Contract
Republika Slovenija, Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport, Urad RS za mladino, Masarykova 16, Ljubljana (v nadaljnjem besedilu: naročnik), ki ga zastopa direktorica xxx. Xxxxxxx Xxxxx
davčna številka: 67767664
matična številka: 5543363000
in
____________, ____________________ (v nadaljnjem besedilu: nacionalna agencija), ki ga/jo zastopa ___________________
davčna številka: __________
matična številka: __________
skleneta in dogovorita
OKVIRNI SPORAZUM št. XXXX
o izvajanju dejavnosti nacionalne agencije evropskega
programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota v Republiki Sloveniji v obdobju 2021 – 2027
UVODNE DOLOČBE
1. člen
Pogodbeni stranki uvodoma ugotavljata:
da je bila sprejeta Uredba Evropskega parlamenta in Sveta o uvedbi programa Erasmus+ ; program Unije za izobraževanje, usposabljanje, mladino in šport št. XXXX (v nadaljevanju Uredba Erasmus+ ) za obdobje 2021 – 2027(Uradni list EU, L XXXX z dne XXXX);
da je bila sprejeta Uredba Evropskega parlamenta in Sveta o uvedbi programa Evropska solidarnostna enota za št. XXXX (v nadaljevanju Uredba ESE) za obdobje 2021 – 2027(Uradni list EU, L XXXX z dne XXXX);
da Uredba št. 1 in št. 2 državam članicam nalaga obveznosti, da imenujejo eno ali več nacionalnih agencij za izvajanje programa Erasmus+,
da Uredba Erasmus+ določa, da Evropska komisija vsako leto določi finančna sredstva za naloge upravljanja programa Erasmus+, ki jih izvaja ena ali več nacionalnih agencij v posamezni državi članici;
da Uredba ESE določa, da Evropska komisija vsako leto določi finančna sredstva za naloge upravljanja programa Evropska solidarnostna enota, ki jih izvaja nacionalna agencija v posamezni državi članici;
da Uredbi določata, da pristojni nacionalni organ ali več nacionalnih organov zagotovita, da imenovana nacionalna agencija izpolnjuje zahteve iz 4. točke 154. člena Uredbe (EU, Euratom) št. 2018/1046, kakor tudi da izpolnjuje zahteve Unije glede standardov notranje kontrole za nacionalne agencije in pravila za upravljanje finančnih sredstev Programov, ki se dodelijo v obliki nepovratnih sredstev.
da je Evropska komisija že posredovala osnutek Priročnika za nacionalne agencije (Guide for National agencies) in Navodila za pripravo delovnega načrta (Work Programme Specifications), ki so osnova za pripravo delovnega in iz njega izhajajočega finančnega načrta za leto 2021;
da Evropska komisija vsako leto posreduje Priročnik za nacionalne agencije in Navodila za pripravo delovnega načrta, ki so podlaga za pripravo delovnega načrta in iz njega izhajajočega finančnega načrta. S strani naročnika in Evropske komisije odobreni delovni načrt in finančni načrt sta podlaga za sklenitev letne pogodbe z naročnikom in letnega sporazuma z Evropsko komisijo (Delegation Agreement)
da je naročnik na portalu javnih naročil, objavil povabilo za oddajo ponudbe na podlagi javnega naročila po odprtem postopku, katerega predmet je izvajanje storitev dejavnosti nacionalne agencije evropskega programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota v obdobju 2021 – 2027 (objava obvestila v Uradnem listu RS, Portal javnih naročil, št. objave z dne , in objava obvestila na EU portalu, v XXX, št. objave: z dne);
da se ta okvirni sporazum sklepa na podlagi izvedenega postopka o oddaji javnega naročila št. XXXXX in odločitve o oddaji javnega naročila št. XXXXX z dne XXXXX.
PREDMET OKVIRNEGA SPORAZUMA
2. člen
S tem okvirnim sporazumom se naročnik in nacionalna agencija dogovorita o izvajanju nalog nacionalne agencije evropskega programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota.
Naloge nacionalne agencije programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota izvaja ________________(v nadaljevanju: nacionalna agencija).
Ta okvirni sporazum se sklepa za obdobje od podpisa okvirnega sporazuma do 31. 12. 2027.
NALOGE IN PRISTOJNOSTI NACIONALNE AGENCIJE
3. člen
Nacionalna agencija opravlja naloge v posredno centraliziranih delih programa Erasmus+ - poglavje Mladina, programa Evropska solidarnostna enota ter naloge, ki jih za izvajanje centraliziranih delov programa določata Uredba Erasmus+ in Uredba ESE in jih nacionalni agenciji poveri Evropska komisija.
