Splošni pogoji uporabe programske opreme Saop 1/2022

1. člen – SPLOŠNI POGOJI

(1) Ti splošni pogoji uporabe (v nadaljevanju: pogoji) določajo pogoje uporabe programske opreme SAOP (v nadaljevanju: programska oprema), ki jo na podlagi Pogodbe o uporabi programske opreme Saop (v nadaljevanju: pogodba) določa podjetje Saop d.o.o., Cesta Goriške fronte 46, 5290 Šempeter pri Gorici, matična št. 5383129000 (v nadaljevanju: dajalec licence, obdelovalec) ter pravice in obveznosti pridobitelja licence kot uporabnika ter dajalca licence na podlagi omenjene pogodbe.

(2) V primeru, da je posamezna določba v pogodbi urejena drugače kot v teh pogojih, veljajo določbe, navedene v pogodbi.

Poglavje 1: Programska oprema

2. člen – OPREDELITEV POJMOV

(1) Izrazi, uporabljeni v teh pogojih, imajo naslednji pomen:

Pridobitelj licence je pravna ali fizična oseba, na katero je prenesena pravica do uporabe programske opreme.

Uporabnik je fizična oseba, ki pri pridobitelju licence neposredno uporablja programsko opremo ter zanjo veljajo obveznosti iz pogodbe in teh pogojev, vključno z obveznostjo varovanja zaupnosti podatkov.

Ponudba pomeni dokument, ki ga pripravi dajalec licence in potrdi pridobitelj licence ter vsebuje podatke o naročenih modulih programske opreme, številu licenc, višini

licenčnine, znesku vzdrževanja in/ali najemnine, morebitnih storitvah ter ceni storitev, plačilnih pogojih in drugih morebitnih dogovorih, vezanih na uporabo programske opreme in je sestavni del pogodbe. Za potrjeno ponudbo se šteje tako pisna potrditev ponudbe kakor tudi elektronska potrditev ponudbe.

Licenca pomeni neizključno (neekskluzivno) in neprenosljivo pravico do uporabe programske opreme, ki jo določa ponudba.

Vzdrževalne storitve pomenijo zagotovitev naslednjih storitev na programski opremi za pridobitelja licence, ki ima sklenjeno pogodbo o uporabi programske opreme: (i)

telefonska ali spletna pomoč uporabnikom v dogovorjenem obsegu vezana na delo s programsko opremo (reševanje zahtevka preko Portala za uporabnike), (ii) odprava

napak, (iii) ažuriranje programske opreme glede na spremembe zakonodaje in (iv) omogočanje brezplačne uporabe novih standardnih verzij, v času trajanja pogodbe. Uskladitev programske rešitve z zakonsko spremembo pomeni spremembo ene ali več obstoječih funkcij programske opreme v skladu z zakonsko spremembo. Če zakonska sprememba uvaja oz. zahteva novo funkcionalnost oz. rešitev, ki je programska oprema na dan objave te zakonske spremembe ne vsebuje, morebitna uskladitev programske opreme s tako zakonsko spremembo ni vključena med vzdrževalne storitve, se pa o njej pogodbeni stranki lahko dogovorita posebej.

Najemne storitve pomenijo zagotovitev pravice do uporabe programske opreme in vzdrževalnih storitev v času sklenjene pogodbe.

Portal za uporabnike je portal, ki je dostopen na spletni strani dajalca licence. Preko omenjenega portala uporabniki oddajajo zahteve, dostopajo do obvestil in novih standardnih verzij programske opreme, razen če ni dogovorjeno drugače.

Storitve usposabljanja pomenijo zagotovitev uvajanja za začetek uporabe programske opreme in se zaračunavajo po dejansko opravljenih urah.

Svetovalne storitve pomenijo plačljive storitve, ki jih izven pogodbe dajalec licence zagotavlja pridobitelju licence in se obračunavajo poleg licenčnine in vzdrževalnih/najemnih storitev. Te storitve zajemajo npr. splošno svetovanje glede primernosti in kompatibilnosti računalniških sistemov pri uporabniku, odpravo napak in okvar, ki nastanejo po krivdi uporabnika ali nepravilne uporabe programske opreme, namenske dopolnitve programske rešitve, dodatno usposabljanje in izpopolnjevanje znanja glede uporabe programa ali zakonodajnih sprememb ter druge storitve.

Storitve pomenijo skupno ali posamezno svetovalno storitev, vzdrževalne storitve in/ali storitve usposabljanja.

Delovna postaja pomeni osebni računalnik pri pridobitelju licence.

Programska oprema je računalniški program, v skladu z Zakonom o avtorskih in sorodnih pravicah, tj. skupina datotek, ki vsebujejo podatke in programsko kodo programa v prevedeni ali izvajalni obliki, pripadajoče spletne storitve, poleg tega pa vključuje še postopke in metode delovanja, medij, na katerem so shranjene datoteke, tiskano in/ali elektronsko dokumentacijo, kot je podrobneje opredeljeno v ponudbi in pogodbi.

Standardna verzija programske opreme je programska oprema, ki vključuje funkcionalnosti, ki jih dajalec licence opredeli kot standardne oz. nenamenske.

Programska napaka je napaka, odpoved ali drugo nepričakovano delovanje

programske opreme ali sistema, ki se kaže kot ponovljiv nepravilen rezultat oziroma kot nepredvideno obnašanje sistema (odpoved, prepočasno delovanje ipd.).

Delovni čas dajalca licence je vsak delovni dan med 8.00 in 16.00 uro, razen če je v ponudbi definirano drugače.

Odzivni čas je čas, v katerem mora dajalec licenc odzvati na pisni zahtevek in začne teči takoj po prejemu pisnega zahtevka po pomoči preko spletnega portala za uporabnike, razen če je s ponudbo dogovorjeno drugače.

Število sočasnih dostopov pomeni največje število uporabnikov, ki lahko v nekem trenutku dostopa do programske opreme.

Strojna oprema ali angleško hardware je fizični del opreme, ki se je lahko dotaknemo, kot npr. terminal za registracijo delovnega časa, čitalci, ohišje.

