Splošni pogoji poslovnega sodelovanja z družbo Sava Re, d.d.
Splošni pogoji poslovnega sodelovanja z družbo Sava Re, d.d.
1. Pomen uporabljenih pojmov
Dobavitelj (izvajalec) - vsak poslovni subjekt, ki družbi dobavlja dobrino.
Kupec (naročnik) - družba Sava Re, d.d., in vse družbe Zavarovalne skupine Sava.
Naročilo - pomeni pisno naročilo dobavitelju za nakup in dobavo dobrine. Pisno naročilo je lahko v obliki sklenjene pogodbe ali izdane naročilnice.
Dobrina - pomeni blago, opremo, storitev ali avtorsko delo navedeno v kupčevem naročilu.
Stranki nabavnega postopka - kupec in dobavitelj na osnovi sklenjenega naročila.
Prevzemni dokument - dokument s katerim se potrdi kakovosten in količinski prevzem dobavljene dobrine (primopredajni zapisnik, dobavnica, nabavni nalog, druge listine, ki dokazujejo dobavo dobrine).
Zavarovalna skupina Sava - so družbe Zavarovalne skupine Sava, objavljene na spletni strani: xxxxx://xxx.xxxx-xx.xx/xx-xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxxxxx/.
2. Splošne določbe
2.1. Splošni pogoji poslovnega sodelovanja (v nadaljevanju: pogoji sodelovanja) z družbo Sava Re, d.d., Xxxxxxxx xxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, Slovenija (v nadaljevanju: kupec) veljajo za vsa naročila, ki jih kupec izda dobavitelju.
2.2. V primeru naročila dobrine dobavitelju s strani Sava Re za dve ali več družb Zavarovalne skupine Sava veljajo pogoji sodelovanja Sava Re. Morebitne izjeme se lahko dogovorijo z naročilom ali pogodbo.
2.3. Pogoji sodelovanja urejajo nekatera razmerja, ki izhajajo iz naslova poslovnega sodelovanja med kupcem in dobaviteljem. Izključno in v celoti veljajo v kupčevih nabavnih postopkih, pri čemer kupec ne priznava morebitnih splošnih pogojev dobavitelja, razen če ni drugače dogovorjeno v pisni obliki.
2.4. V izogib vsem dvomom kupec šteje, da sama ponudba, potrditev ali izvajanje naročila velja kot dobaviteljev sprejem nabavnih pogojev, s katerimi v celoti soglaša. Kupec si pridržuje pravico, da v posameznem nabavnem postopku določi posebne nabavne pogoje, ki veljajo nad temi nabavnimi pogoji, kar se posebej opredeli v posameznem naročilu ali sklenjeni pogodbi.
2.5. Kakršnikoli pogoji sodelovanja, ki jih dobavitelj dostavi skupaj z dobrino v papirni ali elektronski obliki, kupca ne zavezujejo, če jih ta pisno ne potrdi.
2.6. Dobavitelj je s temi pogoji sodelovanja tudi obveščen in soglaša s tem, da bodo podatki, pridobljeni v postopku nabave, obdelani v računalniškem sistemu kupca.
2.7. Dobavitelj je seznanjen, da je Sava Re javna delniška družba, katere vrednostni papirji kotirajo na organiziranem trgu vrednostnih papirjev, zato zanjo v skladu z določili veljavnega Zakona o trgu finančnih instrumentov veljajo posebna pravila glede varstva notranjih informacij. Dobavitelj se
zavezuje, da bo pridobljene notranje informacije varoval kot poslovno skrivnost, v skladu z določili veljavne zakonodaje in morebitnimi dodatnimi navodili Save Re ter jih ne bo zlorabil za lasten račun ali za račun tretjih oseb.
3. Povpraševanje, ponudba in naročilo
3.1. V primeru izvedenega povpraševanja ali razpisa si kupec pridržuje pravico, da:
• ne izbere nobene ponudbe,
• se o ceni pogaja tudi po prejemu ponudbe,
• ni dolžan sprejeti postavk, ki so v ponudbi navedene kot opcija,
• naročilo odda po sklopih posameznemu dobavitelju,
• ni dolžan podati obrazložitve v primeru, ko pri ponudniku dobrine ne naroči, ter ni dolžan o izboru obveščati neizbranih ponudnikov.
3.3. Ponudbe dobavitelja so brezplačne in za kupca neobvezujoče. Ponudba mora vsebovati vse informacije, ki jih kupec navede v povpraševanju oziroma najmanj: predmet, njegovo kvaliteto, količino in ceno, plačilne pogoje ter rok in način izročitve predmeta naročila. V nekaterih primerih je zahtevan sestavni del ponudbe tudi dostavljen vzorec dobrine. Če ni v povpraševanju navedeno drugače, je rok za dostavo ponudbe 2 delovna dneva od dneva prejema povpraševanja. Dobavitelj je vezan na ponudbo do izteka roka njene veljavnosti, pri čemer ta rok ne more biti krajši od 14 dni. Ponudba velja za sprejeto, če jo kupec v celoti in brez pisnih predlogov za spremembo ali dopolnitev potrdi z naročilom ali s podpisom pogodbe pred iztekom roka njene veljavnosti.
