Пројекат финансира Извршна агенција као донатор, а под условима датим у конкурсној документацији и међународном уговору - Grant Agreement, (у даљем тексту: Међународни уговор). Средства за финансирање Еразмус+ пројекта из члана 2. овог yговора...
У Г О В О Р
О ФИНАНСИРАЊУ И РЕАЛИЗАЦИЈИ ПРОЈЕКТА ____ ПО ПРОГРАМУ ЕРАЗМУС+ КА2 – ИЗГРАДЊА КАПАЦИТЕТА У ВИСОКОМ ОБРАЗОВАЊУ ЗА 20___. ГОДИНУ
Уговорне стране:
Универзитет у Београду, Студентски трг 1, Београд, кога заступа ректор проф. Xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, (у даљем тексту: Универзитет), ПИБ: 100052450, матични број: 07003170,
Универзитет у Београду - факултет/институт, реализатор Еразмус+ пројекта заведеног под редним бројем ______, кога заступа декан/директор проф. др(у даљем тексту: Реализатор пројекта) x
___________________, руководилац Xxxxxxx+ пројекта, заведеног под редним бројем __________, ЈМБГ __________, (у даљем тексту: Руководилац пројекта).
Члан 1.
Овим уговором утврђују се међусобна права и обавезе уговорних страна у вези са начином, динамиком реализације и условима финансирања средствима добијеним од стране Европске Уније, а на основу пројекта ________________________________________, (у даљем тексту: Пројекат), одобреног од стране Извршне комисије Европске агенцијe за програме у области образовања, културе и медија – The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA), (у даљем тексту: Извршна агенција).
Евиденцију, контролу реализације и остварених резултата Пројектa вршe Извршна агенција, Национална Еразмус+ канцеларија у Србији, (у даљем тексту: Еразмус+ канцеларија) и Универзитет.
Члан 2.
Пројекат финансира Извршна агенција као донатор, а под условима датим у конкурсној документацији и међународном уговору - Grant Agreement, (у даљем тексту: Међународни уговор).
Члан 3.
Средства за финансирање Еразмус+ пројекта из члана 2. овог yговора уплаћује Извршна агенција, када је Универзитет координатор на Пројекту, или координатор, када је Универзитет партнер на Пројекту, на девизни рачун Универзитета у Београду, a за Пројекат ће накнадно бити отворен посебан подрачун.
Исплата средстава из става 1. овог члана, ради реализације Пројекта, врши се на захтев Руководиоца пројекта, а према динамици предвиђеној у Међународном уговору и у складу са дефинисаним правилима Eразмус+ програма.
Члан 4.
Реализатор пројекта и Руководилац пројекта обавезују се:
1. Да Универзитету доставе контакт податке о учесницима Пројекта (пројектни тим) и да заједнички утврђују оправдану потребу за променом у пројектном тиму, о којој Руководилац пројекта у писаној форми обавештава Универзитет и да се у склопу пројектног тима именује администратор Пројекта, који ће бити одговоран за правовремено подношење свих релевантних докумената предвиђених интерном процедуром на Универзитету и у складу са захтевима Извршне агенције, a која је наведена у Прилозима овог уговора.
2. Да заједнички сачине и потпишу, а Руководилац пројекта Универзитету достави:
2.1. План активности који укључује могуће трошкове по свим буџетским линијама, на шестомесечном нивоу.
2.2 На кварталном нивоу, Интерни извештај о реализацији Пројекта у виду Наративног извештаја о току активности на пројекту и Финансијског извештаја, у електронској и писаној форми. У склопу Финансијског извештаја неопходно је доставити сву пропратну документацију која потврђује тачност Финасијског извештаја, a чија се листа налази у Прилогу 2 овог уговора.
Када је Универзитет координатор на Пројекту, потребно је доставити копије наведене документације и за све партнерске институције, оверене потписом надлежног лица (Руководиоца финансијске службе те институције) и печатом институције.
По утврђивању тачности кварталног Финансијског извештаја, исти ће бити потписан од стране Руководиоца пројекта и надлежног лица институције.
За последњи квартал потребно је доставити наведену документацију најкасније 7 дана по завршетку Пројекта, заједно са попуњеним Завршним извештајем (Final Report).