3. člen – PRAVICE INTELEKTUALNE LASTNINE IN ZAUPNOST

(1) Programska oprema je zaščitena z zakonodajo, ki varuje intelektualno lastnino, vključno z vsakokrat veljavnim Zakonom o avtorskih in sorodnih pravicah, Zakonom o industrijski lastnini, Kazenskim zakonikom in mednarodnimi pogodbami in konvencijami s področja intelektualne lastnine, ki veljajo na območju Republike Slovenije.

(2) Vsa upravičenja in pravice intelektualne lastnine v zvezi s programsko opremo (vključno s tekstom, slikami, fotografijami, animacijami, videoposnetki, avdio posnetki, glasbo, besedili in programi, vključenimi v programsko opremo), priloženo tiskano gradivo in vse kopije izdelka so last dajalca licence.

(3) Programska oprema je pravno varovana kot računalniški program v celoti. Sestavnih delov ni dovoljeno ločiti in jih ločeno uporabljati, prav tako ni dovoljeno spreminjati ali odstranjevati oznake avtorskih pravic, poslovne skrivnosti, zaščitene blagovne znamke ter lastniške ali druge pravne oznake, vsebovane v programski opremi.

(4) Uporabnik in pridobitelj licence ne smeta kopirati ali kako drugače reproducirati celotnih ali posameznih delov programske opreme, razen tistega kopiranja, ki je bistveno za njegovo nemoteno uporabo ter kot namen arhiviranja in obnovitve sistema, pod pogojem, da varnostnih kopij ne uporablja za druge namene kot za namene arhiviranja ali obnovitve sistema.

(5) Uporabnik in pridobitelj licence se z uporabo programske opreme strinjata, da predstavljajo ideje in na njihovi podlagi implementirane programske rešitve zaupne podatke in poslovno skrivnost dajalca licence, zato se zavezujeta te podatke

obravnavati kot zaupne in jih nikakor ne razkrivati tretjim osebam, razen v primeru, ko to zahteva zakon ali odločba pristojnega sodišča.

4. člen – LICENČNE PRAVICE

(1) Uporabnik in/ali pridobitelj licence sme programsko opremo uporabljati le v lastne namene pridobitelja licence in ga ne sme odplačno ali brezplačno posojati ali dajati v najem tretjim osebam in/ali pravic iz pogodbe prenesti na tretjo pravno osebo. Poleg navedenega uporabnik in pridobitelj licence podatkov, pridobljenih z uporabo programske opreme, ne smeta v nobeni obliki brezplačno ali odplačno ponujati tretjim uporabnikom. V primeru kršitve zgoraj navedenih prepovedi bo pridobitelj licence dajalcu licence na njegovo zahtevo izplačal odškodnino v višini desetkratne vrednosti odtujene programske opreme na dan ugotovitve.

(2) Programsko opremo sme pridobitelj licenc uporabljati največ v obsegu števila sočasnih dostopov, določenih s ponudbo, tudi če je nameščena na več delovnih postajah pridobitelja licence. Uporaba programske opreme na način, ki bi omogočal uporabo programske opreme na več lokacijah ali več poslovnim subjektom, ni dovoljena, razen na podlagi predhodnega dogovora z dajalcem licence na podlagi potrjene ponudbe. Prav tako brez predhodnega dogovora z dajalcem licence ni dovoljena namestitev programske opreme na več uporabnikovih lokacijah.

(3) Uporabnik podatkov iz programske opreme ne sme kopirati drugače, kot mu to omogoča aplikacija, ki je vgrajena v programsko opremo.

(4) Z namenom zagotovitve uporabnikovega spoštovanja pogodbe in teh pogojev, je dajalcu licence dovoljeno, da občasno preveri pri uporabniku ali uporabnik uporablja programsko opremo s skladu s tem splošnimi pogoji in pogodbo, vključno z nadzorom sočasnega dostopa uporabnikov do programske opreme. Za zagotovitev tega preverjanja mora pridobitelj licence v svojem informacijskem sistemu omogočiti dajalcu licence elektronski prenos informacij o številu uporabnikov in sočasnih dostopih (informacije ne vsebujejo nobenih osebnih podatkov). V primeru, da dajalec licence na podlagi obdelave podatkov o številu in času dostopov ugotovi, da programsko opremo sočasno uporablja več uporabnikov, kot ima pridobitelj kupljenih licenc, je dajalec licence upravičen pridobitelju licence zaračunati licenčnino in vzdrževanje na podlagi dejanskega števila zabeleženih dostopov do posameznega modula programske opreme od dneva, ko je bilo ugotovljeno neskladje licenc.

(5) V primeru najema programske opreme (tj. najemne storitve), je licenca veljavna le za obdobje sklenjene pogodbe o sodelovanju.

(6) V primeru ponovne sklenitve pogodbe o sodelovanju po predhodni prekinitvi, si dajalec licence pridržuje pravico do ponovnega zaračunavanja licenčnine in vzdrževanja in/ali najema po vsakokrat veljavnem ceniku.

5. člen – VZDRŽEVALNE STORITVE

(1) Dajalec licence bo zagotavljal vzdrževalne storitve le pridobitelju licence, ki ima sklenjeno pogodbo o uporabi programske opreme in skladno s pogoji določenimi v ponudbi.

(2) Dajalec licence bo v delovnem času nudil strokovno pomoč (telefonsko ali preko spleta) uporabnikom programske opreme, na podlagi oddanega zahtevka po pomoči preko spletnega portala za uporabnike v skladu z vsakokrat veljavnim cenikom, razen če je v ponudbi dogovorjeno drugače.

(3) Dajalec licence bo nudil pomoč le tistim uporabnikom, ki so bili za delo s programsko opremo usposobljeni s strani dajalca licence v okviru storitve usposabljanja. V nasprotnem primeru se storitev obračuna po vsakokrat veljavnem ceniku, objavljenem na spletni strani dajalca licence.

(4) Obseg brezplačne pomoči uporabniku je definiran v ponudbi.

