Vägledning för avrop avStädtjänster Version 180327

Ramavtalet är upphandlat i enlighet med Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Det kan dock finnas vissa bestämmelser i Lag (2016:1145) om offentlig upphandling som är tillämpliga.

2 Genomförandet av avrop

Vid genomförande av avrop gäller det att på förhand ta reda på sitt behov. När avropande myndighet identifierat sitt behov utmynnar detta i en kravställning på hur man vill att Städtjänsten ska utföras.

2.1 Allmänt om genomförandet

Avropsberättigad kan vid avrop precisera vilka städmetoder som ska användas eller helt eller delvis överlåta till ramavtalsleverantörerna att anpassa metoderna utifrån önskat resultat. Kvalitetsuppföljning är viktigt. Kvalitetsuppföljning kan ske genom INSTA 800, avropsberättigades egna rutiner eller av ramavtalsleverantörens framtagna rutin.

2.2 Ändamålsenligt avtal

Ett ändamålsenligt avtal kan sägas bestå av tre komponenter. Dessa är;

Tjänsten (Objektet)

Kontraktsvillkoren

Kontraktsuppföljningen

2.2.1 Tjänsten (Objektet)

Det är i denna del ni ska definiera ert behov av vad som ska Städas, vilket resultat som ska uppnås samt på vilket sätt ni önskar få det gjort. Det är här ni ska lägga krutet. Se vägledningen avsnitt 3.

2.2.2 Kontraktsvillkoren

De Allmänna villkoren är till stor del redan fastställda för att ni ska kunna säkerställa leverans av Städtjänsterna (objektet), det som är kvar att göra är tilldelningskriterierna för att slutligen fastställa priset för Städtjänsterna. Se Ramatalets avsnitt 8 Avropsrutin samt vägledningen avsnitt 4.

2.2.3 Kontraktsuppföljning

De Allmänna villkoren innehåller bestämmelser som innebär att ni har möjlighet att kontrollera och följa upp så att kontraktet efterlevs. Det är lämpligt att ni tar fram en rutin för säkerställande av kontraktsefterlevnad. Se vägledningen avsnitt 7.

3 Tjänsterna (objektet)

Det här är det enskilt viktigaste momentet för ett ändamålsenligt avtal vid avrop från ramavtalet för Städtjänster.

Det finns flera olika sätt att beskriva objektet/en som ska städas. Det är möjligt att enbart ha en objektbeskrivning, men Statens inköpscentral rekommenderar att ha en objektbeskrivning som kompletteras med en visning under anbudsfasen för att leverantörerna ska kunna lämna så bra avropssvar som möjligt. Visning kan genomföras enskilt eller i grupp beroende på avropande myndighets krav och behov.

Det går även att avropa Städtjänsterna med INSTA800 – se vägledningen punkt 3.6.

3.1 Dagligstädning

Tjänsten avser den dagliga städningen och kan kompletteras med övriga tjänsterna inom Ramavtalet (se vägledningen punkt 1.1).

3.1.1 Avropsexempel

Avropsexemplet kommer från en upphandling genomförd före Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. I upphandlingen kravställdes inte på kvalitetsuppföljning enligt INSTA800 utan ingående moment samt städmetoder preciserades och en visning genomfördes med leverantörerna innan anbudsinlämning.

Här kommer ett utdrag ur avropsexemplets objektbeskrivning daglig städning;

Lokaltyp

Daglig service

Övrig service daglig

Konferensrum och

mindre mötesrum

Golvmetod (dammsugning eller moppning) Damma öppna ytor

Rengöra whiteboardtavla

Torka av bord. Borsta av stolar

Klart före 8.00. Rengöring av

whitebordtavlor ska ske med torr duk

Tysta rum

Tömma papperskorg

Golvmetod (dammsugning eller moppning) Damma av bord, stol.

