REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A EVENIMENTULUI

REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A EVENIMENTULUI

PICNIC FESTIVAL 2018 ARAD

1.1 Evenimentul Picnic Festival va avea loc în perioada 17 august - 23 august 2018, în Municipiul Arad, faleza Mureșului, spațiul dintre Perla și Belvedere, lângă noua pasarelă peste râul Mureș.

1.2 Organizatorul Picnic Festival este: Asociația Centrul de Excelenţă Arad cu sediul în localitatea Arad, Str. Episcop Xxxxx Xxxxxxxxxx Nr. 47, jud. Arad, având cont deschis la banca Transilvania, IBAN XX00XXXXXXXXXX0000000000, cod fiscal 00000000,

1.3 telefon + 00000000000, reprezentată legal prin Xxxxx Xxxx Xxxxx în calitate de

ORGANIZATOR

1.3 Programul general de desfășurare este următorul:

Data	Orar
Vineri, 17 august 2018	interval orar 12.00-22.00.
Sâmbătă, 18 august 2018	interval orar 10.00-23.00
Duminică, 19 august 2018	interval orar 10.00-23.00
Luni, 20 august 2018	interval orar 12.00-22.00.
Marți, 21 august 2018	interval orar 12.00-22.00
Miercuri, 22 august 2018	interval orar 12.00-22.00.
Joi, 23 august 2018	interval orar 12.00-22.00.

1.4 Prin înscriere comercianții își asumă responsabilitatea respectării prevederilor prezentului regulament. Aceste prevederi pot fi modificate la inițiativa organizatorilor din motive întemeiate, ce vor fi comunicate în timp util.

2. PARTICIPARE

2.1 Organizatorul pune la dispoziţia Comercianților:

suprafața comandată, conform solicitării de înscriere și prevăzută în contract;

servicii: iluminatul general al zonelor de festival pe durata desfășurării acestuia, sursa de electricitate, posibilitatea racordării la apă curentă, curățenia culoarelor de circulație şi a grupurilor sanitare;

mediatizare: mediatizarea generală a evenimentului Picnic Festival dar şi posibilitatea de mediatizare individuală pe paginile media ale festivalului.

2.2 Comercianți: pot participa la Picnic Festival doar persoane juridice sau fizice autorizate sau care dispun de avize valabile la data desfășurării evenimentului și care respectă legislația în vigoare din domeniul caracteristic.

2.3 Comercianții trebuie să dispună de bucătărie mobilă proprie, cu dotările aferente, de propriul personal autorizat. Se recomandă comercianților să asigure existența unui personal suficient astfel încât prin număr sau schimb de ture să asigure deservirea standului pe întreaga perioadă a evenimentului şi în tot intervalul orar stabilit pentru fiecare zi.

2.4 Produse: În spațiul Picnic Festival pot fi comercializate produse aparținând domeniului alimentar şi numai cu consimțământul organizatorului.

3. ÎNREGISTRAREA PARTICIPANȚI

3.1 În vederea participării la Picnic Festival, înscrierile se fac online pe xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, prin completarea formularului de participare. În urma înscrierii on-line, Organizatorul va furniza prin email prezentarea evenimentului cu tarifele aferente şi programul de funcționare.

3.2 Formularul de participare trebuie completat integral şi trimis organizatorului cel târziu până la data de 10 iulie 2018.

3.3 După acceptarea condițiilor de participare printr-un e-mail scris, expozanții vor primi prin email contractul de la organizator, care trebuie semnat şi achitată taxa de participare până cel târziu 20 iulie 2018.

3.4 Comercianții care s-au înscris la Picnic Festival, însă din diferite motive nu mai pot participa, se pot retrage, dar nu mai târziu de 05 august 2018. În acest caz, sumele vărsate în contul organizatorului vor fi returnate integral comerciantului. Comercianților care îşi anunță retragerea ulterior datei 05 august 2018 li se vor reține sau factura sumele stabilite ca daune interese pentru neexecutarea de către comerciant a obligațiilor asumate prin acceptarea condițiilor prezentului regulament.

