Pogodbo o institucionalni podpori v okviru Programa Active Citizens Fund v Sloveniji
Zavod Center za informiranja, sodelovanje in razvoj nevladnih organizacij
Povšetova 37, 1000 Ljubljana, ki ga zastopa Xxxxx Xxxxxxx ID za DDV: SI51717034
(v nadaljnjem besedilu »upravljalec sklada«) in
……………………..
ki ga zastopa ………………….
Davčna številka oz. ID za DDV: ...................
(v nadaljnjem besedilu »upravičenec«) sklepata naslednjo
Pogodbo o institucionalni podpori v okviru Programa Active Citizens Fund v Sloveniji
št. pogodbe
Uvodne določbe
1. člen
1 (1) Upravljalec sklada in upravičenec uvodoma ugotavljata:
- da se ta pogodba sklepa na podlagi Javnega razpisa za institucionalno podporo, objavljenega na spletni strani xxx.xxxxxxxxxxx.xx dne 14. 1. 2021 (v nadaljevanju »razpis«) ter sklepa komisije za izbor projektov št. ………… z dne (v nadaljevanju »sklep«);
- da je razpis izvedel upravljalec sklada, ki je bil izbran v postopku javnega naročila Urada za finančne mehanizme (v nadaljevanju »FMO«), na podlagi Pogodbe o izvajanju Programa ACF v Sloveniji med FMO in upravljalcem sklada.
Posebni pogoji
2. člen – Namen
2 (1) Namen te pogodbe je ureditev pravic in obveznosti v zvezi z dodelitvijo sredstev Programa Active Citizens Fund v Sloveniji, za izvedbo organizacijske strategije.
2 (2) Upravičenec prejme sredstva za izvajanje strategije skladno z določili in pogoji te pogodbe ter prilog, ki so sestavni del pogodbe in za katere upravičenec izjavlja, da jih pozna in se z njimi strinja.
Upravljalec sklada in upravičenec bosta po podpisu pogodbe skupaj oblikovala »načrt krepitve organizacije«, ki bo vseboval cilje, metode in orodja za krepitev zmogljivosti upravičenca. Načrt
krepitve zmogljivosti organizacije postane kot posebna priloga sestavni del te pogodbe z dnem, ko ga podpišeta obe stranki (Priloga IV) in ga je upravičenec dolžan izvesti.
2 (3) Upravičenec sprejema sredstva in se zavezuje, da za izvedbo strategije v celoti odgovarja sam.
3. člen – Trajanje projekta in rok izvedbe projekta
3 (1) Pogodba stopi v veljavo z dnem podpisa vseh pogodbenih strank.
3 (2) Obdobje izvajanja podpore traja od ……… do ............... in znaša mesecev.
4. člen – Financiranje projekta
4 (1) Celotni znesek podpore znaša 90.000,00 EUR.
4 (2) Znesek dotacije bo izplačan kot pavšal, za katerega 100% višino sredstev zagotavlja Program ACF v Sloveniji.
5. člen – Vmesno in končno poročanje ter plačila
5 (1) Vmesna in končno poročilo mora upravičenec pripraviti na podlagi vzorca, ki ga pripravi upravljalec sklada. Poročilom mora predložiti tudi vsebinsko letno poročilo za preteklo koledarsko leto, kot so ga sprejeli organi upravljanja organizacije, letno poročilo za preteklo koledarsko leto, kot je bilo predloženo AJPES, in zahtevek za plačilo (Priloga II).
5 (2) Končnemu poročilu mora biti predloženo tudi potrdilo revizorja, da so bila prejeta sredstva porabljena v skladu z določili te pogodbe. Strošek pregleda revizorja nosi upravljalec sklada. Če je bila pri izvajalcu opravljena revizija za zadnje koledarsko leto pred prenehanjem pogodbe in če se revizijsko poročilo nanaša in posebej omenja tudi prispevek Programa ACF v Sloveniji, se lahko končnemu poročilu priloži to revizijsko poročilo. V tem primeru poseben pregled revizorja ni potreben, stroške takšne revizije pa krije upravičenec sam.
5 (3) Upravičenec bo posredoval vmesna poročila in končno poročilo skladno z naslednjo dinamiko:
Poročilo | Obdobje poročanja | Xxx za predložitev poročila |
1. vmesno poročilo | ||
2. vmesno poročilo | ||
Končno poročilo | Dva meseca po zaključku projekta |
5 (4) Izplačila niso vezana na dejanske stroške organizacije.