V primeru pomoči izven dogovorjenega obsega, ki je definiran v ponudbi, se pomoč obračuna po vsakokrat veljavnem ceniku, ki je objavljen na spletni strani dajalca licence, razen če je s ponudbo dogovorjeno drugače.

(5) Odzivni čas dajalca licence ne bo daljši od treh (3) delovnih dni in začne teči takoj po prejemu pisnega zahtevka po pomoči preko spletnega portala za uporabnike, razen če je s ponudbo dogovorjeno drugače.

(6) Dajalec licence bo brezplačno odpravljal vse vidne in skrite napake na programski opremi v skladu s členom 6. teh pogojev.

(7) Dajalec licence bo storil vse, kar je v njegovi moči, da bo programska oprema delovala nemoteno.

(8) Dajalec licence bo spremljal zakonodajo ter sproti in v najkrajših rokih prilagajal programsko opremo novim predpisom in zakonom.

(9) Dajalec licence bo pridobitelju licence dal na voljo nove standardne verzije programske opreme.

(10) Dajalec licence bo pridobitelja licence sproti obveščal o novostih programske opreme in aktualnih izobraževanjih.

(11) Dajalec licence bo - v kolikor bo to mogoče - nadstandardne programe in posebne programske module, ki so bili dodelani, prilagojeni in/ali narejeni izključno na željo pridobitelja licence, proti plačilu prilagajal specifičnim zahtevam pridobitelja licence ter novim predpisom, v kolikor bodo dopolnitve skladne s strategijo razvoja produkta.

(12) Dajalec licence zagotavlja garancijo za delovanje strojne opreme skladno s pogoji iz Pravilnika o blagu, za katero se izda garancija za brezhibno delovanje, in skladno s pogoji, ki jih določa distributer strojne opreme.

6. člen – ODPRAVA NAPAK

(1) Uporabnik oz. pridobitelj licence obvesti dajalca licence o domnevni neskladnosti s predvidenim delovanjem preko zahtevka za pomoč na spletnem portalu, razen če je s ponudbo dogovorjeno drugače.

(2) Glede na opis domnevne neskladnosti in druge, dajalcu licence znane okoliščine, dajalec licence najprej izvede analizo in v primeru, da gre za napako, opredeli stopnjo prioritete napake, in sicer kot eno naslednjih kategorij: (a) kritična, (b) visoka,

(a) KRITIČNA:

• Programska oprema ali katera od pogosto uporabljenih funkcij ne deluje ali deluje bistveno počasneje kot običajno,

• napaka ovira delovni proces pridobitelja licence, ki ga mora le-ta zaradi poslovanja nujno opraviti do določene ure istega ali naslednjega dne in pri tem nima obhoda,

• za napako ni nadomestne rešitve (z ali brez uporabe programa) in zaradi napake lahko nastane poslovna škoda (onemogočena je prodaja, plačevanje računov, prevzem blaga...),

• programska oprema lahko povzroča škodo na podatkih.

(b) VISOKA:

• programska oprema se lahko uporablja, vendar je uporaba omejena; nadomestna rešitev obstaja, vendar je nepraktična,

• zavajajoči ali napačni interni izpisi ali prikazi podatkov,

• napako zazna večja množica uporabnikov.

• delovanje programske opreme ni povsem v skladu s pričakovanji, vendar je na voljo sprejemljiva nadomestna rešitev,

• napaka nima vpliva na poslovanje ali funkcionalno vrednost programske opreme.

(d) NIZKA:

• ne vpliva na delovanje programske opreme in na poslovanje,

• večinoma estetske napake na uporabniškem vmesniku, kot so napake v črkovanju, poravnave, barva, oblika pisave ipd.

(3) Dajalec licence določi prioriteto odprave napak v skladu z lastno strokovno presojo. Kritične napake imajo prednost pred drugimi razvojnimi deli. Po odpravi kritične napake in testiranju, dajalec licence objavi izredno verzijo programske opreme.

(4) Predviden rok za odpravo kritične napake na produkcijskem okolju je do 5 delovnih dni od odprtja naloga za odpravo napake, če so zagotovljene vse potrebne informacije in je napako možno reproducirati ter so zagotovljeni človeški viri tudi pri produkcijskem okolju pridobitelja licence. Napake visoke prioritetne stopnje se vključijo predvidoma v prvo naslednjo razvojno iteracijo. Napake srednje in nizke prioritetne stopnje se umestijo v razvojno čakalno vrsto glede na prioriteto – v primerjavi z ostalimi vsebinskimi nalogi in nalogi za odpravo napak.

(5) Dajalec licence bo pridobitelja licence o odpravi napak (kritičnih, visokih) obvestil preko standardnih komunikacijskih poti.

(6) Odzivni časi za reševanje napak

Napaka	Odzivni čas	Čas za odpravo napak
Kritična	4 ure*	Čim prej, ne kasneje kot v 5 delovnih dneh zagotovitev rešitve.
Visoka	1 delovni dan	V 30 delovnih dneh zagotovitev rešitve.
Srednja	5 delovnih dni	Dajalec licence umesti izvedbo rešitve v eno od naslednjih verzij programske opreme, glede na prioritete nalogov v razvojni čakalni vrsti.
Nizka	10 delovnih dni	Če dajalec licence presodi, da je rešitev smiselna, jo umesti v eno izmed naslednjih verzij programske opreme, glede na prioritete nalogov v razvojni čakalni vrsti.

*velja med rednim delovnim časom dajalca licence

(7) Dajalec licence si pridržuje pravico do spremembe odzivnih časov za reševanje napak v primeru spremenjenih pogojev poslovanja, višje sile ali izrednih razmer.

7. člen - OMEJITEV ODGOVORNOSTI

(1) Dajalec licence ne prevzema nikakršne odgovornosti za morebitno posredno ali neposredno škodo (vključno s škodo zaradi izgube dobička, prekinitve poslovanja, izgube poslovnih informacij ali drugo premoženjsko škodo), ki bi nastala zaradi uporabe ali nezmožnosti uporabe celotnega ali dela programske opreme oziroma v programski opremi vsebovanih podatkov.

