Contract
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin “Programul Operațional Capital Uman 2014-2020” Axa prioritară 6: Educație și competențe
Obiectivul specific 12: „Creșterea participării la programele de formare profesională continuă, cu accent pe acei adulți, cu un nivel scăzut de calificare și persoanele cu vârsta de peste 40 ani, din zone rurale defavorizate, inclusiv prin recunoașterea și certificarea rezultatelor învățării dobândite în contexte non- formale și informale”
Titlul proiectului: „Angajați performanți prin formare profesională” Număr de identificare al contractului: POCU/726/6/12/136084
Beneficiar: FEDERAȚIA PATRONATELOR ÎNTREPRINDERILOR DE LA MICI LA MARI
28.05.2021
I N V I T A Ţ I E
PENTRU DEPUNERE OFERTĂ ÎN VEDEREA ACHIZIȚIEI DE
Servicii de organizare evenimente de informare și conștientizare angajatori in cadrul proiectului ”Angajați performanți prin formare profesională” cod SMIS 136084
Achizitorul FEDERAȚIA PATRONATELOR ÎNTREPRINDERILOR DE LA MICI LA MARI cu sediul în Craiova, Str.Opanez, nr.32, bl.FA15, parter, judetul Dolj, email: xxxxx@xxx.xx, Tel: 0000000000, cod unic înregistrare 32996456, în baza contractului de finanțare POCU/726/6/12/136084 pentru implementarea proiectului ”Angajați performanți prin formare profesională”, proiect co-finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020, solicită oferte de preț pentru Servicii de organizare evenimente de informare și conștientizare angajatori.
Obiectul contractului îl reprezintă Servicii de organizare 15 campanii -evenimente de informare și conștientizare angajatori în cadrul proiectului ”Angajați performanți prin formare profesională” cod SMIS 136084.
Cod CPV 79952000-2-Servicii pentru evenimente Valoare estimată : 49.290 lei fara TVA
Condiții contract:
Se va încheia un contract de servicii, cu un singur operator economic.
Oferta financiară va avea perioada de valabilitate de 30 zile, având caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al conținutului pe toata perioada de valabilitate. Contractul se va derula pe bază de comenzi.
Nu se vor face plăți în avans. Plata se va face în termenul prevăzut în Specificațiile tehnice. Factura se emite pe baza raportului de activitate si a procesului verbal de recepție a serviciilor pentru fiecare eveniment.
Durata contractului: până la data de 30.10.2021
Condiții participare:
1. Certificate sau documente relevante care sa dovedească forma de înregistrare, sediul si obiectul de activitate al operatorului economic (certificat constatator emis de ONRC valabil la data depunerii ofertei)
2. Formularul 1 – Formular de oferta, inclusiv Anexa – Centralizator oferta
3. Formularul 2 - Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 13-15 din Ordinul MFE nr.1284/2016.
4. Propunerea tehnica
Ofertele care nu conțin toate documentele solicitate vor fi declarate inacceptabile si nu vor intra in evaluare.
Criterii de atribuire:
Prețul cel mai scăzut dintre ofertele care îndeplinesc cerințele tehnice solicitate in specificațiile tehnice.
Termen limita primire oferte: 31.05.2021 Informații suplimentare:
1. Operatorii economici trebuie sa depună oferta pana la data de 31.05.2021, prin e-mail pe
adresa: xxxxx000000@xxxxx.xxx sau xxxxx@xxx.xx
2. Oferta va cuprinde propunerea tehnica, propunerea financiară conform model anexat si documentele solicitate la condiții de participare, semnate de reprezentantul legal/împuternicitul ofertantului.
3. Achizitorul va selecta ofertele care respecta toate cerințele solicitate in specificațiile tehnice.
4. In cazul in care se depun oferte cu acelaşi preț, Achizitorul are dreptul sa solicite ofertanților o noua propunere financiara, caz in care câștigător va fi declarat ofertantul cu propunerea financiara cu prețul cel mai scăzut.
