Strategia de contractare pentru achizitia
Strategia de contractare pentru achizitia
Furnizare si realizare obiecte promoţionale inscriptionate
Capitolul 1 - Obiectul achiziției
1.1. Titlu si Cod CPV principal - Cod CPV suplimentar: Furnizare si realizare obiecte promoţionale inscriptionate
Cod CPV: 39294100-0 Produse informative şi de promovare 79823000-9 - Servicii de tipărire şi de livrare
1.2. Descriere succintă
Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Vest Oltenia gestioneaza POR 2014 - 2020 la nivel regional, in calitate de Organism Intermediar, avand ca principale responsabilități promovarea finanțărilor disponibile, asistenta tehnica pentru solicitantii de finanțări, evaluarea,contractarea si monitorizarea proiectelor, dar si evaluarea programului si furnizarea de feedback privind implementarea acestuia, in vederea îmbunătățirii activităților viitoare de programare.
Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Vest Oltenia in calitate de Autoritatea contractantă își propune încheierea unui contract pentru Furnizare obiecte promoţionale inscriptionate pentru anul 2022, in cadrul contractului de AT 2020-2022.
În cadrul activităţilor de informare se vor inscripţiona o gamă largă de obiecte promoţionale care să vină în sprijinul acţiunilor de promovare a POR 2014-2020.
Materialele vor fi distribuite catre potentiali beneficiari, beneficiari, publicul intern si parteneri care vor asigura promovarea programului prin utilizarea si expunerea permanenta sau ocazionala a acestora.
Furnizorul are obligaţia de a livra toate produsele inscriptionate, la destinaţia finală indicată de Achizitor, respectând:
a. termenul de livrare al produselor ce fac obiectul acestui contract de: maxim 20 de zile lucratoare de la data comenzii ferme din partea autoritatii contractante, la sediul beneficiarului impreuna cu urmatoarele documente: proces verbal de predare-primire insotit de certificat de garantie/calitate (daca este cazul):
b. destinația de livrare: Aleea Teatrului nr.1, Craiova, Dolj
La expedierea produselor, Furnizorul are obligaţia de a comunica Achizitorului, cu 24 de ore înainte, data şi ora la care se va face livrarea. În cazul în care livrarea se face prin curier Furnizorul
își va lua toate măsurile astfel încât produsele ce fac obiectul contractului să fie transportate, descărcate și predate în locația indicată de Achizitor.
În cazul în care livrarea se face prin curier și la efectuarea recepției (in termen de max 2 zile lucratoare de la livrare) nu este prezent un delegat al Furnizorulului un reprezentant al Achizitorului va semna curierului pe documentul de livrare (AWB) doar pentru primirea coletelor, urmând ca verificarea conținutului acestora și stabilirea conformității conținutului coletului cu înscrisurile din facturi să fie făcută în termen de 2 zile lucrătoare. În cazul în care se vor constata neconcordanțe între produsele facturate și cele existente în fapt în colete, Achizitorul va notifica Furnizorul, urmând ca acesta să ia măsuri de remediere a lipsurilor sau neconformităților constat
Furnizorul va transmite Achizitorului documentele care însoţesc produsele:
a. factura fiscală/aviz de expediție;
b. certificat de garanţie/calitate (daca este cazul)
În cazul în care livrarea produselor se face de către Furnizor prin delegați împuterniciți certificarea de către Achizitor a faptului că produsele au fost livrate în conformitate cu clauzele contractuale se face după recepţie, prin semnarea Procesului Verbal de predare-primire/receptie a produselor.
Dreptul de proprietate se transmite în momentul în care s-a făcut plata produselor.
Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 7
Numar zile in care autoritatea contractanta va raspunde la solicitarile de clarificari: 5
Inscripţionarea materialor promotionale se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020.
xxxx://xxx0000-0000.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx-xx- materiale/
Conceptia si machetarea revine operatorului economic si vor fi aprobate de catre ADR SV Oltenia.