Dinamika plačil bo izvršena na sledeči način:
• predplačilo v višini 30 % odobrenih sredstev, kar znaša 27.000,00 EUR, v 14 dneh po podpisu pogodbe,
• vmesni plačili 30 dni po potrditvi prvega in drugega vmesnega poročila, vsako v višini 30 % odobrenih sredstev oz. 27.000,00 EUR,
• končno plačilo v predvideni višini 10 % odobrenih sredstev, kar znaša 9.000,00 EUR, po potrditvi končnega poročila, ki bo opravljeno v skladu s 5 (7) in 5 (8) točko te pogodbe.
5 (5) Upravičenec lahko na podlagi objektivnih razlogov zaprosi za izredno vmesno plačilo do višine 30 % odobrenih sredstev. Če skrbnik pogodbe izredno vmesno plačilo odobri, se dodeljeni znesek odšteje od naslednjega rednega plačila.
5 (6) Podlaga za vmesna plačila je priprava vmesnega poročila, ki ga upravičenec predloži skupaj z zahtevkom za izplačilo ustreznega deleža sredstev upravljavcu sklada v 30 dneh po zaključku obdobja poročanja. Upravljalec poročilo z zahtevkom za izplačilo pregleda in pozove upravičenca k morebitnim dopolnitvam. Le-ta dopolnitve dostavi v roku 10 delovnih dni. Po prejemu ustrezno dopolnjenega poročila upravljavec zahtevek za izplačilo pisno potrdi ter posreduje v izplačilo.
5 (7) Skrbnik pogodbe lahko v celoti zavrne poročilo in zahteva ponovno dostavo poročila, če je poročilo v takšnem stanju, da ga ni mogoče pregledati, oz. če vsebuje toliko odstopanj in napak, da bi dopolnitve terjale nesorazmerno veliko časa. Presoja o tem, ali bi dopolnitve terjale nesorazmerno veliko časa, je avtonomna in samostojna odločitev upravljalca sklada.
5 (8) Podlaga za končno plačilo je priprava končnega poročila. Upravičenec predloži končno
poročilo o opravljenem delu, poročilo revizorja in zahtevek za izplačilo v 60 dneh po zaključku projekta. Upravljavec sklada končno poročilo pregleda in pozove upravičenca k morebitnim dopolnitvam. Le-ta dopolnitve dostavi v roku 10 delovnih dni. Po prejemu ustrezno dopolnjenega končnega poročila upravljavec pisno potrdi zahtevek za izplačilo in posreduje v izplačilo.
5 (9) Vsa izplačila, razen predplačila ali izrednega vmesnega plačila, bodo opravljena na podlagi ocene napredka organizacije. Ob oceni napredka se bodo upoštevali predložena strategija in organizacijski proračun ter napredek pri doseganju rezultatov (Priloga I). V primeru, da bo napredek manjši od pričakovanj, za kar pa ne bo objektivnih razlogov, in bo upravljalec sklada presodil, da so rezultati ogroženi, lahko zmanjša izplačila v skladu s 7. členom te pogodbe.
5 (10) Rok za vmesno in končno plačilo je 10. dan po potrditvi posameznega pisnega poročila s strani upravljavca sklada.
Če plačilo zapade na dela prosti dan, soboto ali nedeljo, se plačilo izvede najkasneje prvi naslednji delovni dan, ki sledi roku zapadlosti.
5 (11) Vsa plačila po tej pogodbi bodo izvršena na naslednji bančni račun:
št. transakcijskega računa: ………………, naziv banke: ………………….. Imetnik računa:
…………………..
6. člen – Obveznosti upravičenca
6 (1) Upravičenec se zavezuje, da bo prejeta sredstva uporabil za izvajanje strategije v skladu z navodili za izvajanje institucionalne podpore ter da bo sodeloval z mentorji, ki jih bo zagotovil upravljalec sklada, in izvedel načrt za krepitev zmogljivosti organizacije (Priloga IV).
6 (2) Upravičenec bo predhodno pisno obvestil upravljalca o vsaki večji vsebinski in časovni spremembi strategije. Vsebinske spremembe, ki se nanašajo na rezultate iz Priloge I te pogodbe, so možne le pod pogojem, da se z njimi strinja upravljalec sklada.
6 (3) Če upravičenec po podpisu pogodbe ugotovi, da ne bo mogel doseči rezultatov iz Priloge I, mora o tem takoj pisno obvestiti upravljavca sklada.
