UNIVERZA V LJUBLJANI Fakulteta za šport Gortanova ulica 22, 1000 Ljubljana, ki jo zastopa dekan prof. dr. Damir Karpljuk,


Št. pogodbe:


UNIVERZA V LJUBLJANI

Fakulteta za šport

Xxxxxxxxx xxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx,

ki jo zastopa dekan prof. xx. Xxxxx Xxxxxxxx,

ID za DDV: SI96040289


v nadaljnjem besedilu: ULFŠ





ŠOLA



v nadaljnjem besedilu: šola





skleneta



Pogodbo

o informacijsko tehnični podpori obdelave osebnih podatkov v zbirki ŠVK

in

vzpostavitvi in uporabi podatkov v zbirki SLOfit



  1. člen

Uvodne določbe


ULFŠ in šola (v nadaljevanju: stranki) uvodoma ugotavljata, da:

  1. šola skladno s področno zakonodajo (ZOsn) zbira in v okviru vzgojno izobraževalnega procesa obdeluje podatke o učencu, med drugim na podlagi osebne privolitve staršev tudi podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca – 95. člen ZOsn (četrta točka prvega odstavka in tretji odstavek) – zbirka ŠVK;

  2. je ULFŠ avtor in izključni lastnik vseh pravic na aplikaciji Moj SLOfit (v nadaljevanju: Moj SLOfit), ki podpira obdelavo osebnih podatkov v zbirki ŠVK, vnos, zagotavljanje točnosti osebnih podatkov, povratne informacije o telesnem fitnesu vsakega vključenega posameznika, oddelka ter cele šole, sistemsko podporo uporabnikom, hranjenje podatkov šole ter možnost vključevanja staršev v Moj SLOfit;

  3. je ULFŠ avtor in izključni lastnik vseh pravic na aplikaciji Moj SLOfit, ki staršem, ki se bodo vključili v Moj SLOfit, omogoča vpogled v rezultate meritev ŠVK njihovih otrok, povratne informacije o telesnem fitnesu njihovih otrok, na podlagi posebne privolitve staršev pa tudi prenos osebnih podatkov učenca iz ŠVK v zbirko SLOfit in vnos dodatnih podatkov v to zbirko (npr. o gibalnih navadah), za namen bolj natančnega napovedovanja mladostnikovega telesnega in gibalnega razvoja, podajo nasvetov za izboljšanje telesnega fitnesa, in omogočanje upravljanja s podatki s strani staršev tudi na način, da ti omogočijo dostop do podatkov drugim uporabnikom po lastni izbiri (npr. posameznemu učitelju, zdravniku, drugemu staršu...).

  4. ima šola interes za uporabo aplikacije Moj SLOfit, ker z njeno uporabo učiteljem omogoča hitre in natančne povratne informacije, ki so pomembne za načrtovanje in spremljanje pouka športa ter svetovanje staršem otrok, ki to želijo, vodstvu šole pa analize, ki so potrebne za sprejemanje ukrepov na ravni šole ter možnost izboljšanega sodelovanja s starši pri obravnavi zdravstveno ogroženih otrok;

  5. so uporabniki aplikacije Moj SLOfit v delu, ki podpira delovanje zbirke ŠVK, učitelji športa na šoli, šolska SLOfit administratorja, če tako želijo, pa tudi starši; uporabniki podatkov v zbirki SLOfit pa starši in tisti, ki jim ti sami dodelijo dostop do osebnih podatkov njihovega otroka v zbirki SLOfit;

  6. MIZŠ v dopisu št. 380-3/2018/3 z dne 6.6.2018 priporoča šolam in staršem uporabo aplikacije Moj SLOfit;

  7. se izraz »starši« v tej pogodbi nanaša tudi na učenčeve skrbnike oz. na njegove zakonite zastopnike;

  8. je v tej pogodbi za zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca uporabljena kratica: ŠVK. Njen upravljavec je šola.

  9. je v tej pogodbi za zbirko podatkov, ki jih na podlagi privolitve staršev šola iz ŠVK posreduje ULFŠ in lahko po volji staršev vsebuje tudi druge osebne podatke otroka ter se hrani do preklica privolitve, uporabljena kratica: SLOfit. Njen upravljavec je ULFŠ.


