En ramavtalsleverantör
Statens inköpscentral (SIC) Kontorsmateriel
En ramavtalsleverantör
• Staples Sweden AB (enbart en leverantör uppfyllde kraven)
• Ramavtalet gäller 2019-09-30 tom. 2021-09-29
• Kan förlängas till 2023-09-29
Omfattning av ramavtalet
• Kontorsmateriel fördelat på 10 varugrupper
• Tilläggstjänsterna Skåpservice, avisering och inbärning
Varugrupper
1. Skrivbordsartiklar
2. Pennor
3. Block
4. Arkivering, förvaring och sortering
5. Almanackor, planering och konferensmaterial
6. Post, emballage och kuvert
7. Kontorsmaskiner och tillbehör
8. Batterier och elartiklar
9. Datortillbehör (ett fåtal)
10. Ergonomiska produkter (ett fåtal)
Skåpservice
• Leverantören fyller regelbundet på förråd/skåp i myndighetens lokaler
• Visst definierat överenskommet sortiment
• Normalt kontorsmateriel – ej större eller svårtransporterade
sällanköpsvaror
• Aktuella orter för skåpservice framgår av bilaga till ramavtalet
Avgränsningar mot andra ramavtal
• Omfattar inte kontorspapper
• Omfattar inte möbler
• Omfattar inte hygien- och städprodukter
• Endast ett fåtal datortillbehör och ergonomiska produkter
Produkt- och prisbilaga
• Produkt- och prisbilaga avser avtalade nettopriser
• Alla varor ingår i ramavtalet (ca. 7 600 st.)
• Publiceras på xxxxxx.xx och uppdateras löpande
• Avtalade varor måste tillhandahållas under hela avtalstiden
• Nya varor kan inte läggas till
• Utgående varor kan ersättas med nya likvärdiga (samma funktion och kvalitet till högst samma pris)
Produkt- och prisbilaga - delar
• Öppen varukorg (ca 876 varor inom 10 varugrupper)
• Definierade xxx.xx. med specifika beskrivningar, krav, bedömd avropsvolym
• Känd för leverantörerna vid anbudstillfället
• Leverantörerna mappar varor i sitt sortiment mot resp. pos i anbud
• Övrigt sortiment (ca. 6705 varor)
• Leverantörerna lämnade prisbilagor med nettopriser på fler varor inom samma
varugrupper (xxxxxxxx xxxxx varor)
• Dold varukorg (ca. 72 varor inom 10 varugrupper)
• Definierade xxx.xx. med specifika beskrivningar och krav och bedömd avropsvolym
• Inte känd för leverantörerna vid anbudstillfället
• Leverantörerna mappar i efterhand varor från inlämnat övrigt sortiment mot resp. pos
Produkt- och prisbilaga - prisutvärdering
• Öppen varukorg – priser för resp. pos multipliceras med bedömda volymer till en delsumma
• Dold varukorg – priser för resp. pos multipliceras med bedömda
volymer till en delsumma som sedan multipliceras med en faktor 8
• Båda varukorgarnas summeras till en totalsumma där öppen varukorg utgjorde ca. 65% och dold varukorg 35% i Staples anbud utifrån deras offererade priser
Produkt- och prisbilaga – vanlig fråga 1
• Varför kan inte hela sortimentet i ramavtalet ingå i prisutvärderingen så
att alla varorna blir xxxxxxx?
• För varje pos/vara i varukorgarna måste man ange exakt beskrivning på krav på funktion, mått, kvalitet, ev. miljömärkning etc.
• För varje pos/vara måste man ange en bedömd volym som kommer att avropas.
Denna volym måste bygga på faktisk försäljningsstatistik som finns tillgänglig
• Varje pos/vara måste vara så vanligt förekommande att tillräckligt många leverantörer kan tillhandahålla den och kunna lämna anbud.
• När anbuden från leverantörerna kommer in måste alla varor som alla leverantörer har offererat för samtliga positioner kontrolleras avseende ställda krav
• Prisutvärderingen måste koncentreras till de varor som avropas mest
Produkt- och prisbilaga – vanlig fråga 2
• Varför är priserna på vissa varor i ramavtalet högre än i Staples publika webbshop?
• Staples har många olika kunder som är knutna till olika avtal med olika priser och
har webbshopar för både privatpersoner och företag.
• Priserna för en och samma vara kan variera mellan olika kunder och mellan olika tidsperioder och tillfälliga kampanjer
• De har inte någon ”officiell grundprislista” som man kan jämföra ramavtalets priser
mot
• Även om en vara är billigare i deras publika webbshop vid ett visst tillfälle är det inte säkert att den alltid kommer att vara det pga. rörlig prissättning
Pris för skåpservice
• Inställelseavgift på max 500 kr per leveranstillfälle
• Ingen ny inställelseavgift för flera närliggande leveransadresser (flera
skåp/förråd) under ett och samma leveranstillfälle (inom 2 km fågelvägen)
• Tilläggsavgift på 50 kr per påbörjad kvart från och med inställelse på
leveransadressen
• Max 2 500 kr totalt för både inställelseavgift och tilläggsavgifter per leveranstillfälle
Priser på övriga tjänster
• Avisering av leverans samt inbärning till plats, utöver godsmottagning, officiell entré eller motsvarande enligt distributörens taxa (finns på xxxxxx.xx)
• Kundspecifika urval från avtalat sortiment som visas som ett mindre antal rekommenderade varor i elektronisk katalog eller i webbshop ska kunna beställa det till självkostnadspris
Sätt att avropa
• Via avropande myndighets e-handelssystem
• Via leverantörens ramavtalsspecifika webbshop
• Via telefon eller e-post till leverantörens kundtjänst
• Alltid hänvisning till ramavtalsnummer
Ramavtalsspecifik webbshop
• Ska enbart innehålla avtalat sortiment och avtalade priser
• Ska kunna kopplas till e-handelssystem via punch-out
• Eller via direkt inloggning till webbshop
Krav på e-handel
• Anslutning mot webbshop (punch out med enbart avtalat sortiment)
• Elektronisk katalog (Pricat eller Svekatalog med enbart avtalat sortiment)
• Order, orderbekräftelse, faktura (SFTI-standard)
• Anslutning till e-handel inom 4 veckor efter anmälan
(gällde ej under ramavtalets 3 första månader)
Leveranser
• Leveranstid är 3 arbetsdagar för lagerhållna varor, 7 arbetsdagar för icke-lagervaror
• Lagerlagda är alla varor i öppen varukorg samt vissa i övrigt sortiment (de flesta enligt Staples)
• Leverantören får ta ut en ”småorderavgift” på 100 kr för order med ordervärde
som understiger 350 kr
• Leverans till angiven leveransadress (godsmottagning, officiell entré eller motsvarande) – tilläggstjänst för inbärning i lokaler
• Möjlighet att komma överens om fasta leveransdagar (minska transporter)
• Tillkommande kostnad för expressleverans
Priser och prisjustering
• Fasta priser till och med 2020-09-30
• Därefter prisjustering en gång per år enligt index (kombination av Importprisindex och arbetskostnadsindex)
• Prisbilaga på xxxxxx.xx uppdateras regelbundet
Miljökrav och sociala krav
• Miljöledningssystem, ISO 14001 eller motsv.
• Krav på miljömärkning -FSC, Svanen eller motsv. på vissa utvalda varor
• Blyertspennor
• Batterier
• Block, anteckningsböcker, kuvert
• Kalendrar, väggblad, pappersregister
• Märkning och sorteringsanvisningar av förpackningar
• Producentansvar för förpackningar och batterier
• Anställnings- och arbetsmiljövillkor enligt FN, ILO och lokala lagar
Kundtjänst
• Tillgänglig arbetsdagar 08:00 – 16:30
• Support och rådgivning
• Reklamationer och felaktiga fakturor
• Beställning av användarkonto till webbshop
• Anmälningar om anslutning till e-handel
• Frågor, fel och incidenter i e-handel
• Kvittens av ärende inom en timme
• Svar på ärende inom 3 arbetsdagar
• xxxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xxx
Reklamationsblankett på avropa
Xxxxxx.xx
Stöddokument på xxxxxx.xx
• Vägledning
• Prisbilagor
• Reklamationsblankett
• Orter för skåpservice
• Redovisning av krav på hållbarhet samt sociala och etiska villkor
• ??
Frågor
Kontaktuppgifter
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx – ansvarig förvaltare xxxx.xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx 00-000 00 00
• Xxxxx Xxxxxx – biträdande förvaltare xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx 00-000 00 00
Tack!