(2) Odgovornost dajalca licence za morebitno škodo, ki bi izvirala iz izvajanja storitev, je za vzdrževalne storitve omejena na trikratnik zneska mesečnega vzdrževanja, za ostale storitve pa je omejena na enkraten znesek plačila, ki ga je za posamezno vrsto storitve pridobitelj licence plačal dajalcu licence.

(3) Dajalec licence za podatke, ki jih pridobiva iz javnih evidenc, ne prevzema nikakršne odgovornosti za njihovo pravilnost in ažurnost.

(4) Dajalec licence ne odgovarja za morebiten prenos računalniških virusov in drugih škodljivih programov, napak v internetni povezavi oziroma zlorabo ali krajo uporabnikove identitete.

(5) Pred vsako poslovno odločitvijo, ki jo uporabnik namerava sprejeti na podlagi uporabe programske opreme ali v programski opremi vsebovanih podatkov, naj uporabnik natančno preveri podatke, jih pravilno ovrednoti in se posvetuje s strokovnjakom.

(6) Dajalec licence ne odgovarja za škodo zaradi napačnega ravnanja s programsko opremo, neposrednih posegov v bazo podatkov in spreminjanja strukture in vsebine podatkov s strani pridobitelja licence ali drugih oseb, ki izvajajo storitve v imenu pridobitelja licence in so opravljeni s kakršnimkoli drugim orodjem kot z ustrezno standardno verzijo programske opreme.

(7) Dajalec licence ne prevzema odgovornosti za nedelovanje programske opreme zaradi sprememb na Microsoft SQL podatkovnem strežniku ali ukinitve podpore Microsoft SQL podatkovnega strežnika. Pridobitelj licenc se zavezuje nadgrajevati sistemsko okolje, skladno s sistemskimi zahtevami za Saop.

(8) Dajalec licence ne odgovarja za varnost povezave do Web aplikacij (varna povezava prek aktualnega protokola HTTPS), za varnost le-te je odgovoren pridobitelj licence.

8. člen – OMEMBA NA REFERENČNI LISTI

(1) Pridobitelj licence se izrecno strinja, da lahko dajalec licence njegov naziv podjetja, vključno z njegovim logotipom, navede na referenčni listi, med svojimi strankami. Dajalec licence dovoljuje pridobitelju licence, da uporablja njegov naziv, vključno z njegovim logotipom, za svoje promocijske dejavnosti.

Poglavje 2: Dogovor o obdelavi osebnih podatkov

ODDELEK I

(UVODNA DOLOČILA)

9. člen – NAMEN IN PODROČJA UPORABE

(1) Namen tega poglavja splošnih pogojev (v nadaljnjem besedilu: določila) je zagotoviti skladnost s členom 28 (3) in (4) Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).

(2) Naročnik kot upravljavec in izvajalec kot obdelovalec soglašata s temi določili, da se zagotovi skladnost s členom 28 (3) in (4) Uredbe (EU) 2016/679.

(3) Ta določila se uporabljajo za obdelavo osebnih podatkov, kot je določeno v 14. členu.

(4) Ta določila ne posegajo v obveznosti, ki veljajo za upravljavca na podlagi Uredbe (EU) 2016/679.

(5) Ta določila sama po sebi ne zagotavljajo skladnosti z obveznostmi v zvezi z mednarodnimi prenosi v skladu s poglavjem V Uredbe (EU) 2016/679.

10. člen – RAZLAGA

(1) Kadar se v teh določilih uporabljajo izrazi, opredeljeni v Uredbi (EU) 2016/679, imajo ti izrazi isti pomen kot v navedeni uredbi.

(2) Ta določila se berejo in razlagajo v skladu z določbami Uredbe (EU) 2016/679.

(3) Ta določila se ne razlagajo na način, ki bi bil v nasprotju s pravicami in obveznostmi iz Uredbe (EU) 2016/679, ali na način, ki posega v temeljne pravice ali svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

ODDELEK II

(OBVEZNOSTI POGODBENIC)

11. člen – OPIS OBDELAVE

11.1 Xxxxxx, namen in trajanje obdelave

Obdelovalec v okviru storitve nudi upravljavcu implementacijo programskih rešitev, uvajanje upravljavčevih sodelavcev v uporabo programa ali vsebinsko oz. tehnično podporo, pri katerih je za rešitev posameznih nalog potreben tudi vpogled ali druga obdelava osebnih podatkov. Obdelovalec bo obdelavo tako vršil izključno za namen zagotavljanja podpore in delovanja storitvi programov, katere predmet je sklenjena Pogodba o uporabi programske opreme.

Obdelava podatkov se izvaja občasno, ko upravljavec zahteva tehnično ali vsebinsko podporo in traja najdlje do zaključka konkretne naloge.

11.2 Vrste osebnih podatkov in kategorije posameznikov

Moduli	Kategorije posameznikov	Vrste osebnih podatkov
Knjigovodstvo	Zaposleni; Stranke upravljavca in dobavitelji	Vsi osebni podatki, ki jih zahteva aktualna zakonodaja s področja knjigovodstva Vsi osebni podatki, katerih zakonska podlaga izhaja iz namena izvajanja nalog zaposlenega pri upravljavcu.
Plače	Zaposleni ali zunanji sodelavci ter njihovi svojci	Vsi osebni podatki, katerih zakonska podlaga izhaja iz naslednjih obračunov: - Obračun plač in drugi obračuni, ki izhajajo na podlagi delovnega razmerja (podatki zaposlenih … - Obračun avtorskih, podjemnih in drugih pogodb - Druge vrste osebnih podatkov, ki jih upravljavec osebnih podatkov po lastni želji in potrebi vpisuje v program.
Trgovina in proizvodnja	Zaposleni; Stranke upravljavca in dobavitelji	Vsi osebni podatki, katerih zakonska podlaga temelji na izstavljanju računov kupcu Vsi osebni podatki, katerih zakonska podlaga oz. izhaja iz namena izvajanja nalog zaposlenega pri delodajalcu
Registracija časa	Zaposleni	Osnovni podatki o zaposlenih Dogodki zaposlenega za beleženje prisotnosti na delu