Obveznosti in pristojnosti nacionalne agencije v posredno centraliziranih delih programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota so:
Upravljanje z posredno centraliziranimi sredstvi
izvajanje postopkov sprejema in obdelave vlog za sprejem projektov v program v skladu z navodili Evropske komisije, vključno z imenovanjem in organiziranjem dela evalvacijskega odbora ter zagotavljanje administrativne podpore za delo evalvacijskega odbora ter izvajanjem medagencijskega posvetovanja, če in kadar je tako zahtevano za posamezen tip projekta oziroma akcijo;
sprejemanje končnih odločitev o sprejemu projektov v programa in dodelitvi pravice do uporabe nepovratnih sredstev iz programa za projekte, ob upoštevanju evropskih in nacionalnih prioritet;
vodenje evidenc in hranjenje dokumentacije o vsaki prispeli vlogi za sprejem projekta v programa ter postopkih sprejema in obdelave za vsako vlogo za sprejem projekta v programa;
obveščanje prijaviteljev o odločitvah evalvacijskega odbora o sprejemu projektov v program z ustreznimi obrazložitvami, objavljanje informacij o podprtih projektih;
sklepanje pogodb z upravičenci, zagotavljanje vnaprejšnjega financiranja projektov, v skladu s pravili Evropske komisije glede izvajanja programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota;
izvajanje pogodbenih obveznosti programov do upravičencev, katerih projekti so bili sprejeti v programa ter vodenje evidenc o izvajanju medsebojnih pogodbenih obveznosti med nacionalno agencijo in upravičenci;
spremljanje in nadziranje izvajanja projektov ter njihove skladnosti z vsebinskimi in finančnimi navedbami v odobrenih vlogah za sprejem projektov v program ter nadziranje izvajanja drugih pogodbenih obveznosti upravičencev;
zaključevanje projektov s pregledom zaključnih poročil o izvedenih aktivnosti, pregledom zahtevane finančne dokumentacije, vključno s svetovanjem upravičencem pri sestavi zaključnih poročil;
sprejemanje odločitve o končni višini nepovratnih sredstev iz programov v skladu z ugotovitvami spremljevalnih in nadzornih aktivnosti nacionalne agencije ter ugotovitvami analiz zaključnih poročil ter pravili programa;
evidentiranje in dokumentiranje podatkov o dolžnikih do programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota, ter izvajanje ukrepov, potrebnih za vračilo sredstev nacionalni agenciji.
varovanje osebnih podatkov skladno z Uredbo EU 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).
Finančno poslovanje in nadzor
organiziranje finančnega poslovanja in računovodskih sistemov v skladu z navodili Evropske komisije oz. na način, ki bo omogočil učinkovit nadzor nad porabo sredstev za kritje stroškov dela nacionalne agencije in porabe finančnih sredstev v programu Erasmus+ -poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota;
pripraviti izjavo o zanesljivosti upravljanja (Declaration of assurance) z namenom vzpostavitve trdnega sistema upravljanja z EU sredstvi, ki vsebuje ustrezne mehanizme notranjega nadzora. Nacionalna agencija mora izjavo letno posredovati Evropski komisiji;
pripravljanje vmesnih in zaključnih vsebinskih in finančnih poročil, ki so pregledno razdelana v skladu z vsebinskimi in finančnimi sklopi delovnega načrta za posamezno leto in sicer ločeno po postavkah (program, podporne strukture);
vodenje pregleda nad dodeljenimi in dejansko porabljenimi nepovratnimi sredstvi v posredno centraliziranih delih programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota, v skladu z zahtevami Evropske komisije in naročnika;
omogočiti naročniku izvajanje sekundarnega nadzora nad delovanjem nacionalne agencije in izvajanjem programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota, ki vključuje tudi predložitev poročil z ugotovitvami opravljenih internih revizijskih pregledov, s strani pooblaščenih oseb naročnika;
omogočiti delo zunanjim revizorjem, ki jih zagotovi naročnik, Evropska komisija ali Evropsko računsko sodišče ali njihovi predstavniki.
Kadrovsko poslovanje
- zagotavljanje sistematičnega in formalnega informiranja zaposlenih o veljavnih etičnih in organizacijskih vrednotah in omogočanje svetovanja in usposabljanja za dviganje njihove zavesti in splošnega razumevanja pravil;
- posodabljanje organizacijske sheme (organigram) ponudnika z navedbo imen in funkcij zaposlenih in Evropsko komisijo obveščati o spremembah organizacijske sheme, ki vplivajo na vodenje programa.
Svetovanje potencialnim prijaviteljem
zagotavljanje svetovanja in pomoči potencialnim prijaviteljem pri pripravi vlog za sprejem projektov v programe, pri čemer je potrebno upoštevati omejitve za preprečevanje konflikta interesov;
vzdrževanje baze potencialnih partnerjev za sodelovanje v programih v Sloveniji ter zagotavljanje pomoči pri iskanju partnerjev za potencialne prijavitelje iz Slovenije, in sicer v sodelovanju z drugimi nacionalnimi agencijami programov, ki upravljajo s posredno centraliziranimi sredstvi programa Erasmus+ - poglavje Mladina in program Evropska solidarnostna enota;
Informiranje in promocija programa Erasmus+
pripravljanje informativnega gradiva o programu Erasmus+ - poglavje Mladina in program Evropska solidarnostna enota v slovenskem jeziku ter skrb za razširjanje informacij o obstoju in možnostih programa v javnosti ter še posebej med mladinskimi organizacijami, skupinami mladih in ustanovami, ki izvajajo dejavnosti za mladino;
zagotavljanje širjenja informacij in obstoju možnostih drugih podprogramov programa Erasmus+ in s tem namenom tesno sodelovati z nacionalno agencijo programa Erasmus+;
zagotavljati ukrepe za povečevanje dostopnosti programa vsem skupinam mladih, s poudarkom na mladih z manj priložnostmi, in redno spremljanje sprememb pri njihovem vključevanju v program;
pri izvajanju dejavnosti nacionalne agencije, njenih aktivnostih, pri vseh produktih in v vseh prostorih, kjer se izvajajo dejavnosti nacionalne agencije jmora biti jasno razvidno, da izvajanje dejavnosti nacionalne agencije financira naročnik - Urad RS za mladino in Evropska komisija.
