RAZPISNA DOKUMENTACIJA
naš znak: JPE-ST-190/21 datum: 29.7.2021
RAZPISNA DOKUMENTACIJA
JAVNO NAROČILO ŠT. JPE-ST-190/21
SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN
CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
EVIDENCA - drugi odstavek 21. člena ZJN-3
VSEBINA RAZPISNE DOKUMENTACIJE:
I. Navodila ponudniku za izdelavo ponudbe
II. Priloge
Podatki o ponudniku (Priloga 1)
Pravni akt o skupni izvedbi javnega naročila (priloga 1/1) Ponudba (Priloga 2)
Ugotavljanje sposobnosti in izjava o sprejemanju pogojev razpisne dokumentacije (Priloga 3) Izjava o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu gospodarskega subjekta (Priloga 3/1) Izjava o sodelovanju s podizvajalcem in pooblastilo ponudnika (Priloga 4)
Podatki podizvajalca (Priloga 4/1)
Seznam referenc za svetovanje na projektih večjih EDS (Priloga 5/1)
Seznam referenc za svetovanje in pripravo notranjih pravil zajema in hrambe dokumentov (Priloga 5/2)
Seznam referenc za svetovanje za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov z Uredbo GDPR (Priloga 5/3)
Vzorec okvirnega sporazuma (Priloga 6)
Posebni sporazum o obdelavi osebnih podatkov (Priloga 7)
I. NAVODILA PONUDNIKU ZA IZDELAVO PONUDBE
V navodilih ponudniku so opredeljena pravila poslovanja naročnika in ponudnika v postopku oddaje javnega naročila ter napotki glede priprave in predložitve ponudbe.
1.1. VABILO
JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., Xxxxxxxxxx xxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, xxxx k predložitvi ponudbe za
SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI
INFORMACIJSKEGA OKOLJA
1.2. PRAVNA PODLAGA
Naročnik izvaja javno naročilo skladno z določbami:
- Zakona o javnem naročanju (Ur. l. RS, št. 91/15 s spremembami; v nadaljevanju: ZJN-3),
- ostalih predpisov, ki izhajajo iz navedenih zakonov ter ostalo zakonodajo, ki se nanaša na predmet javnega naročila.
1.3. JEZIK IN DENARNA ENOTA
Vsi dokumenti v zvezi s ponudbo morajo biti napisani v slovenskem jeziku.
Cena mora biti podana v evrih (EUR) brez DDV, mora vsebovati vse stroške, popuste in dajatve, ki so povezani s ponujenimi posli, in sicer za enoto brez DDV.
1.4. DODATNA POJASNILA O RAZPISNI DOKUMENTACIJI
Dodatna pojasnila o razpisni dokumentaciji lahko ponudniki zahtevajo le pisno po elektronski pošti na naslov: xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Zahteva za pojasnilo razpisne dokumentacije ponudnika bo posredovana pravočasno, če jo bo naročnik prejel najkasneje do 11. 8. 2021 do 10. ure.
Naročnik bo v najkrajšem možnem času od prejema zahteve za dodatna pojasnila, vendar najpozneje 2 (dva) dni pred rokom oddaje ponudb, če bo zahteva postavljena pravočasno, pojasnila oziroma odgovore, vključno z vprašanji, toda brez navedbe njihovega izvora, poslal vsem potencialnim ponudnikom po elektronski pošti.
Naročnik si pridržuje pravico, da lahko do najkasneje 2 (dva) dni pred potekom roka za predložitev ponudb spremeni ali dopolni razpisno dokumentacijo. Tovrstno spremembo oziroma dopolnitev bo naročnik pripravil v obliki dopolnila k razpisni dokumentaciji in jo poslal vsem potencialnim ponudnikom po elektronski pošti.
Vsa pojasnila in spremembe razpisne dokumentacije predstavljajo njen sestavni del in jih morajo ponudniki upoštevati pri pripravi svoje ponudbe. V primeru, da ponudnik ne poda pripomb na vsebino razpisne dokumentacije v roku za dopolnila in pojasnila, jih tudi kasneje ne more uveljavljati.
1.5. PREDLOŽITEV PONUDBE
Ponudbo z vsemi zahtevanimi dokumenti iz poglavja 1.8 pošljite v .pdf obliki najkasneje do 16. 8. 2021 do 12. ure na elektronski naslov: xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
Ponudnik sam nosi stroške priprave in predložitve ponudbe.
1.6. KONTAKTNA XXXXX XXXXXXXXX
Kontaktna oseba v zvezi z javnim razpisom je: Xxxx Xxxxx,
tel. št.: 00 00 00 000,
elektronska pošta: xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx
1.7. POGOJI
Pogoji, ki jih mora ponudnik sprejeti, so:
1. Rok plačila je 30 (trideset) koledarskih dni, šteto od dneva izstavitve računa.
2. Kraj izvedbe storitev je lokacija naročnika, Xxxxxxxxxx xxxxx 00, Xxxxxxxxx in lokacija ponudnika.
3. Rok izvedbe storitev: Naročnik in izvajalec bosta vsakokratno pisno določila rok izvedbe posamezne storitve.
4. Način naročanja: Izvedba storitev bo potekala postopno v skladu z dejanskimi potrebami naročnika.
5. Referenca za svetovanje na večjih projektih vpeljave elektronskih dokumentnih sistemov (v nadaljevanju: EDS (slov.: elektronski dokumentni sistem/ang.: Electronic Document system): Ponudnik mora imeti vsaj 1 (eno) referenco od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe za uspešno izvedbo svetovanja na projektih večjih EDS. Sistem mora imeti letno frekvenco različnih vhodno izhodnih dokumentov najmanj 20.000 dokumentov/leto. Vsebine svetovanja: optimizacija in implementacija klasifikacijskega načrta, priprava funkcionalnih specifikacij za nadgradnjo/integracijo EDS in informatizacijo procesov. Ponudnik s predložitvijo priloge 5/1 potrjuje, da je storitve opravil strokovno pravilno, kvalitetno in v pogodbenem roku.
6. Referenca za svetovanje in pripravo notranjih pravil zajema in hrambe dokumentov: Ponudnik mora imeti vsaj 1 (eno) referenco od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe za uspešno izvedbo svetovanja in pripravo pravil zajema in hrambe dokumentov (velikost sistema naročnika ni pomembna). Ponudnik s predložitvijo priloge 5/2 potrjuje, da je storitve opravil strokovno pravilno, kvalitetno in v pogodbenem roku.
7. Seznam referenc za svetovanje za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov, v nadaljevanju: Uredba GDPR: Ponudnik mora imeti najmanj 1 (eno) referenco od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe, za uspešno izvedbo svetovanja za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov z Uredbo GDPR. Ponudnik s predložitvijo priloge 5/3 potrjuje, da je storitve opravil strokovno pravilno, kvalitetno in v pogodbenem roku.
8. Veljavnost okvirnega sporazuma: Okvirni sporazum se sklepa za obdobje 2 (dveh) let oz. do izčrpanja ocenjene vrednosti iz prvega odstavka 5. člena okvirnega sporazuma, kar nastopi prej.
9. Predračun: Ponudbena cena mora biti zaokrožena na do 2 (dve) decimalni mesti.
10. Osnovna sposobnost:
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil gospodarski subjekt, če je bil le-ta ali njegov zakoniti zastopnik, v kolikor gre za pravno osebo, pravnomočno obsojen zaradi naslednjih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo in 54/15, 38/16, 27/17, 23/20 in 91/20; v nadaljnjem besedilu: KZ-1):
- terorizem (108. člen KZ-1), financiranje terorizma (109. člen KZ-1), ščuvanje in javno poveličevanje terorističnih dejanj (110. člen KZ-1), novačenje in usposabljanje za terorizem (111. člen KZ-1), spravljanje v suženjsko razmerje (112. člen KZ-1), trgovina z ljudmi (113. člen KZ-1), sprejemanje podkupnine pri volitvah (157. člen KZ-1), kršitev temeljnih pravic delavcev (196. člen KZ-1), goljufija (211. člen KZ-1), protipravno omejevanje konkurence (225. člen KZ-1), povzročitev stečaja z goljufijo ali nevestnim poslovanjem (226. člen KZ-1), oškodovanje upnikov (227. člen KZ-1), poslovna goljufija (228. člen KZ-1), goljufija na škodo Evropske unije (229. člen KZ-1), preslepitev pri pridobitvi in uporabi posojila ali ugodnosti (230. člen KZ-1), preslepitev pri poslovanju z vrednostnimi papirji (231. člen KZ-1), preslepitev kupcev (232. člen KZ-1), neupravičena uporaba tuje oznake ali modela (233. člen KZ-1), neupravičena uporaba tujega izuma ali topografije (234. člen KZ-1), ponareditev ali uničenje poslovnih listin (235. člen KZ-1), izdaja in neupravičena pridobitev poslovne skrivnosti (236. člen KZ-1), zloraba informacijskega sistema (237. člen KZ-1), zloraba notranje informacije (238. člen KZ-1), zloraba trga finančnih instrumentov (239. člen KZ-1), zloraba položaja ali zaupanja pri gospodarski dejavnosti (240. člen KZ-1), nedovoljeno sprejemanje daril (241. člen KZ- 1), nedovoljeno dajanje daril (242. člen KZ-1), ponarejanje denarja (243. člen KZ-1), ponarejanje in uporaba ponarejenih vrednotnic ali vrednostnih papirjev (244. člen KZ- 1), pranje denarja (245. člen KZ-1), zloraba negotovinskega plačilnega sredstva (246. člen KZ-1), uporaba ponarejenega negotovinskega plačilnega sredstva (247. člen KZ-1), izdelava, pridobitev in odtujitev pripomočkov za ponarejanje (248. člen KZ-1), davčna zatajitev (249. člen KZ-1), tihotapstvo (250. člen KZ-1), zloraba uradnega položaja ali uradnih pravic (257. člen KZ-1), oškodovanje javnih sredstev (257. a člen KZ-1), izdaja tajnih podatkov (260. člen KZ-1), jemanje podkupnine (261. člen KZ-1), dajanje podkupnine (262. člen KZ-1), sprejemanje koristi za nezakonito posredovanje (263. člen KZ-1), dajanje daril za nezakonito posredovanje (264. člen KZ-1), hudodelsko združevanje (294. člen KZ-1).
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil tudi gospodarski subjekt, če je bil le-ta ali njegov zakoniti zastopnik pravnomočno obsojen zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti.
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil gospodarski subjekt, če je le-ta na dan, ko poteče rok za oddajo ponudb, izločen iz postopkov oddaje javnih naročil zaradi uvrstitve v evidenco gospodarskih subjektov z negativnimi referencami iz 75. člena ZJN-3.
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil gospodarski subjekt, če ima na dan, ko je bila oddana ponudba, zapadle, neplačane obveznosti v zvezi s plačili prispevkov za socialno varnost ali v zvezi s plačili davkov v vrednosti 50,00 (petdeset) EUR ali več, v skladu s predpisi
države, v kateri ima gospodarski subjekt sedež. Šteje se, da gospodarski subjekt ne izpolnjuje obveznosti iz prejšnjega stavka tudi, če na dan oddaje ponudbe ali prijave ni imel predloženih vseh obračunov davčnih odtegljajev za dohodke iz delovnega razmerja za obdobje zadnjih 5 (petih) let do dne oddaje ponudbe.
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil gospodarski subjekt, če je zoper gospodarski subjekt na dan odpiranja ponudb uveden ali začet postopek prisilne poravnave, stečajni ali likvidacijski postopek, ali drug postopek, katerega posledica ali namen je prenehanje poslovanja poslovnega subjekta.
Naročnik bo iz postopka javnega naročanja izločil gospodarski subjekt, če mu je bila v zadnjih 3 (treh) letih pred potekom roka za oddajo ponudb s pravnomočno odločbo pristojnega organa Republike Slovenije ali druge države članice ali tretje države dvakrat izrečena globa zaradi prekrška v zvezi s plačilom za delo, delovnim časom, počitki, opravljanjem dela na podlagi pogodb civilnega prava kljub obstoju elementov delovnega razmerja ali v zvezi z zaposlovanjem na črno.