2.3. По одобрењу Пројекта од стране Извршне агенције, детаљан План кофинансирања пројекта у коме се види динамика и дистрибуција кофинансирања по буџетским линијама.
Кофинансирање трошкова пројекта је обавеза Реализатора Пројекта.
2.4. Званичне извештаје о реализацији пројекта (Intermediary Report and Final Report), које потписује и ректор Универзитета, а које ће Руководилац пројекта, у складу са роковима предвиђеним пројектном документацијом, доставити Извршној агенцији, као и одговор Извршне агенције о томе да ли су извештаји одобрени. Уколико буду тражене измене извештаја од стране Xxxxxxx агенције, Руководилац се обавезује да ће правовремено обавестити Универзитет и омогућити правовремену корекцију.
2.5. Документацију релевантну за реализацију трошкова Пројекта наведену у Прилогу 1 и Прилогу 2 овог уговора.
2.6. Препоруке Извршне агенције после сваке званичне посете Еразмус+ канцеларије (Feedback Letter for the Monitoring Visit), упућене Руководиоцу пројекта, као и писани одговор са доказом да су у предвиђеном року испуњене препоруке из писма Извршне агенције за даљи ток;
3. Да Универзитету доставе тражене извештаје или информације, односно омогуће непосредан увид у начин и динамику реализације Пројекта, у року и на начин који одреди Универзитет;
4. Да Универзитет писаним путем обавесте о изменама буџета Пројекта, по завршетку преговора Европске Уније и координатора пројекта.
Члан 5.
Администратор пројекта у обавези је да:
познаје правила програма пројекта;
креира документацију за реализацију и правдање трошкова, захтевану правилима одговарајућег програма, као и националном регулативом;
саставља финансијске извештаје, комплетно попуњене, са унeтим тачним финансијским подацима, у роковима који су дати правилима програма и прописани правилима Универзитета;
прегледа и комплетира документацију свих партнерских институција, у случају када је Универзитет координатор пројекта,
редовно комуницира са партнерским институцијама;
редовно комуницира са стручним службама Универзитета;
благовремено обавештава стручне службе Универзитета о свим проблемима и потешкоћама током реализације пројекта.
У случају када је Универзитет координатор пројекта, Руководилац не може бити истовремено и администратор пројекта.
У случају када је администратор пројекта привремено или трајно спречен да обавља своју функцију, Руководилац је дужан да именује новог администратора пројекта најкасније 15 дана од дана настанка спречености.
Члан 6.
Реализатор Пројекта је дужан да обезбеди финансијска средстава за:
Покривање трошкова банкарских провизија;
Покривање трошкова штампања, публиковања, објаве позива за тендер, превођења, aнгажовања екстерног експерта и дисеминације (ширење информација о пројекту, рекламирање у медијима, израда промотивног материјала, израда сајта пројекта, најам простора за потребе организације догађаја и сл.), а за које не постоје пројектом предвиђена средства у оквиру категорије трошка подуговарање („Sub-contracting“);
Покривање дела путних трошкова чији износ прекорачује лимит прописан Правилима Програма;
Покривање индиректних трошкова, као и трошкова везаних за организацију догађаја у оквиру пројекта а за које пројектом нису предвиђена средства или се та категорија трошка не може сврстати у једну од категорија трошкова предвиђених правилима Програма;
Покривање свих осталих трошкова који нису предвиђени буџетом Пројекта и/или нису у складу са прописаним правилима Програма.
Члан 7.
Руководилац пројекта, поред обавеза наведених у члану 4. овог уговора, има обавезу да: непосредно координира активности реализације Пројекта; издаје писмени налог, односно сагласност за распоред укупног износа средстава обезбеђених за реализацију Пројекта, што представља саставни део документације која се прилаже уз извештаје из члана 4. овог уговора; својим потписом потврђује тачност информација у средњерочном и завршном извештају; редовно и потпуно извештава Универзитет о активностима које се предузимају у циљу реализације Пројекта и предлаже Универзитету мере од значаја за успешно окончање или унапређење рада на Пројекту.
Члан 8.
Саставни део извештаја из члана 4. овог уговора чине:
1. Потпуна и ажурна финансијска документација о наменском трошењу средстава којима се Пројекат финансира, која је наведена у Прилогу 2 овог уговора,
2. Писмени налози Руководиоца пројекта за свако појединачно располагање средствима Пројекта, која се налазе на рачуну Универзитета, који су наведени у Прилогу 1 овог уговора.