  1. člen

Predmet pogodbe


ULFŠ po tej pogodbi šoli nudi informacijsko podporo obdelave osebnih podatkov v zbirki ŠVK, pri čemer šteje za pogodbenega obdelovalca.

Šola po tej pogodbi obvešča starše o možnosti neposrednega spletnega dostopa do podatkov otroka v zbirki ŠVK prek aplikacije Moj SLOfit in možnosti prenosa osebnih podatkov iz zbirke ŠVK v zbirko SLOfit ter vključitvijo dodatnih podatkov v SLOfit za zagotavljanje bolj natančnega napovedovanja mladostnikovega telesnega in gibalnega razvoja in podajo nasvetov za izboljšanje telesnega fitnesa.




  1. člen

Cena


Informacijska podpora obdelavi osebnih podatkov Moj SLOfit za obdelavo osebnih podatkov v zbirki ŠVK je za šole brezplačna.

Prav tako so za uporabnike brezplačne storitve z aplikacijo Moj SLOfit, ki omogočajo obdelavo (uporabo) osebnih podatkov učencev v zbirki SLOfit.



  1. člen

Pogodbena obdelava in varstvo osebnih podatkov v zbirki ŠVK


S to pogodbo stranki urejata tudi medsebojno razmerje glede vprašanj varnosti osebnih podatkov, ki jih ULFŠ obdeluje v imenu in za račun šole, kot njen obdelovalec, po določilih 28. člena Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/es (Splošna uredba).


Šola zagotavlja, da so podatki v zbirki ŠVK pridobljeni zakonito, da ima zanje z ZOsn zahtevano privolitev staršev.


ULFŠ zagotavlja, da je usposobljena za prevzeto obdelavo osebnih podatkov, da bo ravnal izključno po navodilih šole, in da so njegovi zaposleni in drugi sodelavci zavezani k varovanju zaupnosti osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri opravljanju nalog po tej pogodbi tudi potem, ko pogodba eventualno preneha, če za drugačno obdelavo osebnih podatkov nimajo pravnega temelja bodisi v zakonu bodisi v privolitvi staršev ali polnoletnega posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.


Šola s podpisom te pogodbe soglaša z izbiro pod-obdelovalca, podjetja Kivi Com d.o.o. Kidričeva ulica 3a, 2380 Slovenj Gradec, ki je pogodbeni partner obdelovalca zadolžen za vzdrževanje aplikacije Moj SLOfit.


Varnost osebnih podatkov v zbirki ŠVK se z uporabo aplikacije Moj SLOfit zagotavlja s tehničnimi in logično tehničnimi ukrepi varovanja prostorov, v katerih se nahajajo zbirke osebnih podatkov: prostori so požarno varovani (požarni senzor, alarm, gasilni aparati), izven delovnega časa se prostori, v katerih so osebnih podatki, zaklepajo in so varovani z aktivacijo alarma, v delovnem času so varovani s prisotnostjo zaposlenih. Podatki, ki so v fizični obliki se hranjeni v zaklenjenih omarah znotraj varovanih prostorov obdelovalca oziroma pod-obdelovalca.


Zagotovljena je integriteta (nespremenljivost) in zaupnost osebnih podatkov. Delavci, ki obdelujejo osebne podatke, so zavezani k varovanju njihove zaupnosti tudi po prenehanju delovnega razmerja ali dela za obdelovalca oziroma pod-obdelovalca, poznajo predpise s področja varstva osebnih podatkov, pooblastila delavcev so omejena na tiste delavce in tiste podatke, ki so potrebni za izvedbo delovne naloge, dostop do podatkov v elektronski obliki je zaščiten z uporabniškim geslom. Tudi pooblaščene osebe šole do podatkov dostopajo z uporabo gesel, ki so kriptirana na način, da dekriptiranje ni možno. Geslo mora biti dolgo minimalno 7 znakov. Ob prvi prijavi si uporabnik samostojno nastavi geslo, v primeru, da ga pozabi, pa ga lahko s funkcionalnostjo pozabljenega gesla ponastavi.


Za namen zagotavljanja dostopnosti oziroma razpoložljivosti osebnih podatkov bodo ti hranjeni na strežnikih obdelovalca osebnih podatkov, ki se nahajajo v varovanih prostorih obdelovalca ali pod-obdelovalca. Varnostne kopije (back – up) podatkov se izdelujejo in hranijo na ustreznih tračnih enotah obdelovalca oziroma pod-obdelovalca, shranjenih v njunih varovanih prostorih.


