PRILOGA 4: GENERALNI DIREKTORAT ZA PREVAJANJE RAZPISNA DOKUMENTACIJA JAVNI RAZPIS ODPRTI POSTOPEK JAVNEGA NAROČILA Naročilo storitev za pomoč generalnemu direktoratu za prevajanje pri analiziranju poslovnih procesov in določanju glavnih kazalcev...

PRILOGA 4:


GENERALNI DIREKTORAT ZA PREVAJANJE



RAZPISNA DOKUMENTACIJA

JAVNI RAZPIS



ODPRTI POSTOPEK JAVNEGA NAROČILA


Naročilo storitev za pomoč generalnemu direktoratu za prevajanje pri analiziranju poslovnih procesov in določanju glavnih kazalcev uspešnosti, da bi olajšali merjenje napredka pri doseganju njegovih strateških ciljev




Ref. št. 2009/SER/TRAD/0001


  1. PREDMET NAROČILA


V skladu z določbami Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti, spremenjene z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 z dne 13. decembra 2006, in Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje omenjene finančne uredbe, spremenjene z uredbami (ES, Euratom) št. 1261/2005 z dne 20. julija 2005, št. 1248/2006 z dne 7. avgusta 2006 in št. 478/2007 z dne 23. aprila 2007, je Evropski parlament sklenil objaviti javni razpis za naročilo storitev za pomoč generalnemu direktoratu za prevajanje pri analiziranju poslovnih procesov in določanju glavnih kazalcev uspešnosti, da bi olajšali merjenje napredka pri doseganju njegovih strateških ciljev.


  1. OPIS, CILJ IN OCENJENA VREDNOST NAROČILA


2.1 Ozadje


Evropski parlament je v svoji resoluciji (2007/2077(INI)) o posebnem poročilu Evropskega računskega sodišča št. 9/2009 o odhodkih institucij za prevajanje te pozval, naj razvijejo kakovostne in količinske kazalce uspešnosti, da bi olajšale spremljanje prevajalskih postopkov v upravljavske namene.


V drugi polovici leta 2007 je generalni direktorat za prevajanje (GD za prevajanje) vzpostavil različne mehanizme za beleženje potrebnih informacij. Zbral je že veliko podatkov o produkciji in produktivnosti leta 2008 ter do konca šestega zakonodajnega obdobja. Zbrani podatki pa so še precej neobdelani, zato je potrebna pomoč strokovnjakov, ki jih bodo obdelali tako, da bodo visoki vodstveni uslužbenci generalnega direktorata informacije učinkovito uporabljali.


2.2 Cilji


Naloga GD za prevajanje je, da Evropskemu parlamentu zagotovi prevajalske storitve za njegova pisna sporočila v vseh uradnih jezikih, in sicer


  • da v vseh uradnih jezikih priskrbi vse dokumente, ki so povezani z vlogo Parlamenta kot sozakonodajalca in dela proračunske oblasti, ter tako zagotovi legitimnost in preglednost zakonodajnega in proračunskega postopka Evropske unije;

  • da zagotovi, da Evropski parlament izpolnjuje svoje obveznosti glede politike večjezičnosti, katere cilj je zagotoviti enako obravnavanje jezikov in omogočiti vsem državljanom Evropske unije, da lahko komunicirajo z institucijami in imajo dostop do njihovih dokumentov v svojem jeziku;

  • da zagotovi karseda učinkovite prevajalske storitve po razumni ceni.


Leta 2008 je bilo v GD za prevajanje prevedenih 1,8 milijona strani, od tega jih je bilo 1 102 777 prevedenih znotraj institucije, 704 607 strani pa so prevedli zunanji prevajalci. V generalnem direktoratu je skupaj 1288 zaposlenih.


Širitev Unije leta 2004 je bila za GD za prevajanje izziv brez primere. Poleg tega se je postopek prevajanja v zadnjih letih korenito spremenil, kar je zelo vplivalo na metodologijo dela in delovno okolje generalnega direktorata.


  • Ker je bila maja 2004 uvedena nadzorovana polna večjezičnost, ki je GD za prevajanje omogočila, da pokriva 506 jezikovnih kombinacij, s tem da se premosorazmerno število zaposlenih ob širitvi ni povečalo, je bilo treba pregledati pot dokumentov in roke, pojavili pa so se tudi novi izzivi glede zagotavljanja kakovosti.

  • Zaradi vedno večjega števila prevajalskih orodij, vključno s terminologijo in podatkovnimi zbirkami o dokumentih, se je zelo izboljšalo vsakdanje delovno okolje prevajalcev, ki jim omogoča, da zlahka dostopajo do virov informacij. Še posebej je pomembna uvedba sistema prevajalskega spomina Euramis, za katerega se je že izkazalo, da ima velik vpliv na produktivnost, čeprav je slednje treba še izmeriti.


Evropski parlament bo moral v sedmem zakonodajnem obdobju svojo organizacijo in delovne metode verjetno precej spremeniti, da bo kos novim odgovornostim zaradi sprememb veljavnih pogodb. Te spremembe se bodo občutile tudi v GD za prevajanje in bodo najverjetneje povzročile znatno povečanje količine prevajalskega dela.


Namen tega naročila je oblikovanje vrste količinskih in kakovostnih kazalcev uspešnosti, ki bodo omogočali merjenje uspešnosti generalnega direktorata in stopnje doseganja njegovih strateških ciljev. Na podlagi analize, ki jo bo opravil izvajalec, bodo poslovni procesi prevajalskih storitev optimizirani, kar bo omogočilo, da se bodo te storitve stalno izboljševale in bodo kos prihodnjim izzivom.


Parlament bo na podlagi rezultatov tega naročila določil potrebno tehnološko pomoč za zagotovitev izvajanja glavnih kazalcev uspešnosti. Za to bo mogoče potreben še drugi javni razpis, iz katerega uspešni izvajalec tega naročila ne bo izključen in bo lahko oddal ponudbo.



