SPLOŠNI POGOJI ZA PARTNERJE ZAVAROVALNICE TRIGLAV, d. d.
SPLOŠNI POGOJI ZA PARTNERJE ZAVAROVALNICE TRIGLAV, d. d.
I. Splošni pogoji za vse partnerje Zavarovalnice Triglav, d. d.
1. Uvodna določila
Splošni pogoji Zavarovalnice Triglav, d. d., (v nadaljevanju: splošni pogoji), opredeljujejo pogoje partnerskega sodelovanja Zavarovalnice Triglav, d. d., (v nadaljevanju: naročnik), v okviru poslovnih odnosov s ponudniki in partnerji, ki nastanejo v procesu izbire partnerja pri nabavi blaga in storitev, bodisi na podlagi naročila bodisi pogodbe, razen če ni pisno dogovorjeno drugače. Splošni pogoji vsebujejo:
splošna določila za nabavo blaga in storitev, ki veljajo za vse partnerje naročnika;
posebne splošne pogoje za partnerje, ki naročniku zagotavljajo IT-storitve in
dodatek k splošnim pogojem za izvajalce IT-storitev, ki za naročnika izvajajo aktivnost, ki je ključna ali pomembna za poslovanje naročnika.
Splošni pogoji imajo značaj pogodbe in so njen sestavni del, jo dopolnjujejo ter zavezujejo pogodbeni stranki enako kot pogodba. S sklenitvijo pogodbe z naročnikom partner izjavlja, da je seznanjen z vsebino splošnih pogojev in to vsebino v celoti sprejema. Če se določila splošnih pogojev in pogodbe razlikujejo, veljajo določila pogodbe.
Splošni pogoji veljajo vedno, razen če ni z naročnikom pisno dogovorjeno drugače.
Naročnik si pridržuje pravico, da določi odstopanja, ki lahko prevladajo nad temi splošnimi pogoji nabave, vendar le, če je to izrecno navedeno v pogodbi.
Partnerju so Splošni pogoji dostopni na spletni strani Zavarovalnice Triglav, d. d., na naslednji povezavi: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx.
Ti splošni pogoji so veljavni ne glede na to, ali ima partner druge nabavne ali nakupne pogoje.
2. Opredelitev pojmov
Izrazi, uporabljeni v teh splošnih pogojih, imajo naslednji pomen:
»Naročnik« pomeni družbo Skupine Triglav, ki bo sodelovala v posamičnem nabavnem postopku.
»Ponudnik« pomeni fizično ali pravno osebo, ki v nabavnem postopku sodeluje z oddajo ponudb.
»Partner« pomeni fizično ali pravno osebo, ki je bila izbrana v nabavnem postopku in kateri je naročilo namenjeno, in pomeni »dobavitelja«, »prodajalca«, »ponudnika blaga ali storitve«, »izvajalca«, odvisno od faze nabave oz. predmeta nabave.
»Prvopogodbena stranka« pomeni družbo Skupine Triglav, ki bo z drugopogodbeno stranko sklenila pogodbeno razmerje.
»Drugopogodbena stranka« pomeni fizično ali pravno osebo, ki bo z družbo Skupine Triglav sklenila pogodbeno razmerje.
»Nabavni postopek« pomeni aktivnosti nabave, povezane s pregledom trga, analizo prejetih ponudb in izborom najprimernejše ponudbe.
»Nabavna komisija« je skupina s strani Naročnika imenovanih zaposlenih iz področja poslovne funkcije, ki naroča, in iz službe za strateško nabavo, zadolženih za izvedbo nabavnega postopka, skladno s pooblastili.
»Nabavni portal« pomeni informacijsko podporo Skupine Triglav za izvajanje nabavnih postopkov, procesov izbiranja ponudnikov in pogajalskih procesov.
»Obratna spletna dražba« pomeni orodje v okviru nabavnega portala, ki ga nabavna komisija lahko uporabi za optimizacijo cen med ponudniki.
»Pogodbena stranka« je skupni izraz za partnerja in naročnika, ki skleneta medsebojno pogodbo.
»Naročilo« pomeni pisno naročilo (naročilnica, e-mail, pogodba) točno določenemu partnerju za nakup blaga, storitev ali osnovnih sredstev.
»Material« pomeni stvar oz. materialno dobrino, kot so blago, komponente in podobno, navedeno v naročnikovem naročilu ali pogodbi.
»Storitev« pomeni vrsto dela, kot je izdelava ali popravilo kakšne stvari, kakšno telesno ali umsko delo ipd., in je navedeno v naročnikovem naročilu ali pogodbi, ter s tem povezano storitev, tehnologijo, podatke ali dokumentacijo.
»IT-storitev« pomeni (i) dobavo in najem strojne in programske opreme, (ii) vzdrževanje strojne in programske opreme in/ali (iii) razvoj programske opreme po meri naročnika, (iv) storitev v oblaku, (v) posredovanje ali dostop do podatkov.
»Pogodba oz. pogodbeno razmerje« pomeni pisni sporazum med naročnikom in partnerjem/-ji v obliki zapisa na enem dokumentu glede medsebojnih pravic in obveznosti.
»Višja sila« pomeni okoliščine, katerih nastanek je neodvisen od volje naročnika ali partnerja in njihovega nastanka ni bilo mogoče pričakovati, se jim izogniti ali jih odvrniti (naravne nesreče, žled, izredni atmosferski pojavi, dejanja tretjih oseb, vojna idr.).
»Družbe Skupine Triglav« so navedene na povezavi xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx/x-xxx/xxxxxxx-xxxxxxx.
Besede in izrazi v ednini vključujejo množino in obratno. Besede in izrazi, ki označujejo celoto, se nanašajo tudi na kateri koli del te celote.
3. Splošno
3.1. Povpraševanje in ponudba
Cene, navedene v ponudbah, so izražene v evrih (brez DDV), razen če v razpisni dokumentaciji ni navedeno drugače.
Veljavnost ponudb mora biti vsaj 60 dni, razen če ni v razpisnih pogojih dogovorjeno drugače.
Stroške priprave in pošiljanja ponudbene dokumentacije (ponudbe, predračuni, vzorci …) nosi ponudnik sam, razen če ni plačilo slednjih posebej pisno dogovorjeno z naročnikom.
Naročnik lahko v času trajanja nabavnega postopka spremeni pogoje povpraševanja, o čemer ponudnika obvesti pisno in zahteva novo ponudbo, prilagojeno spremenjenim pogojem.
Cena v ponudbi mora zajemati vsa pripravljalna dela, pomožna dela, nepredvidena dela, stroške drobnega in potrošnega materiala, stroške izdelave, stroške pakiranja, stroške pošiljanja, carine oziroma celotnega transporta do naročnikovih prostorov (franco pisarna ali skladišče kupca), v kolikor v specifikaciji, na podlagi katere se izvaja izbor partnerja, ni določeno drugače.
Naročnik ni dolžan sprejeti nobene od prejetih ponudb na osnovi svojega povpraševanja.
Naročnik ni dolžan pojasnjevati ponudnikom razlogov, zaradi katerih nabavni postopek ni bil zaključen ali zaradi katerih ponudnikova ponudba ni bila izbrana ali uvrščena v naslednji krog pogajanj.
Naročnik ponudniku v nobenem primeru ne bo povrnil stroškov, ki jih je imel z izdelavo ponudbe ali dobavo vzorcev.
Postopek povpraševanja, ponudbe, pogajanj in izbire se praviloma odvija in vodi v Nabavnem portalu. V tem primeru mora celotna komunikacija med naročnikom in ponudnikom potekati prek nabavnega portala. Vsa komunikacija po ostalih kanalih ima lahko le pojasnjevalni značaj in ni del dokumentacije nabavnega postopka.
V primeru, da se optimizacija cen izvede z uporabo obratne spletne dražbe v nabavnem portalu, mora ponudnik oddati svojo najnižjo ceno ponudbe v okviru obratne spletne dražbe. Obratna spletna dražba je namenjena cenovni optimizaciji primerljivih ponudb dobaviteljev v časovno ozkemu intervalu, pri čemer prvo mesto na obratni spletni dražbi nikakor ne pomeni sprejema ponudbe. Prav tako ne pomeni, da ponudbe, ki na obratni spletni dražbi niso na prvem mestu, tudi že niso sprejete.
V primeru, da se osebe na strani naročnika s ponudnikom usklajujejo glede vsebinskih, cenovnih in drugih pogojev ponudbe oziroma se že natančno usklajujejo o lastnostih blaga ali storitve, pogojih in rokih izvedbe ali dostave, pripravi vzorcev in se izvajajo druge aktivnosti usklajevanja pogojev naročilnice ali pogodbe, to še ne pomeni sprejema ponudbe in dejanskega naročila blaga ali storitve. Pri tem ni pomembno, ali ta komunikacija poteka s posamičnim članom ali več člani nabavne komisije ali drugimi zaposlenimi na strani Naročnika.
V primeru, da Naročnik v okviru roka veljavnosti ponudbe ponudnika pozove k dopolnitvi ponudbe ali k izboljšanju pogojev ponudbe, to nikakor ne pomeni, da obstoječo ponudbo zavrača.
Naročnik s formalno izbiro ponudnika in obvestilom o izboru ne sprejema nobenih obveznosti do izbranega ponudnika in z njim ni dolžan skleniti pogodbe ali mu izstaviti naročilnice.
Naročnik svoje obveznosti prevzema z izdajo naročilnice ali podpisane pogodbe izbranemu ponudniku.
Naročnik ni dolžan izbranemu ali neizbranemu ponudniku vračati v fizični obliki oddane pisne dokumentacije (npr. xxxxxx xxxxxxx, korespondence ipd.). S prejeto dokumentacijo ponudnikov, ne glede na obličnost, bo Naročnik ravnal kot s poslovno skrivnostjo.
3.2. Naročilo
Veljavno je samo pisno naročilo, ki je ponudniku poslano po elektronski pošti iz spletnih domen posameznih družb Skupine Triglav (na primer: xxxxxxx.xx) ali navadni pošti, v kolikor s partnerjem s pogodbo ni dogovorjeno drugače. To velja tudi za morebitne dopolnitve in spremembe naročil.
V kolikor pride do sprememb nabavnih pogojev (dobavni roki, cena, specifikacije …) v času nabavnega postopka, mora ponudnik o tem pisno obvestiti naročnika in pridobiti njegovo pisno soglasje.
Enostranska sprememba nabavnih pogojev po že izvedenem nabavnem postopku ni mogoča.
3.3. Pogodba
Veljavna je samo pogodba, sklenjena v pisni obliki. Enako velja za vse anekse k pogodbi.
Pogodba se lahko sklicuje na pisno potrjeno ponudbo s strani naročnika in/ali veljavno razpisno dokumentacijo v okviru nabavnega postopka, poslano s strani informacijske podpore naročnika.
V pogodbi mora biti določen skrbnik pogodbe na strani partnerja in naročnika (elektronski naslov, telefonska številka).
Vse obvezne klavzule so opredeljene v teh splošnih pogojih, zato bo praviloma v potencialni krovni pogodbi/aneksu določilo, ki se bo sklicevalo na splošne pogoje glede vsebine obveznih pogodbenih klavzul, ki bodo uporabljene v posamični krovni pogodbi/aneksu. Izjema od tega pravila je protikorupcijska klavzula, katero bo treba zabeležiti v vsakokratni aneks.
3.4. Dobava blaga, storitev in osnovno sredstvo
Partner mora blago, storitev ali osnovno sredstvo dobaviti v skladu s prejetim naročilom ali sklenjeno pogodbo.
Partner bo dobavil kvalitetno blago (novo, originalno, nerabljeno), storitev ali osnovno sredstvo pravočasno ter v skladu z zakonodajo in standardi stroke. Razpolagati mora z vsemi predpisanimi dovoljenji in/ali potrdili.
Dobava blaga, storitve ali osnovnega sredstva je sprejeta, ko jih pregleda in pisno prevzame predstavnik naročnika.
Vsako dobavo blaga, storitev in/ali osnovnega sredstva mora predstavnik naročnika potrditi s svojim podpisom na dobavnici ali specifikaciji opravljenih del oz. drugem ustreznem dokumentu. Šteje se, da je blago, storitev in/ali osnovno sredstvo prispelo pravočasno, če je dostavljeno v dogovorjenem roku na dogovorjeno mesto, ki je navedeno v razpisni dokumentaciji ali pogodbi. V primeru storitev se šteje, da je bila storitev opravljena pravočasno, če jo naročnik prevzame (podpiše primopredajni zapisnik) v roku, navedenem v razpisni dokumentaciji ali pogodbi.
Kadar se naročnik pisno dogovori, da bo dobavo sprejel po delih (sukcesivna dobava), se pogodba ali naročilo razlaga kot ena sama pogodba ali naročilo.
V kolikor partner pri sukcesivni dobavi ne dobavi katerega koli dela dobave, lahko naročnik odstopi od sklenjene pogodbe in poravna le dobavljen del materiala ali storitve, v kolikor se naročnik in partner ne dogovorita drugače.
Če se naročeno blago naročniku dobavi v večjih količinah od naročenih, naročnik ni dolžan sprejeti in plačati presežka dobavljene količine. Presežek blaga ostane na razpolago za prevzem partnerju en mesec po dobavi, pri čemer vsa povezana tveganja in stroške nosi partner sam. Po preteku enega meseca lahko naročnik presežek dobavljenega blaga odstrani, pri čemer stroške odstranitve, uničenja nosi partner.
Partner je dolžan naročniku takoj pisno sporočiti vsako novo okoliščino, ki bi lahko povzročila zamudo dogovorjenega roka dobave.
Naročnik ne prevzema odgovornosti za ravnanje z odpadno embalažo. Partner je dolžan brezplačno vzeti nazaj vso odpadno embalažo v zvezi z dobavljenim blagom (npr. prevozno in prodajno embalažo), razen če ni drugače dogovorjeno z naročnikom. Naročnik bo partnerju vrnil vso vračljivo prazno embalažo, v kolikor je to pisno dogovorjeno v naročilu ali pogodbi.
V primeru nezadovoljive kakovosti blaga, storitev in/ali osnovnih sredstev jih naročnik ni dolžan sprejeti ali plačati, kar velja tudi za morebitne še nedobavljene delne dobave. Partner je dolžan spoštovati predpise, ki urejajo ravnanje z odpadno embalažo.
V primeru pojava posebnih okoliščin, na primer razglašena epidemija, ki vplivajo na dobavo blaga, storitev in/ali osnovnih sredstev, mora partner o teh okoliščinah pisno obvestiti naročnika.
3.5. Plačila in plačilni pogoji
Račun za dobavljeno blago, storitve in/ali osnovna sredstva je treba skupaj s podpisano dobavnico ali drugimi dokumenti, opredeljenimi v pogodbi, poslati po navadni pošti ali prek sistema e-računov. Če se dobavnica pošilja po navadni pošti, se le-to pošlje na naslov naročnika. Način in naslov pošiljanja računa je razviden iz naročila ali pogodbe.
