CAIET DE SARCINI
CAIET DE SARCINI
Privind achiziția de bunuri și servicii necesare desfășurării conferinței de
închidere a proiectului
”Întărirea capacității administrative a Ministerului Finanțelor Publice în implementarea măsurilor de sprijin de natura ajutorului de stat”
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
1 INFORMAŢII GENERALE
Autoritatea Contractantă:
Ministerul Finanțelor Publice
2 OBIECT
Obiectul prezentului caiet de sarcini îl reprezintă achiziția de servicii necesare informării și comunicării privind rezultatele obținute prin implementarea proiectului ”Întărirea capacității administrative a Ministerului Finanțelor Publice în implementarea măsurilor de sprijin de natura ajutorului de stat”, asistența comunitară nerambursabilă este asigurată din Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA), Axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente.
Astfel se dorește achiziționarea următoarelor tipuri de servicii:
Nr. crt. | Denumire servicii | Categorie servicii |
1 | Servicii de organizare evenimente: - Închiriere instalație audio și video- proiecție; - Servicii de catering | Servicii de reuniuni și conferințe organizate la sediul Ministerul Finanțelor Publice |
2 | Servicii pentru elaborare materiale promoționale, respectiv realizare multiplicare/tipărire și tehnoredactare a următoarelor materialele publicitare: broșuri și mape de prezentare. | Produse informative si de promovare, Servicii tipografice şi servicii conexe |
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
Zona geografică:
București.
3 SPECIFICAŢII TEHNICE- CERINŢE MINIME
Servicii de organizare evenimente
În cadrul proiectului ”Întărirea capacității administrative a Ministerului Finanțelor Publice în implementarea măsurilor de sprijin de natura ajutorului de stat, urmează a fi realizată o activitate ce necesită servicii de organizare pentru conferința de închidere a proiectului.
Pentru această conferință trebuie respectate următoarele caracteristici:
Durată conferință: 4 ore
Nr. persoane invitate/conferință: minim 25 persoane
Locație: unul din sediile Ministerului Finanțelor Publice
După selectarea prestatorului, în maxim 5 zile lucrătoare, Prestatorul va transmite Beneficiarului mostrele materialele promoționale pentru realizarea acestora. În maxim 5 zile lucrătoare de la acordul Beneficiarului pentru „bun de tipar”, Prestatorul va transmite materialele în vederea efectuării recepției.
Instalație audio și video-proiecție: Prestatorul va pune la dispoziția beneficiarului un
video-proiector și 1-2 microfoane.
Catering:
• Meniu - Welcome coffee - 09:30 – 10:00: cafea filtru, selecție de ceaiuri (minim 4 tipuri), apă minerală plată și carbogazoasă, băuturi răcoritoare carbogazoase (minim 2 tipuri), sucuri naturale (minim 2 tipuri), zahăr, lapte pentru cafea, asortiment de produse de patiserie - minim 4 tipuri din fiecare, prăjituri - minim 4 tipuri din fiecare, fructe.
• Meniu - Coffee Break - 11:30 – 11.45: cafea filtru, selecție de ceaiuri (minim 4 tipuri), apă minerală plată şi carbogazoasă, băuturi răcoritoare carbogazoase (minim 2 tipuri), sucuri naturale (minim 2 tipuri), zahăr, lapte pentru cafea, asortiment de aperitive reci - minim 4 tipuri din fiecare, prăjituri - minim 4 tipuri din fiecare, fructe.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
Data conferinței va fi stabilită ulterior și comunicată Prestatorului cu cel puțin 5 zile lucrătoare înaintea organizării evenimentului.
Bugetul maxim pentru aceasta activitate este de 7.856,50 lei fără TVA.
Servicii pentru elaborare materiale promoționale
1. Pentru proiectul „Întărirea capacității administrative a Ministerului Finanțelor Publice în implementarea măsurilor de sprijin de natura ajutorului de stat” se va utiliza logo-ul creat de Beneficiar și care va apărea pe toate materialele promoționale create în cadrul acestei achiziții, cu respectarea condițiilor de identitate vizuală ale proiectului (conform manualului de identitate vizuală).