1.3 Cantitati ale contractului:
Nr. crt. | Obiect | Descriere | Cantitate | Inscriptionare | ||
1. | Agenda | Agendă personalizată | Personalizare | Prima foaie fata-verso | ||
inscriptionata | format A5 | 2023 | cu text si/sau imagini | |||
Finisaje: coperti tari, piele | 220 buc | color vor fi furnizate de | ||||
ecologica | ADR SV OLTENIA. | |||||
Structură: minim 120 file | Personalizare cu folio | |||||
nedatate, din care 4 file sa | argintiu/ auriu, prin | |||||
contina pagini cu informaţii | imprimare serigrafica | |||||
utile şi pagini de agendă | sau timbru sec | |||||
telefonică si 116 file sa fie | sigla ADR SV OLTENIA | |||||
nedatate | pe coperta agendelor | |||||
Suport: hârtie cu un grad de | A5. | |||||
alb ridicat, interior tiparit la | ||||||
doua culori, densitate minim | ||||||
70g/mp | ||||||
Tipar interior: 2+2; | ||||||
Tip legatura: cusuta | ||||||
2. | Calendar de birou inscriptionat | Calendar de birou personalizat integral, policromie integral Format: 20 x 10 cm; Structură: 12 file imprimate fata- verso si o coperta imprimate policromie, densitate minim 200g/mp Suport: carton dublu cretat lucios (DCL) 400g/mp; Tipar interior: 4+4; Finisaje: legare cu spiră metalică, personalizare integral in policromie, baza solida | 50 buc Personalizare 2023 | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. Conceptia si machetarea revine operatorului economic si vor fi aprobate de catre ADR SV Oltenia | ||
3. | Calendar de perete inscriptionat | Calendar de perete personalizat integral, policromie integral Format: A3(30 x 42cm); Structură: 12 file imprimate fata, 1 coperta imprimata policromie, densitate minim 200g/mp plus suportul din spatele calendarului Suport: carton dublu cretat lucios (DCL) 400g/mp; Tipar interior: 4+4; Finisaje: legare cu spiră metalică, personalizare integral in policromie | 50 buc Personalizare 2023 | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. Conceptia si machetarea revine operatorului economic si vor fi aprobate de catre ADR SV Oltenia | ||
4. | Memory stick REGIO inscriptionat | Memorie 64 GB, Interfata USB 3.0 Personalizare prin tampografie Se vor prezenta documente din care sa reiasa caracteristicile tehnice solicitate | 500 buc. | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. | ||
5. | Pix inscriptionat | Pix cu mecanism, corp si accesorii din metal • mecanism metalic retractabil, clip de prindere metalic; • varf stylus la capatul clip, pentru utilizare cu smartphone-uri si tablete • personalizare prin tampografie | 500 buc. | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. | ||
6. | Set pix-stilou inscriptionat | Setul va contine pix metalic si stilou metalic intr-un etui elegant din piele ecologica/catifea/plus: • Pixul- mecanism metalic retractabil, clip | 50 buc. | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. | ||
de prindere metalic; mină pix cu gel albastra • Stilou – corp metalic, Incarcare cu cartuse de cerneala clasice (rezerve) | ||||
7. | Rucsac/Geanta inscriptionat/a | Pentru laptop 17", negru/bleumarin/albastru compartiment central pentru laptop, si cel putin un compartiment pentru documente si accesorii Curea(curele) de umar reglabila/e | 220 buc | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. |
8. | Umbrela inscriptionata | Pliabila, automata, diametru 97 cm, lungime 27 cm, husa inclusa. | 100 buc | Inscripţionarea se va realiza conform regulilor de identitate vizuală a Programului Operational Regional 2014-2020. |
9. | Radio cu ceas | Tuner radio digital AM/FM | 50 buc | Inscripţionarea se va |
Iesire/intrare tip USB-C; | realiza conform | |||
Design simplu si elegant, cu | regulilor de identitate | |||
putine butoane, pentru | vizuală a Programului | |||
utilizare usoara. | Operational Regional | |||
Indicatoare LED pentru ore | 2014-2020. | |||
si minute | ||||
Se vor prezenta documente | ||||
din care sa reiasa | ||||
caracteristicile tehnice | ||||
solicitate |
Valoare estimata a contractului: 37.215,00 lei fara TVA
Capitolul 2 - Modalitatea de atribuire
2.1. Determinarea și justificarea valorii estimate
In vederea lansarii procedurii de achizitie de Xxxxxxxxx si realizare obiecte promoţionale inscriptionate au fost intreprinse urmatoarele:
- au fost stabilite principalele activitati care vor fi prestate in cadrul contractului;
- au fost estimate cantitatile pentru fiecare obiect promotional inscriptionat achizitionat, luand in considerare numarul persoanelor carora li se vor distribui obiectele promotionale, conform experientei anterioare (potentiali beneficiari, beneficiari, public intern si parteneri)
- s-au analizat ofertele financiare depuse in cadrul achizitiei anterioare desfasurate in cursul anului 2020, in vederea stabilirii/confirmarii valorii estimate a produselor si serviciilor;
2.2. Alegerea și justificarea procedurii de atribuire
Avand in vedere faptul ca valoarea maxima estimata fara TVA a contractului este de 37.215,00 lei fara TVA, valoare ce se incadreaza in limita de 678.748 RON, impusa de prevederile art.7 alin.1 lit.b din Legea privind achizitiile publice nr. 98/2016 actualizata, achizitia va fi realizata prin aplicarea Procedurii simplificate. Valoarea achizitiei de 37.215,00 lei fara TVA se cumuleaza cu valoarea achizitiei anterioare de obiecte promotionale, respectiv – 213.579 RON fara TVA. Cele doua achizitii se efectueaza in cadrul aceluiasi contract de finantate.
Procedura de achiziție publică se va finaliza prin încheierea unui contract de achizitie publica – furnizare produse
2.3. Alegerea și justificarea criteriilor de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție:
Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale
Documente solicitate: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului
Justificare: Documentul se solicita pentru a se putea verifica daca obiectul contractului are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului depus de ofertant in sensul in care acesta este autorizat conform legii sa desfasoare activitati economice de acest fel.
2.4. Alegerea și justificarea criteriului de atribuire și, după caz, a factorilor de evaluare utilizați
Criteriul de atribuire ales: Pretul cel mai scazut
Justificare: În Documentatia de atribuire, autoritatea contractantă a menționat toate cerințele minime și obligatorii ale produselor ce se doresc a fi achizitionate și pe care operatorii economici trebuie să le îndeplinească pentru derularea în bune condiții a contractului de achizitie publica, singurul criteriu ce poate fi comparabil, fiind pretul. Astfel, stabilirea ofertei câştigătoare se va realiza doar prin compararea preţurilor prezentate în cadrul ofertelor admisibile, în lipsa altor elemente de natură tehnică sau alte avantaje care ar rezulta din modul de îndeplinire a contractului de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire.
Capitolul 3 - Modalitatea de achizitie
Achizitia va fi efectuata prin intermediul Compartimentului de Achizitii Publice din cadrul ADR SV Oltenia, in colaborare cu personalul din cadrul altor compartimente ale autorității contractante care vor sprijini activitatea acestuia pe parcursul derulării procedurii, în funcție de necesitățile ce vor identificate ( de exemplu : economic, juridic, PRC etc).
Capitolul 4 – Contractul
4.1. Tipul contractului
Contractul de achizitie publica se va semna cu un singur operator economic, atribuirea urmând a se face pe baza criteriului de atribuire pretul cel mai scazut
Contractul de achizitie publica se va desfasura începând cu data atribuirii pana la 31.12.2022 si are ca obiect principal furnizarea si realizarea de obiecte promoţionale inscriptionate. Implementarea contractului se va realiza de către personalul din cadrul Directiei PRC al ADR SV Oltenia.
4.2. Riscuri
Pentru o planificare şi organizare corespunzătoare a activităţilor, ADR SV Oltenia va avea în vedere asigurarea unui management eficient al riscurilor în cadrul contractului. Astfel, un loc important îl ocupă analiza riscurilor proiectului. Riscul poate fi definit ca un eveniment nesigur sau un set de circumstanţe care, odată apărute, au un efect negativ în atingerea obiectivelor contractului. Managementul riscurilor este abordarea care permite identificarea, evaluarea şi analiza riscurilor pentru a realiza transferul, reducerea sau eliminarea riscurilor acolo unde este posibil sau planificarea pentru controlul riscurilor.
