Contract
Republika Slovenija, Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, Xxxxxxxxx xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx, davčna številka: SI18640494, matična številka: 2482550000 (v nadaljnjem besedilu: Nosilec programa), ki jo zastopa Xxxxxx Xxxxxx, minister
in
............... [naziv organizacije, naslov, poštna številka in kraj], davčna številka: SI.........., xxxxxxx xxxxxxxx: .......... (v xxxxxxxxxx besedilu: nosilec projekta), ki jo/ga zastopa .......... [ime in priimek zakonite(ga) zastopnika/-ce, funkcija] in ki zastopa projektne partnerje v skladu s Sporazumom o partnerstvu v zadevnem projektu,
skleneta naslednjo
Pogodbo o dodelitvi sredstev finančnih mehanizmov in pripadajoče slovenske udeležbe za projekt ………… [naziv projekta] št. .....
1. člen Pravni okvir
Pogodba o dodelitvi sredstev finančnih mehanizmov in pripadajoče slovenske udeležbe (v nadaljnjem besedilu: pogodba) je sporazum med Nosilcem programa in nosilcem projekta, ki ureja izvajanje posameznega projekta. Določa pravice in obveznosti nosilca projekta in Nosilca programa (v nadaljnjem besedilu: pogodbeni stranki) ter pogoje izvajanja projekta, ki je predmet sofinanciranja.
Pogodbeni stranki uvodoma ugotavljata, da so podlaga za pogodbo:
- Zakon o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo, 14/13 – popr., 101/13, 55/15 – ZFisP, 96/15 – XXXXX0000, 13/18 in 195/20 – odl. US);
- Proračun Republike Slovenije za leto 2021 (DP2021), (Uradni list RS, št. 75/19 in 174/20);
- Proračun Republike Slovenije za leto 2022 (DP2022), (Uradni list RS, št. 174/20);
- Zakon o izvrševanju proračunov Republike Slovenije za leti 2021 in 2022 (ZIPRS2122), (Uradni list RS, št. 174/20 in 15/21 – ZDUOP);
- Uredba o izvajanju norveškega finančnega mehanizma in finančnega mehanizma Evropskega gospodarskega prostora v Republiki Sloveniji v obdobju 2014–2021 (Uradni list RS, št. 160/20);
- Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 50/07, 61/08, 99/09 - ZIPRS1011, 3/13 in 81/16);
- Sporazum med Kraljevino Norveško in Evropsko unijo o Norveškem finančnem mehanizmu za obdobje 2014–2021 (UL L št. 141 z dne 28. 5. 2016, str. 11);
- Memorandum o soglasju o izvajanju Norveškega finančnega mehanizma 2014–2021 med Republiko Slovenijo in Kraljevino Norveško z dne 17. 4. 2018 in spremenjen dne 17. 6. 2019;
- Sporazum o programu Izobraževanje – krepitev človeških virov z dne 18. 12. 2019 in spremenjen dne 16. 3. 2021;
- Sporazum med Nacionalno kontaktno točko in Nosilcem programa Izobraževanje – krepitev človeških virov z dne 19. 1. 2021.
Nosilec projekta je pri izvajanju projekta dolžan upoštevati naslednje dokumente:
- Uredbo o izvajanju norveškega finančnega mehanizma in finančnega mehanizma Evropskega gospodarskega prostora v Republiki Sloveniji v obdobju 2014–2021 (Uradni list RS, št. 160/20);
- Memorandum o soglasju o izvajanju Norveškega finančnega mehanizma 2014–2021 med Republiko Slovenijo in Kraljevino Norveško z dne 17. 4. 2018 in spremenjen dne 17. 6. 2019;
- Sporazum o programu Izobraževanje – krepitev človeških virov z dne 18. 12. 2019 in spremenjen dne 16. 3. 2021;
- Uredbo o izvajanju Norveškega finančnega mehanizma 2014–2021, ki jo je 23. septembra 2016 sprejelo Ministrstvo za zunanje zadeve Kraljevine Norveške v skladu s 5. členom 10. poglavja Sporazuma med Kraljevino Norveško in Evropsko unijo o Norveškem finančnem mehanizmu za obdobje 2014–2021;
- Priročnik za upravičence (v več delih) v zadnji veljavni različici, objavljen na spletni strani finančnih mehanizmov v Republiki Sloveniji (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ali xxx.xxxxxxxxx.xx);
- Priročnik za komuniciranje in oblikovanje v zadnji veljavni različici, objavljen na spletni strani finančnih mehanizmov v Republiki Sloveniji (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ali xxx.xxxxxxxxx.xx);
- zadnjo veljavno različico prijavnice, vključno z vsemi odobrenimi spremembami, shranjeno v elektronskem sistemu spremljanja eMS (v nadaljnjem besedilu: eMS).
V okviru izvajanja programa Izobraževanje – krepitev človeških virov (v nadaljnjem besedilu: program) in projektov veljajo predpisi Evropske unije (EU) in nacionalni predpisi, ki so lahko v Priročniku za upravičence še posebej določeni.
2. člen Predmet pogodbe
Predmet pogodbe je sofinanciranje projekta »………..« [naziv projekta] (akronim projekta: …..) s sredstvi Norveškega finančnega mehanizma 2014–2021 (v nadaljnjem besedilu: sredstva Norveškega finančnega mehanizma) in sredstvi pripadajoče slovenske udeležbe, ki jih v okviru proračuna Republike Slovenije zagotavlja Nosilec programa. Nosilec projekta je bil o izboru projekta za sofinanciranje obveščen s Sklepom o izboru projekta št. xx z dne xx. xx. 2021.