2.3 Naloge


GD za prevajanje je obvezan, da svojim strankam zagotovi ekonomsko ugodne visokokakovostne storitve. Prizadeva si, da bi svojo učinkovitost stalno izboljševal, in pri tem karseda izkorišča tehnološki razvoj na tem področju, hkrati pa se prožno odziva na spremembe, ki zadevajo razvoj prevajalskega poklica in delovnih metod Parlamenta. Meni, da je določitev glavnih kazalcev uspešnosti, s katerimi bo lahko meril napredek pri doseganju svojih strateških ciljev, poglavitnega pomena. Ti kazalci bi morali osvetliti posebnosti prevajalskih storitev in z njo povezanih zahtev ter dodano vrednost, ki jo prinašajo instituciji.


GD za prevajanje zato rabi pomoč pri:

  • analiziranju poslovnih procesov, da bi jih optimizirali in tako zagotovili, da bodo kos prihodnjim izzivom generalnega direktorata;

  • določitvi glavnih količinskih kazalcev uspešnosti za generalni direktorat, ki bi mu olajšali upravljanje zahtev za prevajanje;

  • določitvi glavnih kakovostnih kazalcev uspešnosti za generalni direktorat, ki bi mu pomagali v prizadevanjih za izboljšanje kakovosti storitev.


Da bi izvajalec v celoti ugodil zahtevi Parlamenta, naj prevajalske službe v drugih institucijah razvijejo primerljive kazalce za merjenje uspešnosti, se od njega lahko zahteva, da spremlja predstavnike GD za prevajanje v medinstitucionalni projektni skupini in jim pomaga pri delu.



2.3.1 Izvajanje nalog


1. Priprava analize


Začetni sestanek:


Začetni sestanek z izvajalcem ob podpisu pogodbe, na katerem morajo biti prisotni vsi sodelujoči svetovalci, je namenjen:


– predstavitvi projektne skupine GD za prevajanje, ki bo izvajalca spremljala pri delu med trajanjem pogodbe (v projektni skupini bodo izključno zaposleni v uradu generalnega direktorja GD za prevajanje);

– predstavitvi nalog in strateških ciljev GD za prevajanje;

– predstavitvi metodologije dela izvajalca, ki jo je opisal v ponudbi, in njenega izvajanja za konkretno naročilo;

– sestavitvi seznama predstavnikov GD za prevajanje in drugih služb Evropskega parlamenta, s katerimi se izvajalec posvetuje med izvajanjem nalog;

– določitvi datumov sestankov s projektno skupino za celotno obdobje izvajanja nalog.


Pripravljalna faza:


V pripravljalni fazi je treba opraviti vse pogovore z osebjem generalnega direktorata in drugih služb Parlamenta, ki so potrebni za izvedbo zahtevane analize poslovnih procesov. Svetovalca bo v tej svetovalni fazi spremljal najmanj en član projektne skupine. Po končanem posvetovanju je treba analizo poslovnih procesov in predloge za njihovo optimizacijo v obliki začetnega poročila predložiti projektni skupini v odobritev.



2. Določitev glavnih kazalcev uspešnosti storitev GD za prevajanje


Izvajalec na podlagi ugotovitev med posvetovalno fazo in v skladu z izsledki analize poslovnih procesov, ki jo je predstavil v svojem poročilu o zasnovi projekta, začne določati glavne količinske in kakovostne kazalce uspešnosti generalnega direktorata.
GD za prevajanje bo dal izvajalcu na voljo že zbrane podatke o uspešnosti storitev, en ali dva člana projektne skupine pa bosta izvajalcu na voljo, da mu bosta svetovala glede podatkovnih virov in dostopnosti, uporabljenih računalniških aplikacij itd.


3. Izbira vzorcev poslovnih procesov in glavnih kazalcev uspešnosti


Po tej drugi fazi posvetovanja izvajalec na podlagi zbranih informacij predlaga niz ali več nizov možnih kazalcev in pri tem po potrebi navede omejitve dostopa do ustreznih podatkov, ki izhajajo iz sedanjega tehničnega okolja. Ta predlog pripravi v obliki vmesnega poročila, ki ga predloži projektni skupini v obravnavo in odobritev.



4. Končna analiza in obravnava rezultatov


Izvajalec po obravnavi a) analize poslovnih procesov in predlogov za njihovo optimizacijo iz začetnega poročila ter b) možnosti za niz kazalcev učinkovitosti iz vmesnega poročila izvede dodatna posvetovanja s člani osebja GD za prevajanje ali drugih služb Evropskega parlamenta (tudi v tej posvetovalni fazi izvajalca spremlja en ali več članov projektne skupine). Nato pripravi končno poročilo, v katerem predstavi dobljene rezultate in na podlagi ugotovitev iz analize poda predloge za optimizacijo poslovnih procesov.


Namen teh priporočil je predlagati niz glavnih kazalcev uspešnosti, ki bodo GD za prevajanje pomagali pri izpolnjevanju nalog in uresničevanju strateških ciljev.



2.3.2 Organizacija


Izvajalec mora imeti dokazane izkušnje na področju razvijanja in ocenjevanja kazalcev. Imenovati mora najmanj dva višja svetovalca, ki bosta odgovorna za izvajanje pogodbe in bosta usklajevala delo z Evropskim parlamentom med njenim izvajanjem.


Svetovalci morajo biti ves čas pooblaščeni za sprejemanje tehničnih ali organizacijskih odločitev, potrebnih za dobro opravljanje storitev.


Poleg imenovanja višjih svetovalcev ponudnik navede sredstva (človeške vire in strokovne profile), ki so potrebna za kakovostno opravljanje storitev in predložitev poročil v časovnem okviru iz pogodbe.



2.4 Časovni okvir pogodbe in predložitev dokumentov


Med opravljanjem storitev bodo potrebni najmanj štirje sestanki projektne skupine:

začetni sestanek, sestanek za obravnavo začetnega poročila, sestanek za obravnavo vmesnega poročila in sestanek za obravnavo končnega poročila. Potekali bodo v Bruslju ali Luxembourgu. Izvajalec bo odgovoren za sestavo dnevnega reda, ki ga mora poslati najmanj pet dni pred vsakim sestankom. Odgovoren bo tudi za pripravo zapisnikov sestankov, ki jih mora poslati najkasneje pet dni po sestanku.