Spremljanje programov na podlagi niza kazalnikov za merjenje uspešnosti pri posebnih ciljev Programa Erasmus+ - poglavje Mladina in Evropska solidarnostna enota kot jih določa Uredba.
Izvajanje podpornih aktivnosti za razvoj programa Erasmus+ - poglavje Mladina, programa Evropska solidarnostna enota in razvoj mladinskega dela v Sloveniji
organiziranje nacionalnih ali mednarodnih seminarjev, konferenc, študijskih obiskov, pripravljalnih obiskov, idr. za namen razvoja programov in/ali mladinskega dela v Sloveniji;
redno obveščanje vseh potencialnih upravičencev o podpornih aktivnosti programov in spodbujajanje njihove udeležbe;
zagotavljanje podpore nacionalnimi oblastem in akterjem v mladinskem sektorju pri vključevanju v evropsko sodelovanje na področju mladine;
sodelovanje s socialnimi partnerji v programih ter v svoje delo vključevati poglavitne akterje na področju mladinske politike in dela v Sloveniji.
Sodelovanje ponudnika z Evropsko komisijo, njeno izvršno agencijo, ki upravlja centralizirane projekte in drugimi nacionalnimi agencijami
nudenje pomoči Izvršni agenciji Evropske komisije za izobraževanje, avdiovizualno politiko in kulturo (EACEA) pri vzpostavitvi in vzdrževanju elektronsko komunikacijskega sistema, ki povezuje nacionalne agencije v drugih državah članicah in sodelujočih državah;
sodelovanje pri vmesni in končni zunanji evalvaciji programa Eramus+;
prilagajanje del in nalog glede na spremembe, ki jih določi Evropska komisija v celotnem obdobju izvajanja programov;
sodelovanje pri kakršnikoli evalvaciji svojega delovanja s strani nacionalne oblasti ali Evropske komisije;
sodelovanje pri delu delovnih teles Evropske komisije ali izvršne agencije, sestankih Evropske komisije z nacionalnimi agencijami, usposabljanjih in drugih pomembnih dogodkih, katerih namen je razvoj programa ali mladinske politike in tem redno obveščati naročnika;
sodelovanje z nacionalnimi agencijami drugih držav članic in sodelujočih držav in o tem redno obveščati naročnika.
Širjenje rezultatov in učinkov programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota
zbiranje informacij o dobrih praksah na področju mladinskega dela v Sloveniji in tujini;
priprava, objava in diseminacija tiskanih in/ali elektronskih publikacij o dobrih praksah doma in v tujini.
Sodelovanje z drugimi ustanovami, ki izvajajo programe in iniciative Evropske unije v Sloveniji
sodelovanje z nacionalno agencijo, ki upravlja izvajanje drugih delov programa Erasmus+ v Sloveniji na podlagi dogovora o ureditvi razmerij, ki ga sprejmejo pristojne nacionalne oblasti za usklajeno upravljanje celotnega programa na nacionalni ravni, zlasti z namenom, da se zagotovi skladno in stroškovno učinkovito izvajanje programa Erasmus+ ter učinkovite stike z Evropsko komisijo na tem področju.
Upravljanje in delo z drugimi podpornimi strukturami za izvajanje programa Erasmus+ - poglavje Mladina
omogočanje delovanja podpornih struktur programa Erasmus+ - poglavje Mladina, kot so npr. EURODESK ali SALTO Resource center, v skladu s pooblastili in navodili Evropske komisije. Vsebinske in finančne letne načrte ter poročila za omenjene strukture je potrebno predložiti skupaj in na način kot dokumente za program Erasmus+ - poglavje Mladina in Evropska solidarnostna enota.
Informacijska tehnologija
za namen upravljanja posredno centraliziranih sredstev uporabljati informacijsko tehnološke platforme v skladu z navodili Evropske komisije in svoje delo prilagoditi nadgradnji obstoječega IT sistema;
zagotavljanje ustrezne računalniške in programske opreme in njeno ustrezno dopolnjevanje glede na navodila Evropske komisije glede uporabe EU IT sistema.