Xxxxxxx podatki o projektu:
Naziv projekta: | |
Akronim (kratko ime) projekta: | |
Številka projekta v eMS: | |
Nosilec projekta: | |
Program: | Izobraževanje – krepitev človeških virov |
Rezultat/Neposredni učinek: | |
Začetni datum: | |
Končni datum: |
Aktivnosti v projektu se izvajajo od ……. [začetni datum iz zgornje tabele] in najkasneje do .......
[končni datum iz zgornje tabele]. Nosilec projekta jih izvaja skupaj s projektnimi partnerji. Začetni datum upravičenosti izdatkov je ........ Končni datum upravičenosti izdatkov je ..........
3. člen
Dodelitev in izplačilo sredstev
Finančna sredstva projekta so sredstva programa, tj. sredstva Norveškega finančnega mehanizma in sredstva pripadajoče slovenske udeležbe ter sredstva lastne udeležbe, tj. sredstva vseh sodelujočih v projektu (nosilca projekta in projektnih partnerjev). Vsi prispevki predstavljajo najvišji dovoljeni znesek.
Nosilec programa dodeli nosilcu projekta sredstva za sofinanciranje projekta v višini največ do ........
Sredstva Norveškega finančnega mehanizma | |
Sredstva pripadajoče slovenske udeležbe | |
Sredstva lastne udeležbe | |
– Xxxxxxxx (neto) | |
SKUPAJ UPRAVIČENI IZDATKI |
EUR sredstev Norveškega finančnega mehanizma in sredstev pripadajoče slovenske udeležbe. Viri financiranja in višina vseh upravičenih izdatkov (najvišji zneski v EUR):
Delež sofinanciranja projekta znaša v skladu z odobreno prijavnico % vseh upravičenih izdatkov
projekta oziroma v znesku največ do EUR. Od tega je 85 % sredstev Norveškega finančnega
mehanizma, kar v znesku predstavlja največ do EUR ter 15 % sredstev pripadajoče slovenske
udeležbe oziroma v znesku največ do EUR.
V primeru, da je projekt pomemben z vidika državnih pomoči ali le-to postane v času njegovega izvajanja, se sredstva dodeljuje v skladu s pravili o državnih pomočeh ter 42. in 43. členom Uredbe o izvajanju norveškega finančnega mehanizma in finančnega mehanizma Evropskega gospodarskega prostora v Republiki Sloveniji v obdobju 2014–2021. Nosilec projekta se zavezuje in strinja, da se lahko znesek sofinanciranja iz sredstev Norveškega finančnega mehanizma in pripadajoče slovenske udeležbe zniža glede na mnenje o državnih pomočeh (vključno s pomočjo po pravilu de minimis), ki ga poda Nosilec programa. V primeru odkrite državne pomoči nosilec projekta in projektni partnerji prispevajo razliko od načrtovanega deleža sofinanciranja do načrtovane vrednosti projekta iz prispevka lastne udeležbe.
V primeru, da del dodeljenih sredstev predstavlja pomoč po pravilu de minimis in bi sredstva iz pogodbe presegla pravilo de minimis glede državnih pomoči, se ta del sredstev izplača le do višine 200.000,00 EUR vseh državnih pomoči, ki jih je prejel nosilec projekta oziroma projektni partner v zadnjih treh proračunskih letih.
Izplačila sredstev Norveškega finančnega mehanizma in pripadajoče slovenske udeležbe se izvedejo v skladu z deležem in višino sofinanciranja v obliki povračil sredstev. Nosilec programa sredstva izplača iz Načrta razvojnih programov (v nadaljnjem besedilu: NRP) št. xxx-xx-xxxx v letih 2021, 2022, 2023 in 2024 in sicer 85 % sredstev Norveškega finančnega mehanizma s proračunske postavke (v nadaljnjem besedilu: PP) 170005 ter 15 % sredstev pripadajoče slovenske udeležbe s PP 170007.
Izplačilo dodeljenih sredstev je pogojeno s preverjanjem upravičenosti izdatkov projekta s strani kontrolne enote Nosilca programa (v nadaljnjem besedilu: kontrolna enota) ter s preverjanjem napredka projekta s strani Nosilca programa. Izplačilo dodeljenih sredstev je v skladu s porabo, tudi če je le-ta nižja od načrtovane.
Če država donatorica Kraljevina Norveška (v nadaljnjem besedilu: država donatorica) iz katerega koli razloga programu ne zagotovi sredstev, ima Nosilec programa pravico zadržati izplačilo nosilcu projekta ali v skrajnem primeru prekiniti pogodbo.
4. člen
Predmet uporabe in upravičenost izdatkov
Sredstva se dodelijo strogo namensko za izvajanje projekta, v skladu z veljavno prijavnico, pogoji, navedenimi v javnem razpisu, in v pogodbi.
Nosilec projekta in projektni partnerji izvajajo projekt s potrebno natančnostjo, učinkovitostjo, preglednostjo in skrbnostjo, v skladu z najboljšo prakso na zadevnem področju in pogodbo. V ta namen nosilec projekta in projektni partnerji uporabljajo potrebna finančna, kadrovska in materialna sredstva.
Upravičeni izdatki projekta so sorazmerni in nujni izdatki nosilca projekta in projektnih partnerjev, ki so neposredno povezani s projektom, so navedeni v potrjenem stroškovnem načrtu, so nastali v obdobju, kot je določen v pogodbi, in bili plačani.
Upravičenost izdatkov preverja kontrolna enota in potrdi Nosilec programa v skladu s stroškovnim načrtom v zadnji veljavni različici prijavnice.
