Contract
Datum: | Diarienummer: | |
Tjänsteskrivelse till Idrotts- och fritidsnämnden | 2021-01-12 | IFN-2021-00006 |
Handläggare: Xxxxx Xxxxx |
Nytt tilläggsavtal Fyrishov
Förslag till beslut
Idrotts- och fritidsnämnden beslutar
1. att anta förvaltningens förslag till nytt tilläggsavtal med Fyrishov AB enligt ärendets bilaga 3, samt
2. att uppdra till avdelningschefen för idrotts och fritid att skriva under tilläggsavtalet.
Ärendet
Idrotts- och fritidsnämnden har kommit överens med Fyrishov AB om ett uppdragsavtal, bilaga 1, för bolagets upplåtelse av lokaler till nämnden (IFN-2019- 00120) samt i ett tilläggsavtal, bilaga 2, (IFN-2020-00129).
Tilläggsavtalet har kommit till som ett resultat av behovet att förtydliga delar av grundavtalet samt att komma överens om detaljer som samverkan kring bokning, parternas förhållande kring undervisningsbassängen och fakturering och uppföljning.
I mål och budget för 2021 har idrotts- och fritidsnämnden fått ett nytt uppdrag som består av simundervisning för förskoleklasser. Nämnden har tilldelats 6 400 000 kronor för uppdraget.
Det nya uppdraget och justering av ersättning och timmar i tilläggsavtalets punkt 2 för att möjliggöra för föreningsverksamhet i undervisningsbassäng/träningsbassäng har medfört behov av att komma överens om ett nytt tilläggsavtal till uppdragsavtalet med Fyrishov AB.
Postadress: Uppsala kommun, stadsbyggnadsförvaltningen, 753 75 Uppsala Besöksadress: Xxxxxxxxxxxxx 00
Telefon: 000-000 00 00 (växel)
E-post: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx
Två helt nya punkter 5 – Undervisningsbassäng/träningsbassäng och punkt 6 - Simundervisning för förskoleklass läggs till.
Punkt 5 reglerar ersättning och timmar för undervisningsbassäng/träningsbassäng. Fyrishov AB tillhandhåller 1 000 timmar per år till en kostnad av 1 450 000 kronor per år i undervisningsbassäng/träningsbassäng. Parterna har kommit överens om en annan prissättning av uppdraget i punkt 2 som möjliggör att nämnden tillhandahålls 1 000 timmar i undervisningsbassängen/träningsbassängen inom befintlig ersättning.
Punkt 6 reglerar uppdraget om simundervisning för förskoleklasser som idrotts- och fritidsnämnden fått i mål och budget och de villkor som nämnden och Fyrishov AB kommit överens om.
I och med nämndens beslut om det nya tilläggsavtalet upphör det tidigare tilläggsavtalet att gälla.
Ärendet har beretts av stadsbyggnadsförvaltningen i samverkan med Fyrishov AB.
Barnperspektivet är medtaget i beredningen i form av att fler timmar för föreningsaktiviteter möjliggörs i Fyrishov. Barnperspektivet förstärks i och med att föreningsaktiviteter möjliggörs i undervisningsbassängen/träningsbassängen.
Jämställdhetsperspektivet har inte beaktats särskilt. Näringslivsperspektivet är inte relevant i ärendet.
Idrotts- och fritidsnämnden och Fyrishov kom 2019 överens om ett uppdragsavtal för tillhandhållande av lokaler i Fyrishovanläggningen till föreningslivet. Ett tilläggsavtal från 2020 förtydligade innehållet i uppdragsavtalet. Då idrotts- och fritidsnämndens nya uppdrag om simundervisning till förskoleklasser inte finns med i uppdragsavtalet eller i tilläggsavtalet samt att undervisningsbassängen/träningsbassängen heller inte finns reglerad finns behov av att komma överens om ett nytt tilläggsavtal mellan parterna. Förslag till nytt tilläggsavtal bifogas ärendet, bilaga 3.
Idrotts- och fritidsnämnden får ökade kostnader för det nya uppdraget om simundervisning för förskoleklass.
