AUDIT INTERN

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA	PROCEDURĂ	DEPARTAMENTUL DE MANAGEMENTUL CALITĂŢII
	AUDIT INTERN

AUDIT INTERN

PROCEDURĂ

P_AI

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte acţiunile, responsabilităţile, autorităţile şi înregistrările aferente procesului de audit intern conform cu cerinţele specificate.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică sistemului de management al calităţii în cadrul Universităţii din Craiova în scopul îmbunătăţirii continue a eficacităţii SMQ.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI CONEXE

3.1. Lege privind asigurarea calităţii L87/2006;

3.2. Lege învăţământului nr. 84/1997, cu toate modificările ulterioare;

3.2. Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii programelor de studii universitare şi a instituţiilor de învăţământ superior – ARACIS;

3.3. Carta Universităţii din Craiova;

3.4. Ghidul programului de studii;

3.5. Planul de calitate;

3.6. Diverse regulamente interne ale Universităţii din Craiova.

4. TERMENI ŞI ABREVIERI

4.1. Audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluării lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;

Notă: Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de prima parte, sunt conduse de, sau în folosul organizaţiei însăşi pentru scopuri interne şi formează baza propriei organizaţii pentru o declaraţie a conformităţii.

Auditurile externe includ ceea ce în general se numeşte „audit secundă parte” sau „audit terţă parte”.

Auditurile secundă parte sunt conduse de părţi care au un interes în raport cu organizaţia, cum ar fi clienţi, sau de alte persoane sau în numele acestora.

Auditurile terţa parte sunt conduse de organizaţii externe independente.

Atunci când două sau mai multe organizaţii cooperează pentru a audita un singur auditat în comun, acesta este numit „audit comun”.

4.2. Auditor persoană ce are competenţa pentru a conduce un audit;

4.3. Managementul calităţii activităţi coordonate pentru a orienta şi controla o organizaţie

în ceea ce priveşte calitatea;

Notă: În general orientarea şi controlul calităţii include stabilirea politicii referitoare la calitate şi a obiectivelor calităţii, a planificării calităţii, a controlului calităţii, a asigurării calităţii şi îmbunătăţirii calităţii

4.4. Neconformitate ne-îndeplinirea unei cerinţe;

4.5. Abrevieri

SMQ – Sistemul de Management al Calităţii

D – Decan

PD – Prodecan calitate EA – Echipa de audit AS – Auditor şef

R – Rector

DC – Director, Departamentul de Managementul Calităţii

5. REGULI DE PROCEDURĂ ŞI RESPONSABILITĂŢI

Activitatea procedurală se desfăşoară conform diagramei prezentate mai jos:

CINE CE CUM

- Prodecan Calitate

- Director Calitate

- Decan

- Prodecan Calitate

- Director Calitate - Imagine

- Decan, Rector

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef

- Şefi Catedra

- Director Xxxxxxx - Imagine

- Auditor Şef;

- Auditori

- Decan

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef

- Şefi Catedra

- Rector, Decan,

- Sef Catedra

- Prodecan Calitate

- Şefi Catedra;

- Director Calitate

- Prodecan Calitate

- Auditor Sef;

- Rapoarte de Audit

5.1. ANALIZA INFORMAŢIILOR:

- concluziile auditurilor interne anterioare

- concluziile auditurilor externe

- rezultatele analizelor neconformităţilor

- rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor

- raportul analizei managementului

- deciziile managementului

- Procese verbale

- Decizii

5.2. PLANIFICAREA AUDITURILOR INTERNE ALE CALITĂŢII

APROBAREA PROGRAMELOR DE AUDIT

- Program de audituri

5.3. PREGĂTIRE AUDIT

- Contract prestări servicii

- Plan de audit

5.4. REALIZARE AUDIT

- Raport de audit

5.5. PRIMIREA ŞI ANALIZA RAPORTULUI DE AUDIT

Proces verbal

5.6. STABILIREA ACŢIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE

- Fişa de acţiuni corrective

şi preventive

- Program de acţiuni preventive şi corective

5.7. IMPLEMENTAREA ACŢIUNILOR CORECTIVE ŞI PREVENTIVE

- Fişa de acţiuni corrective

şi preventive

5.8. AUDIT DE URMĂRIRE A REZOLVĂRII NECONFORMITĂŢILOR

- Raport de audit

5.1 Analiza informaţiilor

Se analizează următoarele categorii de informaţii în scopul planificării auditurilor interne:

- concluziile auditurilor interne şi externe anterioare din rapoartele de audit;

- rezultatele analizelor neconformităţilor;

- rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor;

- raportul analizei managementului;

- deciziile managementului.

5.2. Planificarea auditurilor interne ale calităţii

5.2.1. Se întocmeşte programul anual de desfăşurare a auditurilor în urma analizei informaţiilor.

5.2.2. Se aprobă programul de audituri interne ale calităţii.

5.3. Pregătirea auditului

5.3.1. Se propune in scris:

- componenţa echipelor de audit (se poate stabili şi prin subcontractare pe baza unui contract de prestări servicii). În cazul în care auditul calităţii se efectuează cu furnizor extern, acesta se selectează în condiţiile în care satisface cel puţin cerinţele:

a) utilizează auditori certificaţi;

b) utilizează auditori cu experienţă în auditarea sistemelor de management al calităţii.