V projektu se pisarniški in administrativni stroški uveljavljajo na podlagi dejanskih posrednih stroškov, določenih po ključu delitve stroškov. V znesku predstavljajo največ do EUR.
ali
V projektu se pisarniški in administrativni stroški uveljavljajo kot posredni stroški v obliki pavšala. Pisarniški in administrativni stroški v obliki pavšala predstavljajo .... % upravičenih stroškov osebja oziroma v znesku največ do ....... EUR. Delež (v %) ostaja nespremenjen skozi celotno obdobje izvajanja projekta.
Stroškovni načrt projekta po kategorijah stroškov je naveden v odobreni prijavnici. V primeru spremembe stroškovnega načrta v času izvajanja projekta se upošteva stroškovni načrt v zadnji veljavni različici prijavnice.
5. člen
Odgovornosti in obveznosti pogodbenih strank
Nosilec projekta je v celoti finančno in pravno odgovoren za projekt in projektne partnerje.
Nosilec projekta zagotavlja, da ima pravico zastopati projektne partnerje in nosi izključno odgovornost za zagotavljanje ter spremljanje vseh informacij, pomembnih za upravljanje projekta, ter da je s projektnimi partnerji razdelil medsebojne odgovornosti v obliki sporazuma o partnerstvu. Nosilec programa v primeru sporazuma o partnerstvu ni stranka, prav tako ne v sporih, ki bi lahko nastali med projektnimi partnerji ali do tretjih strani.
Nosilec projekta je neposredno odgovoren za posredovanje vseh pomembnih informacij in navodil Nosilca programa projektnim partnerjem.
Nosilec projekta zagotavlja, da imajo vsi projektni partnerji pravni status v skladu s pogoji javnega razpisa in Priročnikom za upravičence.
Nosilec projekta jamči, da so pravočasno pridobljena vsa obvezna dovoljenja, ki se zahtevajo na podlagi nacionalne zakonodaje ali zakonodaje EU za izvajanje projekta, in da so bili v skladu s sprejetim sklepom o izboru projekta izpolnjeni vsi predpogoji, ki jih je morebiti določila izbirna komisija.
Nosilec projekta je odgovoren za pripravo in izvajanje projekta v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti ter zlasti za:
- zagotavljanje, da projekt prispeva k splošnima ciljema Norveškega finančnega mehanizma 2014–2021 ter ciljem, rezultatu in neposrednim učinkom programa;
- zagotavljanje spoštovanja pravnega okvira iz 1. člena pogodbe ter veljavne nacionalne zakonodaje in zakonodaje EU na vseh stopnjah izvajanja projekta;
- uskladitev Sporazuma o partnerstvu z vsemi projektnimi partnerji in takojšnja seznanitev Nosilca programa z vsemi spremembami sporazuma med izvajanjem projekta;
- takojšnje obveščanje Nosilca programa o prejemu katerih koli sredstev iz drugih javnih ali zasebnih virov (razen sredstev, navedenih v prijavnici) za izvajanje projekta;
- zagotavljanje kakovosti izvajanja projekta, poročanja o napredku projekta in doseganje pričakovanih učinkov in rezultatov projekta v skladu z zadnjo veljavno prijavnico in Priročnikom za upravičence v predvidenih rokih;
- vodenje ločene računovodske evidence, vezane izključno na projekt;
- zagotavljanje sistema zapisovanja in shranjevanja računovodske evidence v računalniški obliki in zbiranje podatkov, potrebnih za finančno upravljanje, poročanje, spremljanje, preverjanje, revizije in vrednotenje;
- zagotavljanje, da Nosilec programa in drugi organi na zahtevo prejmejo vse dokumente in informacije, povezane z izvajanjem projekta;
- prizadevanje, da ves čas trajanja projekta skrbi za preprečevanje nepravilnosti, odkrivanje nepravilosti, poročanje o njih in njihovo odpravljanje, vključno z izvedbo morebitnih ustreznih finančnih popravkov;
- zagotavljanje izpolnjevanja pravil o državnih pomočeh in pomoči po pravilu de minimis za vse projektne partnerje;
- sprejetje vseh potrebnih previdnostnih ukrepov v izogib nasprotju interesov v okviru izvajanja projekta in takojšnje obveščanje Nosilca programa o primerih, ki bi lahko pomenili ali vodili v nasprotje interesov. Nasprotje interesov katere koli osebe na podlagi pogodbe obstaja takrat, kadar je nepristransko in objektivno opravljanje nalog ali odločanje v okviru izvajanja funkcije ogroženo zaradi vključevanja osebnega ekonomskega interesa, interesa družinskih članov ali zaradi posebne naklonjenosti ali kakršnih koli drugih interesov, povezanih z drugo fizično ali pravno osebo;
- zagotavljanje revizijske sledi upravičenih izdatkov projekta in hrambo vseh dokazil o izdatkih;
- namene revizije, nadzora ali vrednotenja:
• varno in urejeno hranjenje vseh datotek, dokumentov in podatkov v zvezi z delom projekta vsaj še tri leta po odobritvi končnega poročila o programu s strani države donatorice, ali vsaj deset let od dneva dodelitve sredstev državne pomoči, če projektne aktivnosti vsebujejo elemente državne pomoči, ali vsaj še pet let po odobritvi končnega poročila o projektu, če gre za dokumentacijo v zvezi z opremo in/ali infrastrukturo;
• zagotavljanje zahtevanih informacij o projektu in omogočanje dostopa do poslovnih prostorov, računovodskih knjig, podpornih dokumentov in druge dokumentacije v zvezi s projektom;
- izpolnjevanje drugih obveznosti, določenih v pogodbi.