Достављање докумената из члана 4. овог уговора је услов за исплату средстава Пројекта са рачуна Универзитета.
Сва документа из члана 4. овог уговора, која се односе на исплату средстава са рачуна Универзитета, морају бити достављена Универзитету најкасније 10 радних дана пре датума плаћања.
Члан 9.
Универзитет има право да обустави даље финансирање и да покрене поступак повраћаја уплаћених новчаних средстава, уколико у року предвиђеном чланом 8. став 3 овог уговора, не прими потребну документацију, или ако примљени извештаји нису сачињени у складу са овим уговором, као и ако не постоји доказ о спроведеним корективним мерама за побољшање спровођења пројекта сходно препорукама Извршне агенције.
Члан 10.
Универзитет ће подржати Реализатора пројекта приликом подношења предлога Пројекта потписивањем „Писма подршке“ (Mandate Form и Declaration of Honour) и омогућити реализацију Пројекта одобреног од стране Европске Уније потписивањем Међународног уговора, под следећим условима:
1. Да Реализатор пројекта и Руководилац пројекта пристану да преузму сва права и обавезе из овог уговора и да потпишу овај уговор пре подношења званичне пријаве Пројекта;
2. Да се део средстава добијених за реализацију Пројекта стави на располагање Универзитету за потребе обављања административно-оперативних послова у складу са Прилогом 3 овог уговора, као и за извршење уговорних обавеза, и то у висини:
2.1 Уколико је Универзитет у Београду координатор пројекта:
15% од буџета пројекта без кофинансирања
2.2 Уколико је Универзитет у Београду партнер на пројекту:
10% од буџета пројекта без кофинансирања
3. Уколико је Универзитет један од партнера на Пројекту, Руководилац пројекта је у обавези да обезбеди да Универзитет са координатором пројекта потпише Конзорцијумски уговор (Partnership Аgreement), у коме ће унапред бити регулисани начини и модели трансфера новца од координатора ка Универзитету, као партнеру на пројекту.
4. Уколико је Универзитет координатор Пројекта, Руководилац пројекта је у обавези да обезбеди правовремено потписивање Конзорцијумских уговора са партнерима, који морају бити достављени Извршној агенцији најкасније 6 месеци од датума почетка пројекта.
Члан 11.
Заједничко учешће у реализацији Пројекта остварује се кроз партнерски однос свих уговорних страна, које деле одговорност за извођење Пројекта, који је делом финансиран од стране Извршне агенције, на начин и по динамици утврђен овим уговором као и Међународним уговором.
У циљу обезбеђења правилног и благовременог извршавања уговорених активности на Пројекту, из члана 2. овог уговора, сви потписници уговора прихватају принципе добре партнерске праксе која подразумева:
1. Да су садржаје из предлога Пројекта и Међународног уговора, односно своје обавезе у реализацији Пројекта, прихватили у складу са садржином овог уговора, чији су потписници;
2. Да се редовно консултују и потпуно информишу о свим аспектима у вези са напредовањем реализације Пројекта;
3. Да учествују у изради средњерочног и завршног извештаја, који се достављају Еразмус+ канцеларији, као и Извршној агенцији;
4. Да сугестије и предлоге за значајније измене у неком од сегмената реализације Пројекта (нпр. активности, учеснике, буџет пројекта, итд.) међусобно ускладе пре него што се исти доставе Xxxxxxx+ канцеларији или Извршној агенцији.
Члан 12.
У случају да Извршна Агенција утврди да је реализација Пројекта вршена противно одредбама Међународног уговора и по том основу захтева повраћај средстава, Реализатор пројекта је дужан да надокнади тражени износ средстава у име Универзитета у Београду, уколико се утврди да је настала штета последица неадекватног вођења Пројекта од стране Руководиоца.
Члан 13.
Овај уговор ступа на снагу даном потписивања, а примењује се од дана потписивања Међународног уговора.
Члан 14.
Све евентуалне спорове који настану у вези са овим уговором, уговорне стране ће покушати да реше споразумно.
Уколико спорови између уговорних страна не буду решени споразумно, уговара се надлежност стварно надлежног суда у Београду.