Nr. Crt. | Principalele riscuri identificate la nivelul contractului | Recomandări/măsuri de reducere/eliminare a riscurilor |
1. | Imposibilitatea furnizarii produselor inscriptionate in termen de max. 20 zile lucratoare de la comanda ferma din partea ADR | Acest risc este eliminat inca din faza de ofertare, ofertatii asumandu-si conditiile contractuale ce includ termenul de livrare si penalitatile impuse de Achizitor Furnizorului in cazul intarzierii livrarii produselor - 0,03 % pe zi de intarziere, din pretul produselor nelivrate. Anexat se regaseste Formularul de contract ce conține clauzele contractuale obligatorii și care |
vor face parte integrantă din documentația de atribuire. | ||
2. | Livrarea unor produse neconforme | Acest risc este eliminat prin intermediul clauzelor contractuale care prevad la Art.18.3: “Dacă produsele inspectate şi/sau testate nu corespund specificaţiilor, Achizitorul are dreptul să le respingă, iar Furnizorulul are obligaţia, fără a modifica preţul contractului: a) de a înlocui produsele respinse; sau b) de a face toate modificările necesare pentru ca produsele să corespundă specificaţiilor lor tehnice, în maxim 5 zile lucratoare de la constatarea lor, pe cheltuiala proprie, în caz contrar, urmând să răspundă cu daune – interese faţă de Achizitor. |
3. | Comunicare neadecvata sau ineficienta intre Achizitor si Furnizor | Comunicarea intre Achizitor si Xxxxxxxx se va realiza prin telefon, e-mail. Comunicarea va fi continua, cu privire la aspectele necesare indeplinirii contractului, prin reprezentantii desemnati de fiecare parte. |
4.3. Modalitatea de implementare a contractului – personal responsabil
Agenția pentru Dezvoltare Regională Sud-Vest ca Autoritate Contractantă, va fi responsabilă pentru derularea contractului. După semnarea contractului vor fi nominalizate persoanele răspunzătoare pentru managementul şi executarea acestuia. Direcția Economică din cadrul ADR Sud- Vest va face plățile, după confirmarea şi aprobarea documentelor care însoțesc facturile de către, Directorul Directiei PRC.
Furnizorul va desemna o persoană responsabilă care va răspunde, între altele, de:
- asigurarea legăturii cu ADR Sud-Vest pentru toate aspectele legate de managementul contractului
4.4. Modalități de plată și penalități
Plata contractului se va realiza din bugetul Programului Operațional Regional, Axa prioritară de asistenta tehnica.
In cazul in care, din vina sa exclusiva, Furnizorul nu reuseste sa-si execute obligatiile asumate prin contract, atunci Achizitorul are dreptul de a deduce din pretul contractului, ca penalitati, o suma echivalenta cu 0,03 % pe zi de intarziere, din pretul produselor nelivrate.
Achizitorul are obligaţia de a efectua plata către Furnizor pentru produsele livrate în termen de 30 zile de la data înregistrării facturii la sediul achizitorului, în baza următoarelor documente justificative: proces-verbal de recepţie/punere in functiune şi factura Furnizorului, certificat de garantie pentru radio cu ceas.
Furnizorul va emite factura numai după aprobarea recepţiei de către Achizitor.
Furnizorul este răspunzător de corectitudinea şi exactitatea datelor înscrise în facturi şi se obligă să restituie atât sumele încasate în plus faţă de valoarea finală certificată, cât şi foloasele realizate necuvenit, aferente acestora, în 15 de zile de la primirea unei cereri în acest sens.
Dacă Furnizorul nu va face plata sumelor menţionate la alineatul (1) în termenul limită de mai sus, Achizitorul va aplica penalităţi reprezentând 0,03% pentru fiecare zi de întârziere din plata neefectuată până la îndeplinirea efectivă a obligaţiilor
Sumele care trebuie restituite Achizitorului pot fi deduse din sumele de orice natură datorate Furnizorului.
Prezentarea cu date eronate sau incomplete, fata de prevederile legii şi ale contractului de achiziţie, a facturilor spre decontare, face sa nu curgă termenul de plată, daca Achizitorul sesizează Furnizorul despre neregulile constatate şi returnează facturile în original, în interiorul termenului de plata al facturii. Un nou termen de plata va curge de la confirmarea de către Achizitor a noilor facturi prezentate de către Xxxxxxxx, completate cu date corecte, potrivit legii şi contractului.
