POSEBNI SPORAZUM št./..

P osebni sporazum o dodelitvi posebnih nepovratnih sredstev Evropske solidarnostne enote


Številka sporazuma: [izpolnjeno]



POSEBNI SPORAZUM št./..


Ta posebni sporazum ("posebni sporazum") je sklenjen med naslednjima strankama:


Na eni strani,


Movit, Zavod za razvoj mobilnosti mladih

Xxxxxxxx xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx

Matična številka: 1199013001

ID številka za DDV: SI87660407


Nacionalna agencija (v nadaljnjem besedilu "NA"), ki jo za namene podpisa tega posebnega sporazuma zastopa direktor Xxxx Xxxxxxx, ki deluje pod pooblastilom Evropske komisije, v nadaljnjem besedilu "Komisija",

in


na drugi strani,


"partner"


[polno uradno ime partnerja]

[uradna pravna oblika] [če se uporablja]

Matična številka: [če se uporablja]

[polni uradni naslov]

ID številka za DDV/ Davčna številka: če se uporablja


Koda PIC: [koda PIC],


Številka znaka kakovosti [številka znaka kakovosti]: ……

Akreditacija za prostovoljstvo iz programa Erasmus +: [številka akreditacije],


ki jo za namene podpisa tega posebnega sporazuma zastopa položaj, ime in priimek]



Zgoraj navedeni stranki

SE STRINJATA

s posebnim sporazumom in naslednjimi prilogami:

Priloga I se ne uporablja

Priloga II Opis ukrepa; predvideni proračun

Priloga III Finančna in pogodbena pravila

Priloga IV Veljavne stopnje

Priloga V Predloga za sporazume, ki se uporabljajo med partnerji in prostovoljci

ČLEN 1 - PREDMET SPORAZUMA


Posebni sporazum je sklenjen v okviru partnerstva med strankama. Sestavljen je v skladu z ustreznimi pogoji okvirnega partnerskega sporazuma št. […], podpisanim med NA in partnerjem [vstaviti datum, ko je zadnja stranka podpisala okvirni sporazum] ("okvirni sporazum").


NA se je odločila, da pod pogoji, določenimi v posebnem sporazumu in okvirnem sporazumu, dodeli nepovratna sredstva ("posebna nepovratna sredstva za aktivnost") za aktivnost[vstavite naziv aktivnosti v krepkem tisku] ("aktivnost"), kakor je opisano v Prilogi II.


S podpisom posebnega sporazuma partner sprejema nepovratna sredstva in se strinja, da bo izvedel aktivnosti v skladu s pogoji in določili posebnega sporazuma in okvirnega sporazuma, vse na lastno odgovornost.

ČLEN 2 - ZAČETEK VELJAVNOSTI IN OBDOBJE IMPLEMENTIRANJA POSEBNEGA SPORAZUMA


2.1 Posebni sporazum začne veljati na dan podpisa zadnje stranke.


2.2 Aktivnost se izvaja [vstavite krepko] mesecev, z začetkom [prvi dan [meseca] po datumu, ko zadnja stranka podpiše posebni sporazum] [vstavi datum] (1).

ČLEN 3 - NAJVEČJI ZNESEK IN OBLIKA DODELITVE

3.1 Najvišji znesek nepovratnih sredstev je [vstavite znesek] EUR.

3.2 Nepovratna sredstva so v obliki prispevkov na enoto in povračila dejansko nastalih upravičenih stroškov v skladu z naslednjimi določbami:


  1. upravičeni stroški, kot je določeno v Prilogi III;

  2. predvideni proračun, kot je določeno v Prilogi II;

  3. finančna pravila, kot so določena v Prilogi III.