Nosilec projekta in projektni partnerji prevzemajo odgovornost do tretjih oseb, vključno za poškodbe osebja ali vsako škodo, ki bi bila tem osebam povzročena med izvajanjem projekta.
Nosilec programa je dolžan:
- pravočasno obveščati nosilca projekta o zahtevah in spremembah, ki so posledica zahtev države donatorice, Nacionalne kontaktne točke, Organa za potrjevanje in Revizijskega organa, ki bi utegnile vplivati na izvedbo projekta, poročanje in izplačevanje sredstev;
- objavljati najnovejše informacije na spletni strani finančnih mehanizmov v Republiki Sloveniji (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ali xxx.xxxxxxxxx.xx);
- izdati Priročnik za upravičence in druga navodila ali smernice.
Nosilec programa ni in ne more biti v nobenem primeru in iz nobenega razloga odgovoren za škodo ali poškodbe osebja ali premoženja nosilca projekta ali projektnih partnerjev med izvajanjem projekta. Nosilec programa zato ne nosi nobene odgovornosti v zvezi s terjatvami ali zahtevki, ki bi bili posledica neizpolnjevanja pravil in predpisov zaradi kršitev pravic tretjih oseb s strani nosilca projekta ali projektnih partnerjev.
6. člen Predplačilo
Predplačilo v skladu z Zakonom o izvrševanju proračunov Republike Slovenije za leti 2021 in 2022 (ZIPRS2122) je dovoljeno do višine 30 % vrednosti predvidenih izplačil sredstev Norveškega finančnega mehanizma in pripadajoče slovenske udeležbe in pod pogojem, da je prejemnik oseba zasebnega ali javnega prava in je ustanovljena in deluje kot društvo, zasebni ali javni zavod ali ustanova.
Ker je nosilec projekta oseba zasebnega ali javnega prava, ki je ustanovljena in deluje kot društvo, zasebni ali javni zavod ali ustanova, je upravičen do predplačila v znesku največ do EUR.
(Dodati v primeru, da predplačilo presega 100.000 EUR) Ker znesek predplačila presega 100.000,00 EUR, je soglasje k izplačilu predplačila podalo ministrstvo, pristojno za finance (št. dokumenta, datum).
Predplačilo se nosilcu projekta izplača na podlagi zahtevka za predplačilo v obliki e-računa v enkratnem znesku v tridesetih dneh od podpisa pogodbe na transakcijski račun št. SI56 xxxx xxxx xxxx xxx, odprt pri banki [ime banke, naslov in kraj].
Nosilec projekta lahko uveljavlja več zaporednih predplačil pod pogoji, opredeljenimi v tem členu.
Predplačilo se poračunava tako, da se z vrednostjo predloženega zahtevka za izplačilo ali več zahtevkov za izplačilo iz naslova povračila upravičenih izdatkov sproti poračuna in pobota odprti znesek predplačila, tako da se vsakokratno predplačilo poračuna in pobota v celoti, pred izvedbo dodatnih plačil (ali predplačil). Pri tem veljajo tudi omejitve iz 8. člena pogodbe.
Nosilec projekta se zavezuje prejeta sredstva vrniti v proračun Republike Slovenije, če se naknadno ugotovi, da je bilo izplačilo izvršeno neupravičeno, skupaj z zakonitimi obrestmi, ki tečejo od dneva nakazila na transakcijski račun nosilca projekta do dneva vračila sredstev na račun izvrševanja proračuna Republike Slovenije in zamudnimi obrestmi, ki tečejo od datuma, ki ga Nosilec programa določi v zahtevku za vračilo.
7. člen Poročila partnerja
Nosilec projekta zahteva povračilo sredstev na podlagi poročanja in predložitve dokazil o napredku projekta v skladu z odobreno prijavnico. Poročanje slovenskih projektnih partnerjev, tudi nosilca projekta v vlogi projektnega partnerja, poteka v eMS, prav tako tudi preverjanje. Poročanje projektnega partnerja iz države donatorice poteka prek obrazca za vsebinsko in finančno poročanje projektnega partnerja iz države donatorice. Nosilec projekta v postopku poročanja zagotovi upoštevanje deleža sofinanciranja vsakega projektnega partnerja z namenom zagotovitve pravilne dodelitve sredstev vsakemu projektnemu partnerju.
Preverjanje upravičenosti izdatkov v skladu z javnim razpisom in Priročnikom za upravičence za slovenske projektne partnerje opravlja kontrolna enota, za projektne partnerje iz države donatorice pa neodvisni pooblaščeni revizorji ali pristojni javni uslužbenci iz države projektnega partnerja.
Poročilo partnerja vsak projektni partner, vključno z nosilcem projekta v vlogi projektnega partnerja, odda kontrolni enoti v preverjanje najkasneje v tridesetih dneh po zaključku vsakega obdobja poročanja. V skladu z obdobji poročanja so roki za oddajo poročila partnerja:
- do dd.mm.llll za obdobje poročanja od dd.mm.llll do dd.mm.llll;
- do dd.mm.llll za obdobje poročanja od dd.mm.llll do dd.mm.llll;
- do dd.mm.llll za obdobje poročanja od dd.mm.llll do dd.mm.llll;
- do dd.mm.llll za obdobje poročanja od dd.mm.llll do dd.mm.llll.
Poročilo partnerja za projektnega partnerja iz države donatorice ustvari nosilec projekta. Obrazec, potrjen in podpisan s strani neodvisnega pooblaščenega revizorja ali pristojnega javnega uslužbenca iz države projektnega partnerja, je obvezna priloga poročila.
