RAZPISNA DOKUMENTACIJA
Pošta Slovenije d.o.o. Nabava in nepremičnine Slomškov trg 10
2500 MARIBOR
T: (00) 000 0000
RAZPISNA DOKUMENTACIJA
Predmet:
Oddaja javnega naročila po postopku naročila
male vrednosti
Sprejem in obdelava dohodnih klicev
Številka javnega naročila
0029/2021/0029/MVS/6
Pošta Slovenije d.o.o.
Okrožno sodišče v Mariboru. Matična številka družbe: 5881447000. Šifra dejavnosti: 53.100. Predsednik nadz. sveta: Xxxxxx Xxxxxxx. Osnovni kapital 121.472.482 €. TRR: XX00 0000 0000 0000 000. TRR: XX00 0000 0000 0000 000. TRR: XX00 0000 0000 0000 000.
TRR: XX00 0000 0000 0000 000. Id. številka: SI25028022
POVABILO K ODDAJI PONUDBE
Na podlagi Zakona o javnem naročanju (ZJN-3), Pošta Slovenije d. o. o. Slomškov trg 10, Maribor, vabi ponudnike k predložitvi ponudbe v skladu z razpisno dokumentacijo na osnovi javnega naročila po postopku naročila male vrednosti, pridržano javno naročilo za invalidska podjetja in zaposlitvene centre po zakonu, ki ureja zaposlitveno rehabilitacijo in zaposlovanje invalidov, ter socialna podjetja in podjetja s socialno vsebino, kot jih določa zakon, ki ureja socialno podjetništvo za »Sprejem in obdelava dohodnih klicev«.
Ponudniki morajo ponudbe predložiti v informacijski sistem e-JN na spletnem naslovu xxxxx://xxx.xxx.xx, v skladu s točko 3 dokumenta Navodila za uporabo informacijskega sistema za uporabo funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb e-JN: PONUDNIKI (v nadaljevanju: Navodila za uporabo e-JN), ki je del te razpisne dokumentacije in objavljen na spletnem naslovu xxxxx://xxx.xxx.xx.
Ponudnik se mora pred oddajo ponudbe registrirati na spletnem naslovu xxxxx://xxx.xxx.xx, v skladu z Navodili za uporabo e-JN. Če je ponudnik že registriran v informacijski sistem e-JN, se v aplikacijo prijavi na istem naslovu.
Uporabnik ponudnika, ki je v informacijskem sistemu e-JN pooblaščen za oddajanje ponudb, ponudbo odda s klikom na gumb »Oddaj«. Informacijski sistem e-JN ob oddaji ponudb zabeleži identiteto uporabnika in čas oddaje ponudbe. Uporabnik z dejanjem oddaje ponudbe izkaže in izjavi voljo v imenu ponudnika oddati zavezujočo ponudbo (18. člen Obligacijskega zakonika1). Z oddajo ponudbe je le-ta zavezujoča za čas, naveden v ponudbi, razen če jo uporabnik ponudnika umakne ali spremeni pred potekom roka za oddajo ponudb.
Ponudba se šteje za pravočasno oddano, če jo naročnik prejme preko sistema e-JN xxxxx://xxx.xxx.xx najkasneje 23. 07.2021 do 12:00 ure. Za oddano ponudbo se šteje ponudba, ki je v informacijskem sistemu e-JN označena s statusom »ODDANO«.
Ponudnik lahko do roka za oddajo ponudb svojo ponudbo umakne ali spremeni. Če ponudnik v informacijskem sistemu e-JN svojo ponudbo umakne, se šteje, da ponudba ni bila oddana in je naročnik v sistemu e-JN tudi ne bo videl. Če ponudnik svojo ponudbo v informacijskem sistemu e-JN spremeni, je naročniku v tem sistemu odprta zadnja oddana ponudba.
Po preteku roka za predložitev ponudb ponudbe ne bo več mogoče oddati.
V kolikor ponudnik ne odda ponudbe v skladu z zahtevami naročnika, navedenimi v razpisni dokumentaciji, se takšna ponudba zavrne kot nedopustna.
Dostop do povezave za oddajo elektronske ponudbe v tem postopku javnega naročila je na
povezavi: xxxxx://xxx.xxxxx.xx.
INFORMACIJE V ZVEZI Z ODPIRANJEM PONUDB
Odpiranje ponudb bo potekalo avtomatično v informacijskem sistemu e-JN dne 23. 07. 2021 in
se bo začelo ob 12:01 uri na spletnem naslovu xxxxx://xxx.xxx.xx.
1 Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 –
OROZ631)
Odpiranje poteka tako, da informacijski sistem e-JN samodejno ob uri, ki je določena za javno odpiranje ponudb, prikaže podatke o ponudniku, o variantah, če so bile zahtevane oziroma dovoljene, ter omogoči dostop do pdf dokumenta, ki ga ponudnik naloži v sistem e-JN pod razdelek »Skupna ponudbena cena«, v del »Predračun«. Ponudniki, ki so oddali ponudbe, imajo te podatke v informacijskem sistemu e-JN na razpolago v razdelku »Zapisnik o odpiranju ponudb«.
Kontaktna oseba naročnika: Xxxxxxx Xxxxxxx, tel. 02/000-0000, xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx
S spoštovanjem,
xxx. Xxxx Xxxxxxx |
direktor Nabave in nepremičnin |
1 SPLOŠNE DOLOČBE NAROČILA
1.1 Način izvajanja naročila
Naročnik oddaja naročilo po postopku male vrednosti kot pridržano javno naročilo »Sprejem in obdelava dohodnih klicev« kot celoto. Naročnik bo izvedel pridržano javno naročilo za invalidska podjetja in zaposlitvene centre.
Ponudnik mora ponuditi vse razpisane vrste storitev (delne ponudbe niso dovoljene).
Naročnik bo izvedel pogajanja – en ali več krogov. Izhodišča za pogajanja bo naročnik zapisal v
vabilo na pogajanja.
O pogajanjih bo ponudnik obveščen preko informacijskega sistema e-JN. Naročnik bo napovedal
zadnji krog pogajanj.
Po izvedenih pogajanjih bo naročnik ocenjeval ponudbe v skladu z merili iz razpisne dokumentacije.
Naročnik bo po izvedbi postopka javnega naročanja sklenil okvirni sporazum z enim izvajalcem, to je s prvo uvrščenim ponudnikom v skladu z merili, navedenimi v razpisni dokumentaciji.
1.2 Komunikacija z naročnikom
Ponudniki lahko komunicirajo z naročnikom samo pisno. Kontaktna oseba je navedena v povabilu
za oddajo ponudbe.
1.3 Jezik
Postopek javnega naročanja poteka v slovenskem jeziku. Ponudnik lahko uporabi v tujem jeziku že uveljavljene tehnične izraze, vendar le v tehničnem delu ponudbe.
Potrdila o kakovosti in certifikati so lahko predloženi tudi v tujem jeziku. Če naročnik ob pregledovanju in ocenjevanju ponudb meni, da je treba del ponudbe, ki ni predložen v slovenskem jeziku, prevesti v slovenski jezik, lahko od ponudnika zahteva, da le-to stori na lastne stroške, ter mu za to določi ustrezen rok. Za presojo spornih vprašanj, se vedno uporablja ponudba v slovenskem jeziku in del ponudbe v overjenem prevodu v slovenski jezik.
1.4 Ponudba, ki jo predloži skupina izvajalcev
V primeru, da skupina gospodarskih subjektov predloži skupno ponudbo, mora ta skupina v primeru, da bodo izbrani na javnem razpisu predložiti še pravni akt o skupni izvedbi naročila. Pravni akt o skupni izvedbi naročila mora natančno opredeliti naloge in odgovornost posameznih izvajalcev za izvedbo naročila. Ne glede na to pa ponudniki odgovarjajo naročniku neomejeno solidarno. Pravne osebe naj navedejo imena oseb, ki bodo odgovorne za izvedbo predmetnega naročila.
1.5 Podizvajalci
Ponudnik lahko del javnega naročila odda v podizvajanje.
Ponudnik, kateremu je bilo oddano naročilo v celoti odgovarja naročniku za izvedbo prejetega naročila, ne glede na to, s koliko podizvajalci sodeluje.
Če bo ponudnik izvajal javno naročilo s podizvajalci, mora v skladu s 94. členom ZJN-3 v ponudbi:
• navesti vse podizvajalce ter vsak del javnega naročila, ki ga namerava oddati v
podizvajanje,
• kontaktne podatke in zakonite zastopnike predlaganih podizvajalcev,
• priložiti zahtevo podizvajalca za neposredno plačilo, če podizvajalec to zahteva.
Glavni izvajalec mora med izvajanjem javnega naročila naročnika obvestiti o morebitnih spremembah informacij iz prejšnjega odstavka in poslati informacije o novih podizvajalcih, ki jih namerava naknadno vključiti v izvajanje naročila,in sicer najkasneje v petih dneh po spremembi. V primeru vključitve novih podizvajalcev mora glavni izvajalec skupaj z obvestilom posredovati tudi podatke in dokumente iz druge in tretje alineje prejšnjega odstavka.
1.6 Variantna ponudba
Variantne ponudbe niso dovoljene. Ponudnik lahko predloži samo eno ponudbo. Ponudnik, ki predloži več kot eno ponudbo bo izločen iz postopka.
1.7 Dopolnitve, spremembe in pojasnila razpisne dokumentacije
V skladu z določili 67. člene ZJN-3 dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila naročnik objavi na portalu javnih naročil ali prek njega. Kot del te dokumentacije se štejejo tudi informacije, ki jih posreduje naročnik gospodarskim subjektom, sodelujočim v postopku javnega naročanja.
Po izteku roka za prejem ponudb naročnik ne sme več spreminjati ali dopolnjevati dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila. Informacije, ki jih posreduje naročnik gospodarskim subjektom na portalu javnih naročil ali prek njega, se štejejo za spremembo, dopolnitev ali pojasnilo dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila, če iz vsebine informacij izhaja, da se z njimi spreminja ali dopolnjuje ta dokumentacija ali če se s pojasnilom odpravlja dvoumnost navedbe v tej dokumentaciji.
1.8 Dopustne dopolnitve, pojasnila in popravek ponudbe, računske napake
Če se ugotovi, da so informacije ali dokumentacija, ki jih predložijo ponudniki, nepopolne ali napačne oziroma če posamezni dokumenti manjkajo, lahko ponudniki v roku, ki ga določi naročnik, predložijo manjkajoče dokumente ali dopolnijo, popravijo ali pojasnijo ustrezne informacije ali dokumentacijo. Komunikacija med naročnikom in ponudnikom bo potekala preko sistema e-JN (elektronsko javno naročanje). Predložitev manjkajočega dokumenta ali dopolnitev, popravek ali pojasnilo informacije ali dokumentacije se lahko nanaša izključno na takšne elemente ponudbe, katerih obstoj pred iztekom roka, določenega za predložitev prijave ali ponudbe, je mogoče objektivno preveriti.
