Anexa 6.1 – CAIET DE SARCINI pentru procesul de Licitatie

ProCredit Bank Romania

Departamentul IT

Subiect: Echipamente Data Center Număr: …………...……………………..

Structura Caietului de Sarcini

Caietul de sarcini se împarte în 3 Secţiuni care furnizează informaţii esenţiale privind soluţia cerută.

Secţiunea 1 oferă o introducere şi detalii cu privire la structura acestui Caiet de sarcini.

Secţiunea 2 descrie condiţiile şi instrucţiunile pe care trebuie să le aibă în vedere furnizorii pentru depunerea propunerilor.

Secţiunea 3 oferă Furnizorilor detalii asupra specificaţiilor/cerinţelor şi altor detalii legate de bunurile şi serviciile solicitate. In această secţiune se vor găsi de asemenea un exemplu de tabel în care să fie prezentate datele.

1. INTRODUCERE

1.1 Introducere

ProCredit Bank (Banca) invită răspunsuri din partea furnizorilor calificaţi corespunzător pentru echipamente Data Center (denumiţi în cele ce urmează “Furnizorii”) cu propuneri pentru bunuri si servicii, in conformitate cu cerintele prezentului caiet de sarcini.

Acest Caiet de Sarcini (RFP) nu reprezintă o ofertă din partea Băncii, ci o invitaţie pentru răspunsuri din partea Furnizorilor. Niciun fel de obligaţie contractuală de Grup nu va rezulta din procesul legat de Caietul de Sarcini.

Banca îşi rezervă dreptul de a revizui Caietul de sarcini, de a solicita una sau mai multe depuneri succesive sau clarificări din partea unuia sau mai multor Furnizori, sau de a anula în întregime procesul.

Dacă Banca estimează că e necesară oferirea de informaţii suplimentare de clarificare, sau revizuirea oricărei părţi a Caietului de Sarcini, vor fi puse la dispoziţia celor care au primit Caietul de sarcini materiale suplimentare sau revizuite. Propunerile Furnizorilor vor fi apoi considerate ca fiind bazate pe termenii şi condiţiile Caietului de Sarcini şi ale materialelor suplimentare sau revizuite ale acestuia.

După depunerea ofertei, Banca are dreptul de a solicita clarificări sau explicaţii complete de la furnizor, asupra conţinutului ofertei sale. Furnizorul este obligat să ofere de îndată toate informaţiile posibile legate de clarificarea depusă. Orice oferte care rămân abstracte, neclarificate complet în termenii de bază ai caietului de sarcini, pot fi respinse la deplina discreţie a Băncii.

Banca îşi rezervă dreptul de a respinge orice ofertă, indiferent de stadiul procedurii de licitaţie, dacă şi când furnizorul respectiv se dovedeşte a nu fi de încredere.

Acest document conţine informaţii confidenţiale şi aparţinând Băncii. Dezvăluirea primirii acestui Caiet de Xxxxxxx sau a oricăror informaţii conţinute în acesta către părţi neimplicate direct în furnizarea serviciilor solicitate ar putea duce la descalificarea furnizorului.

1.2 Reperele Caietului de Sarcini – programul evenimentelor

Distribuirea Caietului de Sarcini către Furnizori	8.03.2010
Confirmarea scrisă a Furnizorilor cu intenţia de a participa la licitaţie (Anexa 1 este obligatorie pentru confirmare)	8.03-9.03.2010
Întrebări de clarificare	9.03.2010
Răspunsuri de clarificare	9.03-10.03.2010
Depunerea ofertei	16.03.2010

2. CONDIłII & INSTRUCłIUNI CĂTRE FURNIZORI

Banca atrage atenţia Furnizorilor asupra următoarelor instrucţiuni pentru depunerea propunerilor acestora, care reprezintă o declaraţie de înţelegere între cele două părţi.

Toate părţile interesate îşi vor confirma intenţia de a participa, până cel târziu la data de 9.03.2010, în baza machetei prezentate în Anexa 1. Ofertele se vor lua in considerare numai daca se va trimite pentru confirmare Anexa 1 semnata si stampilata prin fax la 021/000.00.00 sau scanata prin e-mail la Xxxxxxxxxxx.Xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

2.1. Depunerea propunerilor

Toţi furnizorii trebuie sa depună propunerile o singură dată. Propunerea depusă de un furnizor va fi considerată cea mai bună propunerea a acelui furnizor, iar Banca nu va lua în considerare o altă propunerea depusă ulterior.

Partea tehnică a propunerii trebuie depusă într-un plic sigilat corespunzător, pe care se va nota “Tehnic”.

Partea financiară a propunerii ar trebui depusă într-un plic sigilat, separat, pe care se va nota

“Financiar”.

Atât pentru partea Financiară cât şi pentru cea Tehnică, pe plicuri trebuie înscris numele Furnizorului. Propunerile trebuie să fie în format A4 şi să aibă înscris clar în interior numele Furnizorului. Numai ofertele trimise in plicuri inchise (cu mentiunea: Concurs de oferte pentru Ecipamente Data Center) pana la data de 16.03.2010 catre Secretariatul Sediului Central din Bucuresti, Str. Buzesti nr.62-64, etaj 2, sector 1, cod postal 011017, vor fi luate in considerare.