5. Xxxxxxxx contact informații suplimentare: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx, manager proiect.
6. NU se accepta oferte alternative la oferta de baza.
7. NU se accepta oferte întârziate.
8. NU se accepta oferte parțiale.
9. Oferta va fi considerată fermă și se va menține timp de 30 de zile de la ofertare.
Cu stimă,
Xxxxx Xxxxxxx XXXXX Manager proiect
SPECIFICAȚII TEHNICE
achiziție Servicii de organizare evenimente de informare și conștientizare angajatori
Cod CPV: 79952000-2-Servicii pentru evenimente
Titlul Proiectului: | „Angajați performanți prin formare profesională” |
ID proiect POCU: | POCU/726/6/12/136084 |
Obiectul achizitiei: | Servicii de organizare evenimente de informare și conștientizare angajatori |
1. Informații generale
In cadrul A1 va fi organizată și derulată o campanie de conștientizare a angajatorilor privind importanta si necesitatea participarii angajatilor la programe de formare continua. Campania va viza angajatorii/ angajatii din cele 2 regiuni de dezvoltare (Sud-Vest Oltenia și Vest) si va avea ca principal obiectiv conștientizarea acestora privind importanta si necesitatea participarii angajatilor la programe de formare continua. Activitatea va sprijini procesul de recrutare a grupului tinta.
SA 1.2. – Informarea potentialilor participanti la proiect cu privire la rolul și avantajele formării profesionale
Scopul acestei sub-activități este acela de a informa potențialii candidați la proiect cu privire la importanța organizării și stimulării procesului de participare la programe de formare profesională insistând pe argumente legate de rolul formării în dezvoltarea personală și profesională individuală. Prin implementarea acestei sub-activități se are în vedere inclusiv evidențierea punctelor tari/avantajelor pe care le conferă formarea profesională a angajaților și transmiterea mesajului cu privire la ocuparea cresterii premiselor pentru un loc de muncă mai bun și mai bine plătit, după formare. Aceasta sub-activitate este structurată astfel încât să poată fi asigurată în același timp un grad de penetrare a informației la nivelul grupului țintă relativ uniform, dar și o activare la nivelul actorilor relevanți locali, cu un impact asupra eficienței măsurilor de informare asupra grupului țintă.
La aceste evenimente vor participa persoanele interesate de a participa la cursuri de formare și doresc informații suplimentare. Evenimentele vor fi o platformă de discuții privind rolul și scopul formării în dezvoltarea individuală. Prezentarea publică va fi pregătită de catre expert comunicare, expertii tehnic formare și responsabilul tehnic, precum și de către expert teme secundare care se vor ocupa de conținut, agendă și mesaj. Campania se va face în corelație cu activitățile de selecție a grupului țintă având în vedere că angajatorii participanți se vor constitui în furnizori de grup țintă pentru activitățile următoare ale proiectului: formari, seminare, evenimente, workshopuri, etc.
Echipa de experti va elabora o serie de documente (chestionare) privind evaluarea gradului de satisfactie si asteptarile grupului tinta /participantilor la evenimente ce vor fi distribuite pe parcursul evenimentelor urmand ca raspunsurile acestora sa fie centralizate si elaborat un Raport de evenimente care sa stea la baza dezvoltării viitoare a proiectului.