Naročnik bo iz postopka oddaje javnega naročila izločil gospodarski subjekt, če je bil s pravnomočno sodbo v katerikoli državi obsojen za prestopek v zvezi z njegovim poklicnim ravnanjem ali mu naročnik lahko na kakršnikoli upravičeni podlagi dokaže veliko strokovno napako ali hujšo kršitev poklicnih pravil ali če je pri dajanju informacij, zahtevanih v skladu z določbami od 75. člena ZJN-3, v tem ali predhodnih postopkih oddaje javnega naročila, namerno podal zavajajoče razlage ali teh informacij ni zagotovil.
Gospodarski subjekt kot dokazilo o izpolnjevanju tega pogoja predloži podpisano in žigosano prilogo 3.
V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev.
11. Sposobnost za opravljanje dejavnosti:
Gospodarski subjekt (ponudnik in vsak partner v skupni ponudbi ter vsak prijavljeni podizvajalec) mora biti vpisan v enega od poklicnih ali poslovnih registrov, ki se vodijo v državi članici, v kateri ima gospodarski subjekt sedež. Seznam poklicnih ali poslovnih registrov v državah članicah Evropske unije določa Priloga XI Direktive 2014/24/EU.
Če mora imeti gospodarski subjekt določeno dovoljenje ali biti član določene organizacije, da lahko v svoji matični državi opravlja določeno dejavnost, lahko naročnik v postopku za oddajo javnega naročila od njega zahteva, da predloži dokazilo o tem dovoljenju ali članstvu.
S predpisi določena dovoljenja za opravljanje vseh dejavnosti, ki so predmet tega razpisa, lahko izpolnjuje ponudnik sam, s partnerji v skupni ponudbi ali s prijavljenimi podizvajalci.
Gospodarski subjekt kot dokazilo o izpolnjevanju tega pogoja predloži izpolnjeno in podpisano prilogo 3.
12. Tehnična in kadrovska opremljenost:
Gospodarski subjekt mora zagotoviti ustrezne tehnične in kadrovske zmogljivosti za kakovostno izvedbo javnega naročila v predvidenem roku, skladno z zahtevami iz razpisne dokumentacije, pravili stroke ter določili predpisov in standardov s področja predmeta naročila (v primeru skupne ponudbe oz. v primeru ponudbe s podizvajalci morajo partnerji oz. podizvajalci pogoj izpolniti skupno).
Gospodarski subjekt kot dokazilo o izpolnjevanju tega pogoja predloži izpolnjeno in podpisano prilogo 3.
13. Finančna sposobnost:
Gospodarski subjekt bo izločen iz nadaljnjega ocenjevanja oziroma ugotavljanja usposobljenosti v primeru, da je v preteklih 6 (šestih) mesecih pred oddajo ponudbe imel blokiran poslovni račun pri katerikoli banki, ki vodi njegov transakcijski račun.
V primeru skupne ponudbe mora ta pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev, v primeru ponudbe s podizvajalcem pa tudi vsak prijavljeni podizvajalec.
Gospodarski subjekt kot dokazilo o izpolnjevanju tega pogoja predloži izpolnjeno in podpisano prilogo 3.
14. Skupna ponudba:
Ponudbo na predmetni razpis lahko predloži skupina pravnih ali/in fizičnih oseb oziroma gospodarskih subjektov. V tem primeru mora dokumentacijo (ponudbo) podpisati in žigosati na zahtevanih mestih vsak od članov take skupine. V primeru skupne ponudbe mora skupina pravnih ali/in fizičnih oseb predložiti pravni akt o skupni izvedbi naročila (priloga 1/1), ki mora natančno opredeliti:
- medsebojno odgovornost posameznih članov skupine za izvedbo naročila znotraj skupine,
- neomejeno solidarno odgovornost članov skupine do naročnika glede vseh obveznosti,
- glavnega nosilca izvedbe obveznosti, s katerim bo naročnik komuniciral in bo tudi nosilec finančnih obračunov in transakcij z navedbo transakcijskega računa, preko katerega se bo izvajalo plačevanje izvedenih obveznosti.
V primeru skupne ponudbe, okvirni sporazum/pogodbo podpišejo vsi partnerji v skupni ponudbi. Pravni akt o skupni izvedbi naročila se priloži k prilogi 1 (priloga 1/1).
Vsak član skupine pravnih ali/in fizičnih oseb v okviru skupne ponudbe odgovarja naročniku neomejeno solidarno.
V primeru skupne ponudbe mora glavni nosilec izvedbe obveznosti okvirnega sporazuma za vse partnerje v skupni ponudbi k ponudbi priložiti:
- izpolnjeno in podpisano prilogo 3,
- izpolnjeno in podpisano prilogo 3/1.
15. Ponudba s podizvajalcem:
V kolikor ponudnik nastopa s podizvajalcem, mora za vsakega navedenega podizvajalca k ponudbi priložiti:
- izpolnjeno in podpisano prilogo 3,
- izpolnjeno in podpisano prilogo 3/1,
- v prilogi 4 priložiti izpolnjen in podpisan obrazec izjave o sodelovanju s podizvajalcem in pooblastilo ponudnika,
- v prilogi 4/1 priložiti izpolnjen in podpisan obrazec podatki podizvajalca
Če neposredno plačilo podizvajalcu ni obvezno v skladu s 94. členom ZJN-3, naročnik od glavnega dobavitelja/izvajalca zahteva, da mu najpozneje v 60 (šestdesetih) dneh od plačila končnega računa oziroma situacije pošlje svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za izvedeno dobavo/storitev/gradnjo, neposredno povezano s predmetom javnega naročila.
1.8. PONUDBENA DOKUMENTACIJA
Ponudbena dokumentacija mora biti pripravljena skladno z navodili in obrazci iz razpisne dokumentacije. Ponudnik s svojo ponudbo ne sme spreminjati vsebine te razpisne dokumentacije, saj bo v nasprotnem primeru takšna ponudba izločena iz nadaljnjega postopka oddaje predmetnega naročila.
Ponudbena dokumentacija mora vsebovati:
Podatke o ponudniku | Priloga 1 |
Ponudnik mora obrazec podatki o ponudniku izpolniti, podpisati in žigosati. V primeru, da odda več ponudnikov skupno ponudbo, morajo razmnožen obrazec priloge 1 izpolniti vsi ponudniki.
Pravni akt o skupni izvedbi naročila | Priloga 1/1 |
Če gre za skupno ponudbo, se prilogi priloži pravni akt o skupni izvedbi naročila, katerega morajo podpisati in žigosati vsi ponudniki.
Ponudbo | Priloga 2 |
Ponudnik mora obrazec ponudbe izpolniti, podpisati in žigosati.
Ugotavljanje sposobnosti in izjava o sprejemanju pogojev razpisne dokumentacije | Priloga 3 |
Gospodarski subjekt mora obrazec izjave izpolniti, podpisati in žigosati.
Izjavo o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu gospodarskega subjekta | Priloga 3/1 |
Gospodarski subjekt mora obrazec izjave izpolniti, podpisati in žigosati.
Izjavo o sodelovanju s podizvajalcem in pooblastilo ponudnika | Priloga 4 |
Gospodarski subjekt obrazec priloge izpolni, podpiše in žigosa. V kolikor ponudnik na razpisu ne nastopa z nobenim podizvajalcem, priloge ne predloži k ponudbi.
Podatke podizvajalca | Priloga 4/1 |
Gospodarski subjekt obrazec priloge izpolni, podpiše in žigosa. V kolikor ponudnik na razpisu ne nastopa z nobenim podizvajalcem, priloge ne predloži k ponudbi.
Reference | Priloga 5/1 - Priloga 5/3 |
Gospodarski subjekt mora predložiti izpolnjene in podpisane obrazce seznam referenc. Ponudnik po potrebi razmnoži število izvodov obrazca. Ta pogoj lahko izpolni ponudnik sam ali skupina ponudnikov v okviru skupne ponudbe ali s podizvajalci.
1.9. MERILA ZA IZBIRO NAJUGODNEJŠE PONUDBE
Naročnik bo izbral tistega ponudnika, ki bo izpolnjeval pogoje iz te razpisne dokumentacije in bo imel ekonomsko najugodnejšo ponudbo – dosegel najvišje število točk.
Merila za ocenitev ponudb (izbiro ponudnika):
1. Ponudbena vrednost do 95 točk
2. Reference do 5 točk
SKUPAJ max. 100 točk
Štp (število doseženih točk ponudnika) = Štv + Štr
1. Ponudbena vrednost (Štv) − max. št. točk 95: Število točk za konkretnega ponudnika se določi po enačbi:
ŠTv = (PVn / PVp) x 95
ŠTv = število točk, ki jih dobi ponudnik PVn = najnižja ponudbena vrednost
PVp = ponudbena vrednost primerjanega ponudnika
2. Reference (Štr) − max. št. točk 5:
Kot merilo se štejejo:
• referenca za uspešno izvedbo storitev za svetovanje na projektih večjih EDS (priloga 5/1),
• referenca za uspešno izvedbo storitev za svetovanje in pripravo pravil zajema in hrambe dokumentov (priloga 5/2) in
• referenca za uspešno izvedbo storitev za svetovanje za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov z Uredbo GDPR (priloga 5/3)
od vključno od leta 2018 do datuma oddaje ponudbe.
Ponudnik s predložitvijo prilog 5/1 do 5/3 potrjuje, da je storitve opravil strokovno pravilno, kvalitetno in v dogovorjenem roku. Ta pogoj lahko izpolni ponudnik sam ali skupina ponudnikov v okviru skupne ponudbe ali s podizvajalci, od vključno od leta 2018 do datuma oddaje ponudbe. Poleg referenc, ki so pogoj za sodelovanje pri javnem naročilu (priloge 5/1 do 5/3) ponudnik prejme dodatne točke ob predložitvi dodatnih referenc, in sicer:
• dve točki, če predloži 2 (dve) dodatni referenci.
• štiri točke, če predloži 3 (tri) dodatne reference.
• pet točk, če predloži več kot 3 (tri) dodatne reference.
Naročnik bo kot merilo upošteval katerekoli dodatne reference, ki so navedene v prilogah 5/1 do 5/3.
1.10. POGAJANJA
Naročnik bo v postopek oddaje javnega naročila vključil pogajanja, in sicer v enem krogu. Predmet pogajanj bo znižanje ponudbene cene na enoto mere in skupne ponudbene vrednosti.
Povabilo na pogajanja bo naročnik poslal vsem ponudnikom, ki bodo oddali ponudbo, na elektronski naslov kontaktne osebe ponudnika, navedene v prilogi 1 (Podatki o ponudniku).
V primeru, da bo ponudnik na pogajanjih zvišal cene na enoto mere ali skupno ponudbeno vrednost bo izločen iz nadaljnjega postopka.
Če se ponudnik ne bo odzval na naročnikovo povabilo na pogajanja in ne bo predložil nove oz. končne ponudbe, bo naročnik v postopku pogajanj kot končno ponudbo upošteval ponudnikovo zadnjo predloženo ponudbo.
Ponudnik bo na povabilo naročnika oddal končno pisno ponudbo na način, kot bo določeno v povabilu na pogajanja.
1.11. ZAUPNOST POSTOPKA
Podatki, ki jih bo ponudnik upravičeno označil kot zaupne, bodo uporabljeni samo za namene javnega razpisa in ne bodo dostopni nikomur izven kroga oseb, ki bodo vključene v razpisni postopek. Ti podatki ne bodo objavljeni v nadaljevanju postopka ali kasneje. Naročnik bo v celoti odgovoren za varovanje zaupnosti tako dobljenih podatkov.
1.12. PREGLED PONUDB
Naročnik bo pred oddajo javnega naročila preveril obstoj in vsebino podatkov oziroma drugih navedb iz ponudbe ponudnika, kateremu se je odločil oddati javno naročilo.
1.13. OBVESTILO O IZBORU
Naročnik bo o izboru po tem javnem naročilu obvestil vse ponudnike, ki bodo oddali ponudbo za predmetno javno naročilo. Obvestilo o izboru bo poslal na elektronski naslov kontaktne osebe ponudnika, navedene v prilogi 1 (Podatki o ponudniku).
1.14. VZOREC OKVIRNEGA SPORAZUMA
Ponudnik se mora s priloženim vzorcem okvirnega sporazuma v celoti strinjati. V primeru izbora se ponudnik zavezuje skleniti okvirni sporazum z naročnikom v vsebini, ki izhaja iz vzorca okvirnega sporazuma. Okvirni sporazum bo sklenil v roku največ 5 (pet) delovnih dni po prejemu okvirnega sporazuma ter v podpis s strani naročnika.