Sunt necesare două copii atât pentru propunerea financiară cât şi pentru cea tehnică.

Pot fi ataşate şi copii în format electronic, respectiv PDF sau MS Word. In cazul în care sunt incluse copii în format electronic, pe ele se va înscrie clar tipul de propunere

(Tehnică/Financiară) şi numele Furnizorului şi trebuie ca ele să corespundă cu exactitate copiilor în format hârtie.

Banca nu va accepta nicio propunere depusă într-o altă formă (de ex. prin fax sau e-mail).

Furnizorii trebuie să fie conştienţi că propunerile pot fi multiplicate de către Banca pentru uzul acesteia relativ la evaluarea propunerii şi că nu li se va cere permisiunea pentru aceasta.

Propunerile trebuie să fie valabile pentru cel puțin trei luni de la data depunerii.

2.2 Criteriile de selecție a Furnizorilor

Unii dintre factorii pe care Banca îi va lua în considerare pentru selecţia Furnizorului câştigător (nu sunt trecuţi în ordinea importanţei) sunt:

• Profilul furnizorului si experienta generala

• Experienta similara in furnizarea de solutii pentru institutii bancare

• Respectarea cerintelor din prezentul caiet de sarcini

• Referinte

• Oferta completa, conform cerintelor tehnice exprimate de Banca

• Pret si conditii comerciale favorabile Bancii

• Termen de livrare

2.3 Condițiile de acordare

Banca nu se obligă sa acorde furnizarea către cel care licitează oferta cea mai scăzută, sau către oricare alt furnizor, nici să justifice respingerea unei propuneri. Cu toate acestea, îşi rezervă următoarele drepturi, fără ca participanţii la licitaţie să poată ridica pretenţii:

• Să selecteze, după cum consideră de cuviinţă, orice propunere,

• Să respingă unele sau toate propunerile, sau să acorde toate sau o parte din aceasta licitaţie unuia sau mai multor furnizori, pentru propunere în întregime sau pentru o parte din aceasta, sau chiar să anuleze licitaţia, după cum va crede de cuviinţă.

2.4 Oferta

Se sugerează ca furnizorii să includă următoarele titluri în ofertele lor:

✓ Cuprins – prin care se dă o imagine de ansamblu a soluţiei propuse

✓ Profilul – prin care se oferă informaţii asupra profilului furnizorului (inclusiv numele de contact). Procesul de vânzări şi suport ar trebui specificate în mod clar.

✓ Specificaţiile tehnice în conformitate cu cerinţele

✓ Financiare – Preţurile trebuie să includă toate taxele cu excepţia TVA şi trebuie exprimate în EUR sau XXX. Metoda de plată şi condiţiile comerciale ar trebui descrise detaliat.

Furnizorul trebuie să ofere răspunsul în funcţie de cerinţele ProCredit Bank, cât ma clar cu putinţă.

Furnizorul ar trebui să cunoască faptul că, dacă oricare dintre informaţiile solicitate nu este oferită, Banca poate presupune că acesta nu poate îndeplini necesităţile Băncii în acea privinţă.

3. CERINłE TEHNICE

Banca va incheia un contract one-time-shot pentru echipamentele necesare Centrului de Date.

Preturile pot fi exprimate in EUR/USD.

Bunurile propuse spre ofertare trebuie sa corespunda cerintelor din caietul de sarcini.

3.1. Cerinte specifice solutiei

Noile echipamente/solutii vor fi integrate in arhitectura existenta.

3.2. Cerinte specifice bunurilor

Intentia de achizitionare a urmatoarelor produse :

Cartridge

Specificatii

Cantitate/buc

HP LTO3 Ultrium 800 GB WORM Data

Cartridge

C7973W

HP MSL Ultrium Universal Magazine

AD621A

Enclosure

Blade Server

Storage
366023-002	Hewlett Packard Compaq 300 GB Fibre Channel Hard Drive	40

Specificatii tehnice ale produselor:

Enclosure
507019-B21	HP BLc7000 CTO 3 IN LCD ROHS Encl	1
517521-B21	HP 6X 2400W High Efficiency FIO Pwr Sply	1
456204-B21	HP BLc7000 DDR2 Encl Mgmt Option	1
413381-B21	HP BLc7000 3 PH Intl FIO Power Mod Opt	1
417688-B23	HP c-Class All FIO 16 Icm 1yr 24x7 Lic	1
517520-B21	HP BLc 6X Active Cool 200 FIO Fan Opt	1
AJ837A	HP 15m Multi-mode OM3 LC/LC FC Cable	4
AG641A	Cisco MDS 9124e 12 port Fabric Switch	2
410916-B21	HP BLc Cisco 1GbE 3020 Switch Opt Kit	2

Blade Server
443527-B21	HP BL680c G5 CTO Blade	Server 2P	1
449321-L21	HP E7330 BL680c G5 2P FIO Kit	Processor Power Kit	1
449321-B21	HP E7330 BL680c G5 2P Kit	Processor Kit	1
413015-B21	HP 16GB FBD PC2-5300 2x8GB Kit	Memory	8
403619-B21	HP BLc QLogic QMH2462 FC HBA Opt Kit	HBA Option	1
405139-B21	HP SA P400 FIO 256MB Cache	HBA Cache	1

3.3 Cerinte suport

Furnizorul va trebui sa asigure service si suport in perioada de garantie, precum si documentatia necesara instalarii echipamentelor (manuale, proceduri, instructiuni scrise pentru solutia propusa si particularitatile acesteia). Pentru UPS-uri, Furnizorul trebuie sa asigure servicii calificate de instalare on-site.