Rezultate:
RA.1.2.1 - Campanie informare / constientizare angajatori (15 evenimente x 1 zi x cca.30 persoane): Anunturi de presa – 3; cel putin 500 de persoane vor fi informate despre activitatile proiectului;
RA.1.2.4 - editare si tiparire brosuri formare profesional format A5 – 500 buc; editare si tiparire afise format A3 – 30 buc; 500 kit-uri materiale de promovare ;
RA.1.2.5. - Note de comanda, procese verbale predare-primire; rapoarte privind “bun de tipar”, bonuri de consum
RA.1.2.6. - Rapoarte evenimente elaborate;
RA 1.2.7. - Raport Final de evaluare al campaniei; RA.1.2.8. - Rapoarte teme secundare elaborate
2. Obiectul contractului și lista serviciilor necesare
Contractul vizează livrarea de servicii de organizare evenimente - campanii/acțiuni de informare și conștientizare angajatori - 15 evenimente x 1 zi x cca.30 persoane):
Serviciul achiziționat | Cantitate | Preţ unitar maxim (fără TVA) | Valoarea maximă fără TVA | Valoarea maximă cu TVA |
Servicii de organizare evenimente de informare și conștientizare angajatori | 15 | 3286 lei | 49.290 lei | 58.655,10 lei |
TOTAL: | 49.290 lei, fără TVA | 58.655,10 lei, cu TVA |
În cadrul contractului se va asigura:
Nr. crt | DENUMIRE SERVICIU | UM | Cantitat ea totală | Descriere |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Servicii de organizare evenimente de informare și conștientiza re angajatori | Buc | 15 | Organizare 15 evenimente de informare si constientizare angajatori pentru implementarea subactivitatii A1.2 Achiziția constă în organizarea a 15 evenimente de informare si constientizare angajatori in localitati din cele 2 regiuni de dezvoltare: - Regiunea Sud-Vest Oltenia: județele Dolj, Olt, Mehedinți, Vâlcea, Gorj; - Regiunea Vest: județele Arad, Caraș-Severin, Hunedoara și Timiș, cu minimum 35 participanți/eveniment, pentru care se va asigura: - kit materiale de promovare și informare; - broșură formare profesională; - afișe informare; - catering sesiuni de informare; - 1 sala/locatie/spatiu per eveniment in locatia indicata de achizitorul privat, conform locatiei de implementare a proiectului, cu o capacitate de minimum 35 persoane, - mese si scaune pentru minimum 35 persoane/eveniment, |
Nr. crt | DENUMIRE SERVICIU | UM | Cantitat ea totală | Descriere |
- anunțuri în presa locală și națională (3 anunțuri locale); - spot radio de 30 secunde care să prezinte mesaje adecvate și relevante scopului propus. |
3. Cerințe minime cu privire la serviciile solicitate
3.1. Kit materiale de promovare și informare
Prestatorul va asigura 500 buc din kitul de promovare și informare care va conține:
✓ Set instrumente de scris personalizate cu elemente de identitate vizuală POCU, inscripționare policoloră (pix, creion mecanic)
✓ Mapă cu elastic personalizată A4 copertă mat/ lucios 120 g/mp, policolor, cotor care să permită includerea a cca. 100 coli.
✓ Agendă notițe A5, 150 pagini cu elemente de identitate vizuală POCU și mesaj (slogan și logo), interior alb-negru cu logo, copertă cartonată policolor
3.2. Broșură formare profesională
✓ Cantitate: 500 buc
✓ Dimensiune A4 – 8 pagini fără copertă + coperta
✓ Suport: hârtie interior – 90 g/m², mată; carton copertă – 250-300 g/m²
3.3. Afișe informare
✓ Cantitate -30 buc
✓ Dimensiune A3
✓ Suport: hârtie 250-300 g/m², mat plastifiat
3.4. Catering sesiuni de informare
Prestatorul va asigura pentru fiecare persoană participantă, în cadrul fiecărui eveniment, catering pentru un număr minim de 30 de persoane, respectându-se următoarele cerinţe minime:
✓ meniul (bufet suedez) va cuprinde fel principal cu garnitură, salată și desert, apă plată/ carbogazoasă, cafea, ceai, zahăr, într-o cantitate suficientă pentru toți participanții la eveniment.
Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (dacă este cazul), iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție).
Nu se acceptă produse vechi, perisate, necalitative și Achizitorul își rezervă dreptul de a le respinge și de a nu le plăti daca nu sunt conforme. Se vor asigura toate echipamentele și bunurile necesare servirii: termos/espresor, spatule, servețele, farfurii, pahare, cești, tacâmuri. Pauzele de cafea și bufetul suedez se vor asigura într-un spatiu adecvat, în incinta clădirii de desfășurare a evenimentului, respectând normele de igienă în domeniul alimentației.