Naročnik si pridržuje pravico do sprememb in dopolnitev priloženega vzorca okvirnega sporazuma. Ta pravica se ne nanaša na bistvene sestavine le-teh.
1.15. PREKINITEV NAROČILA
Naročnik si pridržuje pravico, da zaključi postopek oddaje javnega naročila tudi tako, da ne izbere nobenega ponudnika in javnega naročila ne odda ali da javno naročilo prekine ali razveljavi.
II. PRILOGE K RAZPISNI DOKUMENTACIJI
Podatki o ponudniku (Priloga 1)
Pravni akt o skupni izvedbi javnega naročila (priloga 1/1) Ponudba (Priloga 2)
Ugotavljanje sposobnosti in izjava o sprejemanju pogojev razpisne dokumentacije (Priloga 3) Izjava o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu gospodarskega subjekta (Priloga 3/1) Izjava o sodelovanju s podizvajalcem in pooblastilo ponudnika (Priloga 4)
Podatki podizvajalca (Priloga 4/1)
Seznam referenc za svetovanje na projektih večjih EDS (Priloga 5/1)
Seznam referenc za svetovanje in pripravo notranjih pravil zajema in hrambe dokumentov (Priloga 5/2)
Seznam referenc za svetovanje za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov z Uredbo GDPR (Priloga 5/3)
Vzorec okvirnega sporazuma (Priloga 6)
Posebni sporazum o obdelavi osebnih podatkov (Priloga 7)
PODATKI O PONUDNIKU | Priloga 1 |
JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA
OKOLJA
Naziv ponudnika
Naslov ponudnika
Odgovorna oseba (podpisnik okvirnega sporazuma) |
- funkcija |
- telefon |
- e-pošta |
Kontaktna oseba (v zvezi s ponudbo) |
- funkcija |
- telefon |
- e-pošta |
Transakcijski račun |
Matična banka |
ID številka za DDV |
Matična številka |
(kraj, datum) | žig | (podpis odgovorne osebe) |
Navodilo: V primeru, da odda več ponudnikov skupno ponudbo, morajo razmnožen obrazec priloge 1 izpolniti vsi ponudniki – partnerji.
Navodilo: Obrazec se po potrebi kopira!
PRAVNI AKT O SKUPNI IZVEDBI NAROČILA | Priloga 1/1 |
PRAVNI AKT O SKUPNI IZVEDBI JAVNEGA NAROČILA
V primeru skupne ponudbe se za to stranjo se priloži pravni akt o skupni izvedbi javnega naročila, podpisan in žigosan s strani vseh ponudnikov-partnerjev (skupna ponudba), ki sodelujejo pri izvedbi javnega naročila.
PONUDBA | Priloga 2 |
PONUDBA št.:
JPE-ST-190/21 – SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
Ponudbo oddajamo (označite):
⃞ samostojno | ⃞ skupna ponudba | ⃞ s podizvajalci |
1. PREDRAČUN / PONUDBENA VREDNOST
Ponudbena cena mora biti podana v evrih (EUR) in mora vsebovati vse materialne in nematerialne stroške, potrebne za kvalitetno in pravočasno izvedbo storitev, vključno stroške dela, stroške izdelave ponudbe in vse ostale stroške. Ponudbena cena na enoto mere mora biti podana na do 2 (dve) decimalni mesti.
Zap. št. | Naziv storitve | Enota mere | Predvidena količina za obdobje dveh let | Cena na enoto mere v EUR brez DDV | Skupaj v EUR brez DDV |
1 | Svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja | ura | 336 | ||
SKUPAJ PONUDBENA VREDNOST ZA DVE LETI V EUR BREZ DDV: | |||||
V ponudbeni vrednosti ni upoštevan davek na dodano vrednost (DDV). DDV bo ponudnik obračunal v skladu z veljavno zakonodajo.
Ponudbena cena na enoto mere iz zgornje tabele ostane nespremenjena za ves čas veljavnosti okvirnega sporazuma, razen v primeru znižanja cen.
Naročnik si pridržuje pravico naročati tudi druge vrste izvedbe storitev s področja predmeta javnega naročila, ki v zgornji tabeli niso posebej navedene, smiselno pa po vsebini sodijo med storitve, ki so predmet tega javnega naročila, in sicer pod enakimi pogoji kot veljajo za storitve, navedene v zgornji tabeli. Cene take izvedbe storitev ne smejo presegati primerljivih cen na tržišču. Naročnik in ponudnik bosta v navedenem primeru medsebojno pisno dogovorili ceno za izvedbo take storitve in jo dodali na seznam storitev okvirnega sporazuma.
Ponudnik bo naročnika sproti obveščal o znižanjih cen. V primeru znižanja cen na tržišču za istovrstno storitev lahko naročnik zahteva znižanje cen ponudnika.
2. ROK PLAČILA
Rok plačila je 30 (trideset) koledarskih dni, šteto od dneva izstavitve računa za opravljeno storitev.
3. NAČIN NAROČANJA, ROK IN KRAJ IZVEDBE STORITEV
Izvedbe storitev bodo potekale postopno, v skladu z dejanskimi potrebami naročnika.
Naročnik se zavezuje ponudniku sporočiti vsakokratne potrebe po izvedbi storitev, ki so predmet tega javnega naročila, v obliki posameznega pisnega naročila naročnika, ki ga bo posredoval na elektronski naslov: .
Naročnik in ponudnik bosta vsakokratno pisno določila rok izvedbe posamezne storitve.
Kraj izvedbe storitev je lokacija naročnika, Xxxxxxxxxx xxxxx 00, Xxxxxxxxx in lokacija ponudnika
.
4. PREDSTAVNIK PONUDNIKA
Predstavnik ponudnika v zvezi z izvajanjem okvirnega sporazuma je: , tel. št.: , elektrosnki naslov: , v njegovi odsotnosti pa ga zamenjuje , tel. št.: , elektrosnki naslov: .
5. VELJAVNOST OKVIRNEGA SPORAZUMA
Okvirni sporazum se sklepa za obdobje 2 (dveh) let oz. do izčrpanja ocenjene vrednosti iz prvega odstavka 5. člena okvirnega sporazuma, kar nastopi prej in začne veljati z dnem obojestranskega podpisa okvirnega sporazuma.
6. VELJAVNOST PONUDBE
Veljavnost ponudbe je do 30. 9. 2021 oziroma do obojestranskega podpisa okvirnega sporazuma.
(kraj, datum) | žig | (Naziv in podpis odgovorne osebe ponudnika) |
UGOTAVLJANJE SPOSOBNOSTI IN IZJAVA O SPREJEMANJU POGOJEV RAZPISNE DOKUMENTACIJE | Priloga 3 |
Gospodarski subjekt (naziv in naslov) :
v zvezi z javnim naročilom št. JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI
VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA podajamo naslednje izjave:
1. RAZLOGI ZA IZKLJUČITEV IZJAVLJAMO, DA:
- nam (gospodarskem subjektu) ali osebi, ki je članica upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa tega gospodarskega subjekta ali ki ima pooblastila za njegovo zastopanje ali odločanje ali nadzor v njem, v zadnjih 5 (petih) letih ni bila izrečena pravnomočna sodba, ki ima elemente navedenih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v prvem odstavku 75. člena ZJN-3,
- izpolnjujemo obvezne dajatve in druge denarne nedavčne obveznosti v skladu z zakonom, ki ureja finančno upravo, ki jih pobira davčni organ v skladu s predpisi države, v kateri imamo sedež, ali predpisi države naročnika in da vrednost neplačanih zapadlih obveznosti na dan oddaje ponudbe ne znaša 50 (petdeset) evrov ali več,
- smo imeli na dan oddaje ponudbe predložene vse obračune davčnih odtegljajev za dohodke iz delovnega razmerja za obdobje zadnjih 5 (petih) let do dne oddaje ponudbe,
- na dan, ko je potekel rok za oddajo ponudb, nismo izločeni iz postopkov oddaje javnih naročil zaradi uvrstitve v evidenco gospodarskih subjektov z negativnimi referencami,
- nam v zadnjih 3 (treh) letih pred potekom roka za oddajo ponudb s pravnomočno odločbo pristojnega organa Republike Slovenije ali druge države članice ali tretje države ni bila 2X (dvakrat) izrečena globa zaradi prekrška v zvezi s plačilom za delo, delovnim časom, počitki, opravljanjem dela na podlagi pogodb civilnega prava kljub obstoju elementov delovnega razmerja ali v zvezi z zaposlovanjem na črno,
- nismo kršili obveznosti iz drugega odstavka 3. člena ZJN-3,
- nad nami ni začet postopek zaradi insolventnosti ali prisilnega prenehanja po zakonu, ki ureja postopek zaradi insolventnosti in prisilnega prenehanja, ali postopek likvidacije po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, naših sredstev ali poslovanja ne upravlja upravitelj ali sodišče, naše poslovne dejavnosti niso začasno ustavljene, v skladu s predpisi druge države nad nami ni začet postopek ali pa je nastal položaj z enakimi pravnimi posledicami,
- nismo zagrešili hujšo kršitev poklicnih pravil, zaradi česar je omajana naša integriteta,
- ne obstaja izkrivljanja konkurence zaradi predhodnega sodelovanja gospodarskih subjektov pri pripravi postopka javnega naročanja v skladu s 65. členom ZJN-3,
- se pri prejšnji pogodbi/okvirnem sporazumu o izvedbi javnega naročila sklenjeni z naročnikom, niso pokazale precejšnje ali stalne pomanjkljivosti pri izpolnjevanju ključne obveznosti, zaradi česar je naročnik predčasno odstopil od prejšnjega naročila oziroma pogodbe/okvirnega sporazuma ali uveljavljal odškodnino ali so bile izvedene druge primerljive sankcije.
2. POGOJI ZA SODELOVANJE IZJAVLJAMO, DA:
- smo sposobni za opravljanje poklicne dejavnosti oziroma imamo registrirano dejavnost oziroma
smo vpisani v enega od poklicnih ali poslovnih registrov, ki se vodijo v državi članici, v kateri imamo sedež,
- imamo potrebne ekonomske in finančne zmogljivosti za izvedbo javnega naročila in v preteklih 6 (šestih) mesecih pred oddajo ponudbe nismo imeli blokiranega kateregakoli računa,
- imamo potrebno tehnično in kadrovsko sposobnost ter izkušnje za izvajanje predmeta javnega naročila.
3. SPREJEMANJE POGOJEV DOKUMENTACIJE IZJAVLJAMO, DA:
- nismo uvrščeni v evidenco poslovnih subjektov katerim je prepovedano poslovanje z
naročnikom na podlagi 35. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (Uradni list RS, št. 69/11 ZIntPK-UPB2),
- smo v celoti seznanjeni z razpisno dokumentacijo ter vsemi njenimi popravki in dopolnitvami, da se strinjamo z vsemi pogoji in zahtevami razpisne dokumentacije (opisi, določila, zahteve, pogoji, itd.) javnega naročila št. JPE-ST-190/21 – SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA, vključno z določili vzorcem okvirnega sporazuma ter ga bomo v primeru, da bomo izbrani za izvedbo predmeta naročila, podpisali brez dodatnih zahtev in ugovorov,
- bomo ponudbeno ceno na enoto mere podali na do 2 (dve) decimalni mesti,
- se zavezujemo, da bomo na zahtevo naročnika predložiti dodatna pooblastila za preveritev podatkov iz uradnih evidenc,
- da bomo na naročnikov poziv v 8 (osmih) dneh od prejema poziva posredovali izjavo s podatki o:
a. svojih ustanoviteljih, družbenikih, vključno s tihimi družbeniki, delničarjih, komanditistih ali drugih lastnikih in podatke o lastniških deležih navedenih oseb,
b. gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe šteje, da so z njim povezane družbe,
- soglašamo, da lahko naročnik kadarkoli ustavi postopek javnega naročila, zavrne vse ponudbe ali ne sklene okvirnega sporazuma ter da v nobenem od navedenih primerov ne bomo uveljavljali povračila stroškov priprave ponudbe, stroškov finančnih zavarovanj, morebitne neposredne ali posredne škode ali izgubljenega dobička,
- so v ponudbeno ceno vključeni vsi materialni in nematerialni stroški, ki bodo potrebni za izvedbo predmeta naročila, v skladu z vsemi zahtevami naročnika.
