CONSILIUL JUDEŢEAN CONSTANŢA

CONSILIUL JUDEŢEAN CONSTANŢA

APROBAT, PREȘEDINTELE CONSILIULUI JUDEȚEAN CONSTANȚA

XXXXXX XXXXX XXXXXXXX

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ PRIVIND

MONITORIZAREA PROIECTELOR FINANȚATE DIN FONDURI STRUCTURALE ȘI GUVERNAMENTALE

Cod: PO-SMIPA.03

Ediția I, Revizia 0

AVIZAT,

PREȘEDINTE COMISIE MONITORIZARE:

XXXXXXX XXXX

Secretar al Județului Constanța

ELABORAT:

1. Prenumele, numele Director General, Xxxxxxxxx Xxxxx

2. Prenumele, numele, Director Adjunct, Xxxx Xxxxx Xxxxx

3. Prenumele, numele, Inspector Superior, Xxxxx Xxxxxxx

Cuprins

F-PO- SMIPA.03.02

1. F-PO- SMIPA.03.01 Pagina de gardă 1

2. F-PO- SMIPA .03.02 Pagină de cuprins 2

3. F-PO- SMIPA .03.03 Formular evidenţă modificări 3

4. F-PO- SMIPA.03.04 Conţinutul procedurii 4

5. F-PO- SMIPA .03.05 Formular analiză procedură 10

6. F-PO- SMIPA -03.06 Lista de difuzare a procedurii 12

7. Formulare 1-13

FORMULAR EVIDENŢĂ MODIFICĂRI F-PO- SMIPA.03.03

Nr. crt.
Ed. Data ediţiei
Rev. Data reviziei
Pag.
Descriere modificare Semnătura conducătorului compartimentului

CONȚINUTUL PROCEDURII F-PO- SMIPA.03.04

1.0. Scopul

Procedura descrie activităţile pentru monitorizarea investiţiilor proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte, precum şi coordonarea, respectiv demersurile aferente obţinerii avizelor, acordurilor şi autorizaţiilor necesare executării proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei.

2.0. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică de către personalul implicat în procesele specifice monitorizării investiţiilor proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte, precum şi coordonarea, respectiv demersurile aferente obţinerii avizelor, acordurilor şi autorizaţiilor necesare executării proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei.

3.0.Documente de referinţă

✓ Regulamentele europene aplicabile instrumentelor structurale;

✓ O.U.G nr. 57 din 3 Iulie 2019 privind codul administrativ;

✓ Legea nr. 52 din 21 ianuarie 2003 (*republicata*) privind transparenta decizionala in administratia publica*);

✓ Legea nr. 52 din 21 ianuarie 2003 (*republicata*) privind transparenta decizionala in administratia publica*);

✓ Legea nr. 161 din 19 aprilie 2003 (*actualizată*) privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei;

✓ Hotărârea nr. 606/2010 privind stabilirea unor măsuri de accelerare a implementării instrumentelor structurale;

✓ O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiară a instrumentelor structurale şi utilizare acestora pentru obiectivul convergenţă cu modificările si completările ulterioare;

✓ O.U.G. nr. 84/04.09.2013 – pentru modificarea şi completarea O.U.G. nr.64/2009;

✓ H.G. nr. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

✓ Ordinul SGG nr. 600/20.04.2018 privind aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;

✓ Legea nr. 315/2004 privind dezvoltarea regională în România, cu modificările şi completările ulterioare;

✓ Ghidurile solicitantului pentru programele operaţionale;

✓ Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale în România;

✓ Hotărâri ale Consiliului Judeţean Constanţa referitoare la proiecte în implementarea CJ sau în parteneriat cu CJ şi referitoare la accesarea fondurilor nerambursabile;

✓ Instrucțiuni ale Autorităților de Management.

