EXTRAS
EXTRAS
DIN PROCEDURA DE CERTIFICARE, COD. PC-01
Prezenta procedură este și un document informativ pentru agenții economici interesați de modul de desfășurare a activității de certificare a Organismul de Certificare din cadrul Serviciul de Stat ”Centrul de Stat pentru Atestarea și Omologarea Produselor de Uz Fitosanitar și a Fertilizanților” și de obținere a certificării conformității produsului, de încetare sau retragere a certificării.
În scopul obținerii certificării produselor, OC prezintă solicitantului Mapa informativă pe suport de hârtie, care se află la sediul OC. Tot odată clientul poate obține informația și în format electronic, accesând-o și pe site-ul OC xxx.xxxxxxxxx.xx. Mapa informativă conține setul de documente necesare pentru:
• informarea solicitantului despre activitatea OC,
• serviciile de certificare pe care le prestează în conformitate cu schema, pentru care OC deține competență- a se vedea și pe site-ul MOLDAC- xxx.xxxxxxxxxx.xx ,
• cererea și procedura de certificare/ sau prezentul document, care conține lista setului de documente necesar pentru inițierea procesului de certificare.
• Informații ale modificărilor apărute
• Procedura de tratare a reclamațiilor
OC, efectuează certificarea produselor operând cu o singură schemă de certificare, și anume schema 1
b. Această schemă se aplică importatorilor pentru certificarea unui lot de produse.
I. SOLICITARE
PENTRU EFECTUAREA CERTIFICĂRII PRODUSELOR, solicitantul prezintă la OC formularul completat al Cererii, formular cod: CPC-7.2/1, ștampilat și semnat de către administrator sau un reprezentant autorizat al solicitantului, însoțită de documentele necesare la Cerere.
Pentru certificarea produselor conform schemei de evaluare a conformităţii produselor 1b, la Cerere se anexează, după caz, următoarele documente:
⮚ documentele de înregistrare a întreprinderii (certificatul de înregistrare, extras din Registrul de stat al persoanelor juridice; extras din Registrul depozitelor specializate pentru păstrarea produselor de uz fitosanitar;) (se prezintă la certificarea inițială și în cazul modificărilor);
⮚ notificare despre importul produsului de uz fitosanitar
⮚ certificatul de origine, după caz;
⮚ declarația vamală;
⮚ factura de expediţie (dacă produsul a fost descărcat sau primit de către solicitant);
⮚ contractul de vînzare-cumpărare a produsului.
⮚ modelul etichetei de marcare aprobate;
⮚ certificatul de calitate a producătorului;
⮚ certificatul de conformitate și Raportul de încercări (în cazul recertificării lotului), în original
sau autentificat de către producător sau reprezentant legal)
⮚ alte documente, ce confirmă calitatea şi securitatea sănătăţii, vieţii şi protecţiei mediului înconjurător.
RECUNOAȘTEREA CERTIFICATELOR DE CONFORMITATE STRĂINE:
În conformitate cu Art.31(3) a Legii 235/2011 PENTRU RECUNOAŞTEREA CERTIFICATULUI DE CONFORMITATE prevăzut la alin. (2), solicitantul prezintă organismului de certificare:
✓ o cerere,
✓ originalul sau copia, autentificată de organizaţia emitentă, a certificatului de conformitate din ţara de origine a produsului, precum şi
✓ originalul sau copia, autentificată de organizaţia emitentă, a raportului de încercări privind încercările efectuate în scopul certificării.
Setul de documente, prezentat pentru recunoaștere, va mai conține:
- copia documentelor normative, în conformitate cu care a fost fabricat și poate fi
identificat produsul;
Recunoașterea acestora se va efectua prin eliberarea unui certificat de conformitate nou emis de către OC.
În conformitate cu Art.31(4)a Legii 235/2011 Organismul de certificare efectuează identificarea (originea; proprietăţile organoleptice, după caz; legalitatea, cantitatea şi marcarea) produselor şi aduce la cunoştinţă solicitantului decizia de eliberare a certificatului de conformitate naţional. În cazul unei decizii negative, se relatează în scris motivarea clară a refuzului de recunoaştere a certificatului de conformitate emis de un organism de evaluare a conformităţii străin.