4. ALOCAREA STANDURILOR ŞI A INTERVALELOR ORARE PENTRU EVENIMENTE

4.1 Organizatorul stabilește configurația spațiului expozițional. Repartizarea standurilor se va face după încheierea perioadei de înscriere. Ordinea înscrierii la Picnic Festival nu constituie un criteriu în repartizarea spațiilor.

4.2 Comerciantul va putea opta doar pentru o amplasare ce oferă întreaga suprafață comandată și nu pentru partiții, în vederea dispunerii mai multor standuri în cadrul spațiului expozițional al Picnic Festival

4.3 Pentru fiecare participant, denumirea inscripționată pe pazia standului trebuie să fie aceeași cu cea declarată în formularul de participare.

4.4 Comerciantului i se va comunica prin intermediul unui plan amplasarea standului care îi este atribuit, fiind indicate, de o manieră generală, vecinătățile. Orice solicitare de schimbare a amplasării şi/sau a suprafeței standului trebuie făcută în termen de 24 de ore de la data transmiterii planului de către Organizator, acesta încercând, în măsura posibilităților, să răspundă cererii comerciantului. După acest termen, amplasarea propusă de organizator se consideră acceptată de către Comerciant.

4.5 Un comerciant nu poate ceda, integral sau parțial, suprafața închiriată la Picnic Festival sau drepturile şi obligațiile decurgând din convențiile încheiate cu Organizatorul fără autorizarea scrisă şi prealabilă a organizatorului. Comerciantul care încalcă această prevedere este sancționat cu excluderea din cadrul spațiului expozițional, fără a avea dreptul de a pretinde penalități.

4.6 În cazul neocupării standului de către un Comerciant, indiferent de motiv, sumele vărsate cu titlu de închiriere spațiu/stand rămân organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către comerciant a obligațiilor asumate prin acceptarea condițiilor prezentului Regulament.

5. CONDIŢII CONTRACTUALE ŞI TEHNICE ÎN VEDEREA OCUPĂRII, AMENAJĂRII ŞI DEZAFECTĂRII STANDURILOR

5.1 Construcţia standurilor se face numai conform planului stabilit de organizator prin schema de amplasament.

5.2 Expozanții care dețin standuri în proprietate sau le închiriază, în mod tradițional, de la o terță parte și le montează în regie proprie, au obligația să trimită spre avizare proiectele de amenajări, precum şi soluțiile tehnice de realizare a acestora, organizatorului până la data de 10 iulie 2018. Comercianții care nu dețin un stand pot solicita organizatorului atribuirea unuia. Oricare proiect de amenajare trebuie să conțină:

· Descrierea standului, materialele folosite, suprafața acestuia, utilitățile necesare etc.

5.3 Normele de protecția muncii, mediului şi PSI, având următoarele obligaţii:

· asigură pentru întreg personalul cu care colaborează instructajul introductiv general privind securitatea şi sănătatea în muncă, instructaj la locul de muncă privind securitatea şi sănătatea în muncă, protecția muncii şi PSI;

· Se interzice blocarea cu orice fel de materiale sau vehicule/autovehicule a culoarelor și căilor de acces, atât în interior, cât și în exterior;

· Se interzice blocarea hidranților, a surselor de apă și a stingătoarelor;

· Este strict interzisă depozitarea de materiale inflamabile (benzină, motorină, uleiuri etc.) în cadrul standurilor;

· În mod obligatoriu, în cazul expunerii de autovehicule, acestea nu vor avea în rezervor decât maxim 2 litri de combustibil. Este strict interzisă pornirea motoarelor în interiorul spațiului expozițional;

· La încheierea zilei expoziționale, se vor lua măsuri pentru deconectarea instalațiilor electrice din fiecare stand;

· Comercianții au obligația ca, în cazul observării unui început de incendiu, să anunțe imediat organizatorul;

· Comercianții au obligația să faciliteze cu maximă urgență accesul personalului specializat în zona afectată de incendiu;

· Se interzice executarea sau modificarea instalațiilor electrice de către persoane neautorizate sau fără prezența personalului specializat agreat de Organizator;

· Se interzice executarea lucrărilor de sudura și a altor lucrări cu flacără deschisă fără autorizația organizatorului;

· Ambalajele și deșeurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor făcându-se la punctele stabilite în acest scop;

· Orice daune provocate prin incendii cad în sarcina exclusivă a celui care le-a provocat.