Plačilo se izvede skladno s pogoji, navedenimi v pogodbi ali v naročilnici, ter po prejemu naslednje dokumentacije: računa, potrjene dobavnice, dostavljenega blaga/osnovnih sredstev ali potrjenega primopredajnega zapisnika ali drugega dokumenta, kot je opredeljeno v pogodbi v primeru opravljenih storitev.
Rok plačila je 30 dni od datuma prejema računa pri naročniku, razen če je na naročilu oz. v pogodbi navedeno drugače.
Plačilni rok prične teči naslednji delovni dan od datuma prejema pravilno izstavljenega računa.
Naročnik ni dolžan plačati računa, če blago, storitev in/ali osnovno sredstvo ni bilo pisno naročeno oz. pogodbeno dogovorjeno ter dokazano potrjeno s strani predstavnikov naročnika. Izjema od tega določila so storitve, katerih plačilo je opredeljeno v zakonih, odlokih ali uredbah.
3.6. Reklamacije
Če blago in/ali osnovno sredstvo ni dobavljeno v skladu (kvaliteta, tehnične karakteristike …) s potrjeno ponudbo ali specifikacijo oz. s pogodbo, lahko naročnik:
na stroške in tveganje partnerja zavrne ali vrne neustrezno blago oz. osnovno sredstvo partnerju,
po posebnem dogovoru s partnerjem sprejme slabše blago oz. osnovno sredstvo ob znižanju kupnine ali se strinja z odpravo napake na blagu oz. osnovnih sredstvih.
Če storitev ni izvedena v skladu (kvaliteta, druge karakteristike) s potrjeno ponudbo ali specifikacijo oz. s pogodbo, naročnik:
od partnerja zahteva takojšnjo odpravo napake in izvedbo storitev v skladu s ponudbo, specifikacijo oz. pogodbo,
na stroške in tveganje partnerja izvede storitev (popravilo oz. odpravo napake) z drugim partnerjem.
Posledice motenj, ki nastanejo v delovnem procesu naročnika zaradi prepozne dobave blaga oz. osnovnega sredstva ali slabe kakovosti prevzetega blaga oz. osnovnega sredstva ali neustreznih storitev s strani partnerja, v celoti prevzame partner. Odškodninska odgovornost se izračuna za vsak primer posebej, v kolikor ni v pogodbi ali naročilnici navedeno drugače.
Količinske reklamacije in vidne napake pri blagu oz. osnovnih sredstvih naročnik v pisni obliki sporoči partnerju takoj ob prevzemu blaga. Skrite napake naročnik v pisni obliki javi partnerju takoj, ko jih ugotovi, vendar najkasneje v roku šestih (6) mesecev od prevzema. Obvestilo o napaki mora vsebovati natančen opis napake ter poziv partnerju, da napako odpravi.
Partner je naročniku dolžan podati pisni vsebinski odgovor na reklamacijo ali obvestilo o napaki v roku 24 ur od prejema reklamacije ali obvestila o napaki.
Partner je dolžan doseči pogodbeno dogovorjeno kakovost in odpraviti napake v naknadnem roku, ki ga postavi naročnik. Če partner tega ne doseže ali pogodbeno dogovorjene kakovosti ne more vzpostaviti niti v naknadnem roku, je dolžan na svoje stroške priskrbeti nadomestno blago, osnovno sredstvo in/ali storitev.
Če dobavni pogoji niso izpolnjeni, lahko naročnik zaračuna partnerju stroške zaradi nastale škode in si priskrbi nadomestno dobavo pri drugem partnerju (kritni nakup).
V primeru zakasnitve dobave ali izvedbe storitve mora partner takoj pisno obvestiti naročnika, ko pride do morebitnih sprememb. V kolikor naročnik ni predhodno seznanjen in ni pisno potrdil sprememb, ni dolžan sprejeti ali plačati takšnega blaga in/ali storitve.
3.7. Poročanje o tveganjih za uspešno izvedbo dobave ali storitev
Partner se zavezuje, da bo naročniku razkril vse morebitne nove ali spremenjene okoliščine in dejstva, ki bi lahko vplivale na njegovo sposobnost za zakonito, uspešno in pravočasno izvedbo naročila. To vključuje predvsem, ne pa izključno, obveščanje naročnika o naslednjih dogodkih in dejstvih:
zaznanih pomembnih (operativnih) tveganjih v zvezi z izvajanjem naročila;
vsakršnih aktivnostih partnerja oziroma nameri partnerja, da se statusno ali lastniško prestrukturira;
uvedbi postopkov zaradi insolventnosti zoper partnerja oziroma postopka likvidacije partnerja;
vsakršnih sodnih, upravnih ali drugih uradnih postopkih uvedenih zoper partnerja ter kakršnih koli civilnih tožbah, ugotovitvah revizorjev, odločitvah nadzornih organov in podobno, ki se posredno ali neposredno nanašajo na predmet pogodbe in/ali bi lahko materialno vplivali na sposobnost partnerja, da izpolni svoje obveznosti iz naročila;
o sklenitvi drugih dogovorov, ki zahtevajo bistven del kadrovske, strokovne, časovne ali drugačne razpoložljivosti partnerja in bi lahko negativno vplivali na opravljanje storitev po pogodbi.
Naročnik si pridržuje pravico, da partnerju izdaja splošne usmeritve in posamezna navodila glede izvedbe naročila.
3.8. Trajnostno poslovanje in predhodna presoja ustreznosti dobavitelja
Ponudnik oziroma partner je dolžan izpolniti na zahtevo naročnika vprašalnika, ki ga ta pošlje enkrat letno, v zvezi s trajnostjo poslovanja (v nadaljevanju: obrazec TRP) in vprašalnik naročnika v zvezi s predhodno presojo ustreznosti dobavitelja (v nadaljevanju: obrazec PUD) ter ves čas poslovnega razmerja izpolnjevati pogoje iz obrazcev.
V primeru, da ponudnik oziroma partner ne zadosti pogojem vsaj iz prvih šestih točk vprašalnika TRP, ki je kot priloga teh Splošnih pogojev (izpolnjevanje obveznosti do delavcev, zagotavljanje zdravega in varnega delovnega okolja, preprečevanje diskriminacije in vseh oblik nadlegovanja ter spoštovanje zakonodaje vključno z okoljskimi zahtevami), in če ne zadosti pogojem iz obrazca PUD, ki je kot priloga teh Splošnih pogojev, ima naročnik pravico odstopiti od postopka nabave ali od pogodbe, če je ta že sklenjena, in sicer z enostransko izjavo in brez odpovednega roka. Ponudnik oziroma partner je tedaj dolžan naročniku povrniti vse morebitne nastale stroške in škodo.
Dolžnost ponudnika oziroma partnerja je:
izpolniti obrazec TRP in obrazec PUD pred registracijo na Portalu;
izpolniti obrazec TRP in obrazec PUD enkrat letno, po pozivu naročnika;
ves čas pogodbenega razmerja javljati morebitne spremembe, ki bi vplivale na neizpolnjevanje pogojev iz obeh obrazcev.
4. Pogodbene klavzule
4.1. Protikorupcijska klavzula
Pogodbeni stranki s potrditvijo teh pogojev izjavljata, da v kateri koli fazi sklepanja oziroma izvajanja pogodbe nobena od njiju ni in ne bo ponudila, dala ali obljubila kakršne koli nedovoljene koristi kateremu koli zaposlenemu ali članu organov vodenja ali nadzora pri nasprotni pogodbeni stranki ali kateremu koli predstavniku oziroma posredniku organa oziroma organizacije iz javnega sektorja za:
pridobitev posla ali
sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali
opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbe ali
drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je ali bi lahko bila nasprotni pogodbeni stranki ali organu oziroma organizaciji iz javnega sektorja povzročena škoda ali omogočena pridobitev nedovoljene koristi kateremu koli zaposlenemu ter članu organov vodenja ali nadzora pri nasprotni pogodbeni stranki ali predstavniku, posredniku organa oziroma organizacije iz javnega sektorja.
V primeru kršitve ali poskusa kršitve te klavzule je že sklenjena pogodba nična. V primeru, da se pogodba še ni pričela uporabljati, se šteje, da ni bila sklenjena.
Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta v sorazmerju z velikostjo svoje organizacije, prepoznani lastni izpostavljenosti tveganju koruptivnih ravnanj, naravo svojega poslovanja in zakonodajo s področja preprečevanja korupcije, ki zavezuje posamezno pogodbeno stranko, vzpostavili primerne ukrepe za preprečevanje koruptivnih ravnanj, ki bodo omogočali aktivno preprečevanje koruptivnih ravnanj, njihovo odkrivanje in ustrezno obravnavo ter poročanje zaznanih kršitev pristojnim uradnim organom.
V primeru suma koruptivnega ravnanja ali kršitve obveznosti iz prejšnjega odstavka na strani ene od pogodbenih strank (v nadaljevanju: »pogodbena stranka kršiteljica«) je druga pogodbena stranka (v nadaljevanju: »pogodbi zvesta pogodbena stranka«) upravičena sprejeti ustrezne ukrepe za obvladovanje lastne izpostavljenosti tveganjem za nastanek poslovne škode in škode za lastni ugled, ki vključujejo predvsem, a ne izključno,:
omejitev ali odvzem s pogodbo podeljenih pooblastil za delovanje v imenu in za račun pogodbi zveste stranke,
izvedbo revizije izvajanja določil pogodbe pri pogodbeni stranki kršiteljici,
zahtevo, da pogodbena stranka kršiteljica zagotovi dodatno zavarovanje za primer nastanka poslovne škode ali škode za ugled pogodbi zvesti stranki.
V primeru, da je zoper pogodbeno stranko kršiteljico pred uradnimi organi uveden postopek zaradi koruptivnega ravnanja, ki se nanaša na vsebino poslovnega sodelovanja na podlagi pogodbe, lahko pogodbi zvesta pogodbena stranka zadrži izvajanje svojih obveznosti po pogodbi do sprejema končne odločitve v tem postopku brez vsakršne odgovornosti za škodo, ki bi s tem nastala pogodbeni stranki kršiteljici.
4.2. Obvladovanje nasprotja interesov
Pogodbeni stranki izjavljata, da v zvezi s sklenitvijo te pogodbe ni podanih okoliščin, ki predstavljajo ali bi lahko predstavljale nasprotje interesov. O vsakem zaznanem obstoječem ali potencialnem nasprotju interesov kot tudi zaznanem videzu nasprotja interesov med izvajanjem te pogodbe bo vsaka pogodbena stranka nemudoma obvestila nasprotno pogodbeno stranko.
Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta izvedli vse potrebne ukrepe za obvladovanje tveganj, ki bi lahko izhajala iz nasprotja interesov predvsem, a ne izključno, z:
izločitvijo oseb, pri katerih je podano nasprotje interesov, iz vseh nadaljnjih postopkov, povezanih z izvajanjem predmeta pogodbe, ali z drugimi ukrepi, ki smiselno onemogočajo, da bi takšne osebe vplivale na izvajanje pogodbe;
z izvedbo postopkov nadzora nad že opravljenimi dejanji oseb, pri katerih je podano nasprotje interesov;
z angažiranjem druge osebe, ki bo sproti preverjala in odobrila vsa dejanja, ki jih v zvezi z izvajanjem pogodbe opravi oseba, pri kateri je podano nasprotje interesov.
Vsaka pogodbena stranka je odgovorna za izvedbo ukrepov v zvezi z osebami, ki delujejo v njenem imenu in/ali za njen račun. O izvedenih ukrepih je treba obvestiti nasprotno stranko. Kadar pogodbena stranka potrebnih ukrepov ne more izvesti brez udeležbe nasprotne pogodbene stranke, se o izvedbi ukrepov pogodbeni stranki posebej dogovorita.
Nasprotje interesov na strani vsake pogodbene stranke predstavlja kakršen koli zasebni interes vodilnih zaposlenih oziroma zaposlenih, ki sodelujejo pri sklepanju ali izvajanju te pogodbe, ali zasebni interes ožjih družinskih članov teh zaposlenih, ki bi lahko negativno vplival na skrbno, gospodarno, pošteno in učinkovito izvajanje te pogodbe. Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta, v okviru veljavne zakonodaje, kot zaupne varovali vse podatke in informacije, pridobljene v zvezi z naznanitvijo nasprotij interesov, morebitne osebne podatke pa bosta obdelovali v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
4.3. Varovanje poslovne skrivnosti
Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta vsebino te pogodbe ter vso dokumentacijo (poslovno, finančno, tehnično) v zvezi z opravljanjem storitev po tej pogodbi varovali kot poslovno skrivnost in jo brez predhodne pisne privolitve nasprotne stranke ne bosta posredovali, razkrili ali na drug način naredili dostopne tretjim osebam. Pogodbeni stranki se zavezujeta varovati tudi vse poslovne skrivnosti, osebne podatke in druge zaupne informacije nasprotne stranke, s katerimi se seznanita zaradi ali v zvezi z izvajanjem te pogodbe, in sicer ne glede na nosilec, na katerem so informacije vsebovane, oziroma način, na katerega so bile zaupne informacije pridobljene.
Vsaka pogodbena stranka se zavezuje zaupne informacije posredovati zgolj osebam, ki te informacije potrebujejo za izvajanje te pogodbe v imenu in za račun vsake pogodbene stranke, in sicer le v obsegu, ki je za to nujno potreben. Vsaka pogodbena stranka za kršitve varstva poslovnih skrivnosti in zaupnih informacij s strani oseb, ki delujejo v njenem imenu in za njen račun, odškodninsko odgovarja kot za lastno kršitev. Stranki sta te odgovornosti odvezani, v kolikor razkritje informacij zahteva pristojno sodišče, nadzorni organ ali tretja oseba, kateri je posamezna pogodbena stranka na njeno zahtevo te informacije po zakonu dolžna razkriti.
Poslovne skrivnosti oziroma zaupnih informacij ne predstavljajo naslednje informacije:
informacije, ki jih je pogodbena stranka že posedovala, še preden jih je prejela od druge pogodbene stranke;
informacije, ki so bile ali postanejo javne iz drugega razloga, kot je kršenje tega dogovora;
informacije iz te pogodbe oziroma v zvezi s to pogodbo, ki v skladu z veljavno zakonodajo štejejo za informacije javnega značaja vsaj ene od pogodbenih strank in jih je ta pogodbena stranka dolžna javno razkriti.
Obveznost varovanja zaupnih informacij iz tega člena ostane v veljavi tudi po prenehanju veljavnosti te pogodbe.
Izvajalec se zavezuje, da bo vse osebe, ki so pri njej v delovnem razmerju, pogodbene ter zunanje sodelavce, ki se bodo seznanili s podatki v okviru izvajanja te pogodbe, pisno opozoril na dolžnost varovanja podatkov.
4.4. ZDIJZ klavzula
Partner je seznanjen, da je naročnik zavezan za razkritje informacij javnega značaja v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja (v nadaljevanju: ZDIJZ).
Naročnik je ne glede na določila pogodbe glede varstva poslovnih skrivnosti upravičen javno razkriti podatke, ki jih ZDIJZ določa kot informacije javnega značaja naročnika, in sicer bodisi z njihovo javno objavo na spletni strani naročnika ali z razkritjem upravičenim prosilcem.