Achizitorul nu are dreptul să efectueze, iar Furnizorul să solicite, plăţi în avans.
Capitolul 5. Alte justificări
Fonduri bugetare disponibile pentru realizarea achizitiei:
Buget POR 2020-2022 – Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx obiecte promovare –112.095 lei fara TVA.
Capitolul 6. Informații necesare verificării de către ANAP
Nr. crt. | Aspecte verificate | Conținut relevant din strategie | |
Opțiune aleasă | Justificare | ||
1. | Procedura de atribuire aleasă | Procedura simplificata | Avand in vedere faptul ca valoarea maxima estimata fara TVA a contractului este de 37.215 lei, valoare ce se incadreaza in limita de 678.748 RON, impusa de prevederile art.7 alin.1 lit.b din Legea privind achizitiile publice nr. 98/2016 actualizata, achizitia va fi realizata prin aplicarea Procedurii simplificate (valoarea achizitiei: Furnizare si realizare obiecte promoţionale inscriptionate - 37.215 RON fara TVA se cumuleaza cu valoarea achizitiei: Servicii realizare obiecte promoţionale si inscriptionare pentru anul 2020-2021, respectiv cu valoarea estimata referat de necesitate – 213.579 XXX xxxx TVA) |
2. | Modalitatea specială de atribuire | Contract | Contractul de achizitie publica se va semna cu un singur operator economic, atribuirea urmând a se face pe baza criteriului de atribuire pretul cel mai scazut Contractul de achizitie publica se va desfasura începând cu data atribuirii pana la 31.12.2022 si are ca obiect principal Furnizare obiecte promotionale inscriptionate. Implementarea contractului se va realiza de către personalul ADR SV Oltenia. |
3. | Reducerea termenelor | NU | - |
4. | Împărțire pe loturi (numai pentru autoritățile contractante ) | NU | Decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi: În conformitate cu art.141 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 “autoritatea contractantă va stabili obiectul fiecărui lot, pe baze cantitative, adaptând dimensiunea contractelor individuale astfel încât să corespundă mai bine capacităţii întreprinderilor mici şi mijlocii, sau pe baze calitative, în conformitate cu diferitele meserii şi specializări implicate, pentru a adapta conţinutul contractelor individuale mai îndeaproape la sectoarele specializate ale IMM-urilor sau în conformitate cu diferitele faze ulterioare ale proiectului.” Ca urmare a faptului ca achizitia face parte din contractul de Asistenta Tehnica 2020-2022, finantat prin POR, contract ce se va finaliza la data de 31.12.2022, prin lotizare exista riscul decalarii datei de semnare a contractelor si, implicit, a perioadei de implementare a acestor contracte, ceea ce ar conduce la neimplementarea in termen a contractului de asistenta tehnica si implicit pierderea sursei de finantare, deoarece: 1.exista posibilitatea neprezentarii ofertantilor pentru unele dintre loturi; 2. exista posibilitatea aparitiei unui numar diferit de clarificari cu termen diferit de raspuns; 3.exista posibilitatea aparitiei unor contestatii cu termene diferite de solutionare; 4. exista posibilitatea atribuirii unuia dintre loturi, restul loturilor ramanand neatribuite. Autoritatea contractanta nu restrictioneaza accesul operatorilor economici la procedura, doarece este permis ofertantilor sa participe sau sa se asocieze pentru a depune candidatura comuna in vederea executarii contractului. |
5. | Criterii de calificare | Capacitatea de exercitare a | Documente solicitate: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului |
privind capacitatea | activității profesionale | Justificare: Documentul se solicita pentru a se putea verifica daca obiectul contractului are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului depus de ofertant in sensul in care acesta este autorizat conform legii sa desfasoare activitati economice de acest fel | |
6. | Criterii de selecție | NU este cazul | - |
7. | Criteriul de atribuire | Pretul cel mai scazut | |
8. | Factorii de evaluare utilizați | Nu este cazul |
Intocmit,
Sef Compartiment Achizitii Publice Xxxx Xxxx
Dana- Semnat digital de
Xxxxxxxx Xxxx
Xxxx-Xxxxxxxx Xxxx Data: 2022.05.31
09:19:37 +03'00'