2. Materiale promoționale necesare desfășurării proiectului
Nr. crt. | Denumire produs/serviciu | UM | Cant | Detalii | Termen de realizare |
1 | mape prezentare | buc | 30 | • Dimensiuni: 220x310mm • Un big • Format finit deschis 534x310 mm • Hârtie dublu-cretat, lucios, 350 g • Culori: policromie 4+0 • Ștanțare, formare volum 10 coli Toate materialele vor fi inscripționate cu elemente obligatorii de identitate vizuală conform Manualului de identitate vizuală publicat pe site-ul MDRAP, precum si cu logo-ul proiectului. | Predarea materialelor Beneficiarului se va face în maxim 5 zile de la acordarea „bunului de tipar”. |
Nr. crt. | Denumire produs/serviciu | UM | Cant | Detalii | Termen de realizare |
2. | broșuri conferință închidere proiect | buc | 30 | • Format finit deschis 297x210mm • Format finit închis 99x210 mm • Hârtie dublu-cretat lucios, 180 g, 4+4 culori • Tăiere la finit, fălțuire (pliat în 3 părți egale) • Textul (informația din pliant) este oferit de către Beneficiar în forma lui brută, urmând ca Prestatorul să aducă textul în forma optimă pentru a atinge obiectivele de comunicare pe care și le-a propus Beneficiarul. • Toate materialele vor fi inscripționate cu elemente obligatorii de identitate vizuală conform Manualului de identitate vizuală publicat pe site-ul MDRAP, precum si cu logo-ul proiectului. | Predarea materialelor Beneficiarului se va face în maxim 5 zile de la acordarea „bunului de tipar”. |
Nr. crt. | Denumire produs/serviciu | UM | Cant | Detalii | Termen de realizare |
3 | Caiete cu coperți personalizate, cu foaie velină | buc | 30 | I. Coperta: - dimensiuni: 210x297mm (A4) - spirală - hârtie dublu-cretat, lucios, 350 g - culori: policromie 4+0. Conceptul de grafica va fi comunicat de către Beneficiar. Pe copertă vor fi inscripționate toate elementele obligatorii de identitate vizuală, conform Manualului de identitate vizuală publicat pe site-ul MDRAP. II. Interiorul: - dimensiuni: 210x297mm (A4) - hârtie lucios, 180 g - culori: Alb - număr pagini:48-50 Toate paginile vor fi inscripționate cu elementele obligatorii de identitate vizuală, conform Manualului de identitate vizuală publicat pe site-ul MDRAP. | Predarea materialelor Beneficiarului se va face în maxim 5 zile de la acordarea „bunului de tipar”. |
Pentru toate materialele promoționale mai sus menționate se vor aplica regulile de identitate vizuală menționate în Manualul de identitate vizuală, Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020, ce poate fi vizualizat la adresa xxxx://xxx.xxxx.xx
Bugetul maxim alocat pentru aceste produse promoționale este de 2.250 RON.
Condiții de livrare/ prestare:
III. Livrarea/prestarea produselor/serviciilor achiziționate va fi la locația din B-dul.
Xxxxxx Xxxx nr. 44, Sector 3, București.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
IV. Livrarea/ prestarea trebuie să fie însoțită de următoarele documente, după caz:
a) factură fiscală;
b) proces verbal de recepție/Notă de intrare recepție.
Recepția produselor și serviciilor:
I. Recepția va consta în verificarea cantitativă și calitativă a serviciilor/ produselor achiziționate, va fi efectuată la sediul Beneficiarului și va fi finalizată prin încheierea unui proces-verbal de recepție/Notă de intrare recepție semnat cel puțin de reprezentanții Beneficiarului.
II. Dacă vreunul din produse nu corespunde specificațiilor din prezentul Caiet de sarcini și /sau oferta propusă, Beneficiarul are dreptul să îl respingă, iar Prestatorul are obligația, fără a modifica prețul stabilit:
i.să înlocuiască produsul refuzat, în 2 zile lucrătoare de la sesizarea
achizitorului;
ii.să facă toate modificările necesare pentru ca produsele/serviciile să corespundă specificațiilor tehnice, în 2 zile lucrătoare de la sesizarea achizitorului.