4.5. Varovanje človekovih pravic
Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta v času trajanja pogodbenega razmerja spoštovali človekove pravice in temeljne svoboščine, ki veljajo za pogodbeni stranki in njune podizvajalce v času sklenitve te pogodbe, pri čemer je minimalni obseg človekovih pravic in temeljnih svoboščin, ki ga morajo spoštovati v skladu s cilji in načeli Organizacije združenih narodov, ter je zapisan v Splošni deklaraciji človekovih pravic in Konvenciji o otrokovih pravicah, ki ju je sprejela in razglasila Generalna skupščina Združenih narodov, ter v Deklaraciji Mednarodne organizacije dela o temeljnih načelih in pravicah iz dela. Prav tako se pogodbeni stranki zavezujeta, da bosta uresničevali zahteve okoljske zakonodaje v vseh državah, v katerih poslujeta.
Če se s pravnomočno odločbo sodišča ali drugega organa ugotovi, da je partner kršil zaveze iz prejšnjega odstavka, lahko naročnik brez odgovornosti za škodo, nastalo naročniku, enostransko odstopi od sklenjene pogodbe zaradi hujše kršitve pogodbenih obveznosti. Partner je dolžan naročniku povrniti vso nastalo škodo in nastale stroške, ki so posledica kršitve zavez s strani partnerja.
4.6. Višja sila
Partner ni odgovoren za delno ali celotno neizpolnitev pogodbenih obveznosti, če je neizpolnitev posledica višje sile. Če je izpolnitev pogodbenih obveznosti partnerja zaradi višje sile delno ali v celoti motena ali preprečena, je partner dolžan o tem nemudoma, najkasneje pa v treh (3) delovnih dneh, obvestiti naročnika. Če tega ne stori, lahko naročnik zaradi hujše kršitve od pogodbe odstopi.
Partner je dolžan naročnika nemudoma obvestiti o prenehanju okoliščin, ki predstavljajo višjo silo.
Dokazano breme obstoja višje sile bremeni partnerja.
4.7. Varstvo osebnih podatkov
Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta pri izvajanju obveznosti po pogodbi delovali v skladu z vsakokratnim veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov RS in s Splošno Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov).
V kolikor bosta pogodbeni stranki pri izvajanju svojih obveznosti iz pogodbe medsebojno izmenjevali osebne podatke posameznikov, jih obdelovali za račun nasprotne pogodbene stranke ali z njimi razpolagali v razmerju skupnega upravljavstva zbirk osebnih podatkov, se pogodbeni stranki zavezujeta sprejeti poseben sporazum o obdelavi oziroma skupnem upravljanju osebnih podatkov, v katerem bosta podrobneje uredili medsebojno razmerje in obveznosti v odnosu do osebnih podatkov, in sicer še pred začetkom izvajanja obdelave osebnih podatkov.
Drugopogodbena stranka skladno z veljavnimi predpisi Republike Slovenije odškodninsko odgovarja prvopogodbeni stranki za vsako nepooblaščeno razkritje osebnih podatkov ali zaupnih informacij, pridobljenih na podlagi pogodbenega razmerja oziroma zaradi uresničitve dogovorjenega poslovnega namena.
4.8. Preprečevanje prevar
Pogodbeni stranki aktivno izvajata politiko ničelne stopnje tolerance do prevar. Drugopogodbena stranka se pri izvajanju te pogodbe vzdržuje ravnanj, ki bi lahko pomenila prevaro.
Drugopogodbena stranka aktivno sodeluje s prvopogodbeno stranko pri preprečevanju, odkrivanju in raziskovanju prevar. Drugopogodbena stranka zagotavlja, da so njeni delavci in podizvajalci seznanjeni z ničelno stopnjo tolerance do prevar in ostalimi zagotovili in jamstvi drugopogodbene stranke iz tega člena.
Vse sume prevar, ki jih drugopogodbena stranka zazna pri izvajanju te pogodbe, je dolžna javiti prvopogodbeni stranki praviloma po liniji za prijave sumov prevar, dostopni na spletni strani prvopogodbene stranke (xxx.xxxxxxx.xx), če pa to ni mogoče, se sumi prevar javljajo po elektronski pošti na naslov xxxxx@xxxxxxx.xx ali na naslov Zavarovalnica Triglav, d. d., v roke: SPORP – ne odpiraj!, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.
Če prvopogodbena stranka obravnava sum prevare, ki je povezan s to pogodbo, sme glede na naravo obravnavanega suma prevare po lastni presoji omejiti obseg pooblastil drugopogodbene stranke, zadržati izvajanje te pogodbe deloma ali v celoti in prepovedati izvajanje poslov po tej pogodbi.
4.9. Omejevalni ukrepi
Ne glede na druga določila pogodbe stranki nista dolžni izpolniti svojih obveznosti, ki izhajajo iz pogodbe in z njo povezanih pogodb in sporazumov, če bi izpolnitev predstavljala kršitev kakršnih koli trgovinskih ali ekonomskih omejevalnih ukrepov oziroma sankcij, prepovedi ali omejitev, sprejetih s strani mednarodnih organizacij ali organov posameznih držav, predvsem, a ne izključno, organov Republike Slovenije, Evropske Unije, Združenega Kraljestva ali Združenih držav Amerike.
Pogodbena stranka, ki zaradi spoštovanja omejevalnih ukrepov in omejitev iz prejšnjega odstavka ne izpolni svojih obveznosti po pogodbi, ne odgovarja za škodo, ki bi zaradi neizpolnitve njenih pogodbenih obveznosti nastala nasprotni drugi stranki ali tretjim osebam.
Vsaka pogodbena stranka je dolžna nasprotno pogodbeno stranko nemudoma obvestiti, če so proti njej, proti njenim obvladujočim ali odvisnim družbam, njenim poslovnim partnerjem ali njenim končnim lastnikom uvedeni kakršni koli omejevalni ukrepi oziroma sankcije, prepovedi ali omejitve poslovanja iz prvega odstavka tega člena.
Vsaka pogodbena stranka lahko brez odgovornosti za morebitno škodo, nastalo nasprotni stranki, in brez odpovednega roka odstopi od pogodbe, če so zoper nasprotno stranko sprejeti omejevalni ukrepi oziroma podobne omejitve, ki preprečujejo nadaljnje izvajanje pogodbe.
5. Pravice tretjih oseb in pravice intelektualne lastnine
Partner je dolžan zagotoviti, da storitve, ki jih mora zagotoviti, in njihovi rezultati ne kršijo pravic tretjih oseb in pravic intelektualne lastnine. Če pogodbena storitev krši pravice tretje osebe, bo partner varoval naročnika pred vsemi zahtevki tretjih oseb, ki temeljijo na nasprotujočih si pravicah do pogodbene storitve, razen kadar partner ni odgovoren za kršenje navedenih pravic.
6. Veljavnost ponudbe v okviru družb v Skupini Triglav
Partner se strinja, da bo pod istimi pogoji ponudbe blago in storitev ponudil tudi drugim odvisnim družbam Skupine Triglav, v kolikor bodo izrazile interes.
7. Odpoved pogodbe
Partner in naročnik odpoved in odpovedni rok opredelita s pogodbo, sicer pa veljajo pravila navedena v tej točki.
Xxxxx odpoved pogodbenega razmerja mora biti pisna in poslana nasprotni pogodbeni stranki s priporočenim pismom. Odpovedni rok prične teči petnajsti (15.) delovni dan po dnevu oddaje pisne odpovedi pogodbene stranke priporočeno po pošti na njej znani naslov druge pogodbene stranke.
Pogodbeni stranki se zavezujeta v odpovednem roku izvajati vsa določila sklenjene pogodbe.
Pogodbi zvesta pogodbena stranka sme odpovedati pogodbo brez odpovednega roka v primeru, če druga pogodbena stranka ne izpolni katere koli svoje bistvene obveznosti po pogodbi in te kršitve ne odpravi v roku tridesetih (30) dni od prejema pisnega poziva s strani druge pogodbene stranke za odpravo te kršitve.
V skladu z določilom prejšnjega odstavka lahko pogodbena stranka odstopi od pogodbe tudi v primeru, če druga pogodbena stranka postane insolventna ali preneha poslovati, pri IT-storitvah pa tudi v primerih okoliščin iz točke 4 poglavja II Posebni splošni pogoji za partnerje oz. izvajalce IT-storitev.
8. Končne določbe
Navedeni splošni pogoji nabave so veljavni ne glede na to, ali ponudnik ob izstavitvi ponudbe pošlje svoje splošne pogoje poslovanja.
Vse morebitne spore bosta partner in naročnik reševala sporazumno in na miren način. V kolikor s pogodbo ni določeno drugače, je za rešitev spora pristojno stvarno pristojno sodišče v Ljubljani. Uporablja se slovensko pravo.
Naročnik ima pravico kadar koli spremeniti ali dopolniti te splošne pogoje. Vsakršna sprememba pogojev bo objavljena na spletni strani Zavarovalnice Triglav, x. x. Xxxxxxxx bo partnerja po elektronski ali navadni pošti obvestil pred predvidenim začetkom uporabe spremenjenih splošnih pogojev. Za partnerja so spremembe obvezujoče od njihove seznanitve dalje. Šteje pa se, da je partner s spremembami seznanjen, ko so le-te objavljene na spletni strani Zavarovalnice Triglav, d. d., in s prejetjem obvestila o spremembi. V kolikor se partner s spremembami ne bi strinjal, mora o tem v osmih dneh od prejetja obvestila pisno obvestiti Naročnika. V primeru nestrinjanja pa ima Naročnik pravico odstopiti od pogodbe, razen če se stranki ne dogovorita drugače.
Partner je obveščen in soglaša s tem, da bodo podatki obdelani v informacijskem sistemu naročnika v skladu z naročnikovim Pravilnikom o hrambi poslovne dokumentacije.
II. Posebni splošni pogoji za partnerje oz. izvajalce IT-storitev
II.I. Splošna določila za partnerje oz. izvajalce IT-storitev
1. Splošna določila
Posebni splošni pogoji za partnerje oz. izvajalce IT-storitev se poleg zgoraj navedenih splošnih določil dodatno uporabljajo za primere, ko so predmet naročila IT-storitve, ki obsegajo: (i) dobavo in najem strojne in/ali programske opreme, (ii) vzdrževanje strojne in/ali programske opreme in/ali (iii) razvoj programske opreme po meri in glede katerih so v nadaljevanju teh pogojev določeni dodatni pogoji, (iv) oblačne storitve ali (v) posredovanje ali dostop do podatkov.
Partner mora naročnika obvestiti, ali se za zagotavljanje svojih storitev bistveno zanaša na infrastrukturo v oblaku (če je na primer del verige podizvajanja ponudnik storitev v oblaku). V kolikor se partner za zagotavljanje svojih storitev bistveno zanaša na infrastrukturo v oblaku, ga naročnik obravnava enako kot ponudnike oblačnih storitev.
Partner je dolžan storitve iz prvega odstavka tega člena zagotoviti na način, da imajo le-te značilnosti, opisane v pogodbi, vključno z referenčnimi dokumenti, in niso predmet napak, ki izničijo ali zmanjšajo vrednost ali primernost za normalno uporabo ali uporabo, predvideno po pogodbi. Pogodbene storitve se izvajajo na podlagi trenutnega stanja tehnike v smislu tehnologije in ob ustreznem upoštevanju stopnje skrbnosti, običajne v panogi, ter s skrbnostjo dobrega strokovnjaka. Upoštevati je treba veljavne zakonske predpise, v kolikor določajo zahteve v zvezi z izvajanjem storitev. Programska oprema mora biti zagotovljena v skladu z ustreznimi standardi kakovosti in varnosti.
Partner je dolžan izpolnjevati ustrezne standarde informacijske varnosti in slediti novostim na tem področju. Partner je pri zagotavljanju svojih storitev dolžan upoštevati vse informacije ter varnostne usmeritve naročnika prek komunikacijskih kanalov, dogovorjenih s pogodbo.
Naročnik bo v svoje programe ozaveščanja o varnosti na področju informacijsko-komunikacijskih tehnologij in usposabljanja na področju digitalne operativne odpornosti po potrebi vključeval tudi partnerje. Partner se zavezuje, da bo sodeloval v tovrstnih programih ozaveščanja in usposabljanja. Pogoje in način navedenega sodelovanja naročnik in partner določita s posebnim dogovorom.
Partner se zavezuje, da bo, v kolikor bi bilo treba, sodeloval z nadzornim organom naročnika oz. zagotavljal potrebno pomoč naročniku pri odzivanju na morebitne zahteve nadzornih organov, v kolikor se bodo le-te nanašale na storitve, ki jih partner zagotavlja naročniku.
V kolikor se pogodbeni stranki v zvezi s programsko opremo dogovorita, da partner zagotovi izvorno kodo programske opreme, mora biti le-ta dobavljena skupaj s celotno dokumentacijo in razvojnimi orodji, vključno s posodobitvami, nadgradnjami ali drugimi novimi različicami programske opreme, dobavljene kot del vzdrževalnih storitev. Poleg tega lahko naročnik zahteva deponiranje izvorne kode pod razumnimi pogoji, če za to obstaja utemeljen razlog (npr. programska oprema je pomembna za bistvene poslovne procese naročnika).
Partner je dolžan izpolnjevati ustrezne tehnične standarde in s tem povezane novosti na področju opreme, storitev ali rešitev, ki jih dobavlja naročniku. Partner se zavezuje, da v primeru tehničnega zaostanka posameznih gradnikov rešitve ali rešitve v celoti zagotovi brezplačno nadgradnjo za trenutno veljavni industrijski standard.
Dobave in storitve partnerja, bodisi na nosilcih podatkov bodisi elektronsko prenešene, je treba celovito pregledati in testirati z uporabo pregledov in analizo postopkov, preden se jih posreduje naročniku ali se jih uporabi in zagotovi, da imajo zahtevane lastnosti, da so ustrezne kakovosti ter brez zlonamerne programske opreme (npr. trojanci, virusi, vohunska programska oprema) in varnostnih ranljivosti. V kolikor bi bila zaznana zlonamerna programska oprema ali varnostna ranljivost, mora biti naročnik o tem takoj obveščen, v dogovoru z naročnikom pa nemudoma dogovorjena oz. ustvarjena rešitev, ki ne vsebuje zlonamerne programske opreme ali varnostnih ranljivosti.
V primeru, da ima partner pomisleke glede informacij, usmeritev, navodil ali dokumentov, ki jih zagotovi naročnik, je brez odlašanja o tem dolžan pisno obvestiti naročnika. V primeru, da so med izvajanjem storitev potrebne spremembe storitev ali izboljšave, partner brez nepotrebnega odlašanja o tem pisno obvesti naročnika ter pred izvedbo morebitnih sprememb pridobi odobritev naročnika.
Partner zaposluje le osebje, ki je usposobljeno, tako tehnično kot osebno, za izvajanje storitev in nalog, navedenih v naročilu.