Städas en gång per vecka

Avfläckning vid behov

Kaffeautomat

Daglig rengöring samt påfyllning av kaffe. 8 st maskiner

5 st Prestolino, 1 st Bistro, 2 st Cafemat

Märke: WMF

Efter 08.00

vån 2 (Cafe) och vån 1 (konferens) före 8.00

Tömning sump och påfyllning kaffe sker 1 gång per dag. Påfyllning av mjölk 6 st maskiner sker 2 ggr/dag

Pentry våningsplan

Rengöra bänk och diskho Tömma papperskorg

Golvmetod (dammsugning eller moppning)

Städas efter 8.00

Här kommer ett utdrag ur avropsexemplets objektbeskrivning avseende veckoservice;

Lokaltyp Kontor Kontorslandskap

Korridorer

Övrig service 1 gång/vecka

Tömma papperskorgen

Damma fria ytor inkl bordsarmatur och tavlor Avfläcka glaspartier/snickerier

Golvmetod (moppning)

Golvlister avtorkas

Övrig service 1 gång/vecka

Konferensrum övriga våningar Avfläcka dörr/glasparti. Lågt hängda armaturer dammas Ev konstverk dammas

Golvmetod (dammsugning eller moppning)

Golvlister avtorkas

Kapprum

Damma av hatthylla, galgar och avfläcka speglar

Multiytor

Tömma papperskorgar

Damma arbetsytor, avfläckning

Pentry

Avfläcka snickerier, lodräta och vågräta.

3.2 Periodisk städning

Städning utöver den regelmässiga städningen t.ex. storstädning.

3.2.1 Avropsexempel

Här kommer ett utdrag ur avropsexemplets Periodiska moment.

Lokaltyp

Periodiska moment (se schema)

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Behov

Metallpartier runt dörrar hissar Poleras med lämpligt medel Linoleum Vaxning och polering av linoleumgolv

Stengolv entré Typ Twistermetod

Storstäd toaletter (29 st) Grundlig rengöring av klinkergolv och kakel inkl fogrengöring Telerum Golvmetod (moppning, dammsugning)

Ogräsrensning Borttag, altan, innergård mellan plattor, ej kemiska preparat

Altan våning 6 Tillsyn varje dag, sopning och borttag av skräp 1/5-15/9 Hängande armaturer (ca 250 st) Dammas ovan och underliggande raster

Arkiv (130 kvm) Golvmetod (moppning, dammsugning) torka fria hyllor

Förråd NB 3 st ca 60 kvm Golvmetod (moppning, dammsugning)

Hisskorgar invändigt

Rengöring av speglar, metallpartier, löpränna för dörr, knappsats

Hissdörrar ut- invändigt

Glas och metallpartier

Serverhall

Golvmetod (moppning, dammsugning)

Rengöring av kylskåp (11 st)

Urplock och slänga utgången mat, rengöring invändigt

Avfrostning frys (1 st)

Urplock och slänga utgången mat, rengöring invändigt

Avtork bord/stolar innergård/altan

Våttorkas

Rengöring hängande armaturer

Dammsugning, avtorkning ovansida

Rengöring av diskmaskiner

Med rengöringsmedel

Avtorkning av dörrfoder ovansida

Samtliga entrédörrar till våningsplan samt elcentraler ca 45 st

Mellanväggar av partier

Fönsterputs (mot avrop och separat fakturering)

Trapphus a,b,c fönsternisch, bänk

Avtorkning

4:sidig hela fastigheten fönsterputs

1:sidig hela fastigheten fönsterputs

bågar Gatufasad 262 st, Innergård 374 st skruvade mellanglas

entreparti 23 st dubbelsidigt

3.3 Fönsterputsning

Ofta finns det flera olika typer av fönster med olika antal glasrutor av varierande storlek.

En möjlig beskrivning av fönsterputsning kan t.ex. vara ”Efter fönsterputs ska fönsterrutorna vara rena utan ränder. Fönsterkarmar, fönsterbänkar och element ska vara avtorkade med fuktig trasa. Avropande myndighet ansvarar för att lösa föremål större än blomkrukor tas bort. Föremål som går att flytta/lyfta med en arm sker under leverantörens försorg”.

Tjänsterna ska utföras sakkunnigt och med för tjänsten lämpliga metoder, t.ex. att ett fönster ska vara rent och utan ränder, väljer man att beskriva de ingående momenten kan det vara bra att vara tydlig.

Se även Ramavtalets avsnitt 7 Allmänna villkor.

3.4 Golvvård

Leverantörerna har kunskap om olika städmetoder och kan hjälpa er med städmetod. Vald städmetod ska finnas med i den städinstruktion som ska tas fram (se punkt 7.7.1.2 i Allmänna villkor i Ramavtalet).