6 (4) Upravičenec mora voditi natančno evidenco stroškov v skladu z veljavnimi računovodskimi standardi in splošno sprejetimi računovodskimi načeli. Upravičenec je dolžan hraniti vso dokumentacijo najmanj do 31. 12. 2029.
6 (6) Upravičenec se zavezuje, da bo vse postopke v organizaciji izvajal kot dober gospodar skladno z veljavnimi predpisi in navodili upravljavca sklada.
Za nabavo blaga in naročilo storitev bo upravičenec upošteval določila veljavnega Zakona o javnem naročanju. V primeru, ko je vrednost naročil nižja od zakonsko določenih mejnih vrednosti ali naročilo sodi med tiste, za katere se zakon ne uporablja, morajo postopki naročanja in sklenjene pogodbe biti izvedeni v skladu z dobrimi ekonomskimi praksami vključno z odgovornostjo, z zagotavljanjem popolne in pravične konkurence med ponudniki in s tem učinkovite porabe javnih sredstev.
6 (7) Upravičenec se obveže, da bo objavil dejstvo, da je prejel sredstva iz programa Active Cizitens Fund v Sloveniji na svoji spletni strani. Predvsem mora upravičenec finančni prispevek omeniti v svojih internih in letnih poročilih. Kjer je primerno, upravičenec uporabi logotip ACF. Navodila glede označevanja in komuniciranja so Priloga III te pogodbe.
7. člen – Nadzor nad namensko porabo sredstev
7 (1) Upravičenec se zavezuje, da bo v času trajanja pogodbe in še 3 leta po zaključku Programa ACF v Sloveniji upravljalcu sklada in FMO zagotovil dostop in vpogled v celotno dokumentacijo organizacije. V istem časovnem obdobju imata upravljalec sklada in FMO pravico naročiti revizijo celotnega delovanja upravičenca. Upravičenec je dolžan revizorju zagotovi dostop do celotne dokumentacije.
7 (2) Upravičenec s podpisom pogodbe zagotavlja, da so vsi podatki, navedeni v vlogi na javni razpis, resnični in točni ter vsa predložena dokumentacija verodostojna. Če se naknadno ugotovi, da je upravičenec sredstva pridobil na podlagi neresničnih navedb ali podatkov, je upravičenec dolžan že izplačana sredstva vrniti skupaj z zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
7 (3) Priloga I k tej pogodbi vsebuje rezultate, ki jih upravičenec mora doseči. Uspešnost doseganja rezultatov upravljalec sklada preverja ob vsakokratnih poročilih ali ob pregledih na terenu. Če se izkaže, da rezultatov zaradi objektivnih okoliščin ne bo mogoče doseči, stranki pogodbe na predlog upravičenca dogovorita nove rezultate.
8. člen - Nepravilnosti pri izvajanju pogodbe in neupravičena poraba sredstev
8 (1) Če se pri pregledih oziroma kadarkoli v času izvajanja projekta ali naknadno ugotovi, da upravičenec ne izpolnjuje pogojev iz razpisa, npr. je bil pred ali je v času financiranja po tej pogodbi obsojen za kaznivo dejanje po Zakonu o odgovornosti pravnih oseb za kazniva dejanja (Ur. l. RS št. št. 98/04, 65/08 in 57/12) ali mu je v času trajanja pogodbe izrečena globa po Zakonu o računovodstvu (Ur. l. RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE), lahko upravljalec sklada odstopi od pogodbe, upravičenec pa mora prejeta sredstva vrniti, skupaj z zakonitimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
8 (2) Če upravljalec sklada kadar koli v obdobju financiranja ali po predložitvi končnega poročila na podlagi predloženih poročil ali pregleda na terenu presodi, da upravičenec rezultatov ne dosega oz. jih ne bo dosegel zaradi razlogov na njegovi strani, lahko vrednost podpore ustrezno zniža. Pred znižanjem upravljalec sklada naredi izračun vrednosti rezultatov glede na celotno vrednost podpore. Stranki pogodbe na podlagi sklepa upravljalca sklada o znižanju sredstev skleneta aneks k pogodbi, s katerim dogovorita nove rezultate v prilogi I, novo vrednost pogodbe in novo dinamiko izplačil. Če upravičenec aneksa k pogodbi ne podpiše, lahko upravljalec sklada od pogodbe delovno ali v celoti odstopi.