Vsi viri, ki jih zagotovi naročnik, kot so dokumenti, podatki, informacije, nosilci podatkov, dostop do sistemov, strojne opreme ali drugih objektov, se uporabljajo izključno za izvajanje naročila oz. pogodbe. Pooblastila za dostop, zlasti do informacijskih in drugih sistemov, ki jih partnerju zagotovi naročnik, in pooblastilo za uporabo infrastrukture, računalnikov ali licenc preneha ob izpolnitvi oz. prenehanju pogodbe. Partner je dolžan naročniku vrniti vse predmete in podatke, ki jih je v povezavi s pogodbo prejel od naročnika. Elektronski dokumenti, informacije ali sredstva dostopa se uničijo, izbrišejo ali prepišejo na način, da jih ni več mogoče obnoviti. Navedena določila ne vplivajo na pravice in obveznosti pogodbenih strank, ki so na podlagi pogodbe nastale do datuma prenehanja veljavnosti pogodbe. Ne glede na navedeno se pogodbeni stranki strinjata, da tudi po datumu prenehanja veljavnosti pogodbe oz. njeni izpolnitvi v veljavi ostanejo določila pogodbe, ki urejajo: pravice intelektualne lastnine; posledice odpovedi ali prenehanja veljavnosti pogodbe; obveznost varovanja zaupnosti in poslovnih skrivnosti; garancije in odgovornost; odgovornost za škodo in varovanje podatkov.
Naročnik si pridržuje pravico, da izjemoma oz. v primeru, da partner xxxxxx pri izvrševanju svojih obveznosti po pogodbi, na stroške partnerja prepusti tretji osebi izvršitev obveznosti, ki jih partner ni izvršil v pogodbenem roku. To lahko naročnik stori kljub določbam pogodbe, ki kakor koli (neposredno ali posredno) prepovedujejo ali omejujejo izvrševanje teh obveznosti s strani partnerja nepooblaščenim osebam. Naročnik mora o prenosu izvajanja pisno obvestiti partnerja vsaj 24 ur prej, preden začne tretja oseba izvrševati te obveznosti.
Partner mora ob prenehanju veljavnosti pogodbe, odpovedi pogodbe, v primeru insolventnosti nad njim, reševanja ali prenehanja poslovanja partnerja, nemudoma oziroma najpozneje v roku 5 delovnih dni od pisne zahteve naročnika, podane odpovedi, datuma prenehanja pogodbe, v kolikor veljavnost pogodbe ni podaljšana, ali od sklepa sodišča o začetku postopka zaradi insolventnosti nad partnerjem ali drugega načina prenehanja:
naročniku ali tretji osebi, ki jo določi naročnik, brezplačno zagotoviti dostop, obnovitev, restavriranje vseh podatkov (osebnih in neosebnih) v preprosto dostopni obliki ali proti plačilu, v kolikor se stroški opredelijo s pogodbo;
vrniti vse podatke naročnika, vključno z vsemi izvodi programske opreme naročnika, programske kode, dokumentacije in vključno s katero koli drugo programsko opremo, ki je predmet izvajanja storitev skladno s pogodbo;
naročniku brezplačno vrniti vse materiale, ki jih je dobavitelj ustvaril v skladu s pogodbo, če so v lasti naročnika;
prenehati uporabljati naročnikove podatke in naročniku zagotoviti popolno in nemoteno različico v elektronski obliki v formatih in na medijih, dogovorjenih z naročnikom, ki omogoča prenosljivost naročnikovih podatkov;
brezplačno uničiti vse kopije podatkov naročnika in/ali programsko opremo, zagotovljeno ali licencirano, in zagotoviti dokaz ter pisno potrditev naročniku, da so podatki varno uničeni pri njem in pri vseh podizvajalcih, navedenih v pogodbi, razen če bi zadržanje podatkov naročnika zahteval zakon;
vrniti vsa morebitna plačila za storitve, ki v skladu s pogodbo niso bile dobavljene naročniku.
Vsa dovoljenja, najemi in dovoljenja, ki jih naročnik izda partnerju, prenehajo veljati ob koncu veljavnosti pogodbe, o čemer naročnik partnerja ni dolžan izrecno pisno obveščati.
2. Informacijska varnost
Partner je dolžan izpolnjevati ustrezne standarde informacijske varnosti in slediti novostim na tem področju.
Partner ima sprejete ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za preprečitev motnje v razpoložljivosti, celovitosti, avtentičnosti in zaupnosti njegovih informacij, tehnoloških sistemov, komponent in procesov ter vseh informacij in podatkov naročnika ter uvede ustrezne industrijske standarde, postopke in metode za preprečevanje, prepoznavo, ocenjevanje in odpravljanje vseh ranljivosti, zlonamerne kode in drugih motenj v zvezi s storitvami.
Partner mora preizkusiti in oceniti varnost storitev, ki jih zagotavlja, in sicer pred dobavo storitev naročniku in v primeru nadaljevanja pogodbene obveznosti redno tudi v obdobju izvajanja pogodbenih storitev za naročnika. Partner dokumentira rezultate v skladu s standardno prakso v industriji in jih na poziv zagotovi naročniku. Naročnik je upravičen, ni pa zavezan, da pogodbene storitve kadar koli celovito preizkusi in pregleda glede ranljivosti, zlonamerne kode in drugih okvar. Naročnik ima pravico, da navedene preizkuse in potrebno testiranje izvede s pomočjo tretjih oseb, ki so zavezane k zaupnosti. Partner naročniku ob tem zagotavlja razumno pomoč.
Partner bo za izvajanje nalog po pogodbi in teh splošnih pogojih uporabljal mednarodno uveljavljeno opremo priznanih izvajalcev ter storitve uveljavljenih in preverjenih dobaviteljev (kakovost storitev, varnost storitev, tehnološka usposobljenost, finančna trdnost in podobno).
Za izvajanje ključnih nalog po pogodbi ali nalog, ki lahko pomembno vplivajo na izvajanje nalog po pogodbi ali na varstvo osebnih podatkov, lahko partner uporablja podizvajalce samo z izrecnim pisnim soglasjem naročnika, razen v kolikor je v pogodbi ali splošnih pogojih uporabe storitev določeno drugače.
Partner je dolžan zagotavljati in vzdrževati dokumentacijo o podatkovnem modelu, kadar je to ustrezno, za vse podatke, ki jih obdeluje za naročnika.
Vsa vzdrževalna dela se morajo opravljati na samem mestu, kjer se oprema nahaja. Če to ni mogoče, se mora nosilce podatkov iz opreme odstraniti in jih varno shraniti. Če podatkov ni mogoče odstraniti ali kako drugače zaščititi, mora biti postopek vzdrževanja nadzorovan.
Partner je dolžan obveščati naročnika o lokacijah, in sicer o regijah in državah, kjer se opravljajo pogodbene funkcije in zagotavljajo storitev v razmerju do naročnika, vključno z lokacijo hrambe (vključno s podatkovnimi centri v upravljanju partnerjevih podizvajalcev). Partner je dolžan pred vsako načrtovano spremembo navedenih lokacij o tem obvestiti naročnika in je ne sme spremeniti brez predhodnega pisnega soglasja naročnika glede spremembe lokacije, razen v kolikor je s pogodbo dogovorjen drugačen način seznanjanja z navedenimi lokacijami in pravica do podajanja ugovorov naročnika zoper predlagane spremembe.
Partner je dolžan svoje podizvajalce in dobavitelje zavezati k izpolnjevanju obveznosti iz II. poglavja teh splošnih pogojev.
Spremembe informacijskih rešitev ali dokumentacije v času veljavnosti pogodbe med pogodbenima strankama lahko izvirajo iz:
razlogov za izboljšavo ali uvedbo novih rešitev, ki so predmet pogodbe;
odprave napak na informacijskih rešitvah, ki so predmet pogodbe;
organizacijskih sprememb, ki vplivajo na rešitve, ki so predmet pogodbe ali pravnih sprememb, ki vplivajo na rešitve, ki so predmet pogodbe.
Vse zahteve za spremembe se vodijo izključno v sistemu za upravljanje sprememb, ki ga določita naročnik in partner v pogodbi. Zagotovljena mora biti sledljiva povezava med zahtevkom za spremembo in posamezno spremembo v informacijski rešitvi ali dokumentaciji.
Razvojno, preizkusno in produkcijsko okolje informacijskih rešitev, ki so predmet pogodbe, so vedno popolnoma ločeni.
Vsaka sprememba informacijskih rešitev ali dokumentacije, ki so predmet pogodbe, se najprej preizkusi izključno v razvojnem okolju in izključno z imaginarnimi podatki ali javno dostopnimi digitalnimi vsebinami. Vsaka sprememba se mora ustrezno dokumentirati, in sicer tako, da se označi nova različica, opisno se opredelijo vzroki spremembe in bistvene dopolnitve ter določi se mesto hrambe nove in prejšnje različice.
Vedno se varno hranijo vse različice informacijske rešitve in dokumentacije za nazaj.
Realni podatki ne smejo nikoli zapustiti produkcijskega okolja in se ne smejo prenašati v nobeno drugo okolje ali posredovati drugim osebam brez izrecne podlage v veljavnem zakonu ali brez izrecnega soglasja vseh pogodbenih partnerjev in končne stranke, na katero se podatki nanašajo, ter po vnaprejšnji presoji, ali je takšno ravnanje v skladu z vsemi veljavnimi predpisi.
Pred vsakokratno namestitvijo nove različice informacijske rešitve se:
predvidi način in morebitni problemi namestitve in delovanja v sistemu,
uspešno preizkusi nova različica v testnem okolju, kar se ustrezno dokumentira, skladno s spremembami dopolni oziroma drugače popravi projektna dokumentacija ali dokumentacija informacijske rešitve.
Novih različic informacijskih rešitev, ki so predmet pogodbe med pogodbenima strankama, ni dopustno nameščati, preden se uspešno in pravilno izvedejo vsa opravila po prejšnjem odstavku. Spremenjena informacijska rešitev, ki je predmet pogodbe, se namesti potem, ko se pogodbena partnerja o tem dogovorita in naročnik pisno potrdi ustreznost spremembe.
Obe pogodbeni stranki sta dolžni zagotoviti potrebne sodelovalne aktivnosti, da se lahko sodelavce oziroma uporabnike ustrezno in učinkovito seznani z novimi informacijskimi rešitvami oziroma spremembami le-teh.
Partner lahko informacijske rešitve in/ali dogovorjene ravni storitev spremeni izključno v dogovoru z naročnikom. Ne glede na navedeno lahko partner storitve izboljša in posodablja v primerih:
izvedbe nujnih popravkov, opustitev katerih bi pomenila motnje v delovanju storitev;
odpravljanja sistemskih varnostnih ranljivosti
in/ali zaradi zagotovitve skladnosti s predpisi ali zaradi odločitev nadzornih organov.
Naročnik lahko predlaga spremembe storitev, dogovorjenih s pogodbo. Obveznost partnerja je, da najkasneje v roku 14 dni odgovori na predlog naročnika ter opredeli pogoje, pod katerimi bi bil predlog izvedljiv, vključno z vsemi finančnimi posledicami za naročnika.
Partner pri izvajanju storitev v največji možni meri upošteva standarde in dobre prakse s področja varovanja informacij (npr. ISO 27001), v povezavi z razvojem spletnih tehnologij upošteva OWASP-standarde, kakor tudi druge standarde oz. usmeritve za ustrezno delovanje informacijsko-komunikacijskih tehnologij ter modernih tehnologij (npr. glede algoritmov, interneta, informacijske varnosti, storitev zaupanja, umetne inteligence idr.), ki jih izda Evropska agencija za informacijsko varnost (ENISA) ali nacionalni ali evropski nadzorni organi, ter druga določila teh posebnih pogojev.
3. Varnost glede osebja
Partner zagotavlja, da pri obdelavi osebnih podatkov sodelujejo samo njegovi zanesljivi zaposleni, ki so:
bili primerno preverjeni v postopkih zaposlovanja ter je izpolnjevanje pogojev tudi kasneje stalno preverjano;
pogodbeno ali s posebno izjavo zavezani k varovanju občutljivih podatkov;
strokovno usposobljeni za svoje delo ter svoje znanje in veščine stalno ohranjajo.
Partner bo zaposlenim omogočil samo dostop do osebnih podatkov ali zaupnih informacij, ki je nujno potreben za njihovo delo v zvezi z nalogami po pogodbi z naročnikom. Prav tako bo zagotovil, da so vse občutljive naloge primerno urejene in je njihovo izvajanje med seboj ločeno (segregacija dolžnosti) ter se za kritične naloge zahteva sodelovanje najmanj dveh pooblaščenih in usposobljenih zaposlenih (načelo štirih oči) ter ne more nihče od zaposlenih samostojno ogroziti varnosti in celovitosti osebnih podatkov ali zaupnih informacij.
Partner lahko zaupne informacije, ne pa nujno tudi osebnih podatkov, če tako ni izrecno dogovorjeno s posebno pogodbo, posreduje tudi njegovim profesionalnim svetovalcem, agentom in svetovalcem pod pogojem, da le-ti podpišejo izjavo o varovanju zaupnosti pod enakimi pogoji, ki so vsebovani v tem dogovoru.
V primeru, da gre za storitev, kjer je treba za njeno izvajanje skladno s pogodbo zaposlenim pri partnerju omogočiti dostop do sistemov, kjer se obdelujejo podatki naročnika, je partner dolžan naročniku posredovati seznam pooblaščenih oseb, ki delajo na izvajanju del iz pogodbe, ter njihovi vlogi in naročnika tekoče obveščati o vseh spremembah pooblačenih oseb. Naročnik ima pravico preveriti skladnost seznama zaposlenih na teh delih z dejanskim stanjem.
Partner je dolžan na zahtevo naročnika nadomestiti pooblaščeno osebo iz četrtega odstavka te točke, če slednji izkaže, da je ravnal ali poskušal ravnati v nasprotju z določbami teh pogojev.
Določbe prejšnjih odstavkov se smiselno uporabljajo tudi za partnerjeve zunanje sodelavce ali zaposlene pri podizvajalcih, če jih partner uporablja za izvajanje storitev ter sodelovanje z njimi predhodno odobri naročnik.
4. Prekinitev pogodbe s partnerji oz. izvajalci IT-storitev
Naročnik lahko pogodbo s partnerjem oz. izvajalcem IT-storitev prekine v primeru naslednjih okoliščin:
znatna kršitev veljavnih zakonov, predpisov ali pogodbenih pogojev s strani partnerja;
okoliščine, identificirane med spremljanjem tveganja partnerja, za katere se šteje, da lahko spremenijo izvajanje funkcij, opravljenih na podlagi pogodbenega dogovora, vključno s pomembnimi spremembami, ki vplivajo na dogovor ali položaj partnerja;
dokazane šibkosti partnerja v zvezi z njegovim splošnim obvladovanjem tveganj na področju informacijsko-komunikacijskih tehnologij in zlasti v načinu, kako zagotavlja razpoložljivost, avtentičnost, celovitost in zaupnost podatkov, bodisi osebnih ali kako drugače občutljivih podatkov bodisi neosebnih podatkov;
kadar pristojni organ zaradi pogojev zadevnega pogodbenega dogovora ali okoliščin v zvezi z njim ne more več učinkovito nadzirati naročnika.