Zagotovljena je ustrezna revizijska sled:

  • notranja sledljivost vnosov in sprememb podatkov, tudi zgodovina sprememb, pri čemer se v sled zabeleži datum in čas spremembe, uporabnik, ki je spremembo naredil in parametri, ki so se ob spremembi predrugačili;

  • sledljivost dostopov do podatkov (zabeleži se uporabniško ime, IP naslov, čas dostopa, tip aktivnosti in brskalnik prek katerega je uporabnik dostopal do sistema).


ULFŠ v obdelavo zaupanih podatkov v zbirki ŠVK ne bo uporabil za lastne namene. Za lastne namene bo uporabil le podatke v zbirki SLOfit, ki temelji na osebni privolitvi staršev posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, xxxx XXXX.


Po izteku roka hrambe, eno leto po zaključku šolanja, ULFŠ v imenu in za račun šole v zbirki ŠVK anonimizira podatke, tako da jih ni več mogoče povezati z določljivim posameznim učencem. Takšne – anonimizirane – podatke iz zbirke ŠVK lahko ULFŠ obdeluje za statistične, znanstveno-raziskovalne in druge namene ter jih lahko posreduje tudi tretjim osebam (npr. pristojnemu ministrstvu, NIJZ ipd.).


ULFŠ bo v času trajanja te pogodbe šoli kolikor bo mogoče pomagal pri izpolnjevanju njenih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, prav tako bo ULFŠ šoli pomagal pri izpolnjevanju obveznosti iz členov 32 do 36 Splošne uredbe o varstvu podatkov ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so mu dostopne.


Na zahtevo šole jib o ULFŠ dal na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti obdelovalca, in šoli ali drugemu revizorju, ki ga šola pooblasti, omogočil izvajanje revizij, pregledov in pri njih sodeloval. Šola se zavezuje, da namero za pregled napove vsaj 3 delovne dni pred nameravanim pregledom in ga izvede v delovnem času ULFŠ.



V primeru prenehanja te pogodbe ULFŠ vrne osebne podatke iz zbirke ŠVK šoli najkasneje v enem mesecu po prenehanju pogodbe.



  1. člen

Obdelava osebnih podatkov v zbirki SLOfit


Če starši privolijo, se osebni podatki iz zbirke ŠVK posredujejo ULFŠ v zbirko SLOfit, namenjeno boljšemu diagnosticiranju otrokovih telesnih značilnosti in motoričnih sposobnosti z možnostjo dodajanja osebnih podatkov za napovedovanje mladostnikovega telesnega in gibalnega razvoja in nasvete za izboljšanje telesnega fitnesa. Zbirka SLOfit temelji na privolitvi staršev, ki kot zakoniti zastopniki otroka in izvajalci pravice dostopa do podatkov iz 15. člena Splošne uredbe, sami po lastni volji dodajajo osebne podatke otroka v zbirko in jih delijo z uporabniki, ki jim omogočijo dostop do podatkov, kot so otrokov zdravnik, šolski športni pedagog, drug starš, sam mladostnik ipd. Do zbirke SLOfit starši dostopajo z registracijo in uporabo gesel, ki so oblikovana po enakih pravilih kot dostopna gesla za delavce šole (šesti odstavek prejšnjega člena te pogodbe).


Osebni podatki v zbirki SLOfit se hranijo do preklica privolitve, potem se anonimizirajo, tako da jih ni več mogoče povezani z določljivim posameznikom in se s strani ULFŠ uporabijo za analitične in statistične namene.


Obdelava osebnih podatkov v zbirki SLOfit ni vezana na trajanje te pogodbe, pač pa izključno na pravni temelj – privolitev staršev, dano ULFŠ.

Breme dokazovanja obstoja takšne privolitve je na ULFŠ.