3.4.1 Avropsexempel

Här kommer ett utdrag ur avropsexemplets angivande av golvtyper;

Yta kvm Vån 2	Sten trapphus	Klinker Toalett	Plastmatta KorsK städ	Linolium allm utrymm	Linolium kontor	Linolium vaktm	Linolium Mötes	Trä kontor	Trä matsal	Textil	parkett allm	parkett mötes rum	Totalt

1061	70	22	5	174	53	58	0	75	268	280	6	50	1061

3.5 Hygienmateriel

Om tjänsten dagligstädning tillhandahålls kan även hygienmateriel såsom toalettpapper, tvål, handsprit, pappershandukar och diskmedel ingå i avropet.

Tänk på att ange om och i vilken utsträckning hygienmateriel ska ingå i avropet. Utvärderingsmässigt kan ni välja om det ska ingå i ett pris per objekt eller om ni väljer att prissätta posten separat.

Tänk även på att det är bra att vara tydlig här hur det ska prissättas och hur det ska faktureras för att underlätta kontraktsuppföljningen så att den inte blir onödigt resurskrävande i detta moment.

3.6 Kvalitetsuppföljning

Ramavtalsleverantörerna är kvalificerade på att de har teknisk och yrkesmässig kapacitet att utföra Städtjänsterna samt att personalen har erforderlig utbildning. Kraven återfinns i förfrågningsunderlagets Leverantörskvalificering och utgör tillsammans med de Allmänna villkoren de kontraktsvillkor som är beskriva i vägledningens punkt 2.2.

Om avropande myndighet vill kan både ett eget kvalitetsuppföljningssystem användas alternativt av leverantöreren framtagen metod eller INSTA800 som samtliga leverantörer har kompetens inom.

3.7 Användning av INSTA800

Avropande myndighet kan välja att använda sig av INSTA800. Ett avrop kan då lite förenklat bestå i att man genomför visning av lokalerna och att man sedan beskriver vilken

kvalité i vilka utrymmen man önskar enligt INSTA800 och under vilka tidsintervaller mätning ska ske.

Vid användning av INSTA800 är det av stor vikt att avropande myndighet är insatt i kvalitetssystemet.

4 Kontraktsvillkoren

I de allmänna villkoren står det hur tjänsterna (objektsbeskrivningen) ska levereras och påföljderna om så inte sker. Det finns även en ändringsklausul.

Läs bilaga Allmänna villkor och fundera på följande;

1. Ska vi skriva säkerhetskyddsavtal? Se 7.14.2 i Allmänna villkor.

2. Ska vi skriva sekretessavtal? Se 7.13 i Allmänna villkor.

3. Behöver vi ange delar av städinstruktionen redan i avropsförfrågan? Se 7.7.1.2 Allmänna villkor.

4. Tilldelningskriterier - behöver gås igenom inför avrop (se 7.11 om Pris i Allmänna villkor samt även avsnitt 8 Avropsrutin). Hur ska prissättningen ske i avropet samt i kontraktet? Se 4.1 nedan.

5. Betalnings och faktureringsvillkor enligt 7.12 i Allmänna villkor.

6. Kan vi utifrån vår beskrivning av Städtjänsterna (objekten) utläsa vad som utgör ett fel enligt de Allmänna villkoren?

Andra aspekter som behöver beaktas är även kontraktslängden samt eventuella optioner avseende tid och omfattning.

4.1 Tilldelningskriterier

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är tilldelningsgrund vid avrop från Ramavtal för Städtjänster.

Det finns ett exempel i Ramavtalets avsnitt 8.1.4 Avropsrutin.

Syftet med tilldelningskriterierna är från avropande myndigheters perspektiv att få rätt Städtjänst till rätt pris. Avropande myndighet kan välja att enbart tillämpa pris som tilldelningsgrund men kan även vid behov välja att utvärdera kvalitet.

Tilldelningskriterierna syftar också till att visa anbudsgivarna vad den avropande myndigheten tillmäter betydelse inom ramen för Ramavtalet. På så sätt uppfylls de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling och transparens.

Syftet med tilldelningskriterierna ur ramavtalsleverantörernas perspektiv är att ramavtalsleverantörerna ska veta vad den avropande myndigheten tillmäter betydelse så att anbudsgivarna kan utforma sitt anbud på ett så bra sätt som möjligt.

Resultatet av tydliga och transparenta utvärderingsmodeller i kombination med en rättvisande objektbeskrivning med kontraktsvillkor är förhoppningsvis ett ändamålsenligt avtal.