		Pogoji za odločbo za letni dopust Druge vrste osebnih podatkov ki jih upravljavec osebnih podatkov po lastni želji in potrebi vpisuje v program
Sociala, zdravstvo in obračun	Zaposleni; Varovanci ali pacienti ter njihovi svojci/kontakti	Podatki o uporabnikih institucionalnega varstva ali pomoči na domu in njihovih svojcih, ki jih upravljavec potrebuje za zagotavljanje poslovanja in svojih zakonskih obveznosti. Vključuje možnost dostopa do posebnih vrst osebnih podatkov, kot je zdravstveno in socialno stanje. Druge vrste osebnih podatkov, ki jih upravljavec osebnih podatkov po lastni želji in potrebi vpisuje v program
Edonet	Operaterji/Uporabniki	Prijavni podatki o uporabniku, ki so potrebni za zagotavljanje izvajanja storitve
Obračun storitev	Zaposleni Otroci, dijaki, študenti (šole, vrtci, dijaški in študentski domovi)	Vsi osebni podatki, katerih zakonska podlaga izhaja iz naslova obračuna šolskih in vrtčevskih storitev staršem. Druge vrste osebnih podatkov, ki jih upravljavec osebnih podatkov po lastni želji in potrebi vpisuje v program

12. člen – TEHNIČNI IN ORGANIZACIJSKI UKREPI ZA ZAGOTOVITEV VARNOSTI PODATKOV

(1) Tehnični in organizacijski ukrepi se izvajajo na podlagi Varnostne politike podjetja.

(2) Varovanje prostorov poteka tako, da se prostori izven delovnega časa zaklepajo, za vstop v prostor med delovnim časom je vstop zagotovljen s kontrolo pristopa (magnetno kartico). Ob vhodu v prostor je v vetrolovu zagotovljen vstop z vpogledom na video v poslovne prostore.

(3) Zagotavljanje integritete (nespremenljivosti) in zaupnosti podatkov se izvaja preko omejenih pooblastil zaposlenih. Dostop do podatkov v elektronski obliki je zaščiten z geslom na ravni operacijskega sistema in na ravni aplikacije. Redno se tudi izvajajo testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.

(4) Rezervne kopije podatkov se nahajajo le pri upravljavcu osebnih podatkov, zanje pogodbeni obdelovalec ne zagotavlja varnostnih kopij.

(5) Notranja sledljivost operacij na podatkih, ki se navezujejo na obdelavo osebnih podatkov, se zagotavlja preko dnevnika obdelav in preko Zahtevkov za pomoč. Na tak način je vodena tudi sledljivost posredovanja podatkov tretjih osebam.

(6) Postopki dela zaposlenih, ki se nanašajo na obdelavo osebnih podatkov (izvajanje implementacij, nudenje pomoči preko HelpDeska), so opredeljeni v internih aktih obdelovalca in internih navodilih za delo.

13. člen – OBVEZNOST POGODBENIC

13.1 Navodila

(1) Obdelovalec obdeluje osebne podatke samo po dokumentiranih navodilih upravljavca, posredovanih preko HelpDeska obdelovalca, razen če to od njega zahteva pravo Unije ali pravo države članice, ki velja za obdelovalca. V slednjem

primeru obdelovalec o tej pravni zahtevi pred obdelavo podatkov obvesti upravljavca, razen če zadevno pravo prepoveduje takšno obvestilo na podlagi pomembnih razlogov v javnem interesu. Upravljavec lahko med celotnim trajanjem obdelave osebnih podatkov da tudi nadaljnja navodila. Ta navodila se vedno dokumentirajo na HelpDesku obdelovalca.

(2) Obdelovalec nemudoma obvesti upravljavca, če po mnenju obdelovalca navodila upravljavca kršijo Uredbo (EU) 2016/679 ali veljavne določbe Unije ali Republike Slovenije.

13.2 Omejitev namena

Obdelovalec obdeluje osebne podatke samo za posebne namene obdelave, kot je določeno v 14. členu, razen če od upravljavca prejme nadaljnja navodila.

13.3 Trajanje obdelave osebnih podatkov

Obdelovalec lahko osebne podatke obdeluje le toliko časa, kot je potrebno za izvršitev naloge.

13.4 Varnost obdelave

(1) Obdelovalec izvaja vsaj tehnične in organizacijske ukrepe iz Določila 6, da zagotovi varnost osebnih podatkov. To vključuje zaščito podatkov pred kršitvijo njihove varnosti, ki povzroči nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do podatkov (v nadaljnjem besedilu: kršitev varnosti osebnih podatkov). Pri določanju ustrezne ravni varnosti pogodbenice ustrezno upoštevajo najnovejši tehnološki razvoj, stroške izvajanja ter naravo, obseg, okoliščine in namene obdelave ter s tem povezana tveganja za posameznike, na

katere se nanašajo osebni podatki.

(2) Obdelovalec članom svojega osebja odobri dostop do osebnih podatkov, ki se obdelujejo, zgolj v obsegu, ki je nujno potreben za izvajanje, upravljanje in spremljanje pogodbe. Obdelovalec zagotovi, da so osebe, ki so pooblaščene za

obdelavo prejetih osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon.

13.5 Posebna vrsta podatkov

Če obdelava vključuje osebne podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo,

politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, genetske podatke ali biometrične podatke za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatke v zvezi z zdravjem ali spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo posameznika ali podatke v zvezi s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji („občutljivi podatki“), obdelovalec uporabi posebne omejitve in/ali dodatne zaščitne ukrepe.

13.6 Dokumentacija in skladnost

(1) Pogodbenice so sposobne dokazati skladnost s temi določili.

(2) Obdelovalec nemudoma in ustrezno obravnava poizvedbe upravljavca v zvezi z obdelavo podatkov v skladu s temi določili.

(3) Obdelovalec da upravljavcu na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti, ki so določene v teh določilih in izhajajo neposredno iz Uredbe (EU) 2016/679. Obdelovalec na zahtevo upravljavca prav tako dovoli revizije dejavnosti obdelave, ki jih zajemajo ta določila, in k njim prispeva v razumnih časovnih presledkih ali v primeru znakov neskladnosti. Upravljavec lahko pri odločanju o pregledu ali reviziji upošteva ustrezne certifikate obdelovalca.

