Contract

Förslag till nytt konsortialavtal

2022-11-11

Förslag till nytt Konsortialavtal för Ladokkonsortiet, gemensamt personuppgiftsansvarsavtal och med förslag på personuppgiftsbiträdesavtal med Umeå universitet

Bakgrund

Efter att Ladok3-projektet slutförts gav styrelsen Xxx Xxxx i uppdrag att göra en översyn av styrningen och ägandeformen för Ladok. Utredaren rekommenderade att bibehålla konsortieformen för Ladok. Ladokkonsortiets årsstämma 2020-05-28 beslöt att bibehålla konsortiet som organisationsform för framtida styrning och ägande av Ladok.

Stämman beslöt också att omarbeta avtalet inför beslut på stämman 2021. Styrelsen gjorde en översyn av konsortialavtalet för att ensa uttryck och tydliggöra styrelsens ansvar för hela Konsortieverksamheten. Flera remissinstanser framförde synpunkter på avtalsstrukturen och hanteringen av personuppgifter. Styrelsen angav inför beslutet på stämman att synpunkterna är viktiga att beakta och önskar att stämman ger styrelsen tid att göra en översyn av avtalet.

Stämman beslöt 2021-05-27 att konsortialavtalet ska gälla till 2022-12-31 med möjlighet till ett års förlängning om arbetet med översynen inte hunnit förankras bland parterna.

Styrelsen gav därför en extern utredare, Xxxxxx Xxxxxx, i uppdrag att göra en översyn av avtalet och ta fram ett förslag på ett nytt konsortialavtal. En referensgrupp bestående av lärosätesjurister har bistått med expertkunskap. Utredaren tog fram förslag på konsortialavtal, avtal om gemensamt personuppgiftsansvar och ett personuppgiftsbiträdesavtal med Umeå universitet.

Styrelsen har bearbetat förslagen och skickat ut förslag på avtal på remiss under perioden 2022-06-10 — 2022-09-30. Samtliga remissvar finns tillgängliga på Xxxxx.xx, totalt har 32 svar inkommit. De inkomna svaren har analyserats och bearbetats tillsammans med en jurist.

Styrelsen förslag är att avtalen ska gälla från 2023-01-01 — 2025-12-31 med möjlighet till ett års förlängning efter stämmobeslut.

Dokumentens innehåll

Avtalets dokument har reviderats så att de harmoniserar med varandra vad gäller begrepp. Konsortialavtalet har kompletterats med kapitel 4 som tydliggör fördelning mellan de olika dokumenten vad gäller personuppgiftsansvar. Konsortialavtalet utgör huvuddokumentet som läses först. Avtal om gemensamt personuppgiftsansvar utgör bilaga 1 till Konsortialavtalet. Dessutom bifogas ett förslag till Personuppgiftsbiträdesavtal Ladoksystemet som varje Part tecknar med Umeå universitet.

Gemensamt personuppgiftsansvar

När utvecklingen av nya Xxxxx påbörjades 2012 bestämde Parterna att Xxxxx skulle köras i en gemensam installation med gemensamt studentdata. Det medför ett gemensamt

Avsändande enhet

personuppgiftsansvar för uppgifterna i Ladok, vilket är en förutsättning för att kunna använda ett gemensamt system. Ytterligare försök till att förtydliga vad personuppgiftsansvaret innebär har gjorts i det reviderade förslaget.

Övriga förändringar utifrån remissvaren

En genomgång av samtliga dokument har gjorts avseende språk och formuleringar. Dessutom har följande större ändringar gjorts:

• Tydliggjort att arbetsmiljöansvaret för utlånad personal ligger kvar på utlånande Part.

• Kompletterat skadeståndsregleringen med uppgiftsansvar enligt vad som framgår av

Avtal om gemensamt personuppgiftsansvar.

• Definierat vad force majeure innebär.

• Förtydligat infört avseende upptagande av associerad part.

• Beskrivit vilka personuppgifter som får lämnas ut till andra Parter.

• Förtydligat hur Parterna ingår, genom styrelsen, avtal med Umeå universitet om uppdrag att tillhandahålla driftmiljöer och andra tjänster till Konsortiet

• Mindre justeringar till formuleringar.