ACȚIUNEA-CHEIE 1 – MOBILITATEA CURSANȚILOR ȘI PERSONALULUI DIN DOMENIUL EDUCAȚIEI ADULȚILOR (ADU)
ANEXA 2 – Reguli aplicabile costurilor eligibile
ACȚIUNEA-CHEIE 1 – MOBILITATEA CURSANȚILOR ȘI PERSONALULUI DIN DOMENIUL EDUCAȚIEI ADULȚILOR (ADU)
COSTURI BAZATE PE UNITĂŢI
Locul de origine: locul în care se află organizația de trimitere.
Mijloace de transport sustenabil (numit în continuare transport din categoria „green travel”): bicicletă, autobuz, autoturism utilizat în comun („car-pooling”) și tren. AN poate accepta alte mijloace de transport ca fiind sustenabile pe baza practicilor curente și de la caz la caz.
Costul bazat pe unități pentru transport în cazul utilizării mijloacelor de transport din categoria „green travel” este eligibil dacă acestea au fost utilizate pentru majoritatea călătoriei dus-întors (însemnând mai mult de 50%).
Costul bazat pe unități per bandă de distanță: suma plătită pentru o călătorie dus-întors bazată pe distanța dintre locul de plecare și locul de sosire.
Locul de desfășurare: locul în care se află organizația gazdă. Dacă se specifică un alt loc de origine sau un alt loc de desfășurare a activității, beneficiarul trebuie să justifice acest lucru.
Durata deplasării nu va fi luată în considerare atunci când se stabilește conformitatea cu durata minimă eligibilă a activităților de mobilitate specificată în Ghidul Programului.
1.1 Transport
Calculul grantului total pentru transport:
Grantul total pentru transport se calculează prin înmulțirea numărului de participanți și însoțitori per bandă de distanță, cu costul pe unitate, aplicabil benzii de distanță în cauză și tipului de transport (standard sau din categoria „green travel”), specificat în Anexa 3 la contract.
În scopul stabilirii benzii de distanță aplicabile, beneficiarul trebuie să indice distanța pentru o călătorie dus, folosind calculatorul de distanțe online disponibil pe site-ul Comisiei, la adresa: xxxxx://xxxxxxx-xxxx.xx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx.
Grantul total pentru transport este calculat de beneficiar în instrumentul de raportare și gestionare al Erasmus+ pe baza ratelor aplicabile ale costului bazat pe unități.
Eveniment declanșator:
Sprijinul pentru transport este plătit numai dacă participantul a realizat în mod real activitatea.
Documente justificative:
Activități individuale: dovada participării la activitatea organizată în străinătate sub forma documentului de mobilitate Europass sau a unui alt tip de document semnat şi ştampilat (acolo unde se aplică) de către reprezentantul legal al organizaţiei gazdă şi de către participant, în care se specifică rezultatele învățării, precum și data de începere și de încheiere a activității. În cazul în care însoțitorii au sprijinit participanții pe parcursul activității, în dovada participării se vor include numele însoțitorilor și durata șederii acestora. Pentru experții invitați, lista rezultatelor învățării va fi înlocuită cu un program de învățare furnizat de către expert și semnat de organizația gazdă.
Activități de grup: dovada participării la activitate sub forma unei liste de participanți (incluzând însoțitorii) și a programului de învățare desfășurat (incluzând programul activităților, metodele utilizate, rezultatele învățării obținute, precum și data de începere și data de încheiere a activității). Documentele justificative trebuie să fie semnate și ștampilate (acolo unde se aplică) de reprezentantul legal al instituției de trimitere și de către cel al instituției de găzduire. Pentru activitățile organizate la sediul unei instituții a Uniunii Europene, documentele justificative trebuie să fie semnate de cele două organizații de trimitere.
Pe lângă documentele justificative menționate mai sus, în cazul transportului din categoria „green travel”: o declarație pe propria răspundere semnată de participantul care primește sprijinul de transport din categoria „green travel” va servi drept document justificativ. În cazul activităților de grup, declarația pentru călătoria efectuată de grup va fi semnată de reprezentantul legal al organizației de trimitere. Participanții trebuie informați că au obligația de a păstra dovada deplasării (bilete de transport) și de a o prezenta beneficiarului, la cerere.
În cazul în care locul de plecare pentru mobilitate este diferit de locul de origine sau locul de sosire este diferit de locul de desfășurare, beneficiarul trebuie să raporteze motivul acestei diferențe. În cazul în care nu a avut loc nicio deplasare sau dacă aceasta a fost finanțată din alte surse ale UE decât programul Erasmus+, beneficiarul va indica în raportul său că nu este cerut sprijin financiar pentru transport.
