SPLOŠNI NABAVNI POGOJI NABAVE, izdaja 03
SPLOŠNI NABAVNI POGOJI NABAVE, izdaja 03
1. Opredelitev splošnih pojmov:
- »Kupec« pomeni družba Triglav, Zdravstvena zavarovalnic, d.d.
- »Dobavitelj« pomeni podjetje/pogodbenik, kateremu je naročilo namenjeno.
- »Naročilo« pomeni pisno naročilo točno določenemu dobavitelju za nakup blaga, storitev ali opreme.
- »Material« pomeni blago, komponente in podobno, navedene v kupčevem naročilu ali pogodbi.
- »Storitev« pomeni vrsta dela, ki nima nujno rezultata v materialni obliki in je navedeno v kupčevem naročilu ali pogodbi, ter z njim povezano storitev, tehnologijo ali dokumentacijo.
- Besede in izrazi v ednini vključujejo množino in obratno. Besede in izrazi, ki označujejo celoto, se nanašajo tudi na kateri koli del te celote.
2. Splošno
- Splošni nabavni pogoji veljajo za vse poslovne odnose s dobavitelji, ki nastanejo v procesu nabave materiala in storitev na podlagi naročila, na podlagi pogodbe pa le v kolikor se pogodba nanje sklicuje.
- Splošni nabavni pogoji se uporabljajo za nakup vseh vrst materiala in storitev.
- Splošni nabavni pogoji so sestavni del vseh naročil in pogodb, če je v pogodbi tako dogovorjeno.
- Splošni pogoji dobaviteljev so za kupca zavezujoči samo, če kupec ob vsakokratni sklenitvi pogodbe v njih pisno privoli.
- Kupec si pridržuje pravico, da določi odstopanja, ki lahko prevladajo nad temi splošnimi nakupnimi pogoji, vendar le, če je to izrecno navedeno.
- Vse pogodbe in naročila se sklepajo v pisni obliki, pri čemer se sporočila preko elektronske pošte, poslane iz spletnih naslovov Triglav, Zdravstvene zavarovalnice, d.d. (xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx) smatrajo kot pisna naročila.
- Vsako odstopanje od splošnih nabavnih pogojev (npr. telefonsko naročanje) je veljavno le, če je pisno opredeljeno v naročilu ali pogodbi, če se ta nanje sklicuje.
- Ti nabavni pogoji so veljavni ne glede na to, ali ima dobavitelj druge nabavne ali nakupne pogoje.
3. Povpraševanje in ponudbe:
- Cene, navedene v ponudbah so fiksne, razen če ni navedeno drugače.
- Veljavnost ponudb mora biti vsaj 90 dni, razen če ni pisno dogovorjeno drugače.
- Dobavitelji se strinjajo, da predstavljajo, pošiljajo ponudbe, predračune in specifikacije na lastne stroške, razen če ni plačilo posebej pisno dogovorjeno.
- Če se kupčevo naročilo sklicuje na dobaviteljeve specifikacije ali ponudbe (do obsega, da pogoji iz te ponudbe niso v nasprotju s katerimikoli navedbami in pogoji, napisanimi v naročilu), veljajo takšne specifikacije ali ponudbe za sestavni del naročila.
- Dobavitelji so dolžni kupca obveščati o vsaki spremembi specifikacije ali naročila in od njega pridobiti pisno potrditev sprememb. Če kupec pisno ne potrdi sprememb, se smatra da kupec odstopa od naročila, pri čemer kupec ne nosi nikakršnih stroškov odstopa od naročila.
4. Naročilo
- Veljavno je samo pisno naročilo, izdano na kupčevem obrazcu za naročilo, ki je dobavitelju poslano po elektronski pošti, navadni pošti ali faksu. To velja tudi za dopolnitve in spremembe naročil.
- Ustna ali telefonska naročila so veljavna in se lahko izvedejo, če so v vseh primerih potrjena z uradno pisno potrditvijo ali če so predhodno pisno dogovorjena.
- Naročilo mora vsaj vsebovati naziv dobavitelja, specifikacijo naročenega materiala ali storitev, količino (obseg), prejemnika, datum naročila, številko naročila in lokacijo za dostavo (v kolikor se lokacijo da določiti).
- Odstopanja od določil naročila niso dovoljena brez kupčevega predhodnega pisnega soglasja.