3.4. Kupec daje dobavitelju naročila praviloma pisno. Morebitne ustne dogovore mora kupec potrditi v pisni obliki, sicer ne veljajo. Navedeno velja tudi za vse ustne dogovore po sklenitvi posla, še posebej tiste, ki spreminjajo oziroma dopolnjujejo naročilo oziroma te pogoje sodelovanja.
3.5. Naročilo mora vsebovati točen naslov dobavitelja, predmet, kvaliteto in količino, želene dobavne roke, kraj dostave in druge pogoje ter napotke, ki so dobavitelju potrebni za pravilno in nemoteno izvedbo naročila.
3.6. Sprejem naročila je dobavitelj dolžan kupcu pisno potrditi najkasneje v (2) dveh delovnih dneh od datumu izdaje naročila. V nasprotnem primeru kupec šteje, da dobavitelj soglaša s pogoji naročila in naročilo v celoti sprejema, oziroma si kupec pridržuje pravico odpovedati naročilo brez kakršnekoli odškodninske odgovornosti. Dobavitelj v potrditvi naročila ne more spreminjati vsebine kupčevega naročila. Odpoved naročila se šteje za pravočasno, če je odposlana dobavitelju preden kupec prejme od dobavitelja potrditev naročila.
3.7. Ko dobavitelj sprejme in potrdi naročilo. je posel sklenjen in obojestransko zavezujoč, pogoji sodelovanja s tem postanejo sestavni del naročila.
4. Dobava in prevzem dobrine
4.1. Dobavitelj je dolžan dobrino dobaviti v skladu z določili naročila. Dobava se praviloma izvede direktno kupcu in/ali na vnaprej določeno mesto, razen kadar je z naročilom dogovorjeno drugače.
4.2. Dobrina, ki jo je dobavil dobavitelj, mora ustrezati veljavnim varnostnim, okoljskim ter drugim predpisom. Dobavitelj mora ob prevzemu dobrine kupcu dati na razpolago vso potrebno dokumentacijo o dobrini (načrte za sestavo, navodila za vgradnjo in montažo, navodila za uporabo in vzdrževanje ipd.) Dobavitelj vso dokumentacijo dostavi v slovenščini, na zahtevo kupca pa tudi v drugih jezikih.
4.3. Dobavitelj je dolžan kupcu takoj sporočiti vsako oviro, ki bi povzročila zamudo dobave. Za pravočasnost dobav je odločilen prevzem dobrine na dogovorjeni lokaciji, ki v kolikor ni drugače pisno dogovorjeno, predstavlja registriran naslov (sedež) kupca.
4.4. Prevzem dobrine se po izvedbi potrdi s podpisom prevzemnega dokumenta. Iz prevzemnega dokumenta mora biti razvidno: vrsta dobrine, količina, datum in kraj prevzema, številka naročila, ime in priimek predstavnika dobavitelja in kupca, napisano z VELIKIMI TISKANIMI ČRKAMI. Podpisan prevzemni dokument dobavitelju predstavlja osnovo za izstavitev računa.
5. Namembni kraj in prehod nevarnosti uničenja ali poškodovanja
5.1. Pri dobavah, ki vključujejo postavitev ali montažo ter pri storitvah, preide nevarnost uničenja ali poškodovanja na kupca z dnem prevzema, pri ostalih dobavah pa z dnem dospetja na namembni kraj.
5.2. Odgovornost za škodo, ki je nastala zaradi nepravilne embalaže, bremeni dobavitelja. Dobavitelj mora na svoje stroške odstraniti vso transportno, prodajno in servisno embalažo. Če ni dogovorjeno drugače, bo dobavitelj kupcu povrnil stroške za vrnjeno embalažo, ki se lahko ponovno uporabi.
5.3. Dobavitelj mora kupca opozoriti na možnost nastanka nevarnih odpadkov pri dobrini, ki jo je dobavil ter pri tem posebej navesti način in morebitne možnosti odstranjevanja. Na zahtevo kupca je dobavitelj dolžan brezplačno prevzeti nevarne odpadke, ki nastanejo pri dostavi in namenski uporabi kupljene dobrine. Če dobavitelj odkloni prevzem takih odpadkov ali pa tak prevzem ni možen, kupec poskrbi za ustrezno obravnavo nastalih odpadkov, pri čemer stroški bremenijo dobavitelja.
6. Rok dobave in kazen za zamudo dobave
6.1. Če se stranki ne dogovorita drugače, se za začetek teka roka za dobavo šteje dan, ko je kupec dobavitelju izdal naročilo. Šteje se, da je dobava dobrine pravočasna, če v roku prispe na kraj dobave in je prevzem opravljen skladno z dogovorom v naročilu (datum prevzema, kraj prevzema).
6.2. Če v naročilu ni drugače dogovorjeno, je kupec upravičen, da v primeru zamude dobavitelju zaračuna kazen za zamudo v višini 0,5 % celotne vrednosti naročila za vsak začeti koledarski dan zamude, vendar skupaj ne več kot 20 % skupne vrednosti naročila. Kupec si pridržuje pravico, da zahteva tudi povračilo škode, ki presega znesek kazni zaradi zamude. Kupec obdrži pravico do kazni zaradi zamude dobave tudi, če sprejme zamujeno izpolnitev.
