KONES UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
KONES UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
INLEDNING
KONE strävar efter att vara en attraktiv affärspartner med pålitliga och rättvisa relationer till sina leverantörer, till ömsesidig fördel för KONE och dess leverantörer. Av sina leverantörer förväntar sig KONE kompetens och kontinuerliga förbättringar i fråga om kvalitet, kostnadskontroll, innovation, pålitlighet och hållbarhet.
KONEs uppförandekod för leverantörer (”Koden”) beskriver de värderingar som KONE följer i sin globala verksamhet. KONE förväntar sig att dess leverantörer följer reglerna i Koden i sitt agerande gentemot KONE, sina egna anställda och leverantörer samt gentemot tredje part, inklusive företrädare för myndigheter.
1. REGELEFTERLEVNAD
Leverantören ska följa alla tillämpliga lagar och föreskrifter.
Koden ersätter inte och ska inte åsidosätta gällande lagar och regler, utan anger miniminivån för det beteende som ska följas av leverantören. I den mån leverantören inte kan följa Koden på grund av lagar och föreskrifter ska leverantören, så långt det är rimligen möjligt, följa andan i Koden.
Om lokala seder eller lokal praxis strider mot Koden ska leverantören följa Koden.
2. UPPFÖRANDEREGLER
2.1 Etiskt uppförande
Leverantören ska vid all verksamhet upprätthålla hög etisk standard i sina affärsmetoder och ska inte tillåta korrupta eller bedrägliga metoder eller aktiviteter för penningtvätt.
Förbud mot korruption
KONE förväntar sig att dess leverantörer tillämpar nolltolerans mot mutor och korruption.
Leverantören ska säkerställa att dess verkställande ledning, anställda samt tredje part som agerar på leverantörens uppdrag inte erbjuder, utlovar eller tar emot någon form av mutor, eller genomför eller tar emot oegentliga betalningar, för att få nya affärsmöjligheter, behålla befintlig verksamhet eller skaffa sig andra typer av oegentliga fördelar. Framför allt får leverantören inte engagera sig i någon form av bestickning eller belöningssystem eller på annat sätt erbjuda någon typ av incitament till KONEs anställda eller de anställdas familjer eller vänner för att få eller behålla affärsmöjligheter.
Leverantören får inte ge någon gåva, företagsrepresentation (inklusive affärsluncher,
middagar eller underhållning) eller annan förmån till, eller på begäran av, en KONE-medarbetare i någon situation där den kan påverka eller tyckas påverka en medarbetares beslut i relation till leverantören.
KONEs medarbetare får inte ta emot gåvor, företagsrepresentation eller andra förmåner från en leverantör som är involverad i pågående eller kommande anbud eller avtalsförhandling med KONE, eller om medarbetaren kan påverka valet av leverantör.
Under andra omständigheter får leverantörer erbjuda blygsamma förmåner, förutsatt att dessa är förenliga med tillämplig lag och är begränsade i omfattning, värde och frekvens. Kontanter eller motsvarande, till exempel presentkort, får aldrig erbjudas. Leverantören får aldrig ge gåvor, företagsrepresentation eller andra förmåner till KONE- anställdas familjemedlemmar.
Intressekonflikter
Leverantören ska undvika all kontakt med KONEs anställda som kan strida mot, eller verka strida mot, den anställdas skyldighet att agera med KONEs intressen i åtanke. Leverantören måste meddela KONE om alla intressekonflikter eller situationer som kan verka som intressekonflikter i sitt samarbete med KONE.
Leverantören måste informera KONE om en KONE-anställd eller dennas närmaste familjemedlemmar innehar ett väsentligt ekonomiskt eller annat intresse i leverantören, innehar en ledande befattning hos leverantören eller arbetar för leverantören.
Rättvis konkurrens
Leverantören ska konkurrera på ett rättvist sätt och i enlighet med alla tillämpliga lagar och föreskrifter som reglerar konkurrens. Leverantören får till exempel inte ingå några avtal med sina konkurrenter för att höja priserna eller begränsa tillgången på produkter.
3. EFTERLEVNAD AV HANDELSREGLERING
Leverantören ska följa alla tillämpliga lagar och föreskrifter om exportkontroll, inklusive men inte begränsat till internationella handelssanktioner som utfärdas av FN, EU eller amerikanska myndigheter.
Leverantören är skyldig att informera KONE utan oskäligt dröjsmål om (i) leverantören själv, dess närmaste ägare eller slutliga verkliga ägare, eller någon chefsperson, medarbetare eller representant för leverantören, är eller blir föremål för internationella handelssanktioner eller -restriktioner, eller (ii) leverantören blir föremål för en utredning gällande sanktionsefterlevnad, eller (iii) leverantören är eller blir medveten om att någon produkt, programvara eller teknik som tillhandahålls KONE omfattas av exportkontroll eller krav på exportlicens.
Leverantören är skyldig att på begäran ge KONE information om tillverkningsplatsen för produkterna som den levererar till KONE tillsammans med ursprungsintyg.
4. ARBETSRÄTT OCH MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER
Leverantören förväntas respektera internationellt erkända mänskliga rättigheter, däribland de som anges i den internationella deklarationen om mänskliga rättigheter, FN:s riktlinjer för verksamhet och mänskliga rättigheter (UNGPs) och de principer som anges i Internationella arbetsorganisationens (ILO) deklaration om grundläggande principer och rättigheter på arbetet.
4.1 Icke-diskriminering
Leverantören ska behandla sina anställda på ett rättvist och likvärdigt sätt. Leverantören får inte diskriminera i samband med anställning, ersättning eller befordran, disciplinering, uppsägning eller pensionering av medarbetare på grundval av kön, könsidentitet, ålder, religion, civilstånd, sexuell läggning, funktionshinder, politisk åsikt, nationellt eller etniskt ursprung eller andra egenskaper som inte rör personens kvalifikationer eller de egentliga kraven för arbetet.
4.2 Barnarbete och tvångsarbete
Leverantören får inte använda arbetstagare under 15 år eller under den lokalt lagstadgade minimiåldern för arbete eller den obligatoriska skolåldern, beroende på vilket som är högst. Ingen ung anställd får utföra arbete som är psykiskt, fysiskt, socialt eller moraliskt farligt eller skadligt eller stör dennas skolgång genom att beröva den anställda möjligheten att gå i skolan. Leverantören får under inga omständigheter använda sig av tvångsarbete (inklusive arbetskraft underkastad människohandel, tvångstjänst eller skuldslaveri) eller kontraktera underleverantörer eller leverantörer som använder barnarbete eller tvångsarbete. Psykiskt och fysiskt tvång, slaveri och människohandel är förbjudet.
4.3 Respekt och värdighet
Leverantören ska behandla sina anställda med värdighet och respekt och ska se till att ingen arbetstagare utsätts för fysiska, sexuella, psykiska eller verbala trakasserier, övergrepp eller annan form av pennalism.
4.4 Anställningsvillkor
Leverantören ska säkerställa att den kompensation som utgår till dess anställda (inklusive kontrakterad, tillfällig och deltidsanställd personal) uppfyller all tillämplig lagstiftning om anställningsvillkor, inklusive sådan som reglerar minimilöner, övertid, betald semester och obligatoriska förmåner. Leverantören ska säkerställa att alla anställda ges anställningshandlingar som har överenskommits fritt och som respekterar de anställdas juridiska och avtalsmässiga rättigheter.
4.5 Organisationsfrihet
Leverantören ska respektera sina anställdas rätt att organisera sig och förhandla kollektivt i enlighet med alla tillämpliga lagar och föreskrifter. Anställda får inte hotas
eller trakasseras när de utövar sin lagliga rätt att ansluta sig till eller avstå från att ansluta sig till organisationer.
4.6 Klagomål
Leverantören ska tillhandahålla sina anställda metoder för att ta upp frågor som omfattas av kraven i Koden, och alla anställda som rapporterar sådant i god tro ska skyddas mot repressalier.
4.7 Gemenskapsrätt
Leverantören ska i all sin verksamhet respektera gemenskapsrätt, till exempel tillträde till mark, markanvändningsrätt och rätten till en säker miljö. Leverantören ska så långt det är möjligt utvärdera, föregripa och undvika negativa konsekvenser för lokalsamhällen inom vilka den verkar, med särskilt fokus på sårbara grupper som barn, etniska minoriteter och ursprungsbefolkning.
5. HÄLSA OCH SÄKERHET
Leverantören ska säkerställa att dess anställda har en säker och hälsosam arbetsmiljö i enlighet med alla tillämpliga lagar och föreskrifter.
Leverantörens anställda ska erbjudas relevant information om hälsa och säkerhet samt utbildning och utrustning. Leverantören ska också upprätthålla säkerhetsprogram. Dessa bör som minimum omfatta de anställdas hälsa, beredskap för nödsituationer och exponering för farliga kemikalier, biologiska substanser, epidemier och pandemier. Leverantörens anställda får inte arbeta för KONE under påverkan av alkohol eller narkotika.
6. MILJÖ
Leverantören ska vidta alla rimliga åtgärder för att skydda miljön och minimera eventuella negativa miljökonsekvenser av verksamheten.
Leverantören ska följa alla tillämpliga lagar och föreskrifter som avser miljön samt KONEs krav gällande förbud, begränsning, märkning för återvinning eller bortskaffande av specifika ämnen enligt vad som anges i miljöbilagan till leverans- och köpeavtalet.
Leverantören ska inhämta, upprätthålla och efterleva alla miljörelaterade tillstånd, licenser och registreringar som verksamheten kräver.
Leverantören ska övervaka, kontrollera, minimera och på lämpligt sätt behandla utsläpp och förorenande ämnen (i luft, mark och vatten) och annat avfall som verksamheten genererar. Leverantören ska sträva efter att kontinuerligt minska verksamhetens koldioxidavtryck genom åtgärder som att förbättra energieffektiviteten, utnyttja förnybar energi och eliminera, minska och återvinna avfall.
Leverantören ska ha en lämplig, strukturerad och systematisk strategi för hantering av sitt miljöansvar. Den ska, om tillämpligt, innefatta införande av ett lämpligt miljöhanteringssystem.
7. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER OCH PUBLICITET
Leverantören ska följa alla tillämpliga lagar och internationella
fördrag i fråga om immateriella rättigheter. Leverantören får inte kränka rättigheter som tillhör KONE eller någon tredje part.
Om inget annat har överenskommits har leverantören inte rätt att publicera information om sitt samarbete med KONE eller att använda KONEs varumärken utan ett uttryckligt skriftligt medgivande från KONE.
8. ÖVERVAKNING OCH RAPPORTERING
Leverantören ska regelbundet kontrollera sin efterlevnad av Koden.
Leverantören ska på begäran ge KONE tillgång till all relevant information och alla dokument som krävs för att kontrollera att leverantören efterlever Koden. Om KONE har anledning att misstänka att leverantören bryter mot Koden (t.ex. baserat på rapporter från media) kan KONE självt eller via en extern inspektör undersöka relevanta lokaler hos leverantören för att kontrollera leverantörens efterlevnad av Koden.
Skulle leverantören enligt KONEs skäliga bedömning ha brutit väsentligt mot Koden, har KONE rätt att med omedelbar verkan avsluta affärsrelationen med leverantören.
Om leverantören får kännedom om att den egna personalen eller KONE-medarbetare har brutit mot någon av reglerna i Koden ska leverantören informera KONE snarast möjligt. Om leverantören inte kan diskutera ärendet med KONE Sourcing kan det rapporteras till xxxxxxxxxx@XXXX.xxx eller göras (anonymt, om det är tillåtet enligt lokal lag) via rapporteringskanalen KONE Compliance Line. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxx/.
9. TILLÄMPLIGHET
Genom att samtycka till samarbete med KONE bekräftar leverantören att den och dess närstående bolag ska efterleva Koden. Med ”närstående bolag” avses i den här Koden ett företag som kontrolleras av leverantören, som kontrollerar leverantören eller som står under gemensam kontroll med leverantören.
Leverantören ska säkerställa att företagets egna leverantörer, underleverantörer, konsulter och partner följer principerna i Koden.
Bekräftad och godkänd
Ort Datum
Företagets namn
Namnteckning
Organisationsnummer