5. Sodelovanje s pristojnimi organi
Partner se zavezuje sodelovati s pristojnimi organi, vključno z osebami, ki jih le-ti imenujejo.
II.II Posebna določila glede na vrsto IT-storitve
1. Dobava in najem strojne in programske opreme
1.1. Obseg storitev in predmet pogodbe
Določbe tega poglavja veljajo za strojno ali programsko opremo, ki se zagotavlja naročniku za določen čas ali za stalno.
Strojna oprema je vedno dobavljena s predhodno nameščeno sistemsko in operacijsko programsko opremo (v nadaljevanju: strojna oprema). Pripadajoča sistemska in operacijska programska oprema je naročniku na voljo tudi na komercialno dostopnem podatkovnem mediju. Strojna oprema mora biti nastavljena, nameščena, integrirana in konfigurirana s strani partnerja in jo je treba predati naročniku v stanju, pripravljenem za delovanje, lastništvo nad njo pa je treba prenesti na naročnika. Če sta se pogodbeni stranki dogovorili, da se strojna oprema zagotovi za omejeno obdobje, partner opravi vzdrževanje in popravila, ki so potrebna za ohranitev strojne opreme v pogodbenem stanju ves čas najema strojne opreme. V navedenem primeru se uporabljajo tudi določila 2. 2. točke posebnega dela teh pogojev: »Vzdrževanje strojne in programske opreme«.
Naročniku se zgotovi programska oprema za uporabo v pogodbeno določenem obsegu. V kolikor je dogovorjeno, je partner dolžan namestiti programsko opremo in jo predati naročniku v stanju, pripravljeno za obratovanje. Če sta se pogodbeni stranki dogovorili, da se programska oprema zagotovi za omejeno časovno obdobje, partner izvaja storitve vzdrževanja in popravil z namenom ohranitve programske opreme ves čas trajanja najema storitve. V povezavi z navedenim določilom se uporabljajo tudi določila 2. 2. točke posebnega dela teh pogojev: »Vzdrževanje strojne in programske opreme«.
Partner praviloma zagotovi programsko opremo v objektni kodi na komercialno dostopnem podatkovnem mediju na način, da jo je mogoče izvajati. Če se programska oprema izgubi, nenamerno izbriše s strani naročnika, jo bo partner brezplačno zamenjal oz. nadomestil.
Strojna in programska oprema se dobavi s splošno razumljivo dokumentacijo, zlasti o tem, kako se ju namesti, uporablja, upravlja ali vzdržuje, v slovenščini ali vsaj v angleščini in predstavlja bistveno pogodbeno obveznost.
Partner naročniku zagotovi navodila za uporabo strojne opreme ali programske opreme.
Nakupna cena ali najemnina za strojno in programsko opremo zajema vse storitve s strani partnerja iz te točke splošnih pogojev, vključno s podelitvijo pravic uporabe, opredeljenih v točki 1. 2. tega dela pogojev.
1.2. Pravice uporabe
V primeru, da sta se pogodbeni stranki dogovorili o nakupu strojne ali programske opreme, partner ob zagotovitvi predmeta pogodbe naročniku podeli neizključno, nepreklicno in trajno pravico do uporabe predmeta pogodbe brez prostorske in vsebinske omejitve, vključno z vrstami uporabe, ki v času sklenitve pogodbe še niso znane. Pogodbeni stranki se dogovorita o ustreznem nadomestilu, če se pravice do uporabe izvajajo za vrste uporabe, ki ob sklenitvi pogodbe še niso znane. Uporaba zajema zlasti reproduciranje predložene programske opreme za pogodbeno uporabo, shranjevanje, vključno z morebitno potrebno namestitvijo v sisteme IT, in nalaganje, izvajanje ter obdelavo podatkov. Pravica do uporabe vključuje zlasti pravico naročnika ali tretjih oseb za prilagajanje in razvijanje programov, ki delujejo skupaj s programsko opremo v imenu naročnika, vključno z namenom omogočanja interoperabilnosti z drugimi sistemi in programi.
Če se pogodbeni stranki dogovorita, da se strojna oprema ali programska oprema najema, partner ob zagotovitvi predmeta pogodbe naročniku podeli neizključno pravico do uporabe predmeta pogodbe za čas trajanja pogodbe in, razen če ni izrecno dogovorjeno drugače, brez prostorske ali vsebinske omejitve. Naročnik lahko izdela kopije za namene varnostnega kopiranja v skladu z določili Xxxxxx o avtorski in sorodnih pravicah, ki urejajo vsebinske omejitve avtorstva računalniških programov.
Partner v primeru odprave napak ali vzdrževalnih storitev, ki se izvajajo v okviru najema, naročniku zagotovi popravke, posodobitve, nadgradnje ali nove različice programske opreme, vsebovane v predmetu pogodbe ali posodobljeno dokumentacijo (v nadaljevanju: posodobitve), vsi dogovori, o katerih sta se pogodbeni stranki dogovorili za zagotovljeno programsko opremo, veljajo tudi glede posodobitev, vključno s podeljenimi pravicami uporabe.
Vsi rezultati dela, zlasti podatki ali dokumenti, v kakršni koli obliki, ki nastanejo v okviru oz. v zvezi z uporabo predmeta pogodbe, so last naročnika. Naročnik je upravičen do vseh trenutnih ali prihodnjih pravic za njihovo uporabo in izkoriščanje. Partner ni upravičen do uporabe teh rezultatov izven obsega dogovorjenega s pogodbo med pogodbenima strankama.
Če so za uporabo predmeta pogodbe potrebna posebna orodja za dostop, naprave ali posebna dovoljenja, jih mora partner zagotoviti v ustreznem številu.
Naročnik ima pravico prilagoditi predmet pogodbe v primeru izvedbe spremembe, razširitve ali druge predelave programske opreme, če je to potrebno zaradi uporabe računalniškega programa v skladu z njegovim namenom in pod pogojem, da je dal partnerju predhodno možnost odprave napak. Naročnik nima lastnih pravic do uporabe in izkoriščanja navedenih prilagoditev. Naročnik bo imel tudi pravico do dekompilacije programske opreme skladno z določili Zakona o avtorski in sorodnih pravicah, ki določajo pogoje za dekompiliranje. Na pisno zahtevo partner naročniku zagotovi vse podatke in informacije, potrebne za omogočanje interoperabilnosti z drugo strojno in programsko opremo
Naročnik ima pravico ustvariti in uporabljati kopije programske opreme, ki mu je bila dana na voljo za varnostno kopiranje in namene arhiviranja. V kolikor je naročnik pridobil programsko opremo s spletnim prenosom, jo lahko kopira na nosilec podatkov, v kolikor z drugimi pogoji ali pogodbo ni dogovorjeno drugače.
Licenčni pogoji tretjih ponudnikov, ki veljajo v povezavi s predmetom pogodbe, morajo biti v celoti poslani naročniku skupaj s ponudbo za programsko opremo, oz. pred sklenitvijo pogodbe, sicer se v celoti uporabljajo ti splošni pogoji.
Družbe Skupine Xxxxxxx so upravičene do zgoraj navedenih pravic, v kolikor je bilo tudi za njih nabavljeno osnovno sredstvo ali so bili koristniki storitev in ni bilo dogovorjeno drugače.
. Garancija proizvajalca
V primeru obstoja garancije proizvajalca za predmet pogodbe bo partner v garancijskem roku brezplačno odpravljal vse napake na dobavljenem blagu ter pravilno izvršil nepravilno ali slabo izvršene storitve in odpravljal napake na njihovih rezultatih.
. Testiranje in poskusno delovanje
Partner mora predmet pogodbe pred predajo v uporabo najprej sam preizkusiti, da ugotovi, ali izpolnjuje pogodbene zahteve in ali je skladen z opisom produkta in specifikacijami. Partner na zahtevo pomaga naročniku pri izvajanju testiranja in poskusnega obratovanja. Tveganje v zvezi s ceno in zmogljivostjo preide na naročnika šele po potrditvi uspešno zaključenega testiranja in poskusnega obratovanja.
Testiranje in poskusno obratovanje je treba po zaključku pisno zabeležiti skupaj z vsemi napakami, ki so nastale pri izvajanju pogodbene storitve. Naročnik mora pisno potrditi uspešno testiranje. Če zahteve niso izpolnjene, si naročnik pridržuje pravico zavrniti potrditev. Partner mora takoj odpraviti nastale napake in ponovno predložiti pogodbeno storitev v preizkus in preizkusiti delovanje v dogovorjenih datumih in rokih. Ko sta rezultat testiranja in poskusnega obratovanja uspešna, se šteje, da je pogodbena storitev zagotovljena za prevzem s strani partnerja in se lahko prične s prevzemnim testiranjem pri naročniku. Partner zagotavlja ustrezno pomoč v okviru izvajanja testiranj iz te točke.
2. Vzdrževanje strojne in programske opreme
. Obseg storitev in predmet pogodbe
Določbe tega poglavja veljajo za zagotavljanje storitev vzdrževanja strojne opreme in programske opreme.
Partner se zavezuje vzdrževati in servisirati strojno opremo. Strojno opremo hrani v stanju, ki je primerna za potrebe naročnika, ter izvaja storitve vzdrževanja in z njimi povezana popravila.
V kolikor partner prevzame vzdrževanje obstoječega sistema naročnika, mora vse zaznane napake zabeležiti v prevzemnem zapisniku. Napake odpravi v okviru vzdrževalnih storitev, razen če to bistveno presega obseg običajnih vzdrževalnih storitev in je na to opozoril v prevzemnem zapisniku. V okviru vzdrževanja mora partner zagotoviti, da strojna oprema trajno in ustrezno deluje. To vključuje tudi zamenjavo komponent strojne opreme, ki so okvarjene, ne ustrezajo zadnjemu stanju tehnike ali niso varne. Naročnik bo pridobil lastništvo do novih komponent strojne opreme ob njihovi dostavi. Partner zamenjane strojne komponente odstrani in trajno izbriše podatke, ki jih le-te vsebujejo.
Partner se zavezuje vzdrževati programsko opremo, vključno z dokumentacijo. V okviru svojih vzdrževalnih storitev trajno vzdržuje programsko opremo v delovnem stanju, primernem za potrebe naročnika. Partner zagotavlja nenehen nadaljnji razvoj programske opreme in naročniku redno zagotavlja nadgradnje in nove različice, vendar najmanj enkrat letno.
Partner načrtuje vzdrževalna dela tako, da naročnikova uporaba strojne in programske opreme ni oslabljena. Če se vzdrževalnim delom med rednim obratovalnim časom sistema ni mogoče izogniti, je partner dolžan obvestiti naročnika o razlogih za to in se pravočasno oz. vsaj 2 tedna pred tem o izvedbi dogovoriti z naročnikom. Posodobitve, ki lahko vplivajo na delovanje programske opreme pri naročniku, morajo biti nameščene v časovnem oknu vzdrževanja, o katerem se pogodbeni stranki predhodno dogovorita. Partner mora pri izvajanju storitev, kakor tudi pri morebitnih posodobitvah, upoštevati obstoječe sistemske zahteve.
Partner mora pri odpravljanju težav upoštevati dogovorjene ravni storitev.
Vse storitve partnerja, opredeljene v tem poglavju, kakor tudi zagotavljanje pravic uporabe iz točke 2.2. tega poglavja, so vključene v ceno storitev vzdrževanja.
. Pravice uporabe
Partner naročniku podeli pravice do uporabe vzdrževalnih storitev v skladu s pogodbo, ki ureja dobavo strojne ali programske opreme.
V primeru, ko je partner zadolžen za omejeno vzdrževanje strojne ali programske opreme, na kateri ima izključne pravice naročnik in je naročnik o tem obvestil partnerja, mora partner naročniku zagotoviti pravice do posodobitev v skladu s točko 3.3 teh pogojev.
V vseh ostalih primerih omejenega vzdrževanja strojne ali programske opreme partner zagotovi pravico do posodobitev v skladu s točko 1.2 poglavja teh pogojev.
. Napake in odpravljanje težav
Storitev ima napake, če težave niso odpravljene v zahtevanem obsegu ali pa niso odpravljene v dogovorjenem oz. razumnem času. Nebistvene napake lahko partner odpravi v okviru naslednjega rednega vzdrževanja.
V kolikor se pogodba iz kakršnega koli razloga prekine predčasno in naročnik ne bi mogel pravočasno prenesti vzdrževalnih storitev na tretjo osebo ali jih izvajati sam in v kolikor ni dogovorjeno drugače, naročnik lahko zahteva, da partner izvaja vzdrževalne storitve tudi po izteku pogodbe, kadar je to potrebno za zagotovitev nemotenega poslovanja naročnika.
3. Razvoj programske opreme po meri naročnika
. Obseg storitev in predmet pogodbe
Določbe te točke veljajo za zagotavljanje storitev oblikovanja koncepta za programsko opremo, razvoj programske opreme po meri ali prilagoditev programske opreme za naročnika.
Partner naročniku zagotovi prilagojene storitve na področju idejne zasnove, razvoja in prilagajanja programske opreme, vključno z ustvarjanjem programske opreme in procesov, specifikacije kot del grobega, podrobnega ali testnega koncepta, ustvarjanja in izvajanja oblikovanja programske opreme ali aplikacij (v nadaljevanju: programska oprema po meri).
V kolikor bo partner za naročnika vzdrževal programsko opremo po meri, je dolžan upoštevati tudi ustrezne pogoje iz 1.2. točke teh pogojev (»Vzdrževanje strojne in programske opreme«).
Partner bo naročniku v celoti dobavil programsko opremo po meri skupaj z dokumentacijo in vsemi potrebnimi dokumenti za uporabo v stanju, da je pripravljena ali primerna za uporabo. To praviloma vključuje tudi izvorno kodo, dokumentacijo o zgodovini razvoja, zagotavljanje kakovosti, procese in rezultate ter uporabljene sisteme vodenja kakovosti in razvojna orodja.
Programska oprema po meri mora biti dobavljena s splošno razumljivo dokumentacijo v slovenskem ali vsaj angleškem jeziku, kar se šteje za bistveno pogodbeno obveznost. Prav tako partner zagotovi dokumente in informacije, ki se nanašajo na razvoj programske opreme in ki strokovnemu osebju naročnika omogočajo namestitev, delovanje, vzdrževanje in nadaljnji razvoj prilagojene programske opreme.
Partner mora programsko opremo po meri namestiti, integrirati in konfigurirati ter predati naročniku v stanju, ki je pripravljeno za delovanje, in lastništvo prenesti na naročnika.
Partner v okviru testiranja in poskusnega obratovanja, ki se izvaja v skladu s točko 3.4. teh pogojev, naročniku pomaga pri seznanjanju s funkcijami programske opreme po meri in naročniku zagotovi navodila v potrebnem obsegu.
Vse storitve partnerja, opredeljene v tem poglavju, kot tudi podelitev pravic uporabe, opredeljene v točki 3.3, so zajete v nadomestilu za razvoj programske opreme po meri.