6.3. V primeru zamude je kupec upravičen, da po poteku primernega dodatnega dobavnega roka, ki ga je dal dobavitelju na razpolago, odstopi od naročila. V primeru, ko je rok bistvena sestavina naročila, kupec dobavitelju ni dolžan odobriti dodatnega roka.
7. Posebna določila o izvajanju naročenih del
7.1. Dobavitelj mora prevzeto delo opraviti po potrjeni tehnični dokumentaciji. Delo mora opraviti strokovno pravilno, v skladu z veljavnimi predpisi, standardi in običaji stroke ter ob uporabi materialov predhodno potrjene kvalitete s strani kupca.
7.2. Dobavitelj je dolžan pred začetkom del dostaviti kupcu dokazila o ustreznosti za vse vgrajene materiale, naprave in sisteme.
7.3. Dobavitelj lahko za izpolnjevanje obveznosti iz naročila, kot podizvajalce angažira svoje zunanje strokovne sodelavce h katerim kupec poda soglasje. Pri tem velja, da za izvedena dela ali
opravljene storitve odgovarja, kot da bi jih v celoti izvedel sam. Dobavitelj je svojim podizvajalcem dolžan plačati opravljeno delo, v nasprotnem primeru lahko kupec namesto dobavitelju plača delo neposredno njegovim podizvajalcem.
7.4. Dobavitelj je dolžan voditi dnevnik izvedenih del. Po zaključku posamezne faze ter ob zaključku vseh del mora dobavitelj obvestiti kupca, da so dela zaključena in ga pozvati k pregledu. Dobavitelj je ob zaključku del kupcu dolžan za vgrajene sisteme in naprave predati garancijsko dokumentacijo.
8. Plačilni pogoji in plačilo
8.1. Xxxx in plačilni pogoji se dogovorijo s pogajanji o ponudbi in potrdijo s posameznim naročilom. Dogovorjena cena je dokončna in je dobavitelj ne more enostransko spremeniti. Če ni v naročilu drugače dogovorjeno, cena vključuje dostavo in prevoz do lokacije dobave navedene v naročilu, vključno s stroški embalaže, njenega odvoza in uničenja.
8.2. Dobavitelj kupcu pošlje račun takoj oziroma najkasneje v roku osmih (8) delovnih dni po izvedenem prevzemu. Račun mora ustrezati zahtevam veljavne zakonodaje, priložena mora biti kopija prevzemnega dokumenta, na računu pa mora biti naveden podatek o naročilu (številka in datum). V primeru, ko račun ni popoln, ga kupec lahko zavrne ali zahteva njegovo dopolnitev in se plačilni rok podaljša za čas zamude pri dostavi ustrezne dokumentacije.
8.3. Kupec si prizadeva slediti cilju brezpapirnega poslovanja in od dobaviteljev pričakuje, da račune izstavljajo v elektronski obliki na dogovorjeni naslov kupca. Le izjemoma lahko dobavitelj račun pošlje kupcu v papirni obliki.
8.4. Kupec zavrne račun, ki ni izdelan v skladu z veljavno zakonodajo ali z njegovimi navodili, še posebej to velja za podatke o naročilu ali s pravili o davčnih obveznostih. V tem primeru velja, da račun ni bil izstavljen in da rok za plačilo ni pričel teči.
8.5. Plačilo se izvede skladno s pogoji, navedenimi na naročilu. Rok za plačilo računa prične teči z dnem, ko kupec v celoti prevzame dobrino in prejme pravilno izdani račun z zahtevanimi prilogami.
8.6. Kupec plača svojo obveznost z nakazilom na transakcijski račun dobavitelja ali s pobotom (kompenzacijo).
9. Kakovost, reklamacija in garancija
9.1. Kakovost in količino dobrine stranki ugotovita na mestu dobave in potrdita s prevzemnim dokumentom.
9.2. Dobavitelj ob predaji dobrine jamči, da dobrina ustreza dogovorjenim zahtevam in ne vsebuje napak, ki bi zmanjševale njeno vrednost ali uporabnost.
9.3. Kupec bo za vsako neskladnost v dostavljeni dobrini dobavitelju posredoval reklamacijo v pisni obliki (kot elektronsko sporočilo ali reklamacijski zapisnik) najkasneje v roku 8 dni po izvedenem prevzemu dobrine.
9.4. Skrite napake kupec v pisni obliki javi dobavitelju takoj, ko jih ugotovi, vendar najkasneje v roku 6 mesecev od izvedenega prevzema. Obvestilo o napaki mora vsebovati opis napake ter poziv dobavitelju, da napako odpravi.
9.5. Dobavitelj je kupcu dolžan podati pisni odgovor na reklamacijo ali obvestilo o napaki v roku dveh
(2) delovnih dni od prejema reklamacije ali obvestila o napaki.
9.6. Dobavitelj je dolžan reklamacijo ali napako odpraviti v razumnem roku, ki ga postavi kupec. V primeru, da dobavitelj ne odpravi napake v razumnem roku, je dolžan na svoje stroške priskrbeti novo / nadomestno dobrino.