Naročnik lahko preveri obstoj in vsebino navedb v ponudbi, če dvomi o resničnosti ponudnikovih izjav v tej prilogi. Soglašamo, da naročnik za potrebe tega javnega naročila pridobi podatke iz vseh uradnih evidenc (tudi od pristojnega sodišča).
kraj, datum | žig | podpis odgovorne osebe |
Navodila za izpolnitev: Izjavo izpolni in podpiše ponudnik, kot tudi vsi posamezni člani skupine ponudnikov (partnerji) v primeru skupne ponudbe ter vsi podizvajalci.
Navodilo: Obrazec se po potrebi kopira!
IZJAVA O UDELEŽBI FIZIČNIH IN PRAVNIH OSEB V LASTNIŠTVU GOSPODARSKEGA SUBJEKTA | Priloga 3/1 |
IZJAVA O UDELEŽBI FIZIČNIH IN PRAVNIH OSEB V LASTNIŠTVU GOSPODARSKEGA SUBJEKTA
Podatki o gospodarskem subjektu:
Polno ime podjetja: Sedež podjetja: Občina sedeža podjetja: Številka vpisa v sodni register (št. vložka): Matična številka podjetja: ID ZA DDV:
V zvezi z javnim naročilom št. JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI
VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA posredujemo na osnovi šestega odstavka 14. člena ZIntPK-UPB2 podatke o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu ponudnika, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe šteje, da so povezane družbe s ponudnikom.
IZJAVLJAMO, da so pri lastništvu zgoraj navedenega ponudnika udeležene naslednje pravne osebe, vključno z udeležbo tihih družbenikov:
Št. | Naziv | Sedež | Delež lastništva v % |
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
…. |
IZJAVLJAMO, da so pri lastništvu zgoraj navedenega ponudnika udeležene naslednje fizične osebe, vključno z udeležbo tihih družbenikov:
Št. | Ime in priimek | Xxxxxx stalnega bivališča | Delež lastništva v % |
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
… |
IZJAVLJAMO, da so skladno z določbami zakona, ki ureja gospodarske družbe, povezane družbe z zgoraj navedenim ponudnikom, naslednji gospodarski subjekti:
Št. | Naziv | Sedež | Matična številka |
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
…. |
S podpisom te izjave jamčimo, da v celotni lastniški strukturi ni udeleženih drugih fizičnih ter pravnih oseb in tihih družbenikov, ter gospodarskih subjektov, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe.
S podpisom te izjave jamčimo za točnost in resničnost podatkov ter se zavedamo, da je okvirni sporazum v primeru lažne izjave ali neresničnih podatkov o dejstvih v izjavi ničen. Zavezujemo se, da bomo naročnika obvestili o vsaki spremembi posredovanih podatkov.
Vse izjave podajamo pod kazensko in materialno odgovornostjo.
kraj, datum | žig | podpis odgovorne osebe |
Navodilo: Izjavo izpolni in podpiše ponudnik, kot tudi vsi posamezni člani skupine ponudnikov (partnerji) v primeru skupne ponudbe ter vsi podizvajalci.
Navodilo: Obrazec se po potrebi kopira!
Opomba: V skladu z odgovorom Komisije za preprečevanje korupcije na vprašanje št. 214 z dne 23.2.2012 v zadevi pod št. 0672-1/2012-39 (objavljeno na spletni strani xxxxx://xxx.xxx-xx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxxxxx), lahko ponudnik v primeru, ko je ponudnik ali katera od družb v njegovi lastniški strukturi delniška družba, navede le tiste delničarje ponudnika, ki so posredno ali neposredno imetniki več kakor 5 % delnic oziroma so udeleženi z več kakor 5% deležem pri ustanoviteljskih pravicah, upravljanju ali kapitalu delniške družbe.
IZJAVA O SODELOVANJU S PODIZVAJALCEM IN POOBLASTILO PONUDNIKA | Priloga 4 |
Gospodarski subjekt: , izjavljamo, da bomo pri izvedbi javnega naročila št. JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI
VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA sodelovali z naslednjim podizvajalcem:
NAZIV IN NASLOV PODIZVAJALCA | Zahteva za neposredno plačilo od podizvajalca DA ali NE |
Pooblastilo A: v primeru, da je pri podizvajalcu označeno z "DA" - dajemo POOBLASTILO ZA NEPOSREDNO PLAČEVANJE PODIZVAJALCU
Pooblaščamo naročnika, da na podlagi potrjenega računa/situacije neposredno plačuje ponudnikove obveznosti do podizvajalca podizvajalcu, ki smo ga kot ponudnik navedli v zgornji tabeli in je označen z "DA".
S plačilom posameznega zneska podizvajalcu obveznost naročnika za plačilo ponudniku ugasne do višine tako plačanega zneska podizvajalcu.
kraj, datum | žig | ime in priimek ter podpis odgovorne osebe ponudnika |
Pooblastilo B: v primeru, da je pri podizvajalcu označeno z "NE" – ne dajemo POOBLASTILA ZA NEPOSREDNO PLAČEVANJE PODIZVAJALCU
Nastopamo s podizvajalcem, ki ne zahteva neposrednega plačila, kar pomeni, da s tem ni podana zahteva za neposredno plačilo podizvajalcu in naročnik plačuje ponudnikove obveznosti do podizvajalca ponudniku.
V tem primeru bo naročnik od ponudnika zahteval, da mu najpozneje v 60 (šestdesetih) dneh od plačila končnega računa/situacije pošlje svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za izvedena dela, ki so neposredno povezana s predmetom okvirnega sporazuma. Če ponudnik naročniku na njegov poziv ne posreduje teh izjav, naročnik Državni revizijski komisiji poda predlog za uvedbo postopka o prekršku iz 2. točke prvega odstavka
112. člena ZJN-3.
kraj, datum | žig | ime in priimek ter podpis odgovorne osebe ponudnika |
Opomba:
- Obrazec se izpolni in podpiše, kadar namerava ponudnik izvesti javno naročilo s podizvajalcem, in sicer: če je podizvajalec označen z »DA« - se podpiše Pooblastilo A, če je podizvajalec označen z »NE« - se podpiše Pooblastilo B.
- Obrazec se izpolni za vsakega podizvajalca posebej.
- V primeru, da ponudnik ne namerava izvesti javno naročilo s podizvajalcem, obrazca ni potrebno izpolniti ter predložiti.
Navodilo: Obrazec se po potrebi kopira!
PODATKI PODIZVAJALCA | Priloga 4/1 |
JPE-ST-190/21 – SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
NAZIV PODIZVAJALCA | |
POLNI NASLOV | |
TELEFON | |
KONTAKTNA OSEBA | |
VSI ZAKONITI ZASTOPNIKI | |
MATIČNA ŠTEVILKA | |
DAVČNA ŠTEVILKA | |
TRANSAKCIJSKI RAČUN in navedba banke | |
Vsak del javnega naročila (storitev/gradnja/blago), ki se oddaja v podizvajanje (vrsta/opis storitve) | |
Količina/Delež (%) javnega naročila, ki se oddaja v podizvajanje | |
Kraj izvedbe storitev | |
Rok izvedbe storitev |
SOGLASJE ZA NEPOSREDNO PLAČEVANJE PODIZVAJALCEM
Podizvajalec (naziv in naslov)
⃞ zahtevam in soglašam, | ⃞ ne soglašam, |
da naročnik naše terjatve do ponudnika, v zvezi z izvedbo predmeta javnega naročila, plačuje neposredno na naš transakcijski račun, in sicer na podlagi izstavljenega računa/situacije, ki ga bo predhodno potrdil ponudnik, in bo priloga računu/situaciji, ki ga bo naročniku izstavil ponudnik.
kraj, datum | žig | ime in priimek ter podpis odgovorne osebe podizvajalca |
Opomba: Obrazec se izpolni za vsakega podizvajalca posebej.
Navodilo: Obrazec se po potrebi kopira!
REFERENCE – SVETOVANJE NA PROJEKTIH VEČJIH EDS | Priloga 5/1 |
JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
/ (št. izvoda / št. vseh izvodov)
GOSPODARSKI SUBJEKT (naziv in naslov izvajalca storitev):
Kot reference se upoštevajo reference gospodarskega subjekta od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe. Zadostuje najmanj ena (1) referenca, s katero gospodarski subjekt dokazuje, da je uspešno izvedel svetovanje na projektih večjih EDS, kot dejanski izvajalec storitev.
Sistem mora imeti letno frekvenco različnih vhodno izhodnih dokumentov najmanj 20.000 dokumentov/leto. Vsebine svetovanja: optimizacija in implementacija klasifikacijskega načrta, priprava funkcionalnih specifikacij za nadgradnjo/integracijo EDS in informatizacijo procesov.
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Kraj izvedbe del: |
Leto izvedbe del: |
Frekvenca vhodno izhodnih dokumentov/leto: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Leto izvedbe del: |
Kraj izvedbe del: |
Frekvenca vhodno izhodnih dokumentov/leto: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Navedeni podatki so resnični in smo jih, če bo naročnik zahteval, pripravljeni dokazati s predložitvijo ustreznih potrdil. V kolikor po morebitnem pozivu naročnika teh dejstev ne bi dokazali, naročnik navedenih referenc ni dolžan upoštevati.
Ta pogoj lahko izpolni ponudnik sam ali skupina ponudnikov v okviru skupne ponudbe ali s prijavljenimi podizvajalci.
(kraj, datum) | žig | (podpis odgovorne osebe gospodarskega subjekta) |
REFERENCE - SVETOVANJE IN PRIPRAVO PRAVIL ZAJEMA IN HRAMBE DOKUMENTOV | Priloga 5/2 |
JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
/ (št. izvoda / št. vseh izvodov)
GOSPODARSKI SUBJEKT (naziv in naslov izvajalca storitev):
Kot reference se upoštevajo reference gospodarskega subjekta od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe. Zadostuje najmanj ena (1) referenca, s katero gospodarski subjekt dokazuje, da je uspešno izvedel svetovanje in pripravo pravil zajema in hrambe dokumentov, kot dejanski izvajalec storitev.
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Kraj izvedbe del: |
Leto izvedbe del: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Leto izvedbe del: |
Kraj izvedbe del: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Navedeni podatki so resnični in smo jih, če bo naročnik zahteval, pripravljeni dokazati s predložitvijo ustreznih potrdil. V kolikor po morebitnem pozivu naročnika teh dejstev ne bi dokazali, naročnik navedenih referenc ni dolžan upoštevati.
Ta pogoj lahko izpolni ponudnik sam ali skupina ponudnikov v okviru skupne ponudbe ali s prijavljenimi podizvajalci.
(kraj, datum) | žig | (podpis odgovorne osebe gospodarskega subjekta) |
REFERENCE - SVETOVANJE ZA VZPOSTAVITEV SKLADNOSTI IZVAJANJA POSLOVNIH PROCESOV Z UREDBO GDPR | Priloga 5/3 |
JPE-ST-190/21 - SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
/ (št. izvoda / št. vseh izvodov)
GOSPODARSKI SUBJEKT (naziv in naslov izvajalca storitev):
Kot reference se upoštevajo reference gospodarskega subjekta od vključno leta 2018 do datuma oddaje ponudbe. Zadostuje najmanj ena (1) referenca, s katero gospodarski subjekt dokazuje, da je uspešno izvedel svetovanje za vzpostavitev skladnosti izvajanja poslovnih procesov z Uredbo GDPR, kot dejanski izvajalec storitev.
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Kraj izvedbe del: |
Leto izvedbe del: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Naročnik: |
Ime in priimek predstavnika naročnika: |
Telefonska številka: |
Leto izvedbe del: |
Kraj izvedbe del: |
Kratek opis predmeta naročila: |
Navedeni podatki so resnični in smo jih, če bo naročnik zahteval, pripravljeni dokazati s predložitvijo ustreznih potrdil. V kolikor po morebitnem pozivu naročnika teh dejstev ne bi dokazali, naročnik navedenih referenc ni dolžan upoštevati.
Ta pogoj lahko izpolni ponudnik sam ali skupina ponudnikov v okviru skupne ponudbe ali s prijavljenimi podizvajalci.