. Odgovornost in obveznosti partnerja
Če izvajanje storitve vključuje programsko opremo, ki ne izvira od partnerja niti je ne zagotavlja naročnik, partner nabavi programsko opremo in jo da na voljo naročniku, razen če ni dogovorjeno drugače.
Partner naročnika redno obvešča o napredku izvajanja storitve.
Partner in njegovo osebje morajo biti posebej usposobljeni za zagotavljanje pogodbenih storitev in imeti dovolj izkušenj s podobnimi storitvami. Naročnik lahko zahteva dokazilo o tem. V primeru, da ga partner ne predloži, lahko naročnik zahteva, da partner osebje zamenja z ustreznejšim osebjem.
. Pravice uporabe
Lastništvo vseh morebitnih rezultatov partnerja in vmesnih rezultatov, ustvarjenih v okviru razvoja prilagojene programske opreme, vključno z izvorno kodo, poročili o testiranju in razvoju, predloge, ideje, osnutke, načrte, predloge, vzorce, modele, risbe, zapise podatkov, opisi storitev, dokumentacija, programi, programska oprema, vključno s pripomočki, ustvarjenimi zanjo, storitve prilagajanja za obstoječo programsko opremo in druge rezultate storitev (v nadaljnjem besedilu: storitve ali rezultati dela) preidejo na naročnika ob njihovem nastanku, razen v kolikor bi bilo s pogodbo izrecno opredeljeno drugače.
Prav tako naročnik, v kolikor ni dogovorjeno drugače, pridobi izključno, nepreklicno, prenosljivo in podlicenčno pravico, ki je časovno, prostorsko in vsebinsko neomejena, za uporabo teh rezultatov dela takoj, ko so ustvarjeni, vendar najpozneje od trenutka, ko so predani. Ta pravica do uporabe obsega vse vrste uporabe, zlasti shranjevanje, nalaganje, izvajanje, obdelavo podatkov, prilagajanje (tudi s strani tretjih oseb), vključno s trajnim kombiniranjem slednjih s storitvami partnerja, pravico razmnoževanja in razširjanja rezultatov dela, pravico do njihovega prikazovanja in priobčitve javnosti, pravico do njihovega nadaljnjega trženja ter pravico do sprememb, predelave, prevajanja, izdelave dopolnitve in nadaljnjega razvoja, tudi brez navedbe avtorja.
V kolikor je lastništvo pravic partnerja ob sklenitvi pogodbe potrebno za izdelavo ali uporabo pogodbenih storitev, se naročniku nepreklicno zagotovijo neizključne pravice, brezplačne, prenosljive in podlicenčne pravice uporabe, ki so časovno in prostorsko neomejene, za uporabo pogodbenih storitev s strani naročnika ali pooblaščenih tretjih oseb. Pred začetkom del mora partner sporočiti, katere njegove lastninske pravice so pomembne za izvajanje pogodbene storitve.
V kolikor partner vključi podizvajalce, mora z ustreznimi pogodbenimi dogovori zagotoviti, da tudi podizvajalci z ustreznimi pogodbami naročniku zagotovijo zgoraj navedene rezultate in pravice do uporabe. Za uporabo pogodbenih storitev s strani partnerja ali tretjih oseb je potrebno predhodno pisno soglasje naročnika.
Družbe Skupine Xxxxxxx so upravičene do zgoraj navedenih pravic, v kolikor je bilo tudi za njih nabavljeno osnovno sredstvo ali so bili koristniki storitev in ni bilo dogovorjeno drugače.
Razveljavitev ali prekinitev pogodbe nima učinka na podeljene podlicence ali pravice do uporabe.
. Testiranje in poskusno obratovanje
Partner mora pred oddajo predmeta pogodbe najprej sam preizkusiti predmet pogodbe, da ugotovi, ali izpolnjuje pogodbene zahteve, opis produkta in specifikacije. Partner na zahtevo pomaga naročniku pri izvajanju testiranja in poskusnem obratovanju. Tveganje v zvezi s ceno in delovanjem preide na naročnika šele po potrditvi uspešno zaključenega testiranja in poskusnega obratovanja.
Testiranje in poskusno obratovanje je treba po zaključku pisno zabeležiti skupaj z vsemi napakami, ki so nastale pri izvajanju. Zapisnik morata podpisati obe pogodbeni stranki. Naročnik mora pisno potrditi uspešnost izvedenega testiranja in poskusnega obratovanja. Če zahteve naročnika niso izpolnjene, lahko naročnik zavrne izvedeno. Partner mora takoj odpraviti nastale napake in ponovno predložiti pogodbeno storitev v preizkus delovanja v dogovorjenih datumih in rokih. Ko je rezultat testiranja in poskusnega obratovanja uspešen, se šteje, da je pogodbena storitev opravljena za prevzem s strani partnerja in prevzemno testiranje pri naročniku se lahko prične, pri čemer partner zagotavlja pomoč pri testiranju v potrebnem obsegu.
. Posebne zahteve glede prevzema storitve
Naročnik mora opraviti prevzemno testiranje šele po uspešno izvedenem testiranju in preskušanju.
Napake v pogodbenih storitvah, odkrite pri prevzemnem testiranju, predstavljajo:
napake, ki pomenijo, da naročnik ne more uporabiti predmeta pogodbe ali ekonomsko pomembnega dela le-tega;
napake, ki povzročajo znatne omejitve pri uporabi pomembnih funkcij predmeta pogodbe in te omejitve ni mogoče zaobiti v razumnem času;
druge napake.
Če se odkrijejo napake iz prvih dveh alinej prejšnjega odstavka, ima naročnik pravico zavrniti prevzem predmeta pogodbe in prekiniti prevzem. Če so odkrite napake iz zadnje alineje prejšnjega odstavka, lahko naročnik zavrne sprejem storitve, če ima pogodbena storitev nepomembne napake oz. je delo s tem ovirano v nepomembnem obsegu. V tem primeru mora partner nemudoma odpraviti napake in svoje storitve ponovno predložiti v prevzemno testiranje. Partner nosi vse stroške, ki jih ima naročnik zaradi ponovnega testiranja in poskusnega obratovanja. Pravice naročnika, če so zaradi tega prekoračeni dogovorjeni roki izvedbe, ostanejo nespremenjene.
Pogodbeni stranki s pogodbo določita vrste napak, prioriteto, odzivni čas in čas za odpravo napake.
V primeru, da naročnik sprejme storitev kljub ugotovljenim napakam, se takšne napake zabeležijo v poročilu o prevzemu in jih je partner dolžan nemudoma odpraviti.
Storitve v oblaku so storitve, ponujene prek računalništva v oblaku, tj. modela za zagotavljanje stalnega in priročnega omrežnega dostopa na zahtevo do skupnega nabora prilagodljivih računalniških virov (npr. omrežij, strežnikov, pomnilnikov, aplikacij in storitev), ki so na voljo hitro in z minimalnim trudom ali interakcijo s ponudnikom storitev.
Partner se kot ponudnik storitev v oblaku poleg zgornjih določil dodatno zavezuje tudi:
da ima, v kolikor ima ponudnik storitev v oblaku s principalom ali proizvajalcem opreme, katerega licence ponuja v svoji ponudbi, ustrezno pogodbeno razmerje, ki mu omogoča/dovoljuje sklenitev morebitne pogodbe z naročnikom v zahtevanem obsegu, vrsti in kakovosti;
da so vsi podatki, informacije, dokazila, izjave in dokumenti, ki jih je ponudnik storitev v oblaku v zvezi s seboj in/ali svojimi podizvajalci podal, resnični in točni;
da razpolaga z vsemi potrebnimi pravicami intelektualne lastnine, vključno z materiali, ki jih partner (in/ali kateri koli njegov podizvajalec) da na voljo naročniku in ki so potrebni za izvajanje obveznosti ponudnika storitev v oblaku po pogodbi;
da v skladu s skrbnostjo dobrega strokovnjaka in uveljavljenimi mednarodnimi strokovnimi standardi sprejema in izvaja vse razumne ukrepe za preprečevanje vnosa, ustvarjanja ali širjenja katerih koli poseganj (vključno z virusom, črvi in/ali trojanci, vohunsko programsko opremo ali drugo zlonamerno programsko opremo) v sisteme, podatke, programsko opremo ali zaupne podatke naročnika (v elektronski obliki), ki so v lasti ali pod nadzorom naročnikov in/ali drugih kupcev, ki jih uporabljajo.
Partner mora zagotavljati izvajanje storitev v oblaku na način, da je izvajanje storitev merljivo, dokumentirano, dovolj granulirano in preverljivo. Pogodbeni stranki s pogodbo ali v okviru splošnih pogojev opredelita uporabljene metrike, kateri cilji se merijo in katere odločitve bo mogoče sprejeti glede na posamezne zahtevane cilje.
Partner (če s pogodbo ali splošnimi pogoji partnerja ni določeno drugače) naročniku mesečno poroča s podajo poročil vsaj glede:
ravni storitev, ki se v skladu s pogodbo uporabljajo;
ravni storitev, kjer so bili izpolnjeni vsi zahtevani cilji;
ravni storitev, kjer niso bili izpolnjeni vsi zahtevani cilji.
Partner je dolžan sam spremljati zahtevane cilje in ravni storitev po pogodbi in naročnika na poslovno običajen način obveščati o neizpolnjevanju merljivih kazalnikov/ciljev in o ukrepih, ki jih je partner izvedel za izpolnitev ciljev. V pogodbi partner in naročnik opredelita posledice neizpolnjevanja ciljev.
Partner lahko dogovorjene ravni storitev, če s pogodbo ni določeno drugače, spremeni izključno v dogovoru z naročnikom.
Partner in naročnik v pogodbi opredelita način (kjer je to glede na model storitve v oblaku izvedljivo), kako lahko spremembe storitev, dogovorjenih s pogodbo, predlaga naročnik in obveznost partnerja, da v določenem roku odgovori na predlog naročnika ter pogoje, pod katerimi bi bil predlog izvedljiv, vključno z vsemi finančnimi posledicami za naročnika.
Partner je dolžan naročnika seznaniti z informacijami o razpoložljivosti podatkovnih centrov ter s strategijo za ohranitev podatkov, kar vključuje vire, zadevno obdobje, varnostno kopiranje, obnovitev podatkov in preverjanje integritete podatkov. Iz informacij o razpoložljivosti morajo biti razvidni razpoložljivost in izpadi za obdobje enega leta glede na industrijske standarde. Naročnik ima pravico kadar koli testirati zahtevano raven razpoložljivosti storitve.
Partner je dolžan obveščati naročnika o lokaciji podatkov (kje se obdelujejo) in opredeliti tudi države, v katere se podatki prenašajo ter pred kakršno koli spremembo pravočasno obvestiti naročnika. Naročnik ima pravico prekiniti pogodbo v primeru, da se s spremembo lokacije podatkov ne strinja.
Ponudnik storitev v oblaku je dolžan obvestiti naročnika v primeru, če bi ponudnik storitev v oblaku prenehal obstajati ali bi obstajala grožnja, da preneha obstajati (npr. postopki zaradi insolventnosti).
Vsi podatki naročnika, ki jih v oblaku obdeluje partner, kakor tudi vsi podatki, ki nastajajo zaradi obdelave podatkov naročnika (npr. dnevniške datoteke, varnostne kopije ipd.) oz. so nujno potrebni za obdelavo podatkov, so v izključni lasti naročnika, če s pogodbo ni določeno drugače. Naročnik ima zmeraj pravico dostopati do teh podatkov v oblaku, partner pa zagotavljati stalen dostop do teh podatkov, razen če s pogodbo ni določeno drugače.
4. Posredovanje ali dostop do podatkov
Posredovanje podatkov predstavlja kakršen koli prenos podatkov iz podatkovnih zbirk partnerja v podatkovne zbirke naročnika.
Dostop do podatkov pomeni možnost vpogleda naročnika v podatkovne zbirke, ki jih vzdržuje partner, ter prosto razpolaganje s temi podatki oziroma informacijami, vključno z naknadnim ročnim vnosom v podatkovne zbirke naročnika.
Partner je dolžan zagotavljati kakovost podatkov, ki jih nudi naročniku. Podatki morajo izpolnjevati vse kriterije, ki opredeljujejo kakovost podatkov (točnost, popolnost, ustreznost …).
Partner je dolžan zagotoviti, da so z zahtevami po zagotavljanju kakovostnih podatkov za naročnika seznanjeni in dolžni zagotavljati vsi njegovi zaposleni, kot tudi njegovi pogodbeni ali zunanji sodelavci, ki sodelujejo pri pripravi ali obdelavi teh podatkov.
Dolžnost zagotavljanja kakovosti podatkov pomeni, da zgoraj navedene osebe ne smejo namerno izvesti dejanj ali opustiti dolžnih ravnanj, ki bi lahko imela negativen vpliv na kakovost podatkov.
III. Dodatek k posebnim splošnim pogojem za partnerje oz. izvajalce IT-storitev
1. Splošno
Dodatna določila so zavezujoča za izvajalce IT-storitev, za katere naročnik v skladu s predpisi in usmeritvami na področju zavarovalništva ali druge zavezujoče predpise oceni, da so glede na naravo, obseg tveganj in učinkov pogodbe na naročnika ključna oziroma pomembna za neprekinjeno poslovanje naročnika oz. bistvena za delovanje naročnika, saj naročnik brez njih svojim strankam ne bi mogel neprekinjeno, redno in tekoče zagotavljati svojih storitev.
V primeru, da bi zaradi prepoznanih večjih tveganj na poslovanje naročnika, zagotavljanja skladnosti s predpisi in morebitnega vpliva na ugled naročnika storitev partnerja za naročnika pomenila ključno ali pomembno zunanje izvajanje storitev, bo naročnik predhodno o tem pisno seznanil partnerja.
Partner je seznanjen, da je naročnik o partnerjih in storitvah iz točke 1 tega dodatka pred sklenitvijo, spremembo ali prekinitvijo pogodbe s partnerjem ter o vsebini pogodb in morebitnih sprememb le-te dolžan obvestiti nadzorni organ v Republiki Sloveniji: Agencija za zavarovalni nadzor, Xxx xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx. Mednarodno sodelovanje Agencije obsega aktivnosti v okviru združenj nadzornikov za zavarovanja in poklicne pokojnine, kot sta EIOPA (angl. European Insurance and Occupationa Pensions Authority) in IAIS (angl. International Association of Insurance Supervisors). Agencija za zavarovalni nadzor je pristojna tudi za nadzor nad izvajanjem zunanjega izvajanja v zavarovalnicah in pri partnerjih zavarovalnice iz točke 1 tega dodatka.