Potrebni bodo tudi sestanki s projektnim vodjo iz Evropskega parlamenta, ki ga bodo mogoče spremljali tudi en ali več članov projektne skupine. Po vsej verjetnosti bodo potekali v Bruslju ali Luxembourgu. Ker je večina osebja GD za prevajanje v Luxembourgu, bo posvetovanje z njegovimi službami potekalo pretežno v Luxembourgu. Posvetovanje z drugimi službami Parlamenta bo po potrebi potekalo v Bruslju ali Luxembourgu.


Dokumenti, ki jih je treba po pogodbi predložiti, so:


– začetno poročilo – po pripravljalni fazi


– vmesno poročilo

Poročilo je treba predložiti ob koncu tretjega meseca trajanja pogodbe. Ne sme imeti več kot 20 strani, v njem pa mora biti predstavljen napredek, ki je bil do tedaj dosežen, težave, ki so se pojavile, in kako je treba izvesti preostalo delo.


– osnutek končnega poročila

Osnutek končnega poročila je treba predložiti en mesec pred prenehanjem pogodbe, da lahko Parlament preuči njegove ugotovitve in poda pripombe ter zahteva spremembe ali izboljšave v skladu s specifikacijami in pogoji pogodbe.


– končno poročilo

Končno poročilo je treba predložiti v tridesetih vezanih papirnatih kopijah (A4 format), pa tudi v elektronski obliki (pdf in Wordov dokument).


2.5 Kraj izvajanja


Od uspešnih izvajalcev se pričakuje, da bodo glavne dejavnosti izvajali v svojih delovnih prostorih, predvideti pa morajo, da bodo po potrebi krajši čas delali tudi v Luxembourgu ali Bruslju.



2.6 Trajanje pogodbe


Pogodba bo skupaj trajala šest mesecev od dneva njenega podpisa in se bo začela izvajati, ko jo bosta podpisali obe stranki.



2.7 Vrednost pogodbe


Skupna vrednost pogodbe po ocenah znaša 300 000 EUR.


2.8 Delovni jezik


Izvajanje pogodbe ter dopisovanje med Evropskim parlamentom in izvajalcem bo potekalo v angleščini in/ali francoščini. Vsi dokumenti se predložijo v angleščini.


2.9 Plačilo


V priloženem osnutku pogodbe in splošnih pogojih Evropskega parlamenta so navedene pogodbene določbe, ki se uporabljajo za plačilo. Plačila, ki jih je treba opraviti v času veljavnosti pogodbe, so naslednja:

Vnaprejšnje financiranje – 30 % celotnega zneska pogodbe


Ko pogodbo podpišeta obe stranki in po prejemu dokazila o garanciji za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, navedeni v točki 11 teh razpisnih pogojev, se vnaprej plača znesek v višini 30 % v tridesetih koledarskih dneh, ko poštna služba Evropskega parlamenta prejem dokazila uradno zabeleži. Zahtevek za vnaprejšnje financiranje je sprejemljiv, če sta priložena zahtevek in ustrezen račun.


Vmesno plačilo – 40% celotnega zneska pogodbe


Zahtevek za vmesno izplačilo je sprejemljiv, če sta priložena:


  • vmesno tehnično poročilo v skladu z navodili iz razpisnih pogojev, če je poročilo odobril Evropski parlament s pripombami ali pridržki ali brez njih,

  • ustrezni račun.


Plačilo v višini 40 % se opravi v tridesetih koledarskih dneh od dneva, ko Evropski parlament potrdi vmesno poročilo.



Plačilo preostalega zneska – 30 % celotnega zneska pogodbe


Zahtevek izvajalca za plačilo preostalega zneska je sprejemljiv, če sta priložena:


  • končno tehnično poročilo v skladu z navodili iz razpisnih pogojev, če je poročilo odobril Evropski parlament,

  • ustrezni račun.


V tridesetih koledarskih dneh od dneva, ko Evropski parlament odobri končno poročilo, se opravi plačilo razlike v višini 30 % celotnega zneska.



  1. SODELOVANJE v razpisnem postopku


Sodelovanje v razpisnem postopku je odprto pod enakimi pogoji za vse fizične in pravne osebe ter javne subjekte, ki spadajo v področje uporabe pogodb, in za vse fizične in pravne osebe ter javne subjekte iz tretjih držav, ki so z Evropskimi skupnostmi na področju oddaje javnih naročil sklenile poseben sporazum pod pogoji iz tega sporazuma.


Naročilo je odprto tudi za državljane držav, ki so ratificirale večstranski sporazum o javnih naročilih, sklenjen v okviru Svetovne trgovinske organizacije, in sicer pod pogoji iz tega sporazuma.


Če ponudniki ne izpolnjujejo pogojev iz navedenih sporazumov, jim Evropski parlament izjemoma lahko dovoli sodelovati v javnem razpisu na ad hoc osnovi, ne da bi to ustvarilo precedenčni primer ali obveznosti v prihodnosti.


Ponudniki sprejemljivost svojih ponudb utemeljujejo z navedbo države, v kateri imajo sedež ali v kateri prebivajo. Predložiti morajo tudi dokazila o tem v skladu s svojim nacionalnim zakonom.


  1. DOKAZILO O STATUSU


Evropski parlament lahko od vsakega ponudnika zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu (glej točko 16.3), za kar predloži ustrezna dokazila. Evropski parlament lahko kot dokazilo sprejme vpis v poslovni register ali register podjetij, izjavo pod prisego ali potrdilo o članstvu v določeni organizaciji ali vpis v register zavezancev za DDV. Če noben dokument ne zadostuje kot dokazilo za utemeljitev in potrditev statusa, lahko Evropski parlament sprejme druge enakovredne uradne dokumente, ki mu jih predloži ponudnik.


V primeru gospodarskega združenja morajo vsi njegovi člani predložiti dokazilo, da so pooblaščeni za izvajanje naročila.