Члан 15.
Овај уговор је сачињен у 6 (шест) истоветних примерака, од којих 3 (три) припадају Универзитету, 2 (два) Реализатору пројекта и 1 (један) Руководиоцу пројекта.
Саставни део овог уговора чине:
Прилог 1 – Интерна процедура Универзитета у Београду
Прилог 2 - Неопходна документација за правдање трошкова Еразмус+ пројеката
Прилог 3 - Административно-оперативни послови Универзитета у реализацији Еразмус+ пројекта
У Београду, _______________ године
Евиденциони број уговора на Универзитету: _________________
За УНИВЕРЗИТЕТ У БЕОГРАДУ Р е к т о р
Проф. xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
|
За РЕАЛИЗАТОРА ПРОЈЕКТА Д е к а н/Д и р е к т о р
_____________________________
|
РУКОВОДИЛАЦ ПРОЈЕКТА
___________________________ |
|
Прилог 1 Уговора о финансирању и реализацији Xxxxxxx+ пројекта
ИНТЕРНА ПРОЦЕДУРА УНИВЕРЗИТЕТА У БЕОГРАДУ ЗА РЕАЛИЗАЦИЈУ Еразмус+ ПРОЈЕКАТА
Ради успешне реализације пројектних активности, неопходно је правовремено достављати комплетну и исправну документацију у складу са правилима Универзитета у Београду и Еразмус+ програма, наведену по буџетским линијама на следећи начин:
Трошкови ангажовања лица на пројекту (Staff Costs)
1. Захтев за плаћање (2 примерка)
2. Staff Convention (3 примерка), за свако лице појединачно
3. Time sheet (3 примеркa), за свако лице појединачно
4. Попуњен образац за идентификацију лица, у електронској форми
Напомена: По одобрењу пројекта од стране Извршне aгенције неопходно је доставити Годишњу платну листу за све чланове пројектног тима из које се може видети цена рада по сату за свако лице (на основу чега се утврђује оправданост цене дана (Fee per Day) из Staff Convention). Сва лица ангажована на пројекту морају имати закључен Уговор о раду са Реализатором пројекта или Универзитетом у Београду.
Трошкови службеног путовања (Travel Costs and Costs of Stay)
1. Захтев за реализацију трошкова (2 примерка)
2. Налог за службено путовање (3 примерка), за свако лице које путује
3. По повратку са службеног пута за свако лице које је путовало је у року од 7 дана обавезно доставити:
а. Потписан налог за службено путовање од стране лица које је путовало
б. Попуњен и потписан Извештај са службеног путовања
ц. Рачуне за све припадајуће трошкове које је лице платило у сврху реализације службеног путовања (смештај, превоз, осигурање)
д. Авионске карте и boarding pass-овe
е. Individual Mobility Report- правилно попуњен и потписан од стране лица које је путовало (3 примерка)
ф. Попуњен образац за идентификацију лица, у електронској форми
г. Девизне инструкције банковног рачуна у валути земље у коју је лице путовало, у електронској форми (службени пут у иностранство)
Напомена: За свако путовање које не подразумева посету пројектних партнера, доставити писано одобрење од стране Извршне Агенције
Сва лица ангажована на пројекту морају имати закључен Уговор о раду са Реализатором пројекта или Универзитетом у Београду.
Трошкови oпреме (Equipment)
1. Уколико Универзитет у Београду организује обједињену набавку опреме, неопходно је правовремено доставити:
а) Xxxxxx за спровођење поступка обједињене набавке на Универзитету у Београду;
б) Детаљну техничку спецификацију, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке;
ц) Xxxxxx о именовању чланова комисије за спровођење набавке (свака Институција доноси појединачно решење за своја лица и доставља у писаној форми на адресу Универзитета у Београду).
По завршеном поступку одабира најповољнијег добављача, неопходно је доставити:
а) Детаљну табелу расподеле опреме по Институцијама
б) Информације о особама које ће бити задужене за реализацију набавке на Институцијама које су крајњи корисници опреме.
ц) Сву неопходну документацију за спровођење поступка ослобођања од ПДВ-а.
д) Захтеве за пренос средстава Партнерским институцијама и крајњим корисницима опреме на Универзитету У Београду, у 2 примерка.