În conformitate cu Art.31(5)a Legii 235/2011 În procesul de recunoaştere organismul de certificare poate stabili efectuarea unor încercări suplimentare dacă cerinţele esenţiale în vigoare în Republica Moldova nu corespund cerinţelor menţionate în certificatul de conformitate emis de un organism de evaluare a conformităţii străin.
În conformitate cu Art.31(6)a Legii 235/2011 În cazul lipsei certificatelor de conformitate sau a declaraţiilor de conformitate, produsele importate se supun evaluării conformităţii potrivit procedurilor aplicate produselor, conform reglementărilor tehnice naţionale aplicabile.
Corectitudinea completării cererii de certificare depusă este verificată de către persoanele responsabile de recepția cererilor (experții OC). Modificările ulterioare, efectuate în cererea de certificare, trebuie să fie confirmate prin semnătura persoanei responsabile.
II. ANALIZAREA SOLICITĂRII
Conducătorul OC efectuează o analiză a Cererii și a informaţiilor obţinute pentru a se asigura că:
⮚ informaţiile despre client şi despre produs sunt suficiente pentru realizarea procesului de
certificare;
⮚ orice diferenţă de înţelegere recunoscută între OC şi client este soluţionată, inclusiv acordul
referitor la standarde sau alte documente normative;
⮚ este definit domeniul certificării care se urmăreşte;
⮚ sunt disponibile mijloacele pentru efectuarea tuturor activităţilor de evaluare;
⮚ OC are competenţa şi capabilitatea de a efectua activitatea de certificare, cu care nu are experienţă anterioară.
La numirea Laboratorului de încercări, unde se vor efectua încercările, se ține cont de condițiile contractuale/amplasare(distanță), acoperire domeniu, etc.
Aceste informaţii sunt documentate în Decizia asupra cererii de certificare, formular cod: DAC- 7.3/2, care se întocmește de expert și se aprobă de către conducătorul OC. Deciziei asupra cererii de certificare se comunică solicitantului, contra semnătură, astfel OC primește acordul solicitantului privind schema de certificare, echipa de evaluare, LÎ și data de evaluare propusă.
În cazul acordului solicitantului, expertul/șeful echipei preia dosarul pentru inițierea lucrărilor de
certificare.
Cererea poate fi refuzată în cazul în care:
⮚ setul de documente prezentat nu corespunde cerinţelor sistemului de evaluare a conformității
solicitat sau nu este complet;
⮚ informația din cerere nu este clară și completă;
⮚ copiile documentelor prezentate nu sunt citibile și calitative;
⮚ OC nu are în domeniul său de acreditare produsul solicitat certificării;
⮚ Solicitantul nu acceptă condițiile stabilite de OC.
În cazul refuzului acceptării cererii, Organismul de certificare înștiințează solicitantul despre motivul refuzului, iar cererea ar putea fi înregistrată, numai după înlăturarea observațiilor. În cazul în care solicitantul nu asigură veridicitatea documentelor necesare prezentate în termeni stabiliți, cererea se anulează. În cazul refuzului înlăturării observațiilor, decizia ar putea fi contestată de solicitant, conform procedurii Reclamații și Apeluri, cod PSM 7.13, care se regăsește pe site-ul S.S. ”CSAOPUFF” xxx.xxxxxxxxx.xx .
În cazul în care solicitantul dorește să certifice un produs, cu care organismul de certificare nu are o experienţă anterioară, conducătorul OC analizează cazul dat şi dacă este rentabil din punct de vedere financiar, angajează personal competent în domeniu, dacă nu-l are, îl instruiește, caută un Laborator de Încercări(LÎ) acreditat în domeniul solicitat, dacă LÎ cu care deține contracte nu acoperă domeniul solicitat, pregătește documentele necesare și solicită extinderea domeniului pentru un nou tip de produs sau un DN. Dacă OC consideră, că nu este în avantaj din punct de vedere economic, OC transmite clientului un refuz a cererii, cu justificarea refuzului. Organismul de certificare refuză să efectueze o anumită certificare dacă îi lipsește oricare dintre competențele sau capabilitățile pentru activitățile de certificare necesare.