  1. GOSPODARSKA ZDRUŽENJA


Združenja gospodarskih subjektov lahko oddajo ponudbo. Evropski parlament si pridružuje pravico zahtevati, da izbrano združenje prevzame določeno pravno obliko, če je ta potrebna za dobro izvedbo naročila. To lahko zahteva kadar koli med postopkom oddaje naročila, vsekakor pa pred podpisom pogodbe.


Ponudniki, ki so člani gospodarskega združenja, podrobno navedejo, katere pogodbene določbe ali sporazumi se med njimi uporabljajo.


Združenje gospodarskih subjektov v ponudbi predloži dokazilo o svoji pravni obliki. Pravna oblika je lahko naslednja:


  • subjekt, ki je pravna oseba, priznana v eni od držav članic;

  • subjekt, ki ni pravna oseba, vendar Evropskemu parlamentu nudi zadostno zaščito pogodbenih interesov (odvisno od zadevne države članice je to lahko na primer konzorcij ali začasno združenje);

  • vrsta pooblastila ali podoben dokument, ki ga podpišejo vsi partnerji in ki potrjuje obliko sodelovanja.


Dokument mora dokazovati dejanski status združenja.


Evropski parlament lahko sprejme druge pravne oblike pod pogojem, da zagotavljajo solidarno odgovornost strank in so v skladu z izvajanjem pogodbe. V pogodbi, ki jo podpiše z združenjem gospodarskih subjektov, obstoj takšne odgovornosti izrecno navede. Poleg tega si pridružuje pravico, da po pogodbi zahteva imenovanje skupnega pooblaščenca, ki lahko zastopa člane in med drugim izdaja račune v imenu drugih članov.


Ponudbe, ki jih oddajo združenja gospodarskih subjektov, morajo natančno opredeljevati vlogo, pristojnosti in izkušnje posameznih članov skupine. Ponudbo oddajo združeni gospodarski subjekti, ki prevzamejo tudi solidarno odgovornost za njeno oddajo.


V primeru združenja gospodarskih subjektov dokaz o pravici dostopanja do naročila (izbor) in dokazila o spoštovanju meril za izločitev in izbiro posreduje vsak posamezni član združenja. Evropski parlament lahko pri merilih za izločitev uporabi sposobnosti drugih članov združenja, na podlagi katerih določi, ali ima ponudnik potrebna sredstva za izvedbo naročila. Ti člani se morajo obvezati, da bodo drugim članom zagotovili sredstva, potrebna za izvedbo pogodbe.




  1. ODDAJA DEL PODIZVAJALCEM


Oddaja del podizvajalcem je dovoljena.


V ponudbi mora biti, če je le mogoče, naveden delež naročila, ki ga ponudnik namerava oddati podizvajalcem, in podatki o podizvajalcih. Med postopkom oddaje naročila ali izvajanjem pogodbe Evropski parlament zahteva, da mu ponudniki posredujejo informacije o finančnih, ekonomskih, tehničnih in strokovnih sposobnostih predlaganega/ih podizvajalca/ev. Prav tako zahteva potrebna dokazila, da podizvajalci izpolnjujejo zahtevana merila za izločitev. Ponudniki so seznanjeni, da predlagani podizvajalci ne smejo biti v katerem od položajev iz členov 93, 94 in 96 finančne uredbe, zaradi katerega bi bili izločeni iz sodelovanja v postopku oddaje javnega naročila Evropskih skupnosti
(glej točko 15).


Evropski parlament ima pravico, da zavrne vse podizvajalce, ki ne izpolnjujejo meril za izključitev (glej točko 14) in/ali izbiro (glej točko 15).


Poleg tega mora izvajalec Evropski parlament obvestiti o vsakem naknadnem sklepanju pogodb s podizvajalci, ki ni v skladu s ponudbo. Pristojni odredbodajalec si pridružuje pravico, da predlaganega podizvajalca sprejme ali ne. Pri tem zahteva potrebna dokazila, da podizvajalec izpolnjuje zahtevana merila. Evropski parlament v ta namen vedno izda pisno dovoljenje.


Dodelitev naročila ponudniku, ki predlaga podizvajalca, pomeni, da je bilo dano soglasje za oddajo del podizvajalcem.



  1. PREDVIDENI ČASOVNI RAZPORED JAVNEGA RAZPISA


Rok za sprejemanje zahtevkov za dodatna pojasnila: 28. 10. 2009 ob 17.00.

Rok za oddajo ponudb (datum in ura): 5. 11. 2009 ob 17.00.

Datum in ura odpiranja ponudb: 13. 11. 2009 ob 10.00.

Predvideni datum dodelitve naročila: konec novembra 2009.


  1. OGLED PROSTOROV


Ne velja za ta razpis.



  1. RAZLIČNE MOŽNOSTI


Različne možnosti niso sprejemljive.



  1. CENA


Cena je končna in se je ne sme spremeniti ter vključuje vse stroške (potne stroške in stroške bivanja).

V skladu s členom 3 protokola o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti z dne 8. aprila 1965 se ponudbena cena predloži brez DDV-ja in drugih podobnih davkov.


Ponudbena cena mora biti pavšalna, vseobsegajoča in izražena v eurih. To velja tudi za države, ki niso del območja eura. Za ponudnike iz teh držav velja, da se ponudbena cena ne spremeni glede na gibanje menjalnega tečaja. Menjalni tečaj izbere ponudnik, ki prevzame tveganja ali prednosti, povezana z njegovimi spremembami.



  1. GARANCIJE


V priloženem osnutku pogodbe in splošnih pogojih Evropskega parlamenta so navedene pogodbene določbe, ki se uporabljajo.

Garancija za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, ki se uporablja, je naslednja:

Garancija brez ugovora na prvi poziv v znesku 30 000 EUR, potrjena z garantnim pismom banke, finančne ustanove ali tretje osebe, ki jo odobri računovodja Evropskega parlamenta, se zagotovi pred predložitvijo prvega zahtevka za plačilo (vnaprejšnje plačilo). Garancija se sprosti na zahtevo izvajalca 60 (šestdeset) koledarskih dni po izteku veljavnosti pogodbe. Vse stroške v zvezi s to garancijo nosi izvajalec. Garancija zagotavlja izvajanje pogodbe v skladu z določbami iz razpisnih pogojev.