2. Tehnološka varnost
Partner iz prvega odstavka 1. točke tega dodatka zagotavlja varnost in hrambo podatkov v skladu s svojimi internimi akti in varnostnimi politikami, v katerih predvidi vse potrebne organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe za zagotavljanje informacijske varnosti in varstva podatkov (zaupnosti, avtentičnosti, celovitosti in razpoložljivosti podatkov in informacij). Interni akti ali varnostne politike urejajo najmanj naslednje obveznosti:
da se vsi prostori, kjer se nahaja informacijski sistem ali njegovi deli oziroma varnostne kopije podatkov, ter osebni podatki na fizičnih ali elektronskih nosilcih podatkov fizično ali elektronsko varujejo;
fizično in elektronsko varnost strojne opreme, sistemske in aplikativne programske opreme, vključno z vhodno-izhodnimi enotami, ter varnost osebnih podatkov na fizičnih ali elektronskih nosilcih zapisa v skladu z načeli informacijske varnosti;
operativno varnost (elektronsko varovanje in omrežna varnost, aplikativna varnost, revizijske sledi in podobno);
upravljanje identitet in dostopov (pooblastila, identitete, upravljanje ključev, šifriranje, avtentikacija, revizijske sledi);
upravljanje virov (popis informacijskih virov, pooblastila in obveznosti glede upravljanja, njegove lokacije, varnostne razvrstitve in lastništva, ter zagotavljanje ločenost virov ali vsaj podatkov različnih naročnikov);
vzpostavljene programe usposabljanja o informacijski varnosti in programe ozaveščanja o varnosti za vse zaposlene;
izvajanje testiranj elementov informacijskega sistema z vidika varnosti in pravilnega delovanja;
zagotavljanje načrta neprekinjenega poslovanja in testiranje načrta;
postopke ter vloge in odgovornosti pri upravljanju varnostnih/kibernetskih in operativnih incidentov;
spremljanje varnosti in vzpostavljene primerne in učinkovite zmogljivosti za odkrivanje, poročanje in odzivanje na nenavadne dejavnosti in grožnje, kot so fizični ali logični vdori, kršitve zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti informacijskih sredstev, zlonamerna koda ter javno znane ranljivosti programske in strojne opreme;
upravljanje in uporaba licenc oziroma storitev tretjih oseb, ki se uporabljajo za in/ali v zvezi z zagotavljanjem storitev;
vzpostavljen učinkovit okvir za preskušanje informacijske varnosti, s katerim potrjuje zanesljivost in učinkovitost ukrepov informacijske varnosti, ter zagotovi, da ta okvir upošteva grožnje in ranljivosti, opredeljene s spremljanjem groženj in z oceno varnostnih tveganj IKT;
učinkovit način izbrisa ali anonimizacije osebnih podatkov informacijskega sistema, v kolikor se v njem obdelujejo podatki naročnika na podlagi odločitve naročnika, pristojnega državnega organa, organa lokalne samoupravne skupnosti ali neposredno na podlagi veljavnih predpisov;
skrb za varen prenos podatkov in preprečevanje nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov pri njihovem prenosu ali spreminjanja podatkov med prenosom, vključno s prenosom po javnih telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
zagotavljanje uporabe protokolov ali mehanizmov šifriranja, ki uporabljajo splošno sprejet kriptografski algoritem z dolžinami ključev in način uporabe v skladu s trenutnimi najboljšimi praksami za vse komunikacije med IKT-komponentami, in druge obdelave podatkov, ki se uporabljajo za izvajanje storitve;
preprečevanje nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov na fizičnih nosilcih zapisa tako, da:
se nosilci podatkov z osebnimi podatki ne puščajo na odprtih površinah pisarniške opreme ali drugih mestih, kjer so dostopni nepooblaščenim osebam,
osebni podatki, ki se tiskajo, se morajo po končanem tiskanju varno odstraniti iz tiskalnikov, odpadni papirji in drugi nosilci podatkov z osebnimi podatki se morajo uničiti na način, ki onemogoči branje vseh ali dela uničenih podatkov; enako je treba ravnati tudi s pomožnim materialom;
neuničene odpadne nosilce podatkov z osebnimi podatki se ne sme odmetavati v koše za smeti, temveč jih je treba varno uničiti;
zagotavljanje učinkovitega sistema za obvladovanje varnostnih tveganj.
3. Celoviti opisi ravni storitev in določitev ciljev uspešnosti
Partner se zavezuje v okviru pogodbenih določil celovito opisati ravni storitev, vključno z njihovimi posodobitvami in popravki, v katerih so določeni natančni kvantitativni in kvalitativni cilji uspešnosti znotraj dogovorjenih ravni storitev, da lahko naročnik učinkovito spremlja storitve informacijsko-komunikacijskih tehnologij in omogoči sprejetje ustreznih popravnih ukrepov brez nepotrebnega odlašanja, ko dogovorjene ravni storitev niso dosežene.
4. Vgrajeno in privzeto varstvo osebnih podatkov
Partner mora pogodbene storitve, zlasti v zvezi z razvojem programske opreme, izvajati na način, da si v največji možni meri ter skladno z najboljšimi praksami in standardi prizadeva za spoštovanje načel vgrajenega (privacy by design) in privzetega varstva podatkov (privacy by default), ki izhajajo iz Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Partner xx xxxxxxxxx zagotovil dokumentacijo o izvajanju teh zahtev ter načel GDPR. Ti ukrepi lahko pri razvoju (v okviru zasnove in arhitekture informacijskih rešitev), oblikovanju, izboru in uporabi aplikacij, storitev in produktov, ki temeljijo na obdelavi osebnih podatkov ali ki pri opravljanju svoje funkcije obdelujejo osebne podatke, vključujejo minimizacijo obdelave osebnih podatkov, čimprejšnjo psevdonimizacijo osebnih podatkov, preglednost pri nalogah in obdelavi osebnih podatkov, zavarovanje podatkov v celotnem ciklu obdelave podatkov, omogočanje posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, da spremljajo obdelavo podatkov, in omogočanje naročniku oz. upravljavcu osebnih podatkov, da vzpostavi in izboljša varnostne ukrepe. Vgradnja koncepta vgrajene zasebnosti ne sme vplivati na učinkovitost delovanja sistema.
5. Poročanje o informacijsko varnostnih dogodkih
Partner je dolžan spremljati in evidentirati vsak informacijski varnostni dogodek (incident), torej vsak dogodek, ki ima ali bi lahko imel v razmerju do naročnika za posledico:
nerazpoložljivost sistema ali njegovega dela oziroma storitev,
razkritje zaupnih podatkov ali izgubo oz. nezaželeno spremembo podatkov,
poškodovanje ali izgubo opreme in sredstev, ali
drugo dejanje, ki krši varnostne postopke ali usmeritve naročnika.
Partner zagotavlja, da se pooblaščeni in strokovno usposobljeni zaposleni odzovejo na vsak informacijski varnostni dogodek ter izvedejo vse potrebne ukrepe za preprečevanje posledic dogodka in za preprečevanje bodočih takšnih dogodkov.
Partner je dolžan naročnika ob zaznavi incidenta, ki ima lahko potencialen vpliv na naročnika, brez nepotrebnega odlašanja obvestiti ter v skladu z dogovorom z naročnikom poročati o statusu reševanja incidenta. Partner je dolžan o incidentih, ki pomenijo kršitev varovanja osebnih podatkov skladno s predpisi o varstvu podatkov, obvestiti naročnika nemudoma po nastanku kršitve oz. najpozneje v roku, določenem s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.
Partner je dolžan v primeru incidenta, povezanega z IKT, zagotavljati naročniku pomoč brez dodatnih stroškov ali po predhodno določeni ceni.
6. Informacije o skladnosti
Partner je dolžan na poslovno običajen način zagotoviti razumljive in pregledne informacije o morebitnih obstoječih in veljavnih certifikatih in potrdilih, v kolikor jih je ponudnik certificiral oziroma potrdil v zvezi s storitvami, ki jih ponuja, in so jih izdale neodvisne tretje osebe o:
skladnosti sistemov upravljanja informacijske varnosti, neprekinjenega poslovanja in kakovosti glede na mednarodne standarde;
skladnosti z GDPR, kot je na primer sprejet in potrjen kodeks ravnanja v skladu z določili GDPR ali v zvezi z morebitnimi zavezujočimi poslovnimi pravili, v kolikor jih je zavezan spoštovati;
ustreznosti in učinkovitosti sistema notranjih kontrol;
certifikatih ali potrdilih za specifične zahteve strank računalništva v oblaku;
storitvah zaupanja skladno z Uredbo o izvajanju Uredbe (EU) o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu, v kolikor za naročnika zagotavlja takšno storitev;
certificiranju strojne in programske opreme ter storitev v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ali drugih certificiranjih v skladu z evropskimi predpisi
ali drugih podobnih storitvah, kjer je v zvezi s storitvijo potrebno ali priporočeno izpolnjevanje posebnih pogojev, izvesti certificiranje oz. pridobiti dovoljenje neodvisnih tretjih oseb.
7. Neprekinjeno poslovanje
Partner se zavezuje, da bo v svojem okolju vpeljal in izvajal razumne ukrepe za zagotavljanje neprekinjenosti poslovanja, s katerimi bo omogočil nemoteno opravljanje storitev za naročnika tudi v izrednih situacijah.
Partner je dolžan, če je tako izrecno dogovorjeno s pogodbo z naročnikom, zagotavljati veljaven načrt neprekinjenega poslovanja, katerega namen je zagotavljati nemoteno delovanje storitev za naročnika, določiti postopke za preprečevanje prekinitve poslovne dejavnosti neprekinjenega poslovanja, odzivne čase, zagotoviti nemoteno poslovanje posameznih storitev, opisati postopke v primeru izpada storitve in zagotoviti skladnost z veljavnimi predpisi in s pogodbo. Partner je dolžan načrt neprekinjenega poslovanja uskladiti z zahtevami naročnika oziroma načrtom neprekinjenega poslovanja naročnika.
Partner izvaja vse potrebne ukrepe za ohranitev podatkov, ki vključujejo zadostne vire in razpoložljivost podatkov skladno z zahtevami naročnika, varnostno kopiranje, obnovitev podatkov in preverjanje integritete podatkov.
Partner je dolžan redno izvajati testiranje načrtov neprekinjenega poslovanja oz. zahtevane ravni razpoložljivosti storitve (vsaj enkrat letno oziroma ob vsaki večji spremembi procesov, opreme ali izpostavljenosti tveganjem; obvezna operativna pravila preizkušanja; simulacija izpada celotne primarne lokacije; simulacija obnovitev delovanja na primarni lokaciji).
Partner je ob nastopu izrednega dogodka dolžan zagotoviti izvajanje svojih storitev najpozneje v času, kot je opredeljeno v pogodbi z naročnikom. Ob nastopu izredne situacije bo partner nadomestno delovno okolje skladno z lastnimi načrti neprekinjenega poslovanja zagotovil v roku, opredeljenem v pogodbi z naročnikom.
8. Izhodna strategija
Partner mora svoje naloge izvajati na način, ki naročniku omogoča prenosljivost podatkov nazaj v lastno izvajanje ali k drugemu izvajalcu. V ta namen se z naročnikom dogovori možnost izvoza podatkov, operativni načrt predaje podatkov in druge sorodne ukrepe, potrebne za ustrezen in izvedljiv prehod na drugega partnerja oz. v lastno izvajanje. Pogodbeni stranki s pogodbo in v času pogodbenega sodelovanja posebej opredelita izhodno strategijo za primer odpovedi dogovora. Partner se zavezuje, da bo v primeru odpovedi pogodbe sodeloval in podpiral naročnika pri prenosu podatkov, sistemov ali aplikacij, ki so bili oddani v zunanje izvajanje, na drugega ponudnika storitev ali neposredno na naročnika vse do uspešnega prehoda naročnika na novo rešitev.
9. Pravica dostopa in revizije
9.1. Splošno
Naročnik ima z namenom stalnega spremljanja uspešnosti partnerja neomejene pravice do dostopa, inšpekcijskega pregleda in revizije s strani naročnika ali imenovane tretje strani in pristojnega organa ter pravico, da pridobi kopije ustrezne dokumentacije na kraju samem, če so kritične za poslovanje partnerja, pri čemer drugi pogodbeni dogovori ali izvedbene politike ne ovirajo ali omejujejo učinkovitega uveljavljanja teh pravic.
Izvajalci notranje revizije naročnika, njegovi zunanji revizorji ali nadzorne inštitucije naročnika ali druge s strani naročnika pooblaščene osebe, lahko opravijo skrben pregled ali revizijo in pregled kontrol nad izvajanjem pogodbe in morebitnih z njo povezanih pogodb, dostop do podatkov in računov ali njihovih kopij, da naročnik preveri uspešnost partnerja in obveznosti, dogovorjene s pogodbo (v nadaljevanju: nadzor), zlasti pa, da:
preverja pravilnost zaračunavanja storitev po pogodbi;
preveri skladnost partnerja in vsakega podizvajalca z veljavnim pravom;
ugotovi ali preiskuje dejanske ali domnevne kršitve predpisov in nepravilnost ali računovodske napake ali katero koli kršitev ali grožnjo varnosti, pri čemer partnerja ni dolžan posebej obveščati o namenu dodatnega preverjanja iz te alineje;
pridobiva informacije in pojasnila, ki so potrebna za izpolnjevanje obveznosti naročnika v razmerju do nadzornih organov v Republiki Sloveniji in/ali v Evropski uniji;
pridobiva informacije za namen izvajanja notranje revizije pri naročniku ter pripravo, preiskovanje ali potrditev letnih in drugih začasnih poročil pri naročniku;
nacionalnim nadzornim organom, pristojnih za nadzor naročnika, omogoči, da opravijo pregled v skladu s predpisi, ki zavezujejo naročnika;
preveri točnost in popolnost vseh informacij o upravljanju, ki so bile dostavljene ali potrebne v skladu s sklenitvijo in izvajanjem pogodbe;
pregleda poročila in/ali druge zapise v zvezi s partnerjevo uspešnostjo izvajanja storitev in preveri, ali le-te odražajo partnerjeva notranja poročila in zapise.
Partner zagotovi dovoljenje za izvajanje nadzora iz te točke pogojev ter iz medsebojne pogodbe tudi za svoje podizvajalce.
Partner se zavezuje sodelovati z nadzornimi organi naročnika in drugimi pristojnimi institucijami ali imenovane tretje osebe v vseh postopkih, ki jih ti vodijo zoper naročnika, ter v kolikor je to potrebno, naročniku nuditi pomoč pri podajanju izjav, predložitvi dokumentacije in drugih materialnih in procesnih dejanjih v tovrstnih postopkih.
Nadzor se opravlja izključno glede izvajanja pogodbe oziroma izvajanj storitev v sklopu projektov po pogodbi ter z namenom varovanja interesov naročnika ter interesov končnih strank in javnega interesa.
Skrbni pregled se izvaja izključno z namenom analize in ocene različnih vrst tveganj v povezavi z nakupom partnerjeve storitve (materialna, pravna, informacijsko-varnostna, tveganja za varstvo osebnih podatkov ipd.) in služi za nadaljnje pogodbeno urejanje razmerja med pogodbenima strankama. Naročnik ima pravico nemudoma preveriti ali ponovno izvesti skrbni pregled ob vsakokratni sklenitvi dodatne pogodbe ali spremembi pogodbe s partnerjem ali če naročnik izve za znatne pomanjkljivosti in/ali bistvene spremembe zagotovljenih storitev ali položaja partnerja.