(4) Upravljavec se lahko odloči, da bo revizijo izvedel sam ali pooblastil neodvisnega revizorja. Revizije lahko vključujejo tudi inšpekcijske preglede v prostorih ali fizičnih objektih obdelovalca. Upravljavec bo obdelovalca o napovedani reviziji obvestil vsaj 10 delovnih dni pred napovedanim terminom prihoda.

(5) Pogodbenice pristojnemu nadzornemu organu oziroma organom na zahtevo omogočijo dostop do informacij iz tega določila, vključno z rezultati revizij.

13.7 Uporaba podobdelovalcev

(1) Obdelovalec ima splošno dovoljenje upravljavca za najem podobdelovalcev z dogovorjenega seznama v Prilogi 1. Obdelovalec posebej pisno obvesti upravljavca o vseh nameravanih spremembah tega seznama z dodajanjem ali zamenjavo podobdelovalcev vsaj 30 dni vnaprej, s čimer upravljavcu zagotovi dovolj časa, da lahko ugovarja takšnim spremembam, preden je zadevni podobdelovalec najet. Če upravljavec ne ugovarja v času najemom podobdelovalca, se šteje, da se z najemom le-tega strinja. Obdelovalec zagotovi upravljavcu informacije, ki jih slednji potrebuje za uveljavljanje pravice do ugovora.

(2) Kadar obdelovalec najame podobdelovalca za izvajanje posebnih dejavnosti obdelave (v imenu upravljavca), to stori s pogodbo, ki podobdelovalcu nalaga

vsebinsko enake obveznosti glede varstva podatkov, kot jih ima obdelovalec podatkov v skladu s temi določili. Obdelovalec zagotovi, da podobdelovalec izpolnjuje obveznosti, ki veljajo za obdelovalca v skladu s temi določili ter Uredbo (EU) 2016/679.

(3) Obdelovalec ostane v celoti odgovoren upravljavcu za izpolnjevanje obveznosti podobdelovalca v skladu z njegovo pogodbo z obdelovalcem. Obdelovalec obvesti upravljavca, če podobdelovalec ne izpolnjuje več svojih pogodbenih obveznosti.

13.8 Mednarodni prenosi podatkov

(1) Obdelovalec lahko podatke tretji državi ali mednarodni organizaciji prenese le na podlagi dokumentiranih navodil upravljavca ali zaradi izpolnjevanja posebne zahteve v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za obdelovalca, in sicer v skladu s poglavjem V Uredbe (EU) 2016/679.

(2) Upravljavec soglaša, da kadar obdelovalec v skladu z določilom 7.7 za izvajanje posebnih dejavnosti obdelave (v imenu upravljavca) najame podobdelovalca in te dejavnosti obdelave vključujejo prenos osebnih podatkov v smislu poglavja V Uredbe (EU) 2016/679, lahko obdelovalec in podobdelovalec zagotovita skladnost s poglavjem V Uredbe (EU) 2016/679 z uporabo standardnih pogodbenih določil, ki jih je sprejela Komisija v skladu s členom 46(2) Uredbe (EU) 2016/679, če so izpolnjeni pogoji za uporabo navedenih standardnih pogodbenih določil.

14. člen – POMOČ UPRAVLJAVCU

(1) Obdelovalec nemudoma obvesti upravljavca o vsaki zahtevi, ki jo je prejel od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Na to zahtevo se ne odzove sam, razen če ga za to pooblasti upravljavec.

(2) Obdelovalec pomaga upravljavcu pri izpolnjevanju njegovih obveznosti odzivanja na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, za uveljavljanje njihovih pravic, pri čemer upošteva naravo obdelave. Obdelovalec pri izpolnjevanju svojih obveznosti v skladu z odstavkoma (1) in (2) ravna v skladu z navodili upravljavca.

(3) Poleg obveznosti, da pomaga upravljavcu v skladu z odstavkom (2), obdelovalec pomaga upravljavcu pri zagotavljanju izpolnjevanja naslednjih obveznosti, pri čemer upošteva naravo obdelave podatkov in informacije, ki so mu na voljo:

(a) obveznost izvedbe ocene učinka predvidenih postopkov obdelave na varstvo osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov), kadar je verjetno, da bo vrsta obdelave povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov;

(b) obveznost posvetovanja s pristojnim nadzornim organom oziroma organi pred obdelavo, kadar je iz ocene učinka v zvezi z varstvom podatkov razvidno, da bi obdelava povzročila veliko tveganje, če upravljavec ne bi sprejel ukrepov za ublažitev tveganja;

takojšnjo obvestitvijo upravljavca, če obdelovalec ugotovi, da so osebni podatki, ki jih obdeluje, netočni ali zastareli;

(d) obveznosti iz člena 32 Uredbe (EU) 2016/679.

(4) Pogodbenice so v Določilu 6 določile ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, s katerimi obdelovalec upravljavcu pomaga pri uporabi tega določila, ter področje in obseg potrebne pomoči.

(5) Pri izvajanju nalog tega člena se smiselno upoštevajo tudi navedbe 3. poglavja teh splošnih pogojev.

15. člen – OBVESTILO O KRŠITVI VARNOSTI OSEBNIH PODATKOV

V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov obdelovalec sodeluje z upravljavcem in mu pomaga pri izpolnjevanju njegovih obveznosti iz členov 33 in 34 Uredbe (EU) 2016/679, kadar je ustrezno, pri čemer upošteva naravo obdelave in informacije, ki so mu na voljo.