3.3 Proračunski prenosi brez sprememb


Partnerju je dovoljeno prenesti sredstva med različne proračunske kategorije, ki povzročijo spremembo ocenjenega proračuna in povezanih aktivnosti, opisanih v Prilogi II, ne da bi zahtevali spremembo posebnega sporazuma, kot je določeno v členu II.13, pod pogojem, da:


  • se projekt izvaja v skladu z odobreno prijavo projekta in splošnimi cilji, opisanimi v Prilogi II,


  • in se upoštevajo naslednja posebna pravila:


  1. Partnerju je dovoljeno prenesti do 100 % dodeljenih sredstev za potovanja, organizacijsko podporo, žepnino in jezikovno podporo med temi proračunskimi kategorijami ali podporo za vključevanje kategorij;


  1. Partnerju je dovoljeno prenesti do 10 % sredstev, dodeljenih za kategorijo izrednih stroškov proračuna v katero koli drugo proračunsko kategorijo.

ČLEN 4 - POROČANJE, ZAHTEVA ZA PLAČILA IN PODPORNA DOKUMENTACIJA

4.1 Obdobja poročanja


Aktivnost je razdeljena na naslednja obdobja poročanja:

- Obdobje poročanja: od 1. januarja 2019 do 30. junija 2020.

4.2 Zahtevek[ki] za drugo [in] [,] [tretje] [in] [,] [četrto] [enako za nadaljnje] plačilo[a] predhodnega financiranja in spremne dokumente

Se ne uporablja

4.3 Zahtevek[ki] za vmesno[a] plačilo[a] in dokazila

Se ne uporablja

4.4 Končno poročilo in zahtevek za plačilo preostalega zneska

Partner mora predložiti zahtevek za plačilo preostalega zneska v [60] [ali krajšem obdobju, ki ga določi NA] koledarskih dni po koncu zadnjega obdobja poročanja. Partner mora izpolniti končno poročilo o izvajanju aktivnosti. To poročilo mora vsebovati informacije, ki so potrebne za utemeljitev zahtevanega zneska na podlagi prispevkov na enoto, kadar so nepovratna sredstva v obliki povračila prispevkov na enoto ali upravičenih stroškov, ki so dejansko nastali v skladu s Prilogo III.]


Končno poročilo se šteje kot zahteva partnerja za plačilo preostanka nepovratnih sredstev.


Partner mora potrditi, da so informacije v zahtevku za plačilo preostalega zneska popolne, zanesljive in resnične. Prav tako mora potrditi, da se nastali stroški lahko štejejo za upravičene v skladu s posebno pogodbo in da je zahtevek za plačilo utemeljen z ustreznimi dokazili, ki jih je mogoče predložiti v okviru pregledov ali revizij, opisanih v členu II.27 splošnih pogojev.

4.5 Informacije o nastalih kumulativnih izdatkih

Se ne uporablja

4.6 Valuta za zahtevke za plačilo in konverzijo v evre


Zahtevek za plačilo mora biti pripravljen v evrih.


Partner s splošnimi računi v valuti, ki ni evro, mora stroške, nastale v drugi valuti, pretvoriti v evre po povprečju dnevnih menjalnih tečajev, objavljenih v seriji C Uradnega lista Evropske unije, določenih v ustreznem obdobju poročanja. (na voljo na xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xx.xxxx).


Partner, čigar glavna knjiga je v evrih, mora stroške, ki nastanejo v drugi valuti, preračunati v evre v skladu s svojimi običajnimi računovodskimi praksami.


4.7 Xxxxx zahtevkov za plačila in poročila


Vsi zahtevki za plačila in poročila morajo biti predloženi v slovenskem jeziku.

ČLEN 5 - PLAČILA IN PLAČILNA UREDITEV2

5.1 Izplačila


NA mora partnerju izplačati naslednja plačila:

- plačilo predhodnega financiranja;

- eno plačilo razlike na podlagi zahtevka za plačilo razlike iz člena 4.4.

5.2 Plačilo predhodnega financiranja


Cilj predhodnega financiranja je partnerju zagotoviti likvidna sredstva. Predhodno financiranje ostane v lasti NA do plačila preostalega zneska.