· Fumatul și orice tip de spectacol de artificii (inclusiv artificii reci pentru interior) în cadrul spațiilor festivalului sunt interzise, expozanții obligându-se să respecte această prevedere.

5.4 Obligațiile, răspunderile şi obținerea avizelor necesare pentru respectarea normelor şi realizarea deplină a măsurilor de protecția muncii, protecția mediului şi PSI, de către angajații care lucrează în activităţile specifice Picnic Festival revin în exclusivitate fiecărui comerciant în parte.

5.5 În caz de pagube materiale datorate accidentelor de muncă, incendiilor, avariilor din vina personalului comercianților, acestea vor fi suportate de către comerciantul respectiv.

5.6 În cazul producerii unor accidente de muncă cu incapacitate temporară, colective, cu invaliditate sau mortale suferite la locul de muncă sau pe teritoriul Picnic Festival, de către

personalul comercianților, produse pe durata manifestării Picnic Festival, inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare, pe suprafețele închiriate, accidentele menționate vor fi declarate şi înregistrate de către comerciantul respectiv.

5.7 În situații de urgență (de exemplu: incendiu, inundație, scăpări de gaze), produse pe timpul programului expozițional, în vederea intervenției operative şi a limitării pagubelor, reprezentantul organizatorului şi, după caz, de reprezentantul pompierilor şi/sau reprezentantul poliției, poate intra în spațiile de expunere, întocmind în acest sens un proces verbal semnat de persoanele participante.

5.8 Perioada de montare și/sau amenajare valabilă pentru toți comercianții (rulotă, stand amenajat) este joi, 16 august 2018, între orele 08:00 și până la începerea evenimentului.

5.9 La momentul preluării spațiului, comerciantul semnează un proces verbal de predare- primire. Lipsa oricărei mențiuni scrise făcută la momentul preluării standului/echipamentelor de către comerciant, creează prezumția convențională că acesta a fost primit în bună stare.

5.10 Demontarea şi dezafectarea standurilor/spațiilor închiriate se va face în ziua de vineri, 24 august 2018, între orele 08:00 și 23:00.

5.11 Este strict interzisă demontarea, chiar parțială, înaintea închiderii oficiale a Picnic Festival

5.12 În cazul în care comerciantul sau prepușii acestuia nu eliberează spaţiul în termenul menționat, organizatorul este îndreptățit să ia urmatoarele masuri: să demonteze standul şi să elibereze spaţiul pe costul şi riscul comerciantului.

5.13 Comercianții trebuie să lase standurile şi echipamentele închiriate de la Organizator în aceeași stare în care le-au primit, fiind responsabili cu paza materială şi juridică a acestora pe perioada de pregătire, desfăşurare a Picnic Festival şi demontare/dezafectare a standurilor.

5.14 În cazul în care se constată că spaţiul şi/sau bunurile închiriate vor fi predate cu lipsuri/ deteriorări, comerciantul se obligă să plătească de îndată daunele produse, cu excepția celor aferente unei uzuri normale, pe baza facturii emise de Organizator.

6. DOTĂRI, ECHIPAMENTE ŞI DECORARE PENTRU STANDURI

6.1 Expozantul trebuie să-şi asigure bucătăria mobilă şi întreaga funcționalitate a acesteia, aparatura electrică, posibilitatea conectării la sursele de curent şi apă.

6.2 In cazul în care expozantul nu dispune de un stand-prefață a bucătăriei mobile sau acesta nu este conform cerințelor, organizatorul îşi rezervă dreptul de a refuza standul propus de Expozant din motive estetice, de siguranță sau de sănătate publică. În acest caz, organizatorul va pune la dispoziţia Expozantului un stand propriu contra cost.