15.1 Kršitev varnosti podatkov v zvezi s podatki, ki jih obdeluje upravljavec V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov v zvezi s podatki, ki jih obdeluje

upravljavec in je kršitev posledica ravnanja obdelovalca, obdelovalec upravljavcu pomaga pri:

(1) obveščanju pristojnega nadzornega organa oziroma organov o kršitvi varnosti osebnih podatkov brez nepotrebnega odlašanja po seznanitvi upravljavca s kršitvijo, kadar je to ustrezno (razen če ni verjetno, da bi kršitev varnosti osebnih podatkov povzročila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov);

(2) pridobivanju naslednjih informacij, ki se v skladu s členom 33 (3) Uredbe (EU) 2016/679 navedejo v uradnem obvestilu upravljavca in morajo vključevati vsaj:

(A) vrsto osebnih podatkov, po možnosti tudi kategorije in približno število zadevnih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter kategorije in približno število zadevnih evidenc osebnih podatkov;

(B) verjetne posledice kršitve varnosti osebnih podatkov;

(C) ukrepe, ki jih upravljavec sprejme ali katerih sprejetje predlaga za obravnavanje kršitve varnosti osebnih podatkov, vključno z ukrepi za ublažitev morebitnih škodljivih učinkov kršitve, če je ustrezno.

Kadar in kolikor vseh teh informacij ni mogoče zagotoviti hkrati, začetno obvestilo vsebuje informacije, ki so takrat na voljo, nadaljnje informacije pa se takoj, ko so na voljo, predložijo brez nepotrebnega odlašanja.

(3) izpolnjevanju obveznosti v skladu s členom 34 Uredbe (EU) 2016/679, da se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, brez nepotrebnega odlašanja

obvesti o kršitvi varnosti osebnih podatkov, kadar je verjetno, da bo kršitev varnosti osebnih podatkov povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.

15.2 Kršitev varstva podatkov v zvezi s podatki, ki jih obdeluje obdelovalec V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov v zvezi s podatki, ki jih obdeluje

obdelovalec, obdelovalec o tem nemudoma obvesti upravljavca, potem ko je izvedel

za kršitev. Tako obvestilo zajema vsaj:

(1) opis narave kršitve (po možnosti vključno s kategorijami in približnim številom zadevnih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter kategorijami in približnim številom zadevnih evidenc osebnih podatkov);

(2) podrobnosti o kontaktni točki, kjer je mogoče dobiti več informacij o kršitvi varnosti osebnih podatkov;

(3) verjetne posledice kršitve in ukrepe, ki so bili sprejeti ali katerih sprejetje je bilo predlagano za obravnavanje kršitve, vključno z ukrepi za ublažitev njenih morebitnih škodljivih učinkov.

16. člen – NESKLADNOST Z DOLOČILI POGLAVJA IN ODPOVED POGODBE

(1) Brez poseganja v katere koli določbe Uredbe (EU) 2016/679 lahko upravljavec v primeru, da obdelovalec krši svoje obveznosti iz določil tega poglavja splošnih pogojev, naroči obdelovalcu, naj začasno prekine obdelavo osebnih podatkov, ki so predmet pogodbe o uporabi programske opreme, dokler slednji ne zagotovi skladnosti s temi določili, sicer pogodbo odpove. Obdelovalec takoj obvesti upravljavca, če iz kakršnega koli razloga ne more zagotoviti skladnosti s temi določili.

(2) Upravljavec ima pravico, da odpove pogodbo, kolikor zadeva obdelavo osebnih podatkov v skladu s temi določili, če:

- je upravljavec obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvaja obdelovalec, začasno prekinil v skladu s točko (a) in če skladnost s temi določili ni ponovno vzpostavljena v razumnem roku, v vsakem primeru pa v enem mesecu po začasni prekinitvi;

- obdelovalec znatno ali vztrajno krši ta določila ali svoje obveznosti na podlagi Uredbe (EU) 2016/679;

- obdelovalec ne ravna v skladu z zavezujočo odločbo pristojnega sodišča ali pristojnega nadzornega organa oziroma organov glede njegovih obveznosti v skladu s temi določili oziroma Xxxxxx (EU) 2016/679.

(3) Obdelovalec ima pravico, da odpove pogodbo, kolikor zadeva obdelavo osebnih podatkov v skladu s temi določili, če upravljavec po tem, ko ga je obdelovalec obvestil, da njegova navodila kršijo veljavne pravne zahteve v skladu s členom 16.1, odstavek (2), vztraja pri upoštevanju navodil.

(4) Obdelovalec po odpovedi pogodbe v skladu z odločitvijo upravljavca izbriše vse osebne podatke, ki jih je obdelal v imenu upravljavca, in upravljavcu potrdi, da je to storil, ali vse osebne podatke vrne upravljavcu in izbriše obstoječe kopije, razen če pravo Unije ali pravo države članice zahteva hrambo osebnih podatkov. Obdelovalec zagotavlja skladnost s temi določili, dokler se podatki ne izbrišejo ali vrnejo.

Poglavje 3: Cene, obračunavanje in plačila

17. člen – CENE STORITEV IN NJIHOVO USKLAJEVANJE

(1) Cene storitev, vzdrževanja in/ali najema se z namenom izboljšav programske opreme lahko samodejno povišajo enkrat letno skladno z rastjo cen življenjskih potrebščin, minimalno pa za 1 % vsako leto. V primeru občutnih sprememb cen življenjskih potrebščin (dvig cen življenjskih potrebščin nad 4 % v obdobju treh mesecev) si pridržujemo pravico do pogostejše korekcije cen storitev, vzdrževanja in/ali najema.

Pridobitelj licence za vzdrževalne storitve plačuje vzdrževalnino in/ali za najemne storitve pa najem. Račun za najemne storitve se izstavlja mesečno.

(2) Dajalec licence si pridržuje pravico do spremembe cen storitev, ki so objavljene na spletni strani dajalca licence. Spremembe začnejo veljati 30 dni po objavi na spletni strani.

(3) Dajalec licence si pridržuje pravico do zaračunavanja dodatnih storitev zaradi spremenjenih pogojev poslovanja.

(4) Za storitve, ki jih na zahtevo pridobitelja licence dajalec licence opravi izven delovnega časa ali ob dela prostih dnevih, se cena storitve zviša skladno s cenikom, objavljenim na spletni strani dajalca licence. Storitve se izvedejo, le če ima dajalec licence proste kapacitete in možnosti za izvedbo. Stanje pripravljenosti je plačljivo posebej, skladno z objavljenim cenikom, pridobitelj licence ga mora naročiti vsaj tri

(3) dni vnaprej, pri tem pa navede želene ure (od – do), ko želi, da je svetovalec na razpolago.