NA mora partnerju plačati v 30 dneh po začetku veljavnosti sporazuma predhodno financiranje v znesku […] EUR, kar ustreza 80 % najvišjega zneska nepovratnih sredstev iz člena I.3.1.


5.3 Vmesna plačila

se ne uporablja

5.4 Plačilo preostalega zneska


Plačilo preostalega zneska povrne ali krije preostali del upravičenih stroškov, ki jih ima partner pri izvajanju aktivnosti.

Če je skupni znesek prejšnjih plačil večji od končnega zneska nepovratnih sredstev, določenega v skladu s členom II.25 okvirnega sporazuma, je plačilo razlike v obliki vračila, kot je določeno v členu II.26 okvirnega sporazuma.

Če je skupni znesek prejšnjih plačil večji od končnega zneska nepovratnih sredstev, določenega v skladu s členom II.25 okvirnega sporazuma, mora NA plačati preostanek v 60 koledarskih dneh od dneva, ko prejme dokumente iz člena 4.4, razen če se uporabljata člena II.24.1 ali II.24.2 okvirnega sporazuma.

Plačilo je odvisno od odobritve zahtevka za plačilo preostalega zneska in spremnih dokumentov. Njihova odobritev ne pomeni priznanja skladnosti, verodostojnosti, popolnosti ali pravilnosti njihove vsebine.

NA določi dolgovani znesek tako, da odšteje skupni znesek predhodnega financiranja in morebitnih vmesnih plačil (če sploh) iz končnega zneska nepovratnih sredstev, določenega v skladu s členom II.25 okvirnega sporazuma.

Znesek, ki ga je treba plačati, se lahko brez soglasja partnerja izravna z vsemi drugimi zneski, ki jih partner dolguje NA, do najvišjega zneska nepovratnih sredstev.

5.5 Obvestilo o zapadlih zneskih


NA mora poslati uradno obvestilo partnerju, v katerem:

  1. ga obvesti o dolgovanem znesku; in

  2. navede, ali se obvestilo nanaša na dodatno plačilo predhodnega financiranja, vmesno plačilo ali plačilo razlike.

Za plačilo preostalega zneska mora NA določiti tudi končni znesek nepovratnih sredstev, določen v skladu s členom II.25 okvirnega sporazuma.

5.6 Zamudne obresti


Če NA ne plača v roku za plačilo, je partner upravičen do zamudnih obresti po obrestni meri, ki jo Evropska centralna banka uporablja za svoje glavne operacije refinanciranja v evrih ("referenčna obrestna mera"), plus tri in pol točk. Referenčna obrestna mera je stopnja, ki velja na prvi dan meseca, v katerem poteče rok za plačilo, kot je objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Zamudne obresti se ne plačajo, če je partner država članica Unije (vključno z regionalnimi in lokalnimi vladnimi organi in drugimi javnimi organi, ki delujejo v imenu in na račun države članice za namene okvirnega sporazuma in posebnega sporazuma).

Če NA prekine rok za plačilo, kot je določeno v členu II.24.2 okvirnega sporazuma ali če odloži plačila, kot je določeno v členu II.24.1 okvirnega sporazuma, se te dejavnosti se ne smejo obravnavati kot primeri zamude pri plačilu.

Zamudne obresti zajemajo obdobje od dneva po datumu zapadlosti plačila do vključno dejanskega plačila, kot je določeno v členu 5.8. NA ne upošteva plačljivih obresti pri določanju končnega zneska nepovratnih sredstev v smislu člena II.25 okvirnega sporazuma.

Izjema od prvega pododstavka, če so obračunane obresti nižje ali enake 200 EUR, jih je treba plačati partnerju le, če jih partner zahteva v dveh mesecih po prejemu zapadlega plačila.

5.7 Valuta za plačila


NA mora plačevati v evrih.

5.8 Datum plačila


Za plačila NA se šteje, da so bila izvedena na dan, ko so knjižena v breme njenega računa.