4.0.Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul.
1.	Autoritate de Management	organismul public care asigura gestionarea asistentei financiare din Instrumentele Structurale.
2.	Beneficiar	Xxxxxxxx juridică publică de drept public și/sau privată cu care Autoritatea de Management încheie un contract/ordin de finanţare şi care este responsabilă de implementarea corectă, legală a proiectului în conformitate cu contractul/ordinul de finanţare.
3.	Cerere de finanţare	formularul completat de către solicitant pentru fiecare proiect individual.
4.	Contract de Finanţare	document care reglementează relaţia dintre Autoritatea de management şi beneficiar pe perioada de implementare a unui proiect, stabilind drepturile şi obligaţiile fiecăruia cu privire la proiectul respectiv.
5.	Echipa de implementare /Unitate de implementare a proiectului	asigura condiţiile necesare pentru punerea în practică a prevederilor din Contractul de finanţare şi din anexele acestuia şi urmăreşte modul de respectare a prevederilor acestor documente
6.	Implementare	realizarea tuturor activităţilor din cadrul proiectului, în contextul îndeplinirii obligaţiilor prevăzute în contractul de finanţare încheiat între Beneficiar şi Autoritatea de Management.
7.	Notificare	Documentul prin care, in situaţiile în care din cauze obiective beneficiarul nu poate respecta termenele prevăzute prin documentele de planificare prevăzute în Cererea de finanţare, instiinteaza OI/AM.
8.	Organism Intermediar	unitati de implementare la nivel regional
9.	Program Operaţional	document strategic de programare elaborat de Statul Membru şi aprobat de Comisia Europeană, prin care este stabilită o strategie de dezvoltare sectorială sau regională printr-un set de priorităţi coerente.
10.	Rambursare	plăţi efectuate de Autoritatea de Management din bugetul de stat şi/sau din instrumente structural către un Beneficiar în baza cererilor de rambursare, însoţite de documente justificative privind efectuarea unor plăţi în stadiul de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanţare încheiat între Beneficiar, OI şi Autoritatea de Management responsabilă, în vederea asigurării implementării corespunzătoare a proiectelor
11.	Raportare	documentul prin care lunar/trimestrial se prezinta AM/OI stadiul implementarii proiectului

12.	Monitorizare	procesul ce permite obţinerea informaţiilor care să permită cunoaşterea şi inţelegerea stadiului proiectului la un moment dat, precum şi tendinţele de derulare a activităţilor incluse în proiect
13.	Investiţie publică	totalitatea cheltuielilor din fonduri publice, iniţiale sau ulterioare, destinate realizării de active fixe de natura domeniului public şi/sau privat al statului/unităţii administrativ-teritoriale, inclusiv înlocuirea activelor fixe uzate, precum şi cheltuielile ocazionate de înlocuirea acestora, care se finanţează total sau parţial din fonduri publice (în conformitate cu HG 907/2016)

4.2.Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	AM	Autoritate de Management
2.	B	Beneficiar
3.	CJC	Consiliul Judeţean Constanţa
4.	DGP	Direcţia Generală de Proiecte
5.	DGEF	Direcția Generală Economico-Financiară
6.	DGAPJ	Direcția Generală de Administrație Publică și Juridică
7.	DGTUAT	Direcţia Generală Tehnică, Urbanism şi Amenajarea Teritoriului
8.	HCJC	Hotărâre a Consiliului Judeţean Constanţa
9.	HG	Hotărârea Guvernului
10.	OI	Organism Intermediar
11.	P.O.	Procedură operațională
12.	PO	Program Operaţional
13.	UAT	Unitate Administrativ Teritorială
14.	SMIPA	Serviciul Monitorizare Investiţii proiecte, Avizare
	UIP	Unitate de implementare a proiectului

5.0. Descrierea procedurii operationale

5.1. Generalităţi

5.1.1.Procedura descrie activităţile pentru monitorizarea investiţiilor proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte, precum şi coordonarea, respectiv demersurile aferente obţinerii avizelor, acordurilor şi autorizaţiilor necesare executării proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul DGP.

5.2. Activitatea de monitorizare a proiectelor finanţate din fonduri structurale şi guvernamentale

5.2.1. Monitorizarea proiectelor in perioada de implementare

- Asigură participarea funcționarilor publici din cadrul Serviciului la vizitele efectuate la obiectivele de investiţii pentru verificarea stadiului lucrărilor şi la întocmirea rapoartelor în perioada de implementare a

proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă derulate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

- Asigură, prin funcționarii publici din cadrul Serviciului, participarea la vizitele de monitorizare ale proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă aflate în implementare la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

- Asigură, prin funcționarii publici din cadrul Serviciului, monitorizarea stadiului lucrărilor de investiţii, a graficului de execuţie al acestora şi de livrare a bunurilor, pe perioada implementării proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă derulate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

- Asigură, prin funcționarii publici din cadrul Serviciului, elaborarea notificărilor transmise constructorilor pentru respectarea graficului de execuţie a lucrărilor (dacă este cazul) şi la notificarea furnizorilor de bunuri în cazul în care se constată întârzieri la livrare, pentru proiectele cu finanțare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

- Asigură, prin funcționarii publici din cadrul Serviciului, realizarea situaţiilor şi a rapoartelor, referitoare la activitatea de monitorizare a contractelor, privind stadiul acestora, dificultăţile apărute în implementarea proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă aflate în derulare la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte; - --

- Asigură, prin funcționarii publici din cadrul Serviciului, participarea la întâlnirile organizate de Autoritățile de Management sau Organisme Intermediare, pentru proiectele cu finanțare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

