CAIET DE SARCINI Servicii pentru organizarea evenimentului „CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE„ în perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iași (Complex Hotelier UNIREA)

CAIET DE SARCINI

Servicii pentru organizarea evenimentului

„CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE„

în perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iași (Complex Hotelier UNIREA)

CONTEXT

Agenția pentru Dezvoltare Regională Nord-Est (ADR Nord-Est), în parteneriat cu Asociația CLUSTERO, va organiza, la Iași (Complex Hotelier Unirea), în perioada 21-23 noiembrie 2023, evenimentul cu titlul CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE (engl. CLUSTERS AS DRIVERS OF REGIONAL INNOVATION ECOSYSTEMS), care face parte din seria de evenimente dedicate clusterelor, generic intitulate Clusters meet regions, organizate sub egida Platformei Europene de Colaborare a Clusterelor (European Cluster Collaboration Platform xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) și a Comisiei Europene.

Sub cupola acestui eveniment și în parteneriat cu alte organizații interesate din România (Asociația Iconic Cluster Iași, Clusterul IMAGO-MOL, Institutul de Prognoză Economică București – IPE București, Institutul Național de Cercetare-Dezvoltare pentru Mașini și Instalații Destinate Agriculturii și Industriei Alimentare – INMA București etc.), vor fi organizate mai multe acțiuni simultane, pe teme de interes dedicate clusterelor și membrilor acestora, cu scopul de a prezenta exemple de bune practici din cadrul unor proiecte cu finanțare europeană, cu entități similare din Europa.

Publicul țintă este format din reprezentanții clusterelor din România și membrii acestora (companii, mediul academic, administrație publica și sectorul neguvernamental ONG-uri).

În acest sens, a fost încheiat Acordul de parteneriat nr. 6957 din 11.09.2023 între ADR Nord-Est și Asociația CLUSTERO, prin care au fost stabilite responsabilitățile parților, ADR Nord-Est fiind responsabilă de organizarea următoarelor activități:

Conferința regională intitulată “CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE” din data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 09.00 – 16.00), în care se va dezbate rolul clusterelor ca și parteneri de dialog în elaborarea, implementarea și monitorizarea politicilor și programelor regionale, cu accent pe specializare inteligentă, îmbunătățire aptitudini pentru tranziție industrială și antreprenoriat. Costurile aferente vor fi decontate din bugetul proiectului “Sprijin financiar acordat ADR Nord-Est în calitate de AM pentru implementarea PR Nord-Est 2021-2027 în perioada 2022-2023” (cod SMIS 16174);

Activitatea de brokeraj dedicata domeniilor cu potențial de specializare inteligentă (bioeconomie, textile, sănătate etc.), din data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 16.00 – 18.00), în scopul identificării de noi oportunități de internaționalizare și formării de parteneriate în proiecte externe, în cadrul căruia vor participa reprezentantii clusterelor participante la conferința regională (și membrii acestora) din România și din străinătate. Costurile aferente vor fi decontate din buget proiect ERBSN (cod 101052724);

Atelierul de lucru dedicat ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor din data de 23 noiembrie 2023 (interval orar 09.00-11.00), ca domeniu cu potențial de specializare inteligentă, la care vor participa reprezentantii clusterelor participante la conferința regională (și membrii acestora), organizațiile partenere din Consorțiul REGIOGREENTEX, în care ADR Nord-Est este partener, precum și alte entități interesate, pentru a dezbate rolul clusterizării pentru dinamizarea ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor. Costurile aferente vor fi decontate din buget proiect REGIOGREENTEX (cod 101083731).

Locul de desfășurare al celor 3 activități menționate mai sus este HOTEL UNIREA din Iași (SC Complex Hotelier Unirea SA), agreat de parteneri, conform art. 2 din Acordul de Parteneriat. În acest scop, ADR Nord-Est a încheiat cu SC Complex Hotelier Unirea SA contractul având ca obiect închirierea a 3 săli, inclusiv logistica necesară (mese/scaune, ecran protecție, proiector, microfoane fixe și mobile, instalație sonorizare, climatizare, conexiune la internet), astfel:

Complex Cuza (Sala Cuza si Sala Cocktail) din cadrul Hotelului Unirea Iași, pentru Conferința regională intitulată “CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE” din data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 09.00 – 16.00);
Sala Vega din cadrul Hotelului Unirea Iași, pentru activitatea de brokeraj din data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 16.00 – 18.00);
Sala Mezanin din cadrul Hotelului Unirea Iași, pentru atelierul de lucru dedicat ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor din data de 23 noiembrie 2023 (interval orar 09.00-11.00).