Garancijo v korist Parlamenta izda banka ali pooblaščena finančna ustanova. Po izdaji garancije mora izvajalec predložiti dokazilo o njeni izdaji oz. plačilu pologa.


Garancija se izrazi v eurih. Z njo se banka ali finančna ustanova oziroma tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti ponudnika.



  1. OKOLJSKI VIDIKI


Ponudnik, ki mu je dodeljeno naročilo, se zavezuje, da bo dosledno spoštoval veljavno okoljsko zakonodajo, ki zadeva naročilo. Pri tem je treba poudariti, da se Evropski parlament ravna po sistemu ravnanja z okoljem EMAS. Informacijo o tem navede služba odredbodajalca v prilogi 1 razpisne dokumentacije. Ponudnik zagotovi, da je vse njegovo osebje, ki dela za Evropski parlament, seznanjeno z informacijami Evropskega parlamenta o programu EMAS, zlasti o konkretnem izvajanju okoljskih ukrepov. Na zahtevo Evropskega parlamenta mora potrditi, da so vse osebe, ki bodo opravljale pogodbena dela, ustrezno strokovno usposobljene (s tehničnega, varnostnega in okoljskega vidika) za spoštovanje varnostnih predpisov, pravilno ravnanje z opremo in proizvodi ter sprejemanje ukrepov ob napačnem ravnanju ali drugih možnih nepravilnostih.



  1. POLITIKA SPODBUJANJA ENAKIH MOŽNOSTI


Ponudnik, ki mu je dodeljeno naročilo, se zavezuje, da bo pri izvajanju naročila spoštoval politiko spodbujanja enakosti in raznolikosti ob polnem upoštevanju načel o nediskriminaciji in enakem obravnavanju, opredeljenih v pogodbah Skupnosti. Še posebej se zavezuje, da bo ustvaril, ohranjal in spodbujal odprto in vključujoče delovno okolje, ki bo spoštovalo človeško dostojanstvo in načela enakih možnosti na treh prednostnih področjih:


  • enakost med ženskami in moškimi,

  • zaposlovanje in vključevanje invalidov,

  • odprava vseh ovir pri zaposlitvi in vsakršne diskriminacije na podlagi spola, rasne ali etnične pripadnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti.



  1. IZVEDBA POGODBE


Izvajalec mora pri izvajanju storitev v vseh fazah uresničevanja pogodbe tesno sodelovati s službami Evropskega parlamenta. Vse opravljene storitve mora odobriti Evropski parlament.


Pogodba velja za obdobje šestih mesecev od dneva njenega podpisa.


Izvajalec izvaja pogodbo v skladu z najvišjimi strokovnimi standardi in je izključno odgovoren za izpolnjevanje vseh svojih pravnih obveznosti, zlasti tistih, ki izhajajo iz zaposlitvene, davčne in socialne zakonodaje.


Izvajalec nosi izključno odgovornost za sprejetje vseh potrebnih ukrepov za pridobitev kakršnih koli dovoljenj ali pooblastil, potrebnih za izvajanje pogodbe v skladu z zakoni in predpisi, veljavnimi v kraju, kjer opravlja svoje pogodbene naloge.


Vsa pogodbena sklicevanja na osebje izvajalca se nanašajo izključno na posameznike, ki sodelujejo pri izvajanju pogodbe.


Izvajalec mora zagotoviti, da ima osebje, ki opravlja naročilo, strokovne kvalifikacije in izkušnje, ki se zahtevajo za izvajanje dodeljenih nalog.


Izvajalec ne predstavlja Evropskega parlamenta in ne sme ravnati na način, ki bi ustvarjal tak vtis.


Izvajalec obvesti tretje osebe, da ne pripada evropski javni službi.


Za osebje, ki izvaja naloge, dodeljene izvajalcu, je odgovoren izključno izvajalec.


Izvajalec poskrbi za naslednje v okviru delovnega ali pogodbenega razmerja s svojim osebjem:


Evropski parlament ne sme neposredno ukazovati osebju, ki izvaja naloge, dodeljene izvajalcu.


Evropski parlament se pod nobenim pogojem ne sme šteti za delodajalca osebja, omenjeno osebje pa se obveže, da proti njemu ne bo uveljavljalo pravic, ki izhajajo iz pogodbenega razmerja med Evropskim parlamentom in izvajalcem.


Če pride do motenj zaradi dejanja člana osebja izvajalca, ki je delal v prostorih Evropskega parlamenta, ali če strokovno znanje člana osebja izvajalca ne odgovarja profilu, zahtevanem v pogodbi, izvajalec tega člana takoj nadomesti. Evropski parlament ima pravico zahtevati zamenjavo takšnega člana osebja, pri čemer navede razloge za svoje ravnanje. Nadomestno osebje mora imeti potrebne kvalifikacije in biti sposobno izvajati pogodbo pod enakimi pogodbenimi pogoji. Za vsako zamudo pri izvajanju dodeljenih nalog, ki nastane zaradi nadomestitve osebja, je odgovoren izvajalec.


  1. MERILA ZA IZLOČITEV


Člen 93 finančne uredbe:


  1. Ponudniki so izključeni iz sodelovanja v postopku za oddajo naročila:


  1. če je proti ponudniku uveden stečajni ali likvidacijski postopek ali postopek prisilne poravnave, če je sklenil dogovor z upniki, prenehal poslovati na podlagi sodne ali druge prisilne odločbe ali je proti njemu uveden postopek, ki se nanaša na te postopke, ali je v kakršnih koli podobnih okoliščinah, ki nastanejo iz podobnega postopka, predvidenega v nacionalni zakonodaji ali drugih predpisih;


  1. če je bil pravnomočno obsojen za kaznivo dejanje v zvezi z njegovim poslovanjem;


  1. če mu lahko naročnik na kakršni koli upravičeni podlagi dokaže hujšo kršitev poklicnih pravil;


  1. če ni poravnal obveznosti v zvezi s plačilom prispevkov za socialno varnost ali davkov v skladu z zakonitimi predpisi države, v kateri ima sedež, ali države, v kateri ima sedež naročnik, ali države, v kateri naj bi se pogodba izvajala;


  1. če je bil pravnomočno obsojen zaradi goljufije, korupcije, sodelovanja v kriminalni združbi ali druge nezakonite dejavnosti, ki škodi finančnim interesom Skupnosti;


  1. če za njih trenutno velja upravna kazen iz člena 96(1)1.