е) Банкарске инструкције партнерских институција (доставити електронски)
ф) Документацију партнерских институција која доказује да је ослобађање од ПДВ-а и испорука од стране добављача извршена.
2. Уколико се обједињена набавка опреме не спроводи на Универзитету у Београду, неопходно је правовремено доставити:
а) Xxxxxx за именовање члана тендерске комисије за обједињену набавку опреме;
б) Детаљну техничку спецификацију опреме која ће бити набављена од пројектних средстава, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке;
ц) Комплетну документацију о спроведеној набавци опреме (доставити електронски);
д) Детаљну табелу расподеле опреме по Институцијама које су крајњи корисници опреме;
е) Информације о особама које ће бити задужене за реализацију набавке на Институцијама које су крајњи корисници опреме;
ф) Сву неопходну документацију за спровођење поступка ослобођања од ПДВ-а;
г) Захтеве за пренос средстава крајњим корисницима опреме на Универзитету у Београду, у два примерка.
Напомена:
Обавезно доставити писани доказ о
одобрењу Извршне агенције да се набавка
опреме спроведе мимо јединствене
обједињене набавке опреме (обавезно и
у случају кофинансирања).
Обавезно
укључити набавку опреме у склопу
шестомесечног плана реализације
активности.
Сва опрема која је набављена за потребе реализације пројекта мора бити заведена на институцији која је крајњи корисник опреме, обележена Еразмус+ налепницама и доступна на увид у случају захтева за контролу од стране Универзитета у Београду и Извршне агенције.
Трошкови подуговарања (Sub-contracting)
Подразумевају следеће трошкове:
Ангажовања екстерних ескперата за потребе евалуације пројекта;
Обавезне екстерне ревизије;
ИТ курсева;
Курсева језика;
Штампања, публиковања и дисеминације;
Услуга превођења;
Израде и одржавања сајта пројекта.
Сви трошкови подуговарања морају бити наведени у пријави пројекта (project proposal), са јасно назначеним износима и разлогом зашто ове врсте задатака не могу бити реализоване од стране чланова Конзорцијума пројекта. За све врсте трошкова подуговарања које нису предвиђене пројектном пријавом, неопходно је претходно писано одобрење од Извршне агенције за реализацију ових трошкова.
Сваки трошак подуговарања мора бити праћен склапањем уговора са пружаоцем услуге, без обзира на износ.
Уколико трошкови подуговарања превазилазе 25.000 ЕУР, процедура је идентична као и процедура за набавку опреме.
Уколико
је трошак мањи од 25.000 ЕУР, неопходно је
правовремено доставити:
- Захтев за
плаћање у два примерка
- Понуде од
стране три добављача
- Профактуру
одабраног добављача
Подуговарање
није дозвољено са члановима пројектног
тима и члановима Конзорцијума.
Напомена:
Промотивни материјал израдити у складу
са сугестијама Извршне aгенције
и сачувати примерке промотивног
материјала као доказ.
Рефундирање
трошкова
За потребе рефундирања трошкова везаних за пројекат, а који су плаћени са рачуна Реализатора пројекта, неопходно је доставити:
а) Молбу за рефундирање конкретног трошка, потписану од стране декана факултета/директора института, у два примерка
б) Xxxxxx за пренос средстава, у три примерка
ц) Оверене фотокопије релевантне документације која доказује да је трошак настао (у складу са Прилогом 2 Уговора о финансирању и реализацији).
Напомена: У случају да Реализатор пројекта врши плаћање трошкова за потребе пројекта, предвиђених пројектном пријавом и у сагласности са прописаним правилима Програма, неопходна је претходна писана сагласност Универзитета за настанак те врсте трошка.
Прилог 2 Уговора о финансирању и реализацији Еразмус+ пројекта
НЕОПХОДНА
ДОКУМЕНТАЦИЈА ЗА ПРАВДАЊЕ ТРОШКОВА
Еразмус+ ПРОЈЕКАТА
I
- Трошкови ангажовања
лица на пројекту (Staff
Costs)
1. Convention
for Staff Costs
- правилно попуњен образац, потписан од
стране лица које је извршило дело и
надлежне особе на Институцији, оверен
печатом те Институције
2. Time
sheet- правилно попуњен
образац, потписан од стране лица које
је извршило дело и надлежне особе на
Институцији
3. Платни листић као доказ
исплате и цене рада по дану ангажованог
лица
4.