(kraj, datum) | žig | (podpis odgovorne osebe gospodarskega subjekta) |
VZOREC OKVIRNEGA SPORAZUMA – ni potrebno prilagati k ponudbi | Priloga 6 |
OKVIRNI SPORAZUM
ZA SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI
INFORMACIJSKEGA OKOLJA
xx. xxxxxxxxx: JPE-ST-190/21
xx. xxxxxxxxx:
ki ga skleneta
NAROČNIK: JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., Xxxxxxxxxx xxxxx 00,
1000 LJUBLJANA, ki ga zastopa direktor Xxxx Xxxxx (v nadaljevanju: naročnik)
identifikacijska številka za DDV: SI23034033 matična številka: 5226406
in
IZVAJALEC: , ki ga zastopa (v nadaljevanju: izvajalec)
identifikacijska številka za DDV:
matična številka:
I. UVODNO DOLOČILO
1. člen
Stranki okvirnega sporazuma uvodoma sporazumno ugotavljata, da je bil izvajalec izbran na podlagi postopka za oddajo javnega naročila št. JPE-ST-190/21, v skladu z določili drugega odstavka 21. člena Zakona o javnem naročanju (Ur. l. RS, št. 91/15 s spremembami; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3) ter Pravilnikom o izvajanju javnega naročanja JAVNEGA PODJETJA ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., z namenom sklenitve okvirnega sporazuma za svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja, in sicer za obdobje 2 (dveh) let od datuma sklenitve okvirnega sporazuma oziroma do izčrpanja ocenjene vrednosti iz prvega odstavka 5. člena tega okvirnega sporazuma, kar nastopi prej.
S tem okvirnim sporazumom se stranki okvirnega sporazuma dogovorita o pogojih predmeta javnega naročila.
II. PREDMET OKVIRNEGA SPORAZUMA
2. člen
Predmet okvirnega sporazuma je svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja (v nadaljevanju: storitve), ki jih naročnik po obsegu in času ne more vnaprej določiti ter jih bo izvajalec opravljal skladno z dejanskimi potrebami naročnika in v skladu s ponudbo izvajalca št. z dne
in ponudbo izvajalca po pogajanjih št. z dne , ki sta sestavna dela tega okvirnega sporazuma, kakor tudi ostalimi zahtevami naročnika, kot to izhaja iz vsebine teh zahtev, opredeljenih v razpisni dokumentaciji št. JPE-ST-190/21 za oddajo predmetnega javnega naročila, in sicer vse po pravilih stroke, s skrbnostjo dobrega strokovnjaka ter v skladu s tem okvirnim sporazumom.
3. člen
Storitve, ki so predmet okvirnega sporazuma zajemajo:
• vpeljavo zakonsko skladne elektronske in klasične hrambe dokumentov,
• sodelovanje na sestankih skupine GDPR naročnika,
• dopolnitev obstoječega klasifikacijskega načrta,
• osvežitev pravilnika, ki ureja pisarniško poslovanje in arhiviranje naročnika,
• svetovanje pri vzpostavitvi izhodiščnega noveliranega stanja Elektronskega dokumentnega sistema (v nadaljevanju: EDS) (primer soglasja SEPA),
• svetovanje pri vzpostavitvi avtomatiziranega zajema dokumentov,
• svetovanje pri vzpostavitvi vmesnikov med SAP in EDS (prenosi metapodatkov, prenosi informacij o veljavnosti dokumentov,
• svetovanje za izvedbo aktivnosti, ki bodo zagotavljale skladnost izvajanja aktivnosti naročnika z Uredbo GDPR in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP),
• izločanje, maskiranje, zagotavljanje revizijskih sledi,
• izdelavo notranjih pravil arhiviranja,
• pomoč v procesu pridobitve potrditve notranjih pravil,
• pomoč pri organizaciji uporabniške strukture dokumentnega sistema.
4. člen
Izvajalec potrjuje in jamči, da je pridobil vse podatke, ki se nanašajo na predmet okvirnega sporazuma, ki bi lahko vplivali na cene ali razčlenitev cen, ali na njegove pravice in obveznosti po tem okvirnem sporazumu. Izvajalec se izrecno odpoveduje vsem zahtevkom do naročnika, ki bi izvirali iz njegove morebitne neseznanjenosti s pogoji po tem okvirnem sporazumu.
Izvajalec izjavlja, da so mu razumljivi in jasni pogoji in okoliščine za pravilno izvedbo obveznosti iz okvirnega sporazuma.
III. OCENJENA VREDNOST IN CENA PO OKVIRNEM SPORAZUMU
5. člen
Ocenjena vrednost tega okvirnega sporazuma za obdobje njegove veljavnosti znaša na dan sklenitve tega okvirnega sporazuma v neto vrednosti: EUR (z besedo:
evrov /100) brez DDV.
Za izvajanje storitev se naročnik in izvajalec dogovorita na podlagi sprejete ponudbe izvajalca št.
z dne in ponudbe izvajalca po pogajanjih št. z dne
za naslednjo ceno na enoto mere brez DDV:
Zap. št. | Naziv storitve | Enota mere | Cena na enoto mere v EUR brez DDV |
1 | Svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja | ura |
Ocenjena vrednost okvirnega sporazuma in cena na enoto mere ne vključuje DDV. DDV se obračuna v skladu z vsakokratno veljavno zakonodajo.
Naročnik si pridržuje pravico naročati tudi druge storitve s področja predmeta javnega naročila, ki v okvirnem sporazumu niso posebej navedene, smiselno pa po vsebini sodijo med storitve, ki so predmet tega okvirnega sporazuma, in sicer pod enakimi pogoji kot veljajo za storitve, navedene v tem členu. Cene takih storitev ne smejo presegati primerljivih cen na tržišču. Stranki okvirnega sporazuma bosta v navedenem primeru medsebojno pisno dogovorili ceno za izvedbo take storitve in jo dodali na seznam storitev iz drugega odstavka tega člena tega okvirnega sporazuma.
6. člen
V času veljavnosti okvirnega sporazuma ostane cena na enoto mere nespremenjena, razen v primeru znižanja cen.
Izvajalec bo naročnika sproti obveščal o znižanjih cen. V primeru znižanja cen na tržišču za istovrstno storitev lahko naročnik zahteva znižanje cen izvajalca.
V ceni na enoto mere so upoštevani oziroma vključeni vsi materialni in nematerialni stroški, ki bodo potrebni za kvalitetno in pravočasno izvedbo predmeta tega okvirnega sporazuma, vključno s stroški dela, stroški prevoza na lokacijo naročnika, stroški izdelave ponudbe in vsemi ostalimi stroški.
IV. NAČIN PLAČILA
7. člen
Izvajalec izstavi račun do 5. (petega) dne v tekočem mesecu za pretekli mesec, na podlagi poročila o dejanskem številu opravljenih ur, specificiranih po dnevih in natančno specificiranih vrstah opravljenih storitev izvajalca, kar predhodno pisno potrdi naročnik oziroma njegov predstavnik. Podpis poročila o opravljenih storitvah izvajalca s strani naročnika in izvajalca oziroma njunih predstavnikov se šteje kot prevzem uspešno opravljenih storitev v preteklem mesecu.
S strani izvajalca in naročnika oziroma njunih predstavnikov podpisano poročilo o opravljenih storitvah za pretekli mesec je osnova za izstavitev računa in hkrati priloga k računu.
Izvajalec mora na vsakem izstavljenem računu navesti številko pisnega nabavnega naročila naročnika.
V primeru, da izstavljeni račun ni pravilen, ga naročnik zavrne z obrazložitvijo, izvajalec pa je dolžan izstaviti nov, popravljen račun v roku 5 (petih) delovnih dni od zavrnitve, v katerem bo izkazana pravilna vrednost opravljenih storitev.
Naročnik se obvezuje, da bo prejeti račun plačal na transakcijski račun izvajalca, ki je uradno evidentiran pri AJPES in bo naveden na računu, v roku 30 (tridesetih) koledarskih dneh od dneva izstavitve pravilnega računa, sestavljenega v skladu s tem okvirnim sporazumom.
V primeru naročnikove zamude pri plačilu ima izvajalec pravico zaračunati zakonite zamudne obresti.
V. NAČIN NAROČANJA, ROK IN KRAJ IZVEDBE STORITEV
8. člen
Izvedbe storitev bodo potekale postopno, v skladu z dejanskimi potrebami naročnika.
Naročnik se zavezuje izvajalcu sporočiti vsakokratne potrebe po izvedbi storitev v obliki posameznega pisnega naročila, ki ga bo posredoval na elektronski naslov: .
Naročnik in izvajalec bosta vsakokratno pisno določila rok izvedbe posamezne storitve.
Kraj izvedbe storitev je lokacija naročnika, Xxxxxxxxxx xxxxx 00, Xxxxxxxxx ter lokacija izvajalca.
VI. PODIZVAJALCI
9. člen
/ se upošteva v primeru, da izvajalce nastopa s podizvajalcem /
Izvajalec v okviru tega okvirnega sporazuma nastopa skupaj z naslednjimi podizvajalci:
Naziv podizvajalca | |
Polni naslov | |
Podizvajalec zahteva neposredno plačilo | DA / NE |
Vsi zakoniti zastopniki podizvajalca | |
Matična številka podizvajalca | |
Davčna številka podizvajalca | |
Transakcijski račun podizvajalca | |
Del javnega naročila, ki se oddaja v podizvajanje (vrsta/opis storitev) | |
Količina/Delež (%) v podizvajanju | |
Kraj izvedbe storitev | |
Rok izvedbe storitev |
Izvajalec, ki izvaja javno naročilo z enim ali več podizvajalci, mora v celoti upoštevati obveznosti iz 94. člena ZJN-3 in zahteve iz razpisne dokumentacije št. JPE-ST-190/21, ter za vse navedene podizvajalce predložiti izpolnjene, podpisane in žigosane zahtevane obrazce iz razpisne dokumentacije št. JPE-ST-190/21. Če izvajalec ne ravna v skladu s 94. člena ZJN-3, bo naročnik Državni revizijski komisiji podal predlog za uvedbo postopka o prekršku iz 2. točke prvega odstavka 112. člena ZJN-3.
Podizvajalec mora izpolnjevati vse pogoje in zahteve naročnika v zvezi s podizvajalci, ki so navedeni v razpisni dokumentaciji št. JPE-ST-190/21 ter izpolniti vse navedene priloge, ki se nanašajo na izpolnjevanje pogojev podizvajalcev.
Izvajalec v razmerju do naročnika v celoti odgovarja za dobro izvedbo obveznosti po okvirnem sporazumu, ne glede na število podizvajalcev.
Izvajalec mora med izvajanjem okvirnega sporazuma naročnika obvestiti o morebitnih spremembah informacij iz drugega odstavka 94. člena ZJN-3 in poslati informacije o novih podizvajalcih, ki jih namerava naknadno vključiti, in sicer najkasneje v 5 (petih) koledarskih dneh po spremembi. V primeru vključitve novih podizvajalcev mora izvajalec skupaj z obvestilom posredovati tudi podatke in dokumente iz druge, tretje in četrte alineje drugega odstavka 94. člena ZJN-3.
Naročnik mora v skladu s četrtim odstavkom 94. člena ZJN-3 zavrniti vsakega podizvajalca, če zanj obstajajo razlogi za izključitev. Naročnik lahko zavrne predlog za zamenjavo podizvajalca oziroma vključitev novega podizvajalca tudi, če bi to lahko vplivalo na nemoteno izvajanje ali dokončanje izvedbe storitev in če novi podizvajalec ne izpolnjuje pogojev, ki jih je postavil naročnik v razpisni dokumentaciji št. JPE-ST-190/21 v zvezi z oddajo javnega naročila. Naročnik mora o morebitni zavrnitvi novega podizvajalca obvestiti izvajalca najpozneje v 10 (desetih) koledarskih dneh od prejema predloga.
/se upošteva v primeru, da izvajalec nastopa s podizvajalcem, ki ne zahteva neposrednega plačila/
Kadar izvajalec nastopa s podizvajalcem, ki ne zahteva neposrednega plačila, bo naročnik od izvajalca zahteval, da mu najpozneje v 60 (šestdesetih) dneh od plačila končnega računa pošlje svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za izvedene storitve, ki so neposredno povezane s predmetom okvirnega sporazuma. Če izvajalec naročniku na njegov poziv ne posreduje teh izjav, naročnik Državni revizijski komisiji poda predlog za uvedbo postopka o prekršku iz 2. točke prvega odstavka 112. člena ZJN-3.
