caracter personal din sistemele și înregistrările noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza astfel încât să nu mai puteți fi identificați. Vom întreprinde toate măsurile rezonabile pentru a asigura ștergerea datelor cu caracter personal transmise destinatarilor în scopurile menționate anterior.
Vă asigurăm că depunem toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii, accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau ştergerii neautorizate, precum şi a altor riscuri similare, aplicate pentru toate modurile de stocare descrise anterior.
VI. LUAREA DECIZIILOR ÎN MOD AUTOMAT ȘI CREAREA DE PROFILURI
Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese automatizate.