I Mål och budget 2021 har nämnden fått ersättning för de ökade kostnaderna.
Tjänsteskrivelse daterad 2021-01-11
Bilaga 1, Uppdragsavtal mellan Fyrishov AB och idrotts- och fritidsnämnden Bilaga 2, Gällande tilläggsavtal till uppdragsavtalet
Bilaga 3, Förslag till nytt uppdragsavtal
Stadsbyggnadsförvaltningen
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx |
Stadsbyggnadsdirektör |
Allmänt
Parterna har som gemensamt mål att verka för utvecklingen av Uppsala som idrottskommun. Parternas uppdrag är att skapa så bra förutsättningar som möjligt för kommunens invånare att delta i idrottens föreningsliv och därmed skapa ett livslångt intresse för idrott och fysisk aktivitet. Vidare har båda parter i uppdrag att skapa samnyttjande av lokalanvändning för att öka nyttjandegraden av kommunens befintliga anläggningsbestånd.
Ändmål
Parter i denna överenskommelse är Uppsala kommun, Idrotts och fritidsnämnden (nämnden) och Fyrishov AB (bolaget). Avtalet rör inhyrning av lokaler (idrottshallar) för skolidrott samt föreningsbedriven verksamhet inom Uppsala kommun (beskrivna som kategori 1 och 2 i Uppsala kommun, Prislista 2019, bokningsbara anläggningar, bilaga 1) på Fyrishov.
Denna överenskommelse, som innehåller två delar, hallar och bad, ersätter samtliga tidigare avtal mellan parterna gällande nämnda lokaler.
Objekt
Objekten är specialhallar, (gymnastik, truppgymnastik, judo, tyngdlyftning, fäktning och luftskytte) multihall B och D (bilaga 2), samt del av simhall samt plats för allmänhetens bad.
Parternas uppdrag och ansvar
Ur Uppsala kommun - Mål & Budget 2019-2021 - Idrotts- och fritidsnämnden;
”Nämnden ansvarar för planering och utveckling av barn- och ungdomsidrott liksom bredd- och elitidrott samt fritidsverksamhet. Nämnden löser sitt uppdrag huvudsakligen genom inhyrning och uthyrning av anläggningar samt genom att ha en långsiktig planering för lokalförsörjning avseende idrotts- och fritidsanläggningar”.
Ur Uppsala kommun - Mål & Budget 2019-2021 - Fyrishov AB - Bolagsspecifika ägardirektiv;
”Fyrishov AB ska bidra till en ökad folkhälsa genom att erbjuda en arena för fritid, idrott, bad och rekreation som är välkomnande för alla.
Arenan och badet, som besöksattraktion, ska stärka den positiva bilden av Uppsala som bostadsort, besöksmål och som en attraktiv stad för lokalisering av företag.
Bolaget ska ansvara för driften av verksamheten i Fyrishovsanläggningen och efter uppdrag Gottsundabadet i Uppsala kommun.
Bolaget ska samverka med andra aktörer inom besöksnäringen, och särskilt inom Uppsala Stadshuskoncernen, för att stärka Uppsala som besöksmål och uppnå samordningsvinster. Bolaget ska tillhandahålla en plats för aktiviteter för förbättrad folkhälsa, särskilt bland äldre, samt för skolidrott till Uppsalas skolor,
Bolaget ska verka för ökad simkunnighet i Uppsala, bland annat genom att tillhandahålla en plats för simundervisning till Uppsalas skolor.”
1
Uppdragets uppbyggnad och ersättningar
Uppdraget inriktar sig på att bolaget tillhandahåller hallar och del av simhall på Fyrishov för skola, föreningsliv samt plats för allmänhetens bad.
1. Specialhallar – nedan angivna lokaler tillhandahålls 50 veckor/år under mån-sön kl 09-22. Nämnden har rätt att själv boka ut lokalen i andra hand till skola och föreningsliv enligt kategori 1-2.
o Gymnastikhall; 1 495 kvm
o Truppgymnastikhall 231 kvm
o Judo; 328 kvm
o Tyngdlyftning; 141 kvm
o Fäktning; 296 kvm
o Luftskyttehall 116 kvm
Ersättning specialhallar = 6 500 000 kr.