VALOAREA ESTIMATĂ A ACHIZIȚIEI

Valoarea totală estimată a contractului de prestări servicii este de 75.250,00 lei, fără TVA, după cum urmează:

70.850, 00 lei, fără TVA, din buget proiect “Sprijin financiar acordat ADR Nord-Est în calitate de AM pentru implementarea PR Nord-Est 2021-2027 în perioada 2022-2023” (cod SMIS 16174);
2.400, 00 lei, fără TVA, din buget proiect Eastern Romanian Business Support Network (EEN cod 101052724);
2.000, 00 lei, fără TVA, din buget proiect REGIOGREENTEX (cod 101083731).

SCOPUL ACHIZIȚIEI

Scopul achiziției îl constituie prestarea serviciilor de organizare a evenimentului „CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE”, constand in următoarele activități:

1. Conferința regională “CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE”, 22 noiembrie 2023

21 noiembrie 2023 (Restaurant Panoramic, Hotel Unirea):

cină, ora 21.00, cu număr minim 20 persoane – număr maxin 25 persoane (lectori/organizatori);

22 noiembrie 2023 (Complex Cuza, Hotel Unirea)

pauză de cafea (1 welcome – coffee), ora 09.30, cu număr minim 100 persoane – număr maxim 120 persoane;
pauza de cafea (1 coffee-break), ora 11.00, cu număr minim 120 persoane – număr maxim 150 persoane;
prânz, ora 13.00, cu număr minim 120 persoane – număr maxim 150 persoane;
servicii foto-video (09.00-16.00);
traducere simultana, inclusiv asigurare echipamente traducere simultana (din RO în EN și invers) (09.00 -16.00);
panotaj indoor;
decontare onorariu pentru serviciile prestate de lectori la conferință (onorariu care include cazare, deplasare, bilet de avion).

2. Activitate de brokeraj (Sala Vega, Hotel Unirea Iași), dedicată domeniilor cu potențial de specializare inteligentă (bioeconomie, textile, sănătate etc.), 22 noiembrie 2023

pauză de cafea (coffee-break), ora 16.00, cu număr minim 60 persoane – număr maxim 80 persoane;

3. Atelier de lucru dedicat ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor (Sala Mezanin, Hotel Unirea Iasi), 23 noiembrie 2023

pauză de cafea (coffee-break), ora 09.00, cu număr minim 40 persoane – număr maxim 50 persoane.

IV. INFORMAȚII GENERALE

a) Invitațiile și confirmările de participare aferente evenimentului sunt în sarcina Autorității Contractante.

b) Listele de prezență vor fi întocmite de responsabilii de contract din partea Autorității Contractante.

c) Este necesară prezența reprezentantului ofertantului (coordonator de eveniment) la locul de desfășurare a evenimentului, pentru orice probleme care intervin legate de serviciile solicitate.

Dupa semnarea contractului, ambele părți iși vor comunica una alteia, în scris:

- numele, prenumele și datele de contact ale responsabililor de contract - din partea Autoritatii Contractante;

- numele, prenumele si datele de contact ale coordonatorului de eveniment - din partea Prestatorului.

d) În propunerea tehnico-financiară, ofertantul va prezenta, atât costurile unitare, care sunt ferme pe toată durata derulării contractului, cât și costurile totale pentru serviciile prestate in cadrul evenimentului, ținând cont de toate cheltuielile inerente organizării fiecarei activități, inclusiv taxe. Prestatorul va asigura inclusiv suport logistic cu personal suport adecvat, necesar prestării serviciilor solicitate, precum și serviciilor care derivă din prestarea acestora.

e) Agenda fiecarei activități, numărul exact de participanți per activitate, precum și pentru asigurarea pauzelor de cafea, prânz și cină, vor fi confirmate prestatorului cu minim 2 zile lucrătoare înainte de data desfășurării fiecărei activități.

f) Facturarea se va efectua corespunzator cu numărul de persoane participante pentru fiecare activitate și pentru care s-au prestat efectiv serviciile.

g) Recepția serviciilor prestate se va realiza în termen de maxim 5 zile calendaristice de la data finalizării fiecărei activități, cu exceptia celor 2 materiale de promovare (pop-up textil si roll-up) care vor fi receptionate cel mai târziu în data de 17 noiembrie 2023 (interval orar 08.00-14.00).

h) Plata se va realiza în maxim 30 zile de la primirea facturii pentru fiecare activitate, însoțită de procesul verbal de recepție a serviciilor de organizare a activității respective, emis de prestator (conform modelului anexă la caietul de sarcini pentru fiecare activitate) și care va fi contrasemnat de reprezentanții părților.

i) Monitorizarea contractului de către responsabilii de contract din partea Autorității Contractante are în vedere:

• prestarea serviciilor în condițiile respectării caietului de sarcini (nivel de calitate/performanță);

• monitorizarea eventualelor modificari în execuția contractului;

• realizarea recepției serviciilor și întocmirea documentelor specifice în vederea efectuării plăților.

j) Comunicarea cu Autoritatea Contractantă se va realiza prin transmiterea mesajelor pe emailurile responsabililor de contract.