5.9 Stroški plačilnih prenosov


Stroški plačilnih prenosov so naslednji:

  1. NA krije stroške prenosa, ki ga zaračuna njena banka;

  2. partner nosi stroške prenosa, ki ga zaračuna njegova banka;

  3. stranka, ki povzroči ponovitev prenosa, nosi vse stroške ponovnega prenosa.

5.10 Plačila partnerju


NA mora izplačati partnerju.

Plačila partnerju Komisiji odtegnejo plačilno obveznost.

ČLEN 6 - BANČNI RAČUN ZA PLAČILA


Vsa plačila je treba opraviti na bančni račun partnerja, kot je navedeno spodaj:

Naziv banke: […]
Natančno ime imetnika računa: […]
Celotna številka računa (vključno z bančnimi kodami): […]
[IBAN koda: […]]3

ČLEN 7 – KONTAKTNI PODATKI POGODBENIH STRANK

7.1 Kontaktni podatki NA


Vsako sporočilo, naslovljeno na NA, je treba poslati na naslednji naslov:

MOVIT

Xxxxxxxx xxxxx 0

1000 Ljubljana, Slovenija

Elektronski naslov: xxxx@xxxxx.xx

7.2 Kontaktni podatki partnerja


Vsako sporočilo NA od partnerja mora biti poslano na naslednji naslov:

[polno uradno ime partnerja]

[polni uradni naslov]

Elektronski naslov kontaktne osebe: [uradni e-poštni naslov partnerja]


ČLEN 8 - ZAŠČITA IN VARNOST UDELEŽENCEV

Partner mora imeti vzpostavljene učinkovite postopke in ureditve za zagotavljanje varnosti ter zaščite udeležencev v njihovem projektu. Partner mora zagotoviti, da ima vsak udeleženec ustrezno zavarovanje za aktivnosti, opisane v Prilogi II.


Partner mora zagotoviti, da je vsak udeleženec v čezmejni aktivnosti zavarovan z zavarovalno polico, ki jo zagotavlja Evropska solidarnostna enota za celotno obdobje bivanja v tujini.


ČLEN 9 - DODATNE DOLOČBE O UPORABI REZULTATOV (VKLJUČNO S PRAVICAMI INTELEKTUALNE IN INDUSTRIJSKE LASTNINE)

Poleg določbe iz člena II.9.3, če partner izdeluje izobraževalna gradiva v okviru projekta, morajo biti takšni materiali dostopni prek interneta, brezplačno in z odprtimi licencami4.


ČLEN 10 - UPORABA ORODIJ IT

10.1 Orodje za mobilnost Mobility Tool+


Partner mora uporabiti spletno orodje Mobility Tool +, da beleži vse informacije v zvezi z aktivnostmi, ki se izvajajo v okviru projekta, ter izpolni in predloži poročilo o napredku, vmesno poročilo (če je na voljo v orodju za mobilnost Mobility Tool+ in za primere, določene v členu 4.3) in končno poročilo.

10.2 Platforma projektnih rezultatov Evropske solidarnostne enote

Partner lahko za razširjanje rezultatov projekta uporabi platformo projektnih rezultatov Evropske solidarnostne enote v skladu z navodili, ki so na voljo na platformi.

10.3 Portal Evropske solidarnostne enote


Partner mora izbrati svoje udeležence iz portala Evropske solidarnostne enote, tako da pošlje ponudbo prek sistema za upravljanje in podporo napotitev (Placement Administration and Support System - PASS).


ČLEN 11 - DODATNE DOLOČBE O PODIZVAJANJU

Z odstopanjem se določbe iz točk (c) in (d) člena II.11.1 ne uporabljajo.


ČLEN 12 - DODATNA DOLOČBA O PREPOZNAVNOSTI FINANCIRANJA UNIJE

Brez poseganja v člen II.8 mora partner potrditi podporo, ki jo je prejel v okviru Evropske solidarnosti v vseh komunikacijskih in promocijskih materialih, vključno s spletnimi stranmi in družbenimi omrežji. Smernice za partnerje in tretje osebe so na voljo na naslovu

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx_xx.