2. Allmänhallar – Hall B (med läktare) och Hall D (övre multihall)
År 2019 / halvår- Hallar B och D tillhandahålls under perioden 1 juli – 31 dec 2019 för föreningsdriven verksamhet angiven som kategori 1-2 vardagar kl 16-22, helger 09-22. Under perioden ska nämnden tillsammans med bolaget arbeta för att bokningarna ska övergå till nämndens bokningssystem. Detta sker via en arbetsgrupp som utses av båda parter.
År 2020 och framåt – Hallar B och D tillhandahålls under perioden 1 jan - 31 dec för verksamhet angiven som kategori 1-2, vardagar kl 09-16 (7 tim/dag under 40 veckor) samt, vardagar kl 16-22 och helger 09-22 (fördelat på 52 veckor), motsvarande totalt 9 464 timmar/år. Nämnden har själv rätt att boka ut den i andra hand till skola och föreningsliv. Ersättning allmänhallar B och D = 12 496 400 kr
3. Simhall – År 2020 och framåt - Simbanor tillhandahålls under perioden 1 jan – 31 dec för verksamhet angiven som kategori 1-2, motsvarande totalt 9 536 timmar/år.
En markeringstimma beräknas som motsvarande 2x25 meter alt 1x50 meter alt djupdel (WW/hopp) 4x12,5 meter och fördelas på följande tider / dagar / banor:
50 meters banor måndag- fredag mellan kl. 06-08
25 meters banor måndag – fredag mellan kl. 16.00- 22.00 lördag- söndag/helgdag mellan kl. 08.00-18.00
WW/Hopp måndag – fredag mellan kl. 16.00-22.00 lördag – söndag/helgdag mellan kl. 8-18
Ersättning simhall från 1 jan 2020 = 13 827 200 kr Noteras att simundervisning för skolverksamhet hanteras separat av bolaget
2
4. Allmänhetens bad – Bolaget tillhandahåller simhallen och utebadet öppet för allmänheten enligt bolagets öppethållandetid samt tillhandahålla rabattkort kallat ”sommarpass” samt stödja barn och barnfamiljer med gratis entré för 0-3 år.
Ersättning allmänhetens bad = 3 000 000 år
Ersättning
Ersättning till bolaget perioden 1 juli-31 dec 2019 enligt separat övergångsöverenskommelse. Den totala grundersättningen till bolaget från den 1 jan år 2020 enligt uppdrag 1-4 motsvarar 35 823 600 kr (exkl årlig PKV uppräkning).
Övriga villkor
Ersättning för uppdrag 1-3 inkluderar tillgång till i anläggningens befintliga omklädningsrum. Ersättning för uppdrag 2-4 inkluderar städ av allmänhall och simhall.
Ersättning inkluderar till lokalerna befintliga gemensamma allmänna förråd. Samtliga lokaler tillhandahålls i befintligt skick.
Bokningar och markeringsavgifternas hantering: parterna är överens om att båda parter ska ha full insyn och delaktighet till nämndens och bolagets gjorda förhyrningar i bolagets lokaler enligt punkt 1-4. För att så ska vara möjligt får bolaget tillgång till inlog / licens i nämndens, vid varje tillfälle aktuella, bokningssystem. Licensen bekostas av respektive part. Nämnden bokar samtliga tider i specialhallar och i allmänhallar beskrivet enligt punkt 1-2. Bolaget bokar samtliga tider i simhall och allmänhetens bad enligt punkt 3-4. Samtliga bokningar hanteras i nämndens bokningssystem och samtliga markeringsavgifter tillfaller nämnden.
Bokningarna ska följa nämndens bokningsregler och hanteras med liknande förutsättningar som kommunens övriga föreningsverksamhet.
Övrig uthyrning: Bolaget äger rätt att för annat ändamål – tävling, uppvisning, konferens mm som inte kan förläggas på annan tid – disponera anläggningen på förhyrd tid enligt kategori 3, (beskriven i Uppsala kommun, Prislista 2019, bokningabara anläggningar) avseende kommersiella tävlingar /matcher /cuper/övriga aktiviteter på nationell och internationell nivå för vuxna. Bokningar som bidrar till Uppsala kommuns attraktion som besöksmål ska även fortsättningsvis prioriteras och hanteras av bolaget. Samtliga avbokningar i samband med dessa bokningar hanteras av nämnden. Dessa ska i första hand bokas in på de hallar/simbanor som nämnden inte hyr in, om behov finns kan bolaget boka in evenemang i nämndens inhyrda hallar/simbanor. Dessa avbokningar ska meddelas nämnden minst 3 veckor innan planerad avbokning för att möjliggöra för nämnden att kunna erbjuda föreningarna eller skolverksamhet annan anläggning utanför överrenskommelsen. I första hand ska bolaget erbjuda nämnden annan hall/simbana för verksamhet om detta inte är möjligt ska nämnden ersättas för den avbokade tiden. Detta regleras på faktura månaden efter.
Betalningsvillkor: Ersättning ska utgå månadsvis i förskott mot faktura.
3
Avtalets giltighetstid: Avtalet gäller från den 1 juli 2019 och tom 31 juli 2024. Avtalet sägs upp med 1 års framförhållning (första gången senast per 31 juli 2023) alt förlängs det automatiskt därefter med två (2) år i taget.
Till följd av tidigare KF-beslut om till- och ombyggnad av Bad Fyrishov har bolaget möjliget att säga upp avtalsdel rörande simhall och allmänhetens bad punkten 3 och 4 för villkorsändring enligt KF-beslut med 1 års framförhållning (senast per 30 juni för kommande kalenderår). Parterna är överens om, att till juni 2020, gemensamt utvärdera uppdragsavtalet i sin helhet och om parterna gemensamt finner att behov föreligger komplettera uppdragsavtalet enligt grundavtalets villkor.
Årlig uppräkning: av avtal enligt för respektive år gällande kommunindex x 0,84 (SKL:s PKV april) med start år 2021 (basår 1 juli 2020).
Utrustning: Överenskommelsen avser tillhandahållna lokaler och är exklusive lösa inventarier och utrustning. Annan ev tillkommande fast utrustning/installationer får inte sättas upp utan skriftlig överenskommelse med bolaget.
Service och kvalitet: Parterna förbinder sig att gemensamt och var för sig verka för en god service och kvalitet till samtliga förhyrare. Eventuella kundsynpunkter ska omgående skriftligen kommuniceras till den berörda parten.
Information och kommunikation: Nämnden och bolaget förbinder sig att kommunicera anläggningen Fyrishov samt kommunens inhyrning och dess verksamhet motsvarande övriga storleksmässigt jämförbara arenor i staden med arenanamnet ”Fyrishov” motsvarande ex vis Studenternas, Sunnestabacken m fl.
Övriga villkor: Detta avtal inkräktar inte på bolagets ensidiga rätt att prisjustera entréavgifter och övriga uthyrningskostnader för hallar, bad eller övriga i bolaget avgiftsbelagda verksamheter. Samtliga försäljnings- och marknadsrätter på hela Fyrishov tillhör bolaget och omfattas inte av denna överenskommelse. Bolaget har dock inte rätt att tillföra kostnader i samband med nämndens inhyrda tider.
Föreningsdialog: Bolaget och nämnden åtar sig att två gånger per år genomföra gemensamma föreningsdialoger för föreningar som bedriver verksamhet på Fyrishov.
Tvist: En eventuell tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna och i andra hand av kommunstyrelsen i Uppsala kommun.
Uppsala den 2019-06-
För Idrotts- och fritidsnämnden För Fyrishov AB
Xxxxx Xxxxx, ordförande Xxxxx Xxxx, ordförande
4
Revidering av gällande uppdragsavtal från juni 2019
Parterna; Idrott och Fritidsnämnden och Fyrishov AB, är överens om att mellan sig reglera nedan följande punkt i det nu gällande uppdragsavtalet.
Befintligt avtal punkt 2 – Allmänhallar
År 2020 och framåt
Hallar B och D tillhandahålls under perioden 1 jan – 31 dec för verksamhet angiven som kategori 1-2, vardagar kl 09-16 (7 tim/dag under 40 veckor) samt, vardagar kl 16-22 och
helger 09-22 (fördelat på 52 veckor), motsvarande totalt 9 464 timmar/år. Nämnden har själv rätt att boka ut den i andra hand till skola och föreningsliv.
Reglering av punkt 2 – Allmänhallar
År 2020 och framåt
Uppdragat att tillhandahålla Hallar B och D under perioden 1 jan – 31 dec 2020 för verksamhet angiven som kategori 1-2, vardagar kl 09-16 (7 tim/dag under 40 veckor) utgår ur avtalet. Tiderna omräknas och ersätts med en timpott motsvarande 1 296 timmar att gälla för föreningsdriven verksamhet på Fyrishov. Timmarna i timpotten ersätter IFN:s tidigare lokalstöd och bokas ut av Fyrishov AB i bolagets bokningssystem. Fördelningen av timpotten sker i samråd mellan Fyrishov AB och Idrott och fritidsförvaltningen enligt idrott och fritidsnämndens fördelningsprinciper. Säsongsfördelningen genomförs en gång per år och ska vara föreningarna tillhanda senast 31 maj varje år. Idrott och fritidsnämnden tillsammans med Fyrishov AB åtar sig att under april månad ha ett gemensamt fördelningsmöte.
Fakturering och uppföljning
Fyrishov AB ansvarar för att fakturera föreningarna för markeringsavgiften för den tid som bokas inom timpotten. Idrott och fritidsnämnden fakturerar Fyrishov AB motsvarande markeringsavgiften för 1296 timmar månadsvis. Uppföljning av bokade tider per förening sker kvartalsvis från Fyrishov AB till Idrott och fritidsnämnden. Uppföljningen ska redovisa antal uthyrda timmar per förening och hall.
Övriga villkor enligt gällande uppdragsavtal.
För Idrott och Fritidsnämnden För Fyrishov AB
Xxxxx Xxxxx, ordförande Xxxxx Xxxx, ordförande
Revidering av gällande uppdragsavtal från januari 2021
Parterna; Idrotts- och Fritidsnämnden (nedan IFN) och Fyrishov AB (nedan Bolaget), är överens om att mellan sig reglera nedan följande punkt med avsteg från det nu gällande uppdragsavtalet.
Tilläggsavtalet tecknat 1/7 2020 upphör att gälla 31/12 2020 och ersätts av detta reviderade tilläggsavtal från och med 1/1 2021.
Reglering av punkt 2 – Allmänhallar
År 2021 och framåt
Uppdrag att tillhandahålla Hallar B och D för verksamhet angiven som kategori 1och 2, vardagar kl. 09.00-16.00 (7 timmar/dag under 40 veckor) utgår ur avtalet.
Ovanstående tider omräknas och ersätts med en tim-pott motsvarande 3 731 timmar per kalenderår att gälla för föreningsdriven verksamhet på Fyrishov. Tidigare fick IFN 2 592 timmar, i detta tilläggsavtal har timmarna ökats med 1 139 timmar. Dessa ersätter IFN :s tidigare lokalstöd och bokas ut av Bolaget i Fyrishovs bokningssystem. Fördelningen av timpotten sker i samråd mellan Bolaget och IFN enligt IFNs fördelningsprinciper.
Säsongsfördelningen genomförs en gång per år och ska vara föreningarna tillhanda senast 31 maj varje år. IFN tillsammans med Xxxxxxx åtar sig att under april månad ha ett gemensamt fördelningsmöte.
En omfördelning av ersättningen görs inom avtalet, 1 450 000 kronor (2021 års prisnivå) flyttas från denna punkt till ny punkt 5 – Undervisningsbassäng/träningsbassäng.
Omdisponeringen av ersättningen inom avtalet påverkar inte timmarna i Hall B och D eller timpotten ovan.
Bokning - samverkan
Parterna förbehåller sig rätten att utanför avtalet ha möjligheten att hitta flexibla arbetssätt kring bokningshanteringen för att underlätta för föreningar som verkar på Fyrishov. Det innebär att tider kan flyttas utanför de avtalade tiderna samt att målgrupper kan prioriteras om då båda parter är överens. Parterna har även möjlighet att skapa förändrade bokningsrutiner kring B och D hallen för att öka flexibiliteten med effekten att öka servicenivån för föreningar som verkar på Fyrishov. Samverkan ska ske minst två gånger per år och gemensamma rutiner ska skriftligen upprättas och efterföljas.
Ny punkt 5 – Undervisningsbassäng/träningsbassäng
Från och med 2021-01-01 tillhandahåller Bolaget 1 000 timmar i undervisningsbassäng/träningsbassäng. Ersättningen för dessa timmar är 1 450 000 kronor (2021 års prisnivå) som omfördelats från punkt 2 ovan.
Ny punkt 6 - Simundervisning för förskoleklass
Fyrishov AB har under åren 2018-2020 haft ett uppdrag från Utbildningsförvaltningen om simundervisning för förskoleklasser. Från och med 1/1 2021 är det IFN som beställer uppdraget.
Bolaget tillhandahåller fri simundervisning, för samtliga förskoleklasser inom Uppsala kommun, på bolagets badanläggningar (Fyrishov och Gottsundabadet). Uppdraget inkluderar transport till och från badanläggningen för de skolor som finns utanför gångavstånd till Fyrishov eller Gottsundabadet.
Bolaget och IFN beslutar tillsammans hur uppdraget ska genomföras och omfattar hela årskullen i förskoleklass (ca 2600 barn / årskull). Bolaget har tagit fram ett pedagogiskt program för grupper om ca 12 elever som omfattar 5 tillfällen/år, programmet bifogas avtalet. Programmet är utformat för att eleverna på bästa sätt ska få en trygg start i ämnet idrott och hälsa med fokus på vattenvana. Målsättningen är att varje elev som genomgått programmet ska ha vattenvana för att kunna klara simmärket ”Baddaren blå”.
IFN tillhandahåller listor med förteckningar på skolor och antal elever som omfattas av uppdraget inför varje läsår. Bolaget kommunicerar direkt med respektive skola genom kontaktpersoner som tillhandahålls av IFN.
Bolaget schemalägger skolorna med busstransport och simundervisning på Fyrishov och Gottsundabadet.
Ersättning - 6 400 000 kr per kalenderår (2021 års prisnivå) baseras på en måluppfyllnad på minst 90 %.
Ersättningen är beräknad utifrån ett elevantal i förskoleklass om 2600 elever och är en ”allt- i-ett” ersättning som omfattar alla omkostnader. Skulle antalet deltagande elever avvika från 2 600 med mer än 5% (130 st.) justeras ersättningen proportionerligt. Denna reglering sker efter avslutat läsår i samband med uppföljningen av uppdraget.
Bolaget redovisar måluppfyllelse per skola och antal elever samt antal flickor och pojkar som deltagit i undervisningen baserat på den metodik som använts tidigare år.
Årlig redovisning sker skriftligen senast 31 maj respektive år mellan avtalsparterna.
Fakturering och uppföljning
Bolaget ansvarar för att fakturera föreningarna för markeringsavgiften för den tid som bokas inom timpotten. IFN fakturerar Bolaget en tolftedel av årsvolymen, motsvarande markeringsavgiften för 3 731 timmar, månadsvis. Uppföljning av bokade tider per förening sker skriftligen kvartalsvis från Bolaget till IFN. Uppföljningen ska redovisa antal uthyrda timmar per förening och hall. Uppföljning av sommarpasset redovisas skriftligen varje år i september.
Till alla angivna ersättningsbelopp tillkommer vid varje tidpunkt gällande mervärdesdesskatt.
Övriga villkor är enligt gällande uppdragsavtal.
För Idrotts- och fritidsnämnden För Fyrishov AB
Uppsala / 2021 Uppsala / 2021
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Avdelningschef idrott och fritid t.f VD