3.5. Sala/locatie/spatiu per eveniment în locația indicată de achizitorul privat, în cele 2 regiuni de implementare a proiectului –Sud-Vest Oltenia și Vest
✓ capacitate de acomodare min. 35 persoane, cu posibilităţi variate de aranjare, curată şi cu mobilier adecvat, amplasabil în format teatru
✓ prezidiu vizibil din toate colţurile sălii pentru 3 persoane
✓ videoproiector, wi-fi, instalatie sonorizare (dacă este cazul)
Având în vedere restricțiile impuse de autorități în vederea prevenirii răspândirii pandemiei cu virusul SARS-COV-2, evenimentele pot fi organizate în grupe sau de-a lungul unei zile, pentru a respecta toate condițiile legale în contextul epidemiologic de la momentul derulării acestora.
Spațiul propus sa asigure accesul persoanelor cu handicap locomotor.
Xxxxxxx va avea, în afara lui, o zonă special destinată înregistrării participanților, distribuirii de materiale și grup sanitar în apropiere.
La locul de desfășurare a evenimentelor să se permită afișarea de materiale publicitare care conțin informații despre proiect pentru a asigura vizibilitatea proiectelor finanțate prin POCU 2014-2020.
Numărul total de participanți va fi de minim 500 de persoane, putând exista variații față de estimările privind numărul de participanți la fiecare eveniment.
Perioada de derulare a evenimentelor și localitatea va fi comunicată de Achizitor la o dată ulterioară, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înaintea evenimentelor.
3.6.Anunțuri în presa locală și națională (3 anunțuri locale)
✓ Format A5 (aproximativ) color, ziare nationale
3.7. Spot radio de 30 secunde care să prezinte mesaje adecvate și relevante scopului propus
Prestatorul va asigura realizarea unui spot radio de 30 secunde care să prezinte mesaje adecvate și relevante scopului propus, ce va fi difuzat la ore de maximă audiență pe radiori cu acoperire regională (Sud-Vest Oltenia și Vest) timp de 1 lună și care au ca public important de audiență mediul de afaceri. La finalul difuzării spotului se va realiza și un raport de audiență astfel încât să avem informația necesară cu privire la impactul acestuia asupra grupului țintă.
Informațiile pe baza cărora Prestatorul va realiza materialele publicitare vor fi puse la dispoziție de către achizitor. Toate materialele publicitare vor fi tipărite/realizate după aprobarea conținutului şi formei acestora de către achizitor.
Drepturile de autor asupra tuturor materialelor de promovare sau documentelor create in cadrul proiectului, revin in exclusivitate achizitorului.
4. Clauze contractuale:
Modalitatea de Plată va depinde de fluxul financiar al proiectului și de respectarea obligațiilor de plată a rambursărilor și a cererilor de plată de către AM POCU/OIR POSDRU Sud-Vest Oltenia, precum și de obținerea notei de conformitate a achiziției de către Achizitor.
− Plata se efectuează, de regulă, în funcție de cash flow, în sistem de rambursare/plată, numai în baza facturii emise de către Prestator după prestarea și recepția serviciilor, de regulă, în termen de max. 30 de zile de la primire de către Achizitor/Beneficiar a facturii în original.
Facturile vor fi transmise la sediul Achizitorului și vor conține, în mod obligatoriu, următoarele elemente: numele și codul SMIS al proiectului, numărul de contract și scadența plății. În funcție de fluxul de numerar existent la data facturării, plata se poate realiza și prin utilizarea mecanismului cererilor de plată, situație în care termenul va depinde de aprobarea și decontarea cererii de plată.
− Plata se va face numai pentru cantitățile efectiv prestate și recepționate. În acest sens factura va fi însoțită de către Procesul verbal de recepționare a serviciilor.
− Prestarea serviciilor în termenul convenit, numai după comanda fermă transmisă de către Achizitor, prin care va fi transmisă data de desfășurare a acestuia.
− În situația în care din cauza lipsei de cashflow se va utiliza mecanismul cererilor de plată, facturile vor fi achitate în termen de trei zile de la momentul decontării de către finanțator, în conformitate cu cadrul normativ în vigoare.