V. CERINȚE MINIME SERVICII SOLICITATE

Fiecare dintre cele 3 săli închiriate de Autoritatea Contractantă deține logistica necesară (mese/scaune, ecran protecție, proiector, microfoane fixe si mobile, instalație sonorizare, climatizare, conexiune la internet), iar prestatorul va fi responsabil de aranjarea sălii aferente fiecărei activități menționate anterior (la cap.III). Formatul de aranjament va fi transmis de Autoritatea Contractantă către reprezentantul prestatorului de servicii, cu 1 zi lucrătoare înainte de desfășurarea fiecărei activități.

CONFERINȚA REGIONALĂ – 22 noiembrie 2023

Locatia: municipiul Iași, Hotel Unirea (Sali Complex Cuza).

Durata activitate: 1 zi (interval orar 09.00 -16:00)

Agendă provizorie:

09.30 – 10.00 Înregistrare participanți. Cafea de bun-venit
10.00 – 10.15 Cuvant introductiv
10.15 – 11.00 Sesiune plenară (1)
11.00 –11.30 Pauza de cafea
11.30 – 13.00 Sesiuni plenare (2)
13.00 – 14.00 Pauză de prânz
14.00 –15.30 Sesiune plenară
15.30 – 16.00 Inchiderea conferintei

Agenda finală a conferinței regionale și numărul exact de participanți vor fi comunicate prestatorului, cu minim 2 zile lucrătoare înainte de data desfășurării acesteia.

Servicii accesorii incluse în prețurile ofertate:

- aranjarea zonei de servire a cinei/pauzelor de cafea/pranzului, pregatirea și livrarea produselor alimentare solicitate, servicii de transport/manipulare/ debarasare, curățenia spațiului după terminarea cinei;

- toate resursele umane (personal de servire specializat pentru asigurarea servirii băuturilor și a preparatelor culinare) și materiale necesare pentru derularea în condiții optime a tuturor activităților de servire a cinei;

-orice alt element de utilitate pentru buna desfășurare a evenimentului (veselă, sticlărie, tacâmuri inox, servețele, alte articole de menaj, accesorii de servire, echipamente, recipiente, etc).

Asigurare cina (bufet suedez) in 21 noiembrie (ora 21.00), in Hotel Unirea (Restaurant Panoramic)

În data de 21 noiembrie 2023, ora 21.00 (preziua conferintei regionale), va avea loc o cină la care vor participa toți lectorii de la conferința regională, precum și reprezentanți ai organizatorilor, cu scopul de a discuta față-în-față temele care vor fi prezentate în cadrul conferinței, într-o abordare unitară.

Număr estimat de participanți: număr minim 20 persoane - număr maxim 25 persoane.

Servirea va fi în sistem bufet suedez și meniul va cuprinde preparate din bucătăria internațională, inclusiv preparate vegetariene, reci și calde și va fi compus din:

aperitive reci constând în diverse sortimente de brânzeturi, mezeluri, legume proaspete - minimum 200 grame / persoană;
fel principal constand în preparate din carne de pui/vită/porc și garnitură (legume/orez etc) - minimum 300 grame/persoană;
specialități pâine – 30 grame / persoană;
desert – minimum 150 grame/persoană;
băuturi: cafea - 50 ml / persoană + apă minerală / plată - 500 ml / persoană.

Ofertantul se va asigura că există un număr suficient de locuri disponibile la mesele din restaurant pentru participanții la cină.

Ofertantul va preciza in cadrul ofertei tehnice cel puțin 2 variante de meniu complete specificand in clar conținutul detaliat al fiecarui meniu propus, inclusiv gramaje/portie si serviciile accesorii prestate.

Variantele de meniu finale se vor stabili împreună cu autoritatea contractantă.

Asigurare cafea de bun venit (welcome coffee) în intervalul orar 09.30 – 10.00.

Număr estimat de participanți: număr minim 100 persoane – număr maxim 120 persoane.

Prestatorul va asigura, pentru fiecare participant la conferință, următoarele tipuri de produse, în cantități suficiente pentru numărul de participanți, asigurând per persoană:

cafea 100 ml, inclusiv zahăr la plic ambalat individual (5 grame) și lapte condensat;
ceai la plic, ambalat individual (se va avea in vedere asigurarea a cel putin 3 tipuri de ceai);
apa minerală carbogazoasă/plată la 330 ml;
sucuri acidulate/neacidulate la 250 ml.