Obveznosti zaključevanja programa Erasmus+ - Mladi v akciji in drugih obveznosti
izvajanje vseh postopkov, ki so potrebni za zaključek projektov, sprejetih v dosedanji program Erasmus+ - poglavje Mladi v akciji (2014 – 2020), program Evropska solidarnostna enota (2018-2020) in drugih obveznosti, ki jih ima nacionalna agencija do upravičencev, naročnika in Evropske komisije:
Sodelovanje z nacionalno agencijo programa Erasmus+ poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota (2021-2027) z namenom prevzema obveznosti do Evropske komisije in nacionalne oblasti iz naslova upravljanja programa Erasmus+ poglavje Mladina, podporne strukture Eurodesk in Salto resource centra in programa Evropska solidarnostna enota;
zagotavljanje nemotenega poteka projektov in aktivnosti programa programa Erasmus+ poglavje Mladina, podporne strukture Eurodesk in Salto resource centra in programa Evropska solidarnostna enota;
upravljanje in zaključevanje pogodb iz naslova programa Erasmus+ poglavje Mladi v akciji in programa Evropska solidarnostna enota;
Vse potrebne podatke vnesti v informacijski sistem Evropske komisije za upravljanje programa Erasmus+ in Evropske solidarnostne enote (EPlusLink);
priprava letnega poročila z vsemi potrebnimi prilogami za leto 2020;
zagotavljanje sekundarenega nadzora zunanjega revizorja, ki ga določi naročnik z namenom priprave Izjave o izpolnjevanju pogojev (Declaration of Assurance) za Evropsko komisijo do 31. marca 2021;
zagotoviti, da se v celoti izvedejo druge obveznosti do Evropske komisije in naročnika;
Poročanje Evropski komisiji in naročniku
sodelovanje z naročnikom pri izvajanju programov in obveščanje naročnika o težavah in ovirah pri izvajanju programa ter predlagati ustrezne rešitve za premagovanje težav in ovir pri izvajanju programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota;
redno obveščanje Evropske komisije in naročnika o vseh spremembah pri upravljanju z decentraliziranimi sredstvi, spremembah v organizaciji dela, kadrovanju in drugih ukrepih;
v skladu z navodili Evropske komisije pripraviti letno poročilo in Izjavo o izpolnjevanju pogojev za posredno upravljanje;
priprava periodičnih poročil o svojem delu in izvajanju programov v skladu s okvirnim sporazumom in letno pogodbo, zahtevami Evropske komisije ali zahtevami naročnika.
Podrobneje letne naloge in pristojnosti nacionalne agencije določi Evropska komisija in jih letno objavi v Priročniku za nacionalne agencije (Guide for National agencies) in Navodilih za pripravo delovnega načrta (Work Programme Specifications).
Delovni načrt nacionalne agencije je priloga k letni pogodbi, sklenjeni med naročnikom in nacionalno agencijo in priloga k letnemu sporazumu, sklenjenim med Evropsko komisijo in nacionalno agencijo.
POGOJI ZA IMENOVANJE NACIONALNE AGENCIJE
4. člen
Nacionalna agencija je dolžna izpolnjevati pogoje, ki jih določa Evropska komisija z uradnimi pravili izvajanja programa Erasmus+ in programa Evropska solidarnostna enota in ki jih morajo kot minimalne pogoje izpolnjevati nacionalne agencije. Izpolnjevanje pogojev se preverja v skladu s podatki in navedbami v prijavi na javni razpis naročnika, zagotavljati pa jih je potrebno za ves čas trajanja okvirnega sporazuma.
IZVEDBENI POGOJI POSAMEZNEGA LETNEGA NAROČILA TER LETNA POGODBA IN DELOVNI TER FINANČNI NAČRT NACIONALNE AGENCIJE
5. člen
Naročnik se zavezuje, da bo z nacionalno agencijo, s katero ima sklenjen okvirni sporazum, v vsakokratni drugi fazi postopka pozval k predložitvi delovnega in pripadajočega finančnega načrta ločeno za oba programa.
Naročnik bo drugo (pogodbeno) fazo izvedel praviloma za določeno časovno obdobje, ki bo praviloma trajalo 12 mesecev.
Delovni in pripadajoči finančni načrt za oba programa se predložita za vsako leto in z nacionalno agencijo se za vsako leto sprejme letna pogodba. Sestavni del te pogodbe sta letna delovna načrta in pripadajoča finančna načrta za oba programa.
Nacionalna agencija delovna načrta za oba programa pripravi na podlagi Vodnika za nacionalne agencije in Delovnega programa nacionalne agencije , ki jih objavi Evropska komisija. Nacionalna agencija mora upoštevati tudi prioritete in cilje, ki jih določita Evropska komisija in naročnik.
Naročnik se zavezuje, da bo najkasneje do 1. decembra tekočega leta sporočil višino sredstev, ki jih bo naročnik in Evropska komisija namenil za izvajanje dejavnosti nacionalne agencije in podpornih struktur.
Na podlagi delovnih načrtov in na podlagi višine sredstev, ki jo sporoči naročnik, nacionalna agencija pripravi pripadajoča finančna načrta, ki v največji možni meri zasledujeta v Uredbi Erasmus+ in Uredbi ESE določene kazalnike programa.