Ponudnik ne sme dopolnjevati ali popravljati:
• svoje cene brez DDV na enoto, vrednosti postavke brez DDV, skupne vrednosti ponudbe brez DDV, razen kadar se skupna vrednost spremeni v skladu s sedmim odstavkom tega člena in ponudbe v okviru meril,
• tistega dela ponudbe, ki se veže na tehnične specifikacije predmeta javnega naročila,
• tistih elementov ponudbe, ki vplivajo ali bi lahko vplivali na drugačno razvrstitev njegove ponudbe glede na preostale ponudbe, ki jih je naročnik prejel v postopku javnega naročanja.
Naročnik bo ob pisnem soglasju ponudnika popravil računske napake. Pri tem se količina in cena na enoto brez DDV ne smeta spreminjati. Če se pri pregledu in ocenjevanju ponudb ugotovi, da je prišlo do računske napake zaradi nepravilne vnaprej določene matematične operacije s strani naročnika, bo naročnik ob pisnem soglasju ponudnika popravil računsko napako tako, da ob upoštevanju cen na enoto brez DDV in količin, izračunal vrednost ponudbe z upoštevanjem pravilne matematične operacije.
Naročnik bo ob pisnem soglasju ponudnika napačno zapisano stopnjo DDV popravil v pravilno.
V primeru izvedbe pogajanj bo naročnik morebitne računske napake ugotavljal v zadnje predloženi ponudbi.
1.9 Stroški ponudbe
Ponudnik nosi vse stroške, povezane s pripravo in predložitvijo ponudbe.
1.10 Plačilni pogoji
Rok plačila je 30 dni po prejemu računa. Priloga računa so opravljene storitve v preteklem mesecu
- priloga mesečno poročilo, potrjeno s strani odgovorne osebe naročnika, ki predstavlja osnovo za plačilo računa. Datum na računu ne sme biti starejši od datuma opravljene storitve. Na računu mora biti označen sklic na okvirni sporazum.
Vsaka od pogodbenih strank lahko predlaga možnost predčasnega plačila z uvedbo cassa skonta, višina katerega pa se bo določila naknadno skladno z izvedbo pogajanj.
V kolikor podizvajalec na način določen v 94. členu ZJN-3 zahteva neposredno plačilo mora:
• glavni izvajalec v pogodbi pooblastiti naročnika, da na podlagi potrjenega računa oziroma situacije s strani glavnega izvajalca neposredno plačuje podizvajalcu,
• podizvajalec predložiti soglasje, na podlagi katerega naročnik namesto ponudnika poravna podizvajalčevo terjatev do ponudnika,
• glavni izvajalec svojemu računu ali situaciji priložiti račun ali situacijo podizvajalca, ki
ga je predhodno potrdil.
Naročnik bo od glavnega izvajalca v primeru, da neposredno plačilo podizvajalcu ni obvezno, zahteval, da mu najpozneje v 60 dneh od plačila končnega računa oziroma situacije pošlje svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za izvedene gradnje ali storitve oziroma dobavljeno blago, neposredno povezano s predmetom javnega naročila.
Računi se izstavijo in pošljejo na naslov družbe, in sicer: Pošta Slovenije d.o.o., Slomškov trg 10, 2000 Maribor, najkasneje do 15. v mesecu za izvedeno dobavo v preteklem mesecu ali se pošljejo preko aplikacije Poštar, kjer se mora izvajalec predhodno registrirati.
1.11 Cena
Cena mora biti fiksna, izražena v evrih (€), brez davka na dodano vrednost (DDV). Vsi stroški morajo biti vračunani v ceno. Davek na dodano vrednost mora biti prikazan posebej, v skladu z obrazcem ponudbenega predračuna. Cene v ponudbi morajo pokrivati vse stroške, ki jih bo imel ponudnik z realizacijo naročila.
Če bodo v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene v skladu z določilom 86. člena ZJN-3, bo naročnik pred zavrnitvijo take ponudbe zahteval pisno podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere bo menil, da so merodajne in jih bo, upoštevajoč prejete obrazložitve, preveril.
Cena mora vsebovati:
• ceno za 3 agente/mesec/za 24 mesecev, ki vključuje tudi mesečna poročila in tekočo
koordinacijo z izvajalcem,
• ceno za dodatnega agenta,
• ceno ure dodatnega agenta,
• ceno ure za dodatna administrativna dela (dodatna poročila,spremembe načina dela),
• ceno ure IT podpore v primeru naknadnih sprememb administracije, odzivnika, centrale,..
• ceno za vzpostavitev sprejema dohodnih klicev, postavitev odzivnika, izvajanje povratnega klicanja pri neodgovorjenih klicih,
• ceno za izobraževanje 5 agentov s ciljem poznavanja poštnih storitev, cenikov in pravilnega
svetovanja strankam,
• ceno naročnine za najem 10 kanalov (telefonskih linij) za dohodne in odhodne klice,
• morebitni ostali stroški.
V cene so zajeti vsi stroški, ki jih bo imel izvajalec z izvedbo storitev, in naročnik dodatnih zaračunavanj ne bo odobril.
1.12 Merila
Merilo za ocenitev ponudbe je ekonomsko najugodnejša ponudba, in sicer: najnižja skupna cena.
1.13 Okvirni sporazum
Ponudnik izpolni vzorec okvirnega sporazuma, ga podpiše in skeniranega predloži k ponudbi, saj s tem potrdi, da se strinja z vzorcem okvirnega sporazuma.
Izbrani ponudnik bo prejel v podpis okvirni sporazum, katerega vsebina bo enaka vzorcu okvirnega sporazuma. Dopolnjena bo le s podatki iz ponudbe. Naročnik izbranemu ponudniku ne bo dovolil spreminjanja pogodbenih določil. Če ponudnik ne bo v 8 dneh vrnil podpisanega okvirnega sporazuma, se šteje, da je odstopil od ponudbe. Naročnik bo odstop od ponudbe štel kot negativno referenco v naslednjih treh letih, ne glede na razloge za odstop od ponudbe. Naročnik bo posebej obračunal škodo, ki jo je imel zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti s strani izbranega ponudnika oz. odstopa od okvirnega sporazuma.
V skladu z določilom 95. člena ZJN-3 se pogodba o izvedbi naročila lahko spremeni v primeru:
• spremembe ne glede na vrednost, ki so predvidene v dokumentaciji (npr. indeks rasti cen,
…),
• dodatnih gradenj ali storitev,
• okoliščin, ki jih ni bilo mogoče predvideti,
• če izvajalca zamenja nov izvajalec,
• če sprememba ne glede na vrednost ni bistvena.
1.14 Varstvo podatkov
Naročnik bo vse podatke varoval skladno z določbami zakonov, ki urejata javno naročanje. Naročnik bo zagotovil, da bodo vsi podatki, ki jih bo ponudnik skladno z zakonom, ki ureja gospodarske družbe, označil kot zaupne, obravnavani kot poslovna skrivnost. Naročnik bo v skladu z določili 35. člena ZJN-3 štel za poslovno skrivnost zgolj s strani ponudnika označene podatke.
Imena ponudnikov in predložene ponudbe so do roka, določenega za odpiranje ponudb,
poslovna skrivnost.
1.15 Ustavitev postopka
Naročnik lahko skladno z zakonodajo kadarkoli ustavi postopek.
Naročnik lahko zavrne vse ponudbe. O zavrnitvi vseh ponudb bodo ponudniki obveščeni.
Naročnik ne odgovarja za škodo, ki bi utegnila nastati ponudnikom zaradi ustavitve postopka,
zavrnitvijo vseh ponudb ali izbranemu ponudniku zaradi nesklenitve pogodbe.
1.16 Prenehanje pogodbene obveznosti
Naročnik si pridružuje pravico odpovedati pogodbo dobavitelju, ki bo kršil določila pogodbe. Takemu dobavitelju bo naročnik onemogočil sodelovanje na ostalih javnih razpisih naročnika v naslednjih treh letih.
Med veljavnostjo pogodbe lahko naročnik odstopi od pogodbe v skladu z določili 96. člena ZJN- 3.
1.17 Revizija postopka
Zahtevek za revizijo lahko vloži vsaka oseba, ki ima ali je imela interes za dodelitev javnega naročila, sklenitev okvirnega sporazuma ali vključitev v dinamični nabavni sistem in sistem ugotavljanja sposobnosti in ji je ali bi ji lahko z domnevno kršitvijo nastala škoda.
Zahtevek za revizijo mora biti obrazložen in se vloži preko portala e-revizija.
Vlagatelj mora kopijo zahtevka za revizijo hkrati posredovati ministrstvu, pristojnemu za finance. O vloženem zahtevku za revizijo mora naročnik v treh delovnih dneh od prejema tega zahtevka obvestiti ponudnike, ki so v postopku oddaje javnega naročila oddali ponudbo.
Vlagatelj mora v zahtevku za revizijo navesti ime in naslov vlagatelja zahtevka ter kontaktno osebo, ime naročnika, oznako javnega naročila ali odločitve o oddaji javnega naročila ali priznanju sposobnosti, predmet javnega naročila, očitane kršitve, dejstva in dokaze, s katerimi se kršitve dokazujejo, pooblastilo za zastopanje v pred revizijskem in revizijskem postopku, če vlagatelj nastopa s pooblaščencem, navedbo ali gre v konkretnem postopku javnega naročila za sofinanciranje iz evropskih sredstev in iz katerega sklada, potrdilo o plačilu takse.
Vlagatelj zahtevka za revizijo mora ob vložitvi zahtevka plačati na ustrezen račun pri ministrstvu, pristojnem za finance, takso, ki znaša 2.000 eurov, če se zahtevek za revizijo nanaša na vsebino objave, povabilo k oddaji ponudbe ali razpisno dokumentacijo v postopku oddaje naročil male vrednosti.
Številka transakcijskega računa je: št. 01100-1000358802.
Pri vplačilu takse mora biti vedno naveden sklic na številko odobritve po modelu 11.
1. model 11
2. P1: šifra proračunskega porabnika (16110 - Ministrstvo za finance -štirimestna številka plus kontrolna številka)
3. P2: številka podkonta s kontrolno številko (7111290)
4. P3: Uporabi se zaporedna številka objave na enotnem informacijskem portalu oz. referenčna številka računa ali drugega dokumenta iz dokumentacije javnega naročila (6 mest + 2 mesti za leto)
Med P1 in P2 ter med P2 in P3 se obvezno piše vezaj.
2 POGOJI ZA UDELEŽBO
Za vsak izpolnjeni pogoj je potrebno priložiti dokazilo ali predložiti izjavo. Ponudbe, ki ne bodo izpolnjevale (izkazovale) vseh v nadaljevanju opisanih pogojev bodo štete kot nedopustne ponudbe in bodo izločene iz postopka.
Za dokazovanje pogojev iz 75. in 76. člena ZJN-3 mora ponudnik v skladu s 3. odstavkom
47. člena predložiti lastno izjavo, ki izkazuje izpolnjevanje naslednjih pogojev:
Za dokazovanje pogojev iz 75. in 76 člena ZJN-3 mora ponudnik predložiti:
P 1 Nekaznovanost – naročnik bo izločil iz postopka javnega naročanja ponudnika/kandidata, če je bil le-ta ali oseba, ki je članica upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa tega ponudnika ali ki ima pooblastila za njegovo zastopanje ali odločanje ali nadzor v njem, izrečena, pravnomočna sodba, ki ima elemente kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku RS in našteta v 1. odstavku 75. člena ZJN-3, če od datuma izreka pravnomočne sodbe za kaznivo dejanje še ni preteklo pet let (razen če ni obdobje določila že sodba).
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru da ponudnik nastopa s podizvajalci morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci.
Dokazilo: izjava ponudnika (za dokaz izpolnjevanja pogoja zadostuje podpis obrazca »izjave«).
P 2 Ponudnik na dan roka za oddajo ponudb ni uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami iz 75. člena ZJN-3. Naročnik bo iz postopka izločil ponudbo ponudnika, če je na dan, ko poteče rok za oddajo ponudb, uvrščen v evidenco gospodarskih subjektov z negativnimi referencami.
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru da ponudnik nastopa s podizvajalci morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci.
Dokazilo: izjava ponudnika (za dokaz izpolnjevanja pogoja zadostuje podpis obrazca »izjave«).
P 3 Sposobnost za opravljanje poklicne dejavnosti: ponudnik mora biti vpisan v enega od poklicnih ali poslovnih registrov, ki se vodijo v državi članici, v kateri ima gospodarski subjekt sedež. Seznam poklicnih ali poslovnih registrov v državah članicah Evropske unije določa Priloga XI Direktive 2014/24/EU.
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak partner v obsegu posla, za katerega je predviden.
Dokazilo: izjava ponudnika (za dokaz izpolnjevanja pogoja zadostuje podpis obrazca »izjave«).
P 4 Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil ponudnika, če:
• se je nad gospodarskim subjektom začel postopek zaradi insolventnosti ali prisilnega prenehanja po zakonu, ki ureja postopek zaradi insolventnosti in prisilnega prenehanja ali
• postopek likvidacije po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, če njegova sredstva ali poslovanje upravlja upravitelj ali sodišče, ali
• če so njegove poslovne dejavnosti začasno ustavljene, ali
• če se je v skladu s predpisi druge države nad njim začel postopek ali je nastal položaj z enakimi pravnimi posledicami.
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev.
Dokazilo: izjava ponudnika (za dokaz izpolnjevanja pogoja zadostuje podpis obrazca »izjave«).
P 5 Ponudnik v zadnjih šestih mesecih poslovanja ni smel imeti blokiranih svojih računov (pogoj se nanaša na vse račune ponudnika).
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev;
Dokazilo: izjava ponudnika (za dokaz izpolnjevanja pogoja zadostuje podpis obrazca »izjave«).
P 6 Iz postopka bo izločen ponudnik, če so se pri prejšnji pogodbi o izvedbi javnega naročila, sklenjeni z naročnikom, pokazale precejšnje ali stalne pomanjkljivosti pri izpolnjevanju ključne obveznosti, zaradi česar je naročnik predčasno odstopil od prejšnjega naročila oziroma pogodbe ali uveljavljal odškodnino ali so bile izvedene druge primerljive sankcije.
Kot dokazila o nekvalitetno izvedenih delih bo naročnik štel tudi pisne reklamacije, pisna opozorila dobavitelju o kršitvah pogodbenih obveznosti, obračunane pogodbene kazni ali unovčenje bančne garancije zaradi enega navedenih razlogov. V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev;
P 7 V kolikor ponudnik ponuja izvedbo naročila s podizvajalcem/ci, mora predložiti dokumentacijo v skladu s poglavjem 1.5 te dokumentacije (obrazec »izjava« za vsakega podizvajalca).
Naročnik bo zavrnil podizvajalca, če obstajajo razlogi za izključitev v skladu s pogoji P1, P2, P3 ali
P4.
POSEBNI POGOJI:
P 8 Ponudnik mora biti vpisan v Register invalidskih podjetij v RS
Ponudnik mora imeti status invalidskega podjetja, kot ga določa zakon, ki ureja zaposlitveno
rehabilitacijo in zaposlovanje invalidov.
V primeru, da ponudnik nastopa s podizvajalci morajo ta pogoj izpolniti tudi podizvajalci. Dokazilo: podpis in izpolnitev predložene izjave naročnika ter kopija odločbe.
P 9 REFERENCE
P9 A Ponudnik mora priložiti eno potrjeno referenco s strani izvajalca s področja istovrstnih
storitev – telefonska podpora naročnikov na področju logistike, distribucije in dostave.
P9 B Ponudnik mora predložiti eno potrjeno referenco s strani izvajalca s področja aktivne
podpore uporabnikom, ki jo dnevno izvaja za naročnike z vsaj 600.000 uporabniki.
Obe referenci morata izkazovati, da je s potrjevalcem reference sodelovanje trajalo neprekinjeno vsaj 24 mesecev v obdobju od 1. 1. 2018 dalje do roka za oddajo ponudb.
3 NAVODILA ZA IZDELAVO PONUDBE
Ponudba se sestavi tako, da ponudnik vpiše zahtevane podatke v obrazce, ki so sestavni del razpisne dokumentacije oz. posameznih delov le-te. Ponudba mora biti podana na obrazcih iz prilog razpisne dokumentacije ali na po vsebini in obliki enakih obrazcih, izdelanih s strani ponudnika.
Ponudnik v sistem e-JN v razdelek »Skupna ponudbena vrednost« v zato namenjen prostor vpiše skupni ponudbeni znesek brez davka v EUR in znesek davka v EUR. Znesek skupaj z xxxxxx v EUR se izračuna samodejno. V del »Predračun« pa naloži datoteko v obliki word, excel ali pdf. »Skupna ponudbena vrednost«, ki bo vpisana v istoimenski razdelek in dokument, ki bo naložen kot predračun v del »Predračun«, bosta razvidna in dostopna na javnem odpiranju ponudb. V primeru razhajanj med podatki navedenimi v razdelku »Skupna ponudbena vrednost« in dokumentu, ki je predložen v delu »Predračun«, kot veljavni štejejo podatki v dokumentu, ki je predložen v delu
»Predračun«.
Ponudnik, ki odda ponudbo, pod kazensko in materialno odgovornostjo jamči, da so vsi podatki in dokumenti, podani v ponudbi, resnični, in da priložena dokumentacija ustreza originalu. V nasprotnem primeru ponudnik naročniku odgovarja za vso škodo, ki mu je nastala.
Ponudnik predloži potrdila ali izjave, kot je zahtevano pri poglavju »Xxxxxx za udeležbo« (v kolikor so zahtevane izjave že vsebovane v priloženem obrazcu »Izjave«, je dovolj, da ponudnik podpiše ta obrazec in mu ni potrebno prilagati lastnih izjav) ter priloži skeniran izpolnjen in podpisan vzorec pogodbe skupaj s ponudbo v sistem e-JN v razdelek »Druge priloge«.
Izbrani ponudnik bo moral ob pravnomočnosti odločitve predložiti seznam delavcev (z osebnimi podatki), ki bodo izvajali dela in vstopali v prostore naročnika.
Izbrani ponudnik bo v skladu s 6. odstavkom 14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (ZIntPK-B) naročniku takoj po obvestilu o sprejemu odločitve o izbiri in še pred pravnomočnostjo le-te posredoval izjavo oziroma podatke o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu družbe, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter o gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe s ponudnikom. Za fizične osebe izjava vsebuje ime in priimek, naslov prebivališča in delež lastništva. Če ponudnik predloži lažno izjavo oziroma da neresnične podatke o navedenih dejstvih, ima to za posledico ničnost pogodbe.
3.1 Obvestilo o odločitvi o oddaji naročila
Naročnik bo podpisano odločitev o oddaji naročila objavil na portalu javnih naročil. Odločitev se šteje za vročeno z dnem objave na portalu JN.
4 OPIS NAROČILA – TEHNIČNE SPECIFIKACIJE
4.1 Predmet naročila
Predmet naročila je najem zunanjega kontaktnega centra za sprejem in obdelavo dohodnih klicev.
Zaželeno je poznavanje poštnih storitev in storitev na področju logistike. Naročnik potrebuje tri
(3) stalne telefonske svetovalce - agente za prevzemanje in obdelavo klicev, ki prispejo na brezplačno telefonsko številko naročnika 080 1400. Ob povečanem prometu morajo biti s strani izbranega ponudnika na razpolago dodatni agenti (na primer 2 ali 3). Število telefonskih svetovalcev se prilagaja glede na potrebe naročnika. Mesečno se prevzame približno 6000 klicev. Odzivni čas za sprejem klicev je med 25 sekund in 35 sekund. Izvajalec nudi podporo strankam naročnika na omenjeni brezplačni telefonski številki.
Izbran ponudnik mora naročniku zagotavljati naslednje storitve:
• dosegljivost najmanj 3 agentov po 8 ur vsak delovni dan v času med 8. in 17. uro,
• sprejem in obdelava klicev strank ter:
a. podajanje informacij strankam o statusu pošiljke – sledenje,
b. nudenje splošnih informacij o storitvah Pošte Slovenije s ciljem strankam odgovoriti na vsaj 80% zastavljenih vprašanj.
• tekoče – sprotno razreševanje ali posredovanje pritožb strank naročniku.
Naročnik v trenutku izvajanja naročila ne pozna obsega (količine) izvajanja storitev in tega ne more predvideti. Zaradi tega se pogodbeni stranki izrecno dogovorita, in izvajalec izrecno soglaša, da naročnik izvajalcu glede obsega storitev odškodninsko ne odgovarja.
Naročnik in izbran ponudnik se zavezujeta:
• da se bosta sprotno medsebojno obveščala o vseh pomembnih zadevah v zvezi s pogodbenimi obveznostmi;
• da se bosta medsebojno obveščali o napredovanju del in drugih napakah v zvezi z
opravljenimi storitvami;
• da bosta tesno sodelovali z namenom, da se prevzete storitve izvršijo pravočasno in v
obojestransko zadovoljstvo;
• da bosta pravočasno in natančno posredovali vse podatke, potrebne za kakovostno in pravočasno izvajanje te pogodbe, zlasti v primeru sprememb in na novo nastalih situacijah, ki bi utegnile vplivati na izvršitev pogodbenih del;
• da bosta opravljali druge obveznosti, ki lahko vplivajo na potek in izvedbo aktivnosti po tej pogodbi.
Izbran ponudnik se zavezuje:
• z minimalno tremi (3) agenti sprejemati klice strank od ponedeljka do petka med 8. in 17. uro (dopustna izjema je nepredvidena situacija v primeru morebitnih okužb zaposlenih s COVID 19 ali uredba Xxxxx)
• glede na povečan obseg klicev in glede na zmožnost zagotoviti še dodatne agente,
• vzpostaviti glasovni odzivnik, čakalne vrste v času delovanja kontaktnega centra,
• opravljati prevzete naloge strokovno neoporečno, vestno in kvalitetno, v skladu z veljavnimi predpisi, in v dogovorjenih rokih, pri svojem delu ravnati v skladu s standardom skrbnosti dobrega strokovnjaka, v skladu z navodili naročnika in pri tem upoštevati dobre poslovne običaje ter varovati ugled in interese naročnika;
• da bo dobro osvojil storitve in cenike Pošte Slovenije, ki so osnova za kvalitetno podporo strankam,
• strankam nuditi ustrezne odgovore glede statusa prenosa (sledenje) njihovega paketa;
• podatke stranke, ki jih ne bo uspel rešiti, na dogovorjeni način posredoval naročniku;
• naročnika sproti obveščati o tekočih problemih in o nastalih situacijah, ki bi utegnile
vplivati na izvedbo pogodbenih del;
• poslovati z vso materialno in moralno odgovornostjo po načelu dobrega gospodarja;
• v celoti spoštovati in izvajati določbe pogodbe o obdelavi in varstvu osebnih podatkov, ki jo pogodbeni stranki skleneta sočasno;
• določiti kontaktno osebo, ki bo zagotavljala strokovno in pravočasno izvedbo pogodbenih obveznosti ter reševala in koordinirala naročnikove zahteve glede predmeta tega okvirnega sporazuma;
• vse informacije in podatke naročnika varovati kot poslovno skrivnost tudi po prenehanju tega pogodbenega razmerja,
• pridobiti pisno soglasje naročnika, v kolikor bo želel izvedeno obveznost iz okvirnega
sporazuma uporabiti kot referenco.
• da bo izvedel izobraževanje agentov na podlagi prejetih gradiv,
• da bo informacije o klicih beležil in pošiljal poročila po dogovorjeni dinamiki ,
• dnevno oz. po potrebi sporočal zaznana odstopanja pri številu klicev in sami vsebini vprašanj,
• izvajati povratne klice pri neodgovorjenih klicih.
Naročnik se zavezuje:
• izvajalcu zagotoviti ustrezne informacije in podporo za izvedbo usposabljanja agentov in ga sproti informiral o novostih. Usposabljanje izvede izvajalec.
• zagotoviti dostop do portala za spremljanje pošiljk;
• zagotoviti preusmeritev klicev na izvajalčevo dohodno številko (opcijsko 3) vsak delovni dan med 8. in 17. uro, posredovati glasovne posnetke za pripravo odzivnika in čakalnih vrst;
• pripraviti ustrezne zahteve in postopke glede varovanja osebnih podatkov, in nudi
izvajalcu morebitno ustrezno podporo za samo izvedbo, ki jo je izvajalec dolžan
izpolnjevati;
• da bo določil kontaktno osebo, ki bo z izvajalcem usklajevala čas izvajanja obveznosti po
tem okvirnem sporazumu in
• da bo v roku iz okvirnega sporazuma poravnal obveznosti.
4.2 Kraj, način in roki izvajanja naročila
Kraj in roki:
o Kraj izvajanja: Na naslovu izbranega ponudnika
o Rok izvedbe: takoj po podpisu okvirnega sporazuma.
o Veljavnost in čas trajanja okvirnega sporazuma: velja 2 leti od 1.9.2021 dalje oziroma od podpisa okvirnega sporazuma dalje, v kolikor bo slednji sklenjen po tem datumu.
o Kontaktna oseba naročnika za izvajanje okvirnega sporazuma je: Xxxxxx Xxx.
Ponudnik predloži obrazec Ponudba v razdelek »Predračun«.
Obrazec
PONUDBA
Na osnovi javnega razpisa »Sprejem in obdelava dohodnih klicev« po postopku naročila male
vrednosti, dajemo ponudbo, kot sledi:
1. PODATKI O PONUDNIKU
POLNI NAZIV IN FIRMA PONUDNIKA: |
NASLOV PONUDNIKA: |
TELEFON: |
IDENTIFIKACIJSKA (DAVČNA) ŠTEVILKA PONUDNIKA: |
MATIČNA ŠTEVILKA PONUDNIKA: |
ŠT. TRANSAKCIJSKEGA RAČUNA: |
ODGOVORNA OSEBA ZA PODPIS POGODBE: |
ZAKONITI ZASTOPNIKI PONUDNIKA |
Kraj in datum: | Ponudnik: |
Podpis: |
Ponudnik predloži obrazec Ponudbeni predračun v razdelek »Predračun«.
Obrazec
2. PONUDBENI PREDRAČUN
Zap. št. | Predmet naročila | Cena za 1 mesec v € (brez DDV) | Cena za 24 mesecev v € (brez DDV) | Cena za 24 mesecev v € (z DDV) |
1. | Sprejem in obdelava dohodnih klicev, ki vključuje tudi mesečna poročila in tekočo koordinacijo z izvajalcem – 3 agenti |
Ostali stroški: cena v € brez DDV cena v € z DDV
2. | Dodatni agent (cena se poda na mesec) | ||
3. | Dodatna ura za dodatnega agenta (cena se poda na uro) | ||
4. | Ceno naročnine za najem 10 kanalov (telefonskih linij) za dohodne in odhodne klice (cena se poda za najem na mesec) | ||
5. | Dodatna administrativna dela (dodatna poročila,spremembe načina dela) (cena se poda na uro) | ||
6. | Ceno za vzpostavitev sprejema dohodnih klicev, postavitev odzivnika, izvajanje povratnega klicanja pri neodgovorjenih klicih (cena se poda za celotno storitev) | ||
7. | Izobraževanje 5 agentov s ciljem poznavanja poštnih storitev, cenikov in pravilnega svetovanja strankam (cena se poda za celotno storitev) | ||
8. | IT podpora v primeru naknadnih sprememb administracije, odzivnika, centrale (cena se poda na celotno storitev) | ||
SKUPAJ |
SEŠTEVEK VSEH STORITEV SKUPAJ (1+2+3+4+5+7+8) |
2.1 Veljavnost ponudbe je najmanj do 19. 9. 2021.
2.2 Cene so fiksne in izražene v evrih (€) brez davka na dodano vrednost DDV, vsi stroški so vračunani v ceni.
2.3 Količine so okvirne in lahko odstopajo.
V/Na: | Ponudnik: |
Podpis: |
Ponudnik predloži obrazec Izjave v razdelek »Druge priloge«.
Obrazec
IZJAVE O SPREJEMU IN IZPOLNJEVANJU POGOJEV IZ RAZPISNE DOKUMENTACIJE
Naziv ponudnika Ulica Poštna štev. in kraj
KONTAKTNA OSEBA: |
ELEKTRONSKI NASLOV KONTAKTNE OSEBE: |
Št. | Izjavljamo: |
1. | da smo v celoti seznanjeni z obsegom in zahtevnostjo razpisanega javnega naročila, |
2. | da smo ob izdelavi ponudbe pregledali vso razpoložljivo razpisno dokumentacijo, |
3. | da so podatki, ki so podani v ponudbeni dokumentaciji, resnični ter da fotokopije priloženih listin ustrezajo originalu, |
4. | da za podane podatke, njihovo resničnost in ustreznost fotokopij prevzemamo popolno odgovornost, |
5. | da se v celoti strinjamo z razpisnimi pogoji naročnika, |
6. | da bomo naročilo opravljali strokovno in korektno v skladu z veljavnimi predpisi in pravili stroke, |
7. | določili kontaktno osebo, ki bo: zagotavljala strokovno in pravočasno izvedbo naročila, reševala in koordinirala naročnikove reklamacije, |
8. | vse informacije in podatke naročnika varovali kot poslovno skrivnost tudi po prenehanju veljavnosti tega naročila, |
9. | da razpolagamo z zadostnimi tehničnimi zmogljivostmi, |
10. | da smo tehnično in kadrovsko sposobni izvesti JN, |
11. | da ponujene storitve popolnoma ustrezajo tehničnim zahtevam naročnika, |
12. | da kot pravna oseba in tudi naši člani upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa niti oseba, ki ima pooblastila za naše zastopanje ali odločanje ali nadzor, nismo bili pravnomočno obsojeni zaradi kaznivih dejanj, ki so navedena v 1. odst. 75. členu ZJN-3 (pogoj P 1), |
13. | da nismo uvrščeni v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami Ministrstva za javno upravo RS (pogoj P 2), |
14 | da smo sposobni za opravljanje poklicne dejavnosti oz. da imamo registrirano dejavnost oz. smo vpisani v register poklicev ali trgovski register, ki je predmet naročila (pogoj P 3), |
15. | da nismo v postopku prisilne poravnave, stečaja ali likvidacije, da nismo opustili poslovne dejavnosti oz. nismo v kateremkoli podobnem položaju (pogoj P 4), |
16. | da v zadnjih šestih mesecih poslovanja nismo imeli blokiranega nobenega računa (pogoj P 5), |
…………………………………………………….. ..……………..………..……….……………
kraj in datum odgovorna oseba
* S podpisom tega obrazca vam ni potrebno prilagati pri pogojih navedene izjave.
Ponudnik predloži obrazec Izjava ponudnika glede statusa invalidskega podjetja v razdelek »Druge priloge«.
Obrazec
Naziv ponudnika:
_ Naslov ponudnika:
_
IZJAVA PONUDNIKA GLEDE STATUSA INVALIDSKEGA PODJETJA
V skladu s pogojem P 8 izjavljamo, da imamo v skladu z zakonom o zaposlitveni rehabilitaciji in zaposlovanju invalidov status invalidskega podjetja in smo vpisani v register invalidskih podjetij v RS, ki ga vodi pristojno ministrstvo.
Prilagamo odločbo o podelitvi statusa invalidskega podjetja številka z dne
.
Kraj in datum:
Zakoniti zastopnik ponudnika:
Ponudnik predloži obrazec Podatki o podizvajalcu v razdelek »Druge priloge«.
Obrazec
PODATKI O PODIZVAJALCU
Vrsta dela, ki ga bo izvedel podizvajalec
Naziv podizvajalca Naslov podizvajalca Matična številka podizvajalca Davčna številka podizvajalca Transakcijski račun podizvajalca Predmet del, ki jih izvede podizvajalec Količina del podizvajalca Vrednost del podizvajalca Kraj izvedbe teh del Rok izvedbe teh del
…………………………………………………….. …..……………..………..……….……………
kraj in datum odgovorna oseba
* Obrazec po potrebi kopirati.
Ponudnik predloži obrazec Izjava v razdelek »Druge priloge«.
Obrazec
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
i z j a v l j a m o
da, bomo pri sklepanju pogodb v postopkih javnega naročanja z naročnikom - Pošta Slovenije d.o.o., Slomškov trg 10, 2500 Maribor, identifikacijska številka SI25028022, matična številka 5881447 ravnali v skladu z določili zakona, ki ureja integriteto in preprečevanje korupcije.
Zaradi zagotovitve transparentnosti posla in preprečitve korupcijskih tveganj v skladu s šestim odstavkom 14. člena zakona, ki ureja integriteto in preprečevanje korupcije, s to izjavo posredujemo podatke o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu ponudnika, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter o gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe s ponudnikom.
Podatki o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu ponudnika
PRAVNA OSEBA:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka, delež lastništva)
PRAVNA OSEBA:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka, delež lastništva)
PRAVNA OSEBA:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka, delež lastništva)
PRAVNA OSEBA:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka, delež lastništva)
FIZIČNA OSEBA:
(ime in priimek, naslov prebivališča in delež lastništva)
FIZIČNA OSEBA:
(ime in priimek, naslov prebivališča in delež lastništva)
FIZIČNA OSEBA:
(ime in priimek, naslov prebivališča in delež lastništva)
FIZIČNA OSEBA:
(ime in priimek, naslov prebivališča in delež lastništva)
NAVEDBA TIHEGA DRUŽBENIKA:
(fizična ali pravna oseba)
NAVEDBA TIHEGA DRUŽBENIKA:
(fizična ali pravna oseba)
NAVEDBA POVEZANE DRUŽBE:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
NAVEDBA POVEZANE DRUŽBE: _
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
NAVEDBA POVEZANE DRUŽBE:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
NAVEDBA POVEZANE DRUŽBE:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
NAVEDBA POVEZANE DRUŽBE:
(firma družbe, poslovni naslov, matična številka, davčna številka)
(Podpis)
Ponudnik predloži obrazec Vzorec okvirnega sporazuma v razdelek »Druge priloge«.
Vzorec okvirnega sporazuma
VZOREC OKVIRNEGA SPORAZUMA
POŠTA SLOVENIJE d. o. o., Slomškov trg 10, 2500 Maribor, identifikacijska številka SI25028022, matična številka 5881447000, ki jo zastopa (izpolni naročnik), v nadaljevanju: naročnik
in
(firma in sedež)……………………………………………, …………………………………., identifikacijska številka SI………….., matična številka ………………….., ki ga/jo zastopa ,
(v nadaljevanju: »izvajalec«) (izpolni ponudnik)
skleneta
OKVIRNI SPORAZUM št. 660000…/…
1. člen
Uvodna določba
Naročnik je izvedel oddajo javnega naročila po postopku naročila male vrednosti in z odločitvijo št. ……………… z dne …………, sprejeto na podlagi poročila o oddaji javnega naročila po postopku naročila male vrednosti št. …………………. z dne ……….. izbral izvajalca, upoštevajoč določila zakona, ki ureja javno naročanje in Pravilnika o izvajanju javnih naročil (izpolni ponudnik).
2. člen
Predmet okvirnega sporazuma
Predmet okvirnega sporazuma je najem zunanjega kontaktnega centra za sprejem in obdelavo dohodnih klicev, skladno s tehničnimi specifikacijami naročnika, ponudbo in tem sporazumom. Razpisna dokumentacija in ponudba sta sestavni del in priloga k temu okvirnemu sporazumu.
3. člen
Način in roki izvedbe storitev
Izvajalec nudi podporo strankam naročnika na brezplačni številki 080 1400 - storitve v notranjem prometu. Odzivni čas za sprejem klicev je med 25 sekund in 35 sekund.
Storitve izvajalca zajemajo:
• dosegljivost najmanj 3 agentov vsak delovni dan v času med 8. in 17. uro,
• ob povečanem prometu zagotovitev dodatnih (dveh ali treh) agentov
• sprejem in obdelavo klicev strank ter:
a. podajanje informacij strankam o statusu pošiljke – sledenje,
b. nudenje splošnih informacij o storitvah Pošte Slovenije s ciljem strankam odgovoriti na vsaj 80% zastavljenih vprašanj.
• tekoče – sprotno razreševanje ali posredovanje pritožb strank naročniku.
Izvajalec je seznanjen, da naročnik v trenutku sklenitve tega okvirnega sporazuma ne pozna obsega (količine) izvajanja storitev in da naročnik tega ne more predvideti. Število telefonskih svetovalcev se prilagaja glede na potrebe naročnika.
4. člen
Cene
Cene so fiksne, v evrih (€), brez davka na dodano vrednost (DDV) ter vključujejo vse elemente, iz katerih so sestavljene. Vsi stroški so že vračunani. Davek na dodano vrednost je prikazan posebej, v skladu z obrazcem ponudbenega predračuna, ki je priloga in sestavni del okvirnega sporazuma.
Cene storitev znašajo: (dopolni naročnik v končnem okvirnem sporazumu)
• 3 agenti dnevno v znesku ……. EUR /mesec,
• morebitna dodatna ura ostalih agentov ……. EUR /uro,
• morebitni dodatni agent (cel mesec) EUR/mesec
• naročnina za najem 10 kanalov (telefonskih linij) za dohodne in odhodne klice ……..
EUR/mesec
• morebitna naknadna administrativna dela EUR /uro.
• vzpostavitev sprejema dohodnih klicev, postavitev odzivnika, izvajanje povratnega klicanja pri neodgovorjenih klicih EUR
• Izobraževanje 5 agentov s ciljem poznavanja poštnih storitev, cenikov in pravilnega
svetovanja strankam EUR
• IT podpora v primeru naknadnih sprememb administracije, odzivnika, centrale ………….
EUR
V cene so zajeti vsi stroški, ki jih bo imel izvajalec z izvedbo storitev, in naročnik dodatnih zaračunavanj ne bo odobril.
5. člen
Plačilni pogoji
Naročnik bo storitve plačal v tridesetih (30) dneh po prejemu računa. Račun bo izvajalec izstavil za opravljene storitve v preteklem mesecu in mu priložil mesečno poročilo, potrjeno s strani odgovorne osebe naročnika, ki predstavlja osnovo za plačilo računa. Datum na računu ne sme biti starejši od datuma opravljene storitve. Na računu mora biti razviden sklic na številko okvirnega sporazuma št. (dopolni naročnik).
V primeru predčasnega plačila se naročniku prizna ……….. popust na opravljene storitve. (izpolni
xxxxxxxx v primeru dogovora z izvajalcem)
Računi se izstavijo in pošljejo na naslov naročnika, in sicer: Pošta Slovenije d. o. o., Slomškov trg 10, 2000 Maribor, najkasneje do 15. v mesecu za izvedene storitve v preteklem mesecu ali se pošljejo preko aplikacije Poštar, kjer se mora izvajalec predhodno registrirati.
6. člen
Izvedba pogodbenih obveznosti s podizvajalci
(če bo izvajalec sodeloval s podizvajalci, se v čistopisu okvirnega sporazuma izpiše ta člen)
1.) Če je neposredno plačilo podizvajalcem obvezno oz. so ga zahtevali, se izpiše:
Izvajalec bo pri izvedbi pogodbenih obveznosti po tem okvirnem sporazumu sodeloval z naslednjimi podizvajalci, ki na podlagi 94. člena ZJN-3 zahtevajo neposredno plačilo s strani naročnika: (izpolni ponudnik v primeru, da že v fazi oddaje ponudbe razpolaga z zahtevami svojih podizvajalcev za neposredna plačila)
• (polni naziv in naslov podizvajalca)
• (polni naziv in naslov podizvajalca)
Del storitev, ki jih bo izvedel posamezni podizvajalec, je izvajalec navedel v obrazcu »Podatki o podizvajalcu«.
Izvajalec v skladu s 94. členom Zakona o javnem naročanju (ZJN-3) pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega računa oziroma situacije neposredno plačuje navedenim podizvajalcem.
Izvajalec je dolžan svojemu računu oziroma situaciji obvezno priložiti račune oziroma situacije
svojih podizvajalcev, ki jih je predhodno potrdil.
Soglasje podizvajalca, na podlagi katerega naročnik namesto izvajalca poravna podizvajalčevo
terjatev do izvajalca, je priloga in sestavni del tega okvirnega sporazuma.
2.) Če neposredno plačilo podizvajalcem ni obvezno oz. ga niso zahtevali, se izpiše:
Izvajalec bo pri izvedbi pogodbenih obveznosti po tem okvirnem sporazumu sodeloval z naslednjimi podizvajalci: (izpolni ponudnik)
• (polni naziv in naslov podizvajalca)
• (polni naziv in naslov podizvajalca)
Del storitev, ki jih bo izvedel posamezni podizvajalec, je izvajalec navedel v obrazcu »Podatki o podizvajalcu«.
Naročnik od izvajalca zahteva in se izvajalec zaveže, da bo naročniku najpozneje v 60 dneh od plačila končnega računa oziroma situacije poslal svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za blago oz. storitve, ki so predmet tega okvirnega sporazuma. V primeru, da izvajalec naročniku v navedenem roku ne posreduje izjav iz tega odstavka, naročnik Državni revizijski komisiji poda predlog za uvedbo postopka o prekršku iz 2. točke prvega odstavka 112. člena ZJN-3.
V obeh primerih se izpiše:
Izvajalec se zavezuje, da bo v primeru morebitne zamenjave podizvajalca ali vključitve novega podizvajalca, v 5 dneh po spremembi, o tem podal pisni predlog oziroma obvestilo naročniku, kateremu bo priložil dokazila za podizvajalca, navedena v razpisni dokumentaciji javnega naročila. Naročnik poda soglasje ali zavrnitev skladno s četrtim odstavkom 94. člena ZJN-3 v roku 10 dni od prejema predloga oziroma obvestila izvajalca.
Če naročnik ugotovi, da dela izvaja podizvajalec, za katerega ni dal pisnega soglasja, lahko
odstopi od okvirnega sporazuma.
Izvajalec odgovarja naročniku za celotno izvedbo pogodbenih del, ne glede na število
podizvajalcev.
Pogodbeni stranki se obvezujeta:
7. člen
Obveznosti pogodbenih strank
• da se bosta sprotno medsebojno obveščala o vseh pomembnih zadevah v zvezi s pogodbenimi obveznostmi;
• da se bosta medsebojno obveščali o napredovanju del in drugih napakah v zvezi z
opravljenimi storitvami;
• da bosta tesno sodelovali z namenom, da se prevzete storitve izvršijo pravočasno in v
obojestransko zadovoljstvo;
• da bosta pravočasno in natančno posredovali vse podatke, potrebne za kakovostno in pravočasno izvajanje te pogodbe, zlasti v primeru sprememb in na novo nastalih situacijah, ki bi utegnile vplivati na izvršitev pogodbenih del;
• da bosta opravljali druge obveznosti, ki lahko vplivajo na potek in izvedbo aktivnosti po tej pogodbi.
Izvajalec se zavezuje:
• z minimalno tremi (3) agenti sprejemati klice strank od ponedeljka do petka med 8. in 17. uro (dopustna izjema je nepredvidena situacija v primeru morebitnih okužb zaposlenih s COVID 19 ali uredba Xxxxx)
• glede na povečan obseg klicev in glede na zmožnost zagotoviti še dodatne agente,
• vzpostaviti glasovni odzivnik, čakalne vrste v času delovanja kontaktnega centra,
• opravljati prevzete naloge strokovno neoporečno, vestno in kvalitetno, v skladu z veljavnimi predpisi, in v dogovorjenih rokih, pri svojem delu ravnati v skladu s standardom skrbnosti dobrega strokovnjaka, v skladu z navodili naročnika in pri tem upoštevati dobre poslovne običaje ter varovati ugled in interese naročnika;
• da bo dobro osvojil storitve in cenike Pošte Slovenije, ki so osnova za kvalitetno podporo
strankam,
• strankam nuditi ustrezne odgovore glede statusa prenosa (sledenje) njihovega paketa;
• podatke stranke, ki jih ne bo uspel rešiti, na dogovorjeni način posredoval naročniku;
• naročnika sproti obveščati o tekočih problemih in o nastalih situacijah, ki bi utegnile
vplivati na izvedbo pogodbenih del;
• poslovati z vso materialno in moralno odgovornostjo po načelu dobrega gospodarja;
• v celoti spoštovati in izvajati določbe pogodbe o obdelavi in varstvu osebnih podatkov, ki jo pogodbeni stranki skleneta sočasno;
• določiti kontaktno osebo, ki bo zagotavljala strokovno in pravočasno izvedbo pogodbenih obveznosti ter reševala in koordinirala naročnikove zahteve glede predmeta tega okvirnega sporazuma;
• vse informacije in podatke naročnika varovati kot poslovno skrivnost tudi po prenehanju
tega pogodbenega razmerja,
• pridobiti pisno soglasje naročnika, v kolikor bo želel izvedeno obveznost iz okvirnega sporazuma uporabiti kot referenco.
• da bo izvedel izobraževanje agentov na podlagi prejetih gradiv,
• da bo informacije o klicih beležil in pošiljal poročila po dogovorjeni dinamiki ,
• dnevno oz. po potrebi sporočal zaznana odstopanja pri številu klicev in sami vsebini
vprašanj,
• izvajati povratne klice pri neodgovorjenih klicih.
Naročnik se zavezuje:
• izvajalcu zagotoviti ustrezne informacije in podporo za izvedbo usposabljanja agentov in ga sproti informiral o novostih. Usposabljanje izvede izvajalec.
• zagotoviti dostop do portala za spremljanje pošiljk;
• zagotoviti preusmeritev klicev na izvajalčevo dohodno številko (opcijsko 3) vsak delovni dan med 8. in 17. uro, posredovati glasovne posnetke za pripravo odzivnika in čakalnih vrst;
• pripraviti ustrezne zahteve in postopke glede varovanja osebnih podatkov, in nudi
izvajalcu morebitno ustrezno podporo za samo izvedbo, ki jo je izvajalec dolžan
izpolnjevati;
• da bo določil kontaktno osebo, ki bo z izvajalcem usklajevala čas izvajanja obveznosti po
tem okvirnem sporazumu in
• da bo v roku iz okvirnega sporazuma poravnal obveznosti.
8. člen
Poslovna skrivnost
Izvajalec je dolžan vse informacije, ki mu jih bo naročnik razkril, uporabljati izključno za namene izvajanja obveznosti po tem okvirnem sporazumu in jih varovati kot strogo poslovno skrivnost ter preprečiti vsakršno namerno, nenamerno ali kakršnokoli drugo razkritje teh informacij katerikoli drugi osebi, ki v skladu s tem okvirnim sporazumom ni pooblaščena za njihov prejem. Varovanje poslovne skrivnosti velja nedoločen čas ali do preklica.
Naročnik kot poslovno skrivnost po tem okvirnem sporazumu šteje vse listine, specifikacije, podatke, dokumente in informacije – ne glede na to, ali so v pisni ali ustni obliki – v zvezi z izpolnjevanjem tega okvirnega sporazuma, pa tudi druge informacije, ki jih bo izvajalec pridobil v zvezi z izpolnjevanjem tega okvirnega sporazuma in jih sedaj ne more navesti. Vendar se informacije, ki so javno na voljo ali znane v času njihove uporabe ali razkritja, razen če sta bila razkritje javnosti ali razpoložljivost rezultat kršitve obveznosti varovanja poslovne skrivnosti, kakor jih določa zakon ali ta sporazum, ne bodo obravnavale kot poslovna skrivnost.
Izvajalec se zaveže, da bo od datuma začetka veljavnosti tega okvirnega sporazuma informacije, ki
jih bo prejel, obravnaval na naslednji način:
- razkrite bodo samo tistim zaposlenim pri izvajalcu, ki morajo te informacije poznati za namene izvajanja tega okvirnega sporazuma. Izvajalec zagotavlja, da njegove zaposlene veže notranji akt o varovanju poslovnih skrivnosti, da bodo informacije ostale zaupne in nerazkrite oziroma, da bo zaposlene poučil o posebnem način varovanja razkritih informacij po tem okvirnem sporazumu,
- uporabljale se bodo samo za namen izvajanja tega okvirnega sporazuma,
- z izjemo razkritja zaposlenim pri izvajalcu informacije ne bodo kopirane ali kakor koli drugače
reproducirane ali podvojene, v celoti ali delno, brez predhodnega soglasja druge stranke,
- ne bodo na noben način razkrite tretjim osebam.
Vso dokumentacijo naročnika, ki jo bo izvajalec prejel, mora po izteku okvirnega sporazuma vrniti.
Zaradi kršitev poslovnih skrivnosti sme naročnik odpovedati ta sporazum brez odpovednega roka, izvajalec pa v takšnem primeru odgovarja tudi odškodninsko.
V primeru kršitve poslovne skrivnosti iz tega člena je izvajalec za vsak tak primer na prvi poziv naročnika temu dolžan plačati 5.000 EUR. Naročnik pogodbeno kazen izreče s pisnim sklepom, ki mora biti obrazložen in ne sme puščati dvoma, da je bila kršitev izvedena s strani obdelovalca.
9. člen
Obdelava osebnih podatkov in obveznosti pogodbenih strank
Osebni podatki za poslovno komunikacijo
Pogodbeni stranki bosta za namene poslovnega komuniciranja na podlagi tega okvirnega sporazuma druga od druge izmenjali in obdelovali podatke o naročniku/izvajalcu oz. njunih kontaktnih osebah/skrbnikih okvirnega sporazuma. Te osebne podatke (npr. službeni elektronski naslov, ime in priimek kontaktne osebe/skrbnika okvirnega sporazuma, telefonska številka, ID računalnika pri elektronskem komuniciranju) pogodbeni stranki zakonito upravljata na podlagi sklenjenega okvirnega sporazuma (6. člen Uredbe GDPR).
Ti osebni podatki ostanejo pod upravljavsko pravico obeh pogodbenih strank (vsaka za svoje zaposlene), medtem ko nasprotna pogodbena stranka lahko kontakte oseb druge pogodbene stranke upravlja in hrani samo tako dolgo, kot je to zakonsko obvezno z vidika vodenja in hranjenja poslovne dokumentacije skupaj z osebnimi podatki. Po preteku tega roka se pogodbeni
stranki zavežeta osebne podatke z dokumentov anonimizirati oziroma prekriti/izbrisati, razen v primeru njihove trajne/arhivske hrambe.
Obdelava osebnih podatkov izvajalca v imenu in za račun naročnika
Pogodbeni stranki sporazumno ugotavljata, da predmet okvirnega sporazuma ne vključuje obdelave osebnih podatkov, pri čemer pa zaradi izvedbe obveznosti izvajalec lahko pride v stik z osebnimi podatki iz evidence reklamacij s poštnimi pošiljkami in evidence o vročanju pošiljk preko dostopa do že vzpostavljenega AD portala za sledenje pošiljk v informacijskem okolju naročnika, za kar se šteje za obdelovalca skladno z 28. členom Uredbe GDPR. Izvajalcu bo naročnik dostop do tega informacijskega okolja omogočil preko dodeljenega IT vira in geslom. Podatki in informacije naročnika se nahajajo na informacijski infrastrukturi naročnika in/ali v oblačnih rešitvah naročnika in/ali pri podpogodbenikih naročnika na območju Republike Slovenije.
Vsi podatki, ki bodo obdelani ročno ali z informacijsko tehnologijo v okviru uporabe in dostopa izvajalca do dokumentov ter zapisov v podatkovnih zbirkah in vizualnih elementov ostanejo v izključnem lastništvu naročnika. Po prenehanju tega okvirnega sporazuma bo izvajalec naročniku kot popolnemu in izključnemu lastniku svojih podatkov in vseh obdelanih podatkov, ki so rezultat spreminjanja ali/in nastajanja podatkov v papirni obliki in/ali programski opremi, omogočen varen prenos/izročitev teh podatkov v papirni ali drugi ustrezni digitalni obliki (npr. PDF, XLS ali .png.).
Na naročnikovo pisno zahtevo kadar koli v obdobju veljavnosti tega okvirnega sporazuma bo izvajalec izbrisal vse naročnikove podatke s svojih strežnikov ter podatkovne zbirke in varnostne kopije, v primeru, da bi bil primoran v soglasju z naročnikom podatke obdelati na svoji strojni oziroma računalniški opremi. Izvajalec se zaveže, da bo v vsakem primeru izbrisal vse naročnikove osebne podatke s strežnikov izvajalca ter podatkovne zbirke in varnostne kopije po prenehanju tega okvirnega sporazuma, ne glede na razlog za prenehanje. Izvajalec bo naročnikovim varnostnim nadzornikom dovolil opazovati ta postopek, če bo to zahteval naročnik.
Podobdelava osebnih podatkov (če bo izvajalec sodeloval s podizvajalci)
Obdelovalec soglaša, da po potrebi obdelovalec zaposli podobdelovalca s soglasjem upravljavca. Podobdelovalec mora biti registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavljati ustrezno raven varnosti obdelave osebnih podatkov. Obdelovalec mora zagotoviti, da podobdelovalec pri izvajanju pogodbene obdelave osebnih podatkov v celoti spoštuje določila te pogodbe, Xxxxxx o varstvu osebnih podatkov, Xxxxxxx uredbe ter ostalih predpisov o varstvu osebnih podatkov. Za izvršitev obveznosti iz te pogodbe s strani podobdelovalca odgovarja obdelovalec tako, kot da bi jih opravil sam.
Podobdelovalec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti varnostne ukrepe, ki so
enako strogi ali strožji od tistih, ki jih v skladu s to pogodbo izvaja obdelovalec.
V primeru prenehanja podobdelovalca se morajo osebni podatki brez nepotrebnega odlašanja
vrniti obdelovalcu ali upravljavcu, morebitne kopije pri podobdelovalcu pa izbrisati.
10. člen
Varstvo osebnih podatkov
Naročnik ima za delovanje informacijske tehnologije vzpostavljen in ustrezno vzdrževan sistem vodenja, ki izpolnjuje zahteve standarda ISO/IEC 27001:2013 v okviru podeljenega certifikata. Za poslovanje celotne družbe naročnika veljajo različni interni izdani splošni akti, ki so del sistema vodenja naročnika in v določenih delih zagotavljanja varnosti informacijskih sistemov naročnika lahko neposredno zavezujejo tudi zunanje uporabnike oziroma zunanje poslovne partnerje glede na predmet poslovnega razmerja.
Izvajalec se glede na predmet tega okvirnega sporazuma zaveže pri izvajanju obveznosti upoštevati napotila naročnika skladno z internimi akti naročnika iz predhodnega odstavka tega člena ter jih hkrati imeti vzpostavljene v svojem sistemu upravljanja ves čas trajanja razmerja z naročnikom po tem okvirnem sporazumu. Izvajalec se tako zavezuje upoštevati pri vstopanju in gibanju v poslovnih prostorih naročnika in pri vzpostavitvi v svojih poslovnih prostorih, pravne, organizacijske in ustrezne logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo (osebni) podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov, in sicer:
a) fizično varovanje
Ukrepi fizičnega varovanja so vzpostavljeni glede na oceno tveganja in varnostne načrte za posamezne objekte in območja, s katerimi upravlja naročnik. Pristojna služba pri naročniku redno spremlja varnostno situacijo, korigira oceno tveganja in ustrezno prilagaja obseg nadzora in kontrol.
Pri naročniku je centralizirano organizirano upravljanje s fizičnim varovanjem in nadzorom nad objekti preko video nadzornega sistema, izvaja se tudi druge dopustne nadzore sorazmerne namenu obdelave. Zaposleni prijavljajo vse izredne dogodke neposredno v pristojno službo za nadzor, ki ukrepa v skladu z določenimi protokoli.
Vstopanje v objekte in gibanje znotraj varovanih območij in ravnanje v poslovnih prostorih naročnika ob izrednih dogodkih je urejeno z internimi predpisi.
Dostop v varovane prostore je dovoljen le tistim zaposlenim izvajalca, katerih pravica do vstopa v
posamezni prostor izhaja iz rednih zadolžitev delovnega mesta.
Pogodbeni vzdrževalci prostorov in druge opreme v varovanih prostorih, poslovni partnerji in drugi izvajalci smejo vstopiti ali se zadrževati v varovanih prostorih le z registracijo in/ali ob prisotnosti delavca, ki je zaposlen pri naročniku.
Objekti in območja so zavarovani s tehničnimi sredstvi (video nadzorni sistem, alarmni sistemi, kontrola pristopa), dislociranih enot in sedež družbe pa ima tudi receptorsko službo ali drugo pristojno osebo, ki preveri ali imajo osebe, ki vstopajo izdano dovoljene za vstop. Vsi vstopi v objekte se evidentirajo bodisi preko evidence delovnega časa za zaposlene ali z evidenco vstopov za vse ostale osebe, ki vstopajo.
Vse osebe, ki niso zaposlene v družbi morajo pred vstopom v prostore družbe pridobiti dovoljene za vstop, ki ga izdaja pristojno področje za nadzor na podlagi vloge. Dovoljenja se izdajajo glede na veljavnost okvirnega sporazuma (čas trajanja, objekti, območja).
b) tehnični ukrepi pri varovanju informacijskega sistema obsegajo:
Protivirusna programska oprema je nameščena na vseh uporabniških računalnikih in se redno (samodejno) posodablja. Rešitev je centralizirana.
Sistem elektronske pošte je varovan s tehničnimi sredstvi, ki preverjajo vsa sporočila z namenom zaznavanja škodljive programske opreme, povezav na spletne strani, ki vsebujejo škodljivo programsko opremo ter sistem za odstranjevanje neželene pošte (t.i. spam).
Notranje omrežje družbe je pred javnim omrežjem zavarovano s sistemom tehničnih zaščit, ki obsega: požarno pregrado, IDS/IPS sistem in posredovalni strežnik s filtriranjem.
Dogodki se iz sistemskih dnevnikov zbirajo centralno v SIEM, kjer so na voljo za nadaljnjo analizo in aktivno spremljanje delovanja sistemov.
Vzpostavljeni so sistemi samodejnega alarmiranja in obveščanja pristojnih (dežurstvo) v primeru
izrednih dogodkov.
c) pravila uporabe informacijskega sistema
Nosilci podatkov se hranijo v varovanih prostorih, izven varovanih prostorov (hodniki, skupni prostori ipd.) pa morajo biti vedno zaklenjeni v ognjevarni in protivlomno zaščiteni omari. Za dostop do podatkov, ki se hranijo v elektronski obliki, se morajo uporabniki avtorizirati (prijava z uporabniškim imenom in geslom).
Odgovorna oseba, določena s strani naročnika, lahko dovoli iznos nosilcev podatkov izven poslovnih prostorov le izjemoma in šele, ko je delavec predhodno vpisal namen in razlog za takšen iznos nosilcev podatkov v evidenco o manipulaciji s podatki. Posamična odobritev ni potrebna, če gre za redni prenos podatkovnih nosilcev na rezervno lokacijo.
Vzdrževanje in popravilo strojne računalniške in druge opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki, lahko izvajajo samo delavci obdelovalca ali pooblaščeni servisi, ki so zavezani in seznanjeni z obveznostjo varovanja podatkov. Spremembe in dopolnitve sistemske in aplikativne programske opreme morajo ustrezno dokumentirati.
Vzdrževalci prostorov, strojne in programske opreme, obiskovalci in poslovni partnerji se smejo gibati v varovanih prostorih samo z vednostjo naročnika. Čistilke, varnostniki, idr. se lahko gibljejo v varovanih prostorih izven delovnega časa in brez prisotnosti odgovornega delavca le, če so nosilci podatkov shranjeni v zaklenjenih omarah, računalniki in druga strojna oprema.
Vsebina nosilcev podatkov mrežnega strežnika in lokalnih delovnih postaj, kjer se nahajajo osebni podatki, se dnevno preverja glede na prisotnost zlonamernih programov (e.g. računalniških virusov).
Vsi podatki in programska oprema, ki so namenjeni uporabi na računalnikih naročnika in v računalniškem informacijskem sistemu naročnika in prispejo v informacijsko infrastrukturo na nosilcih podatkov ali prek telekomunikacijskih kanalov, morajo biti pred uporabo preverjeni glede prisotnosti zlonamernih programov.
Naročnik ima za dodeljevanje pravic dostopa do informacijskih storitev (virov) proces opredeljen z splošnim internim aktom, ki vključuje ustrezne kontrole s katerimi se prepreči, da bi dostop do podatkov pridobile osebe, ki za to niso pooblaščene. Proces je informacijsko podprt. Pooblastila se posameznikom dodeljujejo na podlagi njihovih delovnih zadolžitev in dostop do osebnih podatkov dobijo le tiste osebe (njegovi zaposleni in druge osebe, ki bodo pod njegovim vodstvom obdelovale osebne podatke), za katere je to zaradi njihove funkcije oziroma delovnih zadolžitev nujno potrebno.
Osebe, ki se gibljejo v varovanih prostorih in uporabljajo strojno in programsko opremo, so dolžne spoštovati pravilo čiste mize in čistega zaslona, ter v svoji odsotnosti ustrezno poskrbeti za zavarovanje delovne postaje (zaklepanje).
d) varovanje pri prenosu po telekomunikacijskih omrežjih, če bo do teh prišlo:
Podatki se morajo pri prenosu po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih zaščiteni na ustrezen način, da se prepreči, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe (npr. varna elektronska pot, po potrebi kriptirani, ipd.), in sicer odvisno od občutljivosti oziroma vrste osebnih podatkov, ki se prenašajo. Podatki se pri prenosih preko javnega telekomunikacijskega omrežja kriptirajo.
Občutljivih osebnih podatkov ni dovoljeno pošiljati po elektronski pošti ali redno po pošti brez predhodnega sporazumnega dogovora pogodbenih strank o vrsti varne klasične in/ali elektronske poti.
Podatki se ne izvažajo v druge oblike in se po zakonsko določenih rokih izbrišejo ali anonimizirajo, razen v primerih, ko so predmet posebnih postopkov, kjer obstaja zakoniti interes ali zakonska podlaga (npr. podatki služijo kot dokazno gradivo).
e) ukrepe za zagotavljanje integritete, zaupnosti in dostopnosti osebnih podatkov in sledljivosti operacij na njih:
Zagotovljena je sledljivost vseh operacij, izvedenih na varovanem informacijskem sistemu in varovanem območju, ki se uporablja pri izvajanju obveznosti po tem okvirnem sporazumu tako, da je omogočeno poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni posegi v varovanje informacijskega sistema vneseni, uporabljeni ali izbrisani iz njega, ter kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posega v varovanje. Pri tem je zagotovljena integriteta in zaupnost osebnih podatkov, ki jih obdeluje, ter dostopnost do poslovnih prostorov kjer so naloženi in vidni osebni podatki z ukrepi opisanimi v predhodnih alinejah tega odstavka ter še:
• osebam se omeji pravice obdelovanja osebnih podatkov, ki so podrobneje urejene v internih notranjih pravilih za varovanje in hrambo osebnih podatkov,
• zagotavlja hrambo z nadzorovanim dodajanjem ali spreminjanjem vsebin z revizijsko sledjo.
• dostop v varovane prostore z informacijsko opremo, kjer se nahajajo naloženi osebnimi podatki in dokumentacijo je varovan z dostopno kontrolo na osnovi magnetne kartice ali drugega kontrolnega mehanizma/protokola,
• vstop in prostor z informacijsko opremo je varovan z video nadzornim sistemom,
• dostop do osebnih podatkov je urejen z notranjimi pravili za uporabo informacijskega sistema in aplikacij.
• prostori z informacijsko opremo imajo visok nivo protipožarne zaščite, neodvisne vire
napajanja z energijo (UPS in generatorje), ter primerno zmogljive sisteme za hlajenje ,
• zagotovljena je neprekinjena oskrba z električno energijo s pomočjo agregata in UPS naprav,
• najmanj enkrat letno se izvajajo testiranja neprekinjenega delovanja informacijske podpore
• vodi se evidenca sledljivosti v obliki ročnih evidenc pri ročni manipulaciji in revizijske sledi pri elektronski obdelavi, ki obsega izvajalca, čas, aktivnost in obdelave osebnih podatkov ali dokumentov,
• revijska sled se hrani v ločenem okolju z zagotavljanjem revizijske sledi vpogledov v revizijsko
sled z razlogom vpogleda
• podatki se redno arhivirajo, ter hranijo na dveh ali celo več lokacijah.
Pogodbeni stranki sporazumno ugotovita, da interni akti, s katerimi imata podrobneje urejene varnostne ukrepe, ni nujno, da so absolutno javno dostopni, zato si jih zavežeta razkriti oziroma dati na vpogled, kadar to izkazujejo potrebe za izvajanje obveznosti po tem okvirnem sporazumu, upoštevaje zakonska določila poslovne skrivnosti in zaupnosti/tajnosti podatkov.
11. člen
Kršitve varstva osebnih podatkov
V primeru, da pride do kršitev varstva osebnih podatkov, bo izvajalec o kršitvi nemudoma obvestil naročnika, tako da bo na strani naročnika kontaktiral skrbnika okvirnega sporazuma in osebo, pooblaščeno za varstvo podatkov in jima predal vse potrebne podatke in informacije v zvezi s kršitvijo varstva osebnih podatkov.
Kot kršitev varstva se smatrajo incidenti povezani z zaupnostjo (npr. nepooblaščen dostop, odtujitev podatkov,…), celovitostjo (npr. nepooblaščeno brisanje ali izguba podatkov) in razpoložljivostjo (npr. nedelovanje storitve). Obvestilo izvajalca mora vsebovati vse potrebne informacije, da lahko naročnik v primeru da je to potrebno obvesti inšpekcijski organ in/ali posameznike katerih osebni podatki so bili deležni kršitve skladno z določili GDPR.
Izvajalec odgovarja za škodo, ki je nastala naročniku zaradi kršitev tega okvirnega sporazuma ali relevantnih predpisov s področja varstva osebnih podatkov, povzročena s strani izvajalca ali podizvajalca izvajalca. Ne odgovarja pa za škodo, ki je pri izpolnjevanju tega okvirnega sporazuma povzročena izključno s strani naročnika.
Če je za nastalo škodo ali otežitev položaja izvajalca kriv tudi naročnik oziroma kdo drug, za katerega je naročnik odgovoren, se odškodninska odgovornost izvajalca temu sorazmerno zmanjša.
V primeru kršitve določb zaupnosti (osebnih) podatkov ter varovanja in zavarovanja (osebnih) podatkov s strani nezveste stranke, lahko sporazumu zvesta stranka, od nezveste stranke zahteva odpravo kršitev, za kar postavi primeren rok ali pa od okvirnega sporazuma takoj odstopi.
Ostale pravice in obveznosti pogodbeni stranki, ki niso posebej opredeljene s tem okvirnim sporazumom, se neposredno uporabljajo določila Uredbe GDPR in drugi veljavni specialni pravni predpisi o varnostnih, organizacijskih in tehničnih ukrepov za varovanje osebnih podatkov pri izvajanju tega naročila in elektronskega poslovanja, ki zavezujejo obe pogodbeni stranki.
12. člen
Pogodbena kazen
V primeru, da izvajalec po lastni krivdi storitve ne izpolni (neizpolnitev sporazuma), se zaveže plačati pogodbeno kazen v višini 26.400 EUR.
V primeru, da izvajalec po lastni krivdi posamezne storitve ne izpolni (delna neizpolnitev sporazuma) se zaveže plačati pogodbeno kazen v višini 10 % vrednosti neizpolnjene storitve.
Če izvajalec obveznosti iz okvirnega sporazuma ne bi izpolnil, ga bo naročnik obvestil, ali zahteva
izpolnitev pogodbene obveznosti ali plačilo pogodbene kazni. Pogodbena kazen se obračuna in se za plačilo izstavi račun.
Končne določbe
13. člen
(skrbnik oz. kontaktna oseba)
Skrbnica okvirnega sporazuma pri naročniku je Xxxxxx Xxx, telefonska številka 01/4767-340.
Kontaktna oseba izvajalca je , telefonska številka izpolni ponudnik).
14. člen
(komunikacija med strankama)
Vse medsebojne komunikacije strank okvirnega sporazuma se bodo štele za pravno zavezujoče, če bodo izvedene v pisni obliki, ki je poslana s knjiženo oziroma priporočeno pošto. Pri tem se pogodbeni stranki izrecno dogovorita, da za pravno zavezujočo obliko komunikacije šteje tudi komunikacija glede posameznega naročila (storitve po tem okvirnem sporazumu) in njegove izvedbe v elektronski obliki z uporabo elektronskih sporočil s strani odgovornih oseb pogodbenih strank oziroma drugih pooblaščenih oseb pogodbenih strank, ki so razkrite. Pri tem se bo štelo, da sporočilo učinkuje zoper drugo pogodbeno stranko na dan, ko je bilo tej stranki dostavljeno in ga je prejela, ali je bilo prvič sprejeto po elektronski poti. Pogodbeni stranki se izrecno dogovorita, da elektronska komunikacija ne velja za odstop od okvirnega sporazuma, ki ga morata stranki poslati s priporočeno pošto. Pogodbeni stranki se izrecno dogovorita, da se v primeru kakršnekoli nejasnosti pri izvajanju tega sporazuma smiselno uporabljajo določila iz razpisne dokumentacije naročnika.
15. člen
(odstopno upravičenje)
Naročnik ima pravico brez odpovednega roka odstopiti od okvirnega sporazuma s pisnim obvestilom v primeru, da izvajalec pogodbenih obveznosti ne izvršuje pravočasno in/ali kvalitetno ali kako drugače krši druga pogodbena določila. Naročnik bo izvajalca obvestil o odstopu z odstopno izjavo, poslano s priporočenim pismom po pošti. Odstop od sporazuma velja od
datuma prejema pisnega obvestila o odstopu, če naročnik v izjavi ne zapiše kasnejši datum prenehanja veljavnosti sporazuma. Izvajalec v tem primeru ni upravičen do kakršnekoli odškodnine.
Naročnik lahko kadarkoli brez razloga odstopi od okvirnega sporazuma, in sicer z odpovednim rokom petnajst (15) dni. Naročnik bo izvajalca obvestil o odstopu z odstopno izjavo, poslano s priporočenim pismom po pošti. Odpovedni rok prične teči naslednji dan po prejemu odstopne izjave. Izvajalec v primeru odstopa od okvirnega sporazuma po tem odstavku ni upravičen do odškodnine ali do kakršnegakoli drugega zahtevka.
16. člen
(protikorupcijska klavzula)
Ta okvirni sporazum je ničen, če kdo v imenu ali na račun druge stranke sporazuma naročniku, njegovemu predstavniku ali posredniku da, obljubi ali ponudi kakšne nedovoljene koristi za pridobitev posla, za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji, za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali za druga ravnanja in opustitve, s katerimi je naročniku povzročena škoda oziroma katerikoli stranki sporazuma omogočena pridobitev nedovoljene koristi.
17. člen
(višja sila)
Pogodbeni stranki nista odgovorni za katerokoli kršitev tega okvirnega sporazuma, če je nezmožnost izpolnjevanja okvirnega sporazuma ali njegovih posameznih določil posledica nepredvidenih ali nepričakovanih dogodkov, ki so splošno znani kot višja sila oziroma pomenijo višjo silo v skladu z veljavno zakonodajo in ki niso odvisni od volje strank ter jih stranki nista mogli pričakovati, preprečiti ali odvrniti. Vsaka stranka je dolžna o nastopu takega dogodka nemudoma pisno obvestiti nasprotno stranko.
18. člen
(razvezni pogoj)
Ta okvirni sporazum je sklenjen pod razveznim pogojem, ki se uresniči v primeru izpolnitve ene od naslednjih okoliščin:
- če bo naročnik seznanjen, da je sodišče s pravnomočno odločitvijo ugotovilo kršitev
obveznosti delovne, okoljske ali socialne zakonodaje s strani izvajalca ali podizvajalca ali
- če bo naročnik seznanjen, da je pristojni državni organ pri izvajalcu ali podizvajalcu v času izvajanja pogodbe ugotovil najmanj dve kršitvi v zvezi s:
o plačilom za delo,
o delovnim časom,
o počitki,
o opravljanjem dela na podlagi pogodb civilnega prava kljub obstoju elementov
delovnega razmerja ali v zvezi z zaposlovanjem na črno
in za kateri mu je bila s pravnomočno odločitvijo ali več pravnomočnimi odločitvami izrečena globa za prekršek,
in pod pogojem, da je od seznanitve s kršitvijo in do izteka veljavnosti okvirnega sporazuma še najmanj šest mesecev oziroma če izvajalec nastopa s podizvajalcem pa tudi, če zaradi ugotovljene
kršitve pri podizvajalcu izvajalec ne nadomesti ali zamenja tega podizvajalca, na način določen v skladu s 94. členom ZJN-3 in določili te pogodbe v roku 30 dni od seznanitve s kršitvijo.
V primeru izpolnitve okoliščine in pogojev iz prejšnjega odstavka se šteje, da je okvirni sporazum razvezan z dnem sklenitve novega okvirnega sporazuma o izvedbi javnega naročila za predmetno naročilo. O datumu sklenitve novega okvirnega sporazuma bo naročnik obvestil izvajalca.
Če naročnik v roku 30 dni od seznanitve s kršitvijo ne začne novega postopka javnega naročila, se šteje, da je okvirni sporazum razvezan trideseti dan od seznanitve s kršitvijo.
19. člen
Pogodbeni stranki se dogovorita, da bosta za urejanje razmerij iz tega sporazuma, če niso drugače urejena, uporabljali vsakokratno veljavni zakon, ki ureja obligacijska razmerja.
Vsaka pogodbena stranka lahko kadarkoli predlaga spremembe ali dopolnitve tega okvirnega sporazuma, ki se dogovorijo in uredijo pisno v obliki aneksov k temu okvirnemu sporazumu. V primeru, da se spremembe in dopolnitve ne uredijo s pisnim aneksom se šteje, da niso veljavne.
20. člen
Morebitne spore iz tega okvirnega sporazuma bosta pogodbeni stranki reševali sporazumno, v
nasprotnem primeru je za reševanje sporov pristojno sodišče v Mariboru.
21. člen
Okvirni sporazum je sklenjen v dveh (2) izvodih, od katerih vsaka pogodbena stranka prejme po en (1) izvod. Okvirni sporazum je sklenjen s podpisom obeh pogodbenih strank ter se uporablja od 1. 9. 2021 dalje, oziroma od podpisa okvirnega sporazuma dalje, v kolikor bo slednji sklenjen po tem datumu. Okvirni sporazum velja in se uporablja dve (2) leti od pričetka uporabe.
, | Maribor, |
IZVAJALEC: | NAROČNIK: POŠTA SLOVENIJE d. o. o. |