5.2.2. Monitorizarea investiţiilor in perioada de durabilitate

- Asigură participarea funcționarilor publici din cadrul Serviciului la vizitele la obiectivele de investiţii (lunar), la întocmirea rapoartelor/ notelor de constatare şi a notificărilor privind remedierea lucrărilor (dacă este cazul) în perioada de durabilitate (ex-post) a proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

- Asigură prin funcționarii publici din cadrul Serviciului colaborarea cu Serviciul Promovare Proiecte Europene, cu Serviciul Management Proiecte, cu Serviciul Protecția Mediului şi cu celelalte direcţii de specialitate din cadrul C.J.C. pentru buna desfăşurare a activităţii de monitorizare a investiţiilor realizate prin proiectele cu finanțare europeană nerambursabilă implementate la nivelul Direcţiei Generale de Proiecte;

5.3. Resurse utilizate

- Resurse materiale = echipamentele şi produse IT (hardware şi software) şi materiale consumabile

- Resurse umane = personalul din cadrul SMIPA, al altor direcții/servicii CJC și/sau alte instituții

- Resurse financiare:

- bugete în cadrul proiectelor cu finanţare nerambursabilă

- buget propriu – pentru achiziţia de produse şi servicii necesare activităţii CJC

În activitatea desfăşurată de SMIPA sunt utilizate şi urmărite respectarea prevederilor următoarelor documente:

- Contractele de execuţie lucrări aferente proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă implementate la nivelul DGP şi graficul de execuţie a lucrărilor;

- Procese verbale de recepţie;

- Legislaţia aplicabilă în domeniu;

- HCJC referitoare la proiecte cu finanţare europeană nerambursabilă aflate în implementarea CJC- DGP;

- Instrucțiuni ale Autorităților de Management;

- Avize, acorduri, autorizaţii;

În cadrul activităţilor desfăşurate sunt realizate următoarele tipuri de documente:

- Adrese;

- Scrisori/ notificări de remediere;

- Referate/ Referate de deplasare;

- Rapoarte vizite/ Rapoarte/ Note de ;constatare;

- Liste de participanţi la vizite;

- Note de informare/ rapoarte- informare;

Documentaţie pentru proiectele finanţate din fonduri nerambursabile: adrese, referate, răspunsuri la solicitările de clarificări, note de comandă, ordin de începere, procese-verbale de recepţie, rapoarte de progres, minute, cereri de rambursare, cereri de plată, etc.(realizate de funcţionarii publici implicaţi în procesul de implementare conform fişei de post corespunzătoare poziţiei din UIP).

6.0.Responsabilităţi

6.1. Personalul Serviciului Monitorizare Investiţii Proiecte, Avizare

- participă la vizitele la obiectivele de investiţii din cadrul proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă şi realizează fotografii la faţa locului;

- întocmeşte/redactează scrisoarea/notificarea de remediere;

- întocmeşte/redactează notele de informare privind vizitele la obiectivele de investiţii din cadrul proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă;

- întocmeşte/redactează referatele de deplasare la obiectivele de investiţii;

- întocmeşte/redactează notele de informare;

- întocmeşte lista participanţilor la vizite rapoartele vizitelor la obiectivele de investiţii;

- transmite adresele/ scrisorile/notificările de remediere factorilor interesaţi;

- participă la procesul de implementare al proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă conform fişei de post corespunzătoare poziţiei din UIP şi îndeplinesc atribuţiile stabilite în acord cu activitatea derulată în cadrul Serviciului Monitorizare Investiţii proiecte, Avizare;

- întocmeşte/redactează rapoartele- informare;

- întocmeşte/redactează adrese.

Personalul din cadrul Serviciului Monitorizare Investiţii Proiecte, Avizare care nu face parte din echipele de implementare desfășoară activitățile prevăzute în fișa de post.

Personalul care participă şi la procesul de implementare al proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă îndeplineşte atribuţile conform fişei de post corespunzătoare poziţiei din UIP şi, respectiv, atribuţiile stabilite în acord cu activitatea derulată în cadrul Serviciului Monitorizare Investiţii proiecte, Avizare.

6.2. Șef Serviciu Monitorizare Investiţii Proiecte, Avizare repartizează sarcini personalului SMIPA, monitorizează realizarea şi semnează:

- rapoartele vizitelor la obiectivele de investiţii;

- rapoartele/notele de constatare/ scrisoarea/ notificarea de remediere, dacă este cazul;

- referatele de deplasare la obiectivele de investiţii;

- adresele/rapoartele elaborate;

- adresele transmise constructorilor/ furnizorilor;

- notele de informare;

- rapoartele- informare ;

- adresele elaborate de SMIPA.