Člen 94 finančne uredbe:


  1. Naročilo se ne odda ponudnikom, pri katerih se med postopkom za oddajo naročila za to naročilo ugotovi:

  1. navzkrižje interesov2;


  1. da so predložili zavajajoče informacije glede na zahteve naročnika, ki so pogoj za udeležbo v razpisnem postopku ali pa teh informacij sploh niso predložili;


  1. da so se znašli v eni od situacij za izključitev iz točk a) do f) zgornjega odstavka 1 za določen postopek oddaje naročila.


15. 1. Ocenitev meril za izločitev


  1. Vsi ponudniki predložijo naslednja dokazila:

  • izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če tega ne more predložiti, podoben dokument, ki ga izda sodni ali upravni organ matične države ali države izvora, ki dokazuje, da za ponudnika, kateremu je dodeljeno naročilo, ni velja kateri od primerov, navedenih v členu 93(1)(a), (b) ali (e) finančne uredbe;

  • potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države kot dokaz, da za ponudnika ne velja kateri od primerov, opisanih v členu 93(1)(d) finančne uredbe;


  • če država navedenih dokumentov ali potrdil ne izda in v drugih primerih izključitve iz postopka, navedenih v členu 93 finančne uredbe, se ti lahko nadomestijo z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane stranke pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njegovi matični državi ali državi porekla;

  • častno izjavo z navedenim datumom in podpisom, v kateri ponudnik izjavlja, da ni v katerem od položajev iz členov 93 in 94 finančne uredbe. Vzorec častne izjave je priložen povabilu k oddaji ponudbe (priloga 3).


  1. Ponudnikom ni treba predložiti dokazil iz odstavka 1, če so jih že predložili v okviru drugega postopka oddaje javnega naročila Evropskega parlamenta in pod pogojem, da niso bila izdana pred več kot enim letom in da še vedno veljajo. V tem primeru morajo ponudniki dati častno izjavo, da so dokazila že predložili v enem od prejšnjih postopkov oddaje javnega naročila, ki ga navedejo, in da se njihov položaj od takrat ni spremenil.


  1. MERILA ZA IZBIRO


16. 1. Finančna in poslovna sposobnost


Finančna in poslovna sposobnost se oceni na podlagi enega ali več naslednjih dokumentov, ki jih morajo ponudniki predložiti:


1. ustreznega bančnega izpiska ali dokazila o zavarovanju odgovornosti;


2. bilance stanje ali izvlečka iz bilanc stanja za najmanj zadnji dve leti, za kateri je bil pripravljen zaključni račun, kadar pravo družb države, v kateri ima gospodarski subjekt sedež, zahteva objavo bilance stanja;

3. celotne realizacije in realizacije za storitve, na katere se nanaša naročilo, za obdobje, ki ne sme biti daljše od zadnjih treh poslovnih let.



16.2. Tehnična in strokovna sposobnost


Tehnična sposobnost se oceni na podlagi naslednjih dejavnikov, ki se dokazujejo s spremnimi dokumenti:


1. izkušnje in usposobljenost, tako izobrazbena kot strokovna, izvajalca storitev in vodilnih delavcev podjetja, zlasti tistih, ki so odgovorni za izvedbo storitve, kar dokazujejo z življenjepisom;


2. referenčni seznam glavnih storitev in dobav blaga v zadnjih treh letih, z zneski, datumi in seznamom javnih in zasebnih prejemnikov. Če je prejemnik teh storitev in dobav služba institucije Skupnosti, gospodarski subjekt predloži dokazila v obliki potrdil, ki jih izda ali sopodpiše pristojni organ;


3. izvajalci storitev morajo jasno navesti, za kolikšen delež naročila nameravajo skleniti pogodbo s podizvajalci (če sploh), in svoje povezave s podizvajalci;


4. ponudnik lahko uporabi tudi sposobnosti drugih subjektov ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora Evropskemu parlamentu dokazati, da bo imel na razpolago potrebna sredstva za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu jih bodo dali na razpolago;


5. Zahtevane naloge se opravljajo v angleščini in/ali francoščini. Poleg tega je predpogoj pri izbiri, da osebje (t.j. jedro skupine), ki je odgovorno za njihovo opravljanje, ta dva jezika obvlada.





16.3. Dokazilo o statusu


Dokazilo o statusu se oceni na podlagi spodnjih dejavnikov, razvidnih iz spremnih dokumentov.


1. Ponudniki morajo biti fizične ali pravne osebe (predložiti morajo dokazilo o vpisu v trgovinski ali poslovni register ali izjavo pod prisego ali potrdilo o članstvu v določeni organizaciji ali dokazilo o vpisu v register zavezancev za plačilo DDV).



  1. MERILA ZA DODELITEV


Pogodba bo dodeljena ponudniku, ki bo dosegel najboljše razmerje med kakovostjo in ceno.


Ponudbe se bodo ocenjevale na podlagi naslednjih meril:


  • razumevanje ciljev naročila in nalog, ki se bodo izvajale; (30 točk)


  • kakovost in ustreznost metodologije v ponudbi; (40 točk)


  • ustreznost upravljanja projekta, predvsem glede usklajevanja dela; (30 točk)


Vrednotenje posameznih meril je naslednje:

  • merilo kakovosti 1 največ 30 točk

  • merilo kakovosti 2 največ 40 točk

  • merilo kakovosti 3 največ 30 točk


Ponudbe ponudnikov so izbrane, če pri izračunu najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno prejmejo:


  • najmanj 20 točk za merilo 1

  • najmanj 30 točk za merilo 2

  • najmanj 20 točk za merilo 3


Ponudbe ponudnikov so izbrane, če pri izračunu najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno prejmejo najmanj 70 točk za vsa tri merila skupaj.