3.4 Service si garantie

Toti furnizorii trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte :

Perioada minima de garantie pentru echipamente este de 3 ani de la momentul semnarii procesului verbal de predare-primire/xxxxxxxxxx.Xx asemenea, Furnizorul va trebui sa aiba posibilitatea de a asigura servicii de post- garantiepentru o perioada minima de 2 ani, dupa data expirarii perioadei de garantie.

Furnizorul trebuie sa asigure mentenanta remote si on-site, precum si acces la o dezvoltare ulterioara a solutiei propuse.

Confirmare de primire a Caietului de sarcini (email) (Anexa 1)

Notificare de primire a Caietului de Xxxxxxx

Termen limită răspuns: <9.03.2010>

Prin email < Xxxxxxxxxxx.Xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.> In atenţia Departamentului de Achizitii, ProCredit Bank

Numele Companiei

*A. ( ) Prin prezenta declaram că:

• vom lua în considerare toate elementele solicitate, prezentate în acest document şi le vom include în oferta tehnică şi financiară pe care intenţionăm să v-o trimitem până cel târziu la data de <16.03.2010>

• facem această propunere în nume propriu, pentru acest contract. Confirmăm că nu participăm la nicio altă propunere pentru acelaşi contract, indiferent de forma acesteia (ca partener – inclusiv leader – intr-o asociaţie sau ca un candidat individual);

• am inclus în propunere doar date referitoare la resursele şi experienţa companiei noastre;

• nu ne aflăm în niciuna dintre situaţiile următoare, care să ne împiedice să participăm la contracte:

- în insolventa, în lichidare/dizolvare sau suspendare a activităţii;

- în situaţia ca afacerile societăţii să fie administrate de un administrator/lichidator judiciar, sau în situaţia de a fi obiectul unor proceduri de natură similara;

- în situaţia de a ni se interzice participarea la procesul de achiziţii în România pentru încălcări anterioare ale legislaţiei privind frauda şi corupţia.

• vom informa Banca imediat, în cazul apariţiei oricarei modificări referitoare la situaţiile de mai sus, în orice moment, pe parcursul derularii contractului;

• recunoaştem şi acceptăm faptul că, în situatia în care vom obţine contractul, totusi Banca va avea dreptul să îl anuleze şi să recupereze de la noi sumele de bani echivalente cu orice pierdere rezultată dintr-o astfel de anulare, în cazul în care am oferit sau am convenit să oferim oricărei persoane (angajat/colaborator implicat in mod direct sau

indirect in procesul de achizitii al Bancii) orice cadou sau atenţie de orice fel, ca stimulent sau recompensă pentru a-l determina sa faca sau sa nu faca ceva în legătură cu obţinerea sau îndeplinirea contractului, sau pentru favorizarea sau defavorizarea oricărei persoane în legătură cu contractul, sau dacă acţiunile/inactiunile respective au fost făcute de orice persoană angajată de noi sau acţionând în numele nostru (cu sau fără cunoştinţa noastră).

*B. ( ) NU vom răspunde la acest Caiet de Xxxxxxx

* Vă rugăm să bifaţi răspunsul corespunzător (A sau B)

In oricare dintre cazurile de mai sus ne angajăm să respectăm şi să tratăm toate informaţiile cuprinse în acest Caiet de sarcini ca fiind confidenţiale şi să nu le divulgăm către terţi pentru cel puţin un an.

Suntem de acord sa împuternicim următoarea persoană care să fie interfaţa directă pe întreaga durată a acestui Caiet de sarcini:

Nume: Funcţie: Companie: Adresă:

_______________________________________

__________________________________________________

Telefon direct: __________

Localitate: ___________ Data: ____________

Semnătura: _______________________________________

Clarificarea întrebărilor legate de Caietul de sarcini din <8.03.2010> (Anexa 2)

TOATE ÎNTREBĂRILE TREBUIE TRIMISE PÂNĂ CEL TARZIU LA <9.03.2010>

In atenţia: Departamentului de Achizitii, ProCredit Bank

Data:………...............

Număr de pagini (inclusiv coperta): ......

De la: (numele expeditorului)

(numele companiei)

Subiectul: .........................................

Întrebări:

Document Metadata

Table of Contents

Anexa 6.1 – CAIET DE SARCINI pentru procesul de Licitatie

Document Metadata