Notă. OC poate încheia contracte de externalizare și cu LÎ din afara țării, dar cu condiția, că acestea să
fie acreditate de un Organism de Acreditare, semnatar EA/MLA.
Expertul desemnat întocmeşte proiectul de Contract de prestare a serviciilor de certificare, cod: CSC- 4.1.2/1. Contractul cuprinde clauze privind:
⮚ drepturile și obligațiile, prevăzute în standardul ISO/IEC 17065, inclusiv în prevederile
legislației RM.
⮚ obligații financiare;
⮚ respectarea regulilor generale şi specifice ale organismului de certificare;
⮚ data intrării in vigoare a contractului, condiţiile în care se poate face întreruperea contractului;
⮚ termeni de executare a lucrărilor
⮚ confidențialitate;
Proiectul de contract este transmis solicitantului, care dacă este de acord cu prevederile acestuia, îl semnează şi ștampilează, prin reprezentantul autorizat al acestuia.
Estimarea costului lucrărilor de certificare se efectuează în baza tarifelor aprobate în modul stabilit.
Solicitanţii de servicii pot să achite plata pentru servicii conform facturii de plată, prin virament sau
numerar.
Lucrările de certificare se iniţiază după achitarea integrală a plăţii pentru serviciile solicitate.
III. EVALUARE
Conform prevederilor cerințelor standardului SM EN ISO/IEC 17067:2013, etapa în cauză acoperă următoarele funcții/activități:
1. SELECȚIA care include următoarele activități:
1.1. . Pregătirea de evaluare, analiză a documentelor,
Solicitantul este informat cu echipa de evaluare. Solicitantul poate să obiecteze desemnarea a unui sau mai mulți membri ai echipei de evaluare sau observatori. Obiectarea trebuie să fie argumentată. Conducătorul OC analizează fiecare caz obiectat, și atunci când obiecția este fondată se iau măsurile adecvate. Modificări în componența echipei de evaluare se permit maxim de 2 ori, în scris și motivat, în termen rezonabil de la data notificării (până la primirea Planului de evaluare). Dacă nu se primește nici un răspuns în acest interval, OC consideră că echipa de evaluare a fost confirmată. Fișa semnată de către solicitant, este remisă șefului echipei.
Cererea de certificare împreună cu documentele anexate şi transmise de client sunt examinate de expertul / echipa desemnată pentru a se verifica şi a stabili urmatoarele:
• produsul solicitat la certificare se regăsește în Registrul de stat al produselor de uz fitosanitar și al fertilizanților, permise pentru utilizare în Republica Moldova
• cererea este complet îndeplinită în conformitate cu prevederile OC, semnată de o persoană autorizată, ștampilată;
• documente care însoțesc cererea, prezentate către OC, acoperă toate cerinţele standardului de referinţă și cerinţele schemei de certificare, aplicabile produsului supus certificării
• informația din documentele și înregistrările prezentate este suficientă pentru ca expertul/echipa de evaluare să-și facă o viziune detaliată asupra evaluării la fața locului, care urmează a fi efectuată (număr produse/număr și complexitate procese/ servicii externalizate/ limbă de comunicare/număr locații/ număr personal/implementare SM/ alte date despre produsul, care urmează a fi certificat)
• Corespunderea denumirii produselor indicate în cerere/anexa la cerere cu documentele prezentate (ex. certificatul de omologare al produsului; certificatul de origine; declaraţia vamală; factura de expediţie (dacă produsul a fost descărcat sau primit de către solicitant); certificatul de conformitate (dacă există) sau certificatul de calitate a producătorului;
• Veridicitatea și valabilitatea contractul de vînzare-cumpărare a produsului;
• Definirea schemei şi a documentului normativ aferent produsului (se fac referiri corecte la documentele normative și actele legislative a Republicii Moldova);
• documentele prezentate de către client sunt corect completate (cerințele trebuie să fie clar definite, documentate şi înțelese) și vizibile;
• documentele de însoțire a produsului importat, sunt autentificate (prin ștampila clientului), după
caz traduse în limba de stat( în cazul când acestea sunt întocmite într-o limba străină);
• formularele OC, utilizate de către client sunt ultimele în vigoare
• Dacă certificatul de calitate a producătorului prezentat corespunde cu conținutul informației pentru produsele respective din Registrul de stat al produselor de uz fitosanitar și al fertilizanților, permise pentru utilizare în Republica Moldova.