Ofertantul va preciza in clar in cadrul ofertei tehnice conținutul detaliat al portiei, inclusiv gramaje/portie si serviciile accesorii prestate.

Asigurare pauză de cafea (coffee-break), în intervalul orar 11.00 – 11.30;

Număr estimat de participanți: număr minim 120 persoane – număr maxim 150 persoane.

Prestatorul va asigura, pentru fiecare participant la conferință, următoarele tipuri de produse, în cantități suficiente pentru numărul de participanți, asigurând per persoană:

cafea 100 ml, inclusiv zahăr la plic ambalat individual (5 grame) și lapte condensat;
ceai la plic, ambalat individual (se va avea in vedere asigurarea a cel putin 3 tipuri de ceai);
apa minerală carbogazoasă/plată la 330 ml;
sucuri acidulate/neacidulate la 250 ml;
patiserie dulce și sărată (2 tipuri) 200 grame/persoană. Nu se acceptă produse de patiserie (foietaj) din comerț.

Ofertantul va preciza in clar in cadrul ofertei tehnice conținutul detaliat al portiei, inclusiv gramaje/portie. Vor fi detaliate cel puțin 2 sortimente de patiserie si serviciile accesorii prestate.

Asigurare prânz (bufet suedez) în intervalul orar 13.00 – 14.00 (Restaurant Hotel Unirea la parter);

Număr estimat de participanți: număr minim 120 persoane – număr maxim 150 persoane.

Servirea va fi în sistem bufet suedez și meniul va cuprinde:

supe/ciorbe – 200 grame produs finit;
fel principal - carne (pui, curcan, vită sau porc) - min. 200 grame finit/persoană, cu garnitură (paste, orez, legume, cartofi) - min. 100 grame finit/persoană, salată;
desert min. 100 grame finit/persoană;
pâine min.30 grame/persoană;
apă minerală carbogazoasă/plată la sticla de 500ml/persoană;

Prestatorul se va asigura ca mancarea este proaspat preparata, calda in momentul servirii.

Ofertantul se va asigura că există un număr suficient de locuri disponibile la mesele din restaurant pentru participanții la prânz.

Ofertantul va preciza în cadrul ofertei tehnice 2 variante de meniu complete specificand in clar conținutul detaliat al fiecarui meniu propus, inclusiv gramaje/portie si serviciile accesorii prestate.

Variantele de meniu finale se vor stabili împreună cu Autoritatea Contractantă.

Servicii foto-video cu aparatura profesionala prestate la locul desfășurării conferinței regionale, în data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 09.00-16.00)

Personal necesar: 1 operator foto și 1 operator video. Ofertantul va avea în vedere faptul că toate cheltuielile aferente prestării serviciilor foto- video sunt incluse în prețul final ofertat al serviciului (ex. cheltuieli diurnă, cazare, transport operatori, echipamente tehnice, etc).

Descriere servicii solicitate:

Servicii filmare audio-video cu o cameră video mobilă la o rezoluție de 4K, pe tot parcursul conferinței, cu echipament adecvat (camera video mobilă, lavalieră pentru interviuri și alte accesorii necesare), Pe parcursul desfășurării evenimentului, Autoritatea Contractantă va realiza interviuri cu 6 lectori, interviuri ce vor fi filmate de prestator. În plus, vor fi realizate minim 6 cadre video în momentele de referință indicate de reprezentanții Autorității Contractante, respectiv: primirea și înregistrarea participanților, sesiunea Opening Speeches, sesiunea Keynote Speeches, Panel discussions, Pitching Session, socializarea participanților în pauzele de Networking.

Prestatorul va livra minimum 12 fișiere audio-video cu rezoluție FullHD (1920x1080p), format cadre 16:9, fără erori de încadrare, de claritate, de luminozitate, de culoare, cu sunet clar, inteligibil.

Servicii fotografiere în stil foto- jurnalistic și editare fotografii, minim 200 fotografii, editate și livrate cu următoarele caracteristici: format JPEG, rezoluție minima 12 Mpx, calitate (încadrare corectă, claritate, luminozitate, contrast, fără pete). Calupul de poze livrate trebuie să conțină imagini cu momentele cheie din timpul conferinței (înscrierea participanților, deschiderea conferinței, ansamblu cu sala de conferințe, sesiuni plenare, fotografii de grup).

În termen de maxim 5 zile calendaristice de la finalizarea conferinței, vor fi predate Autorității Contractante următoarele materiale:

200 de fotografii, format JPEG, rezoluție minimă 12 Mpx, calitate (încadrare corectă, claritate, luminozitate, contrast, fără pete). Fotografiile vor fi livrate în format digital prin site-uri de transfer de date (cloud).
minimum 12 fișiere audio-video cu rezoluție FullHD (1920x1080p), format cadre 16:9, livrate in format digital prin site-uri de transfer de date (cloud), codec MP4 (x264).