  1. člen

Obveznosti šole


Šola se po tej pogodbi zavezuje, da bo:

  1. v vsakoletni delovni načrt šole umestila informiranje zaposlenih in staršev o uporabi Moj SLOfit za obdelavo osebnih podatkov v zbirki ŠVK, vključno z delavnicami za učitelje in starše - uporabnike Moj SLOfit po predhodnem dogovoru z ULFŠ;

  2. staršem, ki še niso uporabniki Moj SLOfit, pred začetkom vsakoletnih meritev za ŠVK predstavila možnost, da se registrirajo kot uporabniki Moj SLOfit in neposredno dostopajo do podatkov njihovega otroka;

  3. vnesla e-naslov staršev, ki so se odločili za uporabo aplikacije Moj SLOfit - dostop do osebnih podatkov v zbirki ŠVK, v aplikacijo za namen avtentikacije starša – uporabnika;

  4. pred začetkom meritev za ŠVK ob sodelovanju z ULFŠ uvozila točne podatke učencev po oddelkih s podatki iz 95/II člena ZOsn v Moj SLOfit;

  5. ves čas trajanja te pogodbe zagotavljala točnost in ažurnost osebnih podatkov v zbirki ŠVK (dosledno in sprotno vpisovanje relevantnih podatkov);

  6. o morebitni zlorabi ali nepooblaščeni uporabi Moj SLOfit ali poskusu take zlorabe nemudoma obvestila ULFŠ in ukrenila, kar je mogoče, da se taka uporaba prepreči ter da se zavarujejo dokazi o njej ter ocenila, ali takšna domnevna zloraba terja obveščanje nadzornega organa v smislu 33. člena Splošne uredbe;

  7. sodelovala z ULFŠ pri izboljšanju delovanja aplikacije na podlagi pripomb, kritik, predlogov in vprašanjih, ki so povezana z Moj SLOfit ter nemudoma obvestila ULFŠ o morebitnih tehničnih nepravilnostih pri delovanju aplikacije in sodelovala z ULFŠ pri odpravljanju težav.


Šola za šolskega SLOfit administratorja imenuje _________________________________(ime priimek, e-naslov), za njegovega namestnika pa _________________________________ (ime priimek, e-naslov). Xxxxxx administrator je odgovoren za dodelitev uporabniških pravic učiteljem na šoli, posredovanje ŠVK podatkov v zbirko, posredovanje Moj SLOfit poročila vodstvu šole in reševanje drugih administratorskih zadev na ravni šole, ki so opredeljene s ponudbo (npr. predlog iz strani šole zaupanja vrednih oseb, vnos logotipa šole ipd.).


Šola odgovarja za vso škodo, vključno s škodo zaradi okrnitve ugleda pravne osebe, ki bi ULFŠ nastala, ker je šola kršila dogovor o uporabi Moj SLOfit.


  1. člen

Obveznosti ULFŠ


ULFŠ se po tej pogodbi zavezuje, da bo:

  1. ves čas trajanja te pogodbe skrbel za neprekinjeno in nemoteno delovanje in dostopnost Moj SLOfit, vendar pa ne prevzema nobene odgovornosti za morebitno škodo ali nevšečnosti, ki bi šoli nastale zaradi nedelovanja ali nedostopnosti Moj SLOfit, ki je posledica višje sile, razlogov na strani šole ali drugih razlogov, ki niso izključno v domeni ULFŠ;

  2. v imenu šole vsem staršem, posredovala poziv za registracijo v Moj SLOfit (priloga 2) za namen neposrednega dostopa do otrokovih osebnih podatkov;

  3. v imenu šole staršem, ki so uporabniki Moj SLOfit, posredovala poziv za ogled povratnih informacij (priloga 3) v zbirki ŠVK, ko so te na voljo;

  4. šoli zagotavljal sistemsko podporo v zvezi z delovanjem Moj SLOfit, ki je opredeljena v ponudbi (priloga 1), pri čemer ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso poslana s strani šolskega SLOfit administratorja.


  1. člen

Trajanje pogodbe, odpoved pogodbe in odstop od pogodbe


Ta pogodba se sklepa za obdobje štiriindvajsetih mesecev. Če pogodba ni odpovedana vsaj tri mesece pred iztekom veljavnosti, se avtomatično podaljša še za naslednjih dvanajst mesecev, Trajanje pogodbe se pod pogoji iz tega odstavka lahko podaljša večkrat – brez omejitev.


Vsaka stranka sme odpovedati to pogodbo, če druga stranka tudi po predhodnem opominu še naprej krši določbe te pogodbe ali aneksov. Odpovedni rok je v tem primeru trideset dni od prejema odpovedi.