Уговор о раду
5. Уговор о ауторском
делу/Уговор о делу (појединачно по
ауторима)
6. Рекапитулација зараде
за учеснике пројекта чије се зараде
признају као трошак пројекта
7. Девизни
изводи који доказују да су средства
исплаћена са рачуна пројекта
8.
Динарски изводи који доказују исплату
нето зарада као и припадајућих пореза
и доприноса
9. ППП ПД обрасци
II
- Трошкови службеног путовања (Travel
Costs and Costs of Stay)
1.
Individual Mobility Report- правилно попуњен и
потписан од стране лица које је путовало
2.
Документ који доказује да је
лице склопило Уговор о раду са
Институцијом
3. Копија путног налога
са обрачуном трошкова по службеном путу
4. Сви рачуни на основу којих је учињен обрачун трошкова службеног пута:
а)
Фактуре за трошкове службеног путовања
које је платила Институција која је
упутила лице на службени пут, са
припадајућим девизним и динарским
изводима (смештај и превоз);
б) Рачуни
које је лице само платило у сврху
реализације службеног путовања (смештај,
превоз, осигурање);
ц) Авионске карте
(boarding pass-ови);
д)
Доказ о исплаћеној аконтацији и исплати
по коначном обрачуну лица (девизни
извод, динарски извод, налог благајне
за исплату).
5. Документ којим је регулисано коришћење сопственог и службеног возила у сврхе обављања службеног пута
6. ППП ПД обрасци
Напомена:
За свако путовање које не подразумева
посету пројектних партнера, доставити
писмено одобрење од стране Извршне
агенције.
III
- Трошкови
Опреме (Equipment)
1.
Уколико се опрема набавља у оквиру
обједињене набавке (вредност опремe
прелази 25.000 ЕУР), доставити:
а)
Документацију која доказује спроведени
поступак обједињене
набавке
б) Уговоре са изабраним
добављачима
ц) Профактуре одабраних
добављача
д) Оверене ППО ПДВ обрасце
е) Фактуре добављача
ф) Отпремнице
г) Девизни и динарски изводи као
доказ исплате добављачима
х) Сертификат о пореклу опреме
и) Картице основних средстава као доказ увођења набављене опреме у инвентарне књиге Институције
2.
Уколико је опрема набављена ван поступка
обједињене набавке (вредност опремe
мања од 25.000 ЕУР), доставити:
а) Понуде
од стране три добављача
б) Профактуре
изабраних добављача
ц) Оверене ППО
ПДВ обрасце
д) Фактуре добављача
е)
Отпремнице
ф) Девизни и динарски
изводи као доказ исплате добављачима
х) Сертификат о пореклу опреме
и)
Картице основних средстава као доказ
увођења набављене опреме у инвентарне
књиге Институције
Напомена:
Обавезно доставити писмени доказ о
одобрењу Извршне aгенције
да се набавка опреме спроведе мимо
јединствене обједињене набавке опреме
(обавезно и у случају кофинансирања).
IV - Трошкови подуговарања (Sub-contracting)
1.
Уколико трошкови подуговарања превазилазе
25.000 ЕУР, доставити:
а)
Документацију која доказује спроведени
поступак набавке
б)
Уговор са одабраним добављачем
ц)
Профактуру одабраног добављача
д)
Оверен ППО ПДВ образац
е) Фактуру
добављача
ф) Отпремницу
х) Девизни
и динарски изводи као доказ исплате
добављачу
Напомена: Обавезно доставити
писмени доказ о одобрењу Извршне aгенције
у случају услуга подуговарања које нису
предвиђене пројектном пријавом.
Сви
чланови Конзорцијума су дужни да чувају
и на захтев Универзитета/Извршне агенције
доставе све извештаје екстерних
експерата, писане материјале, публикације,
промотивне материјале и све остале
материјале који су настали као предмет
подуговарања.
2. Уколико је трошак подуговарања мањи од 25.000 ЕУР, доставити:
а) Понуде од стране три добављача
б) Уговор са одабраним добављачем
ц) Профактуру одабраног добављача
д) Оверен ППО ПДВ образац
е) Фактуру добављача
ф) Отпремницу
г) Девизни и динарски изводи као доказ исплате добављачу
Напомена: Обавезно доставити писмени доказ о одобрењу Извршне aгенције у случају услуга подуговарања које нису предвиђене пројектном пријавом.