- Kupec lahko spremeni pogoje katerega koli izdanega naročila ter o tem takoj pisno obvesti dobavitelja. Če te spremembe vplivajo na dobavo ali ceno, mora dobavitelj o tem takoj obvestiti kupca in se dogovoriti za prilagoditev.
5. Pogodba
‒ Veljavna je samo pogodba, sklenjena v pisni obliki. Enako velja za vse anekse k pogodbi.
‒ Pogodba mora vsebovati najmanj podatek o predmetu pogodbe (specifikacijo naročenega materiala ali storitev ter njegovo količino (obseg)), ceni, kraju izpolnitve (v kolikor se ga da določiti), prejemniku blaga ali storitve na strani kupca, obvezne klavzule (protikorupcijsko, o preprečevanju nasprotij interesov, o varstvu notranjih in drugih občutljivih informacij, varstvu poslovnih skrivnosti, varstvu osebnih podatkov, v kolikor pride do njihove obdelave na strani dobavitelja, o dopustnosti razkritij na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja).
‒ V pogodbi mora biti določen skrbnik pogodbe na strani kupca.
6. Dobava blaga, storitev in opreme
- Dobavitelj mora material ali storitev dobaviti v skladu s prejetim naročilom ali sklenjeno pogodbo.
- Vsako dobavo blaga ali storitve mora predstavnik kupca potrditi s svojim podpisom na dobavnici. Dobavnica mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
a. naziv dobavitelja,
b. kontaktno mobilno številko predstavnika dobavitelja,
c. točno specifikacijo,
x. xxxxxxxx naročila, na katerega se nanaša dobavnica,
e. ime in priimek predstavnika kupca, napisano z VELIKIMI TISKANIMI ČRKAMI
f. datum in kraj podpisa,
g. zaporedno številko.
- Na ovojnini pošiljke morajo biti navedeni najmanj naslednji podatki:
a. naziv pošiljatelja in mobilna številka kontaktne osebe,
b. naziv vsebine pošiljke,
c. navedba številke naročila, na katerega se nanaša pošiljka,
d. ime in priimek prejemnika, napisano Z VELIKIMI TISKANIMI ČRKAMI,
x. xxxxxxxx (točen naslov) prejemnika.
- Šteje se, da je blago ali oprema prispelo(-a) pravočasno, če je v dogovorjenem roku dostavljeno(-a) na mesto, navedeno v naročilu ali dogovorjeno v pogodbi. V primeru storitev se šteje, da je bila storitev dobavljena pravočasno, če jo kupec prevzame v roku, navedenem v naročilu ali dogovorjenem v pogodbi.
- Kadar se kupec pisno dogovori, da bo dobavo sprejel po delih, se pogodba ali naročilo razlaga kot ena sama pogodba ali naročilo za vsak posamezni del. Če dobavitelj ne dobavi katerega koli dela dobave, lahko kupec po svoji izbiri celotno pogodbo ali naročilo obravnava kot neizpolnjeno.
- Če se naročeni material kupcu dobavi v večjih količinah od naročenih, kupec ni dolžan sprejeti in plačati presežka dobavljene količine, vsak presežek pa ostane, ob tveganju dobavitelja in na njegove stroške, en mesec na razpolago za prevzem. Po preteku enega meseca lahko kupec presežek dobavljenega blaga odstrani na dobaviteljeve stroške.
- Dobava blaga ali storitve, je sprejeta, ko jih pregleda in pisno prevzame predstavnik kupca.
- Dobavitelj je dolžan kupcu takoj sporočiti vsako oviro, ki bi lahko povzročila zamudo dobave. V primeru nezadovoljive kakovosti blaga ali storitve ali zakasnitve dobave ali izvedbe storitve, kupec ni dolžan sprejeti ali plačati takšnega blaga ali storitve, kar velja tudi za morebitne še nedobavljene delne dobave.
- Kupec ne prevzema odgovornosti za nobeno embalažo, bo pa vrnil vso vračljivo prazno embalažo.
- Cene vključujejo stroške pakiranja in transporta do kupčevih prostorov (franco pisarna ali skladišče kupca).
- Kupec bo zavrnil vse pošiljke, če bo v spremljajoči dokumentaciji navedeno, da je plačnik stroškov pošiljanja končni prejemnik, v kolikor ni tako pisno dogovorjeno.
6. Plačila in plačilni pogoji
- Račun za dobavljeno blago, storitve ali opremo je treba skupaj s podpisano dobavnico poslati po navadni pošti na naslov družbe: Triglav, Zdravstvena zavarovalnica, d.d., Xxxxxxxxxxx xxxxx 00, 0000 Koper ali po elektronski pošti predstavniku kupca.