Če nastanejo po sklenitvi pogodbe okoliščine, ki otežujejo izpolnitev obveznosti ene stranke, ali če se zaradi njih ne da doseči namena pogodbe, v obeh primerih pa v tolikšni meri, da pogodba očitno ne ustreza več pričakovanjem pogodbenih strank, lahko vsaka od strank od pogodbe zahteva, da se pogodbena določila spremenijo, v primeru odklonitve druge strani pa odstopi od pogodbe z enomesečnim odpovednim rokom.


Odpoved mora biti v pisni obliki, poslana s priporočeno poštno pošiljko na naslov druge pogodbene stranke, ki je navedena v tej pogodbi, ali ki ga je druga pogodbena stranka naknadno sporočila. Odpovedni rok začne teči naslednji dan po prejemu odpovedi s strani stranke, ki se ji odpoveduje pogodba.


  1. člen

Prepoved konkurence


Šola izrecno soglaša, da lahko XXXX Xxx SLOfit brez omejitev ponuja, prodaja, daje v najem ali kako drugače omogoča uporabo drugim subjektom v isti dejavnosti, ne da bi moral za to pridobiti dovoljenje ali soglasje šole in ne da bi jo moral o tem obvestiti.


  1. člen

Komunikacija med strankama


Razen kjer ta pogodba določa drugače, stranki kot veljavno obliko komunikacije po tej pogodbi določata sporočila, poslana po elektronski pošti, in sicer na naslova:

  • xxxx@xxxxxx.xxx za ULFŠ in

  • __________________________________________ za šolo.


Če bi bilo nevarno odlašati, se za veljavna štejejo tudi ustna in druga sporočila, ki niso v obliki iz 1. odstavka tega člena, a le pod pogojem, da so, takoj ko je to mogoče, potrjena v obliki iz 1. odstavka tega člena.


Spremembo naslova ali e-poštnega naslova, ki je naveden v tej pogodbi, je treba sporočiti drugi stranki v osmih dneh od spremembe. Stranka, ki opusti to dolžnost, sama nosi posledice take opustitve.


Stranki soglašata, da bosta morebitne nesporazume v zvezi z izvajanjem te pogodbe reševali sporazumno. Za primer, da ne bosta mogli doseči sporazuma, se dogovorita, da je za reševanje sporov pristojno sodišče v Ljubljani.


  1. člen

Protikorupcijska klavzula


Pogodba, pri kateri kdo v imenu ali na račun druge pogodbene stranke, naročniku, predstavniku ali posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubi, ponudi ali da kakšno nedovoljeno korist za:

  • pridobitev posla ali

  • za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali

  • za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali

  • za drugo ravnanje ali opustitev je naročniku, organu ali organizaciji iz javnega sektorja povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku naročnika, organa, posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, drugi pogodbeni stranki ali njenemu predstavniku, zastopniku, posredniku,

je nična.


  1. člen

Končne določbe


Spremembe in dopolnitve te pogodbe se lahko opredelijo sporazumno, v pisni obliki kot aneks k tej pogodbi.


Pogodba je sestavljena v 2 (dveh) enakih izvodih, od katerih prejme vsaka stranka po 1 (en) izvod.


Ta pogodba začne veljati, ko jo podpišeta pooblaščena zastopnika obeh strank.


Šola s podpisom te pogodbe hkrati potrjuje, da je seznanjena z navodili za uporabo storitve Moj SLOfit (priloga 1) ter da so ji ta navodila v celoti znana in razumljiva ter da jo je ULFŠ tudi ustno seznanil s temeljnimi značilnostmi delovanja in porabe Moj SLOfit.





UNIVERZA V LJUBLJANI

Fakulteta za šport


Dekan

prof. xx. Xxxxx Xxxxxxxx


ŠOLA



Ravnatelj/ica

_________

Ljubljana, _______________


________________________




Seznam prilog k pogodbi:

  1. Navodila za uporabo aplikacije Moj SLOfit

  2. Poziv staršem za registracijo v Moj SLOfit

  3. Poziv staršem za ogled povratnih informacij v zbirki ŠVK, ko so te na voljo



Document Metadata

Filed: April 1st, 2021