Recepția serviciilor foto-video prestate se va consemna într-un proces verbal semnat de ambele părți, care va însoți factura emisă de prestator și transmisă responsabilului de contract din partea achizitorului.

Fotografiile și materialele video rezultate vor fi utilizate de reprezentanții Autorității Contractante în scopul diseminării rezultatelor evenimentului și integrate în campaniile de promovare Regio Nord-Est pe canalele de comunicare gestionate de achizitor, respectiv: social media: Facebook, LinkedIn, Youtube, newsletter electronic, web xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, proiecție in evenimente Regio Nord-Est etc.)

Comunicarea dintre autoritatea contractanta si prestator se va realiza telefonic si prin intermediul poștei electronice.

In cadrul ofertei tehnice se va preciza modul de indeplinire a cerintelor tehnice minime solicitate.

Servicii de traducere/interpretariat din limba Română în limba Engleză și invers, inclusiv asigurarea echipamentelor de traducere simultană, în data de 22 noiembrie 2023 (interval orar 09.00-16.00)

Prestatorul va pune la dispoziție 2 interpreți și echipamente necesare pentru interpretare simultana Engleză – Română, Română – Engleză, în intervalul orar 09.00 – 16.00, pentru realizarea traducerii simultane pentru participanții ce nu vorbesc limba română, invitați la conferinta regionala din 22 noiembrie 2023.

Echipamentele de interpretare simultană minim necesare:

1 Cabină pentru interpreți (izolare fonică, mobilitate, integrare cu celelalte echipamente de traducere, confort);
min. 40 – max. 50 căști;
1 Consolă pentru reglare volum căști, activare- dezactivare microfon;
Orice alte materiale/produse necesare bunei funcționări a acestor echipamente, în vederea prestării cu succes a serviciilor de traducere.

Cerințe aplicabile pentru cei 2 traducători:

Experiență specifica privind prestarea de servicii de traducere simultană engleză- română- engleză, în cadrul a minim un contract/proiect.

Documentele justificative în sprijinul experienței similare a celor 2 traducători sunt:

copie după certificat de traducător în şi din limba engleză (în domeniul Sociologie-politologie/Știinte juridice/Știinte economice), eliberat de Ministerul Culturii (conform Hotărârii nr. 90/2010 privind organizarea și funcționarea Ministerului Culturii) sau echivalent;
recomandări emise de beneficiarii serviciilor de traducere simultană sau de către angajator, susținute de alte documente relevante (procese verbale de recepție, extrase relevante ale contractelor, extras Revisal etc). Din documentul/documentele prezentate trebuie să rezulte în clar, cel puțin: numele și prenumele fiecărui traducător propus, rolul de traducător, obiectul contractului, respectiv modul de îndeplinire a experienței specifice solicitate în prestarea de servicii de traducere simultană engleză- română- engleză, în cadrul a minim un contract/proiect.

În cadrul ofertei tehnice se va preciza modul de îndeplinire a cerințelor tehnice minime solicitate. Vor fi prezentate documentele justificative solicitate pentru demonstrarea experienței similare a traducătorilor propuși.

Panotaj indoor pentru conferința regională din 22 noiembrie 2023

Prestatorul va asigura realizarea următoarelor materiale de promovare:

1 buc Pop-up textil drept, cu următoarele caracteristici tehnice:

Dimensiune produs asamblat: aprox 250 x 223 x 45 cm (L x H x l);
Structura din cadru tubular de aluminiu;
Print policromie, pe o singură față, realizat dintr-o singură bucată de material textil, cu o rezoluție 2880dpi;
Produsul conține sistemul din aluminiu, printul textil și geanta de transport. Utilizare în interior.
Personalizare: grafica va fi furnizată de către Autoritatea Contractanta.

1 buc Rollup – sistem de expunere de tip X-banner, cu următoarele caracteristici tehnice:

Dimensiuni: aprox 200 x 100 cm;
Material: frontlit;
Tipar: imprimat full color;
Mențiune: sistem cu structură modulară flexibilă în formă de X, din fibră de sticlă și aluminiu (cu elemente adiționale din plastic), pentru susținerea bannerului și menținere în poziție verticala;
Greutate: max. 3 kg;
Husa: inclusă;
Personalizare: grafica va fi furnizată de către Autoritatea Contractantă.

Autoritatea Contractantă va transmite elementele pentru personalizare (logo, informații de inserat pe pop-up si rollup etc.), în termen de 1 zi lucrătoare de la semnarea contractului.