III. După soluționarea eventualelor neconformități se va încheia procesul verbal de recepție finală, cantitativă și calitativă, semnat de reprezentanții Beneficiarului.
IV. Dacă se constată defecte asupra produselor ulterior recepției produselor/serviciilor, Prestatorul va înlocui în termen de 2 zile lucrătoare aceste produse/servicii.
Garanții:
I. Prestatorul are obligația de a emite o declarație de conformitate, în baza căreia își asumă garanția serviciilor efectuate și a materialelor livrate. Toate materialele vor fi inscripționate conform manualului de identitate vizuală, Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020.
II. Beneficiarul are dreptul de a notifica imediat Prestatorul, în scris, orice
plângere sau reclamație ce apare în conformitate cu aceasta garanție.
III. La primirea unei astfel de notificări, Prestatorul are obligația de a remedia defecțiunea sau de a înlocui produsul în perioada convenită, fără costuri suplimentare pentru Beneficiar, la adresa de livrare.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
IV. Dacă Prestatorul, după ce a fost înștiințat, nu reușește să remedieze defectul în perioada convenită, Beneficiarul are dreptul de a lua măsuri de remediere pe riscul și spezele Prestatorului, fără a aduce nici un prejudiciu oricăror alte drepturi pe care Beneficiarul le poate avea față de acesta.
V. Termenul de intervenție pentru remedierea defecțiunilor va fi de maxim 2 zile lucrătoare de la anunțarea defecțiunii.
Alte cerințe
I. Toate prețurile produselor și serviciilor vor fi exprimate în lei, fără TVA și
sunt ferme.
II. Toate cerințele enunțate în Caietul de sarcini sunt minimale și obligatorii.
III. Nerespectarea în totalitate a cerințelor tehnice prevăzute în prezentul Caiet
xx xxxxxxx va conduce la declararea ofertei ca neconformă și respingerea ofertantului.
4 DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ
Câștigătorul achiziție cesionează în întregime și pe durata nedeterminată Ministerului Finanțelor Publice drepturile patrimoniale asupra operei publicitare și, în special, drepturile de utilizare sau exploatare prin orice mijloc sau procedeu existent la data transmiterii comenzii sau inventate sau aduse la cunoștința publică la o dată ulterioară, astfel cum sunt aceste drepturi prevăzute de legislația privind drepturile de autor și drepturile conexe.
Cesiunea drepturilor patrimoniale de autor de la câștigătorul achiziției către Ministerul Finanțelor Publice are caracter exclusiv.
Prestatorul va despăgubi, proteja și apăra pe cheltuiala sa Beneficiarul, pe salariații acesteia, pentru și împotriva tuturor acțiunilor, plângerilor, pierderilor și pagubelor rezultate din orice acțiune ori omisiune a furnizorului și/sau a subcontractanților săi, personalului salariat ori contractat de acesta, inclusiv împotriva oricărei încălcări a prevederilor legale sau a drepturilor terților, privind brevetele, mărcile comerciale ori alte forme de proprietate intelectuală precum dreptul de autor.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!
5 LOGISTICĂ ŞI PLANIFICARE
Data demarării și Perioada de execuție
Perioada de execuție începe de la momentul transmiterii comenzii și se finalizează după organizarea conferinței de închidere a proiectului (perioada august - septembrie 2019).
Secvența în timp a principalelor activități este următoarea:
1. Transmitere comandă
2. Producție materiale promoționale aferente conferinței de închidere a proiectului
3. Organizarea și desfășurarea conferinței de închidere a proiectului
Organizare si metodologie
Propunerea tehnică va fi structurată într-un mod care să permită urmărirea facilă a răspunsurilor, punct cu punct, la cerințele caietului de sarcini. Propunerea tehnică trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor cerințelor/obligațiilor prevăzute în prezentul Caiet de sarcini.
Facilități oferite de Prestator
Prestatorul va asigura toate resursele umane și materiale necesare pentru buna organizare și desfășurare a evenimentului.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European
prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!