9.7. Dobrine, ki jo kupec utemeljeno zavrne, ali je predmet reklamacije, kupec ni dolžan plačati. Kupec lahko zadrži plačilo do odprave napak ali ugotovljene pomanjkljivosti. V kolikor je plačilo izvršeno v celoti, to ne pomeni, da kupec priznava pravilnost opravljene dobave, niti da se s tem odpoveduje pravicam, ki mu pripadajo iz naslova jamčevanja ali garancije.
9.8. Stranki nabavnega postopka se lahko dogovorita, da za čas trajanja garancijske dobe kupec lahko kot jamstvo za zahtevke iz garancije zadrži plačilo do 10 % vrednosti naročila, in sicer ne obrestovano.
9.9. Če dobavitelj ne odpravi reklamacije ali napake ima kupec pravico, da:
• odstopi od naročila v celoti ali delno brez odškodnine,
• zahteva znižanje cene,
• na stroške dobavitelja sam opravi popravilo, kupi novo dobrino ali poveri dobavo tretji osebi,
• zahteva odškodnino za nastalo škodo.
9.10. Dobavitelj nosi stroške in nevarnost poškodbe ter uničenja za vračanje dobavljene dobrine z napako.
9.11. Posledice motenj, ki nastanejo v poslovnem procesu zaradi slabe kakovosti, količine oz. obstoja druge napake, nosi dobavitelj. Višina stroškov se izračuna za vsak primer posebej.
9.12. Dobavitelj mora kupca nemudoma obvestiti o kakršnikoli pomanjkljivosti dobrine, s katero je seznanjen, s ciljem, da se omeji morebitne poznejše škodljive posledice.
9.13. Dobavitelj mora na svoje stroške kupcu zagotoviti obrambo v vseh sodnih postopkih v zvezi z dobavljeno dobrino, ki bi jih tretje osebe sprožile zoper kupca in povrniti vse stroške ter škodo, ki bi kupcu pri tem nastali.
9.14. Če ni drugače dogovorjeno, dobavitelj za dobrine daje dvanajst (12) mesečno garancijo. Garancijski rok prične teči z dnem prevzema dobrine s strani kupca in v primeru reklamacije priče teči znova po odpravi napake.
9.15. Dobavitelj se obvezuje, da bo kupcu nudil pomoč v primeru sodnih sporov v zvezi z dobavljeno dobrino ter mu takoj posredoval ime proizvajalca, uvoznika, poddobavitelja ali podizvajalca, udeleženega pri izvedbi naročila, in vse potrebne podatke za obrambo pred zahtevki, ki izhajajo iz jamstva za proizvode, ter vso potrebno dokumentacijo v zvezi z dobavljeno dobrino.
9.16. Dobavitelj je kupcu dolžan zagotoviti nadomestne dele za dobavljeno dobrino vsaj še deset (10) let po izvedeni dobavi. Kadar dobavitelj ugotovi, da je proizvajalec prenehal s proizvodnjo nadomestnih delov za dobavljeno dobrino, mora kupca o tem obvestiti nemudoma oz. najkasneje šest (6) mesecev pred prenehanjem proizvodnje.
10. Posebna določila za strojno in programsko opremo
10.1. Strojna in programska oprema se, če ni dogovorjeno drugače, štejeta kot ena enota.
10.2. Za programsko opremo, ki je bila izdelana posebej za kupca velja, da je prevzeta, če je v skladu s specifikacijo med najmanj štiritedenskim poskusnim delovanjem delovala zadovoljivo in brez
napak. V primeru dvoma ta rok prične teči z dnem komercialne uporabe programske opreme s strani kupca.
10.3. Dobavitelj je v okviru garancijskih obveznosti dolžan kupcu brezplačno dati na voljo vse verzije programske opreme, ki vsebujejo popravke (t.i. „updates"). Razen tega se dobavitelj obvezuje, da bo kupcu za dobavljeno programsko opremo po pogojih, ki prevladujejo na trgu, nudil vzdrževanje najmanj pet (5) let.
10.4. Če ni dogovorjeno drugače, mora dobavitelj najkasneje ob primopredaji kupcu za dobavljeno programsko opremo predati izvorno kodo na ustreznem elektronskem mediju (DVD, USB ipd.). Prav tako mora dobavitelj kupcu izročiti vsa sistemska gesla ter vsa ostala potrebna navodila (navodila za uporabo, vsebina in struktura podatkovnega nosilca, program in načrt toka podatkov, postopki za testiranje, programi za testiranje, obravnavanje napak, ipd.), ki jih kupec potrebuje za nemoteno upravljanje s programsko opremo.
10.5. Z izročitvijo izvorne kode se prenesejo na kupca avtorske pravice na programski opremi tako, da lahko kupec programsko opremo neomejeno uporablja v spremenjeni ali nespremenjeni obliki, jo reproducira, spreminja oziroma uporablja in izkorišča na kakršenkoli drug način, ne da bi za to potreboval kakršnakoli soglasja dobavitelja oziroma, da bi za to dobavitelju moral plačevati kakršnekoli dodatna nadomestila.
10.6. Kupec avtorske pravice na programski opremi pridobi za območje celotnega sveta, za tako dolgo obdobje kot je po pravu Republike Slovenije varovana avtorska pravica in v neomejenem obsegu. S plačilom računa se šteje, da so izvršena vsa plačila za pridobitev materialnih avtorskih pravic.