1.2 Sprijin individual
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului de zile per participant și însoțitor cu costul pe unitate aplicabil pe zi pentru țara gazdă în cauză, specificat în Anexa 3 la contract. Se pot adăuga maximum 2 zile de sprijin individual suplimentar pentru transport standard și până la 6 zile de sprijin individual suplimentar pentru transport din categoria „green travel” dacă sunt relevante pentru o anumită activitate.
În cazul unei întreruperi pe parcursul șederii, perioada de întrerupere nu va fi luată în considerare la calculul grantului pentru sprijin individual. În cazul unei întreruperi datorate forței majore, participantului trebuie să i se permită să reia și să continue activitățile după întrerupere (în condițiile stabilite în prezentul contract).
În cazul în care participantul reziliază contractul încheiat cu beneficiarul din motive de forță majoră, participantul are dreptul să primească suma din grant corespunzătoare duratei efective a mobilității. Eventualele fonduri rămase trebuie să fie restituite beneficiarului, cu excepția cazului în care se stabilește altfel de comun acord între cele două părți.
Eveniment declanșator:
Sprijinul individual este plătit numai dacă participantul a desfășurat în mod real activitatea pentru perioada specificată.
Documente justificative:
Aceleași documente justificative ca şi acelea necesare pentru transport standard [(a se vedea secțiunea 1.1.c).
Raportare:
Participanții trebuie să utilizeze chestionarul standard online furnizat de Comisia Europeană (raportul participantului) pentru a raporta cu privire la informațiile concrete și aprecieri personale referitoare la activitatea de mobilitate, la pregătirea și la monitorizarea acesteia.
Experților invitați nu li se va solicita să prezinte un raport al participanților.
Rapoartele participanților pentru activitățile de mobilitate de grup vor fi completate de profesorul însoţitor desemnat/unul dintre membrii calificați ai personalului care conduce grupul, în numele întregului grup.
Tuturor participanților care, conform paragrafelor anterioare, au obligaţia de a completa și transmite chestionarul online dar nu il completează şi nu il transmit , li se poate cere să restituie parțial sau integral contribuția financiară primită în cadrul Erasmus+.
1.3 Sprijin organizațional
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului total de participanți la activitățile de mobilitate cu costul pe unitate aplicabil, menționat în Anexa 3 la contract. Însoțitorii și persoanele care participă la vizite pregătitoare nu sunt considerate a fi participanți la activitățile de mobilitate și, în consecință, nu sunt luate în considerare la calculul sprijinului organizațional.
Eveniment declanșator:
Sprijinul organizațional este plătit numai dacă participantul a desfășurat în mod real activitatea.
Documente justificative:
Aceleași documente justificative ca în cazul sprijinului pentru transport (a se vedea secțiunea 1.1.c).
1.4 Sprijin pentru includere destinat organizațiilor
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului total de participanți cu oportunități reduse din cadrul activităților de mobilitate, cu costul pe unitate aplicabil, specificat în Anexa 3 la contract.
Eveniment declanșator:
Sprijinul pentru includere destinat organizațiilor este plătit numai dacă participantul a desfășurat în mod real activitatea.
Documente justificative:
: Aceleași documente justificative ca și în cazul sprijinului pentru transport (a se vedea secțiunea 1.1.c).
În plus, o declaraţie pe proprie răspundere semnată şi ştampilată (acolo unde se aplică) de către reprezentantul legal al beneficiarului, din care să reiasă apartenenţa participanţilor la una dintre categoriile de oportunităţi reduse menţionate în Ghidul Programului.
1.5 Sprijin lingvistic
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului total de participanți care primesc sprijin lingvistic cu costul pe unitate menționat în Anexa 3 la contract. Participanții care au beneficiat de sprijin lingvistic online (OLS) vor fi excluși din acest calcul. Participanţii la mobilităţi de lungă durată vor primi sprijin lingvistic suplimentar, specificat în Anexa 3 la contract.
Eveniment declanșator:
Grantul se plătește numai în cazul în care participantul a luat parte la pregătirea lingvistică, în limba în care se desfășoară activitatea de învăţare sau de lucru.
Documente justificative:
Dovada participării la cursuri de limbă, sub forma unei declarații sau a unui certificat semnat(e) şi ştampilat(e) (acolo unde se aplică) de către furnizorul de curs, în care se specifică numele participantului, limba predată, formatul și durata cursurilor lingvistice furnizate,
sau,
în cazul în care formarea lingvistică este furnizată de către organizația de trimitere sau de către organizația gazdă: o declarație semnată, datată și ştampilată (acolo unde se aplică) de către organizația care furnizează formarea, în care se specifică numele participantului, limba predată, formatul și durata formării lingvistice furnizate.