Comunicarea dintre Autoritatea Contractanta și prestator se va realiza telefonic și prin intermediul poștei electronice.

Materialele de promovare a evenimentului vor fi puse la dispoziția Autorității Contractante cel târziu în data de 17 noiembrie 2023, interval orar 08.00- 14.00 și vor fi recepționate pe bază de proces verbal de recepție semnat de reprezentanții părților.

În cadrul ofertei tehnice se va preciza modul de indeplinire a cerințelor tehnice minime solicitate.

Onorarii pentru servicii prestate de lectori in 22 noiembrie 2023, la conferința regională (onorariu care include cazare, deplasare, bilet de avion)

Autoritatea Contractantă, prin responsabilii săi de contract, va transmite invitațiile către lectorii vizați, urmând ca în funcție de confirmările primite să comunice Prestatorului cu minim 10 zile calendaristice înainte de eveniment numărul exact și numele complet al acestora.

Se estimează participarea unui număr de minim 2 – maxim 4 lectori, pentru care este necesară plata unui onorariu, în cuantum fix de 5.000 lei/lector.

Onorariul pentru serviciile prestate de lectori vor plătite de Prestator, în concordanță cu numărul efectiv de lectori confirmați de achizitor și care au participat la eveniment și în limita valorii maxime.

Prestatorul va pune la depoziția achizitorului următoarele documente (in copie): contract de colaborare sau echivalent, încheiat cu fiecare lector participant.

Corespondența dintre Autoritatea Contractantă și prestatorul de servicii se va realiza prin intermediul poștei electronice.

În cadrul ofertei tehnice, prestatorul va preciza, în clar, modul de realizare a serviciilor descrise în această secțiune.

Activitate de brokeraj dedicată domeniilor cu potențial de specializare inteligentă (bioeconomie, textile, sănătate etc.), în data de 22 noiembrie 2023 (16.00 – 18.00)

Asigurare pauză de cafea (coffee-break), 22 noiembrie 2023 (ora 16.00)

Locația: municipiul Iași, Complex Hotelier Unirea (Sala Vega)

Număr estimat de participanți: număr minim 60 persoane – număr maxim 80 persoane

Durata eveniment: 2 ore (interval orar 16.00 -18:00)

Prestatorul va asigura, pentru fiecare participant la activitatea de brokeraj, următoarele tipuri de produse, în cantități suficiente pentru numărul de participanți, asigurând per persoană:

cafea 100 ml, inclusiv zahăr la plic ambalat individual (5 grame) și lapte condensat;
ceai la plic, ambalat individual (se va avea în vedere asigurarea a cel puțin 3 tipuri de ceai);
apă minerală carbogazoasă/plată la 330 ml;
sucuri acidulate/neacidulate la 250 ml;

Servicii accesorii incluse în prețul ofertat:

- aranjarea zonelor de servire a pauzei de cafea, pregătirea și livrarea produselor alimentare solicitate, servicii de transport/manipulare/ debarasare, curățenia spațiului după încheierea activității;

Ofertantul va preciza în clar in cadrul ofertei tehnice conținutul detaliat al porției, inclusiv gramaje/portie si serviciile accesorii solicitate.

ATELIER DE LUCRU dedicat ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor, in data de 23 noiembrie 2023 (09.00-11.00)

Asigurare pauză de cafea (coffee-break), 23 noiembrie 2023 (ora 09.00)

Locația: municipiul Iași, Complex Hotelier Unirea (Sala Mezanin)

Număr estimat de participanți: număr minim 40 persoane – număr maxim 50 persoane

Durata eveniment: 2 ore (intervalul orar 09.00 -11.00)

Prestatorul va asigura, pentru fiecare participant la atelierul de lucru, următoarele tipuri de produse, în cantități suficiente pentru numărul de participanți la eveniment, asigurând per persoană:

cafea 100 ml, inclusiv zahăr la plic ambalat individual (5 grame) și lapte condensat;
ceai la plic, ambalat individual (se va avea în vedere asigurarea a cel puțin 3 tipuri de ceai);
apa minerală carbogazoasă/plată la 330 ml;
sucuri acidulate/neacidulate la 250 ml;

patiserie dulce și sărată (2 tipuri ) 200 grame/persoană. Nu se acceptă produse de patiserie (foietaj) din comerț.

Servicii accesorii incluse în prețul ofertat:

- aranjarea zonelor de servire a pauzei de cafea, pregătirea și livrarea produselor alimentare solicitate, servicii de transport/manipulare/ debarasare, curățenia spatiului dupa încheierea activității;

Ofertantul va preciza în clar în cadrul ofertei tehnice conținutul detaliat al porției, inclusiv gramaje/porție. Vor fi detaliate cel puțin 2 sortimente de patiserie si serviciile accesorii solicitate.