ČLEN 13 - PODPORA UDELEŽENCEV

Če mora partner med izvajanjem projekta nuditi podporo mladim udeležencem, mora nuditi takšno podporo v skladu s pogoji, določenimi v Prilogi II in Prilogi V (če se uporablja).


V skladu z dokumenti iz Priloge V mora partner:

  • V celoti prenesti finančno podporo za proračunske kategorije žepnina/dodatek za selitev mladih udeležencev, pri čemer se uporabijo stopnje za prispevke na enoto, kot je določeno v Prilogi IV;

In

  • Ali nakaže finančno podporo za proračunske kategorije potovanja in jezikovno podporo v celoti mladim udeležencem, pri čemer se uporabijo stopnje za prispevke na enoto, kot je določeno v Prilogi IV;

– ali zagotovi podporo proračunskim kategorijam potovanja in jezikovne podpore mladim udeležencem v obliki zagotavljanja potrebnih storitev podpore za potovanje potovalne/jezikovne podpore. V takem primeru mora partner zagotoviti, da bo zagotavljanje podpore za potovanje/jezikovne podpore izpolnjevalo potrebne standarde kakovosti in varnosti.

Partner lahko združi obe možnosti iz prejšnjega odstavka, če zagotavljata pošteno in enako obravnavo vseh udeležencev. V takem primeru morajo biti pogoji, ki veljajo za vsako možnost, uporabljeni za proračunske kategorije, za katere se uporablja zadevna možnost.

ČLEN 14 - SPREMEMBE SPORAZUMA O DODELITVI SREDSTEV BREZ DOPOLNILA

Partner lahko spremeni posebni sporazum, ne da bi zahteval spremembo, pod pogojem, da:


  • se projekt izvaja v skladu z odobreno prijavo projekta in splošnimi cilji, opisanimi v Prilogi II,


  • in se upoštevajo naslednja posebna pravila:


  1. Partner lahko prosto spremeni trajanje aktivnosti, dokler se spoštujejo minimalna in maksimalna obdobja, določena v Vodniku Evropske solidarnostne enote, in da se vrsta aktivnosti ne spremeni;


  1. Partner lahko prosto spreminja tokove udeležencev, če se upoštevajo ustrezna merila, določena v Vodniku Evropske solidarnostne enote za ustrezne aktivnosti.

ČLEN 15 - SOGLASJE STARŠEV/XXXXXXXXX

se ne uporablja

ČLEN 16 - POTRDILO YOUTHPASS, POTRDILO O UDELEŽBI


16.1 Partner mora obvestiti udeležence, vključene v projekt, o njihovi pravici do podpore v postopku Youthpass in prejema potrdila Youthpass.


16.2 Partner je odgovoren za zagotavljanje podpore pri identifikaciji in dokumentiranju neformalnih in priložnostnih učnih rezultatov, ki jih pridobijo udeleženci projekta, in je dolžan vsakemu posameznemu udeležencu zagotoviti potrdilo Youthpass, ki ga zahteva na koncu aktivnosti.


16.3 Brez poseganja v zgornje določbe mora partner vsakemu udeležencu izdati potrdilo o udeležbi na koncu aktivnosti.

ČLEN 17 - DODATNA DOLOČBA O NADZORU IN OCENJEVANJU


NA in Komisija bosta spremljali pravilno izvajanje vseh zahtev, ki izhajajo iz znaka kakovosti ali akreditacije za prostovoljstvo iz programa Erasmus + , ki jo ima partner.


V primeru, da se pri nadzoru odkrijejo pomanjkljivosti, mora partner vzpostaviti in izvajati akcijski načrt v roku, ki ga določi NA ali Komisija. Če ni ustreznih in pravočasnih popravnih ukrepov s strani partnerja, bo NA začasno prekinila ali umaknila znak kakovosti ali akreditacijo za prostovoljstvo iz programa Erasmus +.