Сви чланови Конзорцијума су дужни да чувају и на захтев Универзитета/Извршне агенције доставе све извештаје екстерних експерата, писане материјале, публикације, промотивне материјале и све остале материјале који су настали као предмет подуговарања.
Документација партнерских Институција може бити еквивалент горе поменутих докумената, а у складу са националним законодавством и интерном регулативом те институције.
Прилог 3 Уговора о финансирању и реализацији Xxxxxxx+ пројекта
Административно-оперативни послови Универзитета у реализацији Еразмус+ пројекта
Административно-оперативни послови Универзитета подразумевају:
1. Аплицирање за пројекат
1.1 Проучавање упутстава и правилника за пријављивање, реализацију и административно и финансијско реализовање пројекта у оквиру ЕРАЗМУС+ програма;
1.2 Саветовање апликаната;
1.3 Објава позива за пријављивање пројекта;
1.3.1 Пријем и обрада захтева за пријаву пројеката;
1.3.2 Склапање и потписивање уговора о реализацији пројеката са факултетима реализаторима пројеката;
1.3.3 Израда пратећих докумената за пријаву пројекта;
1.3.4 Пријава пројекта;
1.4 Попуњавање докумената за НБС.
2. Реализација пројекта
2.1 Потписивање уговора (Grant Agreement-a) и партнерских споразума:
2.1.1 Пријем и обрада предлога уговора;
2.1.2 Провера усклађености са позитивним правом Републике Србије;
2.1.3 Консултације са чланицама универзитета које су укључене у пројекат;
2.1.4 Преговарање о условима споразума са партнерима на пројекту;
2.1.5 Потписивање уговора/споразума и слање странама потписницама;
2.2 Пренос средстава (динарска и девизна средства);
2.3 Учествовање на пројектним састанцима;
2.4 Организовање службених путева
2.4.1 Отварање путних налога за пут у земљи;
2.4.2 Отварање путних налога за пут у иностранству;
2.4.3 Израда одлуке за путне налоге;
2.4.4 Слање упита путним агенцијама и избор понуде за хотелски смештај и авио превоз;
2.4.5 Исплата аконтације за службени пут у иностранству;
2.4.6 Исплата по коначном обрачуну за службена путовања;
2.4.7 Провера пратеће документације за обрачун путног налога;
2.5 Исплата хонорара
2.5.1 Контрола достављене документације (Staff convention, Time sheet);
2.5.2 Провера буџета;
2.5.3 Обрада захтева за исплату хонорара;
2.5.4 Израда уговора о делу/ауторском делу;
2.5.5 Реализација плаћања хонорара;
2.6. Набавка опреме
2.6.1 Прикупљање техничких спецификација са сагласностима универзитета партнера на пројекту;
2.6.2 Праћење буџета;
2.6.3 Формирање комисије за тендер;
2.6.4 Објава тендера;
2.6.5 Сређивање техничке документације;
2.6.6 Организација тендера;
2.6.7 Закључивање уговора са одабраним добављачима;
2.6.8 Ослобађање од ПДВ-а;
2.6.9 Пријем опреме са пратећом документацијом;
2.6.10 Провера сертификата о пореклу опреме;
2.6.11 Плаћање опреме;
2.6.12 Расподела опреме по факултетима;
2.6.13 Израда уговора/реверса за пренос опреме;
2.6.14 Књижење опреме у картицама основних средстава;
2.7 Плаћање доспелих обавеза/рачуна;
2.8 Сарадња и комуникација са партнерима на пројекту;
2.9 Вођење документације пројекта (копирање документације, овера копија документације, слагање документације по буџетским линијама);
2.10 Књижење у картицама главне књиге и у ФИМЕС-у.
3. Финансијско извештавање
3.1 Провера кварталних финансијских извештаја;
3.2 Провера средњорочних финансијских извештаја;
3.3 Провера завршних финансијских извештаја;
3.4 Слање извештаја координатору/Извршној агенцији;
3.5 Упоређивање трансакција евидентираних у главној књизи са софтвером за финансије.
16