- Plačilo se izvede skladno s pogoji, navedenimi v ponudbi, pogodbi ali ob oddaji naročila, ter po prejemu računa, potrjene dobavnice in blaga, storitev ali opreme.
- Dobavitelj je dolžan brezplačno vzeti nazaj vso embalažo v zvezi z dobavljenim blagom (npr. prevozno in prodajno embalažo), če ni drugače dogovorjeno s kupcem.
- Plačilni rok prične teči naslednji delovni dan od datuma prejema pravilno izstavljenega računa.
- Rok plačila je 30 dni od datuma računa, razen če je na naročilu oz. v pogodbi drugače navedeno.
- Noben račun se ne plača, če blago ali storitev ni bila pisno naročena oz. pogodbeno dogovorjena in dokazno potrjena s strani predstavnikov kupca. Izjema od tega določila so storitve, katerih plačilo je opredeljeno v zakonih, odlokih ali uredbah.
7. Reklamacije:
- Če blago ali storitev ni izvedena v skladu (kvaliteta, roki, tehnične karakteristike ) s potrjeno
ponudbo ali specifikacijo oz. s pogodbo lahko kupec:
o na stroške in tveganje dobavitelja zavrne ali vrne neustrezno blago ali storitev dobavitelju, ali
o na stroške in tveganje dobavitelja zadrži blago in z njim razpolaga po navodilih dobavitelja.
- Posledice motenj, ki nastanejo v delovnem procesu kupca zaradi prepozne dobave blaga ali storitev ali slabe kakovosti prevzetega blaga ali neustreznih storitev nosi dobavitelj, pri čemer se višina stroškov izračuna za vsak primer posebej.
- Količinske reklamacije in vidne napake kupec v pisni obliki sporoči dobavitelju takoj ob prevzemu. Skrite napake kupec v pisni obliki javi dobavitelju takoj, ko jih ugotovi, vendar najkasneje v roku 6 mesecev od prevzema blaga. Obvestilo o napaki mora vsebovati natančen opis napake ter poziv dobavitelju, da napako odpravi.
- Dobavitelj je kupcu dolžan podati pisni vsebinski odgovor na reklamacijo ali obvestilo o napaki v roku 24 ur od prejema reklamacije ali obvestila o napaki.
- Dobavitelj je dolžan odpraviti napake v razumnem roku, ki ga postavi kupec. V primeru, da dobavitelj ne odpravi napake v razumnem roku, je dolžan na svoje stroške priskrbeti nadomestno blago ali storitev.
- Če dobavni pogoji niso izpolnjeni, kupec lahko zaračuna dobavitelju škodo, ki je nastala zaradi tega in si priskrbi nadomestno dobavo pri drugem dobavitelju (kritni nakup), razen v primeru pisnega dogovora o zakasnjeni dobavi.
- V primeru nezadovoljive kakovosti blaga ali storitev ali zakasnitve dobave kupec ni dolžan sprejeti ali plačati takšnega blaga ali storitev, kar velja tudi za morebitne še nedobavljene delne dobave.
8. Protikorupcijska klavzula
Triglav, Zdravstvena zavarovalnica, d.d. in dobavitelj pri njunem medsebojnem poslovanju dosledno spoštujeta ničelno stopnjo tolerance do korupcije.
Korupcija je vsaka kršitev dolžnega ravnanja odgovorne osebe, kot tudi ravnanje oseb, ki so pobudniki kršitev ali oseb, ki se s kršitvijo lahko okoristijo, zaradi neposredno ali posredno obljubljene, ponujene ali dane oziroma zahtevane, sprejete ali pričakovane koristi zase ali za drugega. Kot koruptivna ravnanja štejemo zlasti, vendar ne izključno:
- obljubljanje, ponujanje, dajanje in sprejemanje podkupnin
- neupravičeno obljubljanje, ponujanje, sprejemanje in dajanje daril
- poneverba in neupravičena uporaba tujega premoženja
- posredno ali neposredno obljubljanje, ponujanje, dajanje ali sprejemanje koristi za nezakonito posredovanje, pridobitev ali ohranitev posla, sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji, opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali za drugo ravnanje ali opustitev, s katerimi je drugi pogodbeni stranki povzročena škoda, ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku ene od pogodbenih strank, njenemu posredniku, zastopniku, prodajalcu ali drugi pravni ali fizični osebi, ki je kakorkoli drugače povezana z eno od pogodbenih strank.