10.7. Kupec lahko avtorske pravice na programski opremi prenaša odplačno ali neodplačno naprej brez soglasja dobavitelja.
10.8. V kolikor dobavitelj programsko opremo razvija na podlagi programske opreme drugih proizvajalcev (npr. Microsoft, IBM, Oracle, ipd.), mora dobavitelj zagotoviti, da lahko kupec spreminja in modificira razvito programsko opremo, dobavitelju pa ni potrebno predložiti izvorne kode za programsko opremo teh drugih proizvajalcev.
10.9. Kupec si pridržuje pravico izvedbe testiranja IT okolja dobavitelja z namenom zagotovitve, da so kupčeva informacijska sredstva in baze podatkov ustrezno zaščitene. Okolja, ki so lahko vključena v takšno testiranje, načeloma zajemajo naslednje okoliščine, vendar niso omejena zgolj na našteto;
• Nemoteno izvajanje poslovnih procesov.
• Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja, vključno s pripravljenostjo in obnovo po nesrečah.
• Spremljanje testiranj obnove po katastrofi.
• Postopke za varnostno arhiviranje, kopiranje, obnovo in prenos podatkov, vključno s preverjanjem, ali je medij za varnostno kopiranje berljiv ter preverjanje zapisov/naprav za upravljanje podatkov na kraju samem.
• Postopke in pogoje zaščite zasebnosti podatkov, vključno s pravico do izvedbe osnovne ocene varnosti in zaščite zasebnosti podatkov ter periodično načrtovano izvajanje penetracijskega testa.
11. Zadržanje naročila, sprememba ali odstop od pogodbe
11.1. Kupec si pridržuje pravico, da od dobavitelja kadar koli zahteva zadržanje izpolnitve naročila. V primeru zadržanja, ki traja več kot tri mesece, lahko dobavitelj kupcu predloži natančen popis stroškov, ki mu nastajajo. Po preteku treh (3) mesecev jih kupcu lahko tudi zaračuna, vendar ne
za prve tri mesece. Izguba pričakovanega dobička ni strošek, ki bi nastal zaradi zadržanega naročila.
11.2. Pogodbo sklenjeno za nedoločen čas lahko katerakoli stranka nabavnega postopka odpove s tri
(3) mesečnim odpovednim rokom. Kupec lahko pogodbo odpove brez odpovednega roka v primeru začetka postopka prisilne poravnave ali stečaja dobavitelja. V primeru odpovedi pogodbe je dobavitelj upravičen do plačila dobavljene dobrine ne pa tudi do izgube pričakovanega dobička ali druge morebitne škode.
11.3. Morebitne spremembe ali dopolnitve sklenjene pogodbe so veljavne samo, če so sklenjene v pisni obliki.
12. Varstvo intelektualne lastnine, poslovne skrivnosti in zaupnih podatkov
12.1. Dobavitelj zagotavlja, da ima popolno pravico prenesti na kupca materialne avtorske pravice na dobavljeni dobrini, v nasprotnem primeru mu odgovarja za vso škodo. S prejemom plačila dobavitelj enkrat za vselej in za vse primere na kupca prenaša vse svoje materialne avtorske pravice na dobavljeni dobrini. Prenos vključuje pravico kupca, da delo uporablja, objavi in distribuira v elektronski, tiskani ali drugi obliki ali izkorišča na kakršenkoli drug način. Posebej dobavitelj prenaša na kupca materialno avtorsko pravico predelave avtorskega dela tako, da sme kupec kupljeno dobrino dopolnjevati oziroma spreminjati oziroma posamezne dele uporabljati po svoji presoji.
12.2. Materiali, vzorci ipd., ki jih kupec da na razpolago dobavitelju za namen izvršitve naročila, ostanejo v lasti kupca in jih je potrebno posebej skladiščiti, označevati in z njimi upravljati. Stroške, povezane s tem, kot tudi nevarnost uničenja ali poškodovanja materialov, nosi dobavitelj. Materiali se lahko uporabijo izključno samo za izvedbo naročila.
12.3. Dobavitelj z dobavami, uporabo dobrin, kot tudi z uslugami njegovih dobaviteljev, ki jim je kupec predal kakršnokoli dokumentacijo, zagotovi, da ne bodo kršeni patenti, blagovne znamke ali avtorske pravice kupca. Dobavitelj kupčeva naročila ter za izvedbo potrebno dokumentacijo obravnava kot poslovno skrivnost.
12.4. Za poslovno skrivnost in zaupne podatke štejejo vsakršni podatki (npr. informacije, tehnični podatki, osnutki, skice, slike, specifikacije, standardi, navodila za uporabo, konstrukcije, poročila, obrazci, procesi, informacije, seznami, patenti, zaščitni znaki, računalniški programi, programska oprema, zbirke podatkov in dokumentacija programske opreme, informacije, znanje, podatki finančne, cenovne ali marketinške narave, ki se nanašajo na poslovne operacije udeležencev nabavnega postopka), posredovani v kakršnikoli obliki in načinu: ustno ali pisno: kodirano, grafično ali v drugi otipljivi obliki, vključno s kakršno koli elektronsko, magnetno ali optično obliko, materializirani v obliki dokumentov, programske opreme, promocijskega in predstavitvenega materiala, opreme ter pilotnih projektov, in nematerializirani, kadar so predstavljeni in identificirani kot poslovna skrivnost ali označeni kot zaupni .