7. PROMOVAREA VIZUALĂ ŞI/SAU SONORĂ

7.1 Organizatorul stabilește modalitățile de afișaj, condițiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum şi cele în care pot fi organizate animații, operaţiuni promoţionale, spectacole, prezentări de carte sau sondaje de opinie în incinta spațiului expozițional.

7.2 Animațiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate. Comercianții trebuie să respecte cerințele organizatorului în ceea ce privește volumul şi intensitatea muzicii difuzate şi care nu trebuie sa depășească 70 decibeli, măsurată la 2 m distanta fata de un stand din vecinătate, la o frecvență de 250 Hz.

7.3 Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil. Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a întrerupe animațiile sonore care deranjează desfășurarea Picnic Festival

7.4 Este strict interzisă organizarea de concerte în standuri, de către comercianți.

7.5 Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este strict interzisă în afara standului fără acordul prealabil, în scris, al organizatorului.

7.6 Orice animație sau acțiune comercială în afara standului este strict interzisă fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.

7.7 Organizatorul are dreptul de a suprima sau modifica acele instalații care afectează aspectul general al evenimentului, activitatea comercianților vecini, precum şi publicul, sau care nu corespund planului aprobat în prealabil de organizator.

8. ACCESUL ŞI CIRCULAŢIA VEHICULELOR EXPOZANŢILOR

8.1 Accesul pietonal al comercianților în zonele de festival este gratuit.

8.2 Pe perioada desfășurării evenimentului, accesul auto în zona de festival va fi posibil zilnic, între orele 06:00 am şi 10:00 am, în baza unui card/legitimație

8.3 Pe întreaga perioadă a desfăşurării Picnic Festival, aprovizionarea va putea fi făcută zilnic, în intervalul orar 06:00 am şi 10:00 am, la ușile de marfă ale standurilor, pe baza cardurilor/legitimațiilor. După acest interval temporal, comercianţii sunt obligați să mute vehiculele/autovehiculele destinate aprovizionării şi să le parcheze în zonele puse la dispoziție de către organizator. Spațiile puse la dispoziție de către Organizator pentru parcarea vehiculele/autovehiculele vor fi în vecinătatea/apropierea spațiului în care se desfășoară evenimentul astfel încât Comercianții să îşi poată aproviziona standurile şi după ora 10:00 am, însă fără deplasarea vehiculele/autovehiculelor.

9. MĂSURI DE NATURĂ ADMINISTRATIVĂ

9.1 Supravegherea generală a spațiului expozițional în timpul programului de vizitare a Picnic Festival va fi efectuată prin grija organizatorului, astfel încât să se asigure paza și securitatea vizitatorilor și a spațiilor comune.

9.2 Sarcina asigurării pazei bunurilor şi valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere, aparține în exclusivitate comerciantului. Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.

9.3 Curățenia şi întreținerea standurilor cad în sarcina comercianților.

10. APLICAREA REGULAMENTULUI.

10.1 Prezentul Regulament constituie anexă la Contractul între părți, creează drepturi şi obligaţii în favoarea/sarcina acestora care trebuie exercitate/executate corespunzător.

11. FORŢĂ MAJORĂ

11.1 Forță majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil şi de neînlăturat, apărut după încheierea contractului şi care împiedică partea sau părţile să-şi îndeplinească obligațiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condițiile legii. Cazul de forţă majoră se va comunica de partea interesată în termen de 3 zile de la apariţia sa; documentele probatorii care atestă existența cazului de forță majoră vor fi prezentate celeilalte parţi în termen de 5 zile de la data producerii evenimentelor.

11.2 Încetarea evenimentelor de forţă majoră va fi comunicată imediat părţii interesate.

11.3 Părţile se obligă să depună toate diligenţele pentru limitarea în timp a efectelor forţei majore.

12. LITIGII

12.1 Orice litigiu sau dispută se va soluționa de cele două părți pe cale amiabilă, în termen de 3 zile lucrătoare de la prima încercare de soluționare.

12.2 În cazul în care cele două părți nu pot găsi o soluție pe cale amiabilă, litigiul va fi transferat către instanțele judecătoreşti competente general şi material de la sediul Organizatorului.