8 (3) Če upravljalec sklada kadar koli v obdobju financiranja ali na podlagi predloženih poročil ali pregleda na terenu presodi, da so oziroma bodo rezultati upravičenca zaradi razlogov na strani upravičenca tako nizki, da ne ustrezajo več namenu in ciljem javnega razpisa, lahko odstopi od pogodbe, upravičenec pa mora prejeta sredstva vrniti, skupaj z zakonitimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
8 (4) Upravljalec sklada lahko v celoti ali delno odstopi od pogodbe, upravičenec pa mora vrniti neupravičeno prejeta sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila, če upravičenec strategije ne izvaja v skladu z določili 1.4 člena pogodbe med upravljalcem sklada in FMO, to so:
i.) program oz. organizacija mora spoštovati človekovo dostojanstvo, svobodo, demokracijo, enakost, vladavino prava in človekove pravice, vključno s pravicami manjšin;
ii.) program oz. organizacija mora spoštovati načela dobrega upravljanja, delovati mora participatorno in vključujoče, odgovorno, transparentno, odzivno, učinkovito in uspešno. Veljati mora ničelna toleranca do korupcije;
iii.) program oz. organizacija mora delovati v skladu z načeli trajnostnega razvoja, dolgoročne ekonomske rasti, socialne kohezije in varstva okolja, in
iv.) program oz. organizacija upošteva sistem rezultatov in obvladovanja tveganj.
8 (5) Upravljalec sklada lahko v celoti ali delno odstopi od pogodbo, če upravičenec ne izvaja načrta za krepitev zmogljivosti organizacije ali pri aktivnostih za krepitev kapacitet ne sodeluje z mentorji, ki jih zagotovi upravljalec sklada,. Ob prekinitvi pogodbe upravljalec sklada naredi izračun sredstev, do katerih je upravičenec upravičen glede na izvedene aktivnosti in dosežene rezultate.
8 (6) Upravljalec sklada lahko v celoti ali delno odstopi od pogodbe tudi, če upravičenec ne odda vmesnih ali končnega poročila v skladu s pogodbo in v dogovorjenih rokih, ne dopusti ali ovira preglede na terenu ali revizije upravljalca sklada v skladu s to pogodbo ali drugače bistveno krši obveznosti iz te pogodbe.
9. člen – Skrbniki pogodbe
9 (1) Pogodbene stranke se obvezujejo, da bodo naredile vse, kar je potrebno za izvršitev te pogodbe in da bodo ravnali kot dobri gospodarji.
9 (2) Pogodbeni stranki imenujeta skrbnike pogodbe:
- v imenu upravljavca: ……………, tel. št. ……….. e-naslov: …………..
- v imenu upravičenca: …………., tel. št. ……………, e-naslov: …………….
Končne določbe
10. člen – Končne določbe
10 (1) V primeru, da v času trajanja te pogodbe pride do spremembe statusa upravičenca, se vse obveznosti iz te pogodbe prenesejo na njegovega pravnega naslednika, v kolikor le ta izpolnjuje vse pogoje, ki jih je izpolnjeval upravičenec.
10 (2) Morebitne spore v zvezi s to pogodbo bodo pogodbene stranke reševale sporazumno. Če sporazuma ne bo mogoče skleniti, je za razreševanje sporov pristojno sodišče v Ljubljani.
10 (3) Vsaka pogodbena stranka lahko predlaga spremembe in dopolnitve k tej pogodbi, ki so veljavne le, če so sklenjene v pisni obliki kot aneks k tej pogodbi.
10 (4) V primeru neskladja med določili prilog in določili te pogodbe, imajo prednost določila te pogodbe.
10 (5) Pogodba je sestavljena v dveh enakih izvodih v slovenskem jeziku, od katerih prejme upravljavec en (1) izvod in upravičenec en (1) izvod pogodbe.
11. člen – Priloge k pogodbi
11 (1) Tem posebnim pogojem pogodbe so priloženi naslednji dokumenti in so obvezujoči za vse stranke kot sestavni del pogodbe:
Priloga I: Povzetek strategije in rezultati, ki morajo biti doseženi do konca trajanja pogodbe Priloga II: Zahtevek za plačil
Priloga III: Navodila za obveščanje javnosti
Priloga IV: Načrt krepitve zmogljivosti upravičenca (veljaven d dneva podpisa obeh strank)
Za upravičenca: | Za Upravljavca | |
Ime: | Ime: | Zavod Center za informiranja, sodelovanje in razvoj nevladnih organizacij |
Podpis: | Podpis: | |
Datum: | Datum: | |