• Etc.
Înregistrările privind rezulatele examinării documentelor și înregistrărilor sunt efectuate în Raportul de analiză documente, cod:RAD-7.4/8
Eventualele neclarităţi în conţinutul cererii sau documentelor anexate sunt clarificate de către expertul
desemnat împreuna cu clientul, înainte de deplasarea la sediul acestuia.
In cazul unor abateri/neconformităţi, în rezultatul examinării documentelor anexate la cererea de certificare, acestea sunt communicate clientului care, trebuie să le elimine, într-un termen care nu trebuie să depăşească 10 zile de la data primirii Raportului de analiză documente.
1.2. PLANIFICAREA (pregătirea planului de evaluare),
Planul de evaluare.
Expertul pentru corectitudinea efectuării certificării produselor pregătește un Plan al activităților de evaluare, formular cod: PAE-7.4/1
Perioada de desfășurare se stabilește în dependență de prezența personalului cheie/locțiitorilor acestora; de posibilitatea solicitantului de a primi expertul/echipa, în cazul a mai multor loocații – de numărul de locații, distanțele dintre ele; de condițiile contractuale dintre client și clientul clientului - prezență produs la depozit, etc
Pentru desfășurarea evaluării, OC planifică utilizarea a unei combinații a mai multor tehnici de evaluare
– analiza documente la sediul OC, evaluarea la fața locului: prin analiză documente și înregistrări, inspecție lot și condiții de depozitare, intervievare personal, și determinare calitate produs.
1.3. Comunicarea planificării clientului
Planul este transmis solicitantului cu cel puțin 1 zi înainte de evaluare. Solicitantul analizează planul, confirmând acceptul prin semnătură. În cazul, când solicitantul are obiecții referitoare la data/ora efectuării, se fac modificările acceptate reciproc între OC şi solicitant.
2. DETERMINAREA CARACTERISTICILOR care include următoarele activități:
2.1. Evaluarea prin inspecție a lotului;
Metodele de obținere a informațiilorr includ, dar nu se limitează la :
• interviuri,
• observare procese și activități,
• analiză documentație și înregistrări
A. inspecție a:
✓ resurselor:
• a sediilor (în cazul multe-site) și a altor locuri pe care le inpectează, precum și a împrejurimilor acestora. Mentenanța acestora (autorizații; contracte; etc.).
• a echipamentelor, a mijloacelor de transport, etc. Accesibilitatea la resursele în cauză. Mentenanța acestora (autorizații; contracte; etc.).
• a personalului(instruiri, cartele medicale, etc.). Auditarea prin intervievare a persoanelor responsabile de procesul de depozitare, de mentenanță, etc.
✓ condițiilor de igienă la sediu(ile) clientului, inclusiv căile de menținere continuă a condițiilor de mediu de către client
✓ a produselor solicitate la certificare și a materialelor de ambalare relevante, a condițiilor de depozitare și de întreținere a produselor solicitate spre certificare în scopul determinării aptitudinilor importatorului de a asigura stabilitatea parametrilor, de a constata corespunderea parametrilor produsului fabricat cu parametrii stabiliți pentru produs. - identificare lot de produs
✓ a conformității etichetării/marcării produselor solicitate la certificare (denumirea produselor, producătorul/importatorul, data fabricării, termenul de valabilitate, mărimea lotului, masa / volumul / ambalajul, ingredientele, etc.) cu informația indicată în documentația de însoțire a produsului, întocmită conform legislației RM în vigoare
✓ locului/urilor separat/e de pastrare a produsului neconform, modul de tratare a produsului neconform; actiunile întreprinse în caz de abateri(reîntoarcere/ tratare, aducere la condiţii/ etc.). Situații în caz de pericol.
✓ orice altă activitate necesară în vederea convingerii conformității produsului și procesului de depozitare și după caz a identificării obiective, în detaliu pe care se bazează o neconformitate, în cazul depistării acesteia.