12.5. Pooblaščene osebe in/ali delavci posamezne stranke nabavnega postopka v nobenem primeru ne smejo brez izrecnega dovoljenja pooblaščene osebe nasprotne stranke posredovati poslovne skrivnosti ter zaupnih podatkov drugim nepooblaščenim osebam.
12.6. Namen strank nabavnega postopka je preprečitev škode, ki bi lahko nastala v primeru razkritja zaupnih podatkov. Za poslovno skrivnost se štejejo tudi podatki, za katere je očitno, da bi nastala občutna škoda, če bi zanje izvedela nepooblaščena oseba.
12.7. Dobavitelj in kupec se zavezujeta trajno ohraniti zaupnost podatkov, ki jih bosta pridobili drug od drugega, in se zavezujeta, da jih ne bosta razkrila nepooblaščenim osebam ter jih ne bosta
uporabili za noben drug namen, razen za izvedbo nabavnega postopka, ter jih bosta zaščitili s takšno stopnjo skrbnosti, kot jo uporabljata za lastne zaupne podatke.
12.8. Za zaupne podatke se ne štejejo podatki, ki so javni. Zahteva za varstvo zaupnih podatkov iz teh Splošnih nabavnih pogojev preneha z dnem, ko ti ali del teh podatkov postanejo javni.
12.9. Dolžnost varovanja zaupnih podatkov ne preneha, če dobavitelj ali kupec odstopita od poslovnega sodelovanja. V primeru prenehanja poslovnega sodelovanja sta dobavitelj in kupec dolžna drug drugemu takoj vrniti vso materializirano dokumentacijo, ki vsebuje zaupne podatke.
13. Obdelava osebnih podatkov
13.1. Kadar izvedba naročila, katerakoli obveznost, ki izhaja iz naročila, ali nadzor izvajanja naročila vključuje obdelavo osebnih podatkov, se uporabljajo Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. 4. 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) in nacionalni predpisi s področja varstva osebnih podatkov, ki veljajo za naročnika.
13.2. Izvajalec se v primeru obdelave osebnih podatkov za naročnika zavezuje, da bo:
osebne podatke obdeloval samo po dokumentiranih navodilih naročnika, vključno glede prenosov osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če to od njega zahteva pravo Evropske unije ali pravo države članice, ki velja zanj; v slednjem primeru bo izvajalec o tej pravni zahtevi pred obdelavo podatkov obvestil naročnika, razen če zadevno pravo prepoveduje takšno obvestilo na podlagi pomembnih razlogov v javnem interesu;
zagotovil, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon;
sprejel vse ukrepe, potrebne v skladu s členom 32 Splošne uredbe o varstvu podatkov, pri čemer bo naročniku priskrbel informacije, katere ukrepe zagotavlja;
ne bo zaposlil drugega obdelovalca brez predhodnega posebnega ali splošnega pisnega dovoljenja naročnika. V primeru splošnega pisnega dovoljenja bo izvajalec naročnika obvestil o vseh nameravanih spremembah glede zaposlitve dodatnih obdelovalcev ali njihove zamenjave, s čimer naročniku omogoči, da nasprotuje tem spremembam; kadar izvajalec zadolži drugega obdelovalca za izvajanje specifičnih dejavnosti obdelave v imenu naročnika, za tega drugega obdelovalca na podlagi pogodbe ali drugega pravnega akta v skladu s pravom Evropske unije ali pravom države članice veljajo enake obveznosti varstva podatkov, kot so določene v pogodbi ali drugem pravnem aktu med naročnikom in izvajalcem, zlasti za zagotovitev zadostnih jamstev za izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov na tak način, da bo obdelava izpolnjevala zahteve iz Splošne uredbe o varstvu podatkov. Kadar ta drugi obdelovalec ne izpolni obveznosti varstva podatkov, izvajalec še naprej v celoti odgovarja naročniku za izpolnjevanje obveznosti drugega obdelovalca;
ob upoštevanju narave obdelave pomagal naročniku z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kolikor je to mogoče, pri izpolnjevanju njegovih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz poglavja III Splošne uredbe o varstvu podatkov;
naročniku pomagal pri izpolnjevanju obveznosti iz členov 32 do 36 Splošne uredbe o varstvu podatkov ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so dostopne izvajalcu;
v skladu z odločitvijo naročnika izbrisal ali vrnil vse osebne podatke naročniku po zaključku storitev v zvezi z obdelavo ter uničil obstoječe kopije, razen če pravo Evropske unije ali pravo države članice predpisuje shranjevanje osebnih podatkov;
dal naročniku na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz tega člena, ter naročniku ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti naročnik, omogočil izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeloval, pri čemer bo izvajalec naročnika nemudoma obvestil, če po njegovem mnenju navodilo krši Splošno uredbo o varstvu podatkov ali druge določbe Evropske unije ali predpisov držav članic o varstvu podatkov;
bo z naročnikom sklenil posebno pogodbo ali sprejel drug pravni akt v skladu s pravom Evropske unije ali pravom države članice, ki določa obveznosti izvajalca kot obdelovalca do naročnika kot upravljavca, v katerem bodo določeni vsebina in trajanje obdelave, narava in namen obdelave, vrsta osebnih podatkov, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveznosti in pravice naročnika kot upravljavca in s katerim se podrobneje uredi izvajanje obveznosti izvajalca iz prejšnjih alinej in morebitna druga razmerja v zvezi z varstvom osebnih podatkov.