Nacionalna agencija mora delovne in pripadajoče finančne načrte oddati 20 dni pred rokom za oddajo delovnega in finančnega načrta Evropski komisiji in s tem naročniku omogočiti natančen pregled vseh načrtov. Za delovna in finančna načrta, mora pred oddajo Evropski komisiji, nacionalna agencija pridobiti soglasje naročnika.
V kolikor nacionalna agencija izvaja podporne strukture za program, mora na enak način predložiti tudi delovni in finančni načrt za vsako podporno strukturo posebej in prejeti soglasje s strani naročnika. Te načrte mora nacionalna agencija ravno tako oddati 20 dni pred rokom za oddajo le-teh Evropski komisiji.
Nacionalna agencija pripravi v roku 30 dni od podpisa okvirnega sporazuma letni delovni načrt za oba programa v skladu z navodili Evropske komisije in pripadajoča finančna načrta, na podlagi katerega se bo ovrednotil prispevek plačila naročnika za leto 2021.
DELOVANJE NACIONALNE AGENCIJE
6.člen
Nacionalna agencija zagotavlja, da bo izvajala takšno notranjo ureditev izvajanja programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota, s katero bo zadoščeno zahtevam Evropske komisije o nezdružljivosti del in nalog na posameznem segmentu postopkov sprejema in zaključevanja projektov v programu Erasmus+ - poglavje Mladina in v programu Evropska solidarnostna enota, vključno z izvajanjem pogodb z upravičenci. Morebitne spremembe notranje ureditve z namenom spoštovanja določil o nezdružljivosti del in nalog, ki je bila podana ob prijavi na razpis naročnika, bo nacionalna agencija začela izvajati šele po pisnem soglasju naročnika.
Pravna oseba, ki izvaja dejavnost nacionalne agencije ne sme stopati v poslovna razmerja z potencialnimi prijavitelji in upravičenci v programih in mora nekonfliktnost interesov pri svetovanju in sprejemanju vlog zagotoviti tudi med zaposlenimi v nacionalni agenciji.
V primeru, da Komisija ne more sprejeti letne izjave nacionalne agencije o upravljanju ali neodvisnega revizijskega mnenja o njej, ali v primeru, da nacionalna agencija pripomb Komisije ne izvaja zadovoljivo, lahko Komisija in/ali naročnik izvedeta katere koli previdnostne ali popravljalne ukrepe, ki so potrebni, da se zavarujejo finančni interesi Unije v skladu s členom 134 Uredbe (EU, Euratom) št. 2018/1046.
Nacionalna agencija je odgovorna za upravljanje in zaključitev finančnih sporazumov, ki se nanašajo na predhodni program Erasmus+ - poglavje Mladi v akciji in program Evropske solidarnostne enote, ki so še vedno odprti.
NASTOPANJE S PODIZVAJALCI
(Opomba: Določbe, navedene v tem delu, bodo vključene v okvirni sporazum le v primeru, če bo izvajalec nastopal skupaj s podizvajalci. V nasprotnem primeru se ta del vzorca okvirnega sporazuma, ki se nanaša na izvajanje del s podizvajalci, črta).
7. člen
Izvajalec bo storitve iz okvirnega sporazuma izvajal s podizvajalci, navedenimi v izpolnjenem obrazcu ESPD, ki je priloga tega okvirnega sporazuma. Izvajalec mora med izvajanjem tega okvirnega sporazuma naročnika obvestiti o morebitnih spremembah informacij iz drugega odstavka 94. člena ZJN-3 in poslati informacije o novih podizvajalcih, ki jih namerava naknadno vključiti v izvajanje takšnih storitev, in sicer najkasneje v 5. (petih) dneh po spremembi. V primeru vključitve novih podizvajalcev mora izvajalec skladno s tretjim odstavkom 94. člena ZJN-3 skupaj z obvestilom naročniku posredovati tudi:
- kontaktne podatke in zakonite zastopnike novih podizvajalcev,
- izpolnjene obrazce ESPD za vsakega novega podizvajalca v skladu z 79. členom ZJN-3 in
- zahtevo podizvajalca za neposredno plačilo, če novi podizvajalec to zahteva.
8. člen
V razmerju do naročnika izvajalec v celoti odgovarja za izvedbo storitev, ki so predmet tega okvirnega sporazuma. V primeru, da podizvajalec poda zahtevo in soglasje za neposredno plačilo, se naročnik zavezuje, da bo izvedel plačila neposredno podizvajalcu. V tem primeru izvajalec s tem okvirnim sporazumom pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega računa podizvajalca neposredno plačuje podizvajalcem navedenim v obrazcu iz prejšnjega stavka. Izvajalec mora računu priložiti predhodno potrjene račune podizvajalcev. V primeru, da podizvajalec ne zahteva neposrednih plačil, bo izvajalec, skladno s šestim odstavkom 94. člena ZJN-3, naročniku najpozneje v 60 dneh od plačila končnega računa poslal svojo pisno izjavo in pisno izjavo podizvajalca, da je podizvajalec prejel plačilo za izvedene storitve, neposredno povezano s predmetom javnega naročila.