Obseg, način, pogostost izvajanja nadzora in druge medsebojne pravice in obveznosti v zvezi z izvajanjem nadzora, v kolikor odstopajo od določil te točke pogojev, pogodbeni stranki uredita s pogodbo, razen v kolikor bi splošni pogoji partnerja oz. njegovih partnerjev naročniku, njegovim pooblaščenim osebam ali nadzornim organom naročnika v zadovoljivi meri omogočali pravico do učinkovitega uveljavljanja pravic naročnika do dostopa in izvajanja nadzora iz te točke pogojev. O obstoju splošnih pogojev iz prejšnjega stavka je partner dolžan seznaniti naročnika najkasneje pred sklenitvijo pogodbe in mu zagotovi potreben čas za preveritev splošnih pogojev v delu iz prejšnjega stavka te točke.
Naročnik lahko uporabi, kadar je ustrezno in po predhodno izvedenih preveritvah v skladu s smernicami nadzornih organov, ki zavezujejo naročnika, (i) certifikate, ki jih izdajo tretje osebe, in revizijska poročila tretjih oseb ali notranja revizijska poročila, ki jih zagotovi partner; (ii) skupne revizije (izvedene skupaj z drugimi strankami istega partnerja) ali skupne revizije, ki jih izvede tretja stran, ki so jo imenovale pogodbene stranke.
9.2. Pooblastila pooblaščene osebe naročnika
Pooblaščena oseba naročnika sme pri partnerju ali njegovem podizvajalcu, če v skladu s trinajstim odstavkom te točke pogojev ni dogovorjeno drugače:
pregledati prostore, objekte, stroje, naprave, delovna sredstva, napeljave, predmete, blago in dokumentarno gradivo, ki se nanaša na izvajanje te pogodbe;
dostopati do vseh informacij (v kakršnikoli obliki);
intervjuvati sodelavce partnerja in ob tem tudi pregledati listine, s katerimi lahko ugotovi istovetnost oseb;
brezplačno vzeti vzorce blaga ali materialov in opreme manjše vrednosti, ki ni nujno potrebna za delovanje, ter opraviti preiskave vzetih vzorcev;
fotografirati ali digitalno posneti osebe, prostore, objekte, postroje, napeljave in druge predmete ter reproducirati listine, avdiovizualne zapise in druge dokumente iz prve alineje;
zaseči predmete, dokumente in vzorce v zavarovanje dokazov;
opraviti druga dejanja, ki so v skladu z namenom nadzora.
Partner se obvezuje, da bo naročnika seznanjal o podrobnostih o obsegu, zahtevanih postopkih in pogostosti inšpekcijskih pregledov in revizij.
Partner mora zagotoviti, da so v času izvajanja nadzora, ki mora biti s strani naročnika predhodno najavljen, razpoložljive pristojne osebe, ki lahko na zahtevo pooblaščene osebe, ki izvaja nadzor, podajo pojasnila v zvezi s predmetom pregleda oz. revizije. Partner mora pooblaščeni osebi, ki izvaja nadzor, omogočiti nemoteno opravljanje nalog prvega odstavka tega člena. Ob upoštevanju varovanja poslovnih skrivnosti in varovanja zaupnosti partner na zahtevo pooblaščenih oseb, ki izvajajo nadzor, zagotovi razumno sodelovanje in pomoč v zvezi z vsako revizijo ali pregledom.
Pri opravljanju nalog nadzora lahko pooblaščena oseba za največ 15 dni odvzame dokumentacijo, ki jo potrebuje za obravnavanje dejanskega stanja v obravnavani zadevi, če meni, da obstaja utemeljen sum kršitve veljavnih predpisov, standardov in pravil stroke ali te pogodbe, in če s tem bistveno ne ovira dejavnosti partnerja ali druge nadzorovane osebe. Ob odvzemu dokumentacije pooblaščena oseba izda pisno potrdilo. Pooblaščena oseba ne sme odvzeti dokumentov ali podatkov, ki za izvajanje predstavljajo posebno občutljivo poslovno skrivnost ali takšne podatke, katerih posredovanje bi pooblaščeni osebi predstavljalo kršitev veljavnih predpisov.
Pooblaščena oseba ima na podlagi telefonske napovedi obiska pravico v običajnem delovnem času vstopiti v prostore in objekte, na zemljišča in parcele ter k opremi in napravam iz prejšnjega odstavka, če pogodba ali veljavni predpisi ne določajo drugače. Pooblaščena oseba ne sme vstopiti v prostore in objekte, ki jih je partner vnaprej izrecno označil kot nedostopne, ker nimajo bistvene zveze z izvrševanjem te pogodbe in ker so posebej varovani zaradi določil veljavnih predpisov ali vitalnih poslovnih potreb partnerja. Ob tem ravna skladno z zahtevami veljavnih predpisov, mednarodnih tehničnih standardov in priporočil ter, kolikor je mogoče, skladno z internimi akti in postopki partnerja.
Če pooblaščena oseba naročnika meni, da se ji v nasprotju s to pogodbo ne omogoča izvajanja nadzora ali pri njem ovira, o tem obvesti odgovorne osebe obeh pogodbenih strank. Če tudi na podlagi takšne zahteve partner ne omogoči nadzora, je okoliščine dolžan pisno pojasniti naročniku, ki lahko ukrepa skladno s pogodbo (hujša kršitev pogodbe) in veljavnimi predpisi. Podatek o vsaki takšni eskalaciji pri nadzoru je lahko del poročila pooblaščene osebe naročnika.
Pooblaščena oseba naročnika odgovornim osebam obeh pogodbenih strank lahko posreduje poročila, ki vključujejo zlasti podatke o obsegu in načinu nadzora, ugotovljenih pomanjkljivostih in izrečenih ukrepih.
Če pooblaščena oseba naročnika pri opravljanju nalog nadzora ugotovi kršitev veljavnih predpisov, standardov in pravil stroke ali te pogodbe, ima pravico in dolžnost v primeru manjše nepravilnosti opozoriti partnerja na nepravilnost ali v primeru večje nepravilnosti odrediti ukrepe za odpravo nepravilnosti in pomanjkljivosti v roku, ki ga določi v soglasju s partnerjem. Če roka ni mogoče določiti soglasno, pooblaščena oseba naročnika sama določi rok, ki ne more biti krajši od 30 dni.
Pri določitvi roka za odpravo nepravilnosti mora pooblaščena oseba naročnika upoštevati težo kršitve, njene posledice na pravice posameznikov (končni kupci, zaposleni in drugi) ter morebitni javni interes in okoliščine, od katerih je odvisno, v kolikšnem času lahko partner ali njegov podizvajalec, pri katerem pooblaščena oseba opravlja nadzor, ob dolžni skrbnosti odpravi nepravilnosti.
Če partner v roku, ki ga je določila pooblaščena oseba naročnika, ne zagotovi odprave ugotovljenih nepravilnosti in pomanjkljivosti, lahko pooblaščena oseba, če je to potrebno, do odprave nepravilnosti oziroma dokler je to potrebno, ustavi izvajanje določenih nalog po pogodbi. Daljša ustavitev nalog, ki nastane po krivdi pogodbenega partnerja, se šteje za hujšo kršitev pogodbe.
Če pooblaščena oseba naročnika pri opravljanju nalog nadzora ugotovi, da je partner ali njegov pogodbeni partner, podizvajalec ali dobavitelj storil kršitev veljavnih predpisov, ki posega v pravice ali pravne koristi drugih pravnih oziroma fizičnih oseb, je dolžan najprej obvestiti partnerja in zatem tudi te osebe ter jih na njihovo zahtevo seznaniti s svojimi ugotovitvami, izrečenimi ukrepi in drugimi podatki, potrebnimi za uveljavljanje pravic prizadetih oseb.
Če ni drugače dogovorjeno, je naročnik dolžan plačati ceno sodelovanja partnerja pri nadzoru iz prejšnjih členov po opravljenih človek/urah, razen v primeru:
če je do incidenta prišlo zaradi razlogov na strani partnerja;
če revizija pokaže, da je partner za storitve po pogodbi neupravičeno zaračunal znesek, ki je enak ali večji od deset odstotkov (10 %) od stroškov upravljanja, ki jih je treba plačati za katero koli pogodbeno leto, partner brez poseganja v druge pravice naročnika po pogodbi naročniku povrne razumne stroške v zvezi z revizijo;
če revizija pokaže, da je partner neupravičeno zaračunal znesek, ki je enak ali večji od petindvajset odstotkov (25 %) stroškov upravljanja, ki jih je treba plačati v obdobju katerega koli pogodbenega leta pogodbe, potem ima naročnik pravico do prekinitve pogodbe.
Odstopanja iz točke 9.2 partner in naročnik lahko uredita s pogodbo, pri čemer pooblastila po vsebini obsegajo najmanj pravice naročnika, pristojnih organov ali z njihove strani imenovanih oseb iz točke 9.1 tega poglavja pogojev. S pogodbo se opredeli tudi način uveljavljanja navedenih pooblastil.
Priloge:
Priloga 1: Trajnost poslovanja
Obrazec TRP
VPRAŠALNIK ZA DOBAVITELJE
(Trajnostno poslovanje)
V primeru, da dobavitelj ob sklenitvi posla oziroma v celotnem času trajanja poslovnega razmerja ne zadosti vsem pogojem iz tega obrazca, ima Zavarovalnica Triglav, d. d., pravico odstopiti od pogodbe zaradi bistvenih kršitev, dobavitelj pa je dolžan kriti vse nastale stroške in/ali škodo, nastalo zaradi kršitve danih zavez.
Družba redno in pravočasno izpolnjuje vse obveznosti iz pogodb o delovnih razmerjih, ki spoštujejo veljavno zakonodajo, v zakonsko in pogodbeno določenem roku.
Da Ne
Družba redno in pravočasno izpolnjuje obveznosti iz pogodb z delavci, ki zanjo delajo prek drugih oblik zaposlovanja.
Da Ne
Družba zagotavlja zdravo in varno delovno okolje svojim zaposlenim in delavcem, ki zanjo delajo prek drugih oblik zaposlovanja (najmanj v skladu z veljavno zakonodajo).
Da Ne
Družba izvaja poslovno politiko, ki redno zaposlene in druge delavce ščiti pred verbalnim, fizičnim in spolnim nadlegovanjem.
Da Ne
Družba spoštuje Ustavo RS, relevantno področno zakonodajo in mednarodne pravne akte s področja človekovih pravic (se ne poslužuje otroškega, obveznega ali prisilnega dela ter dela na črno, spoštuje prepoved diskriminacije idr.)
Da Ne
Družba uresničuje zahteve okoljske zakonodaje v vseh državah, v katerih posluje.
Da Ne
Ali imate sprejet etični kodeks?
Da Ne
Xxx imate sprejeto politiko spoštovanja človekovih pravic?
Da Ne
Ali imate sprejeto politiko raznolikosti?
Da Ne
Ali imate sprejeto politiko glede trajnosti?
Da Bomo sprejeli v naslednjih letih Ne
Ali poročate po kakšnem trajnostnem standardu?
Da Da, po enem Da, po dveh ali več
Po katerem standardu poročate (označite po katerih)?
GRI SASB TCFD CDP Drugo: ______
Ali izračunavate ogljični odtis podjetja?
Da Ne
Navedite podatek o ogljičnem odtisu Obsega 1 in 2 po lokacijski metodi (v tonah ekvivalenta CO2) v tekočem letu:
_______________
Ali imate sprejete cilje glede zniževanja ogljičnega odtisa?
Da Ne
Ali ocenjujete svoje dobavitelje po ESG-merilih?
Da Ne
Ali vlagate v družbeno odgovorne projekte?
Da Ne
V primeru, da dobavitelj v celotnem času trajanja poslovnega razmerja ne zadosti pogojem iz prvih šestih vprašanj tega vprašalnika, ima naročnik pravico zaradi bistvenih kršitev odstopiti od pogodbe, dobavitelj pa je dolžan kriti vse nastale stroške in/ali škodo, nastalo zaradi kršitve danih zavez.
S svojim podpisom dobavitelj izrecno izjavljam, da so podani odgovori resnični.
Kraj in datum: ___________________________
Vprašalnik izpolnila pooblaščena oseba dobavitelja:
Odgovore je zagotovila pooblaščena oseba dobavitelja:
Ime in priimek, ki jamči za njihovo celovitost in resničnost:
Ime in priimek
Priloga 2: Predhodna presoja ustreznosti dobavitelja
Obrazec PUD
VPRAŠALNIK ZA DOBAVITELJE
(Predhodna presoja ustreznosti dobavitelja)
Vprašalnik izpolni dobavitelj sam, natančno in v celoti.
Splošni podatki
Firma/naziv in sedež dobavitelja ter ime in priimek zakonitega zastopnika in drugih oseb, pooblaščenih za zastopanje:
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Ocena tveganja
Ali so po vašem najboljšem vedenju vaše poslovodne osebe, člani organa nadzora, prokuristi, lastniki družbe ali drugi vodstveni zaposleni tesno osebno povezani (sorodstveno, prijateljsko) s katerim izmed članov Uprave, članov Nadzornega sveta ali njegovih komisij, prokuristom Zavarovalnice Xxxxxxx, d. d., (v nadaljevanju: ZT, d. d.) oziroma z osebami, ki na strani ZT sodelujejo v nabavnih procesih? Če so, navedite okoliščine tovrstnih povezav.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Ali imajo vaša družba ali njene poslovodne osebe, prokuristi, člani organov nadzora ali drugi vodstveni zaposleni lastniške ali upravljavske povezave z ZT, d. d.? Če da, prosimo opišite naravo in okoliščine tovrstnih povezav.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ali so zoper vas uvedeni postopki pred delovnim, kazenskim ali drugim sodiščem zaradi hujših kršitev zakonodaje, postopki pred Komisijo za preprečevanje korupcije in podobni postopki, ki bi lahko privedli do zmanjšanja ugleda ZT, d. d., kot posledica poslovanja z vami?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Xxx financirate politične stranke oz. druge oblike političnega udejstvovanja oz. ste jih financirali v zadnjih petih letih?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Ali po vašem najboljšem vedenju kateri od vaših članov poslovodstva, članov organov nadzora ali končnih lastnikov vaše družbe velja za politično izpostavljeno osebo, kot jo opredeljuje 61. člen veljavnega Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma? Če da, prosimo navedite imena in priimke teh oseb ter razlog, zaradi katerih štejejo za politično izpostavljene osebe?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Ali je po vašem najboljšem vedenju kateri od vaših članov poslovodstva, članov organov nadzora, končnih lastnikov ali vodilnih uslužbencev ožji družinski član ali ožji sodelavec politično izpostavljene osebe?
Če da, prosimo navedite imena in priimke teh oseb in opis povezanosti s politično izpostavljeno osebo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
S svojim podpisom dobavitelj izrecno izjavljam, da so vneseni podatki resnični.
Kraj in datum: ___________________________
Vprašalnik izpolnila pooblaščena oseba dobavitelja:
Podatke je zagotovila pooblaščena oseba dobavitelja:
Ime in priimek, ki jamči za njihovo celovitost in resničnost:
Ime in priimek
36