14. Dolžnost sodelovanja v revizijah
14.1. Dobavitelj je seznanjen s kupčevo dejavnostjo in dejstvom, da je ta podvržen stalnim nadzorom zunanjih revizij in regulatorja (AZN) in soglaša, da bo omogočil izvedbo revizije dogovorjenih in izvedenih storitev s strani notranje revizije kupca, zunanje revizije, ki jo določi kupec, ali regulatorja - revizijski skupini.
14.2. Kupec je dolžan obvestiti dobavitelja o izvedbi revizije dogovorjenih in opravljenih storitev najmanj sedem (7) dni pred začetkom revizije. Obseg revizijskih pregledov se nanaša izključno na dogovorjene in izvedene storitve, procese in aktivnosti, ki jih dobavitelj izvaja za kupca.
14.3. Revizijska ekipa bo aktivnosti izvajala med običajnim delovnim časom kupca in dobavitelja. Dobavitelj bo za čas opravljanja revizije zagotovil ustrezen dostop do revidiranega področja, vključno z infrastrukturo, osebjem, in obstoječo dokumentacijo ter ustrezen delovni prostor za revizijsko skupino, ki vključuje internetno povezavo in potrebne dostope do programske opreme.
14.4. Med izvajanjem revizije bo dobavitelj revizijski ekipi zagotovil dostop do vse, z dobaviteljem povezane izvirne dokumentacije in do podatkov, bodisi fizičnih ali elektronskih, potrebnih za dosego revizijskega cilja. Revizijska ekipa ima pravico, da pridobi potrebne podatke ter informacije o dobavitelju ali kupljeni dobrini z ustreznim neposrednim dostopom do nosilcev podatkov, na katerih so navedeni podatki in informacije nahajajo.
14.5. Za potrebe revizije dobavitelj dovoli kupcu uporabo programske opreme za revidiranje in drugih orodij za dostop in zbiranje podatkov ter pripravo poročil iz podatkovnih datotek in baz podatkov, ki vsebujejo podatke dobavitelja ali podatke, ki se nanašano nanj ter na kupljeno dobrino.
15. Varstvo in zdravje pri delu
15.1. Dobavitelj je pri izvajanju del iz naročila pri kupcu dolžan ravnati skladno z določili zakonov, ki urejajo varnost in zdravje pri delu in upoštevati vse posebne protokole, ukrepe in zahteve, ki se bodo pojavile pri opravljanju del, ki izhajajo iz naročila.
15.2. Stranki nabavnega postopka sta v namen zagotovitve varnosti in zdravja v poslovnih prostorih ali na delovišču kupca dolžni:
• izvajati in organizirati dela na skupnem delovišču v skladu z veljavno zakonodajo s področja varnosti in zdravja pri delu tako, da zagotovita varnost in zdravje svojih zaposlencev ter varnost in zdravje zaposlencev drugih delodajalcev, obiskovalcev in drugih oseb;
• upoštevati predpisan požarni red, izvleček iz požarnega reda, načrt reševanja, veljavni hišni red in vsa navodila za varno delo kupca;
15.3. Dobavitelj je pri izvajanju del v kupčevih poslovnih prostorih ali na njegovih deloviščih dolžan:
• zagotoviti, da bodo njegovi zaposlenci zdravstveno in invalidsko zavarovani, strokovno usposobljeni s področja varnosti in zdravja ter poučeni s področja požarne varnosti, zdravstveno sposobni in pri delu uporabljali predpisana delovna sredstva in delovno opremo ter ustrezno varovalno opremo;
• zagotoviti, da bodo vsa delovna sredstva, ki jih bo uporabljal ustrezno pregledana in brezhibna ter opremljena z navodili za varno delo;
• ustrezno zavarovati in označiti delovišče, kjer bo izvajal dela in preprečiti dostop nepoklicanim v primeru nevarnosti za poškodbe in zdravstvene okvare;
• hraniti oz. uporabiti nevarne in zdravju škodljive snovi samo v potrebnih količinah, v skladu z varnostnimi listi za posamezne nevarne snovi;
• zagotoviti, da bodo evakuacijske in intervencijske poti stalno proste in prehodne oz. prevozne;
• seznaniti svoje zaposlence s potrebnimi varnostnimi ukrepi .
15.4. Dobavitelju je prepovedano samovoljno poseganje v sredstva, naprave ali stroje, ki so last kupca ali koga drugega. Kupec ne sme posegati v delovna sredstva dobavitelja.
15.5. V poslovnih prostorih in na deloviščih kupca je prepovedana uporaba odprtega ognja brez zagotovljene prisotnosti in nadzora usposobljenega gasilca.