OFERTA FINANCIARĂ va conține costurile de organizare ale evenimentului, detaliate astfel:

Tip de activitate	Nr. de unități	Preț unitar ofertat (LEI fără TVA)	Preț total ofertat (LEI fără TVA)
Servicii pentru organizarea evenimentului „CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE” în perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iași (Complex Hotelier UNIREA)
Cină în data de 21 noiembrie 2023, pentru un număr estimat de min.20-max.25 persoane	25 portii	…..(pret unitar/porție)
Cafea de bun-venit (1 welcoming-coffee) în data de 22 noiembrie 2023, pentru un număr estimat de min.100-max.120 persoane	120 porții	…..(pret unitar/porție)
Pauză de cafea (1 coffee-break) în data de 22 noiembrie 2023, pentru un număr estimat de min.120-max.150 persoane	150 porții	…..(pret unitar/porție)
Prânz în data de 22 noiembrie 2023 pentru un număr estimat de min. 120 - max. 150 persoane	150 porții	…..(pret unitar/porție)
Servicii foto -video	1 serviciu	…..(pret unitar/serviciu)
Servicii traducere simultana (interval orar 09.00 – 16.00)	1 serviciu	…..(pret unitar/serviciu)
Pop-up textil	1 buc	…..(pret unitar/buc)
Roll-up	1 buc	…..(pret unitar/buc)
Decontare onorarii pentru servicii prestate de lectori la conferinta regionala (onorariu care include cazare, deplasare, bilet de avion), pentru minim 2 - maxim 4 lectori	4 onorarii	5.000 lei/onorariu /lector	20.000,00
Pauză de cafea (1 coffee-break) în data de 22 noiembrie 2023, pentru un număr estimat de min.60-max.80 persoane ( activitate brokeraj)	80 porții	…..(pret unitar/porție)
Pauză de cafea (1 coffee-break) în data de 23 noiembrie 2023, pentru un număr estimat de min.40-max.50 persoane ( atelier de lucru)	50 porții	…..(pret unitar/porție)
Total, LEI fara TVA

Prețul total al ofertei include toate costurile necesare prestării serviciilor de organizare a evenimentului: transport, încărcare-descărcare, manipulare, montare/demontare mobilier și dotări solicitate, curățenie, inclusiv costurile pentru tot personalul implicat în aceste activități (masă, transport, cazare, deplasări/detașări).

Ofertanții vor specifica că vor respecta prevederile legale, privind cota de impozitare TVA, valabile la data emiterii facturii fiscale.

Prețurile unitare ofertate sunt ferme, în lei, și nu se actualizează pe parcursul derulării contractului.

Facturarea se va efectua pentru serviciile real prestate, în limita valorilor ofertate pe tipurile de servicii prestate, pentru fiecare activitate descrisă anterior.

Modul de elaborare a propunerii tehnico-financiare

Oferta tehnică va cuprinde:

-detalierea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini si va fi elaborata conform Formularului nr. 11 anexat documentației de atribuire;

-documente justificative solicitate pentru demonstrarea experienței similare a traducătorilor propuși.

- formularul 6 -DECLARAȚIE PRIVIND RESPECTAREA REGLEMENTĂRILOR OBLIGATORII ÎN DOMENIILE

MEDIULUI, SOCIAL ȘI AL RELAȚIILOR DE MUNCĂ ŞI PROTECŢIA MUNCII, asumat de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului;

-formularul 7 -DECLARATIE privind acceptarea Modelului de contract, asumat de reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului.

Oferta financiară va conține, în mod obligatoriu, valoarea pentru care prestatorul se angajează să presteze serviciile de organizare a evenimentului, descrise în prezentul caiet de sarcini. Propunerea financiara va fi detaliata conform Formularului nr. 10 (Formularul de oferta si anexa Propunere financiară detaliată) anexat documentației de atribuire.

Anexa la Caiet de Sarcini

Proces verbal de receptie

Servicii organizare eveniment

(model*)

Conform contractului de prestari servicii nr. ......../.................. incheiat intre Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord Est, in calitate de autoritate contractanta si SC ................, in calitate de prestator, au fost prestate urmatoarele servicii:

Pentru Conferința CLUSTERELE CA MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE, in data de 22 noiembrie 2023, organizat la Iași (Hotel Unirea – Complex Cuza)

1. Asigurare cină (in regim bufet suedez) in 21 noiembrie 2023 (ora …), in Restaurant Panoramic (Hotel Unirea),

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a cinei. Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile de restaurant este de ..........., conform listei intocmite de reprezentantii autoritatii contractante.