6.3. Directorul General Adjunct

- propune spre avizare rapoartele vizitelor la obiectivele de investiţii;

- propune spre semnare rapoartele/notele de constatare/ scrisoarea/ notificarea de remediere, dacă este cazul;

- propune spre aprobare referatele de deplasare la obiectivele de investiţii;

- propune spre semnare adresele/rapoartele elaborate;

- propune spre semnare adresele transmise constructorilor/ furnizorilor;

- propune spre avizare şi aprobare notele de informare;

- propune spre semnare rapoartele- informare;

- semnează adresele elaborate de SMIPA.

6.4. Directorul General

- propune spre avizare rapoartele vizitelor la obiectivele de investiţii;

- propune spre semnare rapoartele/notele de constatare/ scrisoarea/ notificarea de remediere, dacă este cazul;

- propune spre aprobare referatele/ referatele de deplasare la obiectivele de investiţii;

- propune spre semnare adresele/ rapoartele elaborate;

- propune spre semnare adresele transmise constructorilor/ furnizorilor;

- propune spre avizare şi aprobare notele de informare;

- propune spre semnare rapoartele- informare;

- semnează adresele elaborate de SMIPA.

6.5. Vicepreşedintele cu atribuţii de coordonare a DGP:

- coordonează şi supervizează monitorizarea investiţiilor proiectelor;

- propune spre avizare notele de informare/ notele de informare privind vizitele la obiectivele de investiţii din cadrul proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă;

- semnează rapoartele/notele de constatare/ scrisoarea/notificarea de remediere;

- avizează rapoartele vizitelor la obiectivele de investiţii;

- aprobă referatele/ referatele de deplasare la obiectivele de investiţii;

- semnează adresele transmise constructorilor/ furnizorilor;

- semnează şi propune spre avizare/aprobare rapoartele- informare;

- semnează adresele elaborate de SMIPA.

6.6.Președintele/Administratorul public:

- avizează rapoartele de informare/ notele de informare privind vizitele la obiectivele de investiţii din cadrul proiectelor cu finanţare europeană nerambursabilă;

- avizează/aprobă rapoartele- informare,

FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ F-PO- SMIPA.03.05

Nr. crt.	Conducător compartiment . Nume și prenume	Compartiment	Înlocuito r de drept sau delegat	Xxxx favorabil		Aviz nefavorabil	Semnătura	Data
				Semnătura	Data	Observații
1.	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Șef serviciu	Serviciul de Analiză Strategică și Creșterea Competitivi tății (Intelligenc e Competitiv e)
2.	Xxxxx Xxxxxxx (conf. Dispoziției nr.705/18.1 2.2018)	UIP - Sistem de Mangement Integrat al Deșeurilor în Județul Constanța
3.	Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Director General	Direcția Generală de Administraț ie Publică și Juridică
4.	Xxxxxxxx Xxxxxxxx Director General	Direcția Generală Economico -Financiară
5.	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Director	Directia Generală Administrar ea

	General	Domeniului Public și Privat - A.J.T.
6.	Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Director Executiv	Direcția de Dezvoltare Județeana și Coordonare a Instituțiilor de Sănătate, Sport și Învățământ
7.	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx șef	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului
8.	Xxxxxxxxx Xxxxx Director General	Direcția Generală de Proiecte
9.	Xxxxxxxxxxx XxxxxXxxx na Director General- Adjunct	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII F-PO-SMIPA.03.06

Nr. ex.	Compartime nt	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătur a	Data retrageri i	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătur a
1.	(Exemplarul nr. 1 – originalul) Direcția Generala de Administrație Publică și Juridică	Xxxxxx Xxxxx Director General
2.	Serviciul de Analiză Strategică și Creșterea Competitivită ții (Intelligence Competitive)	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxx Xxxxxxxx
3.	UIP - Sistem de Mangement Integrat al Deșeurilor în Județul Constanța	Xxxxx Xxxxxxx (conf. Dispoziției nr.705/18.12. 2018)
4.	Direcția Generală Economico- Financiară	Xxxxxxxx Xxxxxxxx Director General
5.	Directia Generală Administrare a Domeniului Public și Privat -	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Director General

	A.J.T.
6.	Direcția de Dezvoltare Județeana și Coordonarea Instituțiilor de Sănătate, Sport și Învățământ	Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Director Executiv
7.	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Sef
8.	Direcția Generală de Proiecte	Xxxxxxxxx Xxxxx Director General
9.	Direcția Generală Tehnică, Urbanism și Amenajarea Teritoriului	Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Director General Adjunct