Rezultatele inspecției depozitului, a lotului de produs solicitat la certificare și a modului de păstrare a
acestuia se documentează în Actul de identificare a produsului, cod AIP-7.4/2.
2.2. EȘANTIONARE, TESTE ȘI ANALIZĂ
sau recunoașterea activităților de evaluare a conformității în conformitate cu cerințele art.31 a Legii 235 din 01.12.2011 cu modificările ulterioare.
Identificarea şi prelevarea eșantioanelor se efectuează la depozitul importatorului (furnizorului) sau la
locul de comercializare a produsului.
a)Identificarea produsului pentru încercări presupune verificarea marcării, ambalării, volumului lotului prezentat, condițiilor şi termenului de păstrare (când este cazul). Marcarea trebuie să corespundă cerințelor actelor normative și a DN în vigoare. Mărimea lotului în timpul identificării trebuie să corespundă cantității indicate cerere și în documentația de însoțire.
Toate rezultatele inspecției lotului de produs și a modului de depozitare se înregistrează în Actul de identificare a mostrelor la locul inspecției.
După identificarea produselor, conform denumirii indicate şi indicilor stabiliţi în DN pentru produsele supuse certificării obligatori, expertul OC efectuează prelevarea mostrelor, atât pentru încercări, cât și pentru control.
b)Eșantionarea se efectuează în conformitate cu cerințele Procedurii operaționale, cod: PO-01/1 Stabilirea eșantionului pentru efectuarea încercărilor și de control se efectuează de către expertul OC.
Prelevarea şi identificarea eșantioanelor se efectuează în prezenta solicitantului.
Mostrele prelevate trebuie să fie reprezentative pentru loturile din care sunt prelevate. Cantitatea mostrelor din fiecare lot de produse omogene se stabilește de către echipă/expert, în conformitate cu Procedura operațională, reieșind din: cerințele documentelor normative pentru produse, a actelor normative şi să asigure о apreciere deplină a caracteristicilor produselor, luând în considerare volumul lotului, caracteristicile supuse încercărilor, necesitatea mostrelor de control. Mostrele eșantionate sunt sigilate de expert. Eșantioanele se ambalează şi se marchează pentru asigurarea păstrării la beneficiar. Pe fiecare eșantion se aplică marcaj cu Eticheta mostrei prelevate, care se semnează de către expertul care a prelevat eșantioanele.
Expertul OC, care a efectuat prelevarea eșantioanelor, întocmește pe lingă Raportul de identificare a mostrelor produselor şi Actul de prelevare. Ambele documente sunt semnate atât de expertul OC, cît şi de reprezentantul întreprinderii solicitant.
Actul de prelevare, întocmit în 3 exemplare ( exemplarul 1 – solicitantului, exemplarul 2 – OC, exemplarul 3 – LÎ ) prevede, pe lingă unele rezultate ale identificării (DN, în conformitate cu care se efectuează eșantionarea, numărul de eșantioane, locul păstrării eșantioanelor, termenul de păstrare şi modalitatea de utilizare a eșantionului de control, etc.), numărul și cantitatea eșantioanelor prelevate, atât pentru încercări, cât și pentru control.
Proba de control, conform prevederilor contractului, se păstrează la solicitant.
În cazul în care la identificare s-a constatat că produsele nu corespund denumirii, marcării sau nu corespund documentației prezentate, lucrările de certificare se suspendă.
Abaterile constatate pe parcursul evaluării, sunt înregistrate de expertul OC în rubricile „observații" şi „neconformități” și sunt consemnate în formularul ”Raport de neconformitate și acțiuni corective”.
Expertul OC înștiințează în scris solicitantul despre neconformitățile constatate, pe care solicitantul le va remedia într-un termen stabilit, după care va prezenta о nouă cerere de certificare
După eliminarea neconformităților, în cazul depistării acestora, solicitantul informează OC. În cazul când expertul acceptă inițierea acțiunilor corective, are loc urmărirea acțiunilor corective prin înregistrări ulterioare în formularul Raportului de neconformitate. În cazul când expertul nu acceptă inițierea acțiunilor corective, certificarea se respinge şi se emite Decizia de refuz a eliberării CC.