/se upošteva v primeru, da izvajalec nastopa s podizvajalcem, ki zahteva neposredno plačilo/
Kadar izvajalec izvaja javno naročilo s podizvajalcem, ki zahteva neposredno plačilo, mora v skladu s 94. členom ZJN-3:
– pooblastiti naročnika, da na podlagi potrjenega računa s strani izvajalca neposredno plačuje podizvajalcu,
– predložiti soglasje podizvajalca, na podlagi katerega naročnik namesto izvajalca poravna podizvajalčevo terjatev do izvajalca.
Izvajalec mora za podizvajalca, ki zahteva neposredno plačilo, ob vsakem računu priložiti:
– račun podizvajalca za opravljene obveznosti po okvirnem sporazumu, potrjen s strani izvajalca na podlagi katerega naročnik izvede nakazilo za opravljene obveznosti iz okvirnega sporazuma neposredno na račun podizvajalca ali
– podpisano izjavo podizvajalca, naslovljeno na naročnika, o tem, da je ta seznanjen s konkretno izstavljenim računom izvajalca oziroma da pri izvedbi storitev iz okvirnega sporazuma, ki jih obravnava račun, ni sodeloval kot podizvajalec, ter da podizvajalec iz naslova tega računa izvajalca nima in ne bo imel do naročnika nobenih zahtevkov po Uredbi o neposrednih plačilih podizvajalcu pri nastopanju ponudnika s podizvajalcem pri javnem naročanju (Uradni list RS, št. 66/07 in 19/10).
S plačilom posameznega zneska podizvajalcu obveznost naročnika za plačilo izvajalca ugasne do višine tako plačanega zneska podizvajalcu.
V primeru, če nobeden od dokumentov iz prejšnjega odstavka za prijavljenega podizvajalca ni predložen, naročnik do dostavitve vseh dokumentov zadrži plačilo celotnega računa in s tem ne pride v zamudo pri plačilu. Roki plačil izvajalcu in njegovim podizvajalcem so enaki.
ALI
/ se upošteva v primeru, da izvajalec ne nastopa s podizvajalcem /
Izvajalec ob predložitvi ponudbe in ob sklenitvi tega okvirnega sporazuma nima prijavljenih podizvajalcev za izvedbo predmeta okvirnega sporazuma.
Izvajalec mora med izvajanjem okvirnega sporazuma naročnika obvestiti o morebitnih spremembah informacij iz drugega odstavka 94. člena ZJN-3 in poslati informacije o novih podizvajalcih, ki jih namerava naknadno vključiti v izvajanje takšnih storitev, in sicer najkasneje v 5 (petih) dneh po spremembi. V primeru vključitve novih podizvajalcev mora izvajalec skupaj z obvestilom posredovati tudi podatke in dokumente iz druge, tretje in četrte alineje drugega odstavka 94. člena ZJN-3.
Naročnik bo zavrnil vsakega podizvajalca, če zanj obstajajo razlogi za izključitev iz razpisne dokumentacije št. JPE-ST-190/21. Naročnik lahko zavrne predlog za zamenjavo podizvajalca oziroma vključitev novega podizvajalca tudi, če bi to lahko vplivalo na nemoteno izvajanje ali dokončanje izvedbe storitev in če novi podizvajalec ne izpolnjuje pogojev, ki jih je postavil naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila št. JPE-ST-190/21. Naročnik mora o morebitni zavrnitvi novega podizvajalca obvestiti izvajalca najpozneje v 10 (desetih) dneh od prejema predloga.
Izvajalec v razmerju do naročnika v celoti odgovarja za dobro izvedbo obveznosti po okvirnem sporazumu, ne glede na število podizvajalcev.
10. člen
Izvajalec se obvezuje, da bo pri izvedbi obveznosti iz tega okvirnega sporazuma nastopal samo s prijavljenimi podizvajalci.
VII. KVALITETA OPRAVLJENIH STORITEV
11. člen
Reklamacije na kvaliteto opravljenih storitev se rešujejo sporazumno.
Če naročnik ugotovi, da izvedene storitve ne ustrezajo zahtevani kvaliteti, jih mora izvajalec na svoje stroške nemudoma ponovno izvesti oz. nadomestiti povzročeno škodo.
Naročnik bo vse pripombe oziroma reklamacije v zvezi z izvrševanjem tega okvirnega sporazuma oz. v zvezi s kvaliteto izvedenih storitev sporočal izvajalcu v pisni obliki (na elektronski naslov).
Če izvajalec ne upošteva upravičenih pripomb naročnika ter napak ne odpravi v dogovorjenem roku, ali če ne izvaja svojih obveznosti po tem okvirnem sporazumu, ali jih ne izvaja pravočasno ter tega ne zagotovi tudi po pisnem opozorilu naročnika, lahko naročnik odstopi od okvirnega sporazuma brez obveznosti do izvajalca. O odstopu od okvirnega sporazuma naročnik pisno obvesti izvajalca s priporočeno pošiljko po pošti.
VIII. ODGOVORNOST ZA ŠKODO
12. člen
Izvajalec odgovarja po splošnih pravilih civilnega prava za vso nastalo škodo, ki jo naročniku zaradi malomarnosti ali nestrokovnosti povzroči izvajalčevo delovno osebje.
Obveznosti izvajalca
IX. OBVEZNOSTI STRANK
13. člen
V okviru izpolnjevanja svojih obveznosti po tem okvirnem sporazumu je dolžan izvajalec:
− prevzete obveznosti izvesti strokovno in pravilno, po pravilih stroke, vestno in kakovostno, ter tudi z vsemi veljavnimi tehničnimi predpisi, standardi in normativi (skrbnost dobrega strokovnjaka),
− načrtovanje obsega in vsebine storitev vedno prej uskladiti z naročnikom,
− upoštevati vse predpise naročnika o gibanju na območju lokacije oziroma objekta naročnika,
− zagotavljati vse potrebno, da bo lahko izpolnjeval vse svoje obveznosti po tem okvirnem sporazumu,
− obvestiti naročnika o nastalih okoliščinah, ki bi lahko vplivale na izpolnitev izvajalčevih obveznosti po okvirnem sporazumu,
− storitev opraviti na dan in ob uri, lahko tudi izven delavnika v popoldanskem času, ob praznikih in vikendih, kot bo to zahteval naročnik,
− izvesti storitve z delavci, strokovno usposobljenimi za opravljanje tovrstnih storitev,
− izpolniti vse zahteve naročnika pri izvedbi storitev po okvirnem sporazumu, ki izhajajo iz razpisne dokumentacije št. JPE-ST-190/21 in sprejete ponudbe izvajalca št. z dne
in ponudbe izvajalca po pogajanjih št. z dne , ki so sestavni deli tega okvirnega sporazuma,
− izvajati storitve po tem okvirnem sporazumu po dogovoru z naročnikom,
− upoštevati xxxxxxxxxxx navodila in zahteve,
− sodelovati z naročnikom z namenom, da se prevzete storitve izvršijo pravočasno in v obojestransko zadovoljstvo,
− odgovarjati tako za svoje delavce kot tudi za škodo, ki bi utegnila nastati naročniku in tretjim osebam pri opravljanju storitev na objektu ali na napravah naročnika,
− sproti odpravljati vse pomanjkljivosti, na katere bo opozoril naročnik,
− obveščati naročnika o znižanju cen,
− na vsakem izstavljenem računu navesti številko pisnega nabavnega naročila naročnika.
Obveznosti naročnika
14. člen
V okviru izpolnjevanja svojih obveznosti po tem okvirnem sporazumu je dolžan naročnik:
− izvajalca pisno pozvati k izvedbi storitve s pisnim nabavnim naročilom,
− pravočasno ukreniti vse potrebno, da bo izvajalec lahko izvrševal svoje obveznosti iz okvirnega sporazuma,
− prevzeti opravljene storitve, ki so predmet tega okvirnega sporazuma in prevzem potrditi s podpisom poročila o izvedenih storitvah,
− omogočiti izvajalcu oziroma njegovemu osebju prost vstop v svoje poslovne prostore in dostop do lokacije, kjer se bodo izvajale storitve, ki so predmet tega okvirnega sporazuma,
− sodelovati z izvajalcem, mu nuditi potrebno pomoč in dajati ustrezna navodila,
− obvestiti izvajalca o nastalih okoliščinah, ki bi lahko vplivale na izpolnitev naročnikovih obveznosti, ki izhajajo iz tega okvirnega sporazuma,
− izvajalcu izstaviti pisno nabavno naročilo,
− poravnati obveznosti do izvajalca.
Vse dodatne podatke bo naročnik posredoval izvajalcu na podlagi pisne ali ustne zahteve izvajalca in lastne presoje o nujnosti zahtevanih podatkov za dokončanje obveznosti po tem okvirnem sporazumu.
Stranki okvirnega sporazuma se obvezujeta ravnati kot dobra gospodarstvenika in storiti vse, kar je potrebno za izvršitev okvirnega sporazuma.
X. VAROVANJE IN ZAŠČITA OSEBNIH PODATKOV
15. člen
Izvajalec se zaveda, da bo pri opravljanju storitev dobil dostop do občutljivih osebnih, poslovnih in drugih zaupnih podatkov, katerih uporaba je zakonsko regulirana in bi njihova zloraba ali malomarno ravnanje z njimi lahko povzročilo veliko materialno in moralno škodo naročniku. Izvajalec se zavezuje, da bo vse podatke skrbno varoval in jih uporabljal izključno za izvajanje tega okvirnega sporazuma.
V skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega Parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljnjem besedilu: Uredba GDPR) in predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, stranki okvirnega sporazuma soglašata, da osebnih podatkov ne bosta uporabljali v nasprotju z določili Uredbe GDPR in predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
Stranki okvirnega sporazuma bosta zagotavljali pogoje in ukrepe za varstvo osebnih podatkov in preprečevali zlorabe v smislu določil Uredbe GDPR in predpisov, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
Stranki okvirnega sporazuma sta soglasni, da bosta hkrati s sklenitvijo tega okvirnega sporazuma sklenili Posebni sporazum o obdelavi osebnih podatkov, ki je kot priloga sestavni del tega okvirnega sporazuma.
Za varovanje podatkov v zvezi z opravljanjem storitev, ki so predmet tega okvirnega sporazuma, je izvajalec odškodninsko odgovoren, morebitna zloraba podatkov pa pomeni tudi kazensko odgovornost kršiteljev
16. člen
Za izvajalca, ki opravlja za naročnika obveznosti po okvirnem sporazumu, velja glede teh obveznosti enako strog način varovanja podatkov, kot jih ima naročnik, izvajalec pa potrjuje, da je s standardi varovanja ob podpisu okvirnega sporazuma seznanjen.
XI. JAMSTVO
17. člen
Izvajalec jamči 180 (stoosemdeset) koledarskih dni za skrite napake predmeta tega okvirnega sporazuma, šteto od datuma podpisa poročila o izvedenih storitvah s strani izvajalca in naročnika oziroma njunih predstavnikov (jamčevalni rok).
Če se v jamčevalnem roku pokaže napaka/pomanjkljivost, ki je ob podpisu poročila o izvedenih storitvah ni bilo mogoče odkriti (skrita napaka), lahko naročnik od izvajalca zahteva, da to napako/pomanjkljivost v primernem roku, najpozneje pa v 1 (enem) mesecu, ko je naročnik napako odkril, na svoje stroške odpravi, s pogojem, da je naročnik o napaki/pomanjkljivosti izvajalca pisno čim prej obvestil.
Če izvajalec ne odpravi napake/pomanjkljivosti v roku, ki mu ga je določil naročnik, bo naročnik sam zagotovil odpravo napake/pomanjkljivosti na račun izvajalca in mu bo izstavil račun po dejanskih stroških, ki jih je imel naročnik, da je zagotovil odpravo napake/pomanjkljivosti, sam ali s pomočjo tretje osebe, ki se ga izvajalec obvezuje plačati v roku 30 (tridesetih) koledarskih dni od izstavitve računa. V primeru zamude s plačilom ima naročnik pravico zaračunati izvajalcu zakonite zamudne obresti.
XII. KAZEN PO OKVIRNEM SPORAZUMU
18. člen
Če izvajalec po svoji krivdi ne izpolni obveznosti iz tega okvirnega sporazuma v dogovorjenem roku, ima naročnik pravico obračunati kazen po okvirnem sporazumu, in sicer v višini 0,5% (nič celih pet odstotkov) vrednosti pisnega nabavnega naročila brez DDV za vsak zamujen koledarski dan, vendar največ 10% (deset odstotkov) vrednosti pisnega nabavnega naročila brez DDV.