- catedra/activitatea ce urmează a fi auditată;

- intervalul de timp în care se desfăşoară auditul;

- documentele de referinţă.

5.3.2. Se aprobă propunerea şi se emite decizia de numire a echipei. Se asigură instruirea personalului care efectueaza auditul intern al calităţii.

5.3.3. Se întocmeşte planul de audit (conform cu particularităţile procesul auditat).

5.3.4. Planul de audit va cuprinde:

- obiectivele şi domeniul auditului;

- identitatea persoanelor (nume, funcţia) care au responsabilităţi directe referitoare la obiective şi domenii, respectiv persoanele auditate;

- identificarea documentelor de referinţă;

- catedra/activitatea care urmează să fie auditată;

- data şi durata estimată pentru fiecare activitate a auditului;

- programul şedinţelor care trebuie ţinute cu şefii catedrelor/departamentelor;

- condiţii de confidenţialitate în cazul realizarii auditurilor cu furnizori externi;

- data estimativă a difuzării raportului de audit.

5.3.5. Se aprobă planul de audit.

5.3.6. Se convoacă echipa de audit şi se stabilesc atribuţiile membrilor echipei.

5.3.7. Se pregătesc documentele necesare pentru a facilita investigaţiile echipei de audit pentru a documenta şi argumenta rezultatul auditului.

Documentele necesare desfăşurarii auditului includ:

- chestionar de audit (acesta poate avea diferite formate, în funcţie de specificul auditului, formatul prezentat în anexă fiind unul orientativ);

- fişa de neconformităţi;

- lista documentelor consultate;

- lista persoanelor auditate.

5.3.8. Se comunică Planul de audit, auditatului în scopul asigurării condiţiilor de desfăşurare a auditului.

5.4. Realizarea auditului intern al calităţii

5.4.1. Auditul se desfăşoară conform planului de audit şi începe cu şedinţa de deschidere. Scopul unei şedinţe de deschidere este de:

- a prezenta membrii echipei de audit, cadrele de conducere ale auditatului şi/sau a persoanelor desemnate a participa din partea auditatului;

- a prezenta planul de audit;

- a analiza domeniul şi obiectivele auditului;

- a prezenta un rezumat al metodelor şi procedurilor care urmează să fie utilizate pentru efectuarea auditului;

- a stabili căile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat;

- a confirma că sunt disponibile resursele şi facilităţile necesare echipei de audit

- a confirma ora şi data pentru şedinţa de închidere şi pentru toate şedinţele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

- a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

5.4.2. Se efectuează auditul (interviu, examinarea documentelor) în vederea colectării dovezilor obiective, necesare pentru stabilirea neconformităţilor.

Auditarea propriu-zisă se va desfăşura în zonele prevazute în planul de audit şi va avea la baza chestionarul pentru determinarea conformităţii sistemului calităţii cu cerinţele specificate.

Dovezile obiective vor fi consemnate de auditori pe formularul ‘Chestionar de audit’.

Modificările planului de audit, pe parcursul desfăşurarii auditului, se vor face cu acordul compartimentului auditat, la nivel de şef de catedră.

5.4.3. Se identifică neconformităţile pe baza de dovezi obiective, se documentează în Chestionarul de audit şi în Fişa de neconformităţi şi se comunică auditatului în şedinţa de închidere.

5.4.4. În cadrul şedinţei de închidere se va reveni la scopul auditului, data când se va prezenta în scris raportul de audit, numărul de exemplare şi cui se difuzează; se solicită stabilirea programului de acţiuni corective şi termenele de rezolvare a neconformităţilor.

5.5. Primirea şi analiza raportului de audit

5.5.1. Raportul de audit trebuie elaborat astfel încât sa se asigure corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.

5.5.2. Se datează şi se semnează raportul de audit.

5.5.3. Raportul de audit trebuie să conţină următoarele elemente:

- domeniul şi obiectivele auditului

- identificare unică, număr şi dată

- detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit şi a reprezentanţilor auditatului, perioada desfăşurarii auditului şi identificarea catedrei / activitatii auditate

- identificarea documentelor de referinţă în raport cu care a fost efectuat auditul

- aprecierea echipei de audit asupra măsurii în care auditatul se conformează cerinţelor specificate precum şi capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calităţii

- lista de difuzare a raportului de audit

5.5.4 Raportul de audit se comunică auditatului şi conducerii la vârf.

5.5.5. Se analizează raportul de audit.

5.6. Stabilirea acţiunilor corective şi preventive

În urma analizei raportului de audit se stabilesc acţiunile corective.

5.7. Implementarea acţiunilor corective şi preventive

Se realizează planul pentru implementarea acţiunilor corective.

5.8. Auditul de urmărire a rezolvării neconformităţilor

5.8.1. Se planifică auditurile de urmărire.

5.8.2. Se iniţiază auditurile.

5.8.3. Se efectuează auditurile de urmărire.

5.8.4. Se întocmeşte un raport al auditului de urmărire care se gestionează în acelaşi mod ca

şi raportul iniţial.