Razmerje se izračuna tako, da se skupna cena deli s številom zbranih točk pri ocenjevanju meril za dodelitev. Izbrana je ponudba, ki doseže najnižji količnik.



  1. SPOROČANJE REZULTATOV


Evropski parlament vsakega posameznega ponudnika istočasno po pošti in elektronski pošti ali faksu obvesti, da njegova ponudba ni bila izbrana. Vsakemu posebej navede razloge za njeno zavrnitev in razpoložljiva pravna sredstva zoper njegovo odločitev.


Xxxxxx obvesti izbranega ponudnika o svojem sklepu o dodelitvi naročila in pri tem navede, da ta institucije ne zavezuje. Pogodba se podpiše po preteku štirinajstih koledarskih dni po dnevu istočasnega obvestila o sklepih zavrnitve in dodelitve naročila.


Pogodba, ki je podpisana pred pretekom štirinajstih koledarskih dni, je nična in neveljavna.


Ponudniki, ki niso bili izbrani, lahko prejmejo dodatna pojasnila o razlogih za zavrnitev njihovih ponudb, za katera pisno zaprosijo bodisi po pošti, faksu ali elektronski pošti. Samo ponudniki, ki so oddali sprejemljive ponudbe, lahko zaprosijo za podatke o značilnostih in prednostih izbrane ponudbe in o imenu izbranega ponudnika. Kot sprejemljive štejejo ponudbe ponudnikov, ki niso izločene in ki izpolnjujejo merila izbire. Razkritje določenih informacij pa se lahko opusti, če bi oviralo uporabo prava, če bi bilo v nasprotju z javnim interesom ali bi škodovalo zakonitim poslovnim interesom javnih ali zasebnih podjetij ali bi lahko povzročilo izkrivljanje poštene konkurence med njimi.



  1. ODLOŽITEV POSTOPKA


Evropski parlament lahko po potrebi odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če to opravičujejo zahtevki ali pripombe, ki so jih predložili neuspešni ali oškodovani ponudniki, ali kakršni koli drugi ustrezni podatki, ki so bili prejeti. Xxxxxxxx, pripombe ali podatki morajo prispeti v roku štirinajstih koledarskih dni po dnevu istočasnega obvestila o sklepih o zavrnitvi in dodelitvi naročila ali po objavi obvestila o njegovi dodelitvi. V primeru odložitve se vsi ponudniki o tem obvestijo v treh delovnih dneh po sklepu o odložitvi.


Po dodatnem pregledu Evropski parlament lahko potrdi sklep o dodelitvi, ga spremeni ali prekliče postopek. Vsi konkurenčni ponudniki so o razlogih za sprejetje novega sklepa pisno obveščeni.

Priloga 1


OKOLJSKA POLITIKA EVROPSKEGA PARLAMENTA


Evropski parlament priznava, da mora pozitivno prispevati k trajnostnemu razvoju, ki je dolgoročni cilj, in sicer ne le prek vloge, ki jo igra na političnem področju in pri zakonodajnem postopku, temveč tudi v okviru svojega delovanja in odločitev, ki jih mora sprejemati vsak dan.


Zato je odločil, da bo njegova uprava začela uporabljati standard EMAS (Eco-Management and Audit Scheme), kar bo pripomoglo k doseganju vse boljših okoljskih rezultatov na področjih dejavnosti, izdelkov in storitev.


S tem se Evropski parlament zavezuje, da bo:


  • zmanjšal svoje emisije ogljikovega dioksida;

  • spodbujal učinkovito rabo energije, vode in papirja;

  • uvajal najboljše prakse, kar zadeva ravnanje z odpadki;

  • vključil smernice glede okolja v postopke, povezane z javnimi naročili;

  • spodbujal odgovorno in ustrezno ravnanje, in sicer z usposabljanjem, informiranjem in ozaveščanjem vseh zaposlenih, članov in pomočnikov glede vidikov njihovih dejavnosti, povezanih z okoljem;

  • sprejemal ukrepe za preprečevanje onesnaževanja;

  • zagotavljal izpolnjevanje pogojev, ki jih glede okolja nalagajo zakoni in drugi predpisi;

  • deloval tako, da se bodo vsi v Parlamentu zavezali k izpolnjevanju standarda EMAS in izvajanju ukrepov za izboljšanje okolja, ki izhajajo iz tega standarda;

  • predvidel ustrezna sredstva za svoj sistem za okoljsko ravnanje in s tem povezane ukrepe;

  • spodbujal preglednost pri komunikaciji in dialogu z zainteresiranimi strankami, in sicer tako na notranji kot na zunanji ravni.


Evropski parlament se zavezuje, da bo opisal, izvajal in nadaljeval svojo okoljsko politiko, o njej obvestil svoje člane, zaposlene, pogodbenike in vse ostale zainteresirane stranke ter zagotovil, da bo ta politika javno dostopna.


Okoljska politika Evropskega parlamenta se izvaja prek njegovega sistema za okoljsko ravnanje. Okoljska politika in sistem za okoljsko ravnanje neposredno in posredno pokrivata glavne okoljske vidike in njihov vpliv na zadevna območja ter omogočata oblikovanje ustreznih ciljev.



Xxxx-Xxxx Xxxxxxxxx, predsednik Xxxxxx Xxxxx, generalni sekretar Bruselj, 27. novembra 2007 Bruselj, 27. novembra 2007

DrawObject1


Varstvo okolja (EMAS)

v stavbah Evropskega parlamenta

Naslovniki: zaposleni v podjetjih, ki delajo za Evropski parlament


Kaj je EMAS?