(5) Dajalec licence ima pravico pridobitelju licence zaračunati povračilo stroškov, ki so nastali v zvezi z opravljeno storitvijo (potni stroški, dnevnice, prenočišče) in so v

skladu z veljavnimi davčnimi predpisi opredeljeni kot povračila stroškov v zvezi z delom, ki se ne vštevajo v davčno osnovo.

(6) Če se pridobitelj licence odloči za letno plačilo vzdrževanja, je deležen dodatnega 5 % popusta na plačilo vzdrževanja v enkratnem znesku. V primeru, da ta znesek ni poravnan na dan zapadlosti ali najkasneje 14 dni po tem, si dajalec licence pridržuje pravico, da zaračuna polno ceno vzdrževanja, brez omenjenega popusta. Račun za letno plačilo vzdrževanja se obračuna v začetku koledarskega leta.

18. člen - PLAČILA

(1) Vsa plačila po ponudbi zapadejo v plačilo v 8 dneh od izdaje računa, če ni na računu navedeno drugače.

(2) Če pridobitelj licence obveznosti v skladu s ponudbo ne poravna v dogovorjenem roku, lahko dajalec licence zaračuna zakonske zamudne obresti ter stroške izterjave. Zakonske zamudne obresti bo dajalec licence obračunaval za čas zamude plačila od dneva zapadlosti terjatve do dneva priliva iz naslova terjatve na transakcijski račun dajalca licence, naveden na računu. V primeru nepravočasnih plačil obveznosti bo dajalec licence zakasnela plačila razporejal tako, da bo najprej pokril stroške izterjave, nato zamudne obresti in končno glavnico.

(3) V kolikor pridobitelj licence ugovarja zaračunanemu znesku, je dolžan nesporni del plačati v pogodbenem roku, za sporni del pa mora vložiti pisni ugovor najkasneje v osmih (8) dneh po prejemu računa.

(4) Če zamuda traja več kot 60 dni, ima dajalec licence pravico odstopiti od pogodbe in pridobitelju licence onemogočiti dostop do novih verzij programske opreme in onemogočiti oddajanje zahtevkov.

Poglavje 4: Končne določbe

19. člen - OBVESTILA

(1) Kakršnokoli obvestilo ali sporočilo, ki ga je treba poslati na poslovni naslov pridobitelja licence (kot izhaja iz baze AJPES) in se šteje za prejeto, (i) če je izročeno ročno, takoj; (ii) če je poslano s priporočeno pošto, drugi delovni dan po tem, ko je pošiljatelj pošiljko odposlal.

20. člen - VELJAVNOST

(1) Ti pogoji začnejo veljati:

- z dnem objave - za vse novo sklenjene pogodbe

- 30 dni po dnevu objave - za vse že sklenjene pogodbe pred dnevom objave teh pogojev- S tem dnem prenehajo veljati prej veljavni splošni pogoji, vezani na uporabo programske opreme.

(2) Dajalec licence lahko spreminja pogoje skladno s svojo poslovno politiko in veljavno zakonodajo. Ob spremembi pogojev mora dajalec licence pridobitelja licence obvestiti najmanj 30 dni pred začetkom veljavnosti spremenjenih pogojev z objavo na spletni strani dajalca licence.

(3) Če se pridobitelj licence ne strinja s spremenjenimi pogoji, lahko odstopi od pogodbe, sklenjene na podlagi teh pogojev. Za to obdobje spremenjeni splošni pogoji ne veljajo. Odstop od pogodbe mora pridobitelj licence dajalcu licence posredovati najkasneje 5. dan pred začetkom veljavnosti spremenjenih pogojev. Če pridobitelj licence v tem roku dajalcu licence ne sporoči, da se s spremembami pogojev ne strinja, se šteje, da s spremenjenimi pogoji soglaša. Če pridobitelj licence zavrne predlagane spremembe, lahko odpove pogodbo, skladno s 6. členom pogodbe o uporabi programske opreme.

21. člen - SPLOŠNO

(1) Za vprašanja, ki niso urejena s pogodbo ali temi pogoji, se uporabljajo določbe vsakokrat veljavnega Оbligaciјѕkega zakonika in Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah.

(2) Vse morebitne spore, ki bi izvirali iz pogodbe, bosta skušali pogodbeni stranki rešiti sporazumno. Če do sporazumne rešitve spora ne bo prišlo, bo o sporu odločilo stvarno pristojno sodišče v Novi Gorici.

PRILOGA I

Seznam pogodbenic za obdelavo osebnih podatkov Upravljavci

S podpisom pogodbe o uporabi programske opreme SAOP, katere sestavni del so ta

splošna določila, postanete v relaciji s SAOP upravljavec osebnih podatkov skladno z določili Splošne uredbe (EU) 2016/679 in teh splošnih pogojev.

Obdelovalec

Dajalec licence po teh splošnih pogojih je obdelovalec osebnih podatkov. Podobdelovalci

Obdelovalec za potrebe izvajanja nalog iz teh splošnih pogojev sodeluje z

naslednjimi podobdelovalci

Vrsta	Naziv podjetja
Interna informatika	Xxxxxx Xxxxxxx s.p.
Implementatorji iCenter Trgovina in proizvodnja	Jenny d.o.o.
	Trgocenter d.o.o.
	Swetcom d.o.o.
	FN1 d.o.o.
	Si.les d.o.o.
Implementatorji domovi upokojencev	Art d.o.o.
Implementatorji iC Plače in knjigovodstvo	SM Gradnje d.o.o.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Skladno s 37. členom Splošne uredbe (EU) 2016/679 je pri obdelovalcu imenovana pooblaščena oseba za varstvo podatkov, ki je Info hiša d.o.o., Xxxxxxxxx xxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, xxx@xxxx-xxxx.xx.

Šempeter pri Gorici, objavljeno dne 15. 2. 2022

Document Metadata

Table of Contents

Splošni pogoji uporabe programske opreme Saop 1/2022

Document Metadata