ČLEN 18 - SPLETNA JEZIKOVNA POPDORA (OLS)


Licence za jezikovno ocenjevanje OLS so dodeljene vsem mladim, ki opravljajo čezmejno aktivnost več kot dva meseca in bodo v svojih aktivnostih uporabljali enega od zgoraj navedenih jezikov (razen naravnih govorcev). Izvesti morajo spletno ocenjevanje pred in ob koncu aktivnosti.

Projektu se dodeli [NA vnese številko: X] licenc za ocene znanja jezikov v okviru spletne jezikovne podpore.

Projektu se dodeli [NA vnese številko: X] licenc za jezikovne tečaje v okviru spletne jezikovne podpore.

Partner mora dodeljene licence uporabiti v skladu z določbami Priloge III.


Prošnje za prilagoditev števila licenc za ocene znanja jezikov v okviru spletne jezikovne podpore ali licenc za jezikovne tečaje v okviru spletne jezikovne podpore mora partner poslati NA. Sprejetje zahteve s strani NA ne sme zahtevati spremembe Sporazuma v smislu člena II.13.


ČLEN 19 - POSEBNA ODSTOPANJA OD PRILOGE III POSEBNEGA SPORAZUMA - FINANČNA IN POGODBENA PRAVILA

1. V tem posebnem sporazumu je treba v Prilogi III izraz "upravičenec" razumeti kot "partner". Sklicevanje na člen I.2.2 je treba razumeti kot sklicevanje na člen 2.2, sklicevanje na člen I.3.3 je treba razumeti kot sklicevanje na člen 3.3 in sklicevanje na člen I.4.2 je treba razumeti kot sklicevanje na člen 4.2.




Skrbnica/Skrbnik sporazuma:

Ime in priimek


Za partnerja Za NA

[položaj/ime/priimek] Xxxx Xxxxxxx, direktor

V/Na__________________ dne________ V Ljubljani,

1 Za posebna nepovratna sredstva za aktivnost mora biti datum poznejši od datuma začetka veljavnosti posebnega sporazuma, razen če pristojna nacionalna agencija ne dovoli drugače, če partner dokaže, da je treba aktivnost začeti pred začetkom veljavnosti sporazuma o dodelitvi sredstev. V vsakem primeru naveden datum ne sme biti prej od datuma predložitve vloge za dotacijo (člen 130 FR).

2 1. Običajni razpored plačil za sporazume o dodelitvi sredstev za največ dve leti: običajno eno predplačilo v višini 80 % in plačilo v višini 20 %. Vendar v primeru pomanjkanja zadostnih odobritev plačil NA lahko:

  1. prvo predhodno financiranje zmanjša za 60 % do 80 % in uporabi plačilo v višini 40-20 % najvišjega zneska nepovratnih sredstev, ali

  2. razdeli prvo predhodno financiranje na dve plačili brez vmesnega poročila, pri čemer skupni znesek obeh plačil znaša 80 % najvišjega zneska nepovratnih sredstev in plačilo v višini 20 % najvišjega zneska nepovratnih sredstev.

2. Običajni razpored plačil za sporazume o dodelitvi sredstev za več kot dve leti: eno predhodno financiranje v višini 40 % ob podpisu sporazuma, eno dodatno predhodno financiranje v višini 40 % na podlagi vmesnega poročila in plačilo v višini 20 % najvišjega zneska nepovratnih sredstev.

3 Koda BIC ali SWIFT se lahko uporablja za države, ki ne uporabljajo kode IBAN.

4 Odprta licenca - način, s katerim lastnik dela izda dovoljenje drugim uporabnikom za uporabo vira. Licenca je povezana z vsakim virom. Obstajajo različne odprte licence glede na obseg odobrenih dovoljenj ali omejitev in upravičenec lahko prosto izbere posebno licenco za svoje delo.  Odprto licenco je treba povezati z vsakim proizvedenim virom.  Odprta licenca ni prenos avtorskih pravic ali pravic intelektualne lastnine.

10


Document Metadata

Filed: February 6th, 2019