Po opravljenem preverjanju kontrolna enota vsakemu udeležencu izda obvestilo o opravljeni kontroli (t. i. KE certifikat).
8. člen
Skupna poročila, zaključno poročilo in druga poročila ter povračilo sredstev
Nosilec projekta v tridesetih dneh po prejemu obvestil o opravljeni kontroli za vse projektne partnerje pripravi skupno poročilo projekta za določeno obdobje poročanja v skladu s Priročnikom za upravičence in ga predloži Nosilcu programa. Če posamezno skupno poročilo projekta zamuja za dva ali več mesecev, Xxxxxxx programa lahko zavrne povračilo upravičenih izdatkov, vključenih v to poročilo. Pri zadnjem skupnem poročilu zamude niso dopustne zaradi kratkega obdobja do zaključka programa. Vsaka neutemeljena zamuda v zvezi s poročanjem ali poizvedovalnim postopkom skupnega poročila projekta bodisi nosilca projekta bodisi projektnih partnerjev lahko privede do zmanjšanja ali prenehanja izplačil sofinanciranja.
Nosilec programa preveri ustreznost vsebine in finančni del skupnega poročila projekta. Na osnovi ugotovitev lahko Xxxxxxx programa zahteva dopolnitve skupnega poročila projekta, ga zavrne in zahteva popravke oziroma ga potrdi ter nosilcu projekta pošlje obvestilo o potrditvi skupnega poročila projekta.
Po prejemu obvestila o potrditvi skupnega poročila projekta nosilec projekta posreduje finančni službi Nosilca programa zahtevek za povračilo sredstev v obliki e-računa. Sredstva so nosilcu projekta izplačana najkasneje v tridesetih dneh po prejemu pravilnega in popolnega zahtevka za povračilo sredstev v obliki e-računa oziroma v skladu s proračunskimi zmožnostmi na transakcijski račun št. SI56 xxxx xxxx xxxx xxx, odprt pri banki [ime banke, naslov, kraj].
V primeru, da je nosilec projekta upravičen do predplačila v skladu s 6. členom pogodbe, se predplačila poračuna in pobota v skladu z določili 6. člena. Izplačila sredstev iz naslova predplačil in vmesnih plačil se izvršujejo, dokler skupna vrednost teh izplačil ne doseže 80 % vrednosti predvidenih izplačil sredstev Norveškega finančnega mehanizma in pripadajoče slovenske udeležbe po tej pogodbi. Zadnje povračilo upravičenih izdatkov se izvrši po potrditvi zaključnega poročila projekta. V kolikor višina izplačil presega višino skupnih upravičenih izdatkov v skladu s stopnjo sofinanciranja, je nosilec projekta sredstva dolžan vrniti Nosilcu programa v roku, ki ga le-ta določi v zahtevku za vračilo.
V primeru potrebe po dodatnih pojasnilih v zvezi s poročilom in/ali zahtevkom za povračilo oziroma finančno dokumentacijo, ki izvirajo iz suma na nepravilnost, ima Nosilec programa pravico zadržati izplačilo sredstev nosilcu projekta dokler sum ni ovržen. Pravico ima tudi odšteti neupravičene izdatke, ugotovljene med postopkom potrjevanja, in sorazmerno zmanjšati dodeljena sredstva.
Zaključno poročilo projekta nosilec projekta pripravi skupaj z zadnjim skupnim poročilom projekta v zadnjem obdobju poročanja in v skladu s Priročnikom za upravičence.
Nosilec projekta morebitna druga poročila in informacije o napredku pri izvajanju projekta na zahtevo države donatorice, Nacionalne kontaktne točke, Nosilca programa ali drugih organov in pooblaščenih institucij zagotovi v zahtevanih rokih.
9. člen
Posebni pogoji glede opreme in naložb v infrastrukturo
Celotna kupnina nove opreme šteje za upravičeni izdatek, če oprema pomeni sestavni in nujni del za izvedbo projekta ter je bistvena za dosego ciljev projekta.
Ne glede na obdobje trajanja projekta mora nosilec projekta v primeru upravičenosti celotne nakupne vrednosti opreme izpolnjevati še posebne pogoje:
- hraniti opremo v svoji lasti med izvajanjem projekta in še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta;
- zagotoviti uporabo opreme v skladu z namenom in cilji projekta v času izvajanja projekta in še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta;
- zagotoviti ustrezno zavarovanje opreme v času izvajanja projekta in še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta in sicer za primer požara, tatvine ali druge nezgode, proti katerim se običajno zavaruje lastnina;
- rezervirati sredstva za vzdrževanje opreme še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta.
Ne glede na zgoraj navedeno lahko Nosilec programa oprosti obveznosti glede posebej določene opreme, kadar Nosilcu programa zadostuje, da glede na vse zadevne okoliščine nadaljnja uporaba te opreme za doseganje splošnih ciljev projekta ne bi služila nobenemu uporabnemu gospodarskemu namenu.
Če nakup opreme, za katero se uveljavlja povračilo celotne nakupne vrednosti, ni naveden že v prijavnici, ga mora odobriti Nosilec programa. Prošnja mora biti oddana pred nakupom nove opreme, sicer so stroški njenega nakupa neupravičeni, ne glede na odločitev Nosilca programa.