V kolikor kazen iz prejšnjega odstavka tega člena preseže 10% (deset odstotkov) vrednosti pisnega nabavnega naročila brez DDV, lahko naročnik odstopi od okvirnega sporazuma brez obveznosti do izvajalca.
Naročnik si pridrži pravico uveljaviti kazen po okvirnem sporazumu pri plačilu računa, čeprav ob zamudi izvajalca na to ni posebej opozoril niti pisno obvestil.
Če zaradi zamude izvedbe obveznosti po tem okvirnem sporazumu nastaja pri naročniku dodatna škoda, je naročnik upravičen do povrnitve nastale škode s strani izvajalca.
Naročnik in izvajalec soglašata, da pravica zaračunati kazen po okvirnem sporazumu, ni pogojena z nastankom škode naročniku. Povračilo tako nastale škode bo naročnik uveljavljal po splošnih načelih odškodninske odgovornosti, neodvisno od uveljavljanja kazni po okvirnem sporazumu.
19. člen
Vsaka stranka okvirnega sporazuma odgovarja drugi stranki okvirnega sporazuma za škodo, ki jo povzroči drugi stranki okvirnega sporazuma v posledici neizpolnjevanja svojih obveznosti po tem okvirnem sporazumu, v skladu z veljavnimi predpisi.
XIII. SESTAVNI DELI OKVIRNEGA SPORAZUMA
20. člen
Pri tolmačenju tega okvirnega sporazuma in reševanju morebitnih sporov se, poleg okvirnega sporazuma ter zakona, ki ureja obligacijska razmerja, upošteva še:
- razpisna dokumentacija št. JPE-ST-190/21,
- ponudba izvajalca št. z dne in
- ponudba izvajalca po pogajanjih št. z dne .
Stranki okvirnega sporazuma sta sporazumni, da je dokumentacija iz prejšnjega odstavka tega člena sestavni del okvirnega sporazuma.
V primeru, če si vsebina zgoraj navedenih dokumentov nasprotuje in če volja strank okvirnega sporazuma ni jasno izražena, za razlago volje strank okvirnega sporazuma najprej veljajo določila tega okvirnega sporazuma, nato razpisna dokumentacija št. JPE-ST-190/21, na podlagi katere je bil sklenjen ta okvirni sporazum, potem pa dokumenti v vrstnem redu, kot si sledijo v tem členu.
XIV. PREDSTAVNIKI STRANK
21. člen
Stranki okvirnega sporazuma veljavno zastopajo in predstavljajo izključno njuni zakoniti zastopniki.
Ne glede na določilo prejšnjega odstavka je predstavnik naročnika, ki bo urejal vsa vprašanja, ki bodo nastala v zvezi z izvajanjem tega okvirnega sporazuma, g. Xxxxxx Xxxx, tel. št.: 00 00 00 000, elektronski naslov: xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx, v njegovi odsotnosti pa ga zamenjuje xx. Xxx Xxxxxxx, tel. št.: 00 00 00 000, elektronski naslov: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
Kontaktni osebi naročnika potrdita izvedbo storitev in posredujeta vse zahteve naročnika izvajalcu v času veljavnosti okvirnega sporazuma.
Predstavnik izvajalca v zvezi z izvajanjem tega okvirnega sporazumu je , tel. št.: , elektronski naslov : , v njegovi odsotnosti pa ga zamenjuje , tel. št.: , elektronski naslov: .
Predstavnik izvajalca bo urejal vsa vprašanja, ki bodo nastala v zvezi z izvajanjem tega okvirnega sporazuma.
O morebitni spremembi predstavnikov okvirnega sporazuma se stranki pisno obvestita v roku 7 (sedmih) koledarskih dni po spremembi.
XV. VELJAVNOST OKVIRNEGA SPORAZUMA TER ODPOVED
22. člen
Okvirni sporazum se sklepa za 2 (dve) leti od datuma sklenitve oziroma do izčrpanja ocenjene vrednosti iz prvega odstavka 5. člena tega okvirnega sporazuma, kar nastopi prej, in je sklenjen ter začne veljati z dnem podpisa okvirnega sporazuma s strani obeh strank okvirnega sporazuma.
Stranki okvirnega sporazuma lahko s 30 (trideset) dnevnim odpovednim rokom odpovesta okvirni sporazum, vendar ne prej kot v 3 (treh) mesecih od dneva sklenitve okvirnega sporazuma, če se okoliščine po sklenitvi okvirnega sporazuma spremenijo tako, da sklenjen okvirni sporazum ne izraža več prave volje strank okvirnega sporazuma in pod pogojem, da imata poravnane medsebojne zapadle obveznosti. Odpovedni rok prične teči naslednji dan po prejemu pisne odpovedi, ki mora biti izvajalcu poslana s priporočeno pošiljko.
V primeru statusnih ali lastniških sprememb naročnika, ima naročnik pravico odpovedati okvirni sporazum, s 30 (trideset) dnevnim odpovednim rokom, brez obveznosti do izvajalca.
Stranki okvirnega sporazuma se v času odpovedi medsebojnega razmerja po okvirnem sporazumu obvezujeta izpolnjevati obveznosti do izteka odpovednega roka, pri čemer se naročnik in izvajalec lahko pisno sporazumeta za drugačen odpovedni rok.
XVI. ODSTOP OD OKVIRNEGA SPORAZUMA
23. člen
Naročnik lahko odstopi od okvirnega sporazuma, brez obveznosti do izvajalca, s pisnim obvestilom, poslanim izvajalcu s priporočeno pošto, če izvajalec:
− ne upošteva navodil naročnika in jih tudi po opozorilu naročnika ne upošteva,
− izvaja svoje obveznosti v nasprotju s pravili stroke, tehničnimi predpisi, standardi in veljavno zakonodajo,
− ne izvaja predmeta okvirnega sporazuma v dogovorjeni kvaliteti ali v dogovorjenih rokih,
− ne izpolnjuje vseh svojih obveznosti iz okvirnega sporazuma,
− poviša cene v času veljavnosti okvirnega sporazuma,
− naročnika ne obvesti o znižanju cen,
− prekine z izvedbo storitev brez predhodnega pisnega soglasja naročnika.
V primerih iz prejšnjega odstavka okvirni sporazum preneha veljati, ko izvajalec prejme pisno obvestilo o odstopu od okvirnega sporazuma z navedbo razloga za odstop s priporočeno pošiljko po pošti.
Izvajalec ima pravico do odstopa od tega okvirnega sporazuma v primeru kršenja določil okvirnega sporazuma s strani naročnika. V tem primeru okvirni sporazum preneha veljati, ko naročnik prejme pisno obvestilo o odstopu od okvirnega sporazuma z navedbo razloga za odstop.
V primeru odstopa od okvirnega sporazuma sta stranki dolžni do tedaj prevzete obveznosti izpolniti tako, kot je bilo to dogovorjeno pred odstopom s priporočeno pošiljko po pošti.
Med veljavnostjo okvirnega sporazuma lahko naročnik, ne glede na določbe zakona, ki ureja obligacijska razmerja, odstopi od okvirnega sporazuma tudi v primerih iz 96. člena ZJN-3.
XVII. XXXXX XXXX
24. člen
Izvajalec ni odgovoren za delno ali celotno neizpolnjevanje obveznosti, če je to posledica višje sile.
Kot višja sila se razumejo vse okoliščine izjemnega značaja, ki so se pojavile po sklenitvi okvirnega sporazuma in jih sodna praksa priznava za višjo silo. Če je izvedba storitev po okvirnem sporazumu delno ali v celoti motena oziroma preprečena, je izvajalec o tem dolžan nemudoma obvestiti naročnika. Prav tako ga je dolžan sproti obveščati o prenehanju takih okoliščin. Roki po okvirnem sporazumu se podaljšajo za čas trajanja višje sile. Na zahtevo naročnika je izvajalec dolžan dokazati obstoj višje sile.
XVIII. OSTALE DOLOČBE
25. člen
Vsa vprašanja, ki jih stranki nista dogovorili v tem okvirnem sporazumu in ne izhajajo iz sestavnih delov okvirnega sporazuma bosta reševali skladno z veljavnimi predpisi.
Razvezni pogoj
26. člen
Ta okvirni sporazum je sklenjen pod razveznim pogojem, ki se uresniči v primeru izpolnitve ene od naslednjih okoliščin:
– če bo naročnik seznanjen, da je sodišče s pravnomočno odločitvijo ugotovilo kršitev obveznosti delovne, okoljske ali socialne zakonodaje s strani izvajalca ali podizvajalca ali
– če bo naročnik seznanjen, da je pristojni državni organ pri izvajalcu ali podizvajalcu v času izvajanja okvirnega sporazuma ugotovil najmanj 2 (dve) kršitvi v zvezi s plačilom za delo, delovnim časom, počitki, opravljanjem dela na podlagi pogodb/okvirnih sporazumov civilnega prava kljub obstoju elementov delovnega razmerja ali v zvezi z zaposlovanjem na črno,
in za kateri mu je bila s pravnomočno odločitvijo ali več pravnomočnimi odločitvami izrečena globa za prekršek, in pod pogojem, da je od seznanitve s kršitvijo in do izteka veljavnosti okvirnega sporazuma še najmanj 6 (šest) mesecev oziroma če izvajalec nastopa s podizvajalcem pa tudi, če zaradi ugotovljene kršitve pri podizvajalcu izvajalec ne nadomesti ali zamenja tega podizvajalca, na način določen v skladu s 94. členom ZJN-3 in določili tega okvirnega sporazuma, v roku 30 (trideset) dni od seznanitve s kršitvijo.
V primeru izpolnitve okoliščine in pogojev iz prejšnjega odstavka se šteje, da je okvirni sporazum razvezan z dnem sklenitve novega okvirnega sporazuma o izvedbi javnega naročila za predmetno naročilo. O datumu sklenitve novega okvirnega sporazuma bo naročnik obvestil izvajalca.
Če naročnik v roku 30 (tridesetih) dni od seznanitve s kršitvijo ne začne novega postopka javnega naročila, se šteje, da je okvirni sporazum razvezan 30. (trideseti) dan od seznanitve s kršitvijo.
Reševanje sporov
27. člen
Morebitne spore, ki bi nastali v zvezi z izvajanjem tega okvirnega sporazuma, bosta stranki skušali rešiti sporazumno.
Če spora ne bo možno rešiti sporazumno, lahko vsaka stranka okvirnega sporazuma sproži postopek za rešitev spora pri stvarno pristojnem sodišču v Ljubljani.
Protikorupcijsko določilo
28. člen
V primeru, da se ugotovi, da je pri izvedbi javnega naročila, na podlagi katerega je sklenjen ta okvirni sporazum ali pri izvajanju tega okvirnega sporazuma kdo v imenu ali na račun izvajalca, predstavniku ali posredniku naročnika ali drugega organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubil, ponudil ali dal kakšno nedovoljeno korist za pridobitev tega posla ali za sklenitev tega posla pod ugodnejšimi pogoji ali za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem obveznosti okvirnega sporazuma ali za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je naročniku, organu ali organizaciji iz javnega sektorja povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku naročnika, organa, posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, izvajalcu ali njegovemu predstavniku, zastopniku, posredniku, je ta okvirni sporazum ničen.
Naročnik bo v primeru ugotovitve o domnevnem obstoju dejanskega stanja iz prvega odstavka tega člena ali obvestila Komisije za preprečevanje korupcije ali drugih organov, glede njegovega domnevnega nastanka, pričel z ugotavljanjem pogojev ničnosti okvirnega sporazuma iz prejšnjega odstavka tega člena oziroma z drugimi ukrepi v skladu s predpisi Republike Slovenije.
Priloga
Priloga je neločljivi sestavni del te pogodbe.