1.6 Taxa de curs
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului total de zile de curs sau formare cu costul pe unitate aplicabil, specificat în Anexa 3 la contract. Numai zilele pe parcursul cărora are loc efectiv activitatea de învățare sunt luate în considerare în calculul taxelor de curs.
Eveniment declanșator:
Grantul pentru taxele de curs se plătește numai în cazul în care participantul a luat parte în mod real la un curs sau la o activitate de formare care necesită plata unei taxe de curs.
Documente justificative:
Dovada înscrierii la curs sau la activitatea de formare și a plății taxei de curs, sub forma unei facturi şi a dovezii de plată a acesteia sau a unei declarații emise, semnate şi ştampilate (acolo unde se aplică) de către furnizorul de curs sau al activității de formare, în care se specifică numele participantului, titlul cursului urmat sau al activității de formare urmate, precum și data de început și de sfârşit a participării acestuia la curs /activitate de formare.
1.7 Vizite pregătitoare
Calculul grantului total:
Grantul total se calculează prin înmulțirea numărului total de persoane care participă la vizitele pregătitoare cu costul pe unitate aplicabil, specificat în Anexa 3 la contract.
Eveniment declanșator:
Grantul pentru vizita pregătitoare se plătește numai dacă participantul a participat în mod real la vizita pregătitoare.
Documente justificative:
Dovada participării la vizita pregătitoare, sub forma unei agende a vizitei și a unei declarații semnate şi ştampilate (acolo unde se aplică) de către reprezentantul legal al organizației gazdă şi de către persoana care a efectuat vizita, în care se specifică numele acesteia, precum şi scopul activităţii.
Costuri reale
2.1. Sprijin pentru includere destinat participanților
Calculul cuantumului grantului:
Grantul reprezintă o rambursare în proporție de 100 % a costurilor eligibile suportate efectiv.
b) Costuri eligibile:
costuri legate direct de participanții cu oportunități reduse și de însoțitorii acestora. În cazul în care beneficiarul solicită rambursarea cheltuielilor de transport și a sprijinului individual în cadrul acestei categorii bugetare, nu se poate solicita niciun cost bazat pe unități pentru aceste categorii pentru același participant.
Documente justificative:
dovada plății costurilor aferente pe baza facturilor care demonstreaza costurile reale suportate, în care se specifică numele și adresa organismului care emite factura, suma și moneda, data facturii și, dacă este relevant, un document semnat de organizația gazdă care precizează data confirmată de începere și de încheiere a șederii însoțitorului.
Raportare:
Pentru fiecare element de cost din această categorie bugetară, beneficiarul trebuie să raporteze natura costurilor și cuantumul real al costurilor suportate.
Costuri excepționale
Calculul cuantumului grantului:
Grantul reprezintă o rambursare în proporție de 80% a următoarelor costuri eligibile suportate efectiv,cu excepția costurilor legate de viză, de permisele de ședere, de vaccinări, și certificate medicale, care vor fi rambursate în proporție de 100%.
Costuri eligibile:
Costuri aferente unei garanții de prefinanțare, depuse de beneficiar, în cazul în care o astfel de garanție este solicitată de AN, astfel cum se menționează în fișa de date (a se vedea punctul 4).
Costuri de transport costisitor: Costul de transport în modul cel mai economic și mai eficient, în cazul în care costul pe unitate nu acoperă cel puțin 70% din costurile de deplasare. Costurile excepționale pentru transport costisitor înlocuiesc sprijinul pentru transport.
Costuri pentru viză și legate de viză, permise de ședere, vaccinări, certificate medicale.
Documente justificative:
Dovada costului garanției financiare, eliberată de organismul care a oferit garanția beneficiarului, în care se specifică denumirea și adresa organismului care a emis garanția financiară, cuantumul costului garanției și moneda în care a fost plătit și în care figurează data și semnătura reprezentantului legal al organismului care a emis garanția.
În cazul costurilor de transport costisitor: dovada realizării costurilor reale pe baza facturilor și a documentelor de plată (extras, bon fiscal, etc.); facturile trebuie să specifice numele și adresa emitentului, suma și moneda, data facturii și traseul de călătorie.
În cazul costurilor legate de vize, permise de ședere, vaccinări și certificate medicale: dovada realizării costurilor reale pe baza facturilor și a documentelor de plată (extras, bon fiscal, etc.); pe factura trebuie să se menționeze numele și adresa emitentului, suma, moneda și data acesteia.
7