− În cazul în care situația bugetară generală și executarea Contractului de finanțare POCU/726/6/12/136084 împiedică Autoritatea de Management să vireze în contul Achizitorului sumele prevăzute ca și rambursări și cereri de plată, părțile sunt de acord ca termenul de plată a serviciilor să se prelungească până la data soluționării situației, Prestatorul fiind ținut în continuare de executarea întocmai a obligatiilor prevăzute în prezentul contract. În această situație, Prestatorul este de acord să renunțe la solicitarea eventualelor pierderi si beneficii nerealizate aferente perioadei de grație, Achizitorul nefiind răspunzător pentru plata de penalități.
− Prestatorul acceptă ca solicitarea facturii la plată să fie efectuată după obținerea notei de conformitate a achiziției de către achizitor, asumându-și corecții dacă este cazul.
− Se pot efectua plăți parțiale, cu condiția îndeplinirii tuturor cerințelor de mai sus cu privire la plata contractului.
Conform contractului de finanțare, Prestatorul are obligația de a prezenta toate informațiile
/documentele solicitate de către persoanele autorizate și/sau organismelor cu atribuții de verificare, control și audit, al serviciilor Comisiei Europene, al Curții Europene de Conturi, al reprezentanților serviciului specializat al Comisiei Europene – Oficiul European pentru Lupta Antifraudă (OLAF), precum și al reprezentanților Departamentului pentru Lupta Antifrauda – DLAF, în limitele competențelor ce le revin, în cazul în care aceștia efectuează verificări/controale/audit la fața locului și solicită declarații, documente, informații.
Prestatorul are obligația de a livra materialele de promovare la timp și în condiții de deplină conformitate cu manualul de identitate vizuală al POCU și orice instrucțiuni transmise de către Achizitor.
Protecția datelor cu caracter personal
În executarea contractului prestatorul va depune toate diligențele de a păstra confidențialitatea datelor cu caracter personal în acord cu legislația în vigoare.
Nediscriminarea și egalitatea de șanse/gen
În executarea contractului prestatorul se obligă să respecte principiul egalității de șanse/gen și de tratament egal în relațiile de muncă de orice fel. Prestatorul garantează nediscriminarea în procesul de gestionare a resurselor umane pe criterii de rasă, etnie, naționalitate, limbă, religie, categorie socială, sex, orientare sexuală, vârstă, apartenența la o categorie socială defavorizată sau orice alt criteriu cu potențial de discriminare.
Dezvoltarea durabilă
În executarea contractului prestatorul se obligă să respecte principiile specifice dezvoltării durabile:
- Respectarea principiului “Poluatorul plătește”: Documentele specifice contractului (contract, rapoarte de activitate, procese verbale de recepție etc) vor fi tipărite alb-negru și fata-verso si numai in situatii speciale color.
- Respectarea principiului “Utilizarea eficientă a resurselor”: pentru tipărirea documentelor aferente proiectului se va utiliza hârtie reciclată, materialele vor fi tipărite față–verso si pe cat posibil alb-negru; Echipamentele tehnice care tipăresc documentele vor a fi setate pe optiunea “economic”; La locatia de implementare a proiectului și de desfășurare a evenimentelor se va aplica sistemul de colectare a deșeurilor selectiv; Documentele tipărite eronat/maculatura neutilizată/ cartonul va fi predat unei firme specializată în reciclarea hârtiei; În cadrul fiecărui eveniment vor fi prezentate sesiuni de instruire cu privire la temele secundare.
5. Recepția serviciilor
După fiecare eveniment organizat prestatorul va elabora un raport de activitate care va conține serviciile prestate, număr de participanți) și se va asigura întocmirea unui Proces Verbal de receptie a serviciilor oferite de Prestator.
6. Durata contractului
Conform cererii de finanțare activitatea se derulează în perioada L2-L7, adică pe o durată de 5 luni de la semnarea contractului, nu mai târziu de 30.10.2021.
Întocmit, Xxxxxxx Xxxx-Xxxxxxx Expert comunicare
Red.28.05.2021/CRG/1ex