9. člen
Naročnik bo zavrnil vsakega podizvajalca, če zanj obstajajo razlogi za izključitev iz prvega, drugega ali četrtega odstavka 75. člena ZJN-3, razen v primeru iz tretjega odstavka 75. člena navedenega zakona, lahko pa zavrne vsakega podizvajalca tudi, če zanj obstajajo razlogi za izključitev iz šestega odstavka 75. člena navedenega zakona. Naročnik lahko zavrne predlog za zamenjavo podizvajalca oziroma vključitev novega podizvajalca tudi, če bi to lahko vplivalo na nemoteno izvajanje ali dokončanje del in če novi podizvajalec ne izpolnjuje pogojev, ki jih je postavil naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila. Naročnik bo o morebitni zavrnitvi novega podizvajalca obvestil izvajalca najpozneje v desetih dneh od prejema predloga.
št. |
Podizvajalec (naziv in sedež) |
Opis del |
Delež oddanih del v % od celote |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
NALOGE IN PRISTOJNOSTI NAROČNIKA
10. člen
Naloge, obveznosti in pristojnosti naročnika so:
določiti neodvisni revizijski organ in svojo predhodno oceno o izpolnjevanju pogojev pripraviti na podlagi svojih lastnih kontrol in revizij ter kontrol in revizij, ki jih bo opravil neodvisni revizijski organ in jo posredoval Evropski komisiji;
izvajanje nadzora nad delom nacionalne agencije in izvajanjem programov ter vzpostavitev sistema sekundarnega nadzora (revizij) izvajanja programov po navodilih Evropske komisije;
na podlagi letne izjave nacionalne agencije o upravljanju, neodvisnega revizijskega mnenja o tej izjavi in analize Komisije o izpolnjevanju pogojev in uspešnosti nacionalne agencije vsako leto do 31. oktobra Evropski komisiji zagotovi informacije o dejavnostih spremljanja in nadzora v zvezi s programoma.
dajanje soglasja k predlogu letnima delovnima načrtoma nacionalne agencije s pripadajočima finančnima načrtoma in morebitnim spremembam in dopolnitvam le-tega, v primeru strinjanja;
zagotavljanje sredstev za delovanje nacionalne agencije v skladu z letnimi pogodbami, sklenjenimi na podlagi tega okvirnega sporazuma.
Naročnik bo nacionalno agencijo povabil k posvetovanju o nacionalnih prioritetah in ciljih.
Naročnik bo nacionalne prioritete in cilje določil in sporočil nacionalni agenciji najkasneje do 1. decembra iztekajočega se leta za prihodnje leto.
KONFLIKTNOST NAVODIL
11. člen
V primeru konfliktnosti ali nasprotujočih si navodil, ki bi jih nacionalna agencija prejela od Evropske komisije ter od naročnika, bo nacionalna agencija ob posvetovanju z naročnikom upoštevala navodila Evropske komisije.
FINANCIRANJE DELOVANJA NACIONALNE AGENCIJE
12. člen
Naročnik in Evropska komisija zagotavljata sredstva za delovanje nacionalne agencije.
Ocenjena vrednost javnega naročila je 8.524.590,16 EUR brez DDV in 10.400.000,00 EUR z DDV. Ocenjena vrednost javnega naročila zajema sredstva RS in sredstva Unije.
Ocenjena vrednost javnega naročila za prispevek RS je 2.786.885,00 EUR brez DDV in 3.400.000,00 EUR z DDV.
Pri tem bo naročnik za vsako leto z nacionalno agencijo sklenil letno pogodbo in določil višino sredstev za delovanje nacionalne agencije.
Višina sredstev, ki jih bo naročnik zagotovil, je vezana na višino proračuna tekočega leta in v obsegu, ki je predviden za ta namen.
Višina sredstev, ki jih bo naročnik zagotovil v posameznem časovnem obdobju, bo določena v letni pogodbi, sklenjeni na podlagi tega okvirnega sporazuma ter na podlagi odobrenima letnima delovnima načrtoma s pripadajočima finančnima načrtoma, ki ga bo nacionalna agencija predložila v odobritev naročniku in Evropski komisiji.
V kolikor nacionalna agencija izvaja podporne strukture za program, se tudi to vključi v letno pogodbo z naročnikom. Za vsako podporno strukturo posebej nacionalna agencija pripravi delovni in finančni načrt.
Višina sredstev naročnika se določi na podlagi predloženega in odobrenega delovnega in finančnega načrta, posebej za upravljanje z posredno centraliziranimi sredstvi in posebej za vsako podporno strukturo.
Sredstva, ki jih bo naročnik zagotavljal za stroške delovanja nacionalne agencije v posameznem časovnem (predvidoma enoletnem) obdobju, bo naročnik nakazoval v skladu z določili letne pogodbe.
Pogoje in način plačila za sredstva Evropske komisije določi Evropska komisija in jih opredeli v letnem sporazumu, ki ga sklene z nacionalno agencijo.