Če projekt vključuje naložbe v infrastrukturo (nakup zemljišča, nakup ali obnova nepremičnine), mora nosilec projekta izpolnjevati še posebne pogoje:
- nakup nepremičnine in/ali zemljišča ne sme presegati 10 % skupnih upravičenih izdatkov projekta;
- zagotoviti, da se naložba uporablja v skladu z namenom in cilji projekta v času izvajanja projekta in še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta;
- zagotoviti ustrezno zavarovanje naložbe v času izvajanja projekta in še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta in sicer za primer požara, tatvine ali druge nezgode, proti katerim se običajno zavaruje;
- pred zaključkom projekta prenesti lastništvo naložbe na nosilca projekta ali na tiste, ki so v prijavnici navedeni kot prejemniki nepremičnine in/ali zemljišča;
- naložbo je prepovedano prodati, oddati ali obremeniti s hipoteko še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta;
- rezervirati sredstva za vzdrževanje naložbe še vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila projekta.
10. člen
Trajnost in lastništvo rezultatov Trajnost rezultatov nosilec projekta zagotavlja [prepis iz prijavnice].
Nosilec projekta in projektni partnerji se obvezujejo v zvezi z rezultati, pridobljenimi tekom izvajanja projekta, spoštovati veljavno zakonodajo o intelektualni lastnini in avtorskih pravicah.
Nosilec projekta zagotavlja, da so rezultati in učinki projekta skupni ter da bo vsak projektni partner vsem drugim projektnim partnerjem dodelil neizključne pravice do uporabe katerega koli nastalega dela, pri čemer se po potrebi upoštevajo posebni pogoji iz prejšnjega člena in v skladu s Priročnikom za upravičence.
Nosilec projekta zagotavlja, da so rezultati projekta, vključno s študijami ali analizami, izvedenimi med izvajanjem projekta, na voljo javnosti.
11. člen Informiranje in komuniciranje
Nosilec projekta zagotavlja, da se aktivnosti informiranja in komuniciranja izvajajo v skladu s potrjeno prijavnico in komunikacijskim načrtom, Priročnikom za upravičence ter Priročnikom za komuniciranje in oblikovanje. Aktivnosti informiranja in komuniciranja so namenjene širši javnosti, vključno z relevantnimi deležniki na nacionalni, regionalni in/ali lokalni ravni z namenom obveščanja o projektu in programu, s poudarkom prispevka države donatorice.
Nosilec projekta in Nosilec programa se sporazumeta, da lahko Nosilec programa objavi naslednje informacije v kateri koli obliki in prek katerega koli medija, vključno prek svetovnega spleta:
- naziv in akronim projekta;
- ime nosilca projekta in projektnih partnerjev;
- povzetek projekta, vključno z njegovimi cilji, neposrednimi učinki in rezultati;
- znesek in delež sofinanciranja projekta;
- lokacijo izvajanja projekta;
- skupna poročila projekta, vključno z zaključnim poročilom;
- način oglaševanja projekta.
Nosilec projekta se obvezuje, da bo aktivno sodeloval v aktivnostih, organiziranih za uporabo, širjenje in vrednotenje rezultatov ter promocijo projekta in programa.
Nosilec projekta vse subjekte, ki so vključeni v projekt, ustrezno obvešča o prispevku države donatorice v okviru zadevnega programa.
12. člen Spremljanje in revizija
Spremljanje izvajanja projekta poteka v skladu s pravili in postopki iz Opisa sistema upravljanja in nadzora Nosilca programa.
Nosilec projekta je predmet nadzora in revizije s strani naslednjih institucij:
- spremljanje in nadzor: Nosilec programa, Nacionalna kontaktna točka, Organ za potrjevanje in država donatorica;
- revizija: Revizijski organ, notranji revizor Službe Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, Računsko sodišče RS, revizijski organi oziroma pooblaščeni predstavniki države donatorice.
Nadzor in revizija se izvajata v prostorih Nosilca programa in/ali na mestih oziroma v prostorih izvajanja projekta.
Nosilec projekta je dolžan obvestiti Nosilca programa o vseh pregledih, ki jih izvajajo drugi subjekti ter sporočiti rezultate teh pregledov in priporočenih popravnih ukrepov.
Nosilec projekta je dolžan zagotavljati nadaljnje informacije o popravnih ukrepih, ki jih je opravil na osnovi ugotovitev nadzora in/ali revizij.
13. člen Spremembe projekta
Nosilec projekta sme zaprositi za spremembo stroškovnega načrta ali vsebine v času izvajanja projekta v skladu s Priročnikom za upravičence.
O vsaki spremembi mora nosilec projekta predhodno obvestiti Nosilca programa. Sprememba začne veljati po njeni odobritvi in lahko vodi tudi k spremembi pogodbe s sklenitvijo dodatka k pogodbi.
14. člen Ustvarjanje prihodkov
Nosilcu programa je potrebno poročati o neto prihodkih projekta kot je določeno v Priročniku za upravičence.
Neto prihodki se vključijo v prijavnico oziroma če v fazi prijave niso bili predvideni, se o njih poroča v poročilih partnerjev. Sofinanciranje projekta s sredstvi Norveškega finančnega mehanizma in pripadajoče slovenske udeležbe se sorazmerno zniža za višino neto prihodkov. Obveznost poročanja o neto prihodkih po zaključku projekta ne preneha veljati. V kolikor se naknadno ugotovi, da je projekt ustvarjal prihodke, obveznosti poročanja o neto prihodkih pa niso bile izpolnjene, je nosilec projekta dolžan vrniti sredstva Nosilcu programa.
Če so bili prihodki ustvarjeni po izvedbi projekta, kjer skupni upravičeni izdatki presegajo 500.000,00 EUR, je potrebno poročati Nosilcu programa ustvarjen neto prihodek v skladu s Priročnikom za upravičence. Ustvarjen neto prihodek se odšteje od zadnjega povračila sredstev ali pa se sredstva vrnejo Nosilcu programa.
Če projekt ne ustvarja prihodkov, so vse aktivnosti projekta za vse ciljne skupine brezplačne.