Pe toata durata evenimentului a fost prezent din partea societatii noastre: dl/dna ......... .

2.Asigurare pauza de cafea (1 welcome - coffee), în regim bufet suedez, la sosirea participantilor, incepand cu ora.....;

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a pauzei de cafea.

Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile este de ..........., conform listei de prezenta intocmite de reprezentantii autoritatii contractante.

3. Asigurare pauza de cafea (coffee-break), în regim bufet suedez, incepand cu ora.....;

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a pauzei de cafea.

Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile este de ..........., conform listei de prezenta intocmite de reprezentantii autoritatii contractante.

4. Asigurare pranz (în regim bufet suedez), in restaurantul Hotelului Unirea din Iasi, incepand cu ora.......

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a mesei de pranz.

Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile este de ..........., conform listei de prezenta intocmita de reprezentantii autoritatii contractante.

Ne-am asigurat ca toate elementele de utilitate pentru buna desfasurare a evenimentului (veselă, sticlărie, tacâmuri inox, alte articole de menaj, accesorii de servire etc.) au fost puse la dispozitia participantilor.

5.Servicii foto-video, in 22 noiembrie 2023;

…………………………………………….

6. Servicii de traducere, inclusiv asigurarea echipamente traducere simultana si alte dotări, din RO in EN si invers, in data de 22 noiembrie 2023

…………………………………………….

7. Servicii de panotaj indoor care au inclus 1 spider, 1 roll-up;

……………………………………………………………

8. Onorariu pentru serviciile prestate de speakeri eveniment (onorariu care include cazare, deplasare, bilet de avion) (numar persoane………………)

………………………………………

Prestator

Achizitor

....................... (denumire)

Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est

....................... (nume si prenume)

........................(semnaturi)

……………………....................... (nume si prenume)

………………………………........................(semnaturi)

Obiectii din partea achizitorului:………………………………

*Modelul de Proces-verbal se poate completa, in functie de specificul activitatilor, cu orice informatii suplimentare.

Proces verbal de receptie

Servicii coffee-break

(model*)

În cadrul activității de brokeraj dedicata domeniilor cu potențial de specializare inteligentă (bioeconomie, textile, sănătate etc.) organizata la Iasi (Hotel Unirea SA – Sala Vega) (Proiect ERBSN – cod 101052724)

Servicii de asigurare pauza de cafea (coffee-break), în regim bufet suedez, incepand cu ora....., data.;

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a pauzei de cafea.

Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile este de ..........., conform listei de prezenta intocmite de reprezentantii autoritatii contractante.

Pe toata durata evenimentului a fost prezent din partea societatii noastre: dl/dna ......... .

Toate serviciile care fac obiectul contractului au fost realizate cu respectarea tuturor cerintelor si la calitatea specificate in Caietul de sarcini.

Prestator

Achizitor

....................... (denumire)

Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est

....................... (nume si prenume)

........................(semnaturi)

……………………....................... (nume si prenume)

………………………………........................(semnaturi)

Obiectii din partea achizitorului:………………………………

*Modelul de Proces-verbal se poate completa, in functie de specificul activitatilor, cu orice informatii suplimentare.

Proces verbal de receptie

Servicii coffee-break

(model*)

În cadrul atelierului de lucru dedicat ecosistemului european de inovare în domeniul reciclării textilelor organizat la Iasi (Hotel Unirea - Sala Mezanin) (Proiect Regiogreentex – cod 101083731)

Servicii de asigurare pauză de cafea (coffee-break), în regim bufet suedez, începând cu ora....., data......;

Am asigurat urmatorul meniu:

.................

Au fost asigurate toate resursele umane si alte resurse materiale necesare pentru derularea in conditii optime a pauzei de cafea.

Numarul de persoane pentru care au fost prestate serviciile este de ..........., conform listei de prezenta intocmite de reprezentantii autoritatii contractante.

Pe toata durata evenimentului a fost prezent din partea societatii noastre: dl/dna ......... .

Toate serviciile care fac obiectul contractului au fost realizate cu respectarea tuturor cerintelor si la calitatea specificate in Caietul de sarcini.

Prestator

Achizitor

....................... (denumire)

Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est

....................... (nume si prenume)

........................(semnaturi)

……………………....................... (nume si prenume)

………………………………........................(semnaturi)

Obiectii din partea achizitorului:………………………………

*Modelul de Proces-verbal se poate completa, in functie de specificul activitatilor, cu orice informatii suplimentare.

Document Metadata

Table of Contents

CAIET DE SARCINI Servicii pentru organizarea evenimentului „CLUSTERELE - MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE„ în perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iași (Complex Hotelier UNIREA)

Document Metadata