POROČANJE O PORABI SREDSTEV ZA DELOVANJE NACIONALNE AGENCIJE
13. člen
Nacionalna agencija bo vsake štiri mesece poročala naročniku o porabi sredstev za kritje stroškov delovanja nacionalne agencije ter podpornih struktur pod pogoji, ki jih bo naročnik določil v letni pogodbi, sklenjeni med naročnikom in nacionalno agencijo.
Nacionalna agencija je dolžna naročniku poročati o dodeljenih in dejansko porabljenih sredstvih iz programa Erasmus+ - poglavje Mladina« in programa Evropska solidarnostna enota ter rezultatih izvajanja tega programa.
Nacionalna agencija poroča Evropski komisiji in naročniku v skladu s členom 155 Uredbe (EU, Euratom) št. 2018/1046 in je tudi odgovorna za izvedbo pripomb, ki jih poda Evropska komisija po zaključku analize letne izjave nacionalne agencije o upravljanju in neodvisnega revizorskega mnenje o njej.
Natančneje bo način poročanja določila Evropska komisija v letnem sporazumu, sklenjenem med Evropsko komisijo in nacionalno agencijo.
SKRBNIŠTVO NAD OKVIRNIM SPORAZUMOM
14. člen
Za izpolnjevanje določil tega okvirnega sporazuma sta zadolžena:
s strani naročnika: ______________________
s strani nacionalne agencije: _______________________
Namestnik skrbnika okvirnega sporazuma pri naročniku je _______________, ki opravlja naloge skrbnika okvirnega sporazuma v času njegove odsotnosti. Če v času izvajanja tega okvirnega sporazuma pride do spremembe skrbnika ali namestnika skrbnika pri naročniku ali izvajalcu, stranka okvirnega sporazuma o tem pisno obvesti drugo stranko pogodbenega sporazuma. Sprememba velja z dnem prejema obvestila.
PREKINITEV OKVIRNEGA SPORAZUMA
15. člen
Od tega okvirnega sporazuma lahko odstopita obe stranki okvirnega sporazuma, in sicer z odpovednim rokom šestih (6) mesecev.
Naročnik lahko odpove okvirni sporazum z imenovanjem druge ustanove ali telesa, ki bo nadaljevala z opravljanjem storitev dejavnosti nacionalne agencije evropskega mladinskega programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota. Za začetek teka odpovednega roka se šteje dan oddaje priporočene pisemske pošiljke z obvestilom o odpovedi okvirnega sporazuma drugi stranki okvirnega sporazuma, z obrazložitvijo ter imenovanjem nove nacionalne agencije za program Erasmus+ - poglavje Mladina« in programa Evropska solidarnostna enota.
Nacionalna agencija je dolžna v odpovednem roku zagotoviti izvajanje nalog nacionalne agencije skladno s tem okvirnim sporazumom ter ob koncu odpovednega roka predati posle in sredstva na računih za izvajanje posredno centraliziranih delov programa drugi ustanovi ali telesu, ki bo nadaljevala z opravljanjem nalog nacionalne agencije programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota.
ODPRAVE NEPRAVILNOSTI V DELOVANJU NACIONALNE AGENCIJE
16. člen
Nacionalna agencija se obvezuje, da bo v primernem času, ki ne bo krajši od 1 meseca in daljši od 2 mesecev, uvedla ukrepe in izvedla naloge z namenom odklanjanja nepravilnosti ali drugih pomanjkljivosti v delovanju nacionalne agencije, ki bodo ugotovljena:
s strani naročnika ali od naročnika pooblaščenih oseb pri izvajanju sekundarnih kontrol;
s strani Evropske komisije ali drugih nadzornik organov Evropske unije in o katerih bo obveščen naročnik.
pri čemer bo natančni rok za odpravo sproti določil naročnik glede na težo nepravilnosti ali pomanjkljivosti.
FINANČNO ZAVAROVANJE
17.člen
Nacionalna agencija mora ob podpisu letne pogodbe naročniku predložiti bančno garancijo za dobro izvedbo posla v višini 50.000 EUR.
Bančna garancija za dobro izvedbo posla mora veljati še 30 dni po zaključku po prenehanju veljavnosti letne pogodbe.
18. člen
V primeru bistvenega kršenja določil tega okvirnega sporazuma s strani nacionalne agencije, lahko naročnik predčasno odstopi od okvirnega sporazuma.
Za bistvene kršitve obveznosti iz okvirnega sporazuma štejejo:
- nekakovostne storitve ali neodprave nepravilnosti, ki jih naročnik ali Evropska komisija ugotovi zapisniško najmanj trikrat in jih izvajalec ne odpravi v zahtevanem roku,
- ponovitev neizpolnjevanja obveznosti iz tega okvirnega sporazuma, kljub pisnemu opozorilu naročnika, Evropske komisije ali drugega nadzornega organa Evropske unije,
- nepredložitev vsakoletne bančne garancije
Kadar naročnik odstopa od okvirnega sporazuma zaradi bistvenih kršitev, je dolžan o tem pisno obvestiti nacionalno agencijo najmanj 30 dni pred dnem, s katerim namerava odstopiti od okvirnega sporazuma.