15. člen Nepravilnosti in zaustavitev plačil
Nepravilnost pomeni vsako kršitev v skladu z 41. členom Uredbe o izvajanju norveškega finančnega mehanizma in finančnega mehanizma Evropskega gospodarskega prostora v Republiki Sloveniji v
obdobju 2014–2021, ki vpliva ali bi lahko vplivala na izvajanje finančnih mehanizmov v Republiki Sloveniji v času izvajanja projekta ali po zaključku projekta.
Če nosilec projekta ugotovi nepravilnost, ki se nanaša nanj ali na projektnega partnerja, nemudoma poroča Nosilcu programa.
Če Nacionalna kontaktna točka, Organ za potrjevanje, Organ za nepravilnosti, Revizijski organ, država donatorica ali drug neposredni proračunski uporabnik ugotovijo nepravilnost v delu, ki se nanaša na nosilca projekta ali slovenskega projektnega partnerja, o tem obvestijo Nosilca programa.
V primeru ugotovljene nepravilnosti Nosilec programa začne z ukrepi, ki so lahko:
- začasna ustavitev povračil sredstev nosilcu projekta;
- poravnava ali vračilo že neupravičeno izplačanih sredstev;
- finančni popravki oziroma znižanje zneska dodeljenih sredstev glede na resnost kršitve.
V primeru že neupravičeno izplačanih sredstev Nosilec programa lahko izvede:
- poravnavo: za znesek neupravičeno izplačanih sredstev se zmanjša naslednji zahtevek za povračilo (ali več njih) v primeru, da se nepravilnost ugotovi v času izvajanja projekta oz. še pred zadnjim povračilom;
- vračilo že neupravičeno izplačanih sredstev na podlagi zahtevka za vračilo. V primeru, da vračilo sredstev s strani nosilca projekta ni izvedeno v roku, je le-ta dolžan plačati zakonske zamudne obresti od dneva izdaje zahtevka za vračilo. V primeru, da nosilec projekta neupravičeno izplačanih sredstev ne povrne, Nosilec programa uporabi vsa pravna sredstva za izterjavo zneska v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo.
16. člen
Odstop od pogodbe in vračilo dodeljenih sredstev
Nosilec programa lahko odstopi od pogodbe in/ali od nosilca projekta zahteva celotno ali delno vračilo dodeljenih sredstev skupaj z zakonskimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do vračila v spodaj navedenih primerih, če:
- nosilec projekta ne izpolnjuje pogojev ali obveznosti, ki izhajajo iz pogodbe;
- so bila sredstva dodeljena na podlagi lažnih ali nepopolnih dokazil;
- je bilo ugotovljeno, da so bila nosilcu projekta ali projektnim partnerjem dodeljena sredstva za aktivnosti v projektu iz drugih javnih ali zasebnih virov;
- projekt ni ali ne more biti izveden v dogovorjenem obdobju;
- nosilec projekta nepravilno ali pomanjkljivo obvešča Nosilca programa o kakršnih koli pomembnih okoliščinah;
- nosilec projekta kljub pisnemu pozivu Nosilca programa in poduku o pravnih posledicah ne predloži poročil, dokazil ali informacij;
- nosilec projekta zavira ali onemogoča izvajanje nadzora;
- nosilec projekta pri koriščenju sredstev krši namen, za katerega so bila dodeljena;
- nosilec projekta krši pogoje financiranja ali druge obveznosti, določene v pogodbi, sporazumu o programu ali v drugih pravnih podlagah Republike Slovenije ali EU, predvsem v primeru kršitve pogojev ali obveznosti za zagotovitev dosege ciljev projekta.
V primeru zahteve za vračilo že izplačanih sredstev v skladu s pogodbo je nosilec projekta dolžan sredstva skupaj z zakonskimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila vrniti najkasneje do roka, navedenega v zahtevku za vračilo.
V primeru prenehanja pogodbe nosilec projekta nima pravice zahtevati od Nosilca programa nobene
odškodnine.
Z dnem sklepa o začetku postopka prisilne poravnave, stečaja, izbrisa brez likvidacije ali likvidacije ali začetka postopka pridobivanja državne pomoči za podjetja v težavah, preneha obveznost Nosilca programa do nosilca projekta iz naslova pogodbe, Nosilec programa pa lahko odstopi od pogodbe in/ali zahteva vračilo že izplačanih sredstev skupaj z zakonskimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
V primeru, da se pojavijo okoliščine, ki vplivajo na višino zneska dodeljenih sredstev, se ustrezno zniža celotni znesek dodeljenih sredstev.
V primeru, da se izkaže, da je celotna vrednost upravičenih izdatkov nižja od opredeljenih v pogodbi, se ustrezno zniža znesek sofinanciranja, Nosilec programa pa je upravičen zahtevati vračilo že izplačanih sredstev skupaj z zakonskimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
Če okoliščine iz tega člena nastopijo pred izplačilom vseh dodeljenih sredstev, se lahko izplačevanje ustavi, preostanka dodeljenih in še neizplačanih sredstev pa nosilec projekta od Nosilca programa ne more izterjati.
17. člen
Arhiviranje projektne dokumentacije
Nosilec projekta in projektni partnerji so obvezani v vsakem trenutku za namen revizije varno in urejeno hraniti vse uradne datoteke, dokumente in podatke o projektu v njihovi izvirni obliki še vsaj tri leta po odobritvi končnega poročila o programu s strani države donatorice. Nosilec projekta in projektni partnerji so dolžni hraniti dokumentacijo v zvezi z opremo in infrastrukturo vsaj pet let po potrditvi zaključnega poročila o projektu.