E

Podpis „politike EMAS“ 27. novembra 2007

MAS je sistem, ki ga uporablja Evropski parlament (EP), da bi zmanjšal vpliv svojih dejavnosti na okolje. Gre za sistem za okoljsko ravnanje, ki temelji na standardu ISO 14001:2004 ter uredbah EMAS št. 761/2001 in št. 196/2006. Parlament je začel EMAS uporabljati po odločitvi predsedstva leta 2004.

Predsednik in generalni sekretar EP sta podpisala „politiko EMAS“. S tem dokumentom se je Parlament zavezal, da bo nenehno zmanjševal svoj vpliv na okolje na področjih, kot so proizvodnja pisarniških in kuhinjskih odpadkov, ravnanje z nevarnimi snovmi, emisije CO2 za boj proti globalnemu segrevanju, poraba energije, vode in papirja, spoštovanje okoljske zakonodaje, usposabljanje zaposlenih ...

Kako lahko moje podjetje v Evropskem parlamentu pripomore k izboljšanju okolja?

K temu boste pripomogli z upoštevanjem veljavne okoljske zakonodaje ter vseh navodil in postopkov, ki se nanašajo na okolje. Vaša družba naj vsem izvajalcem dejavnosti, ki pomembno vplivajo na okolje, zagotovi potrebno usposabljanje. Torej igra vaše podjetje bistveno vlogo pri izboljšanju kakovosti okolja v EP.

Naše okoljske obveznosti so navedene tudi v naših novih pogodbah: "Pogodbena stranka se zavezuje, da bo spoštovala [...] okoljske značilnosti naročila in vse ostale podobne pogoje, določene v specifikaciji in po potrebi podrobno opredeljene v ponudbi pogodbene stranke. Evropski parlament si pridržuje pravico, da izvaja potrebne preglede in revizije neposredno pri izvajalcu za zagotovitev spoštovanja okoljskih zahtev. Če Evropski parlament ugotovi, da je izvajalec kršil zahtevane okoljske obveznosti ali zavrnil preverjanje s strani Evropskega parlamenta ali ustrezno pooblaščenega organa lahko to pogodbo prekine".

V primeru uporabe okolju nevarnih snovi morate upoštevati veljavno zakonodajo in poznati okoljske postopke EP. Za dodatne informacije se obrnite na vašo odgovorno osebo v Evropskem parlamentu.



Č e se nahajate v naših stavbah in ugotovite, da je prišlo do nesreče z izrazitimi posledicami za okolje (na primer požar, eksplozija, uhajanja vode, mazuta, plina, olja ali drugih nevarnih snovi), o tem obvestite varnostno službo ( 85112). Isto številko lahko pokličete v primeru nujnih zdravniških primerov.



Zahvaljujemo se pogodbenim sodelavcem in podizvajalcem v Parlamentu za njihov dragocen prispevek k sortiranju, skladiščenju in reciklaži odpadkov. Še enkrat vas želimo spomniti na pomen sortiranja in vas prosimo, da pripomorete k ozaveščanju vaših kolegov o pomembni vlogi, ki jo imate za okolje.


In kaj bi lahko storilo moje podjetje, če povzroča druge vplive na okolje?

Če dejavnosti, ki jih vaše podjetje izvaja za Evropski parlament, povzročajo še druge vplive na okolje (poraba papirja, goriva, elektrike in vode, proizvodnja drugih vrst odpadkov ...), se lahko obrnete na vašo odgovorno osebo v Evropskem parlamentu in skupaj z njo poskusite izboljšati vašo okoljevarstveno učinkovitost (prav tako vam je na voljo usklajevalna ekipa EMAS).


Nekaj drobnih nasvetov za vsakdanje življenje:

DrawObject2

Varčujte z vodo. Dobro zapirajte pipe in v primeru ugotovitve puščanja o tem obvestite ustrezno službo.

Reciklirajte odpadke. Pospravite svoje odpadke in jih razvrstite v ustrezne smetnjake. Nepravilno sortiranih odpadkov ni mogoče reciklirati!




Varčujte z energijo. Ugasnite luči, ko jih ne potrebujete, in tako prihranite elektriko.


Raje potujte z javnimi prevoznimi sredstvi. Promet je eden najpomembnejših povzročiteljev emisij CO2.


DrawObject3

Uporabljajte stopnice. S tem boste naredili uslugo svojemu zdravju in okolju!







Je Evropski parlament za okolje naredil že kaj konkretnega? EP si že dolgo prizadeva za izboljšanje stanja okolja. Nekaj konkretnih dosežkov:

– Zavezal se je, da bo do leta 2020 svoje emisije CO2 zmanjšal za 30 %.

– Sortira in reciklira svoje odpadke ter je posebej pozoren na nevarne izdelke.

– Vsa elektrika, ki jo porabi na vseh treh delovnih lokacijah, je pridobljena iz obnovljivih virov.

– Od leta 2005 je svojo skupno porabo energije že zmanjšal za 9 %.

– V javna naročila vključuje okoljevarstvene klavzule.

S te vedeli, da je Parlament prejel certifikata EMAS in ISO 14001:2004? Zato se bodo vsako leto izvajale zunanje revizije in ocenjena bo tudi vaša vključenost v sistem za okoljsko ravnanje.


EMAS ste vi!

DrawObject4

EMAS-214


DrawObject5

1 Člen 96(1):

Naročnik lahko izreče upravne ali denarne kazni:

(a) kandidatom ali naročnikom v primerih iz točke (b) člena 94;
(b) izvajalcem, za katere je bila ugotovljena resna kršitev obveznosti v zvezi z naročili, ki se financirajo iz proračuna. Vendar pa mora naročnik v vseh primerih zadevni osebi dati možnost, da izrazi svoje stališče.

2 Ponudniki morajo izjaviti, da v zvezi z naročilom nimajo nobenega navzkrižja interesov (gospodarskega interesa, zaradi političnih ali narodnostnih razlogov, zaradi družinskih ali čustvenih vezi in drugih vezi ali skupnih interesov).

<PathFdR> </PathFdR> 0/18

SL

Document Metadata

Filed: March 16th, 2023