V primeru, da naročnik ugotovi kršitev okvirnega sporazuma, je nacionalna agencija dolžna naročniku povrniti nenamensko porabljena sredstva z zakonitimi obrestmi vred kot tudi odgovarja naročniku za vso nastalo materialno in moralno škodo.
Nacionalna agencija je dolžna v odpovednem roku zagotoviti izvajanje nalog nacionalne agencije skladno s tem okvirnim sporazumom ter ob koncu odpovednega roka predati posle in sredstva na računih drugi ustanovi ali telesu, ki bo nadaljevala z opravljanjem nalog nacionalne agencije programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota.
19. člen
V primeru odstopa od okvirnega sporazuma zaradi bistvenega kršenja določil tega okvirnega sporazuma lahko naročnik uveljavlja bančno garancijo za dobro izvedbo posla, ki jo nacionalna agencija naročniku izroči vsako leto ob podpisu letne pogodbe.
20. člen
Naročnik in nacionalna agencija lahko kadarkoli sporazumno odpovesta to pogodbo pod pogoji, ki bodo določeni v posebnem sporazumu o sporazumni odpovedi te pogodbe.
21. člen
Ta okvirni sporazum je sklenjen pod razveznim pogojem, ki se uresniči v primeru izpolnitve ene od naslednjih okoliščin:
a) če bo naročnik seznanjen, da je sodišče s pravnomočno odločitvijo ugotovilo kršitev obveznosti delovne, okoljske ali socialne zakonodaje s strani izvajalca ali podizvajalca ali
b) če bo naročnik seznanjen, da je pristojni državni organ pri izvajalcu ali podizvajalcu v času izvajanja pogodbe ugotovil najmanj dve kršitvi v zvezi s:
- plačilom za delo,
- delovnim časom,
- počitki,
- opravljanjem dela na podlagi pogodb civilnega prava kljub obstoju elementov delovnega razmerja ali v zvezi z zaposlovanjem na črno in za kateri mu je bila s pravnomočno odločitvijo ali več pravnomočnimi odločitvami izrečena globa za prekršek, in pod pogojem, da je od seznanitve s kršitvijo in do izteka veljavnosti pogodbe še najmanj šest mesecev oziroma če izvajalec nastopa s podizvajalcem pa tudi, če zaradi ugotovljene kršitve pri podizvajalcu izvajalec ne nadomesti ali zamenja tega podizvajalca, na način določen v skladu s 94. členom ZJN-3 in določili te pogodbe v roku 30 dni od seznanitve s kršitvijo.
V primeru izpolnitve okoliščine in pogojev iz prejšnjega odstavka se šteje, da je okvirni sporazum razvezan z dnem sklenitve nove pogodbe o izvedbi javnega naročila za predmetno naročilo. O datumu sklenitve nove pogodbe bo naročnik obvestil izvajalca.
Če naročnik v roku 30 dni od seznanitve s kršitvijo ne začne novega postopka javnega naročila, se šteje, da je pogodba razvezana trideseti dan od seznanitve s kršitvijo
VELJAVNOST OKVIRNEGA SPORAZUMA
22. člen
Okvirni sporazum je veljaven od dne, ko ga podpišeta obe pogodbeni stranki, uporablja pa se od datuma, ki ga določi naročnik kot datum prevzema obveznosti od nacionalne agencije programa Erasmus+ Mladi v akciji, ki zaključuje obveznosti iz naslova programa Erasmus+ Mladi v akciji (obdobje 2014-2020) in programa Evropska solidarnostna enota (obdobje 2018-2020) in izvaja tudi najnujnejša dela za uvedbo novega programa Erasmus+ - poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota v obdobju 2021-2027. Okvirni sporazum se sklepa za obdobje 2021-2027 oz. dokler naročnik ne odpove pogodbe z imenovanjem druge ustanove ali telesa, ki bo opravljala storitev dejavnosti nacionalne agencije evropskega mladinskega programa Erasmus+ poglavje Mladina in programa Evropska solidarnostna enota.
PROTIKORUPCIJSKA KLAVZULA
23. člen
Pogodba, pri kateri kdo ravna v imenu in za račun druge pogodbene stranke, predstavniku ali posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubi, ponudi ali da kakšno nedovoljeno korist za:
pridobitev posla ali
za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali
za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali
za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je organu ali organizaciji iz javnega sektorja povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku organa, posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, drugi pogodbeni stranki ali njenemu predstavniku, zastopniku, posredniku
je nična.
REŠEVANJE SPOROV
24. člen
Pogodbeni stranki bosta morebitne spore iz te pogodbe reševali sporazumno. V primeru, da spora ni mogoče rešiti sporazumno, je za njegovo reševanje pristojno sodišče v Ljubljani.
KONČNI DOLOČBI
25. člen
Ta pogodba je sklenjena z dnem podpisa obeh pogodbenih strank.
26. člen
Ta pogodba je podpisana v šestih (6) enakih izvodih, od katerih prejme naročnik štiri (4) izvode, nacionalna agencija pa dva (2) izvoda.
V Ljubljani, dne ___________ V Ljubljani, dne ______________
NACIONALNA AGENCIJA: NAROČNIK:
15