Ramavtalet Städtjänster är reglerat på så sätt att priser för timbaserade tjänster är efter prisjustering 2018-04-01 255,25 kr (tidigare 250 kr/h) och ob-tillägg förekommer (Se Ramavtalet 6.14), för Städtjänster som prissätts per objekt eller kvm så anges pris vid den förnyade konkurrensutsättningen (Se Ramavtalet 7.11).

5 Avropsfasen

Efter att ni är klara med kravställningen på objekten som ska städas och eventuellt hur det ska städas samt anpassat kraven till kontraktsvillkoren så är det dags för avrop.

Avropsprocessen finns beskriven med utvärderingsexempel i avsnitt 8 Avropsrutin och innehåller kortfattat följande steg;

1. Kontrollera objektsbeskrivningen en sista gång – den kan vara svår att justera vid ett senare skede även om det är möjligt.

2. Kontrollera att tilldelningskriterierna (4.1 ovan) överensstämmer med ert behov.

3. Avropsförfrågan ska skickas till samtliga ramavtalseverantörer och innehålla bl.a.

3.1. Tidsfrister för sista anbudsdag1

3.2. Anbudens giltighetstid

3.3. Tidpunkt för frågor och svar

3.4. Objektbeskrivningen

3.5. Tidpunkter för visning

4. Efter sista anbudsdag är det dags att öppna och utvärdera anbuden.

5. Anbudsutvärdering

5.1. Kontroll av anbuden

5.2. Ev. rättelser och kompletteringar

1 Tidsfristen ska vara tillräcklig med hänsyn tagen till art och omfattning.

5.3. Ev. verifieringar av kravuppfyllelse

6. Tilldelningsbeslut

6.1. Innehåller beslut om tilldelning av kontrakt samt skälen varför

6.2. Ev. frivillig avtalsspärr.2

6.3. Innehåller en skrivning om att civilrättsligt bindande avtal först uppstår då kontrakt undertecknats av båda parter.

6 Kontraktsskrivning

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut och eventuell s.k. frivillig avtalsspärr iakttagits är det dags för kontraktsskrivning.

Kontraktsskrivningen innebär att ett civilrättsligt bindande avtal uppstår (om ni inte har valt att detta ska ske i samband med tilldelningsbeslutet (rekommenderas ej)).

Kontraktsskrivningen innebär att Städtjänsterna kan börja levereras. Tänk på att de upphandlingsrättsliga principerna gäller under hela kontraktets giltighetstid.

Statens inköpscentral tillhandahåller en Mall för Kontrakt som avropande myndighet kan använda, men det går även bra att använda en egen kontraktsmall.

Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx kommer med egna villkor eller vill lägga till saker vid kontraktsskrivningen och ni känner er osäkra kontakta Ramavtalsansvarig vid Statens inköpscentral.

7 Kontraktsuppföljning

Under avtalstiden är viktigt att man följer upp kontraktet, detta för att säkerställa Städtjänstens fullgörande samt för att säkerställa att reglerna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling efterlevs.

2 Formkrav är att berätta att ni tillämpar avtalsspärr och datum då kontrakt tidigast kan tecknas.

7.1 Avropande myndighets kotraktsuppföljning

Den avropande myndigheten ska följa upp och kontrollera Städtjänsten. Utförs inte Städtjänsten på avtalat sätt ska avropande myndighet i enlighet med de Allmänna villkoren påtala detta för ramavtalsleverantören.

Den avropande myndigheten ska även följa upp eventuella sysselsättningsfrämjande krav som ställts i avropet i enlighet med Avropsrutin 8.1.2.

Den avropande myndigheten ska följa upp avtalade priser och kontraktsvillkor.

7.2 Statens inköpscentrals kontraktsuppföljning

Statens inköpscentral kommer att följa upp Ramavtalet samt krav enligt Huvuddokumentet (avsnitt 6 i Ramavtalet).

8 Kontaktuppgifter

8.1 Statens inköpscentral

Statens inköpscentrals webbplats: xxxxxx.xx .

För ramavtalsspecifika frågor kontakta Ramavtalsansvarig. Kontaktuppgifter finns på ramavtalets sida

Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär på e-post xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

8.2 Ramavtalsleverantörerna

Ramavtalets sida.