Poslovna skrivnost
29. člen
30. člen
Stranki okvirnega sporazuma soglašata, da predstavlja vsebina tega okvirnega sporazuma kot tudi dokumentacija, ki je sestavni del okvirnega sporazuma oziroma se nanaša na ta okvirni sporazum, tehnični podatki, dokumentacija, poslovne informacije ter drugi podatki in informacije, ki izvirajo iz tega razmerja oziroma v zvezi z njim, ali iz siceršnjega opravljanja dejavnosti ene ali druge stranke okvirnega sporazuma, poslovno skrivnost, ki sta jo dolžni varovati ves čas veljavnosti okvirnega sporazuma, in jih ne bosta neupravičeno uporabljali v svojo korist oziroma komercialno izkoriščali ali posredovali tretjim osebam izven organizacij, ki niso vključene v realiziranje nalog predmeta tega okvirnega sporazuma, razen informacij, ki po veljavnih predpisih štejejo za javne.
Odstop oziroma cesija denarnih terjatev
31. člen
Stranki okvirnega sporazuma se zavezujeta, da po tem okvirnem sporazumu velja prepoved odstopa oziroma cesije denarnih terjatev, ki izvirajo iz predmetnega okvirnega sporazuma, drugim pravnim ali fizičnim osebam, razen bankam. V primeru odstopa denarne terjatve drugim pravnim ali fizičnim osebam, razen bankam, odstop nima pravnega učinka.
Sklenitev okvirnega sporazuma in število izvodov
32. člen
Predmetni okvirni sporazum je sklenjen in prične veljati z dnem podpisa okvirnega sporazuma s strani naročnika in izvajalca. V primeru, da se datuma podpisa razlikujeta, velja kasnejši datum.
Predmetni okvirni sporazum je sestavljen in podpisan v 2 (dveh) enakih izvodih, od katerih prejme naročnik 1 (en) izvod in izvajalec 1 (en) izvod.
Podpisano
, dne
Ljubljana, dne
IZVAJALEC: NAROČNIK:
JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o.
Samo Lozej direktor
Priloga:
• Posebni sporazum o obdelavi osebnih podatkov
POSEBNI SPORAZUM O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV – ni potrebno prilagati k ponudbi | Priloga 7 |
xx. xxxxxxxxx: JPE-ST-190/21-GDPR št. izvajalca:
POSEBNI SPORAZUM O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV
K OKVIRNEMU SPORAZUMU ZA SVETOVANJE PRI CELOSTNI ORGANIZACIJI ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA IN CELOSTNI VZPOSTAVITVI INFORMACIJSKEGA OKOLJA
ki ga skleneta:
NAROČNIK: JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., Xxxxxxxxxx xxxxx 00,
1000 Ljubljana, ki ga zastopa direktor Xxxx Xxxxx (v nadaljevanju: naročnik )
identifikacijska številka za DDV: SI23034033 matična številka: 5226406000
in
IZVAJALEC: , ki ga zastopa: (v nadaljevanju: izvajalec)
identifikacijska številka za DDV:
matična številka:
(v nadaljevanju oba skupaj tudi: stranki okvirnega sporazuma)
1. člen Stranki okvirnega sporazuma uvodoma ugotavljata:
- da sta sklenili Okvirni sporazum za svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja, št. JPE-ST-190/21 (v nadaljevanju: Okvirni sporazum),
- da na podlagi okvirnega sporazuma izvajalec kot obdelovalec (v nadaljevanju: pogodbeni obdelovalec) za naročnika kot upravljavca opravlja svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja, v okviru katere v imenu upravljavca tudi obdeluje osebne podatke,
- da se stranki okvirnega sporazuma zavedata pomembnosti zaščite pravice do zasebnosti, varstva osebnih podatkov in sta seznanjeni z veljavnimi zakoni in predpisi o varstvu osebnih podatkov,
- da se je dne 25. maja 2018 pričela uporabljati Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES -
Splošna uredba o varstvu podatkov - angl. General Data Protection Regulation (v nadaljevanju: Uredba GDPR), ki od upravljavcev in obdelovalcev zahteva natančnejšo opredelitev obveznosti obdelovalca po okvirnem sporazumu do upravljavca ter opredelitev določenih vsebin, vezanih na obdelavo osebnih podatkov, zaradi česar stranki po okvirnem sporazumu sklepata ta Posebni sporazum o obdelavi osebnih podatkov k okvirnem sporazumu (v nadaljevanju: Sporazum) in tudi morebitnim drugim dogovorom, sklenjenim med naročnikom na eni strani in izvajalcem na drugi strani,
- upoštevaje medsebojne pravice in obveznosti, opredeljene v tem Sporazumu, stranki po okvirnem sporazumu soglašata, da spodaj opredeljeni pogoji, pravice in obveznosti predstavljajo poseben dodatek k okvirnemu sporazumu.
2. člen
Obdelovalec po okvirnem sporazumu lahko obdeluje osebne podatke zgolj po navodilih upravljavca, pri čemer upravljavec s posebno prilogo k temu sporazumu določi vrsto osebnih podatkov za obdelavo, vsebino, trajanje in namen obdelave.
Obdelovalec po okvirnem sporazumu je dolžan upravljavca obvestiti, če meni, da navodila upravljavca kršijo določbe Uredbe GDPR ali katere druge predpise o varstvu osebnih podatkov, ki zavezujejo obdelovalca po okvirnem sporazumu kot obdelovalca osebnih podatkov.
Obdelovalec po okvirnem sporazumu mora voditi evidenco vseh vrst dejavnosti obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja za upravljavca ter zagotavljati nadzor nad obdelavo osebnih podatkov v skladu z GDPR in internimi akti upravljavca, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
Obdelovalec po okvirnem sporazumu zagotavlja, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti.
Obdelovalec po okvirnem sporazumu glede na naravo obdelave osebnih podatkov, ki jih obdeluje za upravljavca, le-temu pomaga pri:
- zagotavljanju varstva pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki jih obdelovalec po okvirnem sporazumu obdeluje, kar zagotavlja z izvajanjem ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov,
- obveščanju pristojnega nadzornega organa (Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije) v primeru kršitve varstva osebnih podatkov na način, da obdelovalec po okvirnem sporazumu takoj oziroma še isti dan po seznanitvi s kršitvijo obvesti upravljavca o vrsti in obsegu kršitve, navede kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov oziroma drug kontakt, kjer lahko upravljavec pridobi več informacij o kršitvi, poda opis verjetnih posledic kršitve varstva osebnih podatkov in opis ukrepov, katerih sprejetje predlaga za obravnavanje kršitve, pa tudi ukrepov za ublažitev morebitnih škodljivih posledic kršitve,
- izpolnjevanju obveznosti v zvezi s seznanitvijo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, če je verjetno, da bo takšna kršitev povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznika,
- izdelavi ocene učinka predvidenih dejanj obdelave osebnih podatkov za varstvo osebnih podatkov, ki se opravi, ko se spremeni tveganje, ki ga predstavljajo posamezna dejanja obdelave.
3. člen
Obdelovalec po okvirnem sporazumu je dolžan po zaključku storitev in tudi na vsakokratno zahtevo upravljavca osebne podatke, ki jih je obdeloval po okvirnem sporazumu za upravljavca, nemudoma vrniti upravljavcu, morebitne kopije teh osebnih podatkov pa mora takoj izbrisati ali
uničiti.
Obdelovalec po okvirnem sporazumu mora upravljavcu podati vse informacije, ki jih upravljavec zahteva za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti obdelovalca po okvirnem sporazumu v zvezi z obdelavo osebnih podatkov upravljavca ter upravljavcu omogočiti izvajanje revizij in pregledov, pri katerih mora obdelovalec po okvirnem sporazumu tudi sodelovati.
4. člen
Obdelovalec po okvirnem sporazumu mora pri izvrševanju določil tega sporazuma v zvezi z osebnimi podatki in obdelavo osebnih podatkov z organizacijskimi in tehničnimi ukrepi zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov tako, da se preprečuje nepooblaščena obdelava, slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba, kar zagotovi z/s:
- varovanjem prostorov, opreme in sistemske programske opreme, vključno z vhodno – izhodnimi enotami,
- varovanjem aplikativne programske opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki,
- preprečevanjem nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih,
- zagotavljanjem učinkovitega načina blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov,
- omogočanjem poznejšega ugotavljanja, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je obdeloval te osebne podatke,
- testiranjem vsakega novega programa in spremembe pri obstoječih programih pred redno uporabo na testnih vzorcih.
5. člen
Z ukrepi iz prejšnjega člena tega sporazuma obdelovalec po okvirnem sporazumu zagotavlja upravljavcu:
- dostop do osebnih podatkov, ki se v zvezi s posameznikom obdelujejo pri obdelovalcu po okvirnem sporazumu, popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi s posameznikom,
- izbris osebnih podatkov v primerih, ko osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani, če posameznik prekliče privolitev, če ne obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov ali če posameznik utemeljeno ugovarja obdelavi osebnih podatkov,
- omejitev obdelave v primerih, ko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti teh podatkov ali izbrisu osebnih podatkov pri nezakoniti obdelavi, kadar posameznik vloži ugovor v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ali potrebuje osebne podatke za uveljavljanje, izvajanje in obrambo pravnih zahtevkov, upravljavec pa osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave,
- potrebne podatke in informacije za obveščanje v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov, ki se nanašajo na posameznika in omejitvijo obdelave,
- potrebne podatke in informacije zaradi morebitnega ugovora v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo na posameznika.
6. člen
Obdelovalec po okvirnem sporazumu sme samo po izrecnem predhodnem pisnem pooblastilu upravljavca poveriti posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov podobdelovalcu po okvirnem sporazumu.
Za vsakega podobdelovalca po okvirnem sporazumu določi obdelovalec po okvirnem sporazumu
v medsebojni pisni pogodbi o obdelovanju osebnih podatkov:
- vrste osebnih podatkov, do katerih ima pogodbeni podobdelovalec dostop,
- pooblastila pogodbenega podobdelovalca pri obdelavi osebnih podatkov,
- ukrepe za varstvo osebnih podatkov, ki jih mora pogodbeni podobdelovalec sprejeti in izvajati,
- nadzor pogodbenega obdelovalca glede izvajanja ukrepov varstva osebnih podatkov pri pogodbenemu podobdelovalcu.
7. člen
Pogodbeni podobdelovalec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti enako stroge postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in za varstvo pravic posameznikov, kot veljajo v skladu s tem sporazumom za pogodbenega obdelovalca.
Za izvršitev obveznosti iz tega sporazuma odgovarja upravljavcu obdelovalec po okvirnem sporazumu tako, kot da bi jih opravil sam, čeprav jih je namesto njega izvedel pogodbeni podobdelovalec.
8. člen
Ta Sporazum je sklenjen z dnem podpisa obeh strank okvirnega sporazuma. Sporazum se šteje za sestavni del okvirnega sporazumain velja za čas veljavnosti okvirnega sporazuma.
Kakršnekoli spremembe ali dopolnitve tega Sporazuma so možne le v obliki pisnega aneksa k Sporazumu ali v obliki sprejema novega Sporazuma, ki ga podpišeta obe stranki okvirnega sporazuma.
9. člen
V primeru neskladja med določbami tega Sporazuma in pogodbo ali drugih obstoječih dogovorov o obdelavi osebnih podatkov med strankama okvirnega sporazuma veljajo določila tega Sporazuma.
10. člen
Ta Sporazum je sklenjen v 2 (dveh) enakih izvodih, od katerih prejme vsaka stranka po 1 (en) izvod.
Ljubljana, dne Ljubljana, dne
IZVAJALEC: NAROČNIK:
JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o.
Samo Lozej direktor
Priloga k Sporazumu o obdelavi osebnih podatkov k okvirnem sporazumu za svetovanje pri celostni organizaciji elektronskega dokumentnega sistema in celostni vzpostavitvi informacijskega okolja, št. JPE-ST-190/21
Priloga št. 1 k posebnemu sporazumu
Obdelovalec okvirnega sporazuma iz pisnega sporazuma pridobi pravico dostopa do naslednjih podatkov o fizičnih osebah, ki se vodijo v elektronskem dokumentnem
sistemu in poslovnem informacijskem sistemu naročnika:
1. Osebni podatki pošiljateljev ali prejemnikov dokumentov, ki so v digitalizirani obliki shranjeni v dokumentnem sistemu:
• Ime in priimek,
• Ulica in hišna številka,
• Kraj in poštna številka,
• Elektronski naslov,
• Xxxxx poslovnega partnerja,
• Digitalizirani dokumenti.
Podatki se nahajajo v aplikaciji EDS. Rok hrambe osebnih podatkov: vpogled v sistem v času trajanja okvirnega sporazuma.