IV. ANALIZĂ,
Examinarea tuturor dovezilor/ înregistrărilor anexate la dosar se eefectuează de către o persoană competentă în domeniu, impațială, care nu a participat la evaluare.
În urma rezultatelor examinării documentelor și înregistrărilor, expertul CT recomandă
eliberarea/refuzul certificatului de conformitate.
V. DECIZIE REFERITOARE LA CERTIFICARE
Decizia referitoare la certificare se ia de către Conducătorul OC.
Decizia de eliberarea a Certificatului de Conformitate, se ia în cazul unor rezultate pozitive. Decizia de refuz a eliberării Certificatului de conformitate, se ia în cazul unor rezultate negative, cum ar fi: depistarea unor necorespunderi ale cerințelor DN, şi/sau rezultatele încercărilor mostrelor sunt negative, și/sau neconformitățile constatate n-au fost înlaturate, sau produsul sau deținătorul omologării nu se regăsesc în Registrul de Stat al Produselor de Uz Fitosanitar și al Fertilizanților.
VI. DOCUMENTAȚIE DE CERTIFICARE
Termenul de valabilitate a Certificatului de Conformitate se stabilește de producător ținând cont de loturile de produse importate – pe termenul de valabilitate al produselor, sau termenul de garanție, stabilite de documentele normative, sau de producător, sau în baza deciziilor Consiliului Republican Interdepartamental.
CC poate avea și Anexe în cazul mai multor produse, incluse într-o cerere. În Anexe se concretizează: denumirile produselor, ambalajul, lotul, data fabricării, termenul de valabilitate, etc.
Amendamentul unui CC deja eliberat poate fi efectuat în următoarele cazuri:
a) la decizia OC (greșeală mecanică de tipar sau din alte motive, care nu sunt legate de calitatea
produsului);
b) la cererea agentului economic(în cazul, în care se schimbă adresa juridica, sau numărul
contractului etc.).
În cazul b) clientul depune în OC o cerere în formă liberă cu indicarea cauzelor introducerii amendamentelor împreună cu documentele de confirmare. Decizia de a introduce amendamentul (sau nu) o ia conducătorul OC. Certificatul nou emis se înregistrează cu un alt număr, cu o durată a valabilității din momentul eliberării, cu data valabilității certificatului precedent. În CC cu amendamente se face referire la certificatul precedent. Solicitantul achită costul certificatului solicitat cu amendamentele solicitate.
Duplicatul CC se eliberează la cererea solicitantului, prezentată către OC în formă liberă, în cazul pierderii originalului CC sau la deteriorarea acestuia. În colțul de sus-dreapta pe formularul certificatului se indică mențiunea “DUPLICAT”.
ÎNCETAREA SAU RETRAGEREA CERTIFICĂRII
Luarea Deciziei privind încetarea sau retragerea certificatului de conformitate este realizată de către conducătorul OC.
Încetarea
a) la solicitarea titularului
✓ falimentarea titularului certificatului de conformitate,
✓ lichidarea activității/organizației.
b) la propunerea OC
✓ solicitantul nu acceptă neconformitățile constatate de echipa de evaluare,
✓ operarea unor modificări asupra structurii, caracteristicilor produsului,
✓ încălcarea în mod abuziv şi repetat a obligațiunilor contractuale,
✓ când există dovezi de comportament fraudulos că clientul oferă intenționat informații false, sau când ascunde informații,
Retragerea
Retragerea certificatului de conformitate, are loc în următoarele cazuri:
✓ titularul CC nu respectă obligațiunile contractuale,
✓ schimbarea denumirii organizației – titularului СС sau a adresei juridice;
✓ schimbarea denumirii producției certificate
✓ în cazul evaluării supravegherii pe piață, se constată, că produsele certificate nu mai
corespund actelor normative, în conformitate cu care au fost certificate,
✓ încetarea activităţii organizaţiei – deţinătorului
În cazul retragerii certificatului de conformitate, clientul este obligat să înceteze utilizarea întregului material publicitar care conține orice referire la certificare, comercializarea produsului pentru care a fost eliberat acest certificat, să returneze la cererea OC documentele de certificare şi orice alte acţiuni solicitate de către organismul de certificare