15.6. V poslovnih prostorih kupca je prepovedano kajenje.
15.7. Kupec ima pravico, da dela v poslovnih prostorih ali na delovišču ustavi, če ugotovi, da izvajalci del ne upoštevajo predpisanih, dogovorjenih oz. potrebnih varnostnih predpisov in ukrepov, kar bi utegnilo ogroziti varnost in zdravje zaposlencev, obiskovalcev in drugih oseb na delovišču ali kupčevih objektih oziroma lahko povzroči materialno škodo na objektu ali napravah.
16. Obveznost obveščanja
16.1. Dobavitelj se zavezuje takoj, ko bo to mogoče, kupca pisno obvestiti o kakršnihkoli statusnih spremembah.
16.2. Kupec ima v primeru suma insolventnosti od dobavitelja pravico zahtevati informacije o morebitni nevarnosti uvedbe insolventnega postopka oziroma o težavah pri medsebojnem sodelovanju in nadaljnjem poslovanju zaradi insolventnosti.
16.3. Dobavitelj se zavezuje kupca obvestiti o možnosti uvedbe stečajnega postopka, in sicer takoj, ko se izkaže verjetnost za uvedbo takšnega postopka.
16.4. Če je dobavitelj samostojni podjetnik posameznik, je v primeru, ko najmanj 80 % svojih letnih dohodkov pridobi od kupca in ne zaposluje drugih delavcev, o tem kupca dolžan nemudoma pisno obvestiti.
17. Ekskluzivna zaveza
17.1. Zaradi obsega poslovanja in specifičnih znanj, ki jih kupec prinaša v skupni razvoj, dobavitelj brez izrecnega predhodnega pisnega soglasja kupca praviloma ne sme izvajati istovrstnih storitev, kot jih izvaja za kupca, za druge družbe, ki se ukvarjajo z enako ali podobno dejavnostjo kot kupec.
17.2. Stranki nabavnega postopka obstoj ekskluzivne zaveze dogovorita ob naročilu ali pogodbi.
18. Protikorupcijska zaveza
18.1. Kupec ali dobavitelj v kateri koli fazi nabavnega postopka ne bosta ponudila, dala ali obljubila kakršno koli nedovoljeno korist kateremu koli zaposlenemu ter članu organov vodenja ali nadzora pri nasprotni stranki, za:
• pridobitev posla ali
• sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali
• opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem naročila ali
• drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je ali bi bila lahko nasprotni stranki povzročena škoda ali omogočena pridobitev nedovoljene koristi kateremu koli zaposlenemu ter članu organov vodenja ali nadzora pri nasprotni stranki.
18.2. V primeru kršitve ali poskusa kršitve protikorupcijske zaveze iz prejšnje točke, je že izvedeno naročilo nično. V primeru, da se naročilo še ni pričelo izvajati ali uporabljati, se šteje, da naročilo ni bilo dano.
19. Obvladovanje konflikta interesov
19.1. Konflikt interesov predstavlja kakršenkoli zasebni interes vodilnih zaposlenih oziroma zaposlenih, ki sodelujejo pri izvajanju nabavnega postopka ali zasebni interes ožjih družinskih članov teh zaposlenih, ki bi lahko negativno vplival na skrbno, gospodarno, pošteno in učinkovito izvajanje nabave dobrin.
19.2. O vsakem zaznanem konfliktu interesov bo vsaka stranka nemudoma obvestila nasprotno stranko.
19.3. Stranki nabavnega postopka za obvladovanje tveganj, ki bi lahko izhajala iz konflikta interesov, ob zaznanem konfliktu interesov iz nadaljnjih postopkov izločita osebe, pri katerih je podan konflikt interesov, ter z drugimi ukrepi preprečita, da bi takšne osebe kakorkoli vplivale na izvedbo nabavnega postopka.
20. Skrb za trajnostni razvoj družbe
20.1. V skladu s kupčevo trajnostno poslovno politiko se od dobavitelja pričakuje, da v nabavnem postopku razkrije tudi svoj odnos do spoštovanja okolja, človekovih in delavskih pravic, zagotavljanja ter spremljanja kakovosti in vseh dejavnikov, ki prispevajo k blaginji družbe.
20.2. Svoj odnos dobavitelj razkrije z izpolnitvijo vprašalnika, ki je sestavni del teh pogojev. Izpolnjen vprašalnik je praviloma del ponudbene dokumentacije.
21. Končne določbe
21.1. Za posle, sklenjene v skladu s temi pogoji sodelovanja, velja pravo Republike Slovenije, če ni drugače dogovorjeno.
21.2. Za vse, kar ni določeno s temi pogoji sodelovanja, veljajo določila veljavnega Obligacijskega zakonika (OZ), Zakona o davku na dodano vrednost ter določila ostalih relevantnih zakonov.
21.3. Morebitne nesporazume v nabavnem postopku stranki postopka rešujeta sporazumno in v interesu podpore poslovanja obeh udeležencev. V primeru, ko do sporazuma ne pride, spore rešuje stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.
21.4. Pogoji sodelovanja veljajo za nedoločen čas, uporabljajo pa se za vsa naročila sklenjena od 1. 3. 2021 dalje.
21.5. Pogoji sodelovanja so objavljeni na spletni strani Sava Re, d.d., xxxx://xxx.xxxx-xx.xx/xx/xx- dobavitelje/.
Ljubljana, 3. 3. 2021