Če projektne aktivnosti vsebujejo elemente državne pomoči, je obdobje arhiviranja projektne dokumentacije vsaj deset let od dneva dodelitve sredstev državne pomoči. To ne vpliva na daljša obdobja hranjenja, ki se zahtevajo po nacionalni zakonodaji in predpisih o državni pomoči.
Nosilec projekta in projektni partnerji hranijo originalna dokazila o izdatkih in jih v knjigovodstvu vodijo tako, da jih je mogoče zlahka izslediti za potrebe kontrole in za zagotavljanje revizijske sledi, prav tako pa vodijo tudi evidenco računov in vseh udeležencev, ki hranijo dokumentacijo v revizijski sledi.
18. člen
Odstop, zakonito pravno nasledstvo
Nosilec programa ima pravico, da kadar koli prenese svoje pravice in dolžnosti iz pogodbe. V primeru odstopa Nosilec programa nemudoma obvesti nosilca projekta.
V primeru zakonitega pravnega nasledstva, npr. če nosilec projekta ali projektni partner zamenja pravno obliko, mora nosilec projekta ali projektni partner prenesti vse svoje naloge iz pogodbe na zakonitega pravnega naslednika. Nosilec projekta o vseh spremembah predhodno pisno obvesti Nosilca programa in pridobi njegovo odobritev.
19. člen Zaveza do integritete
Nosilec projekta jamči in se obvezuje, da nobena oseba, ki sodeluje pri pripravi in izvajanju projekta, po svojem trenutnem vedenju ni storila katerega koli od naslednjih dejanj in da nobena oseba, z njegovim soglasjem ali predhodnim vedenjem, ni ali ne bo storila takšnega dejanja, ki je:
- ponujanje, dajanje, sprejemanje ali nagovarjanje za neprimerno prednost, vplivanje na delovanje osebe, ki ima javno službo ali funkcijo ali je direktor ali uslužbenec javnega organa ali javnega podjetja ali direktor ali uslužbenec mednarodne javne organizacije v povezavi s postopki javnega naročanja ali pri izvedbi katere koli pogodbe v zvezi s projektom; ali
- vsako dejanje, ki neprimerno vpliva ali želi neprimerno vplivati na postopek izvedbe javnega naročila ali izvedbe projekta v škodo nosilca projekta, vključno z dogovarjanjem med ponudniki.
Nosilec projekta se obvezuje, da bo Nosilca programa nemudoma seznanil s kakršnim koli dejstvom ali informacijo, ki nakazuje na storitev tovrstnih dejanj.
20. člen Protikorupcijska klavzula
Pogodba, pri kateri kdo v imenu ali na račun druge pogodbene stranke, predstavniku ali posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubi, ponudi ali da kakšno nedovoljeno korist za:
- pridobitev xxxxx xxx
- za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali
- za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali
- za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je organu ali organizaciji iz javnega sektorja povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku organa, posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, drugi pogodbeni stranki ali njenemu predstavniku zastopniku, posredniku;
je nična.
21. člen Obdelava osebnih podatkov
Osebni podatki nosilca projekta, projektnih partnerjev in drugih z njimi povezanih oseb se zbirajo in obdelujejo za namene prijave, izvajanja in poročanja projekta ter programa v skladu z nacionalno zakonodajo in zakonodajo EU.
Upravljavec in obdelovalec osebnih podatkov je Xxxxxxx programa ali od njega pooblaščena oseba, ki osebne podatke uporablja izključno za namene iz prejšnjega odstavka.
22. člen Končne določbe
Vsa korespondenca z Nosilcem programa, povezana s pogodbo, mora biti pisna in poslana prek eMS v slovenskem jeziku. Angleški jezik je dovoljen le v izjemnih primerih. Vsak uporabnik je odgovoren za varno hrambo uporabniškega imena in gesla ter za vse aktivnosti, ki jih izvaja z uporabniškim imenom.
Skrbnika pogodbe sta:
- na strani Nosilca programa: [ime in priimek]
- na strani nosilca projekta: [ime in priimek]
Vse informacije v zvezi s programom, ki so pomembne za nosilca projekta in projektne partnerje, so dostopne na spletni strani finančnih mehanizmov v Republiki Sloveniji (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ali xxx.xxxxxxxxx.xx).
Spremembe in dopolnitve pogodbe se opravijo prek eMS v pisni obliki s sklenitvijo dodatka k pogodbi. Za spremembo skrbnika pogodbe zadostuje pisno obvestilo drugi pogodbeni stranki prek eMS.
Pogodbeni stranki soglašata, da se nerešena vprašanja rešujejo sporazumno. V primeru spora je pristojno sodišče v Ljubljani.
Pogodba je sklenjena v štirih enakih izvodih, od katerih prejme nosilec projekta en izvod, Nosilec programa pa tri. Vsi podpisani izvodi imajo lastnost izvirnika.
Pogodba začne veljati z dnem podpisa zadnje pogodbene stranke in velja do izpolnitve vseh pogodbenih obveznosti.
S prenehanjem veljavnosti sporazuma o programu preneha veljati tudi pogodba.
Številka: ……................................... | Številka: ……................................... |
Kraj in datum: ……................, dne ……….......…… | Kraj in datum: Ljubljana, dne …….………………… |
Nosilec projekta: ………………………………………… ………………………………………… | Nosilec programa: Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko |
Ime in priimek: ……………...……….. Funkcija: ……………………………... | Ime in priimek: ………………………. Funkcija: ……………………………... |
Podpis:………………………..………. Podpis:………………………………...
Žig Žig
(če se uporablja)