V primeru, da bi v zvezi s sklenitvijo ali izvajanjem naročila ali pogodbe prišlo do ravnanja ali opustitve, ki predstavlja korupcijo po veljavni zakonodaji, lahko oškodovana pogodbena stranka zahteva razveljavitev pogodbe, oz. od nje odstopi in zahteva povračilo škode.
9. Klavzula o preprečevanju nasprotij interesov
Dobavitelj se zavezuje, da bo Triglav, Zdravstveno zavarovalnico, d.d., nemudoma pisno obvestil o okoliščinah, ki pomenijo, ali bi lahko pomenile nasprotje interesov. Nasprotje interesov so okoliščine, v katerih zasebni interes vpliva ali ustvarja videz, da vpliva na pogodbeno razmerje med strankama, kot tudi okoliščine, ki vplivajo ali bi lahko vplivale na presojo, objektivnost ali lojalnost posameznikov do Triglav, Zdravstvene zavarovalnice, d.d., ko ti delujejo za njen račun. Dobavitelj bo v takšnih primerih hkrati z obvestilom Triglav, Zdravstveni zavarovalnici, d.d., posredoval vse razpoložljive podatke, iz katerih sklepa na nasprotje interesov. Triglav, Zdravstvena zavarovalnica, d.d., se zavezuje, da bo v okviru veljavne zakonodaje varovala kot zaupne vse podatke in informacije, pridobljene v zvezi z naznanitvijo nasprotja interesov, morebitne osebne podatke pa bo obdelovala v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
Triglav, Zdravstvena zavarovalnica, d.d. samostojno odloči, na kakšen način se potencialno ali dejansko nasprotje interesov odpravi, kar lahko vključuje med ostalim tudi preklic posamičnih naročil in/ali odpoved pogodbe s takojšnjim učinkom.
10. Varstvo podatkov / poslovna skrivnost
Dobavitelj se zavezuje kot poslovno skrivnost varovati vse podatke, s katerimi se bo seznanil pri izvajanju del v okviru sodelovanja v zvezi s pogodbo ali naročilom ter jih ne bo sporočil ali posredoval tretjim osebam, razen če tako določajo prisilni predpisi ali če je podano izrecno pisno soglasje. Skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov dobavitelj soglaša, da morebitnih osebnih podatkov ne bo uporabljal ali drugače obdeloval v nasprotju z določili veljavnih zakonov.
Poslovno skrivnost morajo osebe, ki sodelujejo pri izvedbi storitev ali naročilu blaga po naročilu/pogodbi, varovati še najmanj 5 let po podpisu končnega prevzemnega zapisnika, oziroma, v primeru prenehanja naročila/pogodbe, še najmanj 5 let po takem prenehanju, razen, če je v naročilu/pogodbi določen daljši rok.
11. Ekskluziva
V kolikor je v interesu kupca, se dobavitelj zavezuje, da v času trajanja pogodbenega sodelovanja, dobavitelj ne bo sklepal pogodb za istovrstno nabavo, z drugo zavarovalnico. V primeru kršitev ima
naročnik pravico zahtevati razvezo pogodbe in plačilo odškodnine. Pogodbeni stranki ekskluzivo posebej določita v pogodbi oziroma v pogojih sodelovanja.
12. Posebne pravice
Dobavitelj jamči, da nobeno blago ali storitev, ki jo prodaja, ne krši blagovnih znamk ali avtorskih pravic tretjih oseb.
13. Končne določbe
- Navedeni nabavni pogoji so veljavni ne glede na to, ali dobavitelj ob izstavitvi ponudbe pošlje svoje splošne pogoje poslovanja.
- Vse morebitne spore bosta dobavitelj in kupec reševala sporazumno. V primeru, da do sporazuma ne pride, bo spor reševalo pristojno sodišče v Ljubljani. Uporablja se slovensko pravo.
- Za vse, kar ni določeno s splošnimi pogoji nabave in naročilom oz. pogodbo, veljajo določila Obligacijskega zakonika, Zakona o DDV in zadnja veljavna določila Incoterms 2010.
- Dobavitelj je obveščen in soglaša s tem, da bodo podatki obdelani v računalniškem sistemu kupca.
- Dobavitelj se zaveže, da pridobljenih informacij in znanj, ki jih bo pridobil s tem poslom, ne bo posredoval tretji osebi brez